pembuatan aplikasi manajemen proyek dalam mengelola proyek di

Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006
ISSN: 1411-6286
PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK DALAM
MENGELOLA PROYEK DI PT. X
1,2,3
Silvia Rostianingsih1, Arlinah Imam Raharjo2, & Basuki Setiawan3
Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra, Siwalankerto 121-131, Surabaya
1,2
{silvia, arlinah}@peter.petra.ac.id
ABSTRAK
Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek, PT. X membutuhkan suatu
sistem yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning, monitoring, controlling dan
scheduling terhadap suatu proyek. Pada penelitian ini dirancang serta dibuat sistem informasi
manajemen proyek pada PT. X dengan menggunakan empat komponen utama, yaitu planning
(menggunakan metode Work Breakdown System), controlling, monitoring, dan scheduling.
Sistem manajemen proyek dilengkapi dengan laporan gantt chart yang menampilkan informasi
dari suatu proyek. Planning dilakukan dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap dan
sub tahap. Monitoring dan controlling dilakukan dengan penyampaian beberapa laporan
tertulis dan laporan dalam bentuk gantt chart. Scheduling dilakukan dengan memberikan
batasan tanggal pada tiap tahap dan sub tahap dalam setiap proyek. Aplikasi ini akan
memudahkan pengaturan manajemen proyek dalam PT.X, sehingga proyek dapat lebih teratur
dan dapat diselesaikan tepat waktu.
Kata Kunci: planning, monitoring, controlling, scheduling
1. PENDAHULUAN
PT. X merupakan salah satu perusahaan
yang bergerak dalam bidang pembuatan dan
konsultan manajemen proyek. Breakdown
aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan,
karena monitoring dilakukan secara manual.
Proses scheduling juga mengalami kesulitan
jika terdapat proyek yang banyak, karena terjadi
pen-double-an tugas serta banyak terjadi
bentrok dalam menjadwalkan deadline suatu
proyek. Seorang manajer proyek dalam
melakukan pembagian tugas mengalami
kesulitan apabila ada proyek besar dan kecil
yang dikerjakan secara bersamaan dan
diselesaikan dalam waktu yang sama, karena
pembagian tugasnya menjadi tidak sama. Oleh
karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat
membantu manajer proyek dalam melakukan
manajemen terhadap proyeknya.
2. MANAJEMEN PROYEK
Proyek adalah sebuah aktifitas yang
menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa
maupun produk (barang). Mayoritas masyarakat
56
yang berkecimpung dalam dunia komputer
beranggapan bahwa sebuah proyek merupakan
sebuah aplikasi kompleks yang terdiri dari
berbagai modul. Sebuah proyek perangkat
lunak dapat berubah-ubah sesuai dengan
pengembangan sistem dalam melakukan
programming.
Ada tujuh tahapan proyek [2] yaitu:
2.1. Tahap Definisi
Tujuan dari tahap ini adalah untuk
mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya
mengenai permasalahan dari user, sehingga
dapat melakukan estimasi biaya dan waktu
dengan baik. Ada tiga bagian yang harus
dikerjakan dalam tahap ini. Pertama adalah
mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai
permasalahan dari user dan apa saja yang
diperlukan untuk memecahkan masalah tersebut.
Kedua, harus segera diputuskan apakah akan
mengerjakan proyek tersebut atau tidak (harus
dianalisa resiko-resiko yang ada berdasarkan
dari proyek yang dikerjakan). Ketiga, harus
memberikan kepada user estimasi yang termuat
dalam proposal.
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek
(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286
2.2. Tahap Perencanaan Proyek
Planning merupakan suatu proses yang
berkelanjutan. Setiap perkembangan yang
dilakukan akan ditinjau kembali untuk
kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih
baik terhadap kinerja suatu proyek. Dalam
melakukan planning, terdapat bermacammacam metode, antara lain metode Work
Breakdown Structures (WBS). Dalam metode
ini tahap-tahap yang ada dipecah menjadi
berbagai sub tahap yang lebih kecil. WBS
dimulai dengan melakukan listing terhadap
tahap-tahap yang ada dalam suatu proyek.
2.3. Tahap Analisis
Aktifitas utama dalam tahap ini adalah
untuk menganalisa sistem dan menghasilkan
dokumen yang menjelaskan sistem. Dokumen
ini akan semakin menambah pemahaman lebih
dari tahap definisi, sehingga tim proyek
memiliki gambaran sistem secara menyeluruh.
2.4. Tahap Desain
Dalam melakukan desain terhadap
sistem dilakukan pembagian sistem sesuai
dengan fungsi-fungsi komponennya dan
menghubungkan komponen-komponen tersebut.
2.5. Tahap Pemrograman
Aktifitas yang dilakukan adalah
merencakan bagaimana dapat melakukan test
pada modul, melakukan coding pada masingmasing modul, menyimpan seluruh test yang
dilakukan, dan memulai untuk membuat
dokumen user (user’s guide, maintenance guide,
operator guide, dokumentasi training).
2.6. Tahap Testing
Tujuan dalam testing ini adalah untuk
melakukan test pada sistem yang ada. Dalam
melakukan test diperlukan System Test Plan
(STP) yang merupakan dokumen yang berisi:
• Jadwal test, staf, dan sumber daya yang
diperlukan
• Konfigurasi manajemen, integrasi dan
pengetesan terhadap tools yang digunakan.
• Pengecekan terhadap setiap langkah dari
pengintegrasian
• Daftar sumber daya dan dokumen yang
diperlukan
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek
(Silvia Rostianingsih)
Dalam melakukan test terhadap sistem
harus diperhatikan integrasi masing-masing
modul.
2.7. Tahap Acceptance
Tujuan dalam tahap ini adalah untuk
memperoleh pernyataan tertulis dari user
apakah produk tersebut telah disampaikan
sesuai dengan perjanjian. Dalam tahap ini hal
yang harus diperhatikan adalah:
• Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap
test
• Membuat laporan test dan diberikan kepada
user, sehingga user memiliki gambaran
jelas terhadap testing dari proyek
2.8. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini sistem telah siap
dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk
memecahkan masalah user. Aktifitas utama
dalam tahap ini adalah jaminan selama
beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan
masalahnya dengan menggunakan sistem baru.
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang dilakukan
adalah:
• Studi
literatur
diperlukan
untuk
mempelajari sistem manajemen proyek
• Pengumpulan data yang diperlukan dalam
membuat software project management,
meliputi data karyawan, data proposal, dan
data-data yang diperlukan lainnya.
• Analisis sistem dengan melihat sistem yang
ada, permasalahan, dan kebutuhannya
• Desain sistem dilakukan dengan membuat
proses bisnis yang sesuai dengan hasil
analisis.
• Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan
hasil desain.
• Melakukan testing pada aplikasi yang telah
dibuat.
• Menganalisis apakah hasil tersebut dapat
diterima oleh user.
• Maintenance aplikasi tersebut.
4. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
57
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006
4.1. Analisis Sistem
Proses bisnis PT. X adalah sebagai
berikut:
• Proses penerimaan order dari customer
PT. X menerima order dari customer,
kemudian perusahaan ini melakukan survei
pendahuluan kepada customer tersebut. Survei
dilakukan untuk mendapatkan gambaran
mengenai proyek yang akan dikerjakan.
• Proses penawaran proposal
Sebelum PT. X melakukan pengerjaan
suatu proyek, perusahaan ini menawarkan
proyek tersebut dalam bentuk proposal
penawaran kepada pihak customer (pelanggan).
Proposal ini memuat harga proyek beserta
termin-termin pembayarannya. Harga dan
termin pembayaran dalam proposal ini tidak
bersifat tetap, artinya customer dapat
melakukan negosiasi terhadap proposal yang
diajukan.
• Proses kontrak proposal
Proses kontrak proposal dilakukan jika
telah terjadi kesepakatan antara PT. X dengan
customer. Proposal ini memuat dasar-dasar
perjanjian proyek kedua belah pihak, harga
proyek, beserta termin pembayarannya.
• Proses analisis dan desain sistem
Analisis dan desain sistem berguna
untuk mengetahui dan memberikan gambaran
sistem perusahaan customer secara detail dan
menyeluruh, mengidentifikasi permasalahan
customer dan melakukan perencanaan terhadap
sistem yang baru.
• Programming
Programming merupakan proses inti
dalam pengerjaan suatu proyek. Dalam proses
ini memuat permintaan customer akan suatu
software, yang akan membantu memecahkan
permasalahan user. Programming merupakan
proses pembuatan software sesuai dengan
permintaan customer. Masing-masing modul
yang dibuat ditunjukkan kepada customer untuk
disesuaikan dengan permintaan customer dan
mendapat
persetujuan
dari
customer
berdasarkan kontrak perjanjian.
• Testing
Testing merupakan proses melakukan
pengecekan terhadap modul-modul yang telah
dibuat. Dilakukan untuk meminimalisasi error
yang terjadi. Testing dilakukan terhadap
58
ISSN: 1411-6286
masing-masing modul setiap modul tersebut
selesai dibuat/diselesaikan.
• Running
Running merupakan proses melakukan
implementasi software yang dibuat kepada
customer. Implementasi tersebut diterapkan
dalam sistem yang dimiliki customer. Melalui
proses ini akan diketahui apakah software
tersebut bebas dari error atau tidak.
• Maintenance
Maintenance
merupakan
proses
perbaikan software apabila terjadi error, baik
human error maupun software error.
Pengaturan proses ini dimuat dalam kontrak
perjanjian yang telah disepakati.
4.2. Desain Sistem
PT. X membutuhkan beberapa hal
yang dapat menunjang proses planning,
scheduling, controlling, dan monitoring
sehingga dapat berjalan dengan efisien, yaitu:
• Komputerisasi untuk proses penyimpanan
data karyawan, data customer, data proyek
yang ada, sehingga data tersimpan dengan
baik.
• Komputerisasi untuk proses monitoring dan
controlling dalam bentuk laporan Gantt
Chart yang memudahkan dalam melihat
penjadwalan suatu proyek.
• Komputerisasi untuk menetukan termin
pembayaran yang disimpan dalam database.
• Komputerisasi dalam membuat proposal
penawaran dan kontrak yang dihubungkan
dengan data customer.
• Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan
secara periodik, sehingga monitoring dan
controlling dapat berjalan secara efektif.
Secara garis besar, sistem ini dibagi
menjadi tiga proses yaitu proses pengolahan
proposal proyek, proses pengerjaan proyek, dan
proses maintenance proyek. Contoh form
aplikasi dapat dilihat pada gambar 1 dan 2.
Struktur menu yang ada adalah:
• Master: Golongan, Karyawan, Customer,
Tahap, Jenis Biaya, Spesifikasi.
• Proses: Proposal Penawaran, Proposal
Kontrak, Pembayaran, Proyek, Perhitungan
Keuntungan Proyek.
• Realisasi Proyek: Surat Tugas, Draft tugas
per Proyek.
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek
(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286
•
•
•
Laporan Proses: Proposal Penawaran &
Kontrak, Proyek, Gantt Chart Proyek, Gantt
Chart per Orang, Karyawan Proyek.
Laporan Kegiatan per Bulan: Periode
Pembayaran Bulanan, Pengerjaan proyek
Bulanan.
Laporan Kegiatan per Proyek: Biaya per
Proyek, Detail Proyek.
5. KESIMPULAN
•
•
•
Kesimpulan yang dapat diambil adalah:
Metode Work Breakdown System (WBS)
merupakan metode yang baik dalam
pengaturan planning, karena membagi
suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan
sub tahap. Dengan adanya pembagian
proyek ke dalam beberapa tahap dan sub
tahap, membuat pembagian tugas menjadi
jelas.
Scheduling dilakukan dengan menggunakan
pembatasan tanggal pada masing-masing
tahap dan sub tahap, sehingga akan
mempermudah
perusahaan
dalam
melakukan penjadwalan.
Monitoring
dan
controlling
dapat
disampaikan dalam bentuk laporan, yaitu:
laporan proposal penawaran, laporan
proposal kontrak, laporan karyawan yang
mengerjakan proyek, laporan kegiatan per
bulan, laporan rincian biaya per proyek dan
laporan pembayaran termin proyek.
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek
(Silvia Rostianingsih)
•
Pendukung
proses
monitoring
dan
controlling dapat berupa penyampaian
laporan dalam bentuk Gantt Chart, yang
terbagi dalam tiga bagian yaitu Gantt Chart
per karyawan, Gantt Chart proyek
keseluruhan dan Gantt Chart detail per
proyek.
Penggunaan
Gantt
Chart
diharapkan memudahkan proses monitoring
dan controlling perusahaan yang selama ini
dilakukan secara manual.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] W.
Boehm, Software Engineering
Economics, Englewood Cliffs New Jersey:
Prentice Hall, 1981.
[2] Rakos, J. John, Software Project
Management for Small to Medium Sized
Projects, Englewood Cliffs New Jersey:
Prentice Hall, 1990.
[3] Whitten, L. Jeffrey, System Analysis and
Design Methods, 4th ed. The McGraw-Hill
Companies Inc, 1998.
59
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006
ISSN: 1411-6286
Gambar 1. Form Pengisian Tahap
Gambar 2. Form Pengisian Sub Tahap
60
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek
(Silvia Rostianingsih)