sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan pada

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS
PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PADA PT.
METALINDO MULTIDINAMIKA MANDIRI
Jeremia; Muhammad Yusuf; Arta Moro Sundjaja
ABSTRAK
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha
manufaktur metal yang berfokus pada pasar otomotif dan elektronik untuk penjualan produk-produk
seperti bracket, dll. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah tidak terintegrasinya data yang satu
dengan yang lain sehingga perolehan data lebih lama, tingginya piutang yang belum dibayar yang
membuat lamanya penerimaan kas perusahaan, pencatatan bahan baku masih menggunakan kartu
persediaan dan Microsoft office dan manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena
kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
studi pustaka, observasi, wawancara, dan menganalisis serta merancang sistem. Sedangkan dalam
perancangannya, digunakan Analisis dan perancangan berorientasi objek atau OOAD (Object Oriented
Analysis and Design) menurut Lars Mathiassen. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual
Studio 2008 dan database engine menggunakan SQL Server 2005. Untuk pembuatan laporan dalam
sistem yang dirancang menggunakan Crystal Report 8 dan perancangan menggunakan UML (Unified
Model Language) dengan Microsoft Visio 2007 Professional. Dengan adanya perancangan Sistem
Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri ini
diharapkan dapat membantu proses penerimaan pesanan, penerimaan kas, penentuan limit kredit
pelanggan, penagihan, pengelolaan persediaan dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen
perusahaan, serta dapat membantu meningkatkan pengendalian internal perusahaan dengan: (1)
Mendokumentasikan seluruh transaksi secara lengkap dan akurat, (2) Memisahkan hak akses atas
transaksi tertentu, dan (3) Menyediakan laporan-laporan yang memadai dalam prosedur penerimaan
pesanan, penerimaan kas, piutang usaha dan pengelolaan persediaan.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Pendapatan, Piutang,
Penerimaan Kas, Persediaan.
ABSTRACT
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri is a company engaged in the business of manufacturing metal that
focuses on the automotive and electronic markets for the sale of products such as brackets, etc.. The
problem faced by the company is not the integration of data with each other so that a longer data
acquisition, high unpaid accounts which makes the length of the company's cash receipt, recording raw
materials are still using card stock and Microsoft office and management difficulties in decision-making
because lack of information in the report is generated. The method used in this research is the study of
literature, observations, interviews, and analyze and design the system. Whereas in its design, use of
object-oriented analysis and design or OOAD (Object Oriented Analysis and Design) by Lars
Mathiassen. The programming language used is Visual Studio 2008 and the database engine to use SQL
Server 2005. For the preparation of reports in the system that are designed using Crystal Report 8 and
design using UML (Unified Model Language) and Microsoft Visio 2007 Professional. With the design of
Information Systems Revenue Cycle Accounting and Inventory at PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
is expected to help the process of order taking, cash receipts, customer credit limit determination, billing,
inventory management and generate needed information management company, and can help improve
the company's internal control: (1) Document all transactions completely and accurately , (2) Separate
the right of access to certain transactions, and (3) Provide adequate reports in admission procedure
orders,
cash
receipts,
accounts
receivable
and
inventory
management.
Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Revenue Cycle, Accounts Receivable,
Cash Receipts, Inventory.
PENDAHULUAN
Di zaman yang semakin maju dan berkembang ini teknologi semakin dibutuhkan, maka suatu
perusahaan dituntut untuk memiliki teknologi yang mendukung dan menunjang perusahaan itu sendiri.
Perusahaan membutuhkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan dapat diandalkan. Maka dari itu sistem
informasi merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan dalam persaingan bisnis yang semakin ketat sekarang ini. Untuk itu diperlukan sistem
informasi yang baik sehingga perusahaan menjadi lebih unggul dalam persaingan yang ada. Karena itu
sistem yang baik itu perlu dirancang, sehingga perusahaan tersebut bisa lebih unggul dari perusahaan
pesaing yang bergerak dalam bidang yang sama.
Dengan berkembangnya sektor perekonomian di Indonesia, baik dagang maupun jasa, maka semakin
banyak pula perusahaan yang tumbuh. Suatu perusahaan yang baru berdiri maupun yang telah
berkembang harus mampu bersaing di dalam dunia bisnis yang penuh dengan kompetisi.
Proses penjualan merupakan salah satu kegiatan sehari – hari yang dilakukan perusahaan, melalui
penjualan inilah perusahaan memperoleh laba atau profit yang digunakan untuk pembiayaan aktifitas
perusahaan dan juga dipakai untuk mengembangkan perusahaan. Maka dari itu perusahaan perlu memiliki
mekanisme kerja yang baik dan sistem informasi yang dapat diandalkan sehingga dapat memberikan
informasi yang cepat dan akurat. Kegiatan penjualan dapat terjadi secara tunai dan kredit. Penjualan tunai
secara umum dilakukan melalui cara yang lebih mudah dibandingkan penjualan kredit karena
pembayaran pada penjualan tunai dapat diterima langsung oleh perusahaan, sedangkan pada penjualan
kredit proses pembayaran menjadi lebih lama karena disertai oleh prosedur penagihan. Oleh karena itu,
perlu adanya sistem yang mengatur agar proses penagihan dan pembayaran dari pelanggan dapat berjalan
dengan lancar.
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah anak perusahaan dari PT. Global Mega Indonesia.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2002 ini bergerak di industri manufaktur metal stamping, welding,
dan machining untuk segmen pasar otomotif dan elektronik. PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
sendiri bertempat di kawasan industri Jababeka I, Jl. Jababeka III H Blok C 17 AT. Cikarang-Bekasi,
Indonesia. Adapun contoh-contoh produk yang dihasilkan dan dijual perusahaan adalah Frame Assy
berupa kerangka metal, Body Assy berupa metal untuk body, Stamping Dies berupa bagian-bagian kecil
yang terbuat dari metal.edang berjalan di PT. Metalindo Multidinamika Mandiri saat ini masih belum
sempurna, ini terbukti dengan adanya beberapa kendala sehingga dapat mengganggu jalannya proses
bisnis secara keseluruhan. Seperti tidak adanya sistem informasi antara bagian yang satu dengan bagian
yang lain dan proses pencatatan yang masih bersifat manual, menyebabkan aliran data lambat, tidak
efisien dan efektif serta membuat data kurang handal karena tidak up-to-date.
Aliran data yang lambat membuat laporan-laporan yang dihasilkan bagi pihak manajemen juga
menjadi kurang maksimal sehingga menyebabkan sulitnya pengambilan keputusan yang tepat. Dalam hal
ini, sangatlah diperlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam
menjalankan aktivitas siklus pendapatan dan persediaan produk jadi perusahaan dan dalam memperkuat
pengendalian internal terhadap siklus pendapatan dan persediaan agar aktivitas dalam siklus pendapatan
dan persediaan perusahaan dapat berjalan lebih baik sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi
yang dapat mendukung pengambilan keputusan perusahaan guna meningkatkan kinerja perusahaan.
Dengan adanya kekurangan-kekurangan tersebut, penulis mencoba menganalisis dan
mengembangkan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo
Multidinamika Mandiri, sehingga bisa memecahkan masalah-masalah yang ada di dalam perusahaan
tersebut. Maka penulis tertarik untuk memilih topik sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan
dengan mengambil judul skripsi “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. METALINDO MULTIDINAMIKA MANDIRI”.
Dalam penyusunan dan penulisan skripsi ini penulis ingin membatasi ruang lingkup yang ada pada
sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri,
mengingat cakupan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan sangat luas, maka
pembahasan skripsi ini meliputi: Prosedur dari pada siklus pendapatan dan persediaan, Pengendalian
internal terhadap persediaan dengan menggunakan metode FIFO, Penetapan limit kredit, serta
pengecekan terhadap limit kredit tersebut sebelum pesanan pelanggan diterima, Dokumen dan formulir
yang digunakan oleh perusahaan, sehubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan, Bagian-bagian
yang terkait dengan sistem akuntansi siklus pendapatan dan persediaan, Perancangan sistem informasi
akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang diusulkan, dan Tidak membahas mengenai pajak
pertambahan nilai.
METODE PENELITIAN
Selama proses penyusunan skripsi, penulis mengunakan beberapa metodologi penelitian
antara lain :
1.
2.
3.
Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan
perancangan sistem berorientasi objek pendekatan Mathiassen. Ada pun tahapan – tahapan
yang akan dilakukan dalam kegiatan analisis dan perancangan ini, adalah :
a. Problem Domain analysis
Mengidentifikasi dan menggambarkan informasi – informasi yang harus
diadministrasi, dipantau atau dikendalikan. Meliputi didalamnya mengidentifikasi class,
event, statechart, event table, dan class diagram.
b. Application Domain analysis
Menganalisis begaimana sistem akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan
fungsi dari sistem sehingga sistem dapat mengadministrasi, memantau dan mengontrol
informasi – informasi. Meliputi didalamnya Usage ( usecase diagram, usecase
specification ), sequence diagram, function ( function list, function specification ).
c. Architecture Design
Tahap perancangan pola arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan sesuai
dengan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan. Yang dimulai dari
penentuan prioritas dari masing – masing criteria sistem, kemudian merancang pola
komponen arsitektural dan pola distribusi yang paling tepat untuk sistem informasi
tersebut.
d. Component design
Tahap menentukan dan merancang kebutuhan pengimplementasian komponen –
komponen dan fungsi – fungsi kedalam sistem sesuai dengan pola arsitektur yang telah
dirancang.
Studi Pustaka
Penulis mencari referensi dan teori - teori dengan membaca dan mempelajari bukubuku yang berhubungan dengan sistem informasi pendapatan dan persediaan yang akan
dijadikan dasar dalam membahas masalah yang ditemukan.
Pengumpulan Data
Pada metodologi ini, penulis melakukan peninjauan pada PT Metalindo Multidinamika
Mandiri untuk mengumpulkan data-data, informasi, dan materi-materi lainnya yang
dibutuhkan selama proses analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan
dan persediaan dalam rangka mendapatkan gambaran nyata mengenai keadaan dari sistem
informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang sedang berjalan pada perusahaan
tersebut.
Pengumpulan fakta dilakukan dengan metode:
1. Metode Analisis
Dalam metode analisis ada beberapa hal yang akan dilakukan, yaitu :
a. Survey atas sistem yang sedang berjalan
Pada tahap ini diadakan penelitian pada PT. Metalindo Multidinamika
Mandiri. Penelitian dilakukan dengan mengamati langsung ke perusahaan tersebut
dan mewawancarai pihak perusahaan yang bersangkutan tentang sistem yang
sedang berjalan.
b. Analisis terhadap temuan survey
Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisis
terhadap data tersebut.
c. Identifikasi kebutuhan informasi
Mengidentifikasi informasi yang masih kurang pada sistem yang sedang
berjalan dari dokumen input, proses sampai output dan menentukan informasi yang
dibutuhkan pada sistem yang baru.
d. Identifikasi persyaratan sistem
Mengidentifikasi dan merancang suatu sistem yang layak untuk menunjang
aktifitas perusahaan.
2. Metode Perancangan
Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan
object oriented dengan tahapan yaitu :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Pembuatan Overview (narasi)
Pembuatan Event Table, Class Diagram, dan State Chart
Pembuatan Actor Table dan Actor Specification
Pembuatan Use Case dan Use Case Specification
Pembuatan Function List
Pembuatan Navigation Diagram
Pembuatan User Interface, Report, dan Sequence Diagram
Pembuatan Component Diagram dan Deployment Diagram
Pembuatan Model Component dan Operation Spesification
Pembuatan Gantt Chart
HASIL DAN BAHASAN
Menurut Jones dan Rama (2006, p.4), sistem informasi akuntansi merupakan sebuah subsistem dari
sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi
lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.6),
sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses
data menjadi informasi untuk pengambilan keputusan.
Dalam mengelola organisasi dan menerapkan sistem pengendalian internal peran sistem informasi
akuntansi (SIA) sangat penting. Manfaat sistem informasi akuntansi dapat dievalusi dengan melihat
dampak terhadap perbaikan proses pengambilan keputusan, kualitas informasi akuntansi, evaluasi kinerja,
pengawasan internal dan fasilitas transaksi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dianggap sebagai
subsistem dari sistem informasi manajemen (SIM). Sistem informasi akuntansi dianggap sebagai
mekanisme organisasi yang penting untuk efektivitas manajemen keputusan dan kontrol dalam organisasi.
Efektivitas sistem informasi akuntansi juga tergantung pada persepsi para pengambil keputusan tentang
manfaat dari informasi yang dihasilkan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk proses
operasi, laporan manajerial, peanganggaran dan pengendalian dalam organisasi. Efektivitas sistem
informasi akuntansi dapat dianalisis pada tiga basis: 1) lingkup informasi, 2) ketepatan waktu, 3) agregasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem berbasis
komputer yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain untuk mengumpulkan dan
mentransformasi data yang menjelaskan kegiatan transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi
informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal. Sistem informasi akuntansi juga
mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan dalam mengatur aktivitas perusahaan.
Menurut Jones and Rama (2006, p.476), “Revenue cycle including customers inquiries, customers
orders, providing goods or service, billing customers, collecting cash, and depositing cash”. Menurut
Romney dan Steinbart (2005, p.5), siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait dan terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan
dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa Revenue Cycle merupakan kumpulan aktivitas bisnis yang
mengatur kegiatan pemrosesan informasi yang terkait dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan,
pengiriman barang atau jasa, proses billing sampai pengumpulan pembayaran kas dari hasil penjualan
tersebut.
Menurut Alfredson (2007, p342), persediaan adalah aset yang tersedia untuk dijual dalam proses
bisnis biasa; atau aset yang ada dalam proses produksi seperti untuk dijual atau aset dalam bentuk
material atau supplier untuk digunakan dalam proses produksi atau dalam memberikan pelayanan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan suatu aset yang tersedia yang disimpan untuk
digunakan dalam proses produksi atau disediakan untuk memenuhi permintaan pelanggan setiap waktu.
PT Metalindo Multidinamika Mandiri bergerak dibidang manufaktur metal pada segmen pasar
otomotif dan elektronik. Saat ini PT. Metalindo Multidinamika Mandiri sudah berdiri ± 10 tahun lamanya
dan karyawan yang bekerja di PT Metalindo Multidinamika Mandiri berjumlah orang yang terbagi per
divisi (bagian).
Pelanggan yang dilayani oleh perusahaan didapatkan melalui direct pelanggan yaitu melalui
Marketing perusahaan. Maka dari itu pembayaran yang dilakukan pelanggan secara kredit berdasarkan
jatuh tempo. Kegiatan produksi yang dilakukan PT Metalindo Multidinamika Mandiri seperti metal press,
welding, stamping dies, dan jig fixture dengan menggunakan bahan baku coil, pipe, dan plate. Produkproduk yang dihasilkan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah Frame Assy berupa kerangka
metal, Body Assy berupa metal untuk body, Stamping Dies berupa bagian-bagian kecil yang terbuat dari
metal.
Segmen pasar dari PT. Metalindo Multidinamika Mandiri yaitu industri otomotif dan elektronik.
Adapun pelanggan PT Metalindo Multidinamika Mandiri antara lain, Kawasaki, IRC, Yutaka, Kanzen,
Medion, Nandya, Trimitra, dan lain-lain.
Persaingan dalam bidang manufaktur metal seperti ini cukup banyak. Untuk itu PT Metalindo
Multidinamika Mandiri harus bersaing dengan pesaing-pesaing agar memperloeh kepercayaan dari
pelanggan. Beberapa pesaing terberat dari PT Metalindo Multidinamika Mandiri yaitu PT Roda Prima
Lancar, PT Metindo Era Sakti, PT Asalta Mandiri Agung, dan masih banyak lagi perusahaan yang
bermain dibidang yang sama.
Strategi yang digunakan perusahaan untuk menghadapi para pesaingnya yaitu:
• Menjadikan mitra pelanggan dengan memberikan harga yang lebih baik dari pesaing lain.
• Memberikan pelayanan yang lebih baik dari pesaing lain sehingga pelanggan mendapat
kepuasan dari PT. Metalindo Multidinamika Mandiri.
• Selain itu juga menujukan SDM yang berkualitas lewat kualitas yang baik dan keunggulan
dari produk-produk PT Metalindo Multidinamika Mandiri.
PT Metalindo Multidinamika Mandiri ini sebenarnya sudah menggunakan sistem akuntansi di
dalam perusahaannya, hanya saja sistem yang ada masih kurang baik dan masih belum bisa terintegrasi
dengan baik itu terbukti dari adanya masalah-masalah yang sering muncul seperti adanya piutang yang
sulit tertagih, tidak adanya batas kredit sehingga ada banyak pelanggan yang telat dalam membayar dari
jatuh tempo yang diberikan, selain itu tidak adanya sanksi terhadap keterlambatan pembayaran juga
sering menjadi masalah. Pengendalian persediaan yang ada saat ini hanya mencatat barang yang keluar
dan masuk tanpa memantau kualitas dari persediaan tersebut karena bahan baku yang digunakan
mempunyai masa waktu atau kadaluarsa. Minimum pemesanan kembali persediaan 30% dari total
persediaan awal dan hal ini kadang masih susah untuk dipantau. Perusahaan berharap sistem yang ada
sekarang ini bisa lebih terkomputerisasi atau lebih terintegrasi antara unit yang satu dengan unit yang lain.
Dari survei dan analisis yang telah dilakukan penulis pada sistem perusahaan, maka ditemukan
masalah-masalah yang dihadapi perusahaan serta penulis memberikan rekomendasi perbaikan untuk
dapat mengatasi masalah-masalah tersebut yaitu:
1.
Masalah pertama, lamanya perolehan data atas transaksi yang terjadi di perusahaan.
Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah Mengintegrasikan data antar bagian yang ada
di perusahaan dengan menggunakan suatu sistem dimana data dari bagian yang satu dengan
bagian yang lain saling terintegrasi sehingga jika manager ingin memeriksa atau mengecek
transaksi ataupun ingin melihat perkembangan perusahaan bisa mengakses sistem tersebut tanpa
membutuhkan waktu yang lama karena datanya sudah terintegrasi dalam database dan tidak
membuat bagian lain menunggu hasil approve dari manager (realtime).
2.
Masalah kedua yang dihadapi perusahaan adalah ketidaklengkapan dokumen dalam sistem
akuntansi yang ada pada perusahaan saat ini.
Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah Pembuatan dokumen Preorder (Pesanan awal)
yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan baru dan Bukti Pembayaran (Bukti_Bayar)
sebagai tanda pelunasan pembayaran. Sehingga perusahaan bisa terhindar dari hal-hal yang tidak
diinginkan seperti kecurangan atau penggelapan dalam perusahaan.
3.
Masalah ketiga yang terdapat pada perusahaan adalah Tingginya frekuensi keterlambatan bahkan
tak tertagihnya piutang dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan
yang dimilikinya dan dikarenakan belum adanya system pengecekan sistem pembayaran
pelanggan sehingga pelanggan dapat terus menambah hutangnya meskipun belum melunasi
piutangnya.
Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah sebaiknya perusahaaan menetapkan suatu
kriteria baku atas limit kredit yang dapat diambil oleh setiap pelanggannya, yang dilengkapi
dengan pengecekan piutang pelanggan untuk batas kredit maksimalnya. Pengecekan tersebut
dimaksudkan untuk meminimalkan frekuensi piutang tak tertagih perusahaan.
4.
Masalah keempat yang dihadapi perusahaan adalah Kesulitan memperoleh laporan mengenai
informasi yang terkait dengan transaksi siklus pendapatan dan manajemen persediaan.
Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah sebaiknya selain pembuatan laporan
penjualan, laporan retur penjualan, laporan penerimaan pembayaran, dan laporan persediaan
bahan baku dan produk jadi, dibuat pula laporan seperti review limit kredit pelanggan, laporan
penerimaan bank dan jurnal untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain
itu, sebaiknya perusahaan juga membuat laporan penjualan secara rinci yaitu per pelanggan
ataupun per barang agar semakin dpat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan
menetapkan kebijakan perusahaan.
Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan terdiri dari formulir-formulir dan laporanlaporan. Formulir yang digunakan antara lain RBO, SPH, Order Sheet, SPK(Surat Perintah Kerja), BPgB,
Invoice, SJ, Kartu persediaan, Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Piutang dan laporan
persediaan.
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka penulis dapat mengidentifikasikan informasi
yang dibutuhkan oleh perusahaan dan kemudian menambahkan formulir yang dibutuhkan antara lain
Preorder, bukti bayar dan Review Limit Kredit serta Jurnal Penjualan dan Jurnal Penerimaan Kas
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri memerlukan perancangan sistem informasi akuntansi
pendapatan dan persediaan untuk mendukung aktifitas bisnis perusahaan baik dari segi penjualan tunai
maupun penjualan kredit. Aktifitas tersebut dimulai dari pendataan pelanggan, pendataan mobil,
pembuatan Faktur Jasa, surat perintah kerja, surat tagihan piutang, bukti pembayaran, nota potongan,
kartu persediaan, stock opname dan laporan-laporan periodik yang dibutuhkan manajemen untuk
mendukung dalam pengambilan keputusan. Sistem yang dirancang ini diharapkan dapat membantu setiap
fungsi-fungsi bagian yang terkait untuk melakukan tugas mereka secara efisien dan efektif sehingga
aktifitas bisnis perusahaan dapat berjalan lancar dan menguntungkan.
Sistem ini kelak akan digunakan oleh bagian admin, bagian keuangan, bagian akuntansi dan
bagian gudang. Sistem akan dapat menyimpan data-data yang berhubungan dengan pendapatan dan
persediaan perusahaan secara aktual, lengkap, dan akurat. Sistem ini akan diimplementasikan dengan
hardware yaitu Personal Computer (PC), printer, fax, jaringan internet untuk mempermudah aliran data
antara satu bagian fungsional ke bagian lainnya, modem internet, arsitektur client/server. Software yang
akan digunakan untuk membangun sistem informasi akuntansi ini adalah Microsoft Visual Studio 2008
dengan menggunakan basis data yang dikembangkan dengan SQL Server 2000 yang semuanya didukung
oleh sistem operasi Microsoft Windows 7.
Kriteria FACTOR untuk sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT.
Metalindo Multidinamika Mandiri antara lain:
-
Functionality yaitu Sistem yang diusulkan ini akan mendukung fungsi perusahaan dalam
proses bisnis perusahaan terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan, dimulai dari
pendataan pelanggan, penilaian kredit pelanggan, pendataan Drawing, pembuatan Preorder,
Rencana Biaya Operasi, Surat Penawaran Harga, pembuatan Surat Perintah Kerja,
pembuatan Order Sheet, pemilihan Sample, Bukti Pengeluaran Barang Jadi, Surat Jalan,
Invoice, Bukti Bayar, Nota Retur, Surat Jalan Retur, pencatatan dan pengecekan bahan
baku, barang jadi dan melakukan stock opname serta pembuatan laporan-laporan periodik
yang dibutuhkan manajemen untuk mendukung dalam pengambilan keputusan, yaitu
laporan penjualan, laporan retur, laporan penerimaan kas, laporan piutang, laporan
persediaan, laporan stock opname, laporan review limit kredit dan jurnal.
-
Application Domain yaitu pihak-pihak yang akan berinteraksi langsung dengan sistem
informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
seperti Bagian Marketing, Bagian Engineering, Bagian Gudang, Bagian Keuangan, dan
Bagian Akuntansi.
-
Condition yaitu Perlunya penyesuaian antara piranti lunak (software) dan piranti keras
(hardware) yang dimiliki perusahaan dengan sistem yang akan diimplementasikan. Selain
itu, dibutuhkan pelatihan bagi karyawan yang akan menggunakan sistem agar dapat
beradaptasi dengan mudah ketika menggunakan sistem ini.
-
Technology yaitu Minimal 5 Personal Computer (PC) beserta 1 buah server yang dilengkapi
beberapa peralatan tambahan seperti printer, jaringan LAN dan fax. Piranti lunak yang
diperlukan adalah visual Studio 2008, .NET Framework 4.0, sistem operasi Microsoft
Windows XP SP3 dan untuk database menggunakan SQL Server 2008, serta berbagai
piranti lunak lainnya untuk mendukung jalannya sistem yaitu driver yang dibutuhkan untuk
menghubungkan PC dengan peralatan lainnya.
-
Object yaitu objek-objek yang terdapat dalam sistem meliputi Pelanggan, penilaian kredit,
Drawing, Preorder, Rencana Biaya Operasi, Surat Penawaran Harga, Surat Perintah Kerja,
Order Sheet, Bukti Pengeluaran Barang Jadi, Surat Jalan, Nota Retur, Invoice, Bukti Bayar,
Sample, Kartu Persediaan, Stock Opname, Bahan Baku, Barang Jadi, Part, Bagian
Marketing, Bagian Engineering, Bagian Gudang, Bagian Keuangan, dan Bagian Akuntansi.
-
Responsibility yaitu Mendukung kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dalam
siklus pendapatan dan persediaan dalam hal pencatatan transaksi harian dan menghasilkan
laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan berkaitan dengan siklus pendapatan dan
persediaan.
Penulis mengajukan prosedur usulan yang baru kepada perusahaan sehubungan dengan
perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan yang terbagi menjadi
prosedur penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit, yaitu:
-
prosedur penerimaan Project baru dan Order Reguler
-
prosedur Penagihan dan Pembayaran
-
prosedur pengiriman barang.
-
prosedur persediaan
-
prosedur Penerimaan Retur
Sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika
Mandiri memiliki model sistem yang terdiri dari cluster Pemberian Jasa, Karyawan, Piutang, Pembayaran
dan Persediaan dari sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo
Multidinamika Mandiri.
-
-
struktur “Karyawan” yang terdiri dari “Bagian Marketing”, “Bagian Engineering”, “Bagian
Gudang” dan “Bagian Keuangan”;
struktur “Pemesanan awal” yang terdiri dari “Pelanggan”, “Penilaian Kredit”, “Drawing”,
“RBO”, “Detail_RBO”, “SPH”, “SPK”, “Detail_SPK”, “Part”, dan “Sample”struktur
Pengiriman terdiri dari Pengiriman dan Pengeluaran_Barang;
struktur “Order” yang terdiri dari “Pelanggan”, “Order” dan “Sample”;
struktur “Pembayaran” yang terdiri dari “Bukti_Bayar” dan “Invoice”;
-
struktur “Retur” yang terdiri dari “Nota_Retur”, “Surat Jalan Retur” dan “Invoice”;
struktur “Persediaan” yang terdiri dari “BB”, “KP”, “Detail_KP”, “BJ”, “StockOpname”,
“Detail_StockOpname”, dan “BPnBJ”;
struktur “Pengiriman” yang terdiri dari “BPgBJ”, “SJ” dan “Order Sheet”.
Berikut ini merupakan gambar revised class diagram yang dirancang untuk sistem informasi
akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri.
Class Diagram
Terdapat lima aktor yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan
pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri yaitu Staff Marketing, Staff Engineering, Staff Gudang, Staff
Keuangan, dan Staff Akuntansi. Masing-masing melakukan aktivitas yang berkaitan dengan sistem antara
lain:
-
Aktor pelanggan dapat melakukan aktifitas memasukkan data pribadi dan memesan.
-
Aktor staff admin melakukan aktifitas melayani pendaftaran pelanggan, melayani
pendaftara mobil, mendata produk, memeriksa limit kredit, membuat Faktur Jasa, Surat
Perintah Kerja, Bukti Bayar, dan Nota Potongan serta membuat laporan penjualan.
-
Aktor staff gudang bertugas untuk mendata bahan baku, mencatat kartu persediaan,
mencatat stock opname, membuat laporan persediaan.
-
Aktor staff keuangan berwenang untuk membuat Bukti Bayar, membuat Surat Tagihan
Piutang, mengecek daftar piutang, membuat laporan penerimaan kas dan membuat laporan
piutang.
-
Aktor bagian akuntansi berwenang untuk mencatat Jurnal Penjualan, mencatat Jurnal
Penerimaan Kas.
Berikut ini merupakan use case dari sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
Use Case Diagram
Sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika
Mandiri dikembangkan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Studio 2008 dan dengan
menggunakan sistem basis data SQL server 2000. User Interface yang digunakan sesuai dengan standar
Windows Application dan akan dioperasikan menggunakan mouse dan keyboard. Hardware yang
digunakan meliputi Personal Computer untuk setiap pengguna yang ada di dalam perusahaan dan
dilengkapi dengan printer serta jaringan internet.
Sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan yang dirancang ini diharapkan akan mampu
menangani aktifitas proses transaksi yang terkait dengan pendapatan dan persediaan yang terjadi di dalam
perusahaan. Proses tersebut dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, penagihan pembayaran
tunai, penagihan piutang bagi pelanggan yang membeli secara kredit, pencatatan dan penjurnlahan sampai
dengan pembuatan laporan-laporan terkait yang dapat dilakukan secara terintegrasi serta lebih cepat,
mudah, dan akurat. Sistem ini diharapkan mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi
perusahaan serta dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dari sistem lama yang
digunakan oleh perusahaan. Selain itu, sistem ini juga diharapkan mampu menghasilkan laporan-laporan
yang akurat dan dapat diandalkan terkait dengan aktivitas pendapatan dan persediaan untuk mendukung
pengambilan keputusan bagi manajemen tingkat atas.
Rancangan sistem ini akan disimulasikan terlebih dahulu kepada pihak perusahaan untuk
selanjutnya diharapkan dapat diimplementasikan penggunaannya ke dalam perusahaan agar pihak
perusahaan yang terkait dapat lebih memahami tentang tujuan dan kemampuan sistem serta cara
penggunaannya. Metode implementasi yang akan digunakan adalah parallel conversion, yaitu
implementasi sistem yang diusulkan ini akan dijalankan secara bersamaan dengan sistem awal yang
digunakan perusahaan selama kurun waktu yang telah direncanakan untuk mencegah terjadinya kesalahan
yang menyeluruh. Dengan cara ini, perusahaan terutama karyawan diharapkan dapat dengan mudah
menyesuaikan diri dengan penggunaan sistem usulan ini sehingga nantinya akan dapat menggunakan
sistem ini secara maksimal.
Dalam perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo
Multidinamika Mandiri ini, diperlukan waktu selama kurang lebih satu tahun dalam menganalisa dan
merancang serta mengimplementasikan sistem yang diusulkan ini. Untuk melakukan analisa terhadap
sistem lama dan merancang serta mengimplementasikan sistem baru ini diperlukan seorang system
analyst dan seorang programmer dengan biaya yang dibutuhkan sekitar 25 juta rupiah.
Dalam melakukan perancangan sistem, terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki atas hasil
dokumentasi analisis yang telah dibuat sebelumnya. Class diagram yang sebelumnya telah dibuat akan
direvisi sehingga menghasilkan class diagram baru dalam bentuk model component. Class diagram yang
baru dibuat berdasarkan peninjauan kembali atas attribute, operation dan hubungan asosiasi pada class
diagram yang lama.
Sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
dirancang dengan menggunakan client-server architecture dengan pola centralized data, di mana pada
client akan terdapat function component dan user interface component sedangkan pada server akan
terdapat model component. Dengan penggunaan function component dari client yang terhubung ke model
component pada server, maka client akan dapat mengakses dan menyimpan data ke dalam server.
Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern di mana pada setiap
client dilengkapi dengan komponen-komponen user interface, function dan external device sedangkan
pada server dilengkapi dengan komponen Model. Client mengoperasikan sistem dengan komponen user
interface untuk dapat menggunakan komponen function dari client yang terhubung dengan komponen
model pada server sehingga client dapat mengakses server yang dapat menampung semua input dari
client dan memprosesnya kembali. Output yang dihasilkan client dapat dicetak melalui external device
berupa printer.
Kualitas hasil perancangan sistem informasi Akuntansi pendapatan dan persediaan PT. Metalindo
Multidinamika Mandiri diharapkan dapat memenuhi beberapa criteria yang sangat dibutuhkan dan
penting yang terdiri dari:
-
Usable yaitu sistem yang dibangun dapat dengan mudah diimplementasikan dan beradaptasi
untuk dapat menunjang aktivitas bisnis perusahaan sehingga dapat mengatasi masalahmasalah yang dihadapi oleh perusahaan.
-
Secure yaitu keamanan sistem merupakan hal yang penting untuk melindungi data-data
penting perusahaan dari akses pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.
-
Correct yaitu sistem yang dibangun harus dapat berjalan secara tepat dan akurat sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
-
Reliable yaitu diharapkan agar sistem dapat diandalkan untuk menjaga integritas data dan
penggunaan fungsi sistem yang tepat sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna
bagi manajemen.
-
Maintainable yaitu sistem mudah dipelihara secara berkala agar dapat terus dioperasikan
untuk menjalankan aktivitas bisnis perusahaan.
-
Testable yaitu pengujian terhadap implementasi sistem ini tidak hanya melibatkan pihak
internal perusahaan tetapi juga pihak eksternalnya, yaitu pelanggan.
-
Flexible yaitu sistem harus dapat mudah disesuaikan dengan perubahan dan peningkatan
modul baru ke dalam sistem tersebut.
-
Comprehensive yaitu penting bagi pengguna untuk dapat dengan mudah mengoperasikan
sistem yang baru diimplementasikan sehingga tidak menghambat aktivitas tugas mereka.
-
Reusable yaitu sistem yang dibangun dapat digunakan kembali untuk pengembangan sistem
lebih lanjut.
Sistem yang telah selesai dibangun, maka akan dilakukan pengaturan spesifikasi perangkat yang
nantinya akan digunakan untuk implementasi sistem dan kemudian sistem tersebut akan di-install ke
dalam setiap perangkat yang akan digunakan oleh setiap pengguna yang terkait langsung dengan sistem.
Setelah itu perusahaan akan mengadakan pelatihan kepada para pengguna yang akan menggunakan
sistem tersebut untuk menjelaskan tentang cara-cara penggunaan dan cara kerja sistem yang baru.
Sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika
Mandiri direncanakan akan diimplementasikan dengan menggunakan metode parallel untuk mengurangi
risiko terjadinya kesalahan yang menyeluruh sebagai akibat dari pergantian sistem lama ke sistem baru
yang belum sesuai. Tabel berikut akan menyajikan mengenai rencana jadwal implementasi sistem
informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri dari mulai
tahap perencanaan sampai selesai.
Tabel Gantt Chart Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan dan Persediaan pada
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri
SIMPULAN DAN SARAN
Dari keseluruhan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan pada
PT. Metalindo Multidinamika Mandiri, maka dapat disimpulkan kegunaan-kegunaan dari sistem yang
dibangun yaitu:
1.
2.
3.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang menerapkan
prosedur baku dalam penetapan limit kredit bagi pelanggan akan membantu pihak manajemen dalam
mengendalikan saldo piutang pelanggan yang nantinya akan berpengaruh terhadap aliran kas masuk
perusahaan dan mengurangi resiko piutang tak tertagih perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang menyediakan
dokumen resmi untuk setiap perpindahan persediaan produk jadi digudang dapat membantu
meminimalisasi kecurangan yang dapat dilakukan dan dapat meningkatkan pengendalian terhadap
aktivitas persediaan produk jadi digudang.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang telah
menyediakan dan mendata semua informasi transaksi dalam siklus pendapatan dan persediaan
perusahaan maka dapat membantu pihak manajemen didalam mengintegrasikan seluruh informasi
transaksi ke berbagai pihak lain sesuai dengan wewenangnya dalam perusahaan. Selain itu juga dapat
meningkatkan kinerja perusahaan karena seluruh proses penyimpanan, penghitungan dan pencarian
data telah dilakukan secara terkomputerisasi, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat
dan hasil perhitungan yang diperoleh lebih akurat
Penulis mencoba untuk memberikan saran-saran bagi perusahaan untuk pengembangan perusahaan
di masa depan antara lain:
1.
2.
3.
Perusahaan dapat mengembangkan modul-modul sistem informasi akuntansi yang lain seperti
pembelian, produksi, penggajian dan lain–lain dan agar aplikasi sistem yang dikembangkan
dapat terintegrasi dengan baik dengan aplikasi lainnya, maka desain struktur datanya harus
mengikuti desain struktur data yang telah dikembangkan dalam sistem ini.
Perusahaan dapatmengembangkan aplikasi ini kedalam aplikasi web-based sehingga aplikasi ini
lebih mudah untuk dijangkau oleh karyawan perusahaan dimanapun mereka berada dan tidak
terfokus harus berada dalam ruang kerja perusahaan.
Perusahaan dapat mengembangkan aplikasi sistem ini dengan aplikasi yang memungkinkan
pengiriman semua dokumen tercetak ditiadakan dan diganti dengan pengiriman dokumen
tercetak tersebut dalam bentuk email.
DAFTAR PUSTAKA
Jones, Federick L., Rama, Dasaratha V. ( 2006). Accounting Information System. 1st edition. ThomsonSouth Western, Canada.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information System. 10th
Jersey : Pearson Prentice Hall.
edition.
New
Sajady, H., Dastgir, M., Hashnem Nejad, H. 2008. Evaluation of The Effectiveness of Accounting
Information Systems. Vol 6, Page 49-51.