Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan

Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan Dukungan Teknologi
SMS Gateway di Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya
Rahmi Romadhona Putri
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nipember Surabaya
Kampus ITS Sukolilo, Surabaya, 60111
Email : [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Proses aliran surat masuk dan keluar adalah proses yang penting di Fakultas Teknologi Informasi
(FTIf) ITS. Proses ini terdiri dari beberapa alur yang melalui proses verifikasi yang cukup panjang. Saat
ini proses pengelolaan surat masuk dan keluar di FTIf masih menggunakan metode manual. Hilangnya
arsip, redundansi surat, dan ketidak tepatan waktu dalam penerimaan surat sering terjadi, sehingga
diperlukan suatu sistem yang dapat menjadikan lebih baik.
Budaya paperless-work system akan dikembangkan di FTIf melalui implementasi Teknologi
Informasi, sehingga administrasi persuratan yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan
dengan elektronik. Yaitu dengan adanya usulan pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Persuratan dengan dukungan teknologi SMS Gateway. Gagasan tersebut diusulkan untuk dikerjakan
pada Tugas Akhir. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall. Dan
akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode UPM (Unified Process Model).
Hasil yang diharapkan dari pengerjaan tugas akhir ini adalah rancangan desain dan aplikasi.
Sistem Informasi Manajemen Persuratan yang dapat mengelola surat masuk dan keluar di FTIf
ITS Surabaya.
Kata kunci : Manajemen Disposisi, Manajemen Persuratan, SMS Gateway.
Pada tahap verifikasi, draft surat harus
didisposisikan daei verifikator satu ke verifikator
berikutnya sesuai dengan alur yang diterapkan
oleh pihak FTIf. Jalannya verifikasi hanya
berupa Dokumentasi surat masuk dan keluar
hanya berupa penulisan di buku besar.
Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya
berupa penyimpanan dokumen hardcopy.
Penerapan metode tersebut, menjadikan
manajemen persuratan FTIf kurang efektif dan
efisien. Diantaranya adalah:
1. Redundansi surat yang kerap kali terjadi,
2. Ketidakpastian jangka waktu verifikasi,
dikarenakan dekan yang berperan tidak
berada di tempat. Sedangkan, tidak jarang
jika surat tersebut dibutuhkan dalam jangka
waktu yang singkat,
3. Hilangnya arsip/rekap surat,
4. Status surat yang belum dapat dimonitor oleh
pemohon surat,
5. Fullpaper.
1.PENDAHULUAN
Surat merupakan sarana penting bagi
setiap instansi, termasuk Fakultas Teknologi
Informasi (FTIf) ITS Surabaya. Informasi –
informasi penting dan atau rahasia terkait
dengan instansi tersebut terkandung didalamnya.
Oleh karena itu setiap aktivitas yang berkaitan
dengan
persuratan,
harus
dilakukan
penyimpanan arsip surat dan didokumentasikan
dengan baik. Ketepatan waktu dalam
penerimaan surat baik surat keluar maupun surat
masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu
manajemen surat masuk dan keluar harus
dilaksanakan dengan tepat.
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada
manajemen surat masuk dan surat keluar di
FTIf, menggunakan metode paper-work system.
Mulai
dari
penerimaan,
pembuatan,
penyimpanan,
pendokumentasian,
hingga
verifikasi surat, semua dilakukan secara manual.
1
inception,elaboration,construction,
dan
transition. Setiap tahapan tersebut akan
menghasilkan dokumen yang terkait dengan
aktivitas yang ada didalamnya.
3.3.1. Inception
Tahap ini merupakan tahap awal
pada pengembangan perangkat lunak. Pada
tahapan ini dilakukan analisa kebutuhan
pengguna dengan melakukan wawancara
kepada stakeholder yang berkaitan dengan
topik permasalahan. Hasil dari tahapan ini
berupa dokumen user needs (ReadySET).
Dengan adanya masalah yang telah
sebutkan di atas, bagian umum Tata Usaha (TU)
FTIf dirasa perlu untuk merubah metode
manajemen persuratan yang saat ini mereka
gunakan, yaitu metode manual, menjadi metode
manajemen persuratan yang terkomputerisasi
dan otomatis.
Sistem Informasi Manajemen Persuratan
merupakan aplikasi berbasis web, yang dapat
mengelola surat masuk dan keluar secara
otomatis sesuai alur yang telah ditetapkan oleh
bagian Tata Usaha FTIf. Pengarsipan surat
dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan
dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan
metode searching sehingga mengurangi resiko
redundansi surat. Selain itu aplikasi ini juga
membantu melakukan monitoring terhadap
disposisi surat pada tahap verifikasi. Ketika draft
surat didisposisikan kepada dekan ataupun PD
yang telah ditetapkan, maka sistem akan
mengirimkan notifikasi berupa SMS, sehingga
tim verifikator dapat segera mengetahui bahwa
draft surat telah didisposisikan, dan draft surat
dapat segera diproses melalui website yang
dapat dilihat dimana saja dan kapan saja.
Metode
yang
digunakan
dalam
pembangunan sistem adalah metode waterfall
yang terdiri dari lima tahapan yaitu Analisa
Kebutuhan, Desain Sistem, Penulisan Kode
Program, Pengujian Program, dan Penerapan
Program.
Dan
akan
didokumentasikan
menggunakan
standart ReadySet dengan
metode UPM (Unified Process Model) yang
terdiri dari empat tahapan yaitu Tahap Awal
(Inception), Tahap Perluasan (Elaboration),
Tahap Kostruksi (Construction), dan Tahap
Transisi (Transition).
Dengan adanya Rancang Bangun Sistem
Informasi Manajemen Persuratan, diharapkan
menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola
surat masuk dan keluar sesuai alur yang di
tetapkan
secara
otomatis,
dan
dapat
menyelesaikan masalah yang ada saat ini
3.3.2. Elaboration
Tahap ini merupakan pengembangan
dari tahap sebelumnya. Pengembangan
tersebut berupa komponen arsitektural,use
case, dan desain awal.
3.3.3. Construction
Tahap konstruksi merupakan tahap
untuk memproduksi model implementasi
untuk menerjemahan desain menjadi
komponen software yang akan dibangun
untuk mengerti gambaran dari sistem.
Tahapan ini merupakan tahap pembangunan
aplikasi dari analisis dan rancangan atau
desain yang telah dihasilkan dari tahap
desain sistem. Semua fitur yang telah
diidentifikasikan harus sudah tertera pada
source code.
3.3.4. Transition
Pada tahap ini meliputi langkahlangkah kontruksi secara umum dan bagian
awal dari aktivitas peluncuran secara umum.
Tahap transisi (transition) menghantarkan
software dan menilai kinerja produk yang
telah diproduksi bagi pengguna akhir berupa
software jadi. Pada tahap ini akan dihasilkan
pula panduan dalam instalasi dan
penggunaan software tersebut untuk
mempermudah pengguna dalam memakai
software tersebut. Dalam tahap transisi
(transition) ini langkah yang dilakukan
adalah
membuat
panduan
untuk
memudahkan pengguna dalam pemakaian
perangkat lunak yang baru.
2. METODE DAN IMPLEMENTASI
2. 1 METODE UNIFIED PROCESS MODEL
2.2 DOKUMEN READYSET
Metode ini merupakan tahapan yang
sangat penting dalam pengerjaan tugas akhir ini,
yang
terdiri
dari
tahapan
ReadySET merupakan salah satu template
untuk mendokumentasikan proses perancangan
2
memahami bagaimana sistem seharusnya
bekerja.
- Sequence Diagram
Sequence
diagram
menggambarkan
interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna,
display, dan sebagainya) berupa message
yang disusun dalam suatu urutan waktu.
Secara khusus, diagram ini berasosiasi
dengan use case.
- Activity Diagram
Activity
diagram
menggambarkan
berbagai alir aktivitas dalam sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masingmasing alir berawal, decision yang
mungkin terjadi, dan bagaimana mereka
berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel yang
mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
 Antarmuka Pengguna (User Interface)
Membuat rancangan user interface secara
deskriptif sesuai dengan template yang ada
pada ReadySET yang memudahkan dalam
pengimplementasian rancangan perangkat
lunak.
 Pembangunan Sistem (Build System)
Pembuatan daftar menu yang akan dibuat dan
dimana source tersebut diletakkan.
 Arsitektur (Architecture)
Pada tahap ini dibuat deskripsi tentang
arsitektur perangkat lunak, yang terdiri atas
pembuatan gambaran jaringan rancangan
implementasi perangkat lunak. Rencana
perangkat keras yang akan digunakan dan
perangkat lunak pendukung yang digunakan.
 Peluncuran (Persistence)
Pada tahap ini dihasilkan perancangan
database yang diperlukan yang sesuai
kebutuhan.
2.4 Implementasi dan Uji Coba
dan pembangunan suatu perangkat lunak.
Template
ini
memberikan
kemudahan
dokumentasi perangkat lunak. Secara garis
besar, template ReadySET dibagi menjadi empat
bagian, yaitu inception,elaboration,construction,
dan transition. Susunan template yang ada di
ReadySET sesuai dengan tahapan pada
pengembangan UP. Dapat dikatakan pula,
bahwa ReadySET merupakan hasil dari UP.
Pada tiap-tiap bagian tersebut menghasilkan
dokumen
yang
berbeda-beda.
Berikut
merupakan detail template dari ReadySET yang
ditunjukkan pada gambar 4.6.1.
Gambar 1.. Tahapan pada pengembangan
dengan menggunakan readyset
Sumber : (Method Labs, 2010)
2.1.3 Desain Sistem
Pada tahap ini masukan yang diproses
yaitu
desain
arsitektur
sistem
untuk
menghasilkan dokumen desain. Aktivitas yang
terdapat didalamnya yaitu :
 Desain Struktural (Structural Design)
- Memodelkan Entity Relationship (ER)
Model
- Memodelkan Class Diagram
 Desain Tingkah Laku (Behavioral Design)
Pada proses ini dilakukan pembuatan
model use case diagram yang dibuat
berdasarkan deskripsi use case yang telah
dibuat sebelumnya. Berikut ini merupakan
tahap-tahap design UML setelah pembuatan
use case.
- Use Cases Diagram
Use case diagram berisi mengenai
interaksi antara sekelompok proses
dengan
sekelompok
aktor,
menggambarkan
fungsionalitas
dari
sebuah sistem yang dibangun dan
bagaimana sistem berinteraksi dengan
dunia luar. Use case diagram dapat
digunakan selama proses analisis untuk
menangkap kebutuhan sistem dan untuk
Implementasi
dilakukan
setelah
kebutuhan dan desain telah terpenuhi. Berikut
adalah tampilan dari halaman daftar ruaangan
dari aplikasi POSTMAN.
3
Januari 21, 2011, from [GW]mmu:
http://wammu.eu/docs/pdf/gammu.pdf
Doug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven
Modelling with UML: Theory and
Practice. Newyork: Apress.
Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Short
Meassage Service (SMS) Gateway untuk
Layanan
Informasi
Registrasi
Administrasi
Mahasiswa.
Retrieved
Januari 20, 2011, from EL-FIKRI:
http://azkalfikri.blog.upi.edu/files/2010/01
/Jurnal.pdf
Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan.
Jakarta: CV rajawali.
Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP
dan MySQL. Yogyakarta: Andi.
Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual
Reference. Retrieved Oktober 15, 2010,
from
MySQL
AB:
http://www.mysql.com/doc
Method Labs. (2010). Enterprise Software
enginering templates. Retrieved Januari
2010,
2011,
from
ReadySETPro:
http://www.readysetpro.com/eval/eval.ht
ml
Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Keputusan
di
Fakultas
Teknologi
Informasi.
Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh
Nopember.
Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Process
Model. Retrieved Januari 20, 2011, from
Tomorrow:
http://magieosama.blogspot.com/2010/06/
unified-process-model.html
Pressman, R. S. (2005). Software Enginering : A
Practitioner's
Approach
6th.
McGrawHill.
Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi
Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo.
Rozidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS
Gateway (ESME) Berbasis Protokol
SMPP. Yogyakarta: ANDI.
Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat
Lengkap. yogyakarta: Absolut.
Sommerville, I. (2007). Software Engineering.
England: Addison-Wesley.
Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI.
Pengenalan
PHP
,
Gambar2.. Tampilan dari POSTMAN
Keandalan
POSTMAN
diuji
dengan
menggunakan testcase. Testcase bertujuan untuk
menguji
kesesuaian
alur
sistem
dari
POSTMAN.Terdapat 3 buah skenario yang
diujikan pada POSTMAN, yaitu :
1. Skenario uji coba proses pengelolaan surat
masuk
2. Skenario uji coba proses pengelolaan surat
keluar
3. Skenario uji coba proses pengelolaan
disposisi
3. KESIMPULAN
Rancang bangung sistem informasi
manajemen persuratan ini dirancang berdasarkan
kebutuhan pihak FTIF . Implementasi dilakukan
berdasarkan analisa kebutuhan pada tahap
wawancara dengan pengguna yang mengacu
pada konsep pengembangan metode unified
process model. Selain itu, dokumentasi seluruh
tahapan dilakukan dengan mengacu standar
ReadySet
4. DAFTAR PUSTAKA
Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Code
Igniter PHP Framework. Retrieved
Oktober 15, 2010, from Open Comunity
Tutorial:
http://linuxindo.web.id/2009/03/30/menge
nal-codeigniter-php-framework/
Barthos, B. (1989). Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Bumi Aksara.
Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and
Gammu
Documentations.
Retrieved
4
http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/
RB/Programming/Materi%20PHP.pdf.
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.).
Retrieved
from
http://www.arsipjatim.go.id
Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper .
Wahono, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar
UML. Retrieved Januari 20, 2011, from
IlmuKomputer.com:
http://ilmukomputer.org/2006/08/25/peng
antar-uml/
Wirladiharjo, H. M. (1991). Pedoman
Administrasi Umum. Jakarta: Balai
Pustaka.
Wursanto, I. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta:
Kanisius.
5