konsep dasar informasi

KONSEP DASAR
INFORMASI
1
KONSEP DASAR INFORMASI



Bagi sebuah sistem, informasi akan menjadi
penentu hidup matinya.
Berakhirnya suatu sistem disebut dengan
entropi
Informasi berguna untuk menghindari proses
entropi atau negative entropy atau
negentropy
2
Definisi (1)

Informasi

data yg diolah menjadi bentuk yg lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerima/penggunanya

Siapakah penerima/pengguna?


Apa ukuran berguna bg manajemen?


Para pengelola organisasi yakni manajemen
Mendukung tugas utamanya yi decision making
(pembuatan keputusan)
Data yg diolah mjd bentuk yg lebih berguna bagi
manajemen untuk mengambil keputusan
3
Definisi (2)

Data




adl fakta real/fakt mentah/apa adanya
adl kenyataan yg menggambarkan suatu kejadian
adl kumpulan catatan kejadian
Kejadian:


sesuatu yg terjadi pd saat tertentu
dlm dunia bisnis, kejadian yg sering terjadi adalah
perubahan dari suatu nilai yg disebut transaksi
4
Istilah dalam organisasi(3)

Data:

Semua dokumen yg dipakai untuk mencatat
kejadian/transaksi adl dokumen data


Formulir pendaftaran, nota pembayaran, faktur
penjualan dll
Informasi:

Semua dokumen hasil olahan dari dokumen data
yg dipakai oleh manajemen untuk mengelola
organisasinya

Laporan-laporan
5
Siklus informasi (1)


Untuk mendukung pengambilan keputusan, data harus diolah mjd
bentuk lain yg lebih berguna (informasi). Pengolahan data menjadi
informasi memerlukan suatu model proses tertentu.
Contoh: Data perusahaan berupa faktur-faktur penjualan suatu
periode


blm berfungsi untuk ambil keputusan
perlu diolah menjadi informasi berupa:
 laporan penjualan tiap-tiap salesman


laporan penjualan tiap daerah


--> guna memutuskan besar komisi dan bonus untuk pr sales
---> guna memutuskan pelaksanaan promosi dan penjualan periode
berikutnya
laporan penjualan tiap jenis barang

--> guna memutusakan jumlah stok yg hrs tersedia
6
Contoh lain:



suhu ruangan diukur dg termometer Fahrenheit.
Datanya : suhu dlm Fahreinhet
data tsb tidak berguna bagi orang yg biasa dg
suhu Celcius
agar berguna perlu dilakukan pengolahan
menjadi derajad Celcius yaitu dg model
matematik rumus perhitungan konversi Suhu
7
Jika proses pengolahan tsb berulang kali terjadi
mk akan terjadi siklus informasi atau siklus
pengolahan data
8
Dasar data
Data (ditangkap) --> proses (model) --> Output
(information) --> Penerima -->
Keputusan tindakan --> Hasil tindakan --> Data
(ditangkap) --> proses(model) -->
Output (information) --> Penerima --> dst
9
Kualitas Informasi


Variabel penentu kualitas
 Akurasi
 Ketepatan waktu
 Relevansi
Informasi dikatakan berkualitas jika
 Akurat, relevan & tepat waktu
10

Akurat




Sesuai dg kondisi senyatanya
bebas dr kesalahan
tidak bias/menyesatkan
jelas mencerminkan maksudnya
11

Tepat pd waktunya





Sesuai dg waktu dibutuhkannya
Sesuai dg waktu keputusan akan dibuat
Informasi yg sama jika diterima dlm waktu yg
berbeda, akan berbeda maknanya.
 informasi usang tidak akan ada gunanya
Apa ukuran informasi dikatakan usang/tidak?
 tgt waktu pengambilan keputusan
faktor waktu inilah yg menjadikan informasi
menjadi mahal
 --> diperlukan teknologi mutakhir untuk
mendapatkannya
12

Relevan


sesuai dg siapa yg membutuhkan (pemakainya)
misal:
 informasi sebab kerusakan mesin
 tidak berguna bagi akuntan perusahaan
 ttp sangat relevan untuk ahli teknik perusahaan
 informasi harga pokok produksi
 tidak relevan bagi ahli teknik
 tetapi sangat relevan untuk akuntan
perusahaan
13
Nilai Informasi

Ditentukan dua hal:



manfaat (benefit)
biaya (cost)
Informasi dikatakan bernilai jika:


Manfaat > biaya
manfaat yg dirasakan lebih besar drpd biaya
mendapatkannya
14

Untuk menilai diperlukan



analisis cost benefit ratio (cost effectiveness)
(perbandingan biaya manfaat)
Untuk bisa menghitung perbandingan tsb,



idealnya digunakan pendekatan kuantitatif
Realitanya, menghitung biaya secara kuantitatif adl mudah,
ttp menghitung manfaat scr kuantitatif tidak mudah
Solusinya?
 Gunakan gabungan pendekatan kuantitatif dan pendekatan
kualitatif
15
Fungsi entropi informasi


Entropi = ketidakteraturan/acak/ketidakpastian
Informasi mrpk fungsi entropi


Informasi = f(entropi)
Informasi sebanding dg entropi


Jika entropi bernilai tinggi, informasi juga akan tinggi,
sebaliknya jika entropi rendah, informasi juga rendah
Artinya banyaknya informasi yg dibutuhkan
mencerminkan banyaknya ketidakteraturan yg
terjadi,

semakin tinggi entropi semakin banyak dibutuhkan
informasi
16
Redudancy data/informasi


Redudancy = kerangkapan/duplikasi
Secara teoritik, redudancy data adalah hal yg buruk





Mengapa?
karena akan menyebabkan pemborosan (ruang simpan & waktu
proses) shg perlu dihilangkan,
ttp kenyataannya redudancy tdk mungkin dihilangkan
sepenuhnya
Redudancy masih diperlukan untuk menjaga keterkaitan
(hubungan) antar data
solusi :

Diminimalkan
17
Reduksi data/informasi

reduksi kuantitas data/informasi tersimpan dan
tampilan untuk penggunaan manusia terjadi krn
adanya keterbatasan kapasitas sistem informasi
dan manusia sbg pengolah data
18

Metode :
 klasifikasi
dan kompresi
 peringkasan dan penyaringan
keorganisasian
19

Klasifikasi & kompresi
 model penggolongan dan tingkat peringkasan tgt
pada kebutuhan/tingkatan pengambil keputusan,
 penggolongan dan peringkasan ini berfungsi
untuk mengurangi volume data tersimpan
20

peringkasan dan penyaringan keorganisasian
 efisiensi komunikasi tgt pd metode
keorganisasian untuk mendapatkan data dan
saluran komunikasi yg disediakan bagi mereka
 bila tidak ada prosedur resmi untuk
menggolongkan, meringkas, dan menyampaikan
pada para pengambil keputusan, maka isyaratisyarat dapat tersaing oleh elemen-elemen
keorganisasian
21

misal, keluhan pelanggan atas pelayanan
wiraniaga cabang, mungkin akan dihambat masuk
ke tingkat pusat oleh manajer cabang krn tak
ingin informasi tsb menjadi bumerang bagi
dirinya.
22

Penyajian informasi

Demi efektifitas & efisiensi, diperlukan metode
dalam pengiriman dan penerimaan
 summarization :
peringkasan, ini dibuat sesuai kepentingan pihak
manajemen mana yg membutuhkan
 message routing :
pemberian informasi kepada hanya yang
memerlukan
23