BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Seiring

 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring
dengan
perkembangan
jaman,
teknologi
juga
mengalami
perkembangan dengan pesat, terutama dalam bidang informasi. Sebuah sistem
informasi yang handal adalah sistem yang dapat mengadopsi dan mengikuti
perubahan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan dengan cepat dan dinamis.
Sistem yang awalnya manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer.
Informasi-informasi yang didapat tidak lagi dicatat pada kertas secara manual,
tetapi sudah berubah mejadi data yang disimpan kedalam suatu penyimpanan yang
dinamakan basis data yang berbasis komputerisasi.
Komputerisasi merupakan hal yang harus dilakukan sebagai upaya dalam
meningkatkan produktifitas manusia, terutama pada era informasi dewasa ini.
Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer diharapkan dapat
membantu untuk mengatasi berbagai masalah yang dihadapi dalam suatu
organisasi, seperti kebutuhan untuk mendapatkan informasi atau kebutuhan
pengolahan data yang besar.
BINUS University merupakan institusi yang bergerak di bidang pendidikan
yang diakui oleh masyarakat. BINUS University menggunakan teknologi
komputerisasi dalam setiap kegiatan operasionalnya demi meningkatkan efisiensi
kinerja karyawan. BINUS University memiliki berbagai biro yang menangani
1 2 berbagai kegiatan operasional BINUS University. Salah satu biro tersebut adalah
biro Quality Management Center (QM C).
Biro QM C merupakan suatu biro yang bertugas memonitor jaminan mutu
suatu universitas. QM C terkait dengan berberapa pihak, antara lain Institusi BINUS
University, mahasiswa/alumni, dosen dan karyawan, industri/konsultan berkualitas,
pemerintah, Higher Education Institution (HEI). Visi dari Biro QM C adalah untuk
memulai/memimpin jaringan komunitas BINUS University (BINUSIAN) di dalam
pengembangan teori dan praktek di dalam penilaian, pemeliharaan dan peningkatan
mutu dan yang lebih spesifik untuk institusi pendidikan yang lebih tinggi di
Indonesia. Dalam menjalankan tugasnya, QM C menyediakan layanan Question
Answer (QA) and Corrective Action Request (CAR).
QA berisi saran, usulan, dan masalah-masalah yang dikeluhkan pengguna
jasa BINUS University dan tanggapan biro-biro yang terkait atas saran, usulan atau
masalah tersebut. Dengan adanya QA, BINUS University dapat memonitor sejauh
mana kualitas layanan mereka dari sisi pemakai sehingga BINUS University dapat
melakukan introspeksi dan meningkatkan kualitas mereka. Sedangkan CAR berisi
tanggapan dan tindak lanjut dari masalah yang ada pada QA, dimana tanggapan atas
masalah tersebut akan ditanggapi, direview, dan diverifikasi oleh QM C dan biro
yang terkait.
Layanan QA and CAR yang dikelola oleh biro QM C ini melayani berbagai
usulan, saran, maupun keluhan dari pengguna jasa BINUS University terutama
dalam bidang pendidikan. BINUS University telah menyediakan fasilitas QA and
CAR sudah sejak lama dan mengotomatisasinya dengan menggunakan platform
Lotus Note.
3 SharePoint merupakan platform yang digunakan untuk mengkolaborasikan
dokumen-dokumen dalam suatu perusahaan yang fiturnya hampir sama dengan fitur
pada Lotus Note. Fitur-fitur pada SharePoint seperti document library, list, task, email, dll pun mempermudah user dalam mengkolaborasikan dokumen-dokumen
yang ada. SharePoint juga dapat terintegrasi dengan sistem e-mail Exchange Server
yang telah digunakan oleh BINUS University sehingga menambah alasan untuk
memakai SharePoint.
Dalam skripsi internship ini, kami melakukan migrasi sistem BINUS
University khususnya bagian QA and CAR dari platform Lotus Note ke platform
SharePoint. Selain itu kami juga menambahkan beberapa fitur sehingga aplikasi
QA and CAR ini dapat berjalan lebih baik dari sebelumnya.
1.2. Ruang Lingkup
Agar pembahasan masalah lebih terarah, maka kami membatasi pengerjaan
proyek kami pada :
•
Perancangan dan pembuatan aplikasi QA and CAR.
•
Perancangan sistem reminder berkenaan dengan QA and CAR.
•
Pembuatan workflow QA and CAR.
•
Kolaborasi dokumen QA and CAR.
4 1.3. Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. M embuat aplikasi layanan Question Answer (QA) and Corrective
Action Request (CAR) yang terintegrasi dengan Exchange Server.
2. M eningkatkan koordinasi Quality Management Center (QM C)
dengan Biro/Unit yang terkait.
3. M embuat aplikasi QA and CAR yang sesuai dengan sistem yang
telah ada.
1.3.2 Manfaat
M anfaat dari penelitian ini adalah :
1. M enghasilkan aplikasi QA and CAR yang terintegrasi dengan
Exchange Server.
2. Peningkatan koordinasi Quality Management Center (QM C) dengan
Biro/Unit yang terkait.
3. M enghasilkan aplikasi QA and CAR yang sesuai dengan sistem
yang telah ada.
1.4. Metode Penelitian
Untuk memperoleh data yang akurat dalam penyusunan skripsi ini, penulis
menggunakan 2 jenis metode. M etode yang penulis gunakan adalah:
•
S tudi Kepustakaan
Dimana penulis mengadakan studi kepustakaan mengenai ilmu
yang berhubungan dengan sistem teknik informatika yaitu dengan
membaca buku-buku literatur yang mendukung penulisan skripsi ini.
5 •
Penelitian Lapangan
Penulis mengadakan tanya jawab dengan sektor perusahaan yang
bersangkutan, mengenai rancangan sistem aplikasi yang akan digunakan
pada sistem perusahaan tersebut. Penelitian Lapangan dilakukan dengan
cara:
a. Wawancara ( Interview )
Suatu cara memperoleh informasi dengan cara mengadakan
tanya jawab secara langsung kepada orang yang dianggap
mengetahui obyek penelitian yang akan ditanyakan. Dalam hal ini
penulis mengadakan tanya jawab dengan pimpinan, para staf dan
terutama pihak-pihak yang berhubungan dengan topik kerja praktek
ini.
b. Pengamatan ( Observasi )
Dimana informasi yang diperoleh dengan melakukan
pengamatan langsung atau peninjauan langsung ke lokasi obyek
yang diteliti.
6 1.4. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah
sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup,
tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDAS AN TEORI
Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang
menjadi dasar bagi pemecahan masalah, dan menjadi landasan dalam melakukan
penelitian.
BAB 3 DES KRIPS I UMUM
Bab ini berisi pembahasan mengenai lokasi penelitian, analisa kondisi dan
masalah yang sedang dihadapi saat ini, serta solusi yang ditawarkan untuk
mengatasi masalah tersebut.
BAB 4 HAS IL DAN PEMBAHAS AN
Bab ini membahas hasil dari penelitian yang dilakukan dan pembahasan atas
penelitian tersebut serta implementasi dari hasil penelitian tersebut.
BAB 5 KES IMPULAN DAN S ARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari keseluruhan penelitian dan saran yang dapat
diberikan untuk membangun isi dari penulisan ini.