Win Konadi, Drs - Win Manan Almuslim

Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Modul
1
P
1.1.
ENGANTAR DATABASE
Materi
 Basis Data  Type DataBase  Tabel dalam basis Data
1.2.
Tujuan Praktikum
Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami
secara jelas pengertian Database, alur menyusun (manajemen) database dam
program menejemen database.
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat :
1). menjelaskan apa yang dimaksud dengan “Database” ;
2). mengenal program dan software Microsoft Access sebagai salah satu
program aplikasi
database yang berguna dalam merancang dan
memanajemen data secara mikro (perusahaan / instansi / toko)
1.3.
Uraian Materi Praktek
1.3.1
Basis Data (DataBase)
Database  Kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau
tujuan khusus tertentu.
 Contoh : buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan,
data mahasiswa, data pegawai, data bilangan, data Dosen dan lain-lain.
 Secara Mikro, jika kita memandang suatu sistem administrasi Perusahaan
perdagangan, maka tersedia Database tentang
• Alamat Pelanggan pada sebuah Buku Alamat,
• Informasi Penjualan Produk dalam Buku Besar
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 1
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
• Formulir Data Pegawai dalam file folder.
Demikian juga, jika manajemen data Akademik dan kepegawaian suatu
Institusi seperti Perguruan tinggi, maka tersedia Database tentang
•Identitas Mahasiswa, jurusan dan Alamat dalam sistem informasi
akademik dan kemahasiswaan,
• Identitas Nilai Mahasiswa dalam tabel transkrip
• Data dosen dan pegawai dalam file folder.
 Untuk menyusun dan manajemen database yang demikian dapat digunakan
beberapa program yang populer tersedia dalam Microsoft, seperti Microsoft
Access, Microsoft Visual Foxpro, atau program lainnya seperti dBase III+ , dan
paradoxs
 Program Microsoft Access secara operasional paling sering dimanfaatkan dalam
dunia bisnis dan institusi, selain efektif tersedia disemua komputer dengan basis
windows, juga dapat dibangun basis data relational yang menyimpan data-data
berhubungan dalam satu tempat, seperti data pelanggan, produk, karyawan,
dan lain sebagainya. Seperti di ilustrasikan dalam gambar berikut :
Employee information
Forms in file forder
Customer Addresses
In an Address book
Product sales information
In a ledger
Northwind database
(NWIND.MDB)
Basis data yang terkumpul dalam satu tempat (NWIND.MDB)
1.3.2 Microsoft Access sebagai Basis Data (DataBase)
Microsoft Access sebagai Basis Data dapat terdiri dan 6 objek tipe basis data, yaitu :
Tabel, Query, Form, Report, Macros dan Modules. Dengan bekerjanya ke-6 objek ini,
maka informasi database bermanfaat membantu manajemen data dan memperoleh
informasi yang berkesinambungan, secara baik dan cepat.
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 2
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Gambar diatas menunjukkan hubungan antara Tabel, Queri, Form, Report, Macro dan module,
yang secara singkat dijelaskan berikut ini :
• Tabel
• Query
: untuk merancang field dan record data ataua guna menyimpan data
suatu database
: untuk memanipulasi data, sehingga dapat ditampilkan field – field
data tertentu yang di inginkan, serta dapat memasukkan program
operasi matematik yang disebut dengan “Calculated Field”
• Form
• Reports
• Macro
• Modul
:
:
:
:
menampilkan format & menambah data guna membantu laporan
membuat laporan
menggunakan fungsi
melengkapi form dengan prosedur dan fungsi
Tipe objek (gambar diatas) akan otomatis muncul pada saat kita memulai MS-Acces
Yaitu dengan melakukan Langkah memulai berikut :


LAB-UNISBA @ REVISI-2006
 OK
Hal- 3
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Akan muncul Objek berikut :
1.3.3 Tipe Data dalam Tabel Data untuk Database
Tujuan penentuan tipe ini adalah untuk memberitahu Access tentang tipe data yang
akan dimasukkan pada field tersebut.Tipe data yang diberikan oleh access adalah
sebagai berikut:
1). Text
Tipe ini merupakan default dan tipe data Access.
Contoh Field yang bertype Text :
Nama Karyawan – Alamat – Jabatan – Tempat Lahir - Status Kawin, dan lain-lain
2). Memo
Tipe data ini dapat menerima kombinasi alfanumerik.
Contoh Field yang bertype Memo :
NIK – Kode Barang, dan lain-lain
3). Number
Field Number dapat berisi segala angka.
Contoh Field yang bertype Number :
Jumlah Anak – Telepon Rumah – Jumlah Pesanan, dan lain-lain.
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 4
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
4). Date / Time
Tipe Data date/Time dapat digunakan untuk menyimpan data tanggal, waktu
serta tanggal.
Contoh Field yang bertype Date/Time :
Tanggal Lahir - Tanggal Faktur, dan lain-lain
5). Currency
Tipe ini merupakan tipe khusus field number.
Contoh Field yang bertype Currency :
Harga (dalam Rp atau Dollar) – Berat (dengan decimal) – dan lain-lain.
6). Counter
Access secara otomatis akan memberikan nilai numeric (angka) untuk field ini di
setiap record baru pada database. Nilai record pertama adalah 1 ; record kedua
adalah 2 ; dan seterusnya.
7). Yes / No
Memilih satu dari dua nilai.
Contoh Field yang bertype Yes/No :
Jenis Kelamin (L/P) – Aktif (on/off) – Benar (True/False, dan lian-lain
8). Objek OLE
Object linking and embedding (OLE) , untuk menyimpan objek (file) yang dibuat
oleh aplikasi lain dalam field Access.
Contoh Field Foto, atau gambar.
1.3.4
Menentukan Properti Field
Properti filed berfungsi untuk menentukan bagaimana data field ditampilkan.
Kotaknya dinyatakan sebagai berikut :
Dalam praktek ini, Asisten akan menjelaskan guna semua Properti Field dalam gambar
berikut :
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 5
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Jendela Field Properti
1.3.5 Tabel dalam Basis Data
1).
Tabel adalah sebuah koleksi data tentang topik yang khusus.
Contoh, data pelanggan atau produk dibuat dalam tipe Tabel.
Tabel mengorganisasi data dalam bentuk Kolorn (disebut Field) dan baris
(disebut Record).
Setiap field terdiri informasi tentang potongan data, seperti ID pelanggan. Setiap
record terdiri dan semua informasi tentang pelanggan, termasuk ID pelanggan,
nama Alamat, Jenis kelamin, dan lain sebagainya.
Record
Contoh Tabel Pegawai
Field
2). Tampilan Tabel
Pada Microsoft Access pengguna dapat bekerja dengan tabel dalam dua tampilan,
yaitu:
• Tampilan rancangan (design table),
• Tampilan kumpulan data (Datasheet Table).
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 6
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Caranya : Klik New  Pilih Design View akan tampil gambar berikut :
Tabel dengan tampilan Design table
Tampilan Design Table yang siap dibuat rancangannnya
Sedangkan membuat Tabel dengan tampilan rancangan Datasheet (kumpulan data),
kita sorot Datasheet View dan Klik OK, seperti berikut dan akan tampil tabelnya :
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 7
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Microsoft Access menolong pengguna untuk membangun basis data dengan
tabel. Sebagai contoh, basis data dapat dibangun untuk keperluan:
•
Membuat sebuah tabel yang menyimpan informasi tentang pegawai anda -seperti
nama, tanggal gajian, Nomor ID, bahkan Foto.
•
Membuat sebuah tabel untuk menyimpan setiap penjualan yang Anda buat. Tabel
dapat secara otomatis rnenghitung semua permintaan dan mengirimkannya tepat
waktu.
•
Menyalin data dan sumber yang berbeda, sebagai contoh dari file spreadsheet atau
sebuah Basis data SQL, dan dapat dijadikan bagian dan basis data
•
Menghubungkan data dan banyak tempat, sebagai contoh basis data PARADOX
dalarn komputer atau pada sebuah file dBASE dalam jaringan, dan bekerja dengan
data yang dinamis dalam Microsoft Access.
3). Membuat Basis Data dengan Tabel
Sambil kita praktekkan materi ini langsung dikomputer masing-masing !!
Database dalam Access dapat memiliki maksimum 32768 obyek.
Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini
1. Aktifkan program aplikasi Access Anda :




Tampilan Membuka Access
2. Karena kita akan baru memulai membuka database, maka pada kotak dialog
tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Blank Access database. Kemudian
klik OK. Kotak dialog File New Database akan ditampilkan.
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 8
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Tampilan File New Database
i.
Pada tombol daftar pilihan Save in,
pilih drive dan folder tempat kita
akan menyimpan file.
ii. Pada kotak isian File Name
adalah nama file yg di inginkan
misalkan Tugas1
iii.. Klik tombol perintah Create.
Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk.
3). Buatkan table baru : Klik Duble 
4). Buatkan Struktur table data Penjualan Buku di Koperasi Mahasiswa,
berikut ini :
Struktur table Database
5). Save dengan nama Tabel-1, dan Close ( X).
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 9
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Kemudian pada kotak dialog : Clik doble
6). Isi unsur Tabel 1 dengan data berikut :
(terdiri atas 3 Field dan 12 record)
Record untuk diisi
Jika telah selesai masukkan data Field dan record yang ada, lalu : Close (X)
7). Misalkan, unsur table dilanjutkan, yaitu : Menambah Field (Kolom Baru) dan
memberi nama field (kolom) tersebut.
Perintahnya :
a.
b.
c.
d.
Clik Doble Tabel-1 pada kotak dialog DataBase
Pada Menu-Bar : Insert  Column
Pada Menu-Bar : Format  Rename, lalu ketikkan nama (missal Nomor)
Ketikkan angka 1 dan 2 pada record 1 dan 2, seterusnya cukup
menggunakan panah bawah :
Hasilnya :
Tabel Setelah menambah Field Nomor
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
10
Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
8). Memformat Datasheet diatas, dengan perintah ; Format  Datasheet :
Misalnya Buatkan Cell effectnya Sunken :
1.3.6 Menutup Dabase Yang Sedang Aktif
Untuk menutup database yang sedang aktif adalah seperti berikut ini :
a. Pilih dan klik menu File, Close (Ctrl+F4).
b. Klik tombol Close (X) dari jendela database yang sedang aktif
c. Klik dua kali Icon Kontrol Menu yang berada di pojok kiri atas dari jendela
data-base yang sedang aktif.
1.4. Tugas Praktek
Sebelum mengerjakan praktek ini, Anda buatkan terlebih dahulu FOLDER KERJA anda
masing-masing di Directory C: (Beri nama depan anda)
Coba Anda buatkan database Transaksi Koperasi Unisba ;
Rancang :
(1) Tabel Karyawan,
(2) Header_Penjualan, dan
(3) Detail_Penjualan, berikut :
Tabel Karyawan (simpan dengan nama Tbl_Karyawan) :
No
1
2
3
4
Field
NIK
Nama
Bagian
Status
Type Data
Text (8)
Text (20)
Text (10)
Text (10)
Keterangan
Nomor Induk Karyawan
Nama Karyawan
Tempat kerja
Status Kepegawaian
- Primary Key : NIK
Tabel Header_Penjualan (simpan dengan nama Tbl_H_Jual) :
No
1
2
3
4
Field
NIK
No_Fak
Tgl_Fak
Bayar
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
11
Type Data
Text (8)
Text (5)
Date
Text (10)
Keterangan
Nomor Induk Karyawan
Nomor Faktur
Tanggal Faktur
Pembayaran (Tunai/Kredit)
Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Tabel Detail_Penjualan (simpan dengan nama Tbl_D_Jual) :
No
Field
Type Data
Keterangan
1
No_Fak
Text (5)
Nomor Faktur
2
Kod_Bar
Text (5)
Kode Barang
3
Nama_Bar
Text (30)
Nama Barang
4
Satuan
Text (10)
Satuan jumlah barang
5
Harga
Number
Harga Barang
6
Jumlah
Number
Jumlah Barang
Kemudian Isi Data pada rancangan tabel-tabel yang dibuat tersebut,
Caranya : Klik dua kali (Double clic) tabel yang ingin diisi :
Untuk Tabel data Karyawan :
Tbl_Karyawan
NIK
A985621
A975542
A995125
A965634
A965611
A985624
A955467
A975531
Nama
Adi
Dea
Elly
Gagan
Farhan
Dian
Lies
Mary
Bagian
Lab
UPT
Pustaka
Akademik
Umum
Keuangan
Lab
Adm
Status
Tetap
Kontrak
Tetap
Tetap
Kontrak
Tetap
Tetap
tetap
Untuk Tabel data Header Penjualan :
Tbl_H_Jual
NIK
A985624
A995125
A965634
A985621
A955467
A975531
No_Fak
F123
F124
F125
F131
F132
F133
Tgl_Fak
02/25/2004
02/26/2004
02/27/2004
03/02/2004
03/03/2004
03/04/2004
Bayar
Tunai
Kredit
Kredit
Tunai
Kredit
Kredit
Untuk Tabel data Karyawan :
Tbl_D_Jual
No_Fak
F123
F123
F124
F131
F131
F132
F132
F133
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
12
Kod_Bar
B001
B003
B002
B001
B004
B005
B003
B002
Nama_Bar
Kecap ABC
Indomie Kari ayam
Saos ABC
Kecap ABC
Susu Cramer
Gula
Indomie Kari ayam
Saos ABC
Satuan
Botol
Kardus
Botol
Botol
Kaleng
Kg
Kardus
Botol
Harga
2500
45000
3500
2500
5250
5100
45000
3500
Jumlah
2
3
1
1
2
4
3
2
Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Dari Hasil pekerjaan diatas :
1. Sebenarnya apa yang sedang anda lakukan ?
2. Apa yang dapat anda tarik kesimpulan dari pekerjaan tersebut ?
Kemudian, coba lakukan hal-hal berikut :
a.
Tambahkan satu-field (unsur baru) dalam Tabel Pegawai yaitu : Field Jenis
Kelamin
b. Tambahkan satu Record dalam Tabel Header Penjualan, yaitu untuk :
A965611
F134
03/06/2004
Kredit
1.5. Pustaka
- Aitken, Peter G., 1987. Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp., Jakarta.
- Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung.
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
13
Hal-