BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi 2.1.1 Definisi dan
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi 2.1.1 Definisi dan Tujuan Komunikasi Komunikasi adalah salah satu dari aktivitas manusia yang dikenali oleh semua orang namun sangat sedikit yang dapat mendefinisikannya secara memuaskan. Komunikasi memiliki variasi definsi yang tak terhingga seperti saling berbicara satu sama lain, televisi, penyebaran informasi, gaya rambut kita, kritik sastra dan masih banyak lagi.7 Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain dalam kehidupan sehari-hari baik di lingkungan rumah, kantor, maupun dimana saja manusia berada. Komunikasi merupakan elemen yang selalu dilakukan oleh manusia. Sebagai makhluk sosial, manusia tidak dapat lepas dari orang lain, tidak lepas dalam melakukan suatu hubungan. Dengan alasan tersebutlah manusia memerlukan komunikasi. Peran komunikasi sangat penting bagi manusia dalam kehidupannya sehari-hari, sesuai dengan fungsi komunikasi yang bersifat persuasif, edukatif, dan informatif. Sebab tanpa komunikasi maka tidak ada proses interaksi, saling tukar ilmu pengetahuan, pengalaman, pendidikan, persuasi, informasi dan lain sebagainya.8 7 Jhon Fiske, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2012, Ed.3, Hal.1 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005, Hal.82 8 10 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 11 Hakikat komunikasi sebenarnya adalah usaha membuat pemberi dan penerima komunikasi memiliki pengertian (pemahaman) yang sama terhadap pesan tertentu. Komunikasi dapat dilakukan dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja. Tidak ada manusia yang lepas dari komunikasi. Komunikasi menunjukkan seberapa baiknya suatu hubungan. Semakin lancar dan tepat komunikasi yang dilakukan, akan semakin baik pula hubungan kerja. Oleh sebab itu, dapat dikatakan, keberhasilan membina kerja sama akan ditentukan oleh keberhasilannya dalam melakukan komunikasi.9 Communication meaning is the purposeful activity of information exchange between two or more participants in order to convey or receive the intended meanings through a shared system of signs and semiotic rules.10 Arti dari komunikasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk melakukan pertukaran informasi antara dua atau lebih peserta untuk menyampaikan atau menerima makna yang dimaksudkan melalui sistem bersama tanda dan aturan semiotik. Definisi Komunikasi menurut Benard Berelson dan Gary A. Steiner, adalah transmisi atau penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan lambang-lambang, kata-kata, gambar, bilangan, grafik dan lainnya.11 Tindakan atau proses transmisi itulah yang biasanya disebut komunikasi. Menurut Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, menjelaskan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan, 9 Saydam Gouzali, Manajemen Sumber Daya Manusia, Djambatan, 2000, Hal.425 Harper Douglas, Communication, Journal of Etymology Retrieved, 2013, Vol.6 11 Rosady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, Ed.Revisi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002, Hal.17 10 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 12 pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) secara tatap muka (face to face) atau menggunakan media-media lain sehingga menimbulkan efek-efek tertentu yang akan timbul dengan hasil pemikirannya.12 Jadi, dari empat definisi tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian komunikasi merupakan proses penyampaian informasi yang dilakukan oleh komunikator atau orang yang memberikan informasi dengan menggunakan angka, gambar, tulisan atau secara lisan, melalui media tertentu kepada objek sasaran yang ingin dituju (komunikan). Dengan maksud untuk mengubah atau membentuk perilaku audience sesuai dengan apa yang di inginkan oleh komunikator agar tujuan dari penyampaian pesan tersebut dikatakan berhasil atau tepat sasaran. Komunikasi mempunyai suatu tujuan. Tujuan mengadakan komunikasi secara umum adalah untuk dapat membina kerja sama antara individu dengan individu lain. Namun apabila disimak lebih dalam, maka tujuan komunikasi akan meliputi antara lain:13 1. Menginformasikan sesuatu hal kepada orang lain 2. Mempengaruhi perilaku orang lain, agar orang tersebut dapat berbuat seperti apa yang kita inginkan 3. Memberikan dukungan moril kepada seseorang sehingga yang bersangkutan menjadi bersemangat 4. Mempengaruhi sikap seseorang sesuai dengan isi komunikasi 12 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT.Remaja Rosadakarya, Bandung, 2006, Hal.28 13 Saydam Gouzali, op.cit, Hal.426 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 13 5. Menyamakan persepsi dan pengertian antara orang yang sedang berkomunikasi. Maka dari itu komunikasi sangatlah penting keberadaannya dalam setiap aktivitas manusia untuk dapat bertukar informasi serta berguna untuk menyamakan persepsi satu sama lain, tanpa komunikasi seluruh aktivitas manusia akan terputus dan tidak terlaksana dengan baik karena tidak ada persamaan dalam pengertiannya masing-masing. 2.1.2 Fungsi Komunikasi Seperti yang telah diungkap sebelumnya, bahwa komunikasi berperan penting dalam kehidupan manusia. Komunikasi juga berfungsi sebagai:14 1. Informasi, yakni pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta dan pesan opini serta komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi secara jelas 2. Sosialisasi, yakni penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang aktif, sehingga ia sadar akan fungsi sosialnya dan dapat aktif dalam masyarakat 3. Motivasi, yakni menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang untuk menentukan pilihan dan keinginannya serta mendorong kegiatan individu 4. Diskusi, yakni menyediakan wadah dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk persetujuan. 14 H.A.W. Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta, 2008, Hal.9 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 14 Komunikasi memberikan informasi, menyediakan sumber ilmu pengetahuan yang berguna untuk mengubah perilaku dan pola pikir seseorang yang didalamnya disertai motivasi untuk mendorong dalam menentukan pilihan. Dapat menambah pengetahuan dan merubah sikap serta perilaku kebiasaan dan sebagai wadah dalam bertukar pikiran untuk mendapatkan kesatuan dan persamaan yang dapat membangun hubungan baik dengan sesama manusia. Komunikasi memiliki peran dominan dalam kehidupan manusia, sehingga fungsi komunikasi adalah mencapai tujuan peran tersebut. Untuk membantu supaya komunikasi dapat efektif ada beberapa ketentuan untuk memudahkannya. Hal tersebut merupakan persyaratan dasar dalam berkomunikasi, yaitu antara lain:15 1. Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan 2. Kemampuan menarik perhatian 3. Kemampuan mempengaruhi pendapat 4. Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan komunikasi berfungsi untuk menciptakan saling pengertian satu sama lain, agar tujuan yang direncanakan dapat terlaksana dengan baik, dengan tindakan yang dikoordinir dan terstruktur serta diskusi kelompok yang dilakukan dalam setiap aktivitasnya. Selain itu dapat mengetahui atau mempelajari peristiwa di lingkungan sehingga seseorang mampu menyampaikan pikiran atau perasaannya agar tidak terasing atau terisolasi dari lingkungan. 15 Maria Assumpta Rumanti, Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik, Grasindo, 2002, Hal.107 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 15 2.2 Humas Pemerintah 2.2.1 Definisi Humas Pemerintah Hubungan masyarakat adalah seni dan ilmu berbagi hasil diskusi, melindungi dan menjaga berita dan informasi yang relevan tumbuh melekat pada citra, dalam kesadaran membangun reputasi.16 Maka dari itu Humas masa kini lebih mementingkan adanya komunikasi dua arah. Berbeda dengan Humas dimasa lampau yang berkomunikasi satu arah, saat ini seorang Humas juga membuka diri untuk menerima masukan dan saran, berdiskusi untuk mencapai pemahaman yang optimal terhadap suatu permasalahan. Sehingga Humas sekarang bukan lagi sebagai “penyambung lidah” namun lebih merupakan penghubung ide dan kebijakan, sehingga keberadaan Humas mampu membawa perubahan kepada organisasi atau institusi yang diwakilinya kearah perbaikan melalui konseling yang disampaikan oleh Humas itu sendiri. Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian Humas di institusi pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan pemerintah. Memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana, serta hasil kerja institusi serta memberikan pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan perundang-undangan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat.17 Humas pemerintah adalah aktifitas lembaga yang melakukan fungsi manajemen dalam bidang komunikasi dan informasi. Humas pemerintah berperan 16 17 Deborah Weinstein, Strategic Objectives (terj), 2011, Vol.3 Frida Kusumawati, Dasar-dasar Humas, PT.Ghalia Indonesia, Jakarta, 2002, Hal.37 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 16 membuka akses saluran dan komunikasi dua arah, antara instansi pemerintah dan publik atau sebaliknya, baik secara langsung mau pun tidak langsung. Perbedaan utama antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah (perusahaan komersial swasta) yaitu tidak ada sesuatu yang diperjualbelikan atau transaksi terjadi, baik berbentuk produk barang maupun jasa pelayanan yang ditawarkan kepada pihak yang membutuhkan secara komersial.18 Saat ini peran Humas di institusi-institusi pemerintahan tidak bisa dipandang sebelah mata. Seiring dengan tuntutan reformasi termasuk reformasi dibidang birokrasi, pemerintah wajib menyelenggarakan aktivitasnya dengan memenuhi kriteria asas-asas pemerintahan yang baik dengan “transparancy” menjadi salah satu ukuran dari suatu penyelenggaraan pemerintahan. Masyarakat berhak mengetahui informasi apapun dari pembuat dan pelaku kebijakan, begitu juga sebaliknya pemerintah wajib mencari tahu apa yang sedang terjadi, bagaimana kedudukan instansinya di mata masyarakat, seperti apa pemberitaan yang ada ataupun opini publik yang tercipta. Selain keluar, Humas pemerintahan juga harus memungkinkan untuk memberi masukan mengenai kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan. Di dunia pemerintahan, Humas bertugas menjalankan kegiatan kebijakan publik dan pelayanan publik. Salah satu kegiatan Humas pemerintah 18 Rosady Ruslan, Etika Kehumasan & Aplikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001, Hal.99 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 17 dalam bidang kebijakan publik adalah memberikan berbagai informasi tentang kebijakan pemerintah yang mengikat rakyat atau masyarakat.19 Seorang Humas profesional adalah perantara atau jembatan antara lembaga pemerintah dengan masyarakat, baik kedalam maupun keluar. Ia harus mampu menjelaskan rencana kebijakan publik dan pelayanan publik, serta ia pun harus mampu mengetahui keinginan dan kepentingan masyarakat, yang kemudian akan ia sampaikan kepada pimpinan puncak sebagai masukan bagi pembuatan kebijakan publik dan pelayanan publik.20 2.2.2 Tugas Humas Pemerintah Sebagai organisasi pemerintah yang melayani informasi publik, Humas pemerintah sebagai “corong” dituntut peka akan situasi yang berkembang dan memainkan perannya dalam globalisasi informasi.21 Maka suatu kewajaran apabila pemerintah harus tetap terhubung dengan masyarakat dan setiap aspeknya menyentuh langsung kehidupan masyarakat. Humas menjadi palang pintu bagi hubungan yang harmonis antara pemerintah dengan publik atau masyarakat. Didalam aktivitasnya, Humas di pemerintah perlu sekali diadakan penelitian-penelitian tentang opini publik tehadap instansi secara keseluruhan.22 Dalam bukunya Konsep Dasar-dasar Public Relations menurut Maria Assumpta lima tugas pokok dari seorang Humas pemerintah yaitu:23 19 Elvinaro Ardianto, Hand Book of Public Relations, Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2011, Hal.239 20 Ibid, Hal.241 21 Ima Hardiman, Karier Public Relations The Most Wanted Job, Gagas Ulung, Jakarta, 2007 Hal.23 22 Oemi Abdurrachman, Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung, 2001, Hal.112 23 Maria Assumpta Rumanti, Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik, Grasindo, 2002, Hal.39 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 18 1. Menyelenggarakan dan memiliki tanggung jawab atas penyampaian informasi baik secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mendapat pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan 2. Humas bertugas memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat yang menyangkut pandangan instansi di mata publiknya, agar dapat diterapkan kebijakan atau sistem yang lebih efektif 3. Bertugas untuk memperbaiki citra organisasi, dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan komponen yang kompleks. Citra instansi bisa merupakan citra pimpinan, ada citra yang menjadi keinginan, harapan dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayan adalah citra dari kenyataan identitas instansi 4. Mengemban tanggung jawab sosial, merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut, terutama kelompok publik sendiri 5. Komunikasi dimana Humas mempunyai bentuk komunikasi yang khusus seperti halnya komunikasi timbal balik. Maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya dan menjadi suatu hal yang sentral dalam kerja seorang Humas. Humas di pemerintahan dengan demikian dapat disimpulkan menjadi pemberi informan kepada masyarakat sekaligus penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena pemerintah adalah agen dari http://digilib.mercubuana.ac.id/ 19 masyarakat itu sendiri. Masyarakat memberikan haknya untuk diwakilkan kepada orang-orang pemerintahan agar bisa diselenggarakan dengan sebaik-baiknya. Maka suatu kewajaran apabila pemerintah harus tetap terhubung dengan masyarakat dan setiap aspeknya menyentuh langsung kehidupan masyarakat. Humas menjadi palang pintu bagi hubungan yang harmonis antara pemerintah dengan publik atau masyarakat. Humas dalam pemerintahan dilakukan, baik ke dalam maupun keluar. Kegiatan Humas pemerintah yang bersifat ke dalam, berupa mengadakan analisis terhadap kebijakan partai politik yang sudah dan sedang berjalan dan mengadakan perbaikan sebagai kelanjutan dari analisis yang dilakukan terhadap kebijakan publik, baik yang sedang berjalan maupun terhadap perencanaan kebijakan publik yang baru. Sedangkan kegiatan Humas pemerintah yang bersifat ke luar berupa memberikan atau menyebarkan pernyataan-pernyataan secara jujur dan objektif kepada publik, serta mencari tahu keinginan dan seperti apa berita-berita yang sedang beredar ditengah publik dengan dasar mengutamakan kepentingan publik. Maka dari itu disetiap tugasnya diperlukan beberapa syarat kemampuan Humas pemerintah:24 1. Mampu mengamati dan menganalisa persoalan yang berhubungan dengan instansinya 2. Kemampuan melakukan komunikasi timbal balik yang mendukung kedua belah pihak 24 Rini Darmastuti, Etika PR dan E-PR, Gava Media, Jogjakarta, 2006, Hal.140 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 20 3. Kemampuan untuk mempengaruhi dan menciptakan pendapat umum (opini publik) yang menguntungkan instansinya 4. Kemampuan menjaga hubungan baik dan kerjasama yang didasari dengan rasa saling percaya dengan semua pihak yang terkait 5. Kemampuan memantau citra instansi di mata masyarakat 6. Menyampaikan dan memonitor pendapat umum yang berkembang, agar peraturan yang dikeluarkan sesuai dengan kenyataan serta dapat diterima oleh masyarakat 7. Menyampaikan informasi atau pesan dari masyarakat kepada pemerintah sebagai masukan bagi instansi yang bersangkutan. 2.2.3 Fungsi Humas Pemerintah Humas pemerintahan pusat dapat dijelaskan bahwa Humas pada departemen-departemen mempunyai dua tugas, pertama, menyebarkan informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai dan yang kedua menerangkan dan mendidik publik mengenai perundangundangan, peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari. Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan Humas pemerintahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya pada ruang lingkup kerja saja. Di dunia pemerintahan, Humas bertugas menjalankan kegiatan kebijakan publik dan pelayanan publik. Salah satu kegiatan Humas pemerintah dalam bidang kebijakan publik adalah memberikan berbagai informasi tentang kebijakan pemerintahan yang mengikat rakyat atau masyarakat. Humas pemerintah juga http://digilib.mercubuana.ac.id/ 21 harus memberikan pelayanan terbaik, dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit untuk memberikan kepuasan kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau publik.25 Menurut pakar Humas Internasional Cutlip & Center and Canfield mengatakan fungsi Humas pemerintah dapat dirumuskan sebagai berikut:26 1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama, fungsi tersebut melekat pada manajemen lembaga atau organisasi 2. Membina hubungan harmonis antara badan organisasi dengan pihak publiknya sebagai khalayak sasarannya 3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, berita, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan atau organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. Humas pemerintah juga mempunyai fungsi untuk mengamankan kebijakan dan menyebarluaskan pesan atau informasi yang berkaitan dengan kebijaksanaan tersebut. Humas harus menjadi sosok komunikator dan juga sekaligus menjadi 25 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006,Hal.37 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi Aplikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005, Hal.19 26 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 22 mediator yang proaktif dalam menghubungkan kepentingan instansi dan juga menampung aspirasi dan pendapat, serta memperhatikan keinginan dan tuntutan masyarakat. 2.2.4 Humas Sebagai Proses Manajemen Dalam organisasi, Public Relations turut mendukung manajemen untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dukungan tersebut diwujudkan dalam programprogram yang dijalankan oleh Public Relations. Cutlip & Center menawarkan sebuah model berisi 4 langkah yang dapat digunakan agar pelaksanaan sebuah program menjadi lebih efektif, yaitu:27 1. Fact Finding (Pengumpulan fakta atau mengidentifikasikan masalah) Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan memantau pengetahuan, opini, sikap dan perilaku pihak-pihak yang terkait dengan, dan dipengaruhi oleh, tindakan dan kebijakan organisasi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses pemecahan problem dengan menentukan “Apa yang sedang terjadi saat ini?” 2. Planning and Programming (Perencanaan dan pemrograman) Informasi yang dikumpulkan pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikasi, taktik dan sasaran. Langkah ini akan mempertimbangkan temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua ini akan menjawab pertanyaan “Berdasarkan apa yang kita 27 Scott M. Cutlip, Allen H.Center, Glen M.Broom, Effective Public Relations terj edisi 9, Kencana Media Group, Jakarta, 2007, Hal.320 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 23 tahu tentang situasi, dan apa yang harus kita lakukan atau apa yang harus kita ubah dan apa yang harus kita katakan?” 3. Communicating (Pelaksanaan) Langkah ini meliputi penerapan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk mencapai tujuan spesifik untuk masing-masing publik dalam rangka mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah “Siapa yang harus melakukan dan menyampaikannya, dan kapan, dimana, dan bagaimana caranya?” 4. Evaluating the Program (Mengevaluasi program) Langkah terakhir ini meliputi evaluasi terhadap langkah-langkah sebelumnya yaitu pada langkah perencanaan, dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembari program diterapkan dan disarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?” 2.3 Media Monitoring 2.3.1 Definisi Media Monitoring Pemberitaan tentang suatu organisasi atau perusahaan jarang sekali diketahui oleh pimpinannya. Tidak hanya pemimpin organisasi atau perusahaan yang biasanya tidak sadar akan pemberitaan, sampai pada akhirnya seringkali tidak diketahui tentang keefektifan komunikasinya. Karena tidak memperhatikan http://digilib.mercubuana.ac.id/ 24 sudut pandang publik, maka komunikasi Humasnya hampir dapat dipastikan akan mengalami kegagalan. Untuk mengetahui apakah upaya yang dijalankan Humas optimal, diperlukannya evaluasi mengenai program yang sudah dilakukan. Seorang Humas wajib untuk mengkaji ulang, merekap dan mengevaluasi berita mengenai organisasi yang muncul di media cetak ataupun elektronik. Hal tersebut dinamakan media monitoring. Pemantauan Media adalah alat yang bermanfaat untuk mengevaluasi upaya dan kemajuan perusahaan. Media monitoring adalah proses membaca, menonton atau mendengarkan isi berita sumber media dan kemudian mengidentifikasi lalu menyimpan.28 Sebagai salah satu kegiatan Humas, media monitoring adalah kegiatan meneliti, mengontrol dan juga merupakan cara evaluasi terhadap perkembangan melalui media yang berkaitan dengan organisasi. Kegiatan media monitoring juga untuk melengkapi analisis pengukuran reputasi, sehingga dapat diketahui apakah hasil tiap-tiap peliputan itu merupakan berita yang positif, negatif atau netral. Humas perlu untuk menjadi mata dan telinga dari sebuah organisasi dan salah satu yang harus dilakukan adalah melalui monitoring. Melalui media monitoring, Humas dapat memantau pemberitaan dan mengetahui opini serta kritik yang langsung ditujukan kepada organisasi atau perusahaan. Akibat yang dirasakan oleh organisasi atau instansi jika tidak mempedulikan apa yang dipikirkan dan diperbincangkan publik bisa dirasakan dalam jangka waktu yang lama. 28 William J. Comcowich, Media Monitoring (terj): Journal of The Complete Guide, Brewer's Stratford Marina, 2010, Vol.3 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 25 Media monitoring secara generik dapat diartikan sebagai pengawasan atau pemantauan. Istilah ini sekalipun istilah asing, sudah sering terdengar dalam percakapan publik. Berbagai pihak menggunakannya untuk berbagai peruntukan. Untuk sebuah kerja serius yang coba diangkat program ini, definisi generik seperti diatas tentu saja tidak memadai, diperlukan suatu definisi operasional tentang apa itu monitoring.29 Media monitoring meyediakan layanan monitoring dengan hasil dokumentasi, analisis atau salinan dari konten media yang menarik bagi para klien. Media monitoring dilakukan secara terus menerus dan merekam atau mencatat secara tersrtuktur. Media monitoring merupakan salah satu jalan yang dapat ditempuh oleh Humas dalam mengkaji, merekap dan menganalisa publisitas yang telah beredar di media. Sejatinya media monitoring memiliki definisi sebagai pengawasan atau pemantauan. Media monitoring pemberitaan di media dapat dilakukan dengan beberapa cara yakni:30 1. Rekapitulasi berita dalam bentuk kliping, hal ini dapat diperoleh dari pusat informasi, perpustakaan, atau tempat media itu sendiri 2. Mengikut pemberitaan media yang ada dalam kurun waktu tertentu 3. Menggunakan metode content analysis (latent and manifest analysis) untuk mengevaluasi kandungan isi media 4. Membuat rekomendasi terhadap hasil dari analisis tersebut 5. Menggunakan jasa lembaga riset yang berkompeten 29 30 Siti Karnilah, Komunikasi Massa, Universitas Terbuka, Jakarta, 2000, Hal. 15 Lars Vage, News search, Blog and feeds toolkit (terj), Chandos Publishing, 2010, Hal.102 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 26 6. Menentukan prediksi dengan menciptakan trend pemberitaan media. Upaya-upaya yang dilakukan organisasi atau instansi untuk melakukan evaluasi dan media monitoring adalah:31 1. Menghitung media yang mempublikasi, ada beberapa kesempatan dimana organisasi atau instansi mengundang beberapa wartawan untuk meliput acaranya. Apabila sebagian besar media massa mempublikasikan acara tersebut, maka dapat dikatakan Humas telah sukses memperoleh pemberitaan yang maksimal 2. Posisi berita atau tulisan, semakin strategis posisinya, maka akan memberikan dampak pemberitaan yang kuat bagi pembaca, pendengar atau pemirsa karena mudah mendapat perhatian 3. Melihat kolom atau durasi siaran berita atau tulisan. Semakin besar kolom berita atau semakin panjang durasi pada tulisan, maka akan semakin membuat publik lebih memperhatikan serta berdampak cukup kuat 4. Metode analisa isi yang bertujuan mengetahui kecenderungan opini publik atas informasi media massa, mengetahui kecenderungan isu yang makin menghangat atau mulai menurun pemberitaan dan mengetahui posisi organisasi atau instansi di mata publik eksternal. Fungsi media monitoring adalah mengemas ulang bacaan yang dikliping dapat berupa artikel, berita atau foto. Agar termonitor dengan baik maka sumber harus jelas (nama koran, majalah atau yang lain, tanggal terbit, halaman), tenaga 31 Commite on the Judiciary, News Monitoring: Journal of Hearing before the subcommittee on Patents (terj), U.S. G.P.O, 2010, Vol.4 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 27 yang telaten, teliti dan kreatif, profesional (dapat memilih tema yang akan dimonitoring, misalnya sesuai pengguna atau misi lembaga). Media monitoring sebagai sumber informasi bisa dijadikan alternatif pengganti buku untuk pengetahuan. Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan pada organisasi atau perusahaan, maka informasi atau berita yang dihasilkan oleh kegiatan media monitoring dapat:32 1. Menggambarkan Informasi atau berita yang deskriptif membantu pimpinan menentukan apakah sesuatu akan salah atau apakah kondisi lingkungan akan berubah 2. Menjelaskan atau menerangkan Informasi atau berita yang jelas akan sangat berhubungan dengan kemampuan seseorang untuk menyusun atau merancang suatu kebijakan 3. Memperkirakan Informasi dan berita yang prediktif, membantu pimpinan memprediksi dan mengestimasi keadaan masa akan datang dihubungkan dengan keadaan masa lalu 4. Mengevaluasi Informasi dan berita yang evaluatif, membantu pimpinan mengadakan evaluasi periodik mengenai kerja dan aktivitas penting lainnya, baik 32 Bambang Hartono, Sistem Informasi Media Monitoring Manajemen Berbasis Komputer, Rineka Cipta, Jakarta, 2013, Hal.21 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 28 yang nampak sekarang maupun yang akan terjadi pada masa mendatang 5. Mengadakan pembaharuan Informasi atau berita yang inovatif adalah berupa ide atau gagasan baru, rancangan dan hipotesis yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat usaha pengembangan pembangunan. Pimpinan akan dapat mengambil keputusan sehubungan dengan masalah yang dihadapinya, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Tanpa hasil yang memenuhi syarat, akhirnya pimpinan akan menggunakan perkiraan untuk mengambil keputusan, sehingga akan mengakibatkan tidak dijaminnya ketepatan keputusan yang telah diambil. Kriteria kegiatan media monitoring yang baik diungkapkan oleh Parker yaitu:33 1. Ketersedian 2. Mudah dipahami 3. Relevan 4. Bermanfaat 5. Tepat waktu 6. Keandalan 7. Akurat 8. Konsisten. 33 Ibid, Hal.25 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 29 Dari penjelasan di atas, penulis menyimpulkan bahwa media monitoring pada media sangatlah penting. Dengan melakukan media monitoring, praktisi Humas dapat membuat suatu tolak ukur keberhasilan kinerja organisasi atau perusahaannya. Melalui media monitoring, kita dapat mengetahui media mana yang memihak kepada organisasi, dan mana yang kurang memihak organisasi juga dapat melihat kemanakah ketertarikan media kepada organisasi tersebut. Dengan melakukan media monioring, Humas akan terbantu untuk mengkaji dan menyusun strategi selanjutnya dalam melakukan suatu tindakan. 2.3.2 Definisi Kliping Dalam melakukan media monitoring, Humas perlu melakukan kegiatan kliping dimana pengertian kliping adalah suatu kegiatan memilih, menggunting, menyimpan dan kemudian memperbanyak mengenai suatu berita (news) atau karangan (artikel), serta foto berita (photo press) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat di berbagai media cetak, seperti surat kabar, majalah berita, tabloid dan lain sebagainya yang kemudian di kliping. Organisasi atau instansi setiap harinya diadakan monitor dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas Humas, khususnya yang menyangkut fungsi pelayanan dan pendapat umum yang tertera dalam berbagai media massa. Kliping adalah pemotongan dari artikel dari publikasi kertas. Kliping koran yang sering digunakan ketika orang harus menulis laporan atau melakukan presentasi pada acara saat sekolah . Kliping juga dapat disimpan oleh orang http://digilib.mercubuana.ac.id/ 30 dewasa untuk referensi di masa mendatang, atau karena alasan sentimental seperti sebuah artikel tentang acara sejarah pembuatan.34 Kliping merupakan salah satu kegiatan Humas yang berkaitan dengan mengkaji dan merekap dan kemudian mengevaluasi perkembangan dari kemajuan bisnis organisasi atau perusahaan, aktivitas dan program acara tertentu baik bersifat komersial maupun nonkomersial yang telah dimuat atau dipublikasikan diberbagai media massa. Pengamatan, analisis dan evaluasi tersebut kemudian disimpan sekaligus dijadikan rujukan penting atau informasi yang diperlukan untuk membuat rencana program kerja Humas berikutnya. Untuk melaksanakan kegiatan ini, ada petugas khusus yang membuat kliping, dan membaca serta menganalisa pendapat dan tulisan yang termuat di berbagai media massa, baik yang berupa tajuk rencana, surat pembaca, pokok dan artikel-artikel. Kliping akan membantu melacak seberapa besar perhatian dan cakupan pemberitaan tentang organisasi atau perusahaan termasuk juga berita dalam industri sejenis. Melalui kliping akan ditentukan apakah berita tersebut positif atau tidak. Selanjutnya dalam periode tertentu, misalnya satu minggu atau satu bulan, kita dapat mengelompokkan dan menghitung aneka berita yang ada di dalam kliping tersebut.35 34 Rillan E. Wolseley, The other day someone anonymously sent us a Newspaper Clipping, The execution, 2002, Hal.25 35 Silvia Rita Fariani, Panduan Praktis Public Relations, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta, 2009, Hal.111 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 31 2.3.3 Kelemahan Kliping Menurut Prayudi, media monitoring merupakan yang paling umum digunakan untuk mengevaluasi program Humas. Biasanya media tersebut berbentuk kliping koran, transkrip atau rekaman siaran media elektronik. Data tersebut menunjukan seberapa banyak liputan berhasil dicapai. Namun data jenis ini hanya menunjukkan kualitas kliping. Kliping dan transkrip hanya memainkan peran kecil untuk mengukur output dari program Humas. Dalam pandangan kualitatif jumlah yang banyak tidak lantas menunjukkan peliputan yang baik terhadap organisasi. Pandangan positif dan negatif menyatu dalam tumpukkan kliping koran.36 Kliping merupakan salah satu kegiatan Humas yang berkaitan dengan mengkaji dan merekap dan kemudian mengevaluasi perkembangan dari kemajuan bisnis organisasi atau perusahaan, aktivitas dan program acara tertentu baik bersifat komersial maupun non komersial yang telah dimuat atau dipublikasikan diberbagai media massa. Pengamatan, analisis dan evaluasi tersebut kemudian disimpan sekaligus dijadikan rujukan penting atau informasi yang diperlukan untuk membuat rencana program kerja Humas berikutnya.37 Kliping pada umumnya dikerjakan oleh petugas yang sudah ahli dan teliti, namun ketersedian petugas tersebut masih dirasa sangat kurang karena banyaknya pekerjaan yang harus dikerjakan, kadang kegiatan ini menjadi urusan yang terbelakang. Penggunaan kertas pada kliping juga membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar dan sulit untuk diulas kembali, pemakaian kertas 36 Prayudi, Penulisan Naskah Public Relations, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007, Hal.157-158 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005,Hal.227 37 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 32 pada umumnya juga berpengaruh terhadap kelestarian lingkungan, serta pembuatan kliping dirasa sangat menyita banyak waktu. Organisasi atau perusahaan akan merasakan betapa sulitnya memantau perkembangan pasar masa kini tanpa teknik media monitoring yang tepat dan efisien. Oleh karena itu melalui jasa riset sudah menjadi bentuk layanan paling penting yang dapat digunakan. Perusahaan jasa priset umumnya sudah terbiasa melakukan pekerjaan ini dan memiliki program software yang mampu mengelola informasi dengan cepat. Yang paling penting dalam kegiatan pengkajian dan rekapitulasi pemberitaan ini bukanlah membenamkan diri didalamnya, melainkan mengenal prosedur dan permasalahan riset untuk dijadikan bimbingan dan acuan agar membawa hasil yang diharapkan.38 38 Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations, PT.Pustaka Utama Grafiti, Jakarta, 2005, Hal.94 http://digilib.mercubuana.ac.id/