ERP PT Gudang Garam Tbk

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang masalah
PT. Gudang garam Tbk. dalam perkembangan operasional hariannya
mengalami banyak kerumitan. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah
departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan
bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul
pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual,
sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data
dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. Gudang
garam Tbk. untuk membangun Teknologi Informasi.
PT. Gudang garam Tbk. berharap sistem teknologi informasi ini dapat
memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun
juga jangka panjang. PT. Gudang garam Tbk. memilih menggunakan ERP
(enterprise resource planning) dari Oracle, SDLC (system development life cycle),
phasing strategy. Dengan adanya Teknologi Informasi yang dibangun oleh PT.
Gudang garam Tbk. ini perusahaan bisa menyelesaikan masalah yang ada serta
mampu mengetahui apabila ada masalah yang muncul disetiap sektor atau bagian
yang ada diperusahaan ini dengan cepat dan bisa menemukan jawaban dalam
permasalahan tersebut serta mampu untuk segera memperbaikinya.
1.2 Perumusan Masalah
Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana
penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT
Gudang Garam Tbk.
1.3 Tujuan
Tujuan
pembuatan
makalah
ini
adalah
untuk
mengidentifikasi
penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT
Gudang Garam Tbk.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya
tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau
Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat,
Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan
mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan
terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah
ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu
keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan
fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan
keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu
dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.
Setiap sistem informasi menyajikan tiga pokok: 1) pengumpulan dan
pemasukan data, 2) penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan
3) penerapan data, dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan
(display) (Lynch, LG. 1977). Menurut O’Brien (2005) Sistem Informasi
manajemen merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,
network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi)
yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi
seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
2.1 ERP (Enterprise Resource Planning )
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem
informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan
sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial,
Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh
sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan
JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang
ini adalah Compiere.
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP
berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani
proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,
invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain.
Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem
ERP setidaknya minimal terdiri atas:
a. Customer Relationship Management (CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan
untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas
prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi
semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat
ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga
penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan
layanan lapangan (field service).
b. Financial Resource Management (FRM)
Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan
mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari
hasil relasi data dari beberapa departemen. modul-modulnya antara
lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment
Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.
c. Supply Chain Management (SCM)
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses
pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir
dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan
memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan
biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan
penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi
permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. Modul-modulnya antara lain
adalah : General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management,
Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer
Service, Production Planning and Control, Project System, Environment
Management
d. HRM (Human Resource Management)
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang
memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan,
penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang
terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas,
ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan
kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara
lain: Personnel Management,
Personnel Time
Management,
Payroll,
Training and Event Management, Organizational Management, Travel
Management.
e. Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang
melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master
schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah
memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan
menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan,
peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta
sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal
dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
Gambar 2. ERP(Enterprise Resources Planning)
2.1.1 ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service
Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak
cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang
bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam
bentuk Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang
sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang
dapat memberikan customer service yang lebih baik. Untuk memenuhi tuntutan
yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih bersifat Customer-oriented,
tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan
supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari
pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun pemasok dari
luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh beberapa vendor ERP antara
lain Sales Force Automation, Sales Order Configuration, Customer Care, Advance
Planning & Scheduling dan Help Desk.
2.1.2 ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik
Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang
memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti
Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan
dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa
(Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga
menggunakan ERP.
Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman,
departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor
gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber
daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri
spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang
untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua
industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari
titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak
diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih
ERP yang cocok.
2.2 Manfaat diterapkannya ERP sebagai bagian dari Teknologi informasi
Berikut ini adalah manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
a. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
b. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan
kualitas produk.
c. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan,
terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak
business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
2.2.1 4 Faktor pendukung ERP pada Perusahaan
a. Feature
Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP
itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri
jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri
itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi
atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).
Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses
evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan
teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero InProcess-Inventory,
dari
Batch
Manufacturing
menjadi
Just-In-Time
Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising.
Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari
harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features
yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah
feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa
kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah
memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan
menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam
waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki
dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri
konsumen itu serupa dengan industri kita.
b. Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika
memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’.
Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian
cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya
jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi
baru.
Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang
Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang
hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer Science
di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu,
hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset
merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih terupdate dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan
ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature,
sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di
kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’
dengan namanya sistem ‘legacy’.
c. Sumber Daya Manusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum
sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses
pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa
jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar
teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan
sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani
penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.
d. Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan
suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan Help Desk; apakah
vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology)
dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang
harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa
menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘golive’, umpamanya.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 PT Gudang Garam Tbk
PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di
Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari
sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin
(SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia.
PT Gudang Garam Tbk menyerap tenaga kerja yang sebagian besar terlibat
dalam produksi dan distribusi. Eksistensi Perusahaan juga mendukung
penghidupan petani tembakau dan cengkeh serta para pengecer maupun pedagang
asongan yang tersebar di seluruh Indonesia.
Diukur dari jumlah aset, hasil penjualan produk, jumlah karyawan, pajak
dan cukai, serta kontribusi lainnya, PT Gudang Garam Tbk adalah perusahaan
rokok nasional yang memberikan kontribusi secara signifikan bagi Indonesia.
Visi
Menjadi perusahaan besar yang terpandang, menguntungkan dan memiliki
peran dominan dalam industri rokok domestik.
Misi
Menyediakan produk-produk inovatif bermutu tinggi yang memenuhi, bahkan
melebihi harapan konsumen sekaligus memberikan manfaat bagi semua
Stakeholder.
3.2 Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk
Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK.
sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network
(LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu,
aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui
proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari
Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. memang
memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan,
Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle
itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan
keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi.
Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan
aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah
modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai
pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau
PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni
sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis
tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang
dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat
penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa
langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi.
Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan
proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang
dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk.
mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky
mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang
memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare
kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun
tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya
mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT.
Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik,
mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika.
Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan
memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan
penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak.
Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin
(dikerjakan) oleh manusia. Jadi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir
sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang
Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, untuk
meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah
koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung,
yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi
proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk.
Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem
aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru.
Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi
ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit
bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus –
bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka
dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan
lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di PT.
Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime,
di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih
cepat. Sekarang PT. Gudang Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan
pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke
pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang,
sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahan-perubahan kecil
untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini.
Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang
baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT.
Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain.
Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga
apa yang disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat
mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu
proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan
tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang
tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh.
Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang
masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara
lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya
manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang
terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa
depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung
customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry),
dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP
masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara
pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam
membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan
informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat
merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan,
seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.
Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di
kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu
hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung
memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi
persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu
sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI
dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun.
Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional,
tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM,
Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih
efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi
PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji
keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah
sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di
lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG
GARAM TBK. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan
keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis
operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujungujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara
otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja
perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan:
Penerapan ERP pada PT. Gudang garam Tbk. mempunyai kesimpulan sebagai
berikut:
1. Penerapan ERP pada suatu perusahaan harus menjadi kebijakan strategik pada
tingkat top management dan didukung penuh oleh setiap unsur yang ada dalam
perusahaan.
2. ERP telah mampu memenuhi beberapa target jangka panjang sebelum tenggat
waktunya. Seperti terlihat pada operation net income yang mencapai
pertumbuhan. Dengan peningkatan penjualan, berarti perusahaan telah berhasil
menerapkan suatu proses yang efisien. Proses ini diawali oleh tingkat akurasi
data yang dikendalikan oleh ERP. Hal serupa dapat terlihat pada ketepatan waktu
pada pengiriman, penggunaan laporan internal yang standar dan rata-rata
kesalahan yang ditimbulkan oleh karyawan. Indikator-indikator tersebut telah
membuktikan bahwa ERP mengarahkan proses pada hal tersebut.
Saran
1. Dalam hal meningkatkan kemampuan untuk bersaing dan kepuasan pelanggan,
maka PT. Gudang garam Tbk. perlu lebih memperhatikan penerapan suatu
sistem yang terintegrasi untuk semua divisi. Penerapan pada semua divisi ini
perlu, untuk lebih meningkatkan efisiensi perusahaan sebagai nilai tambah.
2. PT. Gudang garam Tbk. harus lebih mengembangkan CRM sebagai core
competency di bagian penjualan. CRM ini juga seharusnya terkait erat dengan
sistem ERP yang telah ada. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan
terhadap pelanggan untuk meningkatkan customer satisfation level.
3. Perlu dipertimbangkan kembali penerapan software yang ’user friendly’. Saat ini
PT. Gudang garam Tbk. menggunakan aplikasi software oracle yang dijalankan
di bawah operator DOS. Selain tampilannya kurang menarik, software ini masih
kurang familiar, sehingga sedikit orang yang mengetahui aplikasinya. Kendala
yang timbul adalah jika suatu departemen memiliki turn over karyawan yang
cukup tinggi, key user, mengalami kesusahan untuk mengadakan pelatihan
karyawan baru.
Daftar pustaka
Aladwani, A.M., 2001, “Change Management Strategies For Succsessful ERP
Implementation”, Business Process Management Journal, Vol.7 no.3 pp.
266-275.
Baheshti, H.M., 2006, “What Manager Should Know About ERP/ERP II”,
Management Research New Vol.29 No.4, pp. 184-193.
Bradford, M., and Florin, J., 2003, “Examining the Role of Inovation Diffusion
Factors on the Implementation Success of Enterprise Resources Planning
Systems”, International Journal of accounting Information System 4 pp.
205 – 225.
http://singcat.com/erp.html
Lynch, LG. 1977. Input Methods And Facilities Available For Land Survey Data.
Dalam A.W moore & S.W.Bie. Uses of Soil Information Systems. Center
for Agric. Publ. And Documentation. Wageningen 103 h.
O’Brien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw
Hill Companies, Inc.
Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding, T.A., “Enterprise
Resource Planning An Integrative Review” Businees Process
Management Journal, Vol. 10 No. 4 pp. 359-386.
www.intidatautama.com/bpartner.html
Zacharias, Herman. 2012. Review Penerapan ERP di PT Bentoel Prima.
http://hermanzacharias.wordpress.com/2012/03/16/review-penerapanerp-di-pt-bentoel-prima. Diakses tanggal 19 September 2012