SDM Manajemen Kompetensi

PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY :
MODUL MANAJEMEN KOMPETENSI DOSEN DAN PEGAWAI PADA SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PERGURUAN TINGGI
1
Dimas Wicaksono, 2Seno Adi Putra, 3Warih Puspitasari
Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom
Jalan Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah Batu bandung 40257
[email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
ABSTRACT
Untuk meningkatkan mutu pendidikan, perguruan
tinggi harus mampu mengelola sumber daya
manusianya, yaitu dosen dan tenaga pendukung
akademik. Di lingkungan perguruan tinggi, dosen
merupakan mesin penggerak bagi segala hal yang
terkait dengan aktifitas akademis sedangkan tenaga
pendukung akademik berperan menjalankan proses
bisnis yang mendukung terselenggaranya kegiatan di
perguruan tinggi.
In order to improve the quality, an university must
able to manage its human resource both lecturers and
operational staffs. In an university environment,
lecturers are core engine who run all academic
activities whereas operational staffs are supporter who
run university business processes and administrations.
Salah satu aktifitas penting dalam pengelolaan
sumber daya manusia di perguruan tinggi adalah
pengelolaan kompetensi dosen dan karyawan
pendukung akademik. Aktifitas ini membutuhkan
perencanaan dan pelaksanaan training dan
pengembangan yang terukur. Untuk mempermudah
pengelolaannya, perlu didukung dengan teknologi
informasi dan komunikasi, yaitu dengan membangun
aplikasi pengelolaan kompetensi dosen dan karyawan.
Aplikasi ini
dibuat sebagai bagian dari sistem
informasi SDM yang juga merupakan bagian integral
dari aplikasi e-University.
Aplikasi pengelolaan kompetensi dosen dan
karyawan yang dibangun pada penelitian ini
melakukan perhitungan dan pemetaan gap kompetensi
dosen dan karyawan yang selanjutnya dijadikan dasar
dalam menentukan training dan pengembangan yang
harus dijalaninya.
Aplikasi manajemen kompetensi dibangun dengan
menggunakan teknologi Java Enterprise Edition
dengan arsitektur multitier dan metode pengembangan
iterative dan incremental.
One of important activity in managing university
human resources is lecturer and staff competency
management. This activity requires measured plan and
execution. To enable this activity, a university needs
information and communication technology support, it
is an application of lecturer and operational staff
competency management. This application was built as
part of human resource information system and will be
an integral part of e-University application.
Lecturer and operational staff competency
management application built in this research
performs competency gap calculation and mapping.
Calculation and mapping result will be used as a
decision support for determining training topics and
development types that should be conducted by lecturer
or operational staff.
Competency management application was built
with Java Technology platform which implements
multitier architecture. In this project, iterative and
incremental method was used.
Key word: Competency management application,
human resource information system, eUniversity,
multitier
architecture,
training topic, development type
Kata Kunci: Aplikasi pengelolaan kompetensi, sistem
informasi SDM, e-University, arsitektur
multitier, training dan pengembangan.
I.
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan era globalisasi,
pemerintah ingin meningkatkan mutu dan kualitas
pendidikan di Indonesia. Pemerintah memandang
bahwa pendidikan merupakan faktor penting dalam
memajukan kehidupan dan kesejahteraan rakyat. Oleh
karena itu, pemerintah
melalui Departemen
Pendidikan Nasional mendorong perguruan tinggi di
Indonesia untuk menghasilkan alumni yang memiliki
kompetensi global dan berguna bagi pembangunan.
Agar dapat meningkatkan mutu dan kualitas
pendidikannya, perguruan tinggi terlebih dahulu harus
meningkatkan mutu sumber daya manusianya yang
terdiri atas dosen dan tenaga pendukung akademik. Di
lingkungan perguruan tinggi, dosen merupakan mesin
penggerak bagi segala hal yang terkait dengan aktifitas
akademis sedangkan tenaga pendukung akademik
berperan menjalankan proses bisnis yang dapat
mendukung terselenggaranya kegiatan di perguruan
tinggi. Dosen sangat menentukan mutu pendidikan dan
lulusan yang dilahirkan perguruan tinggi tersebut, di
samping kualitas sarana dan prasarana pendukungnya.
Pada kenyataannya, kompetensi dosen dan
karyawan di perguruan tinggi di Indonesia masih jauh
dari harapan. Pada Juli 2012, berdasarkan dashboard
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Direktorat
Jendral Pendidikan Tinggi Kementrian Pendidikan
Nasional tercatat bahwa dosen yang berpendidikan
Sarjana (S1) berjumlah 85.245 (48,03%), Master (S2)
berjumlah 71.880 (40,5%), Doktor (S3) berjumlah
12.381 (6,98%) dan sisanya berlatarbelakang Profesi
dan Non Akademik,dan Diploma.
Pegawai atau karyawan yang kompeten dan
memiliki sejumlah keahlian yang sesuai dengan standar
kompetensi inti dan keahlian teknis dalam pekerjaan
sangat diperlukan dalam melaksanaan pekerjaan. CBHRM mengintegrasikan seluruh fungsi organisasi ke
dalam satu bentuk pengendalian operasional. Gambar
berikut ini adalah ilustrasi mengenai integrasi
keseluruhan fungsi SDM.
Gambar 2 integrasi manajemen kompetensi dengan
fungsi manajemen SDM
Gambar 1 Data pendidikan dosen
Undang-undang (UU) No. 14 Tahun 2005 tentang
guru dan dosen mensyaratkan dosen perguruan tinggi
minimal S2. Dalam UU itu disebutkan, para pendidik
jenjang
pendidikan
dasar
dan
menengah
persyaratannya adalah minimal bergelar S1.
Sementara, untuk mendidik di jenjang pendidikan
akademis S1, maka sekurang-kurangnya bergelar strata
dua (S2), sedangkan bagi program pascasarjana adalah
doktor (S3) dan profesor.
Dalam melaksanakan Undang-undang (UU) No.
14
Tahun
2005,
perguruan
tinggi
harus
mengoptimalkan SDM supaya dihasilkan tenaga yang
kompeten di bidangnya. Salah satu usaha yang dapat
dilakukan adalah melalui perencanaan dan pelaksanaan
pelatihan dan pengembangan dosen dan karyawan.
Melalui
aplikasi
manajemen
kompetensi,
diharapkan membantu segala pengelolaan kompetensi,
termasuk di dalamnya training dan pengembangan.
II.
APLIKASI COMPETENCY MANAGEMENT DALAM
KONTEKS SISTEM HRIS DAN E-UNIVERSITY
Competency
Based-Human
Resources
Management-CBHRM (Noor Fuad dan Gofur
Ahmad.2009.Integrated HRD) merupakan sekumpulan
atau kombinasi dari keterampilan (skills), pengetahuan
(knowledge), sikap (attitude), dan perilaku (behavior)
yang dimiliki karyawan. Hal itu diterapkan dalam
rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang
sedang dijalankannya secara profesional. Implementasi
CB-HRM
secara
berkesinambungan
juga
memungkinkan pengembangan SDM untuk dapat
sejalan dengan proses bisnis organisasi. CB-HRM
dibangun di atas kompetensi yang menjadi inti dari
keunggulan atau perusahaan.
Human Resources Information System (HRIS)
sendiri merupakan sistem perangkat lunak Human
Resource komprehensif dan integratif yang berisi
roadmap program pengembangan SDM yang
komprehensif baik jangka pendek maupun jangka
panjang yang meliputi: manpower planning,
manajemen rekrutmen dan seleksi, manajemen
kompetensi, manajemen karir, manajemen kinerja, dan
lainnya yang dilengkapi dengan prosedur dan petunjuk
pelaksanaannya.
Aplikasi manajemen kompetensi, yang merupakan
bagian integral dari HRMIS, merupakan bagian dari eUniversity. Menurut Hazem dan Nikos (Realization of
E-University for Distance Learning, 2009), eUniversity merupakan sistem pembelajaran berbasis
web yang mengintegrasikan beberapa sumber daya
teknologi informasi.
Perguruan tinggi di Indonesia yang menganut tri
dharma perguruan
tinggi menjadikan adanya
perluasan dari lingkup e-University. Awalnya eUniversity berada pada ranah pembelajaran secara
online, tapi seiring semakin banyaknya proses di
perguruan tinggi yang harus terintegrasi dan
menggunakan teknologi informasi, e-University
mengalami perluasan lingkup menjadi sebuah sistem
online yang terintegrasi yang mendukung semua
kegiatan perguruan tinggi, yaitu tri dharma perguruan
tinggi dan pengelolaan proses internalnya, khususnya
pengelolaan sumber daya manusia.
III. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KOMPETENSI DOSEN DAN KARYAWAN
Aplikasi manajemen kompetensi yang dibangun
harus memiliki kemampuan mengotomasasi proses
pengelolaan perencanaan pelatihan dan pengembangan.
Perencanaan pelatihan pertama kali dilakukan oleh
kepala unit yang membuat rencana pelatihan. Pegawai
mengisi identitas diri pada rencana pelatihan. Kepala
unit memeriksa kembali daftar pegawai yang ikut
pelatihan. Kemudian, kepala unit memeriksa biaya dan
anggaran pelatihan. Apabila sesuai dengan anggaran
dan biaya, maka permohonan dikirim ke wakil rektor,
tetapi jika tidak sesuai dengan anggaran dan biayanya,
maka kepala unit akan memeriksa daftar pegawai yang
ikut pelatihan kembali.
Tabel II
Tabel Bobot Nilai Gap
Wakil rektor selanjutnya melakukan verifikasi
permohonan pelatihan pegawai. Apabila sesuai dengan
syarat dan anggaran, maka akan diverifikasi kembali
oleh manajer SDM. Akan tetapi, jika tidak sesuai
dengan anggaran dan syarat, maka kepala unit akan
memeriksa daftar pegawai yang ikut pelatihan.
Manajer SDM juga melakukan verifikasi
permohonan pelatihan. Apabila sesuai dengan syarat
dan anggaran, maka akan disetujui kemudian kepala
unit akan menugaskan pegawai yang bersangkutan
untuk melaksanakan pelatihan. Selanjutnya, pegawai
melaksanakan pelatihan sesuai dengan penugasan dari
kepala unit.
Tabel use case untuk sistem manajemen
kompetensi ditunjukkan dalam table berikut ini.
Setelah menentukan bobot nilai gap, tiap aspek
dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu
kelompok core factor dan secondary factor. Untuk
perhitungan core factor dapat ditunjukkan pada rumus
(Turban.2003) di bawah ini :
Tabel I
Use Case Umum Sistem
keterangan:
NC(i, s, p) : Jumlah total nilai core factor (Intelektual,
Sikap kerja, Perilaku)
IC : Jumlah item core factor
Sedangkan untuk perhitungan secondary factor
digunakan rumus (Turban.2003) di bawah ini:
NCF : Nilai rata-rata core factor
keterangan:
NSF : Nilai rata-rata secondary factor
Pada Training Needs Assesment dilakukan
perhitungan gap kompetensi dengan pengambilan
datanya melalui kuisioner. Gap disini adalah beda
antara profil pekerjaan dengan profil karyawan atau
dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini
(Turban.2003):
Gap = Profil Karyawan - Profil
Pekerjaan
Pada pengumpulan gap dilakukan perhitungan
aspek yang berbeda-beda sesuai dengan kompetensi
dari pekerjaan. Setelah didapatkan gap masing-masing
karyawan, tiap profil karyawan diberi bobot nilai
dengan acuan tabel bobot nilai gap seperti pada tabel
berikut ini.
NS(i, s, p) : Jumlah total nilai secondary factor
(Intelektual, Sikap kerja, Perilaku)
IS : Jumlah item secondary factor
Penentuan ranking mengacu pada hasil
perhitungan tertentu. Perhitungan tersebut dapat
ditunjukkan pada rumus (Turban.2003) di bawah ini:
Ranking = (x)%Ni + (x)%Ns + (x)%Np
Keterangan:
Ni : Nilai Kapasitas Intelektual
Ns : Nilai Sikap Kerja
Np : Nilai Perilaku
(x)% : Nilai Persen Yang Diinputkan
Pada penelitian ini dilakukan perhitungan gap
kompetensi untuk mengetahui pegawai yang memiliki
kompetensi yang bernilai negatif (masih memiliki
gap), kemudian dilakukan analisis terhadap kompetensi
dari profil matching yang bernilai paling kecil dan
dipilih training yang berkaitan. Training yang akan
dijalankan pegawai akan sesuai dengan kebutuhan
untuk mendukung pekerjaannya.
Aplikasi manajemen kompetensi terdiri dari enam
modul utama, yaitu perencanaan training, pendaftaran
training,
pelaksanaan training, evaluasi training,
pendaftaran pendidikan lanjut, dan laporan.
Gambar 6 Halaman profil matching kompetensi
Modul pelaksanaan training terdapat dua
submodul yaitu katalog training dan kegiatan training.
Gambar 3 Modul aplikasi manajemen kompetensi
Modul perencanaan training terdiri dari submodul
utama yaitu training needs assesment yang
menggunakan kuisioner kompetensi dan essay.
Gambar 7 Halaman daftar riwayat training pegawai dan
training berdasarkan kompetensi
Modul pendaftaran pendidikan lanjut terdiri dari
submodul riwayat pendidikan pegawai. Modul laporan
pendidikan terdapat submodul dana pendidikan.
Gambar 4 Halaman kompetensi pegawai
Gambar 8 User interface laporan pendidikan
IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI
Gambar 5 Halaman hasil perhitungan gap kompetensi
Aplikasi manajemen kompetensi memanfaatkan
teknologi Java EE , Struts dan Enterprise Java Bean.
Teknologi ini mendukung arsitektur multitier. Kinerja
sistem membutuhkan dukungan n tier dikarenakan
sistem akan memerlukan skalabilitas tinggi.
Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa
jenis yakni tier pengguna (client), presentation tier,
business logic tier, dan database tier. Database tier
berguna untuk menyimpan data-data yang terkait
dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di dalam
database tier terdapat DBMS yang berfungsi untuk
mengelola data-data. Pada penelitian ini digunakan
Microsoft SQL Server.
Presentation Tier merupakan bagian yang diakses
langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework
digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan
di presentation tier. Struts merupakan open source
framework yang didisain untuk membantu para
developer dalam membangun arsitektur aplikasi
berbasis Model-View-Controller (MVC) dengan
penggunaaan Java Servlet dan Java Server
Pages (JSP) sebagai teknologinya.
Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai
application tier merupakan bagian yang di dalamnya
terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses
database. Teknologi yang berperan sebagai application
tier adalah Enterprise JavaBean (EJB). EJB
adalah objek-objek yang dapat dipanggil secara remote
dan untuk alasan ini EJB merupakan komponen kunci
untuk membangun aplikasi mutitier.
client Tier merupakan bagian yang digunakan
pengguna untuk mengakses aplikasi. Berikut ini
gambaran
umum
arsitektur
multitier
yang
diimplementasikan di aplikasi manajemen kompetensi.
Gambar 9 Arsitektur multitier pada aplikasi
manajemen kompetensi dengan Java EE
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fuad, Noor dan Ahmad,Gofur.2009. Integrated
HRD Human Resource Development. Jakarta : PT
Grasindo
Hariandja, Marihot Tua Effendi.2002.Manajemen
Sumber
Daya
Manusia:
Pengadaan,
Pengembangan,
Pengkompensasian,
dan
Peningkatan
Produktivitas Pegawai. Jakarta.: Grasindo
Drs.H.Malayu S.P. Hasibuan. 2007. Manajemen
Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Mathis, Robert L dan Jackson, John Harold. 2008.
Human Resource Management. USA:Thomson
South-Western
Simamora,Henry.2006. Manajemen Sumber Daya
Manusia Edisi ke-3 Cetakan kedua. Yogyakarta:
STIE YPKN.
Sutrisno, Edy. 2011. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Jakarta: Prenada Media Group.
Turban, E., dkk, 2003, Decision Support Systems
and Intelligent Systems (Sistem Pendukung
Keputusan dan Sistem Cerdas) Jilid 1.
Yogyakarta: Penerbit Andi Offset.