BAB 2 LANDASAN TEORI 2. 1 Kerangka Teori dan litertatur 2.1.1

BAB 2
LANDASAN TEORI
2. 1
Kerangka Teori dan litertatur
2.1.1. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Internal
Pada suatu perusahaan yang sedang berkembang tentu akan banyak
masalah yang akan timbul dikarenakan belum mapannya sebuah sistem yang
ada pada perusahaan tersebut. Selain itu akan banyak distorsi pada saat
berjalannya operasi bisnis, maka dari itu manajemen akan menyiasati atau
membuat sebuah langkah preventif untuk meminimalisir beberapa masalah
tersebut.
Salah satu cara yang umumnya dilakukan oleh perusahaan untuk
memimalisir ancaman atau distorsi pada operasi bisnis yang akan
berlangsung, dan nantinya akan berpengaruh kepada going concern bisnis
tersebut adalah dengan membuat suatu Sistem Pengendalian. Karena
diharapkan dengan adanya pengendalian atas beberapa lini yang ada didalam
perusahaan, pihak manajemen akan mendapat hasil sesuai dengan apa yang
telah mereka rencanakan ditahap awal dari sebuah bisnis.
Jelas akan ada perbedaan antara perusahaan yang sedang berkembang
dengan perusahaan-perusahaan besar yang telah go public dalam hal
pengendalian internal yang diterapkan. Perbedaan itu jelas terjadi sesuai
dengan situasi, kondisi dan kebutuhannya. Dimana ancaman yang akan
timbul pada perusahaan berkembang tentu tidak akan sebanyak atau
sekompleks perusahaan besar yang sudah dalam tahap penanaman modal
asing(PMA). Tetapi bukan berarti perusahaan berkembang kemudian
mengabaikan Sistem Pengendalian yang harusnya diterapkan untuk tahap
preventif atas beberapa ancaman pada suatu lini operasi bisnis yang
berlangsung.
Istilah pengendalian Internal sebagai dijelaskan oleh Committee Of
Sponsoring Organization (COSO) adalah sebuah proses yang dirancang oleh
pihak top manajemen dalam hal ini contohnya adalah manajer operasional
2
dan top manajer lainnya, yang mana rancangan ini dapat memberikan sebuah
keyakinan tentang pencapaian akan sebuah tujuan. Diantaranya tujuan-tujuan
tersebut adalah efektifitas dan efisiensi operasi, laporan keuangan yang dapat
diandalkan untuk pengembilan keputusan dan kepatuhan atas sebuah aturan
yang berlaku. pengertian yang diberikan oleh COSO adalah pengertian
mengenai pengendalian internal dalam arti luas. Dalam arti sempit
pengendalian internal dapat diartikan sebagai “pemeriksaan atas bagian
internal”
Disamping itu menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001) dalam
“Standar Profesional Akuntan Publik” menyatakan bahwa dari adanya suatu
pengendalian intern adalah sebagai berikut “Terlepas dari bagaimana
bagusnya desain dan operasinya, pengendalian intern hanya dapat
memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris
berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian intern. Kemungkinan
pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat
dalam pengendalian intern. Hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan
manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian
intern dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti
kekeliruan,atau
kesalahan
yang
sifatnya
sederhana.
Disamping
itu,pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi diantara dua orang
atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern faktor lain
yang membatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern entitas
tidak
boleh
melebihi manfaat
yang
diharapkan
dari
pengendalian
tersebut,meskipun hubungan manfaat-biaya merupakan kriteria utama yang
harus dipertimbangkan dalam pelaksanaan pengendalian intern, pengukuran
tepat biaya manfaat pada umumnya tidak mungkin dilakukan, oleh karena itu
manajemen melakukan estimasi kualitatif dan kuantitatif serta pertimbangan
dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.”
Secara luas definisi pengendalian intern dapat di bagi menjadi 2 (dua)
bagian, yaitu:
3
a. Pengendalian akuntansi (accounting control )
Pengendalian akuntansi meliputi rencana-rencana serta prosedur-prosedur
dan catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta
kekayaan milik perusahaan dan dapat dipercayai catatan-catatan keuangan
yang disusun untuk memberikan jaminan bahwa:
a. Transaksi
dilaksanakan
sesuai
dengan
otorisasi
pimpinan
(manajemen)
b. Transaksi dibukukan sedemikian rupa sehingga memungkinkan
penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan Standar Akuntansi
Keuangan.
c. Setiap kegiatan yang berkenaan dengan aktiva hanya diperkenankan
apabila sesuai dengan otoritas manajemen.
b. Pengendalian administrasi (administration control )
Pengendalian ini meliputi rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan
catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan
yang membawa kepada tindakan pimpinan perusahaan untuk menyetujui
atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian
wewenang tersebut yang dimaksud merupakan fungsi pimpinan
perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk
mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik tolak untuk menciptakan
pengendalian akuntansi atas transaksi.
Dari pengertian-pengertian dan definisi tentang pengendalian internal
yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
sistem pengendalian internal bertujuan untuk:
1. Sebagai langkah preventif untuk mencegah adanya ketidak teraturan
didalam manajemen.
2. Menjamin ketelitian, keakuratan dan kebenaran data informasi
akuntansi pada suatu perusahaan.
3. Mengingkatkan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan
4. Mencapai tujuan sesuai dengan apa yang telah direncanakan oleh
manajemen perusahaan.
4
Keempat tujuan daripada pengendalian internal yang tersebut di atas
merupakan syarat mutlak tercapainya suatu pengendalian internal yang baik.
Sistem pengendalian internal dapat juga berfungsi untuk mencegah hal-hal
yang dapat membawa kerugian bagi perusahaan, antara lain seperti:
1. Mencegah terjadinya penyimpangan,seperti halnya laporan keuangan
yang sengaja disajikan salah.
2. Kecurangan,biasanya menyangkut perbuatan-perbuatan yang tidak jujur,
penipuan, atau perbuatan-perbuatan lain yang sengaja merugikan orang
lain, seperti penggelapan uang atau pencurian aktiva lainnya.
3. Pemborosan, seperti pemakaian persediaan yang melewati kapasitas yang
telah ditentukan.
4. Kesalahan atau kekeliruan dalam menentukan standar kerja, anggaran,
atau proyeksi laba.
Jadi sudah jelas bahwa sistem pengendalian internal adalah hal yang
krusial dalam suatu perusahaan, jika manajemen ingin mencapai tujuan
perusahaan dan dapat menjalankan operasi perusahaan dengan efektif serta
efisien.
2.1.2
Unsur-unsur Pengendalian Internal
Sistem Pengendalian Internal tidaklah berlaku mutlak bagi setiap
perusahaan, artinya sistem pengendalian internalakan menjadi baik bila
diciptakan dalam konteks dan proporsi yang tepat. Semua itu bergantung
pada
kapasitas
manajemen
dan
struktur
organisasi
pada
suatu
perusahaan.Maka dari itu perusahaan perlu melihat beberapa unsur pada
pengendalian internal, agar dapat menciptakan sistem pengendalian internal
yang tepat.
Unsur-unsur pengendalian intern menurut dapat meliputi pendekatan
COSO (Committee of Sponsoring Organizations) adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian adalah hal yang bersentuhan langsung dengan
kendali atas suatu perusahaan, hal ini juga memberi gambaran kepada
perusahaan tentang sistem apa dan bagaimana sistem itu akan berjalan.
5
komponen pengendalian internal yang lain,menyediakan disiplin dan
struktur. Lingkungan Pengendalian mencakup hal-hal berikut ini:
a. Integritas dan nilai etika
Merupakan hal prinsip yang harus dikendalikan oleh manajemen,
karena integritas dan nilai etika adalah dasar bagi seorang pribadi
manusia. Yang mana hal ini berdasarkan pribadi itu sendiri membuat
setiap orang menjadi baik atau buruk. Etika dan integritas juga
menyangkut baik serta benar tetapi juga buruk dan juga salah
seseorang. Jadi suatu perusahaan haruslah memberi perhatian kepada
karyawannya
pada
hal
ini,
untuk
mencegah
atau
bahkan
menanggulangi karyawan yang akan berbuat curang yang nantinya
akan berdampak pada kerugian pada perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi
kompetensi adalah pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan
untuk penyelesaikan tugas dan pendefinisian pekerjaan seseorng.
Komitmen pada kompetensi meliputi pertimbangan manajemen
tentang tingkat kompetensi bagi pekerjaan tertentu, dan bagaimana
tingkatan
tersebut
diterjemahkan
menjadi
ketrampilan
dan
pengetahuan yang diperlukan.
c. Partisipasi Dewan Komisaris atau Komite Audit
Partisipasi dewan komisaris adalah hal yang penting dalam
pengendalian internal pada suatu perusahaan. Dapat dianalogikan
dewan komisaris adalah orang tua dan karyawan adalah anak yang
diasuh oleh orang tua tersebut. Memang bila dilihat seorang anak
telah mahir dalam berkarya atau dapat banyak melakukan aktifitas
tapi tentunya bila tanpa pengawasan dari orang tua tentunya seorang
anak dapat melakukan banyak hal yang menyimpang karena adanya
gangguan atau contoh buruk dari lingkungan sekitar yang mendorong
seorang anak akan berperilaku menyimpang. Karena perntingnya
partisipasi dewan komisaris dan komite audit yang bersifat
independen inilah yang akan dapat memberi filter atau sebuah
pembatas tegas tentang pengendalian internal pada suatu perusahaan.
6
Memang benar dengan telah adanya pos-pos atau chain of command
yang telah dibuat oleh pihak manajemen, tetapi tentunya efektifitas
atas pengendalian internal akan lebih baik bila adanya dewan
independen yang juga mengawasi.
d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Gaya atau filosofi manajemen pada suatu perusahaan termasuk hal
yang berpengaruh pada pengendalian internal, karena dapat kita
bedakan antara perusahaan yang memiliki gaya manajemen yang
cenderung casual atau santai dengan perusahaan yang memiliki gaya
manajemen yang strict atau ketat. Tentunya ini akan berpengaruh
kepada lingkungan pengendalian pada suatu perusahaan tersebut,
yang nantinya akan menciptakan pengendalian internal yang longgar
atau ketat.
e. Struktur organisasi
Struktur organisasional entitas menentukan garis-garis tanggung
jawab dan kewenangan yang ada. Dengan memahami struktur
organisasi klien,auditor dapat mempelajari pengelolaan dan unsurunsur fungsional bisnis serta melihat bagaimana pengendalian
diimplementasikan
f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Merupakan pemberian tanggung jawab dan wewenang terhadap
pekerjaan
untuk
mengambil
keputusan
menyangkut
semua
pengembangan produk dan pengambilan keputusan perusahaan.
g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Aspek paling penting dari pengendalian internal adalah personil. Jika
para karyawan kompeten dan bisa dipercaya,pengendalian lainnya
dapat diabaikan, dan laporan keuangan yang andal masih akan
dihasilkan. Orang-orang yang tidak kompeten atau tidak jujur bisa
merusak sistem meskipun ada banyak pengendalian yang diterapkan.
Orang-orang yang jujur dan efisien mampu mencapai kinerja yang
tinggi meskipun hanya ada segelintir pengendalian yang lain untuk
7
mendukung mereka. Akan tetapi, orang-orang yang kompeten dan
terpercaya sekalipun bisa saja memiliki kekurangan.
2. Penaksiran resiko.
Setiap entitas tentu akan menghadapi berbagai resiko, resiko itu akan
timbul baik dari faktor eksternal ataupun internal. Maka dari itu resiko
tersebut harus dapat dinilai dan diperhitungkan sedari awal, sehingga
pihak manajemen akan siap dalam menjalankan operasi bisnis dan sudah
membuat langkah antisipasi atas resiko tersebut.
Untuk mengendalikan resiko tersebut perlu adanya manajemen resiko,
dimana resiko dapat dianalisa dan diidentifikasi seusai dengan tujuan
pelaporan keuangan yang berlaku di Indonesia.
Akan adanya perubahan atas resiko tersebut berikut ini adalah penyebab
mengapa resiko tersebut berubah:
a. Perubahan dalam lingkungan operasi
b. Personel baru
c. Sistem informasi baru/ yang diperbaiki
d. Teknologi baru
e. Lini produk/aktivitas baru
f. Restrukturisasi kooperasi
g. Operasi luar negeri
h. Standar Akuntansi Baru
3. Aktivitas pengendalian.
Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa
arahan
manajemen
dilaksanakan.
Aktivitas
pengendalian
dapat
digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan halhal berikut ini:
a. Review kerja
Mereview kembali pekerjaan yang telah dikerjakan sebelum membuat
keputusan perusahaan atau organisasi.
8
b. Pengolahan informasi
Mengelola informasi yang terbaru dan tidak tertinggal berita dan
selalu memantau produk apa yang sedang di senangi oleh masyakat
sekarang ini.
c. Pengendalian fisik
Mengendalikan fisik perusahaan agar lebih dapat berkembang dan
pesat dan tidak semakin mundur dalam usaha yang dijalankan oleh
perusahaan
d. Pemisahan tugas
Memiliki kesatuan perintah dan bertanggung jawab apa yang telah
diberikan oleh atasan kita dan dapat memisahkan kita dari tugas dari
yang lain sehingga tidak tercampur adukan oleh pekerjaan lain.
4. Sistem informasi dan Komunikasi.
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang
meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun
untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas
(baik peristiwa maupun kondisi) untuk memelihara akuntabilitas bagi
aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Komunikasi mencakup
penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab
individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan
keuangan
5. Pemantauan
Adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang
waktu. Pemantauan mencakup penetapan desain dan proses pengendalian
tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi, proses ini dilaksanakan
melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara
terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
9
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan
biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung – jawabnya.
2.1.3 Pengendalian Internal Terhadap Persediaan
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan perdagangan ataupun
perusahaan manufaktur serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan.
Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko
bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan
pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa.
Persediaan adalah aktiva lancar yang ada dalam suatu perusahaan,
apabila perusahaan tersebut adalah perusahaan dagang maka persediaan
diartikan sebagai barang dagang yang disimpan untuk dijual yang nantinya
akan menjadi pemasukan bagi perusahaan dagang tersebut. Tetapi apabila
perusahaan tersebut adalah perusahaan manufaktur maka persediaan berarti
bahan baku yang akan diproses lebih lanjut lagi menjadi barang setengah jadi
ataupun barang jadi yang nantinya akan berguna untuk proses produksi.
Sedangkan menurut PSAK no. 14 menuliskan bahwa :
“Pengertian persediaan menurut PSAK no. 14 :
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa”
Pengendalian Internal atas persediaan menurut Horngren Horison
bahwa elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian internal yang
baik atas persediaan adalah :
1. Perhitungan persediaan secara fisik
2. Membuat prosedur-prosedur
10
3. Menyimpan persediaan dengan baik
4. Membatasi akses persediaan dengan baik
5. Menggunakan sistem perpetual
6. Membeli persediaan dalam jumlah yang ekonomis
7. Menyimpan persediaan yang cukup banyak
8. Tidak menyimpan persediaan terlalu banyak
Adapun uraian dari pernyataan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Perhitungan persediaan secara fisik
Perhitungan persediaan secara fisik dilakukan paling tidak satu tahun
sekali apapun sistem persediaan yang digunakan.
2. Membuat prosedur-prosedur
Membuat prosedur-prosedur seperti prosedur pembelian, prosedur
penerimaan, dan prosedur pengiriman yang seefektif mungkin.
3. Menyimpan persediaan dengan baik
Menyimpan persediaan dengan baik untuk menghindarkan persediaan
dalam pencurian, kerusakan atau bentuk kerugian lainnya karena buruknya
proses penyimpanan barang persediaan.
4. Membatasi akses persediaan dengan baik
Membatasi akses persediaan dengan baik untuk menghindarkan persediaan
dari kesalahan pencatatan persediaan.
5. Menggunakan sistem perpetual
Menggunakan sistem perpetual untuk persediaan yang mempunyai nilai
tinggi.
6. Membeli persediaan dalam jumlah yang ekonomis
Membeli persediaan dalam jumlah yang ekonomis agar tidak terjadi
penimbunan barang digudang.
7. Menyimpan persediaan yang cukup banyak
Menyimpan persediaan yang cukup banyak untuk mencegah terjadinya
kekurangan persediaan yang akan menyebabkan hilangnya penjualan.
11
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atas
persediaan meliputi penghitungan fisik yang harus dilakukan setiap tahun,
karena dengan cara tersebut suatu perusahaan dapat mengetahui secara pasti
jumlah persediaan yang ada. Jika kesalahan terjadi, maka catatan akuntansi
akan disesuaikan sehingga menjadi sama dengan hasil perhitungan fisik dari
barang tersebut. Harus dilakukan pemisahan antara pegawai yang menangani
persediaan dari catatan akuntansi. Sistem persediaan yang terkomputerisasi
dapat membantu perusahaan menjaga jumlah persediaan sehingga tidak
kekurangan dan tidak pula terlalu banyak.
2.2
Penelitian Terdahulu
Dalam pembuatan skripsi yang dilakukan oleh penulis, penulis melakukan
pencarian telaah pustaka untuk dapat memberikan arahan dan acuan penulis dalam
membuat skripsi. Skripsi yang penulis angkat sebagai bahan acuan yaitu skripsi yang
dibuat oleh Yonarsie Bindari pada tahun 2010 dengan judul “EVALUASI
PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. FUYINDO MULTI PERDANA”.
Penulisan skripsi ini memiliki tujuan yaitu :
1. Mengevaluasi sistem pengendalian intern atas pembelian dan persediaan
bahan baku yang diterapkan oleh PT Fuyindo Multi Perdana.
2. Mengidentifikasikan kelemahan prosedur pembelian dan persediaan bahan
baku pada PT Fuyindo Multi Perdana.
3. Memberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan prosedur pembelian dan
persediaan bahan baku PT Fuyindo Multi Perdana.
Metodologi penelitian yang di buat oleh Yonarsie Bindari adalah sebagai berikut:
1. Jenis dan data yang digunakan oleh penulis adalah data primer dan sekunder
2. Metode yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data adalah
observation, Inquires of the client, dan library research.
Berikut merupakan kesimpulan dari penelitian terdahulu yang dibuat oleh
Yonarsie Bindari :
12
1. Prosedur pemilihan pemasok yang masih kurang dimana perusahaan hanya
memilih pemasok lama tanpa mencari pemasok baru untuk bahan baku dan
tidak melakukan evaluasi pemasok yang dipilih. Selain itu perusahaan tidak
membuat dokumen Surat Permintaan dan Penawaran Harga yang dapat
digunakan sebagai bukti tertulis bahwa fungsi pembelian dalam memilih
pemasok berdasarkan harga pesaing.
2. Terdapat keterlambahan penerimaan bahan baku dari pemasok dikarenakan
bagian pembelian tidak mencantumkan tanggal pengiriman dari formulir
Purchase order.
3. Bagian gudang membuat Nota Retur dan Surat Penerimaan Barang untuk
meng-Update Bin Card tetapi tidak mengarsipkan dokumen tersebut sehingga
sulit bagi perusahaan untuk menelusuri dokumen terkait.
4. Prosedur retur pembelian yang kurang efisien dimana bagian gudang tidak
dapat mengetahui secara langsung apakah barang yang kualitasnya dapat di
retur atau tidak.