1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Organisasi
advertisement
1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Organisasi Komunikasi dalam organisasi merupakan inti dari proses berlangsungnya pertunjukan pesan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu di dalam komunikasi organisasi hubungan yang dibina antara atasan dengan bawahan dan bawahan dengan atasan adalah dengan cara berkomunikasi. Komunikasi bukan hanya komunikasi secara lisan atau verbal tetapi dengan simbol-simbol pun merupakan berkomunikasi, sebab komunikasi ada karena agar pesan yang diinginkan komunikator dapat diterima dengan mudah dan tujuan yang diinginkan tercapai, hal tersebut akan timbul pengertian antara si komunikator dengan komunikan. Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimanaan berbagai pesan di dalam organisasi, didalam kelompok kelompok formal maupun informal organisasi. Jika Organisasi semakin besar dan semakin kompleks, maka demikian juga komunikasinya. Pada organisasi yang beranggotakan tiga orang, komunikasinya relatif sederhana, tetapi organiasasi yang beranggotakan seribu orang komunikasinya menjadi sangat kompleks. Komunikasi dapat bersifat formal maupun informal. Yang termasuk dalam komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Isinya berupa cara-cara kerja di dalam 1 2 organiasai, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organiasai: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Yang termasuk dalam komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.1 Menurut seorang pakar ilmu komunikasi organisasi bernama Rogers, mengatakan organisasi adalah sebagai suatu sistem individu yang stabil, yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama lewat stuktur hirarki dan pembagian kerja2. Artinya di dalam organisasi terdapat suatu tata cara aturan yang dibuat bersama-sama oleh individu yang telah disepakati bersama dimana di dalam organisasi itu individu-individu saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dan dimana terdapat struktur hirarki serta adanya pembagian kerja yang jelas. Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi. Koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi. Kerjasama juga menjadi sesuatu yang mustahil, karena orang-orang tidak dapat mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaan mereka kepada yang lain. Jadi, peran komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang penting untuk mencapai tujuan organisasi. 1 Devito Joseph A, Komunikasi Antar Manuasia(Jakarta: Karisma, 2011), hal. 377 Don F Faules & R. Wayne Pace, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan KinerjaPerusahaan ( Bandung: Rosda, 2001 ), hal. 164 2 3 Setiap interaksi dalam suatu organisasi senantiasa melibatkan komunikasi. Komunikasi merupakan proses terpenting yang dilakukan individu-individu untuk saling berhubungan satu sama lain dalam setiap aktifitas organisasi. Pikiran, pendapat, perasaan dan suasana hati seorang individu hanya dapat dipahami individu lainnya jika dikomunikasikan, baik secara verbal maupun non verbal. Menurut seorang ahli di bidang komunikasi organisasi bernama Charles Redding & George A. Sanborn, bahwa komunikasi organisasi adalah "suatu kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks"3. Jadi dapat diartikan komunikasi disini berperan dalam pembentukan dan penerjemahan informasi-informasi dalam organisasi yang kompleks. Sedangkan menurut pakar analisis komunikasi organisasi Raymond Leskar, mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah "dimensi komunikasi antara komunikasi eksternal dan internal namun perlu ditambah dengan komunikasi personal"4 Komunikasi disini adalah pertukaran informasi dan perasaan diantara anggota organisasi. Di sini Raymond Leskar menekankan bahwa di dalam komunikasi organisasi, komunikasi personal merupakan hal yang penting untuk bertukar perasaan dan pikiran diantara para karyawan. Fungsi komunikasi ini sebagai pemberi informasi dan menghibur. Jika komunikasi dihubungkan dengan organisasi maka dapat disebut komunikasi organisasional, yang berkaitan dengan suasana dan pola kerja di dalam organisasi tersebut. Dalam komunikasi organisasional, selain terdapat komunikasi berupa penyampaian pesan atau informasi juga komunikasi 3 4 Ibid, hal. 164 Ibid, hal. 86 4 penugasan, yaitu suatu cara pemberian tugas agar dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. Tujuan komunikasi organisasional adalah untuk mengubah pikiran, sikap dan tingkah laku dari individu atau kelompok yang diberi pesan komunikasi agar terciptanya peningkatan kualitas dan kualitas pekerjaan. Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu kegiatan manajemen organisasi, seperti yang diungkapkan oleh Harold Koontz, Cyriil O’Donell dan Heinz Weihrich bahwa : "Komunikasi meliputi keseluruhan proses manajerial, komunikasi mengintegrasikan fungsi-fungsi manajerial dan menghubungkan usaha dengan lingkungannya"5. Selanjutnya Effendy Uchjana menyatakan bahwa : Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi, terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang digunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menghambat dan lain sebagainya.6 Uraian diatas mensyaratkan ilmu komunikasi untuk menyajikan dan mencoba memberikan jawaban bagi pertanyaan tentang aspek komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi sebagai bahan telaah yang kemudian pada gilirannya memberikan konsepsi komunikasi tertentu bagi suatu organisasi tertentu pula, dengan memperhitungkan segala aspek yang melingkupi organisasi tersebut. 5 Harold Koontz, Cyriil O’Donell dan Heinz Weihrich, Management ( 1986 ) hal. 30 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat: Suatu Studi Komunikologis, cetakan keempat ( bandung: Remaja Rosdakarya, 1998 ) hal. 145 6 5 Dalam suatu organisasi, komunikasi sering dilakukan secara tatap muka ( face to face communication ). Selain itu juga komunikasi melalui media seperti telepon, surat edaran, memo atau papan pengumuman. Dalam hal penyelesaian masalah organisasi, komunikasi yang berlangsung berupa komunikasi kelompok; meeting, diskusi, pertemuan-pertemuan lainnya. Pengelolaan komunikasi dalam organisasi merupakan suatu kegiatan berencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.2. Strategi Komunikasi Ahmad S.Adnanputra,M.A., M.S., pakar Humas dalam naskah workshop berjudul PR Strategy (1990),7 mengatakan bahwa arti strategi adalah bagian terpadu dari suatu rencana (plan) sedangkan rencana merupakan produk dari suatu perencanaan (planning) yang pada akhirnya perencanaan adalah salah satu fungsi dasar dari proses manajemen. Batasan pengertian tentang strategi Humas adalah alternative optimal yang dipilih untuk ditempuh guna mencapai tujuan humas dalam kerangka suatu rencana humas (Public Relations Plan). Humas biasanya melaksanakan strategi komunikasi yang persuasif,strategi atau teknik komunikasi persuasif yang lebih jelas dapat dibaca pada buku Seri Manajemen PR ke-3, berjudul Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:8 7 Rosady Ruslan.Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Ed.Revisi.Jakarta:RajawaliPers.2012 hal 142-144 8 Rosady Ruslan.Manajemen Public Relations:Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Edisi ke-3.Jakarta:RajawaliPers.2012 hal 9-10 6 1. Informasi atau pesan yang disampaikan arus berdasarkan pada kebutuhan atau kepentingan khalayak sebagai sasarannya. 2. Humas sebagai komunikator dan sekaligus mediator berupaya membentuk Sikap dan pendapat yang positif dari masyarakat melalui rangsangan atau stimulasi tertentu. 3. Mendiring publik untuk berperan serta dalam aktifitas perusahaan atau organisasi,agar tercipta perubahan sikap dan penilaian (perubahan dari situasi negatif diubah menjadi situasi yang positif) 4. Perubahan sikap dan penilaian dari pihak publik dapat terjadi maka pembinaan atau pengembangan terus-menerus dilakukan agar peran serta tersebut terpelihara dengan baik. Dalam melaksanakan kegiatan komunikasi maka diperlukan suatu strategi yang tepat sehingga akan mencapai tujuan dan hasil komunikasi yang efektif dan memuaskan. Menurut Effendy.9 Strategi komunikasi adalah keseluruhan keputusan kondisional yang akan dijalankan guna mencapai tujuan komunikasi. Sedangkan Rosady Ruslan.10 mendefinisikan strategi adalah suatu perencanaan (planning) dan manajemen untuk mencapai tujuan tertentu dlam praktik opeerasionalnya. Komunikasi secara efektif adalag sebagai berikut: a. Bagaimana mengubah sikap (how to change the attitude) b. Mengubah opini (to change the opinion) c. Mengubah perilaku (to change behaviour) 9 Effendy.Dasar-Dasar 10 Humas.Jakarta: Askara Pertama. 2000 hal 57 Rosady Ruslan.Kiat dan trategi:Kampanye Public Relations.PT Raja Grafindo Persada.Jakarta:2008hal 37 7 Menurut R.Wayne Pace, Brent D.Peterson dan M.Dallas Burnett mendifinisikan strategi komunikasi sebagai berikut:11 a. To secure understanding Untuk memastikan bahwa terjadi suatu pengertian dalam berkomunikasi b. To establish ecceptance Bagaimana cara penerimaan tersebut terus dibina dengan baik c. To motive action Penggiatan untuk memotivasinya d. The goals which the communicator sought to achieve Bagaimana mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh pihak komunikator dari proses komunikasi tersebut. Berfikir strategis meliputi tindakan memperkirakan atau membangun tujuan masa depan yang diinginkan, menentukan kekuatan-kekuatan yang akan embantu atau yang akan menghalangi tercapainya tujuan serta merumuskan rencana untuk mencapai keadaan yang diinginkan. Terdapat tambahan tentang perencanaan strategis (strategic planning) menurut Cutlip-Center-Broom.12 di dalam bidang humas meliputi kegiatan yaitu sebagai berikut: 1. Membuat keputusan mengenai sasaran dan tujuan program, 2. Melakukan identifikasi khalayak penentu (key public) 3. Menetapkan kebijakan atau aturan untuk menentukan strategi yang akan dipilih, 11 12 Ibid.Hal 37 Scott M. Cutlip.Effective Public Relations, Eighth Edition, Pratice Hall International, Inc.Jakarta:Citra Perkasa 2000 hal.373 8 4. Memutuskan strategi yang akan digunakan. Dalam hal ini harus terdapat hubungan yang erat atas seluruh tujuan program yang sudah ditetapkan khalayak yang ingin dituju dan juga strategi yang dipilih. Hal terpenting adalah bahwa strategi dipilih untuk mencapai suatu hasil tertentu sebagaimana dinyatakan dalam tujuan atau sasaran yang sudah ditetapkan. Proses perencanaan dan penetapan program humas mencangkup langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menetapkan peran dan misi yaitu menentukan sifat dan ruang lingkup tuga s yang hendak dilaksanakan 2. Menentukan wilayah sasaran yaitu menentukan di mana praktisi humas har us mencurahkan waktu, tenaga dan keahlian yang dimiliki. Dalam menjalankan fungsinya, Humas pada dasarnya harus didukungdengan strategi yang sesuai dengan berbagai fungi yang ada. Sejumlah hal yang terkait dengan strategi Humas yang dimaksudkan adalah:13Pembangun hubungan internal dan eksternal,Penyelenggara pertemuan antar instansi,Institusi yang tidak diskriminatif,Penyelenggara kordinasi antar instansi,Penyedia informasi pemerintah,Pengatur pertemuan instansi pemerintah dengan berbagai media massa,Pendorong upaya pemberdayaan masyarakat,Pengelola sarana dan prasarana kehumasan pemerintah,Pembentuk citra positif instansi pemerintah,Penyebar informasi pemerintahan dan pembangunan 13 Biro Umum Dan Humas Departmen Komunikasi Dan Informatika RI. Kajian Tentang Fungsi,PeranDan Tugas Humas Jakarta:Departmen Komunikasi Dan Informatika RI.2007 hal 27-28 9 Menurut Cutlip dan Center.14 dalam peranan Humas ketika berkomunikasi dikenal dengan “The 7 C’s communications”, antaralain sebagai berikut: a. Credibility Komunikasi tersebut dimulai dengan membangun suatu kepercayaan. Oleh karena itu, untuk membangun iklim kepercayaan itu dimulai dari kinerja, baik pihak komunikator dan pihak komunikan akan menerima pesan tersebut berdasarkan keyakinan yang dapat dipercaya, begitu juga tujuannya. b. Contex Suatu program komunikasi mestinya berkaitan dengan lingkungan hidup atau keadaan sosial yang tidak bertentangan dan seiring dengan keadaan tertentu dan memperihatkan sikap partisipatif. c. Content Pesan yang akan disampaikan itu mempunyai arti bagi audiensinya dan memiliki kecocokan dengan sistem nilai-nilai yang berlaku bagi orang banyak dan bermanfaat. d. Clarity Pesan dalam berkomunikasi tersebut disusun dengan bahasa yang dapat dimengerti oleh atau mempunyai persamaan arti antara komunikator dengan komunikannya. e. Continuity and Consistency Komunikasi tersebut merupakan suatu proses yang tidak ada akhirnya yang memerlukan pengulangan-pengulangan untuk mencapai tujuan dan bervarasi, 14 Rosady Ruslan.Kiat dan trategi:Kampanye Public Relations.PT Raja Grafindo Persada.Jakarta:2008hal 37 10 yang merupakan kontribusi bagi fakta yang ada dengan sikap penyesuaian melalui proses belajar. Isi atau materi pesan harus konsisten dan tidak membingungkan audiensinya. f. Channel Menggunakan media sebagai saluran pesan yang setepat mungkin dan efektif dalam menyampaikan pesan yang dimaksud. g. Capability of audience Komunikasi tersebut memperhitungkan kemungkinan suatu kemampuan dari audiensinya, yaitu melibatkan berbagai faktor adanya suatu kebiasaan. Kebiasaaan membaca atau kemampuan menyerap ilmu pengetahuan dan sebagainya perlu dierhatikan oleh puhak komunikator dalam melakukan suatu kampanye Humas. 2.3. Public Relations 2.3.1. Definisi Public Relations Humas merupakan salah satu bagian terpenting dalam suatu perusahaan atau instansi. Semua kegiatan humas adalah sesuatu yang direncanakan dan dikelola. Humas juga dikenal dengan sebutan dengan Public Relations (PR) memiliki tujuan untuk menyebarkan informasi agar tercipta saling pengertian antara pihak perusahaan atau instansi dengan publiknya, baik interal maupun eksternal. Public relations itu sendiri memiliki definisi Sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu kedalam maupun keluar, antara 11 suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.15 Cutlip Center bersama Glen M. Broom dalam buku Effective Public Relations : “Humas adalah komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung tujuan perusahaan dengan meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.”16 Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa public relations adalah suatu paduan antara pengetahuan, keterampilan, dan metode mengenai perusahaan dan publiknya dalam melakukan segala bentuk program kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk menciptakan, mengangkat, dan menjaga citra perusahaan atau instansi serta mencapai hubungan harmonis antara kedua belah pihak serta saling mengerti, saling mendukung dan saling menguntungkan. 2.3.2. Fungsi dan Peran Public Relations Fungsi Humas atau public relations dalam suatu organisasi/lembaga perlu diketahui pula memiliki fungsi-fungsi seperti apa, menyebutkan fungsi Humas bagi sebuah organisasi atau manajemen adalah :Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan yang diwakilinya, Membina hubungan harmonis antara orang dengan publik internal dan eksternal untuk meningkatkan kerja sama, Menciptakan komunikasi dua arah atau timbal balik 15 Frank Jefkins, Public Relations, (Jakarta : Erlangga, 1996) hal.9 Cutlip, Scott M., Allen H.Center, Glen M.Broom, Effective Public Relations (New Jersey : Prentice Hall, 2008) hal.6 16 12 dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi, Melayani publik dan menasehati pimpinan demi kepentingan umum, Bersikap bahwa tujuan dan sasaran itu dalam pengertian : bukan memperoleh keuntugan dari publik sasaran (masyarakat tetapi memperoleh keuntungan bersama (benefiitivitas). Terampil dalam memadukan keuntungan dengan motivasi tanggung jawab sosialnya, Bersikap atau berkemampuan untuk mendengar (listening) dan bukan membenci mengenai aspirasi-aspirasi di dalam masyarakat, Bersikap dan terampil dalam menerjemahkan atau mengoperasionalkan kebijakan-kebijakan perusahaan dalam arti sempit dan mengaitkan dengan kebijakan pemerintah dalam arti luas.17 Setelah membahas fungsi humas (PR), PR juga mempunyai peran dalam suatu organisasi. PR menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi/lembaga dengan publiknya untuk menciptakan saling pengertian (public understanding) dan dukungan (public support) bagi terciptanya tujuan, kebijaksanaan dan langkah serta lembaga/organisasi tersebut. Peran PR dalam suatu organisasi dibagi menjadi 4 kategori, yakni : 1. Communication technician, yakni PR yang melakukan perannya sebagai ahli komunikasi dan memiliki keterampilan jurnalistik. 2. Communication manager, dalam peran ini PR memiliki tugas yakni (1) merancang dan memanage program PR secara sistematik (2) memberi nasihat manajemen dan membuat kebijakan komunikasi (3) terlibat dalam proses pengambilan keputusan (4) memanfaatkan hasil 17 Rosady Ruslan, Praktek dan Solusi Public Relations dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra, (Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada, 2000) hal.43 13 penelitian untuk merancang dan mengevaluasi. Dibawah communication manager terdapat tiga macam manajer yakni sebagai : 1) Expert presciber : melakukan penelitian dan menentukan masalah PR, membuat program dan melaksanakan program 2) Fasilitator komunikasi : menjaga arus komunikasi dua arah berjalan dengan baik antara organisasi dengan publiknya. 3) Fasilitator proses pemecahan masalah : tugasnya menolong orang lain dalam organisasi guna memecahkan masalah. 3. Media Relations, praktisi PR yang bertugas menjaga bagian dalam organisasi well informed tentang apa yang dikerjakan oleh media. 4. Liason Komunikasi, yaitu orang-orang PR yang melayani PR manager kelas atas dengan mengatasnamakan organisasi pada setiap event atau meeting, dengan begitu PR dapat membuka kesempatan berkomunikasi bagi manajemen dengan publiknya (internal maupun eksternal).18 Berdasarkan pendapat ahli tersebut, peneliti mengambil kesimpulan bahwa perandan fungsi humas berkembang selain menjadi jembatan penghubung antara 18 Rosady Ruslan, Manajemen dan Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2005) hal.8 14 perusahaan dengan khalayaknya/ publiknya juga bertanggung jawab atas penyampaian informasi kepada publik. Menentukan program dan menjalankan program kerja dengan berencana agar terjadi saling pengertian dan dukungan bagi terciptanya tujuan, kebijaksanaan dan langkah bagi perusahaan/ lembaga/ organisasi tersebut. 2.3.3. Ruang Lingkup Public Relations Melihat prinsip Public Relations yaitu mengembangkan dan membina hubungan baik.Publik sasaran dalam pelaksanaan Public Relations adalah pihakpihak yang berkepentingan terhadap organisasi atau perusahaan yang secara garis besarnya yaitu publik internal maupun publik eksternal. Berikut adalah unsurunsur dari publik internal dan publik eksternal menurut Rhenald Kasali dalam bukunya yang berjudul Manajemen Public Relations adalah sebagai berikut:19 Unsur-unsur Publik Internal adalah sebagai berikut: Pemegang saham atau pemilik perusahaan, Manajer dan Top Executive, yaitu orang-orang yang memegang jabatan struktural dalam perusahaan, karyawan, yaitu orang-orang yang tidak memegang jabatan structural dalam perusahaan, Keluarga karyawan. Adapun Unsur-unsur Publik Eksternal adalah sebagai berikut: Konsumen, yaitu pihak pengguna produk perusahaan, Bank merupakan pihak yang mengendalikan dana perusahaan, Pemerintah, yaitu pihak yang menentukan kebijakan, Pesaing, yaitu pihak yang dijadikan sebagai tolak ukur bagi kualitas perusahaan, Media massa/pers adalah pihak yang dijadikan sebagai alat 19 Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations. Jakarta: Grafiti Press, 2000. Hal. 66 15 pendukung atau media kerjasama untuk kepentingan proses Public Relations , Komunitas, yaitu masyarakat yang tinggal, hidup dan berusaha di sekitar perusahaan. 2.3.4. Strategi Public Relations Strategi public relations dibentuk melalui dua komponen yang saling terkait erat. Berawal dari komponen sasaran, dalam komponen sasaran umumnya adalah stakeholder, dan publik yang mempunyai kepentingan yang sama. Sasaran umum tersebut secara struktual dan formal yang dipersempit melalui upaya segmentasi, dan menjadi landasan segmentasi adalah : "seberapa jauh sasaran itu menyandang opini bersama (common opinion), mengandung potensi controversial, dan dapat mempengaruhinya bagi masa depan organisasi, lembaga, nama perusahaan dan produknya menjadi perhatian sasaran khusus". Maksud sasaran khusus disini adalah yang disebut publik sasaran (target public). 20 Komponen kedua adalah komponen sarana, dimana pada strategi public relations berfungsi untuk menggarap ketiga kemungkinan tersebut kearah posisi atau dimensi yang menguntungkan melalui pola dasar "The 3-C's option" (Conservation, Change dan Crystallization) dari stakeholder yang disegmentasikan menjadi publik sasaran yaitu : 20 Rosadi Ruslan, SH, MM. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi Konsepsi Dan Aplikasi, (Jakarta : PT RajaGrafindo Persada, 2012), hal.134-135 16 1. Conservation (Mengukuhkan) : strategi public relations terhadap opini yang aktif - Pro (Proponen). 2. Change (mengubah) : strategi public relations terhadap opini yang aktif - Contra (Openen). 3. Mengkristalisasi (crystallization) : strategi public relations terhadap opini yang pasif (uncommitted)21 Komponen Pembentuk Strategidalam penyusunan strategi public relations maka humas "pembentukan perlu strategi mengetahui perusahaan", komponen-komponen (corporate strategi). sebagai Dalam pembentukan strategi korporat akan dipengaruhi oleh unsur-unsur tertentu yang berkaitan dengan lingkungan, kondisi, visi atau arah, tujuan dan sasaran dari suatu pola yang menjadi dasar budaya perusahaan bersangkutan (corporate culture) yaitu antara lain: a. Secara makro, lingkungan perusahaan/lembaga tersebut akan dipengaruhi oleh unsur-unsur : kebijakan umum (public policy), unsur budaya (kultur) yang dianut, sistem perekonomian dan teknologi yang dikuasai oleh organisasi bersangkutan. 21 Ibid, hal.135 17 b. Secara mikro, tergantung dari misi perusahaan, sumber-sumber dimiliki yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan sumber daya guna lainnya yang dikuasai, sistem pengorganisasian, dan rencana atau program dalam jangka pendek atau jangka panjang, serta tujuan dan sasarannya yang hendak dicapai.22 Humas berfungsi untuk menciptakan iklim yang kondusif dalam mengembangkan tanggung jawab serta partisipasi antara pejabat Humas / PRO dan masyarakat (khalayak sebagai sasaran) untuk mewujudkan tujuan bersama. Fungsi tersebut dapat diwujudkan melalui beberapa aspek-aspek pendekatan atau strategi Humas: 1. Strategi Operasional Melalui pelaksanaan program humas yang dilakukan dengan pendekatan kemasyarakatan melalui mekanisme sosial kultural dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat. Artinya pihak humas mutlak bersikap atau berkemampuan untuk mendengarkan, dan bukan sekedar mendengar mengenai aspirasi yang ada dalam masyarakat baik mengenai etika, moral maupun nilai-nilai kemasyarakatan yang dianut. 22 Ibid, hal.140 18 2. Pendekatan persuasif dan edukatif Fungsi humas adalah menciptakan komunikasi dua arah (timbal balik) dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan, maupun dengan melakukan pendekatan persuasif, agar tercipta saling pengertian, menghargai, pemahaman, toleransi dan lain sebagainya. 3. Pendekatan tanggung jawab sosial Humas Menumbuhkan sikap tanggung jawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak di capai tersebut bukan ditujukan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat), namun untuk memperoleh keuntungan bersama. 4. Pendekatan kerjasama Berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan, baik hubungan kedalam (internal relations) maupun hubungan ke luar (eksternal relations) untuk meningkatkan kerja sama. Humas berkewajiban memasyarakatkan misi instansi yang diwakilinya agar diterima oleh atau mendapat dukungan masyarakat.Hal ini dilakukan dalam rangka menyelenggarakan hubungan baik dengan 19 publiknya dan untuk memperoleh opini publik serta perubahan yang positif bagi kedua belah pihak. 5. Pendekatan koordinatif dan integratif Untuk memperluas peranan PR di masyarakat, maka fungsi humas dalam arti sempit hanya mewakili lembaga/ institusinya. Tetapi peranannya yang lebih luas adalah berpartisipasi dalam menunjang program pembangunan nasional, dan mewujudkan Ketahanan Nasional di bidang Politik, ekonomi, sosial budaya (Poleksosbud) dan Hankamnas.23 Hal ini menjelaskan aspek-aspek yang menjadi landasan dari sebuah stategi Public Relations yang harus dilihat sehingga dengan adanya aspek-aspek ini kegiatan ini menjadi lebih optimal dan akhirnya akan menjadi reputasi yang positif untuk PT. Bahana Artha Ventura itu sendiri. 2.4. Komunikasi Vertikal (Vertical Communication) Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication).24 Dalam komunikasi vertikal, pimpinanmemberikan instruksi- instruksi,petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain23 24 Rosadi Ruslan, op.cit, hal 130 Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations( Bandung, CV. Mandar Maju, 1993 ) hal. 18 20 lain kepada bawahannya sedangkan bawahan memberikan laporan–laporan, saransaran, pengaduan-pengaduan, dan sebagainya kepada pimpinannya. Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah yaitu komunikasi dari pimpinankepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.25 Ada berbagai macam proses dalam komunikasi vertikal. Dalam prosesnya, komunikasi vertikal tersebut hendaknya pimpinan atau manajer memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan dan lain-lain kepada bawahannya.Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan, gagasan, saran dan sebagainya kepada pimpinan.26 Disinilah dapat dilihat pentingnya peranan komunikasi dalam manajemen yaitu menunjang keberhasilan, sebagai landasan kebijaksanaan / keputusan yang diambil pimpinan, hingga untuk mencapai tujuan dan sasaran bersama pada sebuah organisasi.27 2.4.1. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication) Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan 25 pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai efek Ibid, hal. 152 Ibid 27 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Cetakan kedelapan (Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2007) hal. 91 26 pada 21 peneyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembauran.28 Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi-misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau para dosen ke dekan fakultas. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup(1) kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, artinya apa yang sedang terjadi di pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa; (2) masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab; (3) berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan; dan (4) perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerja lainnya, dan masalah lain yang serupa. Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang di perlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidak puasan yang mungkin. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.29 28 29 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi( Bumi Aksara: ed. 1; cet. 3, 2000) hal. 116 Op. Cit. Joseph A Devito, hal. 383 22 Pentingnya komunikasi ke atas karena beberapa alasan : 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka 3. Komunikasi ke atas memungkinkan-bahkan mendorong-omelan dan keluh kesah muncul di permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.30 30 Op. Cit. R. Wayne Pace, hal. 190 23 Komunikasi ke atas meliputi prestasi kerja, kemajuan pekerjaan, rencanarencana mendatang, pemecahan persoalan kerja, media penyalur aspirasi, saran / gagasan perbaikan, frekuensi komunikasi.31 2.4.1.1. Fungsi Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu.Menurut Pace (1989) fungsinya adalah sebagai berikut:32 a. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. b. Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. c. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menayangkan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. d. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. e. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi. 31 32 Ibid. hal 187 Arni Muhammad, Op. Cit, hal. 117 24 Umumnya pernyataan seorang bawahan adalah berkaitan dengan apa yang dipikirkan dan apa yang diinginkan atasanya untuk selalu didengar bawahan. Berikut contoh-contoh komunikasi dari bawah ke atas meliputi:33 a. Permohonan bantuan Biasanya permohonan bantuan adalah dalam bentuk material. Misalnya: jika karyawan mengalami kecelakaan, sakit, melahirkan, kebutuhan rumah tangga, nasehat-nasehat dan lain-lain. b. Laporan prestasi kerja Dapat disampaikan dalam bentuk tulisan atau lisan. Secara lisan dapat melalui rapat-rapat atau percakapan informal melalui telepon. Secara tertulis disampaikan dalam bentuk catatan-catatan, memo, atau surat-surat biasa. c. Saran-saran Untuk suksesnya suatu perusahaan, maka saran-saran yang diajukan secara lisan maupun tulisan pihak bawahan juga harus menjadi pertimbangan seorang pemimpin khususnya bagi pemutusan kebijakan organisasi yang akan dilaksanakan. d. Opini Pendapat bawahan yang bersifat positif maupun negatif harus dapat disampaikan dari bawahan ke atasan, walaupun pendapat tersebut negatif, seorang pimpinan seyogyanya menerima dengan baaik untuk kebijakan selanjutnya. 33 Neni Yulianita, Op. Cit, hal.100-102 25 e. Usulan anggaran Usulan anggaran yang di buat bawahan umumnya adalah anggaran yang diminta guna terlaksananya suatu pekerjaan yang memerlukan anggaran, misalnya: proposal untuk kegiatan promosi, pemasaran, dan sebagainya. f. Dan lain-lain Salah satu kelemahan komunikasi ke atasa adalah bawahan tidak berani melaporkan informasi negatif ke atasannya. Kecenderungan ini dikarenakan secara psikologis bawahnya mempuyai rasa segan bahkan takut jika atasan tidak menyenanginya dan akan menimbulkan konsekunsi yang dapat berakibat fatal bagi dirinya. Meskipun memiliki perbedaan antara satu karyawan dengan karyawan yang lain, namun Onong Uchjana Effendi menjelaskan bahwa diantara karyawankaryawan terdapat kesamaan, yaitu memiliki :34 a. Upah yang cukup Upah kerja yang cukup untuk keperluan hidup adalah cita-cita semua karyawan yang menggiatkan diri pada pekerjaanya dengan rajin atau menambah pengetahuannya dengan mengambil kursus di waktu sore. b. Perlakuan yang adil. Hasrat semua karyawan adalah untuk selalu diperlukan secara adil dikalangan karyawan, tidak saja hubunganya dengan upah, tetapi juga soal-soal lain. Hanya dengan berkomunikasi dengan mereka, kesalah pahaman akan dihilangkan dan kepercayaan terhadap pimpinan kembali dibina. 34 Onong Uchjana Effendy, Human relations dan Public Relations, cetakan ke-3, (Bandung: Mandar maju, 1993), hal. 96 26 c. Ketenangan bekerja Semua karyawan menginginkan bekerja dengan tenaga, bukan saja hubunganya dengan pekerjaan, tetapi hubungannya dengan keluarga yang ditinggalkan dirumah.Mereka tidak akan tekun bekerja jika sebentar-sebentar teringat kepada istri dan anaknya yang sedang sakit. Para karyawan akan tetap giat bekerja jikalau mengetahui bahwa bagi mereka terdapat : 1). Jaminan, jika mereka dengan keluarganya terjadi musibah 2). Jaminan keamana bekerja 3). Jaminan di hari tua d. Perasaan diakui Pada perasaan setiap karyawan terdapat perasan ingin diakui (sense of belonging) sebagai karyawan yang berharga dan anggota kelompok kerjanya yang terhormat. e. Penghargaan atas hasil kerja Para karyawan menginginkan bahwa hasil karyanya dihargai, meskipun sebenarnya adalah kewajiban mereka untuk bekerja segiat-giatnya.Untuk itulah mereka diberi upah. Meskipun demikian, akan selalu terpelihara adanya harmonis, bila diadakan cara-cara tertentu sebagai tanda bahwa hasil karya mereka dihargai. Ini bisa dalam bentuk uang, barang atau piagam. f. Penyalur perasaan Karyawan bisa menyalurkan perasaan melalui sebuah majalah intern apakah bentuk majalahnya atau lembaran stensilan, akan merupakan medium hubungan batin antara pimpinan dengan karyawan 27 Kebanyakan analisis dan penyelia dalam komunikasi ke atas menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari bawahan mereka seperti : a. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang. b. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan. c. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan. d. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi. 2.4.1.2.Kesulitan Mendapatkan Informasi Ke Atas Ada beberapa alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit. Seperti halnya Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit dalam buku karangan Pace. Empat alasan tersebut yaitu karena: a. Kecendrungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka. Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara pada penyelia mereka. Cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka. b. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik pada masalah pegawai. Pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer mereka tidak 28 memperhatikan masalah mereka. Menejer mungkin tidak memberikan tanggapan terhadap masalah pegawai. Mungkin menahan beberapa komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka. c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai. Sering kali penyelia dan manajer tidak berhasil memberi penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka. d. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya ia tidak taggap pada apa yang dikatakan bawahannya tersebut.35 2.4.1.3. Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang sangat penting dalam membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan mereka, dan mengenai organisasi. Pentingnya organisasi tersebut tentu tidak lepas dari beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke atas, dan faktor-faktor tersebut adalah:36 35 R Wayne Pace Don F. Faules, komunikasi organisasi, (Bandung : Remaja Rosdakarya, 2004), hal. 191 36 Arni Muhammad, Op.Cit. hal.119 29 1. Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya, 2. Komunikasi ke atas lebih bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan dari pada komunikasi yang bersifat negatif, 3. Lebih mungkin diterima jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru, 4. Komunikasi ke atas mungkin lebih efektif jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu, 5. Komunikasi ke atas akan lebih efektif jika komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima. Pesan dari bawahan lebih siap diterima jika mereka setuju. Komunikasi keatas memiliki prinsip-prinsip seperti halnya komunikasi yang lainnya.Menurut Planty dan Machaver dalam buku karangan Arni Muhammad ada berbagai prinsip-prinsip komunikasi ke atas diantaranya adalah:37 1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan, 2. Program komunikasi ke atas berlangsung terus menerus, 3. Menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah, 4. Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah, 5. Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang objektif, 37 Ibid, hal. 120 30 6. Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan merespons terhadap masalah, 7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam-macam media dan metode untuk memajukan arus informasi. Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya yang menyatakan bahwa komunikasi ke atas ini penting untuk pembuatan keputusan agar komunikasi ini berjalan dengan lancar dan memberikan informasi seperti yang diharapkan maka perlu diprogramkan secara khusus dan prinsip-prinsip yang tersebut diatas adalah perlu dipedomani oleh pimpinan. Dalam buku karangan Pace, ada berbagai macam alasan mengapa komunikasi ke atas penting. Beberapa alasan tersebut adalah karena :38 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatanpembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya, 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka, 3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya, 38 R. Wayne Pace Don F. Faules, Op.Cit hal. 190 31 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi, 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah, 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. Informasi dapat sampai ke atas tentunya dengan adanya sifat saling terbuka antara bawahan dengan atasan. Mengenai masalah kerja yang sedang dihadapi atau hal ini yang memerlukan saran serta motivasi dari atasan. Jackson menyatakan bahwa,secara keseluruhan, kekuatan yang mengarahkan komunikasi dalam sebuah organisasi adalah motivasi.39 Adanya motivasi dalam diri seseorang membantu menumbuhkan semangat bekerja untuk meraih suatu keberhasilan/kesuksesan yang hendak dicapai. 2.4.1.4.Masalah tentang Komunikasi ke Atas Di samping penting bagi oranisasi, komunikasi ke atas juga sulit dikendalikan.Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas sering kali merupakan pesan yang perlu didengar oleh hierarki yang lebih tinggi lagi.Para pekerja sering kali enggan mengirm pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka dianggap sebagai biang keladi. 39 Ibid, hal. 192 32 Sering kali pesan yang dikirim ke atas itu, terutama yang menyangkut ketidakpuasan karyawan, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen karena bisa mengganggu produktivitas.Apabila pesan itu diabaikan, maka para karyawan pun merasa tidak perlu mengirim pesan keatas.Oleh karena itu ketidakpuasan pun semakin memburuk dan menjadi masalah besar. Kadang-kadang pesan itu tidak sampai. Para penjaga gerbang mungkin menyaring pesan-pesan tertentu yang secara otomatis mengembalikan pesanpesan tersebut. Apabila masalahnya menyangkut kejelasan penugasan pekerjaan, kebanyakan karyawan lebih menyukai untuk menghubungi rekan lainnya daripada menghubungi manajemen karena mereka khawatir di anggap tidak mampu. Para mahasiswa pun sering melakukan hal demikian. Daripada bertanya kepada dosen yang bersangkutan lebih baik bertanya kepada rekan mahasiswa lainnya yang mungkin saja tidak lebih baik pemahamannya. Masalah lain mengenai komunikasi ke atas adalah bahwa manajemen telah menjejali arus pesan ke bawah, sehingga kehilangan kapasitas untuk menerima pesan. Para manajer yang biasa terlalu banyak menjadi sumber pesan mengakibatkan mereka menjadi pendengar yang kurang baik. Para karyawan dengan mudah merasakan hal ini, dan secara logis saja mereka menjadi enggan untuk meluangkan waktu berkomunikasi ke atas. Salah satu hambatan lainnya adalah hambatan fisik. Manajemen biasanya secara fisik terpisah dari para karyawannya. Biasanya, kantor manajemen berada pada lantai yang terpisah bahkan tidak jarang berada di kota yang terpisah. 33 Dengan demikian situasinya menjadi sulit bagi manajemen untuk mengetahui masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang memerlukan perhatian segera.40 2.4.2. Komunikasi KeBawah (Downward Communication) Salah satu jenis komunikasi vertikal adalah komunikasi ke bawah yang biasa disebutDownward Communication.Downward Communication adalah komunikasi kebawah adalah dari atasan ke bawahan atau ke sub ordinat atau dari bos ke karyawannya dan dari pemegang kebijakan ke petugas pelaksana.41 Didalam komunikasi kebawah ini, para pemimpin lembaga atau organisasi sangat menyadari adanya perbedaan kinerja antara satu karyawan dengan karyawan lainnya yang berada dibawah pengawasannya.42 Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya adalah komunikasi kebawah. Perintah seringkali merupakan contoh jelas untuk komunikasi kebawah: “Ketik surat ini rangkap dua,” “Kirim barang ini sebelum tengah hari,” “Tulis salinan iklan ini,” dan sebagainya. Bersamaan dengan pemberian perintah ini biasanya dibarengi dengan penjelsan prosedur, tujuan, dan sejenisnya. Para manajer juga bertanggung jawab untuk memberi penilaian kepada karyawannya dan memotivasi mereka, semuanya mengatas nama kan produktivitas dan demi kebaikan organisasi secara keseluruhan. 40 Ibid, hal 386 Neni Yulianita, Dasar-dasar Public Relations, (Bandung : LPPM UNISBA, 2007), hal. 93 42 HM. Sonny Sumarsono, Metode Riset Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), hal. 242 41 34 Adapun fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah 43 a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku d. Pemberian motivasi kepada karyawan agar bekerja lebih baik Arus komunikasi tersebut hendaknya berjalan dengan baik disebuah organisasi agar tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dan berjalan dengan maksimal. Ada berbagai jenis komunikasi yang biasa dikomunikasikan. Salah satunya adalah yang disebutkan oleh Katz dan kahn. Katz dan Kahn menyebutkan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik oganisasi, d. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).44 Berbagai jenis informasi ini dapat atasan sampaikan kepada bawahan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana cara melakukan pekerjaan dengan baik dan bisa memahami apa yang diinstruksikan oleh atasannya. Di dalam bukunya, Neni Yulianita menyatakan bahwa transpormasi informasi dari pimpinan ke bawahan merupakan aliran komunikasi dari atasan ke 43 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2009), hal. 122 R. Wayne Pace and F. Don Faules, Editor: Dedy Mulyana, Komunikasi Organisasi, cetakan ke-4 (Bandung: Rosda Karya, 2002), hal.185 44 35 bawahan yang umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Untuk itu, berikut adalah cotoh-contoh fungsi komunikasi dari atas ke bawah (Downward Communication) yang antara lain dapat diekspresikan melalui kegiatan komunikasi:45 a. Instruksi (perintah) Perintah atau instruksi kerja dapat berupa pemberian pengajaran sesuatu yang baru atau menyebarluaskan pada para kayawan bagaimana melakukan suatu tugas khusus baik secara lisan maupun tertulis. b. Briefing (pengarahan) Memberikan penjelasan-penjelasan secara sigkat atau pertemuan untuk memberikan penerangan secara ringkas dari atasan ke bawahannya. c. Pemberian informasi tentang kebijakan-kebijakan perusahaan Pemberian informasi orientasi adalah untuk perusahaan, misalnya: tentang aturan-aturan organisasi, aplikasi organisasi, prosedur, sejarah organisasi dan hal-hal lain yang ada kaitannya dengan penyebarluasan informasi yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan yang perlu diketahui publiknya. d. Melakukan Penilaian Penilaian pimpinan terhadap pelaksanaan kerja bawahan dilakukan atas dasar evaluasi atau penelitian atau penilaian supervisor terhadap pelaksanaan kerja karyawan, dimana tahap selanjutnya penilaian ini harus dapat diekspresikan pada seluruh karyawan, sehingga karyawan pun dapat mengetahui kondisi 45 Neni Yulianita, Op. Cit, hal. 94-97 36 dirinya dimata pimpinan, jika bagus tentu harus dipertahankan dan jika jelek maka harus dapat diperbaiki. e. Penanaman Ideologi Upaya pimpinan terhadap bawahannya untuk menyampaikan dan menanamkan ideologi di dalam diri karyawan, sehingga akan menumbuhkan adanya tingkat semangat kerja, pengabdian, rasa memiliki atau dukungan terhadap organisasi. f. Pemberian penghargaan Pemberian penghargaan ini biasanya dimaksudkan untuk memberi insentif, motivasi/ dorongan-dorongan agar karyawan dapat bekerja dengan giat sesuai dengan instruksi. g. Melakukan teguran Pimpinan dapat melakukan teguran apabila bawahan melakukan kesalahan atau tidak dapat menyelesaikan tugas pada waktunya. h. Pemberian insentif dan tunjangan Pemberian insentif atau tunjangan dapat memberikan arti yang khusus bagi kebutuhan karyawan. Hal ini menandakan bahwa atasan peduli pentingnya peran bawahan di dalam perusahaan, misalnya: tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan kecelakaan dan lain-lain. Karyawan menginginkan informasi dari atasan dan mencari instruksi dan pekerjaannya, informasi yang berkenaan dengan hal-hal yang mempengaruhi mereka dan berita-berita yang terbaru.Walaupun informasi yang mereka peroleh bertambah mereka masih mencari informasi tabahan. 37 Komunikasi dua arah secara timbal balik dalam manajemen sangat penting, jika hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan, proses menejemen besar kemungkinan tidak berjalan sebagaimana diharapkan. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, gagasan, atau saran dari pegawai bawahan sebagai petunjuk efektif tidaknya dan efisien tidaknya kebijaksanaan yang telah dilakukan.46 2.4.2.1.Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Ke Bawah Ada beberapa hal yang bisa mempengaruhi komunikasi kebawah. Arni Muhammad menyimpulkan beberapa faktor tersebut sebagai berikut:47 a. Keterbukaan Kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. b. Kepercayaan pada pesan tulisan. Umumnya para pimpinan lebih percaya pada pesan tertulis dari pada pesan lisan, sehingga menjadikan mereka lebih banyak meyampaikan pesan dalam bentuk tulisan melalui bulletin atau manual. Sementara menurut hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan atau tulisan. 46 47 Onong Uchjana Effendy, Op. Cit, hal. 18 Arni Muhammad, Op.Cit. hal. 110-112 38 c. Pesan yang berlebihan Banyaknya pesan yang diterima oleh karyawan menyebabkan mereka merasa terbebani.Sehingga, pada akhirnya karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap berkaitan dan penting bagi dirinya. d. Timing Ketepatan waktu dalam melakukan pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi kebawah. e. Penyaringan Karyawan akan menyaring pesan yang mereka terima. Karyawan cenderung akan memperhatikan pesan-pesan yang dianggap perlu. 2.4.2.2.Penyempurnaan Komunikasi Ke Bawah Adanya gangguan dari penyampaian dari atasan kepada bawahan maka pimpinan perlu memperhatikan bagaimana cara penyampaian pesan yang efektif sehingga komunikasi bisa berjalan dengan baik. Dalam buku karangan Arni Muhammad, Davis (1976) memberikan saran-saran dalam hal ini sebagai berikut:48 a. Pemimpin hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. b. Pemimpin hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan c. Pemimpin hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya 48 Ibid, hal 112-113 39 untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang mempengaruhi mereka. d. Pemimpin hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. 2.4.2.3.Metode Komunikasi Ke Bawah Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode.Pace (1989) mengemukakan empat klasifikasi metode untuk itu yaitu : metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Untuk menemukan mana metode yang tepat untuk di gunakan oleh pimpinan ada kriteria yang dapat digunakan seperti berikut ini:49 a. Ketersediaan Metode-metode yang tersedia dalam organisasi lebih cenderung untuk digunakan.Bila diperlukan dapat ditambah dengan metode lain untuk menjadikan lebih efektif. b. Biaya Pentingnya biaya yang paling kurang akan cenderung dipilih untuk menyebarluaskan informasi yang bersifat rutin dan tidak mendesak. Tetapi bila informasi yang akan dikomunikasikan tidak bersifat rutin dan mendesak, maka soal biaya tidak begitu di pertimbangkan yang penting informasi cepat sampai. 49 Ibid, hal. 114-115 40 c. Dampak Metode yang memberikan dampak atau kesan yang lebih besar akan sering dipilih atau digunakan dari pada metode yang sedang atau kurang dampaknya. d. Relevansi Metode yang paling relevan dengan tujuan yang akan dicapai paling sering dipilih. Misalnya untuk memberikan informasi yang pendek mungkin lebih tepat digunakan metode lisan yang diikuti oleh memo. e. Respons Pemilihan metode juga dipengaruhi oleh apakah respon terhadap informasi itu diinginkan atau diperlukan.Bila diinginkan maka metode lisan secara tatap muka lebih tepat digunakan mungkin dalam bentuk interpersonal atau rapat. f. Skill Metode yang paling cocok digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan skill si penerima dan si pengirim. Tabel 1 Metode paling efektif v.s. paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan para pegawai dalam sepuluh situasi yang berbeda.50 No. Situasi 1. Penyampaian memerlukan Paling Efektif informasi tindakan yang Lisan Paling tidak efektif diikuti Tulisan saja segera tulisan pegawai. 50 Dale L. Level jr, (dalam R. Wayne Pace & Don F. Faules), komunikasi Organisasi, (Jakarta: 2002), hal.187 41 2. Informasi yang memerlukan Tulisan saja Lisan saja tindakan pegawai pada waktu mendatang. 3. Penyampaian informasi yang Tulisan saja Lisan saja bersifat umum 4. Penyampaian arahan atau Lisan perintah perusahaan 5. Penyampaian diikuti Lisan saja tulisan informasi Lisan diikuti Lisan saja mengenai perubahan kebijakan tulisan perusahaan yang penting 6. 7. Penyampaian kemajuan kerja Lisan kepada penyelia langsung tulisan Promosi kampanye keamanan Lisan diikuti Lisan saja diikuti Lisan saja tulisan 8. Pemberian pujian kepada Lisan pegawai atas prestasi kerjanya 9. Pemberian teguran diikuti Tulisan saja tulisan kepada Lisan saja Tulisan Saja pegawai atas kelalaian kerjanya 10. Penyelesaian perselisihan di Lisan saja antara para pegawai mengenai masalah kerja Tulisan saja 42 Dari Dale L. Level, jr.,“communication Effectiveness: Method and Situation”, The Journal of Business Communication, 10 (Musim Gugur 1972), 19-25. Dicetak ulang dengan izin Dale L. Level Jr., dan The American Business Communication Association, penerbit The Journal of Business Communication.(Diambil dari R. Wayne Pace Don F. Faules dalam buku Komunikasi Organisasi) Ada berbagai macam bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam setiap metode. Bentuk komunikasi yang bisa digunakan dalam setiap metode tersebut adalah sebagai berikut :51 a. Metode Lisan contohnya : rapat, diskusi, seminar, konferensi, interview, telephone, sistem interkom, kontak interpersonal, laporan lisan & ceramah. b. Metode Tulisan contohnya :surat, memo, telegram & majalah. c. Surat Kabar contohnya : deskripsi pekerjaan, panduan pelaksanaan pekerjaan, laporan tertulis & pedoman kebijaksanaan. d. Metode Gambarcontohnya : grafik, poster, peta, film, slide& display. 2.4.2.4.MasalahTentangKomunikasiKeBawah Manajemen dan karyawan sering kali berbicara dengan bahasa yang berbeda. Banyak manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapat dipahami oleh karyawannya. Misalnya saja, kebanyakan manajer memiliki pendidikan yang lebih tinggi dan banyak bahasa teknis mengenai bisnis daripada para karyawannya. 51 Arni Muhammad,Op.Cit, hal 116 43 Di kedua jenis komunikasi ke atas maupun ke bawah, manajemen mengendalikan system komunikasinya. Para manajer memiliki waktu, keahlian, dan fasilitas untuk memperbaiki komunikasi yang ada di organisasi. Dan tentunya logis saja untuk menenpatkan tanggung jawab atas terjadinya system komunikasi yang efektif pada pundak manajemen. Ini tidak lalu berarti bahwa para karyawan tidak perlu bertanggung jawab atas hal tersebut. Komunikasi yang efektif adalah proses dua arah. Bagaimanapun juga, manajemen menanggung tanggung jawab yang lebihbesar dalam membentuk dan mempertahankan system komunikasi internal yang efektif dan efisien.52 52 Opcit, Joseph A Devito, hal: 387