urgensi perencanaan stratejik bagi peningkatan

URGENSI PERENCANAAN STRATEJIK BAGI PENINGKATAN KINERJA
LEMBAGA DIKLAT
Oleh : Mahmun Syarif Nasution
Abstrak
Pentingnya perencanan stratejik sudah diakui banyak ahli manajemen. Namun dalam
penerapannya terkesan hanya sebatas memenuhi tugas administrasi. Bagi lembaga diklat
perencanaan stratejik dimaksudkan untuk menjadi pedoman dalam proses perencanaan tahunan
sehingga kinerja lembaga diklat dapat meningkatkan kinerjanya secara bertahap. Renstra yang
disusun berorientasi atas empat perspektif, yaitu; perspeftif pelanggan, internal proses, keuangan,
dan pertubuhan dan pembelajaran. Dengan melakukan pemetaan atas keempat perspektif
diharapkan lembaga diklat mengarahkan kemampuan sumberdaya kepada pencapaian hasil. Kajian
berikut ini akan menelusuri bagaimana manfaat yang diperoleh lembaga diklat dengan menerapkan
perencanaan stratejik.
Kata kunci : Renstra, peningkatan kinerja, lembaga diklat.
Pendahuluan
Perencanaan stratejik (Renstra) adalah suatu proses perencanaan yang berorientasi pada
hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu satu sampai dengan lima tahun. Sebagai perencanaan
yang berorientasi hasil Renstra lebih focus menetapkan sasaran-sasaran tertentu untuk lima tahun
kedepan dengan memanfaatkan informasi mengenai keadaan dan kemampuan organisasi saat ini.
Disisi lain, setiap instansi pemerintah berkewajiban menyusun Renstra sebagai bagian dari upaya
perbaikan perencanaan. Renstra disusun dengan mempedomani Renstra organisasi di atasnya dan
selanjutnya mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN).
Dalam praktek penyusunan Rensra di lingkungan lembaga diklat, Renstra terkadang hanya
dijadikan sebatas dokumen untuk pelaporan saja. Renstra belum digunakan sebagai acuan untuk
menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan tahunan. RKT
yang disusun belum berorientasi kinerja dan dibuat setelah proses penganggaran sudah final.
Padahal sesuai Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara perencanaan
kinerja menggunakan performance budget ataupun penganggaran berbasis kinerja (ABK). Dalam
ABK penyusunan anggaran dilakukan dengan pendekatan anggaran kinerja. Penganggaran
dilakukan dengan menjelaskan keterkaitan antara dana yang diberikan dengan outcome
(hasil/dampak) dan/atau output (keluaran) yang didapatkan. ABK dapat disusun dengan merujuk
kepada Renstra lembaga diklat karena dalam dokumen Renstra terdapat catatan tentang kinerja
ataupun sasaran yang akan dicapai.
Disisi lain tuntutan reformasi birokrasi mendorong birokrasi pemerintah bertindak
professional dalam tugas pelayanan masyarakat. Lembaga diklat pemerintah diharapkan mampu
menghasilkan alumni diklat yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap mental yang baik
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Diperlukan langkah strategi yang tepat untuk
mampu menjadikan lembaga diklat sebagai “bengkel kinerja” PNS. Tantangan lembaga diklat dalam
tugas pembinaan ini jelas sangat besar mengingat mentalitas PNS yang ada saat ini terkesan kurang
disiplin, rendah produktivitas, cenderung korupsi dan lain sebagainya. Tantangan tersebut di
tambah lagi dengan pengaruh tehnologi informasi disegala lini kehidupan manusia. Diperlukan
analisis lingkungan stratejik internal dan eksternal dalam Renstra sehingga dapat menghasilkan
strategi mencapai tujuan dan sasaran yang tepat dan pemilihan prioritas kegiatan yang relevan.
Renstra yang disusun diharapkan memberikan kontribusi bagi pencapaian visi dan misi serta tujuan
dan sasaran organisasi. Tulisan berikut ini mencoba untuk mendiskusikan bagaimana urgensi
perencanaan stratetik bagi peningkatan kinerja lembaga diklat.
Pengertian Renstra
Perencanaan stratejik merupakan proses sistematis yang berkelanjutan dari pembuatan
keputusan yang beresiko, dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya pengetahuan ansitipatif,
mengorganisasi secara sistematis usaha-usaha melaksanakan keputusan tersebut dan mengukur
hasilnya melalui umpan balik yang terorganisasi dan sitematis. Dalam
sistem
akuntabilitas
kinerja instansi pemerintah (SAKIP) yang merupakan instrumen pertanggungjawaban kinerja,
perencanaan stratejik merupakan langkah awal untuk melakukan pengukuran kinerja instansi
pemerintah. Perencanaan stratejik instansi pemerintah merupakan integrasi antara keahlian
sumberdaya manusia dan sumberdaya lain agar mampu menjawab tuntutan perkembangan
lingkungan stratejik nasional dan global serta tetap berada dalam sitem manajemen nasional.
Rencana stratejik menggambarkan bagaimana setiap isu stratejik akan dipecahkan. Suatu
strateji mencakup sejumlah langkah atau taktik yang dirancang untuk mencapai setiap strateji yang
dicanangkan termasuk pemberian tanggungjawab, jadwal dan sumber-sumber daya. Strateji
merupakan komitmen organisasi secara keseluruhan terhadap kelompok nilai-nilai, filosofi-filosofi
operasional dan prioritas-prioritas.
Dalam Inpres Nomor 7 Tahun 1999 menyebutkan perencanaan stratejik merupakan suatu
proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5
(lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau mungkin
timbul. Rencana Stratejik mengandung visi, misi, tujuan, sasaran, cara mencapai tujuan dan sasaran
yang meliputi kebijaksanaan, program dan kegiatan yang realistis dengan mengantisipasi
perkembangan masa depan.
Perencanaan Stratejik merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses ataupun siklus
system akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (SAKIP) yang terdiri dari komponen-komponen
yang merupakan satu kesatuan, yakni perencanaan stratejik (Renstra), perencanaan kinerja tahunan
(Renja), pengukuran dan evaluasi kinerja serta pelaporan kinerja. Adapun siklus SAKIP dapat
digambarkan sebagai berikut;
Perencanaan
Stratejik
Perencanaan
Stratejik
Perencanaan
Stratejik
Akuntabilitas
Kinerja
Perencanaan
Stratejik
Gambar : Siklus Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Komponen Rencana Stratejik
Dokumen Rencana Stratejik setidaknya memuat/ berisi visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi
(cara mencapai tujuan dan sasaran) sebagai berikut;
1. Visi. Visi berkaitan dengan pandangan kedepan menyangkut kemana instansi pemerintah
harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antisipatif
dan inovatif serta produktif. Visi adalah suatu gambaran menantang tentang keadaan masa
depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan instansi pemerintah
2. Misi. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh instansi pemerintah,
sebagai penjabaran visi yang telah ditetapkan. Dengan pernyataan misi diharapkan seluruh
angota organisasi dan fihak yang berkepentingan dapat mengetahui dan mengenal
keberadaan dan peran instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pemerintahan negara.
3. Tujuan. Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangkan waktu 1
(satu) sampai dengan 5 (lima) tahunan. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada
pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu analisis stratejik. Tujuan tidak harus
dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, akan tetapi harus menunjukkan suatu kondisi yang
ingin dicapai di masa mendatang. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaratn, kebijakan
dan program dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi.
4. Sasaran. Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh instansi pemerintah dalam
rumusan yang lebih spesifik, terukur dalam kurun yang lebih pendek dari tujuan. Dalam
sasaran dirancang pula indicator sasaran. Indikator sasaran adalah ukuran tingkat
keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada tahun yang bersangkutan. Setiap
indicator sasaran disertai dengan rencana tingkat capaiannya (targetnya masing-masing)
5. Strategi. Strategi adalah cara mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan kedalam
kebijakan-kebijakan dan program-program.
6. Kebijakan. Kebijakan merupakan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapan oleh yang
berwewenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam pengembangan
ataupun pelaksanaan program/ kegiatanguna tercapainya kelancaran dan keterpaduan
dalam perwujudan sasaran, tujuan serta visi dan misi instansi pemerintah.
7. Program. Program adalah kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu untuk
mendapatkan hasilyang dilaksanakan oleh satu atau beberapa instansi pemerintah ataupun
dalam rangka kerjasama dengan masyarakat, guna mencapai sasaran tertentu.
Penyusunan Renstra Kediklatan
Renstra kediklatan memuat visi, misi, tujuan, sasaran stratejik dan cara mencapai tujuan dan
sasaran Renstra disusun setelah melakukan analisis faktor kunci keberhasilan (FKK). FKK dapat
dilakukan dengan analisis stratejik atas factor internal dan eksternal organisasi dengan memetakan
kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan organisasi. Dalam penyusunan Renstra sasaran
organisasi sebagai suatu pernyataan hasil dan target yang ingin dicapai pada umumnya berbeda
dengan lembaga lainnya. Penyusunan Renstra lembaga diklat sebagai organisasi public dikaitkan
dengan spesifikasi lembaga diklat.
Lembaga diklat menurut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap PNS untuk dapat melaksanakan
tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan
kebutuhan instansi. Berdasarkan tugas dan fungsi ini maka pelayanan peserta (pelanggan) menjadi
focus utama diklat. Berbeda dengan organisasi bisnis dimana focus utamanya adalah tujuan financial
ataupun laba. Adapun focus hasil dalam Renstra kediklatan diuraikan sebagai berikut;
a. Perspektif Pelanggan.
Dalam perspektif ini ditekankan bagaimana lembaga diklat mampu memberikan pelayanan
prima kepada peserta diklat sehingga kompetensi dan profesionalitas peserta dapat
ditingkatkan. Perspektif ini berfokus pada upaya menyajikan pelayanan diklat yang
bermanfaat bagi peserta diklat secara langsung dan membawa manfaat bagi satuan kerja
asal peserta diklat.
b. Perspektif Internal Proses
Pengukuran pada perspektif ini mengacu pada proses kerja yang dilakukan dalam lembaga
diklat.. Apakah lembaga diklat telah melakukan proses pembelajaran yang mampu
memotivasi kretivitas peserta. Apakah tenaga pengajar yang menyampaikan materi
pembelajaran kompeten dan sesuai bidangnya. Apakah kurikulum diklat relevan dengan
kebutuhan peserta. Apakah alokasi waktu pembelajaran disampaikan secara konsisten.
Perspektif internal proses merupakan inti dari pencapaia kinerja manajemen sektor publik.
c. Persfektif Keuangan
Keberhasilan lembaga diklat diukur berdasarkan pemanfaatan anggaran. Apakah lembaga
diklat memiliki akuntabilitas keuangan yang memadai dalam mengelola kegiatan diklat..
Berapa persenkah daya serap anggaran yang tercapai. Apakah efisiensi anggaran dapat
tercapai ?
d. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Perspektif ini memiliki penekanan yang sama dengan balanced scorecard sector bisnis, yaitu;
mampukah lembaga diklat menjadi learning organization, dimana orang-orangnya secara
terus menerus memperluas kapasitas mereka untuk mewujudkan tujuan organisasi?.
Manfaat Renstra bagi Kediklatan
Perencanaan stratejik sangat bermanfaat dan diperlukan bagi peningkatan kinerja lembaga diklat
untuk beberapa alasan :
1. Untuk merencanakan perubahan mendasar dalam lingkungan diklat yang semakin kompleks.
Berbagai perkembangan yang sangat cepat dalam era informasi mengakibatkan meningkatnya
kebutuhan akan inovasi pembelajaran seperti; kurikulum, methodology dan pemanfaatan
media yang beragam serta pemanfaatan tehnologi informasi dalam diklat. Perkembangan ini
ditandai dengan serta semakin meningkatnya tuntutan peserta akan materi pembelajaran
yang lebih segar dan menyenangkan. Hal inilah yang mendorong lembaga diklat untuk
melakukan perubahan mendasar. Dengan dicanangkannya perencanaan stratejik, organisasi
dapat menyiapkan perubahan secara proaktif yang bukan hanya sekedar bereaksi terhadap
perubahan yang terjadi.
2. Untuk pengelolaan keberhasilan. Perencanaan stratejik akan menuntun diagnosa lembaga
diklat terhadap pencapaian hasil yang diinginkan secara obyektif. Dalam renstra dibahas
indicator-indikator yang menjadi acuan atas keberhasilan dan target yang ingin dicapai.
Dengan perencanaan stratejik, organisasi dapat membangun stratejinya sebagai bagian
penting dari perencanaan yang berorientasi hasil. Kapabilitas dan sumber daya difokuskan
secara optimal untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Berorientasi masa depan. Perencanaan stratejik memungkinkan lembaga diklat untuk
memberikan komitmen pada aktivitas dan kegiatan dimasa mendatang. Perencanaan stratejik
memerlukan pengumpulan informasi secara menyeluruh untuk kemudian menyiapkan analisis
atas berbagai alternatif dan implikasi yang dapat diarahkan pada masa mendatang.
4. Adaptif. Fleksibilitas merupakan suatu kriteria yang sangat penting dalam perencanaan
stratejik walaupun pendekatan yang digunakan adalah pendekatan jangka panjang.
Penyesuaian terhadap perkembangan yang muncul dapat dilakukan untuk memanfaatkan
peluang yang ada. Capaian terhadap indikator kinerja dan mengukur kemajuan capaian hasil
tetap menjadi fokus utama dalam perencanaan stratejik.
5. Pelayanan prima. Dalam era globalisasi ini, pelayanan kepada masyarakat merupakan hal yang
utama untuk diperhatikan. Disamping, dalam era keterbukaan pengguna diklat menuntut
penyelenggaraan diklat untuk memberikan pelayanan prima sekaligus mendapatkan materi
pembelajaran yang bermanfaat bagi tugas jabatannya. Kepuasan pelanggan merupakan faktor
penentu keberhasilan bagi setiap organisasi. Oleh karena itu pemahaman terhadap siapa
pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan sangat diperlukan. Untuk itu pola-pola
pelayanan yang perlu diselenggarakan harus disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
6. Meningkatkan komunikasi. Implementasi perencanaan stratejik akan dapat memfasilitasi
komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi perbedaan kepentingan dan nilai, mendorong
proses pengambilan keputusan yang teratur serta keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Dalam implementasi perencanaan stratejik, organisasi dapat meningkatkan komunikasi baik
vertikal maupun horizontal antar unit kerja.
Kesimpulan
Renstra merupakan rencana induk yang menjadi rujukan dalam proses perencanaan dan
penganggaran. Renstra yang disusun berisi tentang visi, misi tujuan dan sasaran serta cara mencapai
tujuan dan sasaran. Renstra kediklatan menjelaskan keberadaan lembaga diklat pada saat ini
sekaligus menjelaskan arah kemana akan dibawa sehingga tetap eksis dan berkontribusi bagi
masyarakat secara keseluruhan. Renstra menjelaskan apa dan siapa, dimana posisi kita sekarang
dan apa tujuan kita pada masa yang akan datang serta bagaimana cara kita mencapai tujuan itu
Bagi lembaga diklat, Renstra sangat bermanfaat untuk mengelola perubahan perencanaan
yang berorientasi pencapaian hasil. Perubahan yang mendasar yang terjadi di lingkungan stratejik
kediklatan menuntut lembaga diklat untuk mengelola diklat dengan manajemen kinerja dengan
melakukan perencanan yang berorientasi hasil. Renstra dapat menjadi acuan bersama dalam
perencanaan masing-masing unit untuk mencapai target yang disepakati. Komitmen akan
pencapaian hasil mendorong lembaga diklat untuk memperbaiki kinerja dari tahun ke tahun.
Daftar Pustaka
Ahmad Nurmandi, Manajemen Pelayanan Publik,Sinergi Visi Utama, Yogyakarta, 2010
Lijan Poltak Sinambela, dkk.Reformasi Pelayanan Publik, Bumi Aksara, Jakarta, 2010
Ismail Muhammad, Pedoman Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, LAN, 2004
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang pedoman Pendidikan dan Pelatihan
Pegawai Jabatan Pegawai Negeri Sipi
Soni Yuwono., dkk., Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard. PT. Gramedia Pustaka Utama
, Jakarta, 2003