BAB I PENDAHULUAN

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
IT&B Campus merupakan salah satu perguruan tinggi di Medan yang
telah berdiri sejak tahun 2005. Universitas swasta ini memberikan jasa pendidikan
berbahasa Inggris yang terdiri dari 4 jurusan untuk gelar S1 yaitu Bisnis
Manajemen, Bisnis Administrasi Akuntansi, Teknik Informatika, dan perhotelan
dan 3 jurusan untuk gelar S2 yakni Magister Manajemen, Magister Bisnis
Administrasi, dan Magister Manajemen dan Magister Bisnis Administrasi
(Double Degree).
Pada awal tahun sejak berdirinya universitas ini, mahasiswa yang terdaftar
masih sangat sedikit. Fasilitas tambahan yang tersedia masih hanya sekedar
mencukupi kebutuhan mahasiswa seperti kantin, perpustakaan sederhana, dan
ruang fotokopi. Namun seiring berkembangnya kualitas yang diberikan dari pihak
universitas, jumlah mahasiswa semakin bertambah dari tahun ke tahun.
Universitas ini sudah menyediakan fasilitas jasa fotokopi, print, dan bahkan
memperluas ruangan perpustakaan dan memperbanyak buku yang dapat
memberikan manfaat bagi mahasiswa baik buku import maupun lokal.
Seiring dengan persaingan antar perguruan tinggi, baik perguruan tinggi
swasta maupun perguruan tinggi negeri, IT&B Campus perlu meningkatkan
kualitas dalam memberikan jasa pendidikan kepada mahasiswa. Salah satu
kualitas yang perlu ditingkatkan adalah perpustakaan yang masih belum dikelola
Universitas Sumatera Utara
dengan bagus. Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 42, menyatakan
bahwa perpustakaan bekerja sama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan
layanan kepada pemustaka yang dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring
perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Perpustakaan
juga menjadi matriks penilaian akreditasi sarjana. Pada elemen penilaian standar
6, butir 6.5. terdapat peringkat penilaian “kurang” apabila pengelolaan koleksi
perpustakaan menggunakan komputer stand alone atau manual. Pada peringkat
penilaian “cukup”, koleksi perpustakaan dikelola dengan komputer yang tidak
terhubung jaringan. Pada peringkat “baik”, koleksi perpustakaan dapat diakses
secara online namun masih ada kendala dalam kecepatan akses. Pada peringkat
“sangat baik”, terdapat fasilitas yang digunakan secara baik, dan akses online ke
koleksi perpustakaan. Perpustakaan IT&B Campus yang masih dikelola secara
komputer tanpa jaringan dan beberapa aktivitas secara manual termasuk pada
peringkat penilaian “cukup” perlu meningkatkan sistem informasi pada
perpustakaan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pemimpin pelaksana, petugas
perpustakaan, dewan, kepala lab komputer, dan dosen, dan penyebaran kuesioner
pada mahasiswa yang aktif dalam perpustakaan masalah utama yang dihadapi
pada perpustakaan ini adalah keterlambatan proses pelayanan. Perpustakaan ini
masih menggunakan pencacatan manual. Beberapa buku juga belum memiliki
kode yang tertempel pada buku sehingga menimbulkan kesulitan bagi mahasiswa
untuk mencari buku pada perpustakaan. Mahasiswa yang mengalami kesulitan
akan memerlukan bantuan petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan
Universitas Sumatera Utara
membantu menunjukkan lokasi dimana buku berada. Hal ini akan menyebabkan
pencarian buku bagi mahasiswa saat berada dalam perpustakaan menjadi lama
karena masing-masing mahasiswa harus bertanya kepada petugas perpustakaan
yang hanya berjumlah satu orang. Mahasiswa yang datang pada waktu bersamaan
untuk bertanya kepada petugas perpustakaan harus menunggu petugas tersebut
selesai melayani mahasiswa yang datang terlebih dahulu.
Informasi yang berkaitan dengan buku seperti jumlah tersedianya buku
yang dicari, keterangan mengenai buku tertentu yang sedang dipinjam sivitas
akademis masih tidak dapat diakses oleh mahasiswa. Mahasiswa harus
menanyakan informasi seperti mengenai kapan buku yang masih dipinjam akan
dikembalikan kepada petugas. Petugas perpustakaan akan mencari informasi buku
pada daftar peminjaman. Arus informasi yang demikian menyebabkan proses
peminjaman menjadi lambat karena petugas perpustakaan harus melayani setiap
mahasiswa yang memerlukan bantuan petugas perpustakaan tersebut.
Permasalahan utama pada perpustakaan universitas ini adalah tidak
tersedianya informasi mengenai buku-buku, jurnal, majalah secara cepat dan tepat
waktu pada saat dibutuhkan. Selain itu, informasi mengenai pencatatan buku dan
peminjaman buku masih dilakukan secara manual. Permasalahan ini dapat
diselesaikan dengan adanya perancangan sistem informasi berbasis web pada
perpustakaan IT&B Campus melalui komputer secara online yang dapat
mendukung aktivitas pada perpustakaan tersebut.
Rancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web online juga
dibahas oleh Hendro Addy Soenarto dalam jurnal internet yang berjudul Rancang
Universitas Sumatera Utara
Bangun Sistem Informasi Transaksi Peminjaman Buku Berbasis Web Online Pada
Perpustakaan yang dilaksanakan pada lembaga pendidikan Al Falah Surabaya.
Perpustakaan di lembaga pendidikan Al Falah Surabaya mengalami keterlambatan
proses pendataan buku dan peluang kehilangan buku yang besar. Selain itu, proses
pendaftaran anggota juga masih digunakan sistem berkas yang membuat petugas
perpustakaan kesulitan dalam mencari nama anggota. Untuk itu diusulkan
pembuatan sistem informasi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Dengan
adanya sistem informasi ini maka proses registrasi anggota baru dan registrasi
buku baru dapat ditangani dencan cepat. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian
buku dapat ditelusuri dengan cepat dan akurat. Sistem perpustakaan online juga
dibahas pada Universitas Islam Indonesia oleh Shofiatul untuk meningkatkan
mutu perpustakaan pada perguruan tinggi tersebut. Rancangan perpustakaan
berbasis web memberikan kemudahan bagi sivitas akademis dan mahasiswa dalam
mengakses sumber-sumber informasi.
1.2.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang mengenai layanan perpustakaan yang telah
diuraikan di atas, masalah yang terjadi pada perpustakaan IT&B Campus adalah
sistem pelayanan informasi perpustakaan yang masih dilakukan secara manual
menyebabkan pelayanan perpustakaan lambat, terbatas, dan tidak responsif dalam
memberikan jawaban. Untuk itu, diperlukan pengembangan sistem informasi
perpustakaan yang lebih efektif mendukung peningkatan pelayanan dalam
Universitas Sumatera Utara
pengaksesan informasi mengenai buku-buku, jurnal, majalah, tugas akhir serta
bahan-bahan mata kuliah yang diberikan oleh dosen.
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Merancang proses bisnis untuk pelayanan perpustakaan IT&B Campus.
2. Merancang sistem pelayanan informasi perpustakaan yang berbasis web
pada perpustakaan IT&B Campus.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengeliminasi kegiatan-kegiatan manual pada pelayanan di perpustakaan
2. Menghemat waktu proses pelayanan yang dibutuhkan di perpustakaan.
1.4.
Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1. Perancangan sistem informasi ini merupakan sistem pelayanan informasi
perpustakaan berbasis web pada perpustakaan IT&B Campus.
2. Perpustakaan tidak bekerja sama dalam peminjaman buku dengan
perpustakaan lain.
3. Perpustakaan hanya melayani user dari sivitas akademis IT&B Campus
4.
Website yang dirancang tidak menyediakan layanan untuk membuka
halaman bisnis dan sosial seperti penjualan buku.
Universitas Sumatera Utara
5. Rancangan website ini tidak meliputi rancangan klasifikasi dewey decimal
classification.
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Keadaan perpustakaan tidak berubah selama penelitian
2. Mahasiswa sebagai user sudah terbiasa dan tidak mengalami kendala
dalam menggunakan website.
3. Petugas perpustakaan mampu menguasai penggunaan program website
sebagai admin perpustakaan.
1.5.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Meningkatkan pelayanan perpustakaan yang lebih baik dan efektif.
2. Meningkatkan frekuensi mahasiswa dalam menggunakan pelayanan
perpustakaan.
3. Memudahkan proses pengendalian dan evaluasi bagi manajemen
perpustakaan.
1.6.
Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Pada Bab I: Pendahuluan, berisi latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, batasan dan asumsi masalah ,manfaat penelitian yang
digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir.
Pada Bab II: Gambaran Umum Perusahaan, berisi sejarah dan gambaran
umum perusahaan, visi, misi, tujuan IT&B Campus, struktur organisasi, fasilitas
yang tersedia, aktivitas ekstrakurikuler, jumlah data dosen dan mahasiswa,
fasilitas IT(Information Technology) dan fasilitas perpustakaan.
Selanjutnya pada Bab III: Landasan Teori, diuraikan teori-teori yang
digunakan dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang
digunakan dapat berupa buku-buku dan jurnal penelitian.
Pada BAB IV: Metodologi Penelitian, berisi mengenai jenis penelitian,
lokasi penelitian dan jadwal penelitian, kerangka konseptual, langkah-langkah
metodologi
penelitian,
langkah-langkah
perancangan
sistem,
hasil
dan
pembahasan, dan kesimpulan dan saran.
Kemudian pada BAB V: Pengumpulan Data dan Pengolahan Data, berisi
data yang dikumpulkan dan dari data yang dikumpulkan diolah pada bagian
pengolahan data.
Pada BAB VI: Perancangan Sistem, berisi penjelasan langkah-langkah
perancangan sistem berdasarkan metode perancangan sistem.
Pada BAB VII: Hasil dan Pembahasan, dijelaskan tampilan dan penjelasan
hasil rancangan yang dibuat dan pembahasan perbandingan antara sistem lama
dengan sistem usulan yang dirancang.
Universitas Sumatera Utara
BAB VIII: Kesimpulan dan Saran, bab ini berisi kesimpulan yang
diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran yang bermanfaat bagi pihak
IT&B Campus.
Universitas Sumatera Utara