BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Dalam pembahasan ini penulis membahas mengenai Pelayanan Public Relations Terhadap Kepuasan Siswa Wall Street Institute cabang Central Park Periode Febuari – May 2012 dengan menggunakan teori umum 2.1.1 Public Relations 2.1.1.1 Definisi Public Relations Istilah public relations menurut beberapa para ahli di dalam buku karangan Atep Adya Barata ( 2004:200 ) a) Howard Bonham, Vice Chairman dari American National Red Cross, menyatakan : Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian masyarakat yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan masyarakat terhadap seseorang atau organisasi b) W. Emerson Reck, Public Relations Director dari Colgate University, menyatakan : Public relations adalah proses berkelanjutan dari penentuan kebijakan – kebijakan, pelayanan – pelayanan, dan tindakan – tindakan yang paling sesuai bagi individu atau kelompok agar individu atau lembaga memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka, dan kedua, pelaksanaan kebijakan – kebijakan, pelayanan – pelayanan dan tindakan – tindakan adalah untuk menjamin pengertian dan penghargaan sepenuhnya”) Dari penerapan diatas dapat dijelaskan bahwa public relations adalah sebuah proses yang berkelanjutan dari suatu sikap atau tindakan sebuah perusahaan untuk menciptakan kepercayaan kepada masyarakat agar citra perusahaan menjadi positif. 2.1.1.2 Tujuan Public Relations Tujuan dari kegiatan public relation menurut Nova Firsan ( 2009 : 40 ) adalah “Meningkatkan kredibilitas dan membangkitkan motivasi stakeholder perusahaan guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi.” Tujuan kegiatan public relations dapat dikelompokkan sebagai berikut a) Performance Objective Public relations merupakan kegiatan komunikasi yang mempresepsikan citra perusahaan kepada publiknya (stake holder) , melaksankan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas , serta citra perusahaan di mata stakeholders b) Support of consumer market objective Kegiatan public relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap dan presepsi, konsumen dan produk terhadap produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan. Hasil identifikasi kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk menerapkan strategi atau pendekatan yang sesuai. Tujuan dari public relations menurut penulis adalah melakukan kegiatan komunikasi kepada publik untuk membentuk identitas agar mendapat citra positif, selain itu tujuan public relations adalah melakukan kegiatan komunikasi guna mendapatkan informasi mengenai masalah yang ada untuk dibahas agar dapat diperbaiki untuk mencapai tujuan. 2.1.1.3 Fungsi Public Relations Fungsi public relations pada umumnya tertuju pada stakeholders, konsumen, karyawan partner perusahaan dan lingkungan sekitar dimana perusahaan tersebut melakukan aktivitas bisnis. Selain itu peran public relations mengabdi pada kepentingan umum untuk mencerminkan citra positif perusahaan. Selain itu gambaran fungsi public relations menurut Sr Maria Assumpta. R( 2005 : 32 ) adalah a) Edwin Emery dalam bukunya introduction to mass communication menyatakan upaya yang terencana dan terorganinasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan – hubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai publiknya b) Pada dasarnya public relations adalah sebagai berikut 1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill , kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya 2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3) Unsur penting dalam manejemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai dengan harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya citra suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktifitas bisa dicapai secara optimal 4) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, internal atau eksternal melalui proses timbal balik, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. c) Kegiatan public relations haruslah dilakukan secara menyeluruh dan berkesinambungan d) Sukses public relations dalam menjalankan fungsinya, merupakan keterlibatan seluruh individu dalam organisasi, masing – masing dalam tugasnya, mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling bawah dalam menejemen. Disini komunikasi dan kerja sangat vital dalam pencapaian tujuan public relations e) Public relations haruslah dimulai dari masing – masing organisasi, dan organisasi itu sendiri Fungsi dari public relations menurut peneliti adalah mencerminksn citra positif perusahaan dikalangan konsumen, karyawan maupun stake holder untuk memperoleh kepercayaann agar terciptanya hubungan yang harmonis antar organisasi. 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pelayanan 2.2.2.1 Definisi Pelayanan Didalam ruang lingkup pemasaran tidak hanya terfokus oleh produk yang bersifat tangible intangible. tetapi ada juga produk yang bersifat Khususnya saat ini persaingan di dunia bisnis semakin meningkat, oleh karena itu perlu di terapkan ilmu pemasaran dan jasa. “Jasa atau pelayanan merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki, serta pelanggan dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkomsumsi jasa tersebut. Dalam strategi pemasaran, definisi jasa juga harus diamati. Kondisi dan cepat lambatnya pertumbuhan jasa akan sangat tergantung pada penilaian pelanggan terhadap kinerja ( penampilan ) yang ditawarkan oleh pihak produsen. Keunggulan suatu produk jasa adalah tergantung dari keunikan serta kualitas yang diperhatikan oleh jasa tersebut, apakah sudah sesuai dengan harapan dan keinginan pelanggan atau konsumen” (menurut jurnal Dwiwinarsih Rina : 2009 ) Definisi dari jasa adalah Menurut Kotler (2007 :71) “Jasa adalah setiap tindakan atau kinerja yang dapat ditawarkan satu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Jasa tersebut mungkin saja atau mungkin juga tidak terkait dengan suatu produk fisik.” Menurut Kotler ( 2007 : 43 ) ada lima katagori tawaran 1. Barang berwujud murni Tawaran tersebut terutama terdiri atas barang berwujud seperti sabun, pasta gigi, atau garam. Tidak satu pun jasa menyertai produk tersebut. 2. Barang berwujud yang disertai jasa Tawaran tersebut terdiri atas barang berwujud yang disertai oleh satu atau beberapa jasa. 3. Campuran Tawaran tersebut terdiri atas barang dan jasa dengan bagian yang sama. 4. Jasa utama yang disertai barang dan jasa yang sangat kecil Tawaran tersebut terdiri atas jasa utama bersama jasa tambahan atau barang pendukung. 5. Jasa murni Tawaran tersebut terutama terdiri atas jasa. Pendapat penulis mengenai pelayanan adalah sebuah tindakan yang dilakukan oleh seseorang yang pada dasarnya tidak berwujud karena pelayanan itu sendiri tidak terikat pada siapapun, dan tujuan dari pelayanan itu sendiri adalah untuk membuat seseorang merasa puas dan senang, atau ada pula yang merasa kecewa dan tidak puas akan pelayanan yang telah didapatkan. 2.2.2.2 Karakteristik Pelayanan Jasa memiliki empat karakteristik yang mempengaruh desain program suatu pemasaran menurut Kotler (2007 : 45 ) 1. Tidak Berwujud (intangibility) Jasa yang mempunyai sifat yang tidak dapat dilihat , diraba , didengar ataupun dicium sebelum melakukan transaksi pembelian terhadap jasa tersebut. Untuk mrngurangi ketidakpastian, pembeli akan mencari bukti mutu jasa tersebut. Mereka akan menarik kesimpulan dari tempat, orang – orang, peralatan ,bahan komunikasi, simbol, dan harga yang mereka lihat. Oleh karena itu tugas dari penyedia jasa adalah mengelola bukti tersebut untuk mewujudkan sesuatu yang tidak berwujud. 2. Tidak terpisahkan Penyediaan jasa yang di produksi secara khusus dan di komsumsi pada waktu yang bersamaan. Dan hal ini tidak berlaku bagi barang – barang fisik yang di produksi, disimpan sebagai persediaan, didistribusikan kepada banyak penjual dan di konsumsi kemudian. Jika pelanggan tersebut juga hhadir pada saat jasa itu dihaslkan, interaksi penyedia klien merupakan ciri khusus pemasaran jasa. 3. Bervariasi Jasa sangat bervariasi karena tergantung pada siapa memberikannya serta kapan, dimana diberikan. Pembeli jasa menyadari keragaman ini dan sering bicara pada orang lain yang pernah menggunakan jasa tersebut sebelum memilih media penyedia jasa untuk memenuhi kebutuhannya. 4. Tidak Tahan Lama Jasa tidak dapat disimpan, sifat jasa yang mudah rusak (perishability) tersebut tidak akan menjadi masalah apabila permintaan tetap berjalan lancar. Jika permintaan berfluktuasi, perusahaan jasa menghadapi masalah yang rumit bila memiliki kapasitas yang terbatas. Beberapa strategi untuk menghasilkan keselarasan yang lebih baik antara permintaan dan penawaran dalam bisnis jasa. Karakteristik pelayanan menurut penulis adalah jasa merupakan program pemasaran yang sifatnya tidak dapat dilihat, diraba, didengar ataupun dicium ada beberapa penyedia jasa yang di produksi secara khusus dan bervariasi serta tidak tahan lama. 2.2.2.3 Perilaku Konsumen Perilaku konsumen menurut (J. Paul Peter : 6) sebagai “ Interaksi dinamis antara pengaruh dan kongnisi, perilaku dan kejadian disekitar kita dimana manusia melakukan aspek pertukaran dalam hidup mereka” Paling tidak ada tiga definisi diatas,ialah : • Pelaku konsumen adalah dinamis Definisi diatas menekankan bahwa perilaku konsumen itu dinamis, ini berarti bahwa seorang konsumen, grup konsumen, serta masyarakat luas selalu berubah dan bergerak sepanjang waktu. Hal ini memiliki implikasi terhadap studi perilaku konsumen , demikian pula pada pengembangan strategi pemasaran • Perilaku konsumen melibatkan interaksi Hal yang ditekankan berikutnya adalah perilaku konsumen melibatkan interaksi antara perlilaku dan kongnisi, perilaku, dan kejadian di sekitar. Gunanya adalah untuk memahami konsumen dan mengembangkan strategi pemasaranyang tepat kita harus memahami apa yang mereka pikirkan (kongnisi) dan mereka rasakan (pengaruh), apa yang mereka lakukan (perlilaku) dan apa serta dimana (kejadian di sekitar) yang mempengaruhi serta dipengaruhi oleh apa yang diikirkan,dirasa dan dilakukan konsumen. • Perilaku konsumen melibatkan pertukaran Perliku konsumen adalah pertukaran di antara individu. Hal ini membuat definisi perilaku konsumen tetap konsisten dengan defi$nisi pemasaran yang sejauh ini juga menekankan pertukaran, untuk menciptakan pertukaran dengan konsumen melalui formulasi dan penerapan strategi pemasaran. Menurut penulis perilaku konsumen adalah sebuah sikap yang terjadi dari interaksi sekitar karena dipengaruhi oleh sebuah kejadian sehingga menciptakan perilaku yang dinamis dan melibatkan pertukaran formulasi dan strategi pemasaran. 2.2.2.4 Karakteristik pribadi yangmempengaruhi perilaku konsumen Karakteristik pribadi yang mempengaruhi perilaku konsumen terdiri dari berbagai macam faktor menurut Kotler ( 2001:196 ) 1. Faktor kultural Faktor kultural mempunyai pengaruh yang paling luas dan paling dalam terhadap perilaku konsumen. Pemasar harus memahami peran yang dimainkan oleh kultur,subkultur dan kelas sosial pembeli 2. Faktor sosial Perlilaku konsumen juga dipengaruhi oeh faktor sosial seperti kelompok kecil, keluarga, peran dan status sosial konsumen 3. Faktor pribadi Keputusan seorang pembeli juga dipengaruhi oleh karakteristik pribadi seperti umur dan tahap daur hidup pembeli, jabatan, keadaan ekonomi, gaya hidup, kepribadian dan konsep diri pembili bersangkutan 4. Faktor psikologis Pilihan pembeli seseorang juga dipengaruhi oleh empat faktor psikologis yang utama yaitu motivasi, persepsi, belajar, serta kepercayaan dan sikap. Karakteristik pribadi yang mempengaruhi perilaku konsumen menurut peneliti adalah faktor yang memperngaruhi konsumen dalam mengkomsumsi atau membeli suatu produk yang dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu faktor kultural, pribadi, sosial dan psikologis dimana semua faktor tersebut berkaitan antara yang satu dengan yang lain 2.2 Kepuasan Pelanggan 2.2.2 Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan menurut Lerbin R ( 2005 : 2 ) adalah “Sebagai hasil penilaian pelanggan terhadap apa yang diharapkannya dengan membeli atau mengkomsumsi suatu produk”. Harapan itu lantas dibandingkan dengan presepsinya terhadap kinerja yang diterimanya dengan mengonsumsi produk itu. Jika harapannya lebih tinggi daripada kinerja produk , ia akan merasa tidak puas , sebaliknya jika harapannya sama dengan atau lebih rendah dari pada kinerja produk ia akan merasa puas. Menurut Oliver, kepuasan adalah “Tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja atau hasil yang dirasakannya dengan harapannya”. (J.Suprapto, 2001 : 233) Menurut Philip Kotler (2002:42) “Kepuasan adalah perasaan senang atau kecewa seseorang yang muncul setelah membandingkan antara persepsi/kesannya terhadap kinerja (atau hasil) suatu produk dan harapan-harapannya” Sedangkan menurut Husein Umar (2005: 50-51) kepuasan konsumen adalah “Tingkat perasaan konsusmen setelah membandingkan dengan harapannya”. Kepuasan dibagi atas 2 macam : 1. Kepuasan fungsional. Merupakan kepuasan yang diperoleh dari fungsi suatu produk yang dimanfaatkan. 2. Kepuasan psikologikal. Merupakan kepuasan yang diperoleh dari atribut yang bersifat tidak berwujud dari produk. Kepuasan pelanggan menurut Barkelay dan Saylor (1994) merupakan fokus dari proses manajemen berorientasi pada konsumen, bahkan dinyatakan pula bahwa kepuasan pelanggan adalah kualita. Yang dikutip didalam jurnal ( Mohamad Iqbal :201 ) Kepuasan pelanggan menurut peneliti adalah sikap atau penilian yang diberikan oleh costumer terhadap apa yang sudah diperoleh, apakah sudah cukup memuaskan dan sesuai dengan kriteria yang diinginkan atau para pelanggan merasa kecewa karena apa yang didapat tidak sesuai dengan yang diharapkan 2.2.3 Tujuan Dan Faktor Pendorong Kepuasan Pelanggan Ada empat tujuan penelitian kepuasan pelanggan menurut Lerbin R ( 2005 : 3) 1. Menentukan atribut kerja produk yang penting dalam menghasilkan kepuasan pelanggan 2. Menilai posisi atribut kinerja produk perusahaan dibandingkan dengan pesaing pesaing utama perusahaan 3. Menentukan prioritas atribut kinerja dan perbaikan atribut itu 4. Memantau hasil perbaikan atribut Faktor – faktor yang mendorong kepuasan pelanggan menurut Handi I ( 2002 : 37 ) ada lima faktor utama kepuasan pelanggan 1. Kualitas Produk Pelanggan puas kalau membeli dan menggunakan produk tersebut , ternyata kualitas produknya baik. Kualitas produk ini adalah dimensi yang global dan tidak ada 6 elemen dari kualitas produk yaitu : performance, durability, feature, reliability,consistency, dan design. 2. Faktor Harga Untuk pelanggan yang sensitif biasanya harga yang murah adalah sumber kepuasan yang penting karena mereka akan mendapatkan value for money yang tinggi. Komponen harga ini relatif tidak penting bagi mereka yang tidak sensitif terhadap harga. 3. Service Quality Service quality bergantung pada tiga hal yaitu sistem, teknologi, dan manusia. Faktor manusia ini memegang kontribusi sebesar 70%. Tidak mengherankan kepuasan pelanggan terhadap kualitas pelayanan biasanya sulit ditiru. Pembetukan atitude dan perilaku yang seiring dengan keinginan perusahaan menciptakan , bukanlah pekerjaan mudah. Pembenahan harus dilakukan mulai dari proses rekuitmen, training, budaya kerja dan hasilnya baru terlihat setelah 3 tahun. Sedangkan menurut Engel, et al yang dikutip oleh Fandy Tjiptono (2004:45) menyatakan ”Kepuasan pelanggan merupakan evaluasi purna beli dimana alternatif yang dipilih sekurang-kurangnya memberikan hasil (outcome) sama atau melampaui harapan pelanggan, sedangkan ketidakpuasan timbul apabila hasil yang diperoleh tidak memenuhi harapan pelanggan.” Ada 3 kemungkinan kepuasan yang berhubungan dengan performansi (performance) dan harapan (expectation) yaitu: 1. Performance < Expectation: Bila hal ini terjadi, maka pelanggan mengatakan bahwa pelayanan yang diberikan jelek, karena harapan pelanggan tidak terpenuhi atau pelayanannya kurang baik, belum memuaskan pelanggan. 2. Performance = Expectation: Tidak istimewa, pelayanan yang diberikan biasa saja karena belum memuaskan pelanggan. 3. Performance > Expectation: Terjadi bila, pelayanan terhadap pelanggan baik dan memuaskan pelanggan. Kepuasan pelanggan optimal, bila kita selalu memperhatikan apa yang menjadi harapan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. 2.2.4 Mengukur Kepuasan Pelanggan Ada berbagai perangkat untuk melacak dan mengukur kepuasan pelanggan yaitu sistem keluhan dan saran, survei kepuasan pelanggan, belanja siluman dan analisis pelanggan yang hilang. Banyak cara yang dapat digunakan untuk mengindentifikasi, mengukur atau memantau kepuasan pelanggan. Beberapa diantaranya adalah yang dikemukakan oleh Fandy Tjiptono (2004:75), yaitu terdiri dari 5 metode penulis hanya menggunakan 2 metode yaitu : 1. Sistem keluhan dan saran: Misalnya menyediakan kotak saran dan keluhan, kartu komentar, customer hot lines, mempekerjakan petugas pengumpul pendapat atau keluhan pelanggan, dan lain-lain. 2. Survei kepuasan: Survei biasa dilakukan dengan kuesioner (dikirim lewat pos atau dibagikan pada saat pelanggan berbelanja), lewat telepon, e-mail, faks atau dengan wawancara langsung. Dari lima metode yang ada, peneliti hanya mencantumkan dua metode saja dikarenakan untuk mengukur kepuasan pelanggan di Wall Street Institute Central Park cara yang digunakan adalah dengan menggunakan sistem keluhan dan saran yaitu melalui kotak saran dan melakukan survei kepuasan melalui kuisioner yang ada di dalam sistem komputer yang telah tersedia. 2.2.5 Faktor Ketidakpuasan Pelanggan Ketidakpuasan pelanggan menurut Djoko Purwanto ( 2006 : 181 ) merupakan “suatu sikap dari pelanggan karene merasa dirugikan atau dikecewakan dan ketidakpuasan. Hal ini dapat merugikan semua pihak, baik nama baik perusahaan maupun pelanggan. Beberapa penyebab munculnya kekecewaan, ketidakpercayaan dan ketidakpuasan pada manajemen perusahaan, antara lain : produk yang diterima pelanggan dalam keadaan kondisi tidak baik ( cacat, kaldaluarsa, rusak ), jumlah produk yang diterima kurang ( tidak sesuai dengan pemesanan/ permintaan) ,kesalahan menghitung jumlah tagihan yang lebih besar dari pada yang seharusnya, dan pelayanan yang kurang baik ( tidak ramah, masa bodoh, tidak peduli )”. Menurut Buchari Alma (2004 : 286) ada 6 sebab munculnya rasa tidak puas terhadap sesuatu antara lain : 1. Tidak sesuai harapan dengan kenyataan. 2. Layanan selama menikmati jasa tidak memuaskan. 3. Perilaku personil kurang memuaskan. 4. Suasana dan kondisi fisik lingkungan tidak menunjang. 5. Cost terlalu tinggi, karena jarak terlalu jauh, banyak waktu terbuang dan harga tidak sesuai. 6. Promosi iklan terlalu muluk, tidak sesuai dengan kenyataan 2.2.6 Penanganan Keluhan Pelanggan Penanganan keluhan pelanggan menurut Nevizond Chatab (2007: 200) ada berbagai macam cara yaitu 1. Kelola dan organisasikan proses penanganan keluhan pelanggan serta pastikan tindak lanjutnya efektif dan cepat. 2. Kumpulkan dan analisis keluhan pelanggan untuk digunakan dalam perbaikan di seluruh organisasi dan mitra anda. 3. Terjemahkan keluhan pelanggan ke dalam spesifikasi barang atau jasa untuk ditindaklanjuti melalui pendekatan proses di seluruh organisasi ataupun mitra kerjasama. 2.3 Kerangka Berpikir Kepuasan Pelanggan : Peran Public Relation : 1. Memberikan penilaian terhadap pelayanan. 2. Menilai kualitas produk yang didapat. 3. faktor yang menyebabkan rasa kepuasan atau ketidakpuasan pelanggan 1. Menciptakan kepercayaan masyarakat pada produk. 2. menciptakan komunikasi dan citra perusahaan yang positif. 3. Menjalin hubungan dengan pelanggan secara baik. Puas atau tidaknya para siswa terhadap pelayanan yang diberikan oleh public relations Peran Public Relations Peran dari seorang public relations di Wall Street Institute adalah mencipatakan kepercayaan kepada masyarakat terhadap produk yang ada pada perusahaan tersebut, karena kepercayaan yang diberikan oleh pelanggan merupakan suatu hal yang sangat penting didalam perusahaan selain itu seorang public relations juga harus menciptakan komunikasi yang baik agar citra perusahaan tetap baik dimata pelanggan, ketika sudah terjalin komunikasi dan terciptanya rasa kepercayaan dari pelanggan seorang public relations juga harus mampu menjalin hubungan dengan para pelanggan agar kita dapat mengetahui apa yang pelanggan inginkan dan harapkan. Ketika kita sudah mengetahui peran dari seorang public relations kita juga harus menganalisa kepuasan pelanggan karena pelanggan merupakan orang yang memberikan penilaian terhadap pelayanan yang sudah didapat apakah kualitas yang diberikan sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum dan seorang pelanggan juga akan memberikan penjelasan mengenai faktor apa saja yang membuat pelanggan tersebut merasa puas atau tidaknya pelayanan yang didapat. KERANGKA TEORI Teori Umum Public Relations Definisi Public Relations Fungsi Public Relations Tujuan Public Relations Teori Khusus Pelayanan Definisi Pelayanan Karakteristik Pelayanan Kepuasan Pelanggan Mengukur Kepuasan Pelanggan Ketidakpuasan Pelanggan Puas atau tidaknya para siswa terhadap pelayanan yang diberikan oleh public relations