proses menulis pesan bisnis

PROSES MENULIS PESAN BISNIS
• Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk
pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor
akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung
maupun tidak langsung berhubungan dengan
organisasi kita
BAB III
MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS
• Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga
langkah dalam proses menulis yaitu:
1. Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
• Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada
berbagai macam pesan
PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS
• Perencanaan pesan bisnis adalah proses penetapan
berbagai kegiatan yang akan dilakukan sebelum
pesan bisnis tersebut diluncurkan.
• Purwanto (2006:69) proses perencanaan meliputi
kegiatan;
1.
2.
3.
4.
Menentukan tujuan
Menganalisis audiens
Menentukan ide pokok
Menyeleksi saluran dan media
1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis
1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis
• Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantu
dalam proses pengambilan keputusan yang mencakup:
a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan  jika pesan penting dan
mempunyai pengaruh yang besar bagi organisasi sebaiknya
disampaikan.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens  mengetahui
motif/tujuan audiens, supaya dapat menanggapinya dengan baik
dan tepat.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan  memasukkan
informasi yang tepat, sehingga isinya tidak kabur dan dapat
dimengerti.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang digunakan 
media / saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan
disesuaikan dengan tujuan yang dikehendaki, dapat berupa lisan
maupun tulisan.
Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan
Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator
1. Memberikan Informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Melakukan Persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagimana
dikehendaki.
3. Melakukan Kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang
dengan pihak lain.
Partisipasi Audiens
• Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;
Tinggi
Kolaborasi
Persuasi
Sedang
Rendah
Informasi
• Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang
diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan
oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.
Rendah
Sedang
Tinggi
Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
1
Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis
TUJUAN UMUM
Memberi Informasi
TUJUAN KHUSUS
Menyajikan penjualan bulan lalu ke
Manajer Pemasaran
Persuasi (Membujuk) Meyakinkan Manajer Pemasaran untuk
mengangkat karyawan baru bagian
penjualan.
Kolaborasi
Membantu Departemen Personalia
mengembangkan program pelatihan
bagi beberapa anggota baru.
Cara Menguji Tujuan
• Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis
dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat
menjawab lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai
akibat dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang
tepat?
5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu
pada tujuan organisasi?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau
batalkan untuk mengirimkannya)
Cara Menguji Tujuan
Cara Menguji Tujuan
• Djoko Purwanto (2011:89), apakah suatu tujuan yang
telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu
dilakukan pengujian dengan 4 (empat) pertanyaan
berikut:
a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?
 Penyampaian ide/gagasan disesuaikan dengan kemampuan
yang dimiliki (finansial, manajerial, sumber daya, teknis
operasional).
b. Apakah Waktunya Tepat?
 Penyampaian ide/gagasan disesuaian dengan ketepatan waktu
(misal: waktu krisis, tidak melakukan ekspansi pabrik).
 Penyampaian ide/gagasan yang disampaikan oleh yang
berkedudukan tinggi lebih dapat diterima, dari pada yang
berkekdudukan rendah.
d.Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi
Perusahaan?
 Penyampaian pesan mengacu pada tujuan organiasi secara
keseluruhan (kebijakan organisasi).
(Bila jawabannya “TIDAK”, sebaliknya di tunda atau
dibatalkan penyampaiannya)
Cara Mengembangkan Profil audiens
• Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dengan
audiens / komunikan.
• Audiens bisa individu atau organisasi.
• Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens
dan memprediksi reaksinya terhadap pesan
• Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
– Mengembangkan profil audiens.
– Memenuhi kebutuhan informasi audiens.
– Memuaskan kebutuhan motivasional audiens.
• Metode yang dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan / observasi, wawancara, survei.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
• Menentukan ukuran dan komposisi audiens.
 Besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan.
 Semakin banyak audiens, semakin beragam perilaku,
pendidikan, status, sikap.
• Mengenali audiens utama.
 Kenali dan pastikan orang yang paling berpengaruh atau
bertindak sebagai pengambil keputusan (posisi kunci).
• Menentukan tingkat pemahaman audiens.
 Memprediksi kemampuan serap audiens
• Memperkirakan reaksi audiens.
 Untuk menghindari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu
dilengkapi argumentasi yang didukung dengan bukti memadai
dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
2
Cara Mengembangkan Profil audiens
• Hubungan Komunikator dengan Audiens.
 Komunikator yang belum dikenal Audiensi, Audiensi harus
diyakinkan terlebuh dahulu.
 Komunikaotr dengan pemampilan meyakinkan, membuat
Audien termotivasi untuk menyimak pesan yang disampaikan.
Sehingga pesan tersampakan dengan baik.
Memenuhi Kebutuhan Informasi
• Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu
memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan
segera penuhi
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan
informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
dan berikan perhatian khusus.
Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens
• Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama
seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens.
• Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang
dapat dilakukan.
1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat
diterima oleh audiens.
• Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg
pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada
pertimbangan logika.
• Menjelaskan sebab-akibat (Misalnya: menaikkan pinjaman ke
bank)
2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
• Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih
diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga,
menaikkan status / gengsi, suka, benci, dan lain-lain
• Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan
komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok
persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan
diperoleh bila kegiatan dilakukan.
• Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
Menggali Ilham (brainstorming), yang memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan
dengan mempertimbangkan alternatif tentang tujuan, audiens,
dan fakta yang ada.
Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain:
Random List.
Membuat nulis ide-ide pokok dalam daftar mengenai segala
sesuatu yang dipikirkan.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
• Setiap pesan bisnis akan bermuara pasa satu tema
pokok yaitu ide pokok (main idea).
• Selain ide pokok dibutuhkan juga ide pendukung
(supporting idea).
• Topik dan Ide Pokok merupakan sesuatu yang
berbeda
• Topik adalah subjek pesan yang lebih luas.
• Ide Pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik
yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audiens.
CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.
Dengan membuat lembar kerja (worksheet) yang akan
membantu menjelaskan temuan (Findings), kesimpulan
(Conclusions), dan rekomendasi (Rekomendations) yang
akan diberikan.
Jurnalistic Approach.
Memberikan butir yang menengenai jawaban Siapa (who),
Apa (what), Kapan (when), Dimana (where), Bagaimana
(how) yang akan menjelaskan ide pokok.
Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi
berulang-ulang
3
Saluran Komunikasi lisan
• Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran
yaitu Saluran Lisan dan Saluran Tertulis.
• Saluran mana yang digunakan tergantung pada
tujuan pesan, waktu, formalitas dan harapan
audiensnya.
• Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis
media yang dapat dipilh seperti; surat, surat
elektronik, telepon, faximile, buletin.
Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan
KELEBIHAN
KELEMAHAN
• Menyediakan
umpan • Tidak menyediakan rekambalik dengan segera.
an komunikasi yg dapat
dibuktikan tanpa alat
perekam.
• Memungkinkan terjadinya • Mengurangi
kendali
kenyamanan berinteraksi.
komunikator pada pesan
• Meliputi berbagai isyarat • Seringkali mengabai kan
nonverbal.
kemungkinan memperbaiki
atau mengedit pesan
• Memungkinkan mengekspresikan emosi dibalik
pesan.
Kelebihan Dan Kelemahan Komunikasi Tertulis
Kelebihan
Kelemahan
• Memungkinkan membuat
rencana dan mengendalikan
pesan.
• Meningggalkan bukti yang
dapat diverifikasi
• Meminimalkan distorsi
pesan.
• Membutuhkan waktu untuk
umpan balik
• Dapat menjangkau
penerima yang secara
geografis jauh.
• Kekurangan isyarat nonverbal
• Membutuhkanketerampilan
khusus dlam menyiapkan,
dan memproduksinya
• Membutuhkan banyak
sumberdaya utk membuat
dan mendistribusikannya
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
• Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
• Tidak membutuhkan catatan permanen
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:
• Tidak diperlukan umpan balik secara langsung.
• Pesan terperinci dan kompleks.
• Memerlukan perencanaan yang seksama.
• Memerlukan catatan yg permanen.
• Penerima dalam jumlah yang banyak.
• Penerima sulit dijangkau
secara geografis.
karena
tersebar
• Ingin meminimalkan distorsi.
MEDIA
SALURAN LISAN
• Percakapan tatap muka
(pidato,rapat , dll)
• Telepon
• Audio, TV, komputer
• Teleconference
• Video conference
SALURAN TERTULIS
• Surat, memo, laporan
selebaran, proposal
• E-mail
• Telepon (SMS)
• Komputer
• Faks
• Telegram
• Pos biasa dan khusus
4
Pertimbangan dalam Pemilihan Media
• Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media
untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan
balik.
• Formalitas sebuah pesan.
• Keterbatasn media.
• Tujuan pengirim.
• Urgensi dan biaya.
• Preferensi /harapan penerima.
Gambar : Kekayaan media
Termasuk: catatan, memo,
surat, e-mail dan IM
Lebih
“kurus”
Dokumen Dokumen
tidak
yang
beralamat beralamat
Termasuk: pamflet, buletin,
dan laporan standar
Termasuk: percakapan,
rapat,presentasi,
videoconference
Telepon
dan email
Bertatap
muka
Lebih
kaya
Termasuk: voice mail
dan teleconference
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
5