faktor - faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan

FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM
PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM
INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN :
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc
DISUSUN OLEH :
MOCHAMAD BAGUS SYAHRIAL
[P056132152.46E]
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................................. 1
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................... 2
I.
PENDAHULUAN .................................................................................................. 3
I.1.
LATAR BELAKANG................................................................................. 3
I.2.
PERUMUSAN MASALAH ....................................................................... 4
I.3.
TUJUAN ..................................................................................................... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... 6
II.1.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ..................................................... 6
II.2.
TEKNOLOGI INFORMASI ....................................................................... 12
II.3.
SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS .................................................. 18
III. PEMBAHASAN ..................................................................................................... 22
III.1. KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ..................................... 22
III.2.
KETERKAITAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DENGAN
PROSES BISNIS ....................................................................................... 23
III.3. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM
INFORMASI ............................................................................................... 25
IV. PENUTUP ............................................................................................................... 30
IV.1. KESIMPULAN ........................................................................................... 30
IV.2. SARAN ....................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 32
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
1
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1. Komponen Sistem Informasi 1 .............................................................. 11
Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi....................................................... 12
Gambar II.3. Komponen Sistem Informasi 2 .............................................................. 14
Gambar II.4. Siklus Pengembangan Sistem Informasi ............................................... 21
Gambar III.1. Model Definisi SIM ............................................................................... 23
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
2
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangan teknologi yang pesat saat ini, kemajuan suatu
perusahaan salah satunya tergantung pada Teknologi dan Sistem Informasi yang
digunakan. Faktor ini akan mempengaruhi kinerja perusahaan agar dapat selalu
bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain. Untuk menghadapi banyaknya
tantangan yang ada, maka perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem
informasi.
Penggunaan
sistem
informasi
diharapkan
dapat
memberikan
keunggulan kompetitif bagi sebuah perusahaan di dunia bisnis, serta teknologi
informasi yang diimplementasikan dengan tepat dapat menjadi faktor kunci
keberhasilan bisnis mereka.
Dalam sebuah perusahaan, informasi merupakan salah satu aspek yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan bisnis. Namun, di
samping itu sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan
baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi
yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan serangkaian sub-sistem
informasi yang menyeluruh terkoordinasi yang secara nasional mampu
mentransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan mutu yang telah ditingkatkan.
Dengan kata lain, SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
3
yang tepat, tentunya perusahaan tersebut akan berkembang. Namun, meskipun
telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan
banyak yang tidak berhasil. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang
dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu
menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan pengembangan sistem
informasi sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst,
pemakai (user), sponsor dan customer. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi
mengenai hal-hal apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada
pengembangan SIM di perusahaan serta menganalisis hal-hal yang menyebabkan
suksesnya penerapan SIM di suatu perusahaan.
Berdasarkan hal tersebut, paper ini akan mengulas “Faktor - Faktor yang
Mempengaruhi Kegagalan dan Kesuksesan dalam Pembangunan dan Penerapan
Sistem Informasi di Suatu Perusahaan”.
I.2. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dalam paper kali ini penulis
akan mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana konsep Sistem Informasi Manajemen dan apa saja komponenkomponennya?
2. Bagaimana keterkaitan atau hubungan antara sistem informasi dengan proses
bisnis suatu perusahaan?
3. Apakah faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam
penerapan dan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan?
4. Apa saja solusi yang bisa dijalankan untuk menanggulangi hambatan dalam
penerapan sistem informasi di perusahaan?
I.3. TUJUAN
Adapun tujuan penulisan paper ini adalah selain sebagai salah satu tugas
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk :
1. Mengetahui konsep Sistem Informasi Manajemen beserta komponenkomponen nya.
2. Mengetahui keterkaitan atau hubungan antara sistem informasi dengan proses
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
4
bisnis perusahaan.
3. Mengindentifikasi berbagai faktor yang mempengaruhi kegagalan maupun
kesuksesan dalam penerapan dan pengembangan sistem informasi di suatu
perusahaan
4. Menemukan solusi untuk faktor-faktor penghambat terhadap pembangunan
dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengertian sistem adalah kumpulan komponen yang terintegrasi untuk
mencapai tujuan tertentu. Karakter sistem berupa komponen, boundary (batasan),
lingkungan luar (environment), penghubung (interface), input, proses, output, dan
goal (tujuan). Informasi merupakan data yang diolah menjadi sesuatu yang
berguna bagi pemakai atau pembacany, menjadi sebuah informasi. Sistem
Informasi adalah sistem dalam organisasi yang menyediakan report (laporan) bagi
manajemen berdasarkan transaksi & operasi yang ada di organisasi. Definisi
Sistem Informasi secara umum merupakan kegiatan atau aktifitas yang
melibatkan serangkaian proses, berisi informasi-informasi yang digunakan untuk
mencapai tujuan. Pengertian Sistem Informasi menurut Robert dalam Jogiyanto
(2000) adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi.
Karakter Sistem Informasi :
1. Sistem informasi memiliki komponen berupa subsistem
yang merupakan
elemen - elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut
misalnya bagian input, proses, output. Contoh bagian input adalah salesman
memasukkan data penjualan bulan ini.
2. Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal
pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut,
sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem
informasi lainnya.
3. Tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai
dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah sistem informasi
berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. Lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup
sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
6
dipertimbangkan pada saat perencanaan sistem informasi.
Berikut ini merupakan manfaat dari Sistem Informasi, diantaranya adalah :
1. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu
produk atau pelayanan mereka.
2. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
3. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan
pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
Berikut ini merupakan komponen dari Sistem Informasi, diantaranya
adalah :
a. Hardware
Terdiri dari computer, peripheral (printer) dan jaringan.
b. Software
Merupakan kumpulan dari perintah / fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu
untuk memrintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat
digolongkan menjadi sistem operasi (windows 95 dan NT), aplikasi
(akuntasi), utylitas (antivirus, speed disk), serta bahasa.
c. Data
Merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk
menghasilkan informasi.
d. Prosedur
Dokumentasi prosedur / proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)
dan teknis.
e. Manusia
Manusia adalah komponen yang terlibat dalam komponen manusia, seperti
operator, pemimpin sistem, informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu
suatu rincian tugas yang jelas.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
7
Sistem Informasi
Manajemen
(SIM)
adalah jaringan
prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan
maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada
manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan. Jika menurut Scanland &
Bernard, SIM merupakan sistem formal mengenai reporting menggolongkan dan
menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat di organisasi.
Manfaat SIM yaitu, mempelajari bahwa nilai dari informasi amatlah
berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Sebagai seorang
pengusaha (wirausaha), staf manajemen, atau lebih tingginya sebagai manajer,
harus bisa menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan usaha atau
perusahaannya.
Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan
sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di
dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak
data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam
mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar
bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan
dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
8
yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.
Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini,
tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain
dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan
informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi
bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga
terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri
dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi lain dari sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur
pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Terdapat beberapa definisi Konsep Dasar Informasi, antara lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh,
informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan
mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan
dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
9
to fullfill company goals (the choice is called business decision making)
Fungsi atau manfaat Sistem Informasi Manajemen adalah supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang
dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing
tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi
yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai
berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki
produktivitas
dalam
aplikasi
pengembangan
dan
pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
10
dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
Tujuan SIM, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
4. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi
informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang
teratur antara people, hardware, software, communication network dan
data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang
mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi
seperti pada gambar berikut.
Gambar II.1. Komponen Sistem Informasi 1
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu :
1. Mendukung proses bisnis dan operasional.
2. Mendukung pengambilan keputusan.
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
11
Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi
menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik
bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi
berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih
dalam hal kecepatan, ketepatan dan up-to-date informasi.
Hal yang menjadi dasar dalam aplikasi sistem informasi adalah adanya
etika yang harus dijaga. Etika yang menjadi dasar itu salah satunya adalah sistem
yang dibangun berdasarkan prinsip tanggung jawab dan moral yang dijaga.
Dengan moral dan bertanggung jawab, sehingga informasi yang dibangun tidak
melulu untuk kepentingan sesaat dan kepentingan yang memihak, namun untuk
keberlangsungan dan kemaslahatan semua pihak.
II.2. TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi pada dasarnya adalah suatu istilah yang digunakan
untuk mendeskripsikan sebuah teknologi yang memungkinkan manusia untuk
mencatat, menyimpan, mengolah, mengambil kembali, mengirim, dan menerima
suatu informasi yang diinginkannya. Teknologi Informasi adalah teknologi yang
berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran
informasi. Teknologi informasi merujuk pada segala bentuk teknologi terapan
untuk pengolahan, menyimpan, dan mengirimkan informasi dalam bentuk
elektronik (Lucas 2000). Secara lebih luas pengertian teknologi informasi adalah
semua aspek yang berhubungan dengan mesin (komputer dan telekomunikasi) dan
teknik yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi,
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
12
mengirimkan, dan menerima suatu bentuk informasi. Teknologi informasi
menggabungkan bidang teknologi seperti komputer, telekomunikasi dan
elektronik dengan bidang informasi seperti data, fakta, dan proses.
Teknologi Informasi bagi suatu perusahaan adalah hal yang sangat
penting. Dengan penerapan teknologi informasi secara tepat suatu perusahaan
dapat memiliki competitive advantage dalam industrinya. Teknologi Informasi
semakin membuka kemungkinan bagi perusahaan untuk mengembangkan dan
memperluas bisnisnya. Bagi perusahaan yang ingin bersaing dan maju, Teknologi
Informasi tampaknya merupakan suatu kepentingan yang tidak bisa dihindarkan.
Teknologi Informasi tampaknya bukan hanya merupakan suatu alat pendukung
tetapi sudah merupakan alat utama.
Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2
bagian :
1. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang
bersifat fisik, seperti memori, printer dan keyboard.
2. perangkat lunak (software).
Perangkat lunak terkait dengan instruksi-instruksi untuk mengatur
perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksiinstruksi tersebut.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang
teratur antara people, hardware, software, communication network dan data
resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang
mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti
pada gambar berikut :
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
13
Gambar II.3. Komponen Sistem Informasi 2
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
 Komponen Input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
 Komponen Model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan.
 Komponen Output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai
sistem.
 Komponen Teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
14
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
 Komponen Hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung
database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi
untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
 Komponen Software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
 Komponen Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi
basis
data
yang
baik
juga
berguna
untuk
efisiensi
kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
 Komponen Kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
 Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah
kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan
software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
15
jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen
jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card),
media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan
router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan,
network adapter drive, dan protokol jaringan.
II.2.1. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani
melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang
paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan
posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan (
R. E. Indrajit, 2000).
Peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting.
Karena perkembangan teknologi sudah semakin pesat sehingga kebutuhan
manusia akan teknologi juga semakin banyak. Salah satu saat ini yang
memanfaatkan teknologi informasi adalah perusahaan.
Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk
menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan
IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan
IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Ada 5 peranan
mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:
1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih
ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat
penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan
manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan
teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas
di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur
organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer
relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
16
di perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke
tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari
rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para
pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah
keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di
atas.
4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm
infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi
ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam
berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik
karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk
melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.
Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti
pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning
membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain
struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui
perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing
sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak
lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini
secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur
organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait
dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
17
II.3.
SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara
vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi
vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa
strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa
ringkasan kinerja organisasi.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi
menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik
bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi
berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih
dalam hal kecepatan, ketepatan dan up-to-date informasi.
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani
melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang
paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan
posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan
(R. E. Indrajit, 2000).
Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi
globalisasi, sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan
para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan
memajukan perusahaan. Dalam hal pengembangan bisnis, seseorang dapat
mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi sistem informasi
berdasarkan kebutuhan yang ada.
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil dan mampu
mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi
bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
18
mengajukan
atau
meningkatkannya
mengembangkan
bagi
perusahaan.
teknologi
Adapun
informasi
untuk
baru
seorang
atau
manajer
bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para
spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.
Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis
dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau
beberapa siklus seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini (O’Brien, 2011) :
Gambar II.4. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah
orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan
partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal
membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para
manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan
sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level
manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh
karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
19
perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen.
Kunci keberhasilan dari penerapan sistem informasi manajemen adalah
pengintegrasian dari seluruh sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang
lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi
diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan
juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem
lainnya.
Beberapa keuntungan dari penerapan pengintegrasian sistem informasi
manajemen :
1. Membaiknya arus informsi dalam sebuah organisasi sehingga dapat
diterima informasi yang benar pada saat yang tepat.
2. Sifatnya
yang
mendorong
manajer
untuk
membagikan
(mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen
(bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang
memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk
keperluan manajemen.
Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem
informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan
yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya.
Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari
meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen,
yaitu :
1.
Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan
manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan
strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks
dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
2.
Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis), merupakan
keputusan-keputusan
yang
mengimplementasikan
sasaran-sasaran
strategis suatu organisasi.
3.
Manajemen Tingkat Bawah, merupakan manajemen yang bertanggung
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
20
jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi.
Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakantindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
4.
Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak
termasuk dalam manajemen.
Gambar II.5. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan
manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan
mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan
serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
21
BAB III
PEMBAHASAN
III.1. KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang
mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara
guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas
dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Menurut Robert G. Murdick & Joel E Ross, SIM adalah proses komunikasi
dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn
keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Sedangkan
Gordon B Davis menyatakan bahwa SIM merupakan sistem manusia dan mesin
yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen
dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Gambar III.1. Model Definisi SIM
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
22
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk
menjamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan
terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju
sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja
secara efisien. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam
informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu,
maka ia akan menjadi informasi.
Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat
dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang
sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya
mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian,
maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
KARAKTERISTIK:
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based
Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan
oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input,
database dan sub sistem output
4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan
komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.
III.2. KETERKAITAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DENGAN
PROSES BISNIS
Keberhasilan
perusahaan
merupakan
gabungan
antara
kemahiran
manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional.
Keterampilan
teknis
yang
dimaksud
salah
satunya
adalah
bagaimana
memanfaatkan ilmu dan teknologi yang sedang berkembang. Sistem informasi
memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi . sistem informasi
memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
23
manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi
kompetetif organisasi.
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi
bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu
memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu
dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada
kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis
menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi.
Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap
setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan
sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan,
analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi
informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan
strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh
strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber
daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan
secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau
kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang
sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara
langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan,
baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu,
strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah
terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi
informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan
akan informasi.
Berikut alasan mengapa SIM saat ini saat dibutuhkan tim manajerial untuk
kelangsungan perusahaan, antara lain:
a. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat yaitu:
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
24
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
b. Kemampuan komputer yang semakin baik.
Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen bisa di bilang akibat tuntutan
pekerjaan yang terus bertambah dan terus menuntut untuk jauh lebih baik.
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada
kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. keberadaan alat untuk
memecahkan persoalan dalam perusahaan itu sangat penting untuk memudahkan
dalam pengerjaan pekerjaan. Untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan alat
seperti komputer. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem
manajemen informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa
para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.
III.3. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN
KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya
diukur hanya melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan
penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari
efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi ,
memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya,
serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para
manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi
yang mampu mengatasi masalah bisnis.
Secara umum, ada 3 isu pokok / hal yang paling mendasar dalam
permasalahn kegagalan dan kesuksesan dalam pengembangan teknologi informasi
di suatu perusahaan, yakni :
1. Tenaga, waktu dan nilai investasi yang sudah ditanamkan perusahanperusahaan untuk membangun sistem TI sangat besar namun dalam
penerapannya selalu low utilization atau idle.
2. Penerapan TI yang tepat didunia bisnis akan membawa manfaat yang
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
25
signifikan. Terdapat 4 fase yang harus dilalui perusahaan dalam pengelolaan
manfaat TI :
 Tahap Visi, pada tahap ini perusahaan harus melihat kembali tujuan
implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur
TI dan arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran
yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan.
 Masa Investasi, pada fase ini perusahaan dituntut mampu memisahkan
account TI dengan account lainnya.
 Pengolahan, selain memonitor implementasi dan memperbaiki
implementasi TI yang belum berjalan dengan baik dan sesuai dengan
sasaran,
perusahaan
management
untuk
juga
harus
mempersiapkan
membuat
SDM
program
dari
sisi
change
persepsi,
pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan, komunikasi
maupun team building.
 Saat memanen semua tahap yang telah dilalui, yang diperkirakan
dapat terjadi antara dua hingga tiga tahun.
3. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman
TI dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya
tenaga TI yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur
komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost
cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat).
Untuk mengukur keberhasilan sebuah proyek umumnya menggunakan
metode evaluasi ekonomi standar untuk mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan
proyek sistem informasi karena kompleksitas dari proses pelaksanaan proyek
sistem informasi dan dampak jangka panjang dari proyek pada organisasi.
Evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan metode kualitatif
maupun kuantitatif. Kinerja sistem informasi tidak dapat dinilai sebagai baik atau
buruk tanpa keberhasilan pelaksanaan proyek. Evaluasi proyek sistem informasi
bisa sangat bermasalah dan kadang-kadang bisa sangat subyektif dan tidak ada
satu metode evaluasi sistem informasi yang dapat diterapkan untuk semua situasi.
Evaluasi menjadi subyektif dan dapat bergantung pada keadaan termasuk waktu.
Secara umum, enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
26
sebagai berikut :
1. Kegagalan Teknis
2. Kegagalan Proyek
3. Kegagalan Organisasi
4. Kegagalan Lingkungan
5. Kegagalan Pembangunan
6. Kegagalan Penggunaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem
yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di
perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang
malah perusahaan mengalami kegagalan. Pengembangan SIM canggih berbasis
komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan
berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi.
Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer
dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan
memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi
keberhasilan dan kegagalan proyek sistem informasi. Menurut Rosemary Cassafo
dalam O’Brien (1999), kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena
beberapa hal berikut :
1.
Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
2.
Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang
harus dilakukan
3.
Inkompetensi secara teknologi
4.
Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
5.
Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
27
Sementara
itu,
ada
tujuh
faktor
penentu
kesuksesan
dalam
memformulasikan suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu :
1.
Scale dan Scope
2.
Necessity dan Speed
3.
Principles dan Increments
4.
Update dan Review
5.
Fit dan Timing
6.
Resources dan Skill
7.
Support dan Consensus
Faktor-faktor
yang
mempengaruhi
keberhasilan
dan
kegagalan
implementasi TI hampir umum bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan
pentingnya faktor mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan yang lain
berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan dan bisnis
utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan
kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5 faktor utama, yaitu :
1. Faktor-Faktor Lingkungan (Globalisasi, Lingkungan dinamis, Kompetisi)
2. Faktor Struktur Organisasi Internal
a. Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan
struktur dan infrastruktur sistem informasi
b. Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi
c. Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi
d. Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi
e. Konteks struktur organisasi
f. Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi
3. Faktor Struktur Tim Proyek
a. Umpan balik pemimpin proyek untuk tim
b. Pengalaman pemimpin proyek
c. Pemantauan dan pengendalian proyek
d. Pelatihan yang memadai untuk anggota tim
e. Peer review atas kemajuan proyek
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
28
f. Pengalaman anggota tim
g. Komitmen anggota tim
h. Kontrol diri anggota tim
4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek
a. Tujuan yang jelas
b. Rencana proyek yang detail
c. Lingkup proyek yang tepat
d. Memanfaatkan metodologi yang efektif
e. Penggunaan teknologi yang tepat
f. Implementasi sistem yang efektif
5. Dukungan Pasca Proyek
a. Pelatihan pengguna
b. Dukungan software
c. Pelatihan staf TI
d. Bantuan tepat waktu pada pengguna
Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan
metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI
yang dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi
yang tepat sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir
proyek. Untuk mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang
proyek dengan mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu
mereka untuk menentukan ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan
lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih teknologi
dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup.
Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan
manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
29
BAB IV
PENUTUP
IV.1. KESIMPULAN
Peran dari sistem informasi tentunya sangat menunjang berbagai aspek
baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal suatu perusahaan. Hal ini
tentunya akan memberikan dampak positif bagi perusahaan karena dapat lebih
meningkatkan kualitas bagi para pelanggannya. Dan dengan sistem tersebut,
transparansi dalam hal pengelolahan informasi akan lebih termonitor sehingga
dapat lebih mengendalikan pengelolaannya.
Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi
berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang
kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan
pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
2. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari
model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non
manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
3. Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai
faktor seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta
perlunya perbaikan pada sistem lama.
Sistem informasi sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah
perusahaan saat ini. Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak
selalu berhasil dengan baik. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan
pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa diantaranya adalah faktor
lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi yang
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
30
sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek.
Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat
kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang
penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan
teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang
dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan
manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan.
IV.2. SARAN
Melihat dari beberapa faktor-faktor penyebab kegagalan dan kesuksesan
penerapan sistem informasi di suatu perusahaan, penulis menyarankan bahwa
untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan SIM di perusahaan, sebaiknya
dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut, guna mengetahui
lebih lanjut faktor manakah yang lebih mempengaruhi perkembangan SIM di
perusahaan dan kemudian dicarikan solusi yang paling tepat. Selain itu,
perusahaan dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan
mengambil langkah-langkah berikut:
1. Mengerti kerumitan organisasi,
2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan,
3. Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan
sistem informasi perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
31
DAFTAR PUSTAKA
Indrajit. R. E. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi. Elex Media Koputindo. Jakarta.
Ismail, M. 2004. Konsep Sistem Informasi Manajemen. http://www.library.usu.ac.id ,
diakses pada tanggal 30 Oktober 2013, 22:48.
Sugiarsono, J. 2003. Poteret Kebingungan Investasi TI. Majalah SWA. SWA02/XIX/23
Januari – 5 Februari 2003.
Wijaya, S. F. 2011. Pengaruh Teknologi Informasi Dan Perubahan Organisasi Dalam
Bisnis. Makalah disajikan dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi
2011 (SNATI 2011) Yogyakarta, 17-18 Juni 201
Windarto, A. 2003. Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah Swa(sembada).
Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.
Yudiman, M, Firdanianty, Akbar F dan Sudarmadi, 2003. Bedah Kasus Kebijakan TI.
Majalah SWA. SWA 02/XIX/23 Januari-5 Februari 2003.
Mohammad, A. 2003. AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia. Majalah SWA.
SWA02/XIX/23 Januari - 5 Februari 2003.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W.
(editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition.
New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Sistem Informasi Manajemen, Mochamad Bagus Syahrial, P056132132.46E, 2013
32