analisis siklus pendapatan dan pengendalian internal pt.xyz laporan
advertisement
UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL PT.XYZ LAPORAN MAGANG AHMAD ZAKKY ASH-SHIDIQI 1106134940 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL PT.XYZ LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi AHMAD ZAKKY ASH-SHIDIQI 1106134940 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas keberkahan, rahmat, dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini dengan baik. Tanpa bimbingan dan arahan Allah SWT, penulis tidak akan mendapatkan kemudahan, kelancaran, serta kesungguhan untuk menyelesaikan laporan magang ini. Merupakan kebahagiaan dan kebanggaan tersendiri untuk dapat menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu mengingat pengorbanan dan kerja keras yang mewarnai proses penyelesaian penelitian ini. Tujuan penyusunan karya akhir ini adalah sebagai salah satu prasyarat guna menyelesaikan program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa pada saat prosesi magang sampai penyusunan laporan magang ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan. Oleh karena itu, penulis ingin memberikan ucapan terima kasih serta bentuk penghormatan atas bantuan – bantuan yang tak ternilai harganya kepada: 1. Program Studi Ekstensi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, yang telah memberi penulis kesempatan untuk bisa memperoleh ilmu dan mendapatkan banyak pengalaman yang berharga selama masa kuliah. 2. Ibu Dr. Ratna Wardhani, SE., M.Si, selaku Ketua Program Ekstensi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, semoga Program Ekstensi semakin memiliki kualitas dan mampu berkontribusi lebih baik untuk membangun kehidupan di tengah masyarakat. 3. Ibu Eliza Fatima S.E., M.E., CPA, atas segala segenap perhatian, bantuan, dan kesabaran Ibu selama masa bimbingan penyusunan laporan magang ini. Allah selalu melindungi Ibu beserta keluarga dan semoga Ibu selalu diberikan kesehatan, keberkahan dan dapat terus berkarya di dunia pendidikan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 4. Ibu Dian Nastiti S.E., Ak., M.Com. dan Ibu Viska Anggraita M.S.Ak. selaku dosen penguji yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk mempresentasikan serta menguji hasil laporan magang sebagai syarat kelulusan. 5. Seluruh dosen pengajar FEUI. Terima kasih telah memberikan ilmu yang akan menjadi modal menuju kesuksesan, semoga Allah membalas kebaikan seluruh dosen pengajar dan memberikan keberkahan atas ilmu yang diberikan. 6. KAP Noor Salim Nursehan, selaku tempat magang yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan program magang, mengarahkan saya dan memberi banyak kesempatan untuk lebih terlibat dalam melaksanakan audit lapangan. 7. Kedua orang tua tercinta, Mama dan Bapak, terima kasih atas segala doa, kesabaran, dukungan, hingga pengorbanan yang tidak pernah berhenti mendampingi anakmu ini hingga lulus menjadi sarjana. Takkan pernah setara bakti yang dilakukan anakmu ini atas semua kebaikan Mama dan Bapak hingga kini maupun nanti, semoga saya dapat terus berusaha membalas kebaikannya, bersyukur kepada Allah dan kepada kedua orang tua, menjadi anak yang baik mendoakan kesehatan, keberkahan, serta keselamatan dunia dan akhiratnya serta berusaha untuk membuat mereka tersenyum bahagia. Terima kasih juga saya ucapkan kepada Kakak saya, Ahmad Rosyid Ridho atas segala kesabaran, arahan dan bimbingan untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini. Ilmu yang bermanfaat akan menjadi pahala yang mengalir meski kita telah berhenti menyampaikannya. 8. Teman – teman BEM Ekstensi FE UI, teman – teman kepanitiaan Extension Cup, Funbike, dan berbagai kepanitian lain. 9. Teman – teman perkuliahan di Ekstensi FE UI yang tidak dapat dituliskan satu persatu atas segala kenangan, pengalaman, suka, duka, serta kebersamaan selama masa perkuliahan hingga di luar perkuliahan semoga kebersamaan yang telah ada menjadikan kita lebih baik lagi, menjaga silaturahmi, dan membangun persahabatan kekeluargaan kedepannya antar sesama lulusan FEUI. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 untuk 10. Mbak Dinar, Mas Fikar, Mas Andru, Mas Feba, Mas Fajar, Mas Fevrie, Mas Idu, Pak Edo, Aji, Pandi, Lucky dan semua keluarga besar Kantor Akuntan Publik NNS terima kasih atas segala pengalaman dan kenangan magang yang menyenangkan. Semoga Allah selalu melindungi dan membalas kebaikan yang telah diberikan. Aamiin. 11. Pihak-pihak lain yang telah membantu yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Terima kasih atas bantuan sekecil apapun yang telah diberikan, arahan, perhatian, serta doa tulus yang berharga. Akhir kata penulis berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu demi kelancaran penulisan karya akhir ini. Semoga Laporan Magang ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Depok, 20 Januari 2015 Penulis Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 ABSTRAK Nama Program Studi Judul Skripsi : : : Ahmad Zakky Ash-Shidiqi Akuntansi Analisis Siklus Pendapatan dan Pengendalian Internal PT.XYZ Laporan magang ini akan membahas mengenai siklus pendapatan dan pengendalian internal PT.XYZ sebagai perusahaan dagang penyedia varietas benih padi hibrida. Pembahasan akan lebih ditekankan pada proses penerimaan penjualan hingga pengakuan pendapatan berdasarkan PSAK 23 (2010), serta analisis pengendalian internal sesuai dengan komponen yang terdapat dalam COSO’s Internal Control Framework. Hasil analisis dan evaluasi penulis terhadap siklus pendapatan dan pengendalian internal PT.XYZ menunjukkan bahwa pencatatan pengakuan pendapatan telah sesuai dengan PSAK 23 (2010) namun di dalam pengendalian internal yang telah dilakukan PT.XYZ masih ada beberapa hal penting yang perlu diperbaiki. Kata Kunci: Siklus pendapatan, pengakuan pendapatan, pengendalian internal, PSAK 23 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 ABSTRACT Name : Ahmad Zakky Ash-Shidiqi Study Program : Accounting Title : Revenue Cycle Analysis and Internal Control of PT.XYZ This internship report summarizes, revenue cycle and internal control analysis of PT.XYZ as a trading company which supply hybrid rice varieties. The analysis focuses on the flow transaction from sales requisition until revenue recognition based on PSAK 23 (2010) and analysis of internal control in accordance with COSO’s Internal Control Framework. Analysis of revenue cycle indicates that revenue has been recognized in accordance with PSAK 23 (2010). The evaluation over internal control on revenue cycle finds that several weaknesses in internal control which needs to be improved. Keywords: Revenue cycle, revenue recognition, internal control, PSAK 23 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ........................................................................................... i LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS...................................................... ii TANDA PERNYATAAN PERSUTUJUAN TUGAS AKHIR ............................ iii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iv KATA PENGANTAR ........................................................................................ v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR .............................. viii ABSTRAK ........................................................................................................ ix ABSTRACT ......................................................................................................... x DAFTAR ISI ..................................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiv BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2 Tujuan ProgramMagang ..................................................................... 2 1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ........................................... 2 1.4 Aktivitas Magang Secara Umum ....................................................... 2 1.5 Ruang Lingkup dan Pembatasan Masalah .......................................... 5 1.6 Manfaat Penulisan Laporan Magang .................................................. 6 1.7 Sistematika Penulisan Laporan Magang ............................................... 6 BAB 2 LANDASAN TEORI.............................................................................. 8 2.1 Definisi Pendapatan ........................................................................... 8 2.1.1 Pengukuran Pendapatan ............................................................. 9 2.1.2 Pengakuan Pendapatan ...... ........................................................ 9 2.1.2.1 Pengakuan Pendapatan Penjualan Barang ....................... 9 2.1.2.2 Pengakuan Penjualan Berdasarkan Syarat Penyerahan Barang....................................................... 11 2.1.3 Pengungkapan Pendapatan ...................................................... 12 2.2 Sistem Informasi Akuntansi .............................................................. 12 2.2.1 Tujuan dan Peran Sistem Informasi Akuntansi ........................ 15 2.3 Pengendalian Internal ....................................................................... 15 2.3.1 Konsep dan Definisi Pengendalian Internal ............................. 15 2.3.2 Coso Internal Control Framework ......................................... 17 2.4 Siklus Pendapatan............................................................................. 20 2.4.1 Dokumen Terkait Transaksi Penjualan .................................... 26 2.4.1 Pengendalian Internal Pada Siklus Penjualan ........................... 27 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .............................................. 32 3.1 Profil Kantor Akuntan Publik ........................................................... 32 3.1.1 Lingkup Jasa Profesional yang Disediakan oleh KAP .............. 32 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 3.1.1.1 General Audit ................................................................ 33 3.1.1.2 Investigation Audit ........................................................ 33 3.1.1.3 Pemeriksaan Manajemen ............................................... 33 3.1.1.4 Jasa Penyusunan Sistem Akuntansi................................ 34 3.1.1.5 Jasa Penyusunan Anggaran (Budgeting) dan Sistem Anggaran (Budgeting System).................... 34 3.1.1.6 Feasibility Study ............................................................ 34 3.1.1.7 Jasa Administrasi ......................................................... 35 3.1.1.8 Tax ................................................................................ 35 3.1.1.9 Struktur Organisasi KAP NNS ...................................... 35 3.2 Profil Umum PT.XYZ ................................................................... 36 3.2.1 Deskripsi Produk dan Kegiatan Usaha PT.XYZ .................... 37 3.2.2 Visi dan Misi PT.XYZ ......................................................... 39 3.2.3 Struktur Organisasi PT.XYZ ................................................. 49 BAB 4 PEMBAHASAN ................................................................................... 50 4.1 Proses Bisnis Penjualan Benih .......................................................... 50 4.1.1 Aktivitas Menerima Pesanan Penjualan Benih (Sales Order Entry) .................................................................................... 51 4.1.2 Aktivitas Pengiriman (Shipping) ............................................. 52 4.1.3 Aktivitas Penagihan (Billing) .................................................. 53 4.1.4 Aktivitas Penerimaan Kas (Cash Collection) ........................... 54 4.1.5 Aktivitas Retur Penjualan ....................................................... 55 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal Setiap Tahapan Penjualan ................ 57 4.3.1 Evaluasi Pengendalian Internal Menerima Pesanan Penjualan .. 57 4.3.2 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Pengiriman (Shipping) ............................................................ 59 4.3.3 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivtias Penagihan (Billing) .. 60 4.3.4 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan Kas (Cash Collections) .................................................................. 61 4.3.5 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Retur Penjualan........ 62 4.3 Analisa Pengendalian Internal Siklus Penjualan Berdasarkan COSO ............................................................... 64 4.4 Pengakuan Pendapatan dan Pengukuran PT.XYZ ............................. 67 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 69 5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 69 5.2 Saran ................................................................................................ 70 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 72 DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... 73 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Coso Cubes .................................................................................... 20 Gambar 2.2 Data Flow Diagram Tingkat 1 : Entry Pemesanan Penjualan ........... 21 Gambar 3.1 Logo KAP Noor Salim Nursehan Sinarahardja .............................. 32 Gambar 3.2 Struktur Organisasi KAP Noor Salim Nursehan Sinarahardja ........ 36 Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT.XYZ .......................................................... 49 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Flowchart Siklus Penjualan PT.XYZ............................................... 73 Lampiran 2 Dokumen Sales Order / Purchase Order dengan Term FOBShipping Point......................................................................... 76 Lampiran 3 Dokumen Sales Order / Purchase Order dengan Term FOB Destination ............................................................................. 77 Lampiran 4 Dokumen Invoice Penjualan ........................................................... 78 Lampiran 5 Dokumen Kuitansi Penjualan .......................................................... 79 Lampiran 6 Dokumen Surat Jalan ...................................................................... 80 Lampiran 7 Dokumen BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang) ................. 81 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan global di segala aspek menjadi tantangan dalam persaingan antar negara yang semakin ketat saat ini. Persaingan tenaga kerja yang akan dihadapi oleh negara - negara Asean di tahun 2015, sangat membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki kompetensi dan kualitas yang tinggi. Institusi pendidikan merupakan salah satu jalur dalam mengembangkan dan menciptakan lulusan yang tidak hanya memiliki kompetensi dalam hal teori namun memberikan kesempatan dalam mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama bangku kuliah untuk diterapkan dalam dunia kerja. Program Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) berupaya untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas para lulusannya baik dalam hal akademik maupun non akademik. Program Magang adalah mata kuliah akhir selain skripsi yang ditempuh untuk memenuhi persyaratan kelulusan melalui penyusunan tugas akhir. Dengan mengikuti program magang, mahasiswa diberikan kesempatan untuk berinteraksi dan mengaplikasikan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki selama kuliah ke dalam dunia kerja. Mahasiswa juga diharapkan memperoleh pembelajaran dan pengetahuan dalam mengembangkan kemampuan – kemampuan lain (soft skill) yang belum didapatkan dalam kegiatan akademis yang mereka lalui. Mahasiswa dilatih mengembangkan kemampuan (soft skill) dalam memecahkan masalah, berkomunikasi serta bersosialisasi dengan lingkungan kerjanya, bekerja secara individu maupun dalam tim, beretika serta bertanggung jawab terhadap diri sendiri maupun kepada orang lain. Kemampuan tersebut diharapkan menjadi modal bagi mahasiswa lulusan Program Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia untuk menerapkan kemampuan dan keterampilan akuntansi yang dimilikinya dengan baik dan berkontribusi untuk masyarakat, bangsa dan negara. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 1.2 Tujuan Program Magang Program magang yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia merupakan salah satu opsi persyaratan untuk kelulusan. Program ini memiliki tujuan untuk menerapkan teori dan pengetahuan yang diterima selama masa perkuliahan kedalam kehidupan kerja nyata. Dalam praktiknya, tentu terdapat perbedaan antara teori yang dipelajari dengan praktek nyata di lapangan. Program magang diharapkan mampu menjembatani mahasiswa lebih memahami dan memperkaya pengetahuan yang akan didapatkan. Melalui program magang, Mahasiswa diharapkan dapat beradaptasi dalam memahami penerapan ilmu, membantu memecahkan masalah, bekerja sama dalam tim, berkomunikasi dengan efektif dan bertanggung jawab atas pekerjaannya. Selain itu, program magang dapat membantu penerapan link and match antara Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia dengan perusahaan perusahaan yang terlibat dan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tempat magang. 1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Penulis mendapatkan kesempatan untuk melaksanakan program magang pada Kantor Akuntan Publik Noor Salim Nursehan Sinarahardja (NNS) yang bertempat di Jakarta Selatan. Penulis menempati posisi sebagai Junior Auditor (program magang). Waktu pelaksanaan untuk program magang seharusnya hanya 3 bulan (Maret – Juni 2014), namun penulis mendapatkan kesempatan perpanjangan waktu untuk melaksanakan program magang selama 3 bulan berikutnya (Juni – September 2014). 1.4 Aktivitas Magang Secara Umum Pada bagian ini, secara garis besar penulis akan memberikan informasi beberapa penugasan yang dijalankan selama melaksanakan program magang di KAP Noorsalim Nursehan Sinarahardja (KAP NNS). Berikut ini adalah empat klien yang dijalankan selama program magang yaitu : Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 1. PT. A PT. A merupakan penugasan pertama penulis selama proses magang. Perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis pengelolaan hutan, khususnya pemanfaatan berbagai jenis kayu dan pengelolaan lahan hutan. Penulis tidak melakukan banyak hal untuk membantu senior auditor dalam melakukan audit fieldwork. Selain akses data yang hanya dimiliki oleh senior auditor, keterbatasan lain yang dimiliki penulis adalah waktu yang diberikan relatif singkat ketika melakukan penugasan. Beberapa hal yang dilakukan oleh penulis adalah permintaan data untuk vouching kepada klien, memasukkan data – data terkait audit yang dilakukan, menghadiri rapat pertemuan dengan klien. 2. PT. XYZ PT.XYZ adalah perusahaan yang bergerak dibidang pertanian khususnya penjualan benih padi hibrida berkualitas. PT.XYZ merupakan bagian dari Artha Graha Network telah berhasil bekerja sama dengan perusahaan multinasional Guo Hao Seed Industries, Co., Ltd untuk mengembangkan dan menjual benih padi hibrida di Indonesia. Konsumen utama PT.XYZ adalah beberapa perusahaan BUMN yang bergerak di bidang pertanian di Indonesia, yaitu PT.PERTANI dan PT. Sang Hyang Seri. PT.XYZ ini merupakan penugasan audit ketika penulis masih melakukan penugasan PT.A, namun karena diperlukan anggota tambahan, akhirnya penulis bergabung dengan tim lain untuk melaksanakan penugasan audit PT.XYZ. Beberapa hal yang dilakukan oleh penulis diantaranya: (a) Melakukan pengenalan lingkungan bisnis dengan klien (b) Meminta dan melakukan follow-up data kepada klien (c) Meeting dengan klien terkait kebijakan perusahaan serta pemahaman bisnis pertanian yang dilakukan klien (d) Melakukan vouching untuk akun terkait Cash and Cash Equivalent, Sales, Inventory, Operating Expense, and Fixed asset (e) Mengirimkan dan melakukan follow – up konfirmasi bank, konfirmasi piutang, serta konfirmasi hutang perusahaan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 (f) Melakukan footing atas penjualan dan memperbarui worksheet dari PT.XYZ (g) Melakukan inquiry dengan klien untuk melakukan proses pemahaman atas pencatatan yang dilakukan klien ketika tim audit tidak memiliki pemahaman kepada suatu proses bisnis klien (h) Melakukan dokumentasi atas temuan audit yang dilakukan : dokumentasi atas vouching, kontrak penjualan, dan dokumentasi cek fisik inventory ke gudang klien yang berada di Lampung (Trimurjo Research Centre). 3. Yayasan DEF Yayasan DEF merupakan yayasan yang mengelola sebuah universitas swasta ternama dikota Jababeka, Cikarang. Penulis bersama tim audit melakukan audit field work selama 15 hari. Beberapa hal yang dilakukan penulis diantaranya : (a) Meminta dan melakukan follow-up data kepada klien Ketika mendapat tugas lapangan, tim audit melakukan permintaan data – data yang diperlukan seperti : laporan fixed asset Yayasan DEF, daftar rincian biaya kuliah mahasiswa, daftar piutang mahasiswa, rekening koran, dan laporan deposito Yayasan DEF. (b) Melakukan sampling untuk vouching (c) Melakukan vouching dua periode tahun berjalan 2012 dan 2013 terkait akun Cash and Cash Equivalent, Inventory, Sales and Marketing, Fixed Asset, Income and Others Income, Payroll, Operational Expenses, Student Receivable (d) Melakukan dokumentasi dan melakukan inquiry kepada klien terkait data dan menanyakan beberapa temuan yang dilakukan selama audit (e) Melakukan pembaruan work sheet dan lead schedule Yayasan DEF. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 4. PT.C PT.C adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis perhotelan yang berlokasi di Seminyak, Bali. PT.C merupakan anak perusahaan dari PT.B yang berlokasi di Kemang, Jakarta Selatan. Beberapa hal yang dilakukan oleh penulis diantaranya : (a) Meminta dan melakukan follow-up data kepada klien (b) Melakukan sampling untuk vouching (c) Melakukan vouching terkait akun Cash and Cash Equivalent, Inventory, Sales and Marketing, Taxation, Income and Others Income, Cost of Sales, Payroll, Operational Expenses (d) Melakukan update data worksheet dan lead schedule dari PT.C (e) Menyiapkan dan melakukan follow-up Konfirmasi Bank, Konfirmasi Hutang, dan Konfirmasi Piutang. 1.5 Ruang lingkup dan Pembatasan Masalah Dari beberapa penugasan yang sudah dilalui, di dalam laporan ini penulis memutuskan untuk melaporkan hasil analisa siklus pendapatan yang telah dilakukan pada PT.XYZ. PT.XYZ merupakan perusahaan perdagangan yang bergerak dalam bidang pertanian dalam hal ini penjualan benih. Ruang lingkup penulisan laporan magang ini adalah terbatas pada proses pengakuan pendapatan pada transaksi penjualan benih, meliputi analisis proses metode pengakuan pendapatan, dan kebijakan internal yang meliputi kebijakan akuntansi dan manajemen. Pembahasan tersebut didasarkan pada pemahaman penulis bahwa, siklus pendapatan merupakan salah satu bagian terpenting dalam sebuah proses bisnis. Pencatatan pendapatan yang dilakukan dengan buruk, dapat mengakibatkan berbagai risiko yang akan dihadapi perusahaan seperti risiko kehilangan aset, risiko pencurian aset, dan risiko atas lemahnya sistem perusahaan sehingga menjadikan potensi error atas pengakuan pendapatan perusahaan. Di dalam laporan ini, penulis tidak hanya menjabarkan proses siklus pendapatan yang disertai dengan kebijakan akuntasi dan kebijakan manajemen, akan tetapi juga memaparkan evaluasi sebagai input bagi PT.XYZ guna memiliki proses yang lebih baik. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Selain pembahasan mengenai pengakuan pendapatan pada PT.XYZ, penulis akan melakukan analisis atas kesesuaian pengakuan pendapatan dengan peraturan yang berlaku PSAK 23 (revisi 2010) disertai dengan pembahasan mengenai pengendalian internal pada siklus pendapatan PT.XYZ. 1.6 Manfaat Penulisan Laporan Magang Penulisan laporan magang ini bertujuan untuk beberapa hal sebagai berikut : a.) Memberikan gambaran mengenai aktivitas magang yang dilakukan penulis selama di KAP NNS. b.) Bagi PT.XYZ, manfaat penulisan laporan magang ini adalah untuk memberikan evaluasi terhadap siklus penjualan yaitu meliputi proses siklus pengakuan pendapatan termasuk didalamnya kebijakan atas pengendalian internal perusahaan. Evaluasi ini juga termasuk dalam hal kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku seperti yang tertera di dalam PSAK 23 (revisi 2010). c.) Bagi mahasiswa, manfaat dari penulisan laporan magang ini adalah memberikan tambahan pengetahuan terkait siklus penjualan dalam hal ini pengakuan pendapatan perusahaan pertanian mencakup implementasi dari teori yang diperoleh selama di bangku kuliah dengan prakteknya dalam dunia bisnis. 1.7 Sistematika Penulisan Laporan Magang Penulisan laporan magang ini dibagi menjadi lima bab, yaitu : 1. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian tentang latar belakang penulisan program magang, tujuan program magang, tempat dan waktu pelaksanaan magang, aktivitas magang secara umum, ruang lingkup dan pembatasan masalah, dan sistematika penulisan laporan magang, Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 2. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan teori – teori dasar dan teori yang relevan lainnya yang digunakan penulis agar dapat menyusun laporan magang dengan baik. 3. BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bagian ini akan dibahas mengenai profil tempat penulis melaksanakan magang yaitu KAP Noorsalim, Nursehan, Sinarahardja. Selain itu pada bab ini akan membahas profil PT.XYZ yang merupakan klien dari KAP Noorsalim, Nursehan, Sinarahardja sebagai perusahaan yang menjadi topik pembahasan penulisan lapran magang ini. 4. BAB 4 PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimanakah prosedur serta siklus pengakuan pendapatan dalam hal ini proses bisnis penjualan benih pada PT.XYZ. kebijakan akuntansi apa yang digunakan, dan kebijakan pengendalian internal yang telah diterapkan. Selain itu, disetiap pembahasan penulis juga memberikan analisa berupa evaluasi dan masukan atas temuan – temuan yang mengandung risiko. 5. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Pada bagian terakhir ini akan dijelaskan kesimpulan dan saran–saran dari penulis yang berdasarkan pada pengetahuan penulis dan pengalaman yang didapat selama melaksanakan program magang yang mungkin berguna bagi semua pihak yang bersangkutan dalam proses magang ini. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Pendapatan Menurut International Acccounting Standartds (IAS) 18 paragraf 7, definisi pendapatan adalah : “Revenue is gross inflow of economic benefits during the period arising in the course of the ordinary activities of an entity when those inflows result in increases in equity, other than increases relating to contributions from equity participations.” Dalam PSAK (Pedoman Standar Akuntansi Keuangan) Nomor 23 (Revisi 2010), definisi pendapatan adalah peningkatan manfaat ekonomi selama suatu periode akuntansi tertentu dalam bentuk pemasukan atau penambahan aktiva atau penurunan kewajiban yang mengakibatkan kenaikan ekuitas yag tidak berasal dari kontribusi penanam modal. Pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari pelaksanaan aktivitas entitas yang normal dan dikenal dengan sebutan berbeda, seperti penjualan, penghasilan jasa, bunga, dividen, royalti dan sewa. Dalam hubungan keagenan, arus masuk bruto manfaat ekonomi mencakup jumlah yang ditagih untuk kepentingan principal dan tidak mengakibatkan kenaikan ekuitas entitas. Jumlah yang ditagih atas nama principal bukan merupakan pendapatan, tetapi jumlah komisi yang diterima adalah pendapatan yang dapat diakui. Ruang lingkup PSAK 23 (revisi 2010) adalah pendapatan yang timbul dari transaksi dan kejadian berikut ini : a. Penjualan barang Barang meliputi barang yang diproduksi oleh entitas untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali b. Penjualan jasa Penjualan jasa biasanya menyangkut pelaksanaan tugas yang telah disepakati secara kontraktual untuk dilaksanakan selama suatu periode waktu atau lebih. Beberapa kontrak untuk penjualan jasa secara langsung terkait dengan kontrak konstruksi, misalnya kontrak Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 penjualan jasa dari manajer proyek dan arsitek. Pendapatan yang timbul dari kontrak jasa diatur didalam PSAK 34 (Akuntansi Kontrak Kontruksi). 2.1.1 Pengukuran Pendapatan Berdasarkan PSAK 23 (revisi 2010), pendapatan diukur dengan nilai wajar imbalan yang diterima atau dapat diterima dikurangi jumlah diskon dagang dan rabat volume yang diperbolehkan oleh entitas. Pada umumnya, imbalan tersebut berbentuk kas atau setara kas. Namun, jika arus masuk dari kas atau setara kas ditangguhkan, maka nilai wajar dari imbalan tersebut mungkin kurang dari jumlah nominal kas yang diterima atau dapat diterima. Nilai wajar ditentukan dengan pendiskontoan seluruh penerimaan di masa depan dengan menggunakan tingkat bunga tersirat. Perbedaan antara nilai wajar dan jumlah nominal dari imbalan tersebut diakui sebagai pendapatan bunga. Jika nilai wajar dari barang atau jasa yang diterima tidak dapat diukur secara andal, maka pendapatan tersebut diukur nilai wajar dari barang atau jasa yang yang diserahkan, disesuaikan dengan jumlah kas atau setara kas yang dialihkan. 2.1.2 Pengakuan Pendapatan Dalam pengakuan pendapatan, kriteria pengakuan pendapatan dipisahkan pada setiap jenis transaksi. PSAK 23 (revisi 2010) menyatakan perlunya menerapkan kriteria pengakuan pada komponen – komponen yang dapat diidentifikasi secara terpisah dari suatu transaksi tunggal agar mencerminkan substansi dari transaksi tersebut. Sebaliknya, kriteria pengakuan diterapkan pada dua atau lebih transaksi bersama – sama jika transaksi tersebut terkait sedemikian rupa sehingga pengaruh komersialnya tidak dapat dimengerti tanpa melihat pada rangkaian transaksi secara keseluruhan. 2.1.2.1 Pengakuan Pendapatan Penjualan Barang Pengakuan pendapatan dibagi menjadi tiga, yaitu pengakuan pendapatan penjualan barang, pengakuan pendapatan penjualan jasa serta pengakuan pendapatan bunga, royalti, dan dividen. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Dalam PSAK 23 (revisi 2010) menyatakan bahwa pendapatan dari penjualan barang diakui jika seluruh kondisi berikut dipenuhi: (a) Entitas telah memindahkan risiko dan manfaat kepemilikan barang secara signifikan kepada pembeli. Artinya penjual tidak lagi tahu menahu mengenai manfaat dan risiko atas barang yang dijual kepada pembeli melalui kesepakatan yang telah dilakukan, (b) Entitas tidak lagi melanjutkan pengelolaan yang biasanya terkait dengan kepemilikan barang ataupun melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual. Maksudnya adalah penjual tidak lagi melakukan perawatan barang, mengatur ataupun tindakan lainnya terhadap barang yang telah diserahkan kepada pembeli, (c) Jumlah pendapatan dapat diukur secara andal, (d) Kemungkinan besar manfaat ekonomi yang terkait dengan transaksi tersebut akan mengalir ke entitas, (e) Biaya yang terjadi atau akan terjadi sehubungan transaksi penjualan tersebut dapat diukur secara andal. Jika entitas menahan risiko signifikan dari kepemilikan, maka transaksi tersebut bukanlah penjualan dan pendapatan tidak dapat diakui, misalnya saja terjadi dalam kondisi berikut ini: (a) Jika entitas menahan kewajiban sehubungan dengan pelaksanaan suatu hal yang tidak memuaskan yang tidak dijamin oleh ketentuan jaminan normal, (b) Jika penerimaan pendapatan dari penjualan bergantung pada pendapatan pembeli dari penjualan yang bersangkutan, (c) Jika pengiriman barang bergantung pada instalasinya dan instalasi tersebut merupakan bagian signifikan dari kontrak yang masih belum diselesaikan oleh entitas, (d) Jika pembeli berhak membatalkan pembelian berdasarkan alasan yang ditentukan dalam kontrak dan entitas tidak dapat memastikan apakah akan terjadi retur. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Sedangkan apabila entitas hanya menahan risiko tidak signifikan atas kepemilikan, maka transaksi tersebut adalah penjualan dan dapat diakui sebagai pendapatan. Contohnya adalah ketika entitas dalam melakukan transaksi penjualan eceran dengan syarat dapat dikembalikan jika pelanggan tidak puas atas barang yang diserahkan maka penjualan tersebut dapat diakui sebagai pendapatan. 2.1.2.2 Pengakuan Penjualan Berdasarkan Syarat Penyerahan Barang Sebelum membahas penjualan berdasarkan syarat - syarat penyerahan barang, pada bagian ini akan membahas mengenai pengakuan persediaan saat terjadi penjualan. Pada umumnya, suatu entitas akan mencatat penjualan atas persediaan ketika telah melepaskan hak kepemilikan atas barang tersebut. Namun, pada saat penentuan atas perpindahan hak kepemilikan tersebut relatif sulit diidentifikasi dan dilaksanakan oleh entitas. Klasifikasi jenis barang dalam persediaan menurut Dwi Martani (2012), meliputi : • Barang yang ada pada suatu entitas dan barang tersebut merupakan miliknya, • Barang yang ada pada suatu entitas tapi bukan miliknya, • Barang yang telah menjadi milik entitas tetapi keberadaannya tidak terdapat di entitas tersebut. Pengakuan penjualan berdasarkan syarat penyerahan barang kepada pelanggan, dapat diindikasikan dengan adanya istilah shipping term (ketentuan pengiriman) yang memiliki dua jenis syarat, yaitu : 1. Free on board (FOB) shipping point. FOB shipping point atau biasa disebut franco gudang penjual, merupakan persyaratan pengiriman penjualan yang mengakibatkan kondisi hak kepemilikan akan beralih kepada pembeli ketika barang telah dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan kepada pembeli. Pada periode pengiriman ini, penjualan dapat diakui oleh penjual dan perpindahan risiko telah menjadi milik pembeli. Dari penjelasan FOB shipping point tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengakuan pendapatan pada penjualan barang Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 dapat dilakukan oleh penjual ketika barang telah dikirimkan kepada pembeli saat periode transit. 2. Free on board (FOB) destination. FOB destination atau franco gudang pembeli, merupakan persyaratan pengiriman penjualan yang mengakibatkan kondisi hak kepemilikan barang tidak beralih dari penjual kepada pembeli apabila barang yang dikirimkan belum sampai (diterima) oleh pembeli sesuai dengan tujuan (gudang) yang ditentukan. Persyaratan FOB destination ini mengakibatkan pengakuan persediaan tetap diakui oleh penjual sampai dengan barang tersebut diterima oleh pembeli. Dari penjelasan FOB destination tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengakuan pendapatan dapat dilakukan oleh penjual ketika barang benar – benar diterima oleh pembeli. 2.1.3 Pengungkapan Pendapatan PSAK 23 (revisi 2010) menyatakan bahwa entitas mengungkapkan: (a) Kebijakan akuntansi yang digunakan untuk pengakuan pendapatan, termasuk metode yang digunakan untuk menentukan tingkat penyelesaian transaksi penjualan jasa, (b) Jumlah setiap kategori signifikan dari pendapatan yang diakui selama periode tersebut, termasuk pendapatan yang berasal dari penjualan barang, penjualan jasa, bunga, royalti dan dividen, (c) Jumlah pendapatan yang berasal dari pertukaran barang atau jasa yang tercakup dalam setiap kategori signifikan dari pendapatan. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2012) sistem adalah satu set dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Setiap sistem merupakan kumpulan dari subsistem-subsistem kecil dimana masing-masing subsistem tersebut didesain untuk membantu sistem yang lebih besar dalam mencapai tujuan perusahaan. Sebuah sistem memiliki beberapa elemen-elemen yang merupakan bagian dari pengertian sistem, menurut Mulyadi (2001) elemen tersebut adalah : Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 1. Setiap sistem terdiri dari beberapa unsur-unsur 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan 3. Unsur sistem tersebut saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan 4. Suatu sistem merupakan bagian lain dari sistem yang lebih besar 5. Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang terjadi secara rutin Untuk dapat memahami apa yang dimaksud dengan informasi, maka diperlukan pemahaman mengenai perbedaan antara data dan informasi. Menurut Romney dan Steinbart (2012) data adalah fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan diproses melalui sistem informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah teroganisir dan diproses untuk memberikan manfaat bagi penggunanya dan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi tentu memiliki kualitas tertentu. Kualitas dalam sebuah informasi tersebutlah yang membedakan mana informasi yang berguna dalam mengambil keputusan dan informasi mana yang tidak berguna. Semakin banyak informasi dan kualitas informasi yang diberikan juga akan semakin baik, maka semakin baik pula kualitas dalam pengambilan keputusannya. Namun disisi lain, informasi yang berlebihan dapat menyebabkan terjadinya information overload dimana informasi yang ada terlalu banyak sehingga efektivitas dari informasi tersebut menurun dan mengakibatkan kualitas dalam proses pengambilan keputusan serta biaya untuk menghasilkan sebuah informasi meningkat lebih besar daripada manfaatnya. Karakteristik yang menunjukkan bahwa sebuah informasi menjadi berarti dan dapat digunakan menurut Romney dan Steinbart (2012) adalah sebagai berikut : 1. Relevan Sebuah informasi harus memiliki kriteria relevan yaitu informasi yang ada dapat mengurangi ketidakpastian, membantu pengambilan keputusan, melakukan konfirmasi atau memastikan apa yang telah terjadi. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 2. Dapat diandalkan Informasi harus dapat diandalkan yaitu bebas dari kesalahan atau bias, dan mampu menyajikan secara akurat kejadian atau aktivits sebenarnya. 3. Lengkap Lengkap maksudnya adalah informasi tersebut tidak ada satu bagian dari kejadian atau aktivitas penting yang terlewatkan. 4. Tepat Waktu Informasi yang ada harus memiliki ketepatan waktu sehingga dapat berguna dalam pengambilan keputusan. 5. Dapat dipahami Informasi dapat dimengerti jika disajikan dengan format yang dapat digunakan dan dimengerti. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi kebenarannya jika dipakai oleh orang yang berbeda akan tetap menghasilkan informasi yang sama. 7. Dapat diakses Sebuah informasi dapat diakses ketika dibutuhkan dan diakses dalam format yang mudah digunakan bagi pengguna informasi. Dengan adanya informasi yang baik memungkinkan bagi pengambil keputusan atau pengguna informasi untuk memberikan penilaian-penilaian dan keputusan secara jelas dan tegas. Menurut Romney dan Steinbart (2012) sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan menurut Wilkinson et al (2000) sistem informasi akuntansi adalah sebuah kesatuan yang terstruktur yang menggunakan sumber daya fisik guna mengubah data ekonomis menjadi data atau informasi akuntansi yang digunakan oleh pihak eksternal maupun internal. Sumber daya fisik tersebut terdiri dari database, processor, prosedur, perangkat input dan output, serta sumber lainnya. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Dalam sistem informasi akuntansi terdapat enam komponen penting yang akan berperan, menurut Romney dan Steinbart (2012) enam komponen tersebut adalah sebagai berikut : 1. Manusia yang berperan dalam menggunakan sistem 2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk menyimpan, memproses dan menyimpan data 3. Data terkait organisasi dan aktivitas bisnis yang dilakukan 4. Software yang digunakan dalam menginput data 5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, pelengkap peralatan, dan jaringan komunikasi yang digunakan sistem informasi akuntansi 6. Pengendalian internal serta pengamanan data sistem informasi akuntansi 2.2.1 Tujuan dan Peran Sistem Informasi Akuntansi Sebuah sistem informasi akuntansi memiliki peranan penting dalam membantu mengorganisasi perusahaan dan memberikan nilai tambah untuk mengatur serta membantu dalam pengambilan keputusan perusahaan. Sistem informasi yang didesain dengan baik mampu meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau pelayanan. Selain itu, efisiensi untuk sebuah proses yang dilakukan perusahaan, memberikan pengetahuan kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas supply chain melalui sistem yang memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi yang cepat, meningkatkan struktur pengendalian internal dengan cara pencegahan fraud, error, system failures, dan mampu meningkatkan kualitas pengambilan keputusan perusahaan dengan penyediaan data yang lebih rinci. 2.3 Pengendalian Internal 2.3.1 Konsep dan Definisi Pengendalian Internal Menurut Tuanakotta (2012) pengendalian internal adalah sebuah proses, kebijakan, dan prosedur yang dirancang oleh manajemen untuk memastikan pelaporan keuangan yang andal dan pembuatan laporan keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi yang berlaku. Sedangkan menurut Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Sawyer (2003) pengendalian internal adalah pengendalian yang berisi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan pengukuran – pengukuran yang diterapkan perusahaan untuk mengamankan aktiva, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong ketaatan terhadap kebijakan–kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Dalam pengendalian internal juga membahas bagaimana sikap manajemen terhadap pengendalian, kompetensi pegawai inti, penilaian risiko, akuntansi, dan sistem informasi keuangan lainnya yang digunakan, serta pengendalian yang tradisional. Dari definisi pengendalian internal yang dikemukakan tersebut diatas maka dapat ditemukan beberapa konsep dasar sebagai berikut : • Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan. • Pengendalian internal tidak hanya menjadi pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap level entitas, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain. • Pengendalian internal diharapkan dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan yang mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang mengikuti dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian tersebut yang menyebabkan tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. • Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, operasi dan kepatuhan. Berdasarkan kategori yang lebih luas menurut Tuanakotta (2012) pengendalian internal dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu pengendalian internal pervasif atau pengendalian internal di tingkat entitas dan pengendalian internal spesifik atau transaksional. Pengendalian internal yang dilakukan untuk mencapai tingkatan tujuan menciptakan lingkungan pengawasan menyeluruh yang memberikan sifat mengayomi, memayungi, dan meneladani adalah pengendalian internal pervasif atau pengendalian di tingkat entitas. Tujuan pengendalian pervasif ini akan berhubungan dengan bagaimana sikap Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 manajemen (management’s attitudes) terhadap integritas dan pengendalian entitas, serta bagaimana proses pengendalian dalam sumber daya manusia, penanganan kecurangan, dan pemantauan terhadap operasi entitas. Kategori pengendalian internal yang kedua menurut Tuanakotta (2012) adalah pengendalian spesifik atau pengendalian transaksional, pengendalian ini merupakan proses pengendalian internal yang sifatnya spesifik dibuat dalam proses pengawasan transaksi transaksi rutin (transaksi penjualan, pembelian, dan gaji), serta transaksi transaksi non rutin (transaksi pembelian perlatan kantor, serta penjajakan bisnis baru). 2.3.2 COSO Internal Control Framework The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) adalah sebuah organisasi yang disponsori lima professional association yaitu American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), Institute of Internal Auditors (IIA), American Accounting Association (AAA), The Institute of Management Accountants (IMA) dan Financial Executives Institute. Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan laporan mengenai Internal Control – Integrated Framework yang berisi definisi umum tentang pengendalian internal dan memberikan gambaran framework untuk melakukan penilaian dan peningkatan terhadap pengendalian internal entitas. Isinya berupa kebijakan, aturan, dan regulasi yang akan diterapkan untuk mengkontrol aktivitas bisnis sebuah entitas. Definisi pengendalian internal berdasarkan COSO adalah sebuah proses, yang dipengaruhi dewan komisaris, manajemen, hingga staf, dirancang untuk memberikan keyakinan atau jaminan berkaitan dengan pencapaian tujuan entitas. Pengendalian internal berdasarkan COSO framework membutuhkan lingkungan dan interaksi yang saling berkaitan tidak selalu harus melulu tentang kebijakan karena melibatkan proses serta orang – orang di dalamnya. Pengendalian internal suatu entitas diilustrasikan dalam gambar 2.1 Coso Cubes, dapat dibagi menjadi lima bagian komponen inti yaitu: 1. Control Ennvironment Control Environment (lingkungan pengendalian) merupakan susunan dasar yang terdiri dari standar, proses, dan struktur yang menjadi dasar untuk Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 terlaksananya pengendalian internal dalam entitas. Bagian utama dari control environment terdiri dari orang-orang dan lingkungan operasional suatu perusahaan. Didalam control environment juga terdapat integritas dan nilai–nilai etika, kompetensi karyawan entitas, filosofi manajemen dan gaya operasi, wewenang dan tanggung jawab, pengembangan organisasi, arah manajemen dan sumber daya manusia. 2. Risk Assesment Setiap entitas pasti akan berhadapan dengan berbagai kemungkinankemungkinan risiko, baik yang berasal dari internal maupun eksternal. Dalam risk assessment, entitas harus dapat melakukan identifikasi, analisis, dan mengelola risiko-risiko yang mereka hadapi dengan baik. Hal ini dapat menentukan entitas dalam proses pencapaian tujuan yang mereka harapkan. Proses risk assessment dapat dibagi menjadi tiga tahap, yaitu : • Melakukan estimasi atas risiko yang sedang dihadapi • Menilai kemungkinan dan frekuensi risiko tersebut dapat muncul • Menentukan bagaimana cara entitas dalam mengelola risiko-risiko yang dihadapi tersebut 3. Control activities Merupakan tindakan penentuan kebijakan dan prosedur yang membantu dalam proses menjamin bahwa arahan manajemen untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas dapat terlaksana. Control activities diterapkan dalam semua level entitas di setiap tingkatan dalam proses bisnis dan penerapan teknologi yang digunakan entitas. Control activities secara umum dapat digolongkan menjadi 5 (Arens et al, 2011) yaitu : • Pemisahan tugas yang memadai • Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas • Dokumentasi dan catatan yang memadai • Pengendalian fisik atas asset dan catatan-catatan • Pengecekan terhadap pekerjaan secara independen Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 4. Information and communication Informasi sangatlah penting bagi entitas untuk melaksanakan peran sebagai pengendalian agar mendukung pencapaian tujuan organisasi. Prosedur komunikasi dan aliran informasi yang baik dan efektif sangat diperlukan oleh entitas. Dengan adanya komunikasi yang baik serta kualitas informasi yang baik dapat membantu entitas dalam aktivitas pengendalian kegiatan operasinya. Menurut COSO berikut ini adalah kriteria dari informasi yang baik : • Informasi yang dilaporkan telah sesuai dan benar adanya • Informasi dapat tersedia ketika dibutuhkan secara tepat waktu • Informasi yang tersedia merupakan informasi yang terbaru • Data dan informasi yang disediakan adalah benar adanya • Informasi hanya mampu diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan 5. Monitoring Activities Kegiatan ini meliputi kegiatan evaluasi berkelanjutan, evaluasi sebagian, maupun kombinasi keduanya yang diterapkan sesuai dengan kondisi, dan dilakukan secara terus menerus dalam proses memastikan apakah pengendalian internal ada dan telah berfungsi. Evaluasi berkelanjutan dibangun menjadi proses bisnis pada tingkatan yang berbeda dari entitas guna menyediakan informasi yang aktual. Evaluasi sebagian dilaksanakan pada waktu tertentu bervariasi dalam cakupan dan frekuensinya bergantung pada perkiraan risiko, serta pertimbangan manajemen. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Gambar 2.1 COSO Cubes (Sumber : Brink’s Modern Internal Auditing 7th Edition) 2.4 Siklus Pendapatan Menurut Romney dan Steinbart (2012) siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para konsumen dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Dalam siklus pendapatan, terdapat beberapa tujuan – tujuan yang akan dicapai perusahaan yaitu : 1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat 2. Melakukan verifikasi kelayakan kredit konsumen 3. Mengirimkan barang tepat waktu sesuai dengan kesepakatan atau kontrak 4. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu 5. Melindungi barang saat dikirim 6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas secara benar 7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Keputusan yang dibuat di dalam siklus pendapatan adalah penentuan mengenai produk atau jasa yang akan ditawarkan, berapa total jumlah yang akan dijual, bagaimana penetapan harga yang tepat, apakah pelanggan layak diberikan kredit dan bagaimana termin penjualan serta pengaturannya, bagaimana proses pembayaran agar mampu memaksimalkan cash flow perusahaan. Selain itu bagaimana efektifitas serta efisiensi penerapan siklus pendapatan mengenai aktivitas penjualan yang terjadi, sumber daya yang digunakan, dan pihak-pihak yang terkait membutuhkan data yang akurat, dapat diandalkan, dan tepat waktu. Gambar 2.2 Data Flow Diagram Tingkat 1 : Entri Pemesanan Penjualan Sumber : Romney dan Steinbart (2012) Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Pada siklus pendapatan, terdapat empat aktivitas bisnis yang mendasar yaitu : 1. Aktivitas memasukkan pesanan penjualan (sales order entry) Aktivitas memasukkan pesanan penjualan ini dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, persetujuan kredit, pengecekan ketersediaan barang atau jasa, serta merespon terhadap permintaan pelanggan. Aktivitas rinci tersebut diilustrasikan dalam gambar 2.2 data flow diagram tingkat 1 : entri pesanan penjualan, aktivitas – aktivitas memasukkan pesananan penjualan dapat dijabarkan sebagai berikut : • Proses penerimaan pemesanan pelanggan Penerimaan pemesanan pelanggan dapat dilakukan baik itu secara langsung berkunjung ke toko, ataupun melalui alat komunikasi seperti telepon, email, website internet, dan lain sebagainya. Data informasi penting yang diperlukan dalam proses pemesanan pelanggan harus meliputi deskripsi jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga satuan, harga total, nama konsumen pemesan, sistem pembayaran yang akan dilakukan, diskon penjualan jika ada. • Pemeriksaan kredit pelanggan Pemeriksaan kredit pelanggan ini bertujuan untuk memastikan dan memeriksa apakah pelanggan masih memiliki hutang terhadap transaksi sebelumnya atau tidak. Perusahaan dalam melakukan pemeriksaan kredit pelanggan, dapat melakukan general authorization untuk pelanggan lama dan yang tidak memiliki hutang pada transaksi sebelumnya. Selain itu, perusahaan dapat melakukan specific authorization untuk pelanggan baru dan pelanggan lama yang masih memiliki hutang pada transaksi pembelian sebelumnya. • Proses pengecekan ketersediaan barang atau jasa Proses pengecekan ketersediaan barang atau jasa ini dilakukan dengan cara melakukan pengecekan apakah barang atau jasa yang akan diberikan kepada pelanggan telah tersedia, jumlah serta jenis Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 barang atau jasa yang akan dijual dapat mencukupi. Apabila barang ataupun jasa yang akan diberikan mencukupi, maka selanjutnya sales order dapat dilengkapi, jumlah barang yang tersedia di gudang akan diperbarui, memberikan informasi ke departemen selanjutnya yaitu bagian pengiriman, inventory, billing, dan memberikan informasi kepada pelanggan. Sedangkan apabila terdapat kondisi barang yang akan dijual tidak dapat terpenuhi baik jenis maupun jumlah, maka akan dilakukan proses pengadaan untuk pembelian persediaan kembali. • Proses merespon terhadap kebutuhan pelanggan Pada proses merespon terhadap kebutuhan pelanggan ini membantu perusahaan agar menyampaikan informasi kepada konsumen atas kondisi barang atau jasa yang telah dipesan. Kebutuhan pelanggan yang bermacam-macam dan persaingan bisnis yang semakin ketat sangat memerlukan adanya keterikatan komunikasi yang baik antar konsumen dan penjual. Kegiatan yang mampu menjaga komunikasi atas kebutuhan pelanggan ini dengan melakukan teknik Customer Relationship Management (CRM). Dengan adanya Customer Relationship Management (CRM) ini, maka perusahaan akan melakukan pelayanan jasa ke pelanggan dan menyediakan data kebutuhan pelanggan serta meningkatkan kesetiaan pelanggan kepada perusahaan. 2. Aktivitas Pengiriman (Shipping) Setelah proses customer order selesai, perusahaan akan melakukan proses pengiriman barang dengan melampirkan dokumen terkait pengiriman barang tersebut yang berisi surat jalan sebagai perintah untuk pengiriman barang dan berita acara serah terima barang. Aktivitas yang dilakukan saat proses shipping yaitu : • Memilih dan melakukan pengepakan barang Bagian pemesanan penjualan akan mencetak pemilihan barang yang akan menjadi bukti untuk dilakukan proses pemilihan jenis dan jumlah barang yang akan dikirimkan. Setelah itu barang yang Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 sudah dipilih dicatat oleh departemen gudang untuk selanjutnya barang dikirim melalui ekspedisi. Proses pemilihan dan pengepakan barang ini sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan agar barang yang akan diterima pelanggan dapat terjaga dengan baik dan sesuai dengan kemauan pelanggan. • Mengantarkan barang ke tujuan Departemen logistik melakukan perhitungan fisik terhadap jumlah barang yang diterima dari departemen gudang, kemudian mencocokkan dengan yang ada pada surat pemilihan barang, dan mencocokkan kembali dengan form pemesanan barang yang terlampir. Dalam pengiriman akan dikirimkan surat jalan yang menandakan bahwa barang memang telah diotorisasi untuk dapat dikirim kepada konsumen. Dokumen surat jalan, umumnya berisi siapa yang mengemudikan kendaraan ekspedisi, penerima barang, alamat tujuan, dan deskripsi serta jumlah barang yang dikirimkan. 3. Billing Kegiatan Billing atau pengiriman tagihan kepada pelanggan dapat dilakukan ketika pembuatan faktur dan pembaruan piutang perusahaan. Aktivitas pengiriman tagihan kepada pelanggan dapat dijelaskan sebagai berikut : • Pembuatan Faktur Proses penagihan kepada pelanggan merupakan ringkasan dari seluruh proses informasi mulai dari pemesanan pelanggan hingga penyerahan atau pengiriman barang. Aktivitas penagihan dan pembuatan faktur ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman barang mengenai deskripsi barang dan jumlah yang dikirimkan, harga satuan, harga total, serta ketentuan yang berlaku dan jenis pembayaran yang akan dilakukan pelanggan. Faktur ini berisi mengenai informasi jumlah harga yang harus dibayarkan pelanggan, ketentuan dalam nomor rekening atau metode pembayaran yang harus dilakukan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Melakukan update akun piutang Proses ini meliputi kegiatan pendebitan akun pelanggan ketika faktur dibuat dan melakukan pengkreditan akun pelanggan ketika pembayaran telah dilakukan. Untuk melakukan pengaturan terhadap akun piutang yang dapat dilakukan perusahaan adalah open invoice method yaitu pelanggan akan membayar sesuai dengan faktur yang dikirimkan sebanyak dua rangkap. Kemudian pelanggan diharuskan mengembalikan rangkap kedua sebagai bukti telah dilakukan pembayaran. Dokumen yang terkait dengan metode ini adalah remittance advice. Metode yang kedua yang dapat dilakukan perusahaan adalah balance forward method yaitu pelanggan melakukan pembayaran secara bulanan tetapi bukan berdasarkan faktur yang dikirimkan, melainkan berdasarkan saldo total pembayaran keseluruhan yang dilakukan pelanggan. Metode ini lebih memudahkan bagi pelanggan dalam melakukan pembayaran sehingga dalam satu bulan pelanggan hanya sekali melakukan proses pembayaran. 4. Cash collections Proses cash collection adalah proses mengumpulkan penerimaan kas dari pelanggan sebagai tahapan terakhir dalam siklus pendapatan. Pelanggan melunasi hutangnya dengan cara melakukan transfer ke rekening perusahaan yang telah ditunjuk oleh perusahaan sebelum masuk tanggal jatuh tempo. Bagian finance akan mengecek nomor referensi transaksi pada rekening koran, melakukan pemeriksaan dan membandingkan antara nominal yang ditransfer dengan dengan total tagihan yang ada di faktur penjualan. Setelah proses pemeriksaan telah selesai, maka akan dilakukan pembuatan dokumen cash receipt voucher sebagai bukti penerimaan kas perusahaan. Pencatatan tagihan pelanggan menyertakan proses pembuatan faktur penjualan (sales invoice) dan secara bersamaan akan pula diubah file penjualan dan jurnalnya, file piutang usaha, serta buku besar untuk Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 akun penjualan dan piutang usaha. Penagihan tersebut harus dilakukan dengan benar dan atas dasar tepat waktu. Hal yang terpenting dari pencatatan tagihan pelanggan menurut Arens, et al (2009) adalah : • Semua pengiriman yang telah ditagih telah dicatat (completeness) • Tidak ada pengiriman yang ditagih dicatat lebih dari satu kali (existence) • Setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang tepat (accuracy) 2.4.1 Dokumen Terkait Transaksi Penjualan Dalam sebuah aktivitas transaksi, sebuah dokumen sangatlah penting dan dapat membantu membuktikan bahwa transaksi penjualan sedang terlaksana. Menurut Arens, et al (2009) dokumen-dokumen yang terlibat dalam siklus penjualan adalah sebagai berikut : • Customer order, dokumen ini berisi tentang barang yang diminta oleh konsumen • Sales order, dokumen ini yang berisikan informasi deskripsi, kuantitas, dan informasi yang berhubungan dengan barang yang telah dipesan oleh konsumen • Picking tiket, dokumen ini menunjukan bahwa pihak yang memiliki dokumen ini dapat mengeluarkan barang dari gudang, mengindikasikan deskripsi dari barang, serta jumlah barang yang diminta oleh pelanggan. • Delivery order, dokumen ini disiapkan untuk proses pengiriman barang, dokumen ini berisikan penjelasan barang, jumlah barang yang dikirimkan, alamat pelanggan untuk pengiriman barang dan lain sebagainya. • Sales invoice, dokumen yang berisi deskripsi barang, harga, dan jumlah barang yang terjual, biaya yang terkait penjualan (ongkos kirim, asuransi) • Sales journal, dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. Dokumen ini berisi nama konsumen, tanggal transaksi, jenis penjualan, serta klasifikasi akun yang terkait transaksi • Account receivable master file, dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara individual, penerimaan kas, dan retur penjualan untuk setiap pelanggan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Account receivable trial balance, dokumen yang berisikan laporan saldo piutang dagang perusahaan. • Monthly statement, dokumen yang dikirim kepada konsumen yang berisikan saldo awal piutang, penjualan, penerimaan kas, tanggal dan jumlah transaksi, penerbitan credit memo, dan saldo akhir piutang. • Remittance advice, dokumen yang dikirimkan ke konsumen dan akan dikembalikan lagi ke perusahaan bersamaan dengan adanya pembayaran atas penjualan. • Cash receipt transaction file, dokumen untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas dan berisikan jumlah kas yang diterima serta melakukan pengkreditan atas piutang dagang. • Prelisting of cash receipts, dokumen yang disiapkan oleh seseorang independen yang tidak bertanggung jawab mencatat penjualan, piutang dagang ataupun kas. • Cash receipt journal, dokumen yang menginformasikan jumlah penerimaan kas selama satu periode. • Credit memo, dokumen yang berisi pengurangan dalam jumlah piutang dagang konsumen karena adanya retur penjualan dan penyisihan piutang tak tertagih. • Sales return and allowance journal, dokumen yang mendokumentasikan retur penjualan dan jurnal penyisihan. • Uncollectible account authorization form, dokumen internal untuk menunjukkan adanya otorisasi untuk penyisihan piutang tak tertagih. 2.4.2 Pengendalian Internal pada Siklus Penjualan Dalam melakukan pengendalian internal sebagai fungsi kontrol pada siklus pendapatan, sistem informasi akuntansi harus dapat memastikan tercapainya tujuan-tujuan sebagai berikut : 1. Semua transaksi penjualan telah diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat valid atau benar-benar terjadi 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 5. Aset dilindungi dari kehilangan atau pencurian 6. Aktivitas bisnis yang dilakukan perusahaan dilakukan secara efektif dan efisien 7. Bisnis dijalankan sesuai dengan aturan hukum dan peraturan yang berlaku 8. Informasi yang tersedia diungkapkan secara terbuka kepada pengambil keputusan Risiko dalam suatu proses dapat menghambat aktivitas lain yang akan mengakibatkan perusahaan sulit untuk mencapai tujuannya. Begitu juga dengan halnya siklus pendapatan yang tentunya menghadapi ancaman – ancaman risiko yang ada. Oleh karena itu, pengendalian internal pada siklus pendapatan sangat diperlukan untuk dapat mencegah, mengurangi dampak, atau mengatasi risiko yang ada agar tidak menjadi hambatan dan terulang dimasa yang akan datang. Menurut Romney dan Steinbart (2012) pembagian risiko dan pengendalian internal siklus pendapatan dibagi menjadi dua bagian, yaitu risiko serta pengendalian internal yang bersifat secara umum, dan risiko serta pengendalian internal yang berasal dari setiap tahap siklus pendapatan. Penjelasan jenis-jenis risiko dan pendalian internal siklus pendapatan adalah sebagai berikut : 1. Risiko dan Pengendalian Internal Umum terkait Siklus Pendapatan Identifikasi risiko yang terjadi di dalam siklus pendapatan beserta pengendalian internal secara umum dibagi menjadi empat, yaitu : a. Master data tidak akurat atau tidak valid Master data yang tidak akurat akan mengakibatkan kesalahan dalam pengiriman barang, spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan keinginan konsumen, kesalahan pencatatan alamat tujuan pengiriman, atau kesalahan dalam persetujuan penjualan kredit yang telah melebihi batas. Kontrol atau pengendalian internal yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan metode melakukan integrasi data yang dapat meminimalisasi risiko kesalahan dalam penginputan data perusahaan. Selain itu, perusahaan juga harus melakukan pembatasan akses terhadap data – data yang dapat diakses dan dirubah. Setiap perubahan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 data harus melalui proses otorisasi dengan pihak yang lebih tinggi jabatannya daripada pihak yang melakukan proses input penjualan, b. Informasi sensitif dapat diakses oleh pihak yang tidak berhak Informasi sensitif perusahaan seperti data pelanggan, informasi kebijakan harga barang. Pengendalian internal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya akses yang tidak berhak adalah dengan melakukan kontrol terhadap akses, dan encryption terhadap data – data sensitif agar tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berhak untuk menggunakannya, c. Hilangnya atau rusaknya data Pengendalian yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan backup data dan melakukan prosedur pemulihan data yang rusak, d. Buruknya kinerja Dalam siklus pendapatan ini tentu terdapat risiko yang akan dihadapi perusahaan terkait buruknya kinerja yang dilakukan oleh pihak yang berkaitan dengan proses siklus pendapatan. Pengendalian yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan managerial reports secara berkala. 2. Risiko dan Pengendalian Internal pada semua Tahapan Siklus Pendapatan Risiko yang dihadapi perusahaan pada semua tahapan siklus pendapatan beserta pengendalian internal yang dapat dilakukan yaitu : a. Risiko dan Pengendalian Internal pada tahapan Sales Order Entry Risiko yang dihadapi pada proses sales order entry adalah tidak lengkapnya atau tidak tepatnya pesanan, pesanan yang tidak sah, adanya piutang yang tidak dapat tertagih, persediaan barang yang sudah habis ataupun kelebihan stok, dan potensi kehilangan customer. Dalam menyikapi risiko yang tersebut diatas, pengendalian internal yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan pembatasan dalam penggunaan master data, adanya otorisasi dengan pihak yang lebih tinggi jabatannya, selain itu pembatasan terhadap kredit untuk Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 menghindari adanya piutang tak tertagih, melakukan sistem perpetual dalam mengelola persediaan, penggunaan teknologi RFID atau barcode, melakukan pelatihan secara berkala dalam pengembangan kemampuan pegawai, dan pencatatan evaluasi terhadap pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. b. Risiko dan Pengendalian Internal tahapan Shipping Ancaman risiko yang mungkin dihadapi pada tahapan pengiriman atau shipping adalah melakukan pengiriman dengan barang yang salah (tidak sesuai) persediaan, dan dengan pesanan kesalahan konsumen, dalam adanya pengiriman pencurian barang seperti terlambatnya pengiriman yang mengakibatkan konsumen dapat menolak barang yang diberikan, kesalahan jenis barang, alamat yang salah, dan pengiriman yang dilakukan berulang. Untuk mengatasi ancaman risiko tahap Shipping siklus pendapatan adalah dengan cara pengendalian internal menggunakan sistem RFID atau barcode, melakukan rekonsiliasi terhadap list barang yang akan dikirim kepada konsumen dengan jumlah yang dipesan, pembatasan akses pada persediaan barang, pendokumentasian terhadap semua proses perpindahan persediaan, dan menggunakan sistem ERP untuk mencegah terjadinya pengiriman yang berulang. c. Risiko dan Pengendalian Internal pada proses Billing Pada proses penagihan atau billing terdapat ancaman risiko yang akan dihadapi diantaranya kegagalan dalam proses penagihan, kesalahan penagihan, proses pencatatan pada akun piutang dicatat secara salah, kredit memo yang tidak akurat. Kontrol yang dapat dilakukan untuk mencegah adanya risiko yang dihadapi pada proses billing ini adalah dengan melakukan prosedur pemisahan tugas antara petugas penagihan dan bagian pengiriman, melakukan rekonsiliasi secara periodik terhadap invoice permintaan penjualan, tiket pengambilan, BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang) ataupun semua dokumen lain yang terkait penjualan, Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 melakukan kontrol terhadap risiko perubahan data yang dapat dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang. d. Risiko dan Pengendalian Internal pada Proses Cash Collections Ancaman risiko yang dihadapi dalam proses cash collections adalah pencurian kas, dan permasalahan arus kas masuk perusahaan. Pengendalian internal yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah adanya risiko – risiko tersebut adalah dengan cara pemisahan tugas antara pemengang uang kas dari bagian piutang dan bagian kredit, melakukan rekonsiliasi akun bank yang dilakukan oleh pihak independen, pembatasan akses terhadap pemegangan uang kas secara langsung yaitu dengan menggunakan lockboxes, menggunakan sistem dua orang yang dapat melakukan pembukaan email yang terkait dengan jumlah pembayaran pelanggan, melakukan penyimpanan harian ke bank terhadap seluruh pendapatan yang diterima langsung, pemberian diskon bagi pelanggan yang membayar lebih cepat, dan melakukan pembuatan cash flow budget. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini akan menjelaskan tentang profil perusahaan tempat penulis melakukan kegiatan magang, yaitu KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja. Selain itu dalam bab ini juga akan menjelaskan profil perusahaan klien dengan menggunakan nama samaran untuk menjaga kerahasiaan data yang digunakan. 3.1 Pofil Kantor Akuntan Publik Kantor Akuntan Publik (KAP) Noor Salim Nursehan & Sinarahardja dibentuk pada tahun 1998, beralamat di Jl.Anggrek III No.28 Larangan Indah Tangerang. KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja dalam menjalankan bisnis jasa tidak hanya memberikan jasa di bidang audit assurance, KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja juga memberikan jasa perpajakan, jasa sistem akuntansi, dan jasa manajemen services. Gambar 3.1 Logo KAP Noor Salim Nursehan Sinarahardja (NNS) (Sumber : Data Perusahaan) 3.1.1 Lingkup Jasa Profesional yang Disediakan oleh KAP Dalam menjalankan bisnisnya, Kantor Akuntan Publik Noor Salim, Nursehan, Sinarahardja (KAP NNS) memiliki jasa profesional yang ditawarkan kepada klien. Lingkup jasa profesional yang ada yaitu: general audit, investigation audit, pemeriksaan manajemen, jasa penyusunan sistem informasi akuntansi, jasa penyusunan anggaran (budgeting) dan sistem anggaran (budgeting system), feasibility study, jasa administrasi, dan tax. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 3.1.1.1 General Audit Kelompok jasa pertama yang diberikan oleh KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja adalah General Audit (pemeriksaan umum) yang merupakan pemeriksaan terhadap laporan keuangan perusahaan untuk memberikan pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara keseluruhan. 3.1.1.2 Investigation Audit Jasa Investigation Audit (pemeriksaan khusus) yaitu pemeriksaan atas dasar permintaan klien untuk memeriksa kejadian – kejadian khusus. Investigation Audit (pemeriksaan khusus) meliputi dalam hal-hal berikut ini : • Fraud Investigations Fraud Investigations menyediakan jasa audit investigasi (pemeriksaan khusus) atas temuan kecurangan yang diminta oleh klien. • Expansion Business Jasa ini bertujuan untuk pemeriksaan khusus bagi klien terkait masalah expansion business (perluasan usaha) yang akan ditinjau oleh KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja. • Corporate Finance Jasa ini dilakukan atas permintaan klien terkait masalah corporate finance (struktur permodalan perusahaan, mergers & acquisition). 3.1.1.3 Pemeriksaan Manajemen Jasa pemeriksaan manajemen adalah evaluasi secara bebas, selektif dan analitis terhadap suatu program, kegiatan atau fungsi dalam manajemen untuk memberikan saran atau informasi penting demi terselenggaranya pelaksanaan manajamen yang baik, efektif dan efisien. Pemeriksaan manajemen meliputi ruang lingkup sebagai berikut : • Menilai apakah klien telah memliki sistem akuntansi dan pelaporan yang telah memadai • Menilai apakah kegiatan operasi perusahaan sudah berjalan efektif dan efisien Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Menilai apakah cara yang ditempuh klien dalam melakukan aktivitas bisnis tertentu telah dilaksanakan dengan biaya yang efisien • Menilai efektifitas kerja, distribusi bisnis klien serta efektivitas pemasaran. 3.1.1.4 Jasa Penyusunan Sistem Akuntansi Jasa penyusunan sistem akuntansi bagi klien adalah jasa yang berhubungan dengan penyusunan sistem terkait proses pelaporan keuangan yang akan digunakan klien sebagai alat bantu untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklarifikasi, melaporkan dan menafsirkan informasi mengenai transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Ruang lingkup yang akan disediakan terkait penyusunan sistem akuntansi adalah : • Penilaian dan penyusunan fungsi – fungsi dalam organisasi perusahaan dalam pengawasan internal (internal control). • Penyusunan sistem dan prosedur berbagai fungsi dalam organisasi perusahaan. Misalnya sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas, sistem dan prosedur relasi kantor cabang dengan kantor pusat, dan lain sebagainya. 3.1.1.5 Jasa Penyusunan Anggaran (Budgeting) dan Sistem Anggaran (Budgeting System) Jasa penyusunan anggaran ini meliputi penyusunan rencana seluruh kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu, seperti budget preparation, penyusanan anggaran perusahaan untuk kegiatan khusus serta pembangunan sistem anggaran sebagai budgetary control. 3.1.1.6 Feasibility Study Feasibility study (studi kelayakan) merupakan jasa yang akan diberikan kepada klien dalam hal analisis dan evaluasi terhadap suatu proyek. Jasa ini meliputi aspek – aspek organisasi dan manajemen, pemasaran, keuangan dan ekonomi. Hal ini bertujuan untuk memberikan keyakinan dan penilaian untuk klien apakah suatu rencana kegiatan atau proyek telah memiliki kelayakan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 3.1.1.7 Jasa Administrasi Jasa administrasi (clerical sevices) mencakup pembuatan buku – buku atau catatan – catatan yang perlu dimiliki klien, serta melakukan bimbingan melakukan pembukuan sehingga dapat disusun menjadi laporan keuangan. 3.1.1.8 Tax KAP Noor Salim Nursehan & Sinarahardja juga menyediakan jasa konsultasi yang terkait perpajakan, seperti : • Tax Advisory Services Tax Advisory Services menyediakan jasa konsultasi atas semua transaksi yang menyangkut perpajakan. • Tax Compliance Services Tax Compliance Services memberikan jasa kepada klien untuk memenuhi kepatuhan pajak. • Tax dispute resolutions Jasa ini dapat membantu klien dalam proses meminimalisasi konsekuensi pajak yang muncul karena ada tax audit, membantu proses pengajuan keberatan, dan lain sebagainya. 3.1.1.9 Struktur Organisasi KAP NNS KAP Noorsalim Nursehan & Sinarahardja dalam menjalankan bisnisnya memiliki struktur organisasi, yaitu : Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Gambar 3.2 Struktur Organisasi KAP Noorsalim Nursehan & Sinarahardja (Sumber : Data Perusahaan diolah kembali) 3.2 Profil Umum PT.XYZ PT.XYZ didirikan berdasarkan Akta nomor 54 Notaris Fransisca Susi Setiawati, S.H., pada tanggal 27 Februari 2006 dengan akta pendirian yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan nomor C-11023 HT.01.01.01.TH.2006 tanggal 19 April 2006. PT.XYZ yang beralamat di Jakarta Selatan, merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang pertanian khususnya pengembangan padi hibrida untuk mendukung program peningkatan produksi padi dan perbaikan pendapatan petani. Tujuan utama PT.XYZ adalah mengembangkan dan menyediakan benih yang unggul untuk peningkatan program produksi padi. Indonesia merupakan negara dengan realitas pertumbuhan penduduk yang relatif tinggi setiap tahunnya, tentu memerlukan peningkatan produksi beras sebagai bahan makanan pokok Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 dengan jumlah yang besar pula. Realitanya pada setiap tahun kurang lebih 40.000 hektar luas lahan sawah di pulau jawa berkurang drastis dan beralih fungsi. Sedangkan kebutuhan akan peningkatan produksi beras sangat dibutuhkan di Indonesia. China sebagai negara pelopor untuk pengembangan padi hibrida yang mulai diproduksi pada tahun 1974 dan dengan teknologi tersebut China berhasil mencapai swasembada beras. Padi hibrida sebagai pengembangan teknologi di sektor pertanian diharapkan dapat meningkatkan kualitas serta kuantitas produksi padi di Indonesia. Potensi produksi yang dihasilkan padi biasa (inbrida) yaitu 4,5 ton per tahunnya, sedangkan dengan teknologi padi hibrida mampu menghasilkan produksi senilai 9-12 ton per tahunnya. Hal itulah yang mendorong PT.XYZ untuk mengembangkan padi hibrida di Indonesia. Motto yang dimiliki PT.XYZ yaitu “Fine Quality High-yielding Hybrid Rice Varieties”. Pada tahun 2004, PT.XYZ telah berhasil melakukan kerjasama pengembangan padi hibrida dengan perusahaan internasional GUO HAO Seed Industries, Co., Ltd. (China). GUO HAO Seed Industries, Co., Ltd. merupakan perusahaan yang melakukan kerjasama riset dengan China Mianyang Research Institute for Agricultural Science. GUO HAO Seed Industries, Co., Ltd. yang terletak di kota Sichuan merupakan salah satu dari 15 perusahaan benih terbesar di China. GUO HAO Seed Industries, Co., Ltd. telah melakukan kerja sama dengan negara – negara ASEAN seperti Vietnam dan Bangladesh untuk mengembangkan varietas benih yang berproduksi tinggi. Dalam perkembangan bisnisnya, PT.XYZ telah memiliki laboratorium dan lahan percobaan sebagai Hybrid Research Centre yang berlokasi di Trimurjo, Lampung. Hybrid Research Centre merupakan kerja sama dengan pihak Laboratorium Proteksi Tanaman Trimurjo, Lampung. Selain padi hibrida, kedepannya PT.XYZ akan mengembangkan produk pertanian lain seperti komoditas palawija, sayuran holtikultura, dan lain sebagainya. 3.2.1 Deskripsi Produk dan Kegiatan Usaha PT.XYZ Padi hibrida merupakan benih unggul yang telah berhasil dikembangkan di China pada tahun 1974, potensi hasil dua kali lipat bila dibandingkan dengan padi non hibrida merupakan salah satu solusi untuk pengembangan pertanian melalui Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 teknologi padi hibrida. Padi hibrida telah sukses diterapkan secara komersial di negara-negara lain seperti Philipina, India, dan Vietnam dengan laju peningkatan produktifitas beras senilai 15 - 25%. PT.XYZ memiliki tiga produk benih unggul padi hibrida yaitu BERNAS SUPER, BERNAS PRIMA, dan BERNAS CHANDRA. Ketiga jenis produk benih padi hibrida tersebut merupakan benih padi unggulan yang dimiliki PT.XYZ melalui impor dari China dan pengembangan di Hybrid Research Centre Trimurjo Lampung. Pelanggan utama PT.XYZ adalah PT. PERTANI (Persero), PT.Sang Hyang Seri yang merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pemerintahan negara Timor Leste, pemerintahan – pemerintahan daerah di Indonesia diantaranya ; Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Jambi, Sulawesi Selatan, Lampung, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, NTB, Kalimantan Barat, Gorontalo, Sulawesi Utara, dan Sulawesi Barat. Untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan, kegiatan usaha yang dilakukan PT.XYZ adalah : 1. Menjalankan usaha dalam bidang pertanian, diantaranya perdagangan benih padi hibrida, serta pengembangannya. 2. Membina hubungan baik dengan pemerintahaan Republik Rakyat China, dalam hal ini Guo Hao Seed Industries, Co., untuk penyediaan tenaga ahli dalam rangka pengalihan teknologi pengembangan benih hibrida. 3. Melakukan sosialisasi kepada petani serta pemda yang ada diseluruh Indonesia untuk mencoba menggunakan benih padi hibrida. 4. Mendapatkan lisensi dari Balai Besar Penelitian Padi Departemen Pertanian dalam upaya pengembangan padi hibrida. 5. Pada 13 November 2006, PT.XYZ menandatangani kerjasama yang disaksikan oleh Menteri Pertanian antara Badan Litbangtan, Guo Hao Seed Industries, Co., dan PT.Penta Prima Pusaka untuk pembangunan Hybrid Rice Research Centre. 6. Membangun Rice Miling Unit untuk menampung dan mengolah gabah padi hibrida yang dihasilkan petani. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 7. Melakukan uji adaptasi penanaman padi hibrida di beberapa lokasi, serta mulai mengembangkan dan memproduksi benih produk dalam negeri. 3.2.2 Visi dan Misi PT.XYZ • VISI Visi dari perusahaan adalah mengembangkan padi hibrida dalam upaya peningkatan produksi dalam negeri serta meningkatkan kesejahteraan petani. • MISI Misi dari perusahaan adalah membangun industri benih padi hibrida yang tangguh untuk menyediakan benih varietas unggul sehingga tersedianya bahan pangan yang cukup. 3.2.3 Struktur Organisasi PT.XYZ Informasi mengenai struktur organisasi yang dimiliki perusahaan merupakan hal yang penting untuk diungkapkan. Hal itu dikarenakan struktur organisasi dapat digunakan untuk mengidentifikasikan beberapa hal penting yang ada di sebuah organisasi. Hal-hal tersebut diantaranya : 1. Besar atau kecilnya perusahaan. Sebuah struktur organisasi mampu mendeskripsikan besar atau kecilnya skala perusahaan. Struktur organisasi untuk perusahaan yang berskala besar biasanya memiliki struktur organisasi yang besar dan rumit, sedangkan untuk perusahaan yang berskala kecil struktur organisasi yang digunakan lebih kecil dan lebih simpel. 2. Unit bisnis yang ada di perusahaan. Struktur organisasi mampu memberikan informasi unit bisnis apa saja yang dijalankan oleh manajemen perusahaan. Unit bisnis tersebut biasanya digunakan sebagai pusat pendapatan perusahaan. Di dalam sebuah struktur organisasi yang baik, unit bisnis perusahaan seringkali dipisahkan sehingga dapat berkoordinasi dengan baik. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 3. Jumlah pegawai yang dibutuhkan perusahaan Sebuah struktur organisasi perusahaan mampu memberikan informasi berapa jumlah pegawai yang diperlukan perusahaan. Di dalam struktur organisasi terdapat adanya pembagian yang dikelompokkan, sehingga mampu memberikan informasi jumlah orang yang akan bekerja pada bagian tersebut. Semakin banyak bagian yang ada di perusahaan tersebut tidak serta merta menunjukkan semakin banyaknya pegawai yang diperlukan. Hal tersebut memungkinkan adanya rangkap jabatan atau adanya jumlah pegawai yan lebih dari satu orang dalam satu bagian. 4. Pola hak dan kewajiban masing-masing bagian. Struktur organisasi mampu memberikan informasi mengenai bagaimana pola hak dan kewajiban setiap bagian yang dibentuk oleh manajemen dalam mengatur kegiatan operasional perusahaan. Pola hak dan kewajiban di tiap bagian akan mampu digambarkan melalui deskripsi kerja yang ada. 5. Pola pertanggung jawaban Seluruh struktur organisasi dapat memberikan informasi bagaimana pola pertanggung jawaban yang dibentuk. Pola pertanggungjawaban di dalam struktur organisasi biasanya dapat terlihat melalui letak bagian-bagian yang ada, apakah sebuah bagian merupakan atasan atau bertindak sebagai bawahan. Pimpinan tertinggi PT.XYZ dijabat oleh seorang Presiden Direktur, PT.XYZ menerapkan struktur organisasi menggunakan sistem struktur organisasi lini, staf dan fungsional. Hal ini dapat terlihat di dalam organisasi sruktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa masing – masing fungsi bertanggung jawab langsung pada satu atasan, kemudian dalam organisasi terdapat staf yang membantu atasan serta terdapat fungsional atau spesialisasi pegawainya. Untuk dapat lebih menjelaskan dan melengkapi pola pertanggung jawaban yang dibentuk oleh perusahaan, diperlukan sebuah deskripsi kerja pada masingmasing jabatan yang ada di struktur organisasi perusahaan. Seperangkat deskripsi kerja mampu memberikan gambaran akan ruang lingkup tanggung jawab dan batasan hak pada masing – masing pihak yang menjabat pada posisi tertentu. Hal Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 tersebut dikarenakan setiap kegiatan operasional memiliki lini pertanggung jawaban yang jelas dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat berjalan dengan keteraturan dan keselarasan. Berikut ini adalah gambaran tugas dan tanggung jawab di dalam struktur organisasi PT.XYZ : 1. President Director President Director adalah jabatan tertinggi di dalam struktur perusahaan PT.XYZ . • Menyusun strategi dan visi perusahaan. • Memimpin seluruh komite eksekutif atau direksi. • Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya. • Bekerja sama dengan CEO dan director dalam membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. • Menjalin hubungan kerjasama dengan pihak luar atau berbagai perusahaan. 2. CEO (Chief Executife Officer) Atasan langsung • : President Director Bertanggung jawab langsung kepada President Director dalam mengevaluasi pelaksanaan tugas dari Director. • Menyusun rencana kerja jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapai tujuan perusahaan. • Sebagai pimpinan bisnis, CEO harus mampu menjembatani antara pihak luar perusahaan dan lingkungan dalam perusahaan. • Memberikan arahan dan kebijakan strategis kepada Director serta bawahan lainnya dalam berbagai kegiatan perusahaan. 3. Director Atasan langsung • : Chief Executive Officer (CEO) Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang operasional, keuangan, pemasaran, pengembangan produk, serta kepegawaian. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bertanggung jawab kepada president director dan CEO. • Seorang director bertanggung jawab dalam hal membawahi beberapa manajer, antara lain : Finance and Accounting Manager, Chief Operation Manager, Marketing and Sales Manager, Product and Development Manager, HRD Manager. • Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh President Director atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu. • Menandatangani atau mengotorisasi setiap pengeluaran invoice penjualan benih perusahaan. • Memberhentikan atau mengangkat pegawai perusahaan. 4. Finance and Accounting Manager Atasan langsung : Director Area Kerja : Keuangan dan Akuntansi • Bertanggung jawab dalam mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. • Merencanakan akuntansi dan dan mengkoordinasi keuangan penyusunan perusahaan serta prosedur mengontrol pelaksanaannya. • Bertanggung jawab atas pengelolaan arus kas perusahaan, hutang dan piutang perusahaan. • Bertanggung jawab kepada top management (President Director, CEO dan Director) berkaitan dengan pelaporan keuangan yang dimiliki perusahaan. • Memastikan laporan harian, mingguan dan bulanan bersifat akurat, serta memastikan laporan keuangan tersebut telah sesuai standar akuntansi yang ada. • Bertanggung jawab atas semua informasi yang ada di dalam divisi keuangan dan akuntansi. 5. Marketing and Sales Manager Atasan langsung : Director Area kerja : Pemasaran Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bertanggung jawab kepada Director dalam proses pemasaran dan penjualan produk benih yang ada di PT.XYZ. • Membuat kontrak kerjasama penjualan dengan konsumen. • Melakukan perencanaan atau proyeksi penjualan serta kebijakan strategis yang menyangkut penjualan dan pemasaran produk. • Melakukan proses koordinasi agar penjualan dapat memenuhi target. • Memberikan laporan mengenai kegiatan penjualan barang kepada Director secara berkala. 6. Chief Operation Manager Atasan langsung : Director Area Kerja : Operasional, Kepegawaian, Logistik, SDM • Bertanggung jawab membawahi empat bidang Hybrid Centre Warehouse, Logistic and distribution, Legal officer, dan Human Resource Department. • Berkoordinasi agar keempat bidang operasi dibawah Chief Operation Manager dapat berjalan sesuai dengan mekanisme perusahaan. • Mengotorisasi dan memonitor kegiatan operasi yang dilakukan oleh Head of Hybrid Centre Warehouse, dan logistic and distribution yang ada di Lampung, seperti otorisasi laporan dari stok gudang, dan laporan pembelian. • Mengevaluasi dan menilai kinerja Hybrid Centre Warehouse, Logistic and distribution, Legal officer, dan Human Resource Department agar tetap beroperasi dengan baik dan melakukan pengambilan keputusan serta berkoordinasi dengan Director. • Melakukan perencanaan perekrutan kepegawaian untuk mendukung kinerja perusahaan. 7. Product and Development Manager Atasan langsung : Director Area kerja : Pengembangan produk, pengawasan tenaga ahli, dan fungsional pekerja lapangan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bertanggung jawab dalam membawahi Kelompok Agronomi, Kelompok Penyuluh Lapangan, Tenaga Ahli, dan Kelompok Riset Proteksi. • Melaksanakan program-program yang dapat mendukung pengembangan produk serta riset atas benih padi hibrida. • Melakukan monitoring, serta evaluasi kinerja secara fungsional terhadap Kelompok Agronomi, Kelompok Penyuluh Lapangan, Tenaga Ahli, dan Kelompok Riset Proteksi. • Bekerjasama dengan pihak eksternal dalam hal ini balai besar penelitian padi yang ada di Indonesia maupun di luar negeri untuk pengembangan produk padi hibrida jenis lainnya. • Melakukan proses recruitment tenaga ahli untuk pengawasan, pengembangan serta penelitian padi hibrida. 8. Finance Staff Atasan langsung : Finance and Accounting Manager Area kerja : Keuangan • Bertanggung jawab atas segala aktivitas keuangan di perusahaan • Melakukan transaksi keuangan perusahaan. • Menerima kas atas penjualan tunai barang. • Melakukan pembayaran kepada pihak luar terkait kebutuhan perusahaan, pengadaan alat tulis kantor, pembayaran kebutuhan operasional perusahaan, serta transaksi keuangan lain yag berhubungan dengan eksternal maupun internal perusahaan. • Melakukan penagihan kepada konsumen. • Melakukan rekonsiliasi bank terkait transaksi keuangan perusahaan. • Berkoordinasi dengan accounting staff terkait penagihan invoice atau kuitansi beserta kelengkapannya. 9. Accounting and Admin Staff Atasan langsung : Finance and Accounting Manager Area kerja : Akuntansi Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bertanggung jawab kepada Finance and Accounting Manager dalam proses pencatatan hingga pelaporan keuangan perusahaan. • Menerima permintaan penjualan dari konsumen, dan membuat invoice penjualan. • Membuat laporan sales receipts dan melakukan pembaruan setiap hari, minggu atau bulanan ke dalam sistem perusahaan. • Berkoordinasi dengan Head of IHC sebagai kepala gudang cabang Lampung, terkait ketersediaan barang yang akan dijual kepada konsumen. • Bertanggung jawab atas pengaturan administrasi pelaporan keuangan perusahaan dan perpajakan. • Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan perusahaan secara periodik. 10. Head Of IHC (Hybrid Centre Warehouse) Atasan langsung : Chief Operation Manager Area Kerja : Warehouse Centre • Bertanggung jawab langsung kepada Director terkait penerimaan dan pengeluaran barang yang ada di gudang. • Memastikan penerimaan barang dan meneliti apakah sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan. • Membuat bukti barang masuk serta mengecek kesesuaian antara surat pesanan dengan faktur pembelian. • Menyiapkan serta melakukan perencanaan terhadap pengelolaan penyimpanan barang (benih) agar kualitas tetap terjaga dan tidak cepat rusak. • Menyiapkan barang sesuai dengan purchase order serta mengecek ketersediaan barang yang akan dikirim ke konsumen. • Berkoordinasi dengan bagian logistic dan distribution untuk jadwal waktu pengepakan dan pengiriman barang ke konsumen. • Memastikan barang yang akan dikirim telah dicek kembali dan memiliki kondisi yang baik untuk dikirim ke konsumen. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bertanggung jawab pelaksanaan kerja kepada Chief Operation Manager. • Menerima barang yang telah kadaluarsa dan retur penjualan, kemudian menyampaikan laporan kepada Chief Operation Manager. 11. Logistic and Distribution Atasan langsung : Chief Operation Manager Area kerja : Pengepakan, dan Pendistribusian barang • Bertanggung jawab atas pendistribusian barang dan memastikannya sampai kepada konsumen dengan keadaan yang baik sesuai dengan pesanan penjualan. • Melaksanakan tata administrasi terkait dokumen pengeluaran barang yang diberikan oleh kepala gudang (Head of IHC Hybrid Centre Warehouse). • Membuat dan mendokumentasikan surat jalan, serta memberikan Berita Acara Serah Terima Barang kepada konsumen pada saat barang sudah diterima. • Memerikasa kembali barang yang akan dikirim kepada konsumen apakah sesuai dengan pesanan atas permintaan pelanggan. 12. Legal Officer Atasan langsung : Chief Operation Manager Area Kerja : Hukum • Bertanggung jawab kepada Chief Operation Manager terkait dokumen dan perizinan ataupun permasalahan hukum yang ada di perusahaan. • Berkoordinasi dan melakukan penyesuaian – penyesuaian terhadap peraturan baru yang dikeluarkan pemerintah yang berkaitan dengan operasional perusahaan. • Berkoordinasi dan bekerja sama dengan Sales and Marketing Manager dalam menjalankan proses finalisasi kontrak penjualan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Melakukan koordinasi dengan pihak internal perusahaan guna memastikan aspek legalitas telah dijalankan dengan baik oleh perusahaan. • Melakukan monitoring dan memberikan laporan kepada pimpinan terkait kinerja atau permasalahan yang mungkin ada di cabang perusahaan. 13. Human Resource Department (HRD) Atasan langsung : Chief Operation Manager Area kerja : Pengelolaan sumber daya manusia • Bertanggung jawab kepada Chief Operation Manager terkait kepegawaian perusahaan. • Menyusun prosedur dan seleksi rekrutmen karyawan perusahaan. • Melakukan perencanaan pengelolaan sumber daya manusia dengan mengadakan pelatihan – pelatihan yang berguna dalam menunjang operasional perusahaan. • Melakukan evaluasi dan monitoring kinerja karyawan perusahaan untuk kemudian melakukan rekomendasi kepada pimpinan perusahaan. • Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta melakukan pembaruan masa berlaku kontrak kerja. • Menetapkan kebijakan pembayaran gaji, kompensasi dan bonus karyawan perusahaan. 14. Kelompok Agronomi Atasan langsung : Product and Development Manager Area kerja : Pengembangan jenis padi • Melaksanakan tugas fungsional sebagai peneliti, penguji, dan membimbing petani dalam penerapan teknologi budidaya padi hibrida. • Bertanggung jawab dan selalu melakukan laporan hasil pengembangan padi hibrida kepada Product and Development Manager. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Bersama Tenaga Ahli melakukan sosialisasi terkait pengembangan dan penggunaan padi hibrida. 15. Kelompok Penyuluh Lapangan Atasan langsung : Product and Development Manager Area Kerja : Bimbingan kepada Petani • Bertanggung jawab dan selalu melakukan laporan hasil penyuluh lapangan yang ada kepada Product and Development Manager. • Membimbing serta mengawasi petani dalam melakukan penanaman padi hibrida. • Melakukan perencanaan dan melaksanakan program penyuluhan kepada petani – petani saat melaksanakan fungsional kegiatan proyek lapang yang memerlukan pendampingan dari perusahaan. 16. Tenaga Ahli Atasan langsung : Product and Development Manager Area Kerja : Ahli padi hibrida • Melaksanakan tugas fungsional di lapangan sebagai pengawasan dan membantu penanaman dan produksi benih padi hibrida. • Mengembangkan dan menguji padi hibrida untuk dikembangkan di Indonesia. 17. Kelompok Riset dan Proteksi Atasan langsung : Product and Development Manager Area Kerja : Pengembangan serta uji ketahanan benih • Melakukan pendampingan kepada petani serta menguji ketahanan benih terhadap organisme pengganggu tanaman dalam pengembangan padi hibrida. • Bekerjasama dengan balai besar padi yang mengembangkan dan meneliti padi hibrida. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 ada untuk Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT.XYZ (Sumber : data perusahaan dimodifikasi) Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Proses Bisnis Penjualan Benih Dalam menjalankan proses bisnisnya PT.XYZ mengakui pendapatan berdasarkan transaksi penjualan benih dengan penjualan secara retail, dan penjualan secara kontrak. Berikut ini adalah jenis penjualan secara retail, dan secara kontrak : 1. Penjualan Secara Retail Penjualan secara retail PT.XYZ adalah penjualan yang dilakukan atas dasar pemesanan langsung oleh pelanggan tanpa melakukan perjanjian kontrak kepada perusahaan. Penjualan retail ini tidak memiliki perjanjian kontrak seperti perjanjian untuk penjualan benih dengan periode atau jangka waktu 1 tahun atau lebih. Pelanggan yang biasa melakukan pemesanan penjualan secara retail adalah perusahaan distributor benih, dan petani. 2. Penjualan Secara Kontrak Jenis penjualan yang kedua adalah penjualan secara kontrak yaitu penjualan benih yang dilakukan melalui perjanjian kontrak, pada umumnya memiliki jangka waktu 1 tahun atau lebih, memiliki jumlah atau kuantitas benih dengan jumlah yang besar, serta memiliki beberapa ketentuan dan kesepakatan lain yang disetujui antara pelanggan dengan PT.XYZ. Dalam kontrak penjualan benih ini berisikan informasi mengenai : Hak dan kewajiban kedua pihak untuk kesepakatan memenuhi kewajiban masing – masing pihak dalam melaksanakan kerjasama. Jumlah dan spesifikasi produk benih hibrida, kemasan benih yang disepakati, ketentuan harga yang disepakati, kualitas benih hibrida yang diserahkan kepada pembeli, ketentuan retur apabila tidak sesuai dengan spesifikasi, ketentuan penagihan, ketentuan pengiriman atau distribusi dan penyerahan produk. Serta ketentuan dokumen yang diajukan penagih kepada pembeli seperti dokumen kontrak, dokumen sales order, dan Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB). Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Siklus bisnis penjualan benih padi hibrida yang dilakukan oleh PT.XYZ terbagi menjadi lima bagian proses yaitu, proses pesanan penjualan benih (sales order entry), proses pengiriman barang (shipping), proses penagihan (billing), proses penerimaan kas (cash collections), dan retur penjualan. Alur siklus pendapatan dapat dilihat dalam lampiran 1 : Flowchart Siklus Pendapaatan PT.XYZ. 4.1.1 Aktivitas Menerima Pesanan Penjualan Benih (Sales Order Entry) Proses menerima pemesanan penjualan benih ini adalah tahapan awal dari siklus pendapatan PT.XYZ dimulai ketika konsumen akan melakukan pemesanan kepada perusahaan melalui manajer penjualan. Pemesanan dapat dilakukan secara langsung atau melalui surat permintaan kepada perusahaan. Ketika permintaan tersebut dilakukan, bagian penjualan akan melakukan pengecekan atas ketersediaan benih yang dibutuhkan konsumen dengan cara berkoordinasi dan berkomunikasi kepada Head of IHC Warehouse Centre (bagian gudang) di Trimurjo, Lampung. Apabila benih tersedia di gudang, maka bagian penjualan memberitahukan kepada konsumen akan ketersediaan benih dan menanyakan apakah pemesanan benih ini adalah permintaan untuk retail, atau memerlukan perjanjian kontrak. Apabila permintaan konsumen merupakan penjualan retail maka bagian penjualan akan membuat dokumen sales order sebanyak 3 rangkap yaitu kepada bagian accounting and admin staff, finance, dan IHC warehouse. Sedangkan jika permintaan konsumen adalah penjualan secara perjanjian kontrak, maka bagian penjualan akan bekerja sama dengan legal officer untuk melakukan finalisasi terhadap kontrak sebelum menerbitkan dokumen sales order sebanyak empat rangkap yang akan diberikan kepada bagian accounting, finance, dan IHC warehouse. Dokumen sales order, baik diterbitkan pada saat penjualan retail maupun kontrak akan berisikan data antara lain : • Description of material yaitu jenis benih yang diinginkan konsumen, serta kadar air pada benih padi hibrida, spesifikasi standar mutu benih yang harus disiapkan, Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Nomor sales order, ketentuan pengiriman barang, jenis pembayaran, serta ketentuan pemberlakuan harga yang dapat berubah apabila pelanggan melewati batas waktu pemesanan yang ditentukan PT.XYZ. Kuantitas benih hibrida yang dijual, harga benih per satuan kilogram, dan total nominal harga benih hibrida. 4.1.2 Aktivitas Pengiriman (Shipping) Pada saat bagian IHC Warehouse telah menyiapkan benih berdasarkan sales order yang telah diterima, maka IHC Warehouse berkomunikasi dengan bagian penjualan terkait informasi shipping term sesuai dengan kontrak penjualan. Setelah mengetahui shipping term yang disepakati dan IHC Warehouse berkomunikasi dengan bagian logistic and distribution untuk membuat dokumen surat jalan pengepakan dan pengiriman barang. Surat jalan ini berisi nomor surat, tanggal pengiriman, contact person penerima barang, alamat tujuan pengiriman benih, nama supir / ekspedisi, dan keterangan produk yang dikirimkan (jumlah benih, jenis benih, dan kemasan benih yang dikirim). Selanjutnya bagian logistic and distribution melakukan verifikasi terhadap kelengkapan barang yang akan dikirim. Dokumen surat jalan ini akan diotorisasi oleh pihak ekspedisi dan bagian logistic. Tahap selanjutnya, bagian logistic and distribution membuat dokumen BASTB (berita acara serah terima barang) benih, yang wajib ditandangani oleh penerima barang (konsumen). Dalam dokumen BASTB benih ini, berisikan informasi mengenai : a. Dokumen BASTB benih ini berisikan data pihak pertama sebagai pengirim barang, dan data pihak kedua sebagai penerima barang. b. Kuantitas atau jumlah dan jenis benih yang dikirim menunjukkan jumlah barang yang dikirimkan kepada pelanggan beserta data nomor lot benih sebagai identifikasi barang c. Ketentuan produk terkait kadaluarsa benih, beserta lampiran pengujian produk, kondisi benih yang baik, tidak berkutu dan memiliki label sertifikasi mutu benih hibrida. d. Otorisasi dari pihak penerima benih, dan pihak pengirim benih. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Pada penyerahan ini, penerima benih wajib mengembalikan BASTB dan menandatangani pada bagian penerima barang disertai dengan otorisasi oleh kepala cabang (kepala unit) dari pelanggan. Dokumen BASTB ini wajib diberikan kembali kepada Accounting & Admin Staff untuk selanjutnya dapat diakui sebagai penjualan. PT.XYZ melakukan pengakuan pendapatan penjualan ketika BASTB telah dikembalikan kepada bagian Accounting & Admin Staff untuk menunjukkan bahwa penjualan benar – benar terjadi dan telah diterima oleh pelanggan. 4.1.3 Aktivitas Penagihan (Billing) Fungsi penagihan akan dilakukan oleh bagian finance, apabila penjualan dijual secara tunai dan dibayarkan secara langsung ke perusahaan yaitu jenis transaksi secara retail dengan ketentuan bayar langsung, maka bagian finance menerima pembayaran kas dan menyimpan di dalam lock box perusahaan. Selanjutnya transaksi yang diterima secara langsung tersebut segera di setorkan ke bank yang ditunjuk perusahaan pada hari transaksi itu juga. Untuk jenis transaksi penjualan dengan penerimaan pembayaran melalui transfer bank, bagian finance mengirimkan no.rekening bank yang ditunjuk perusahaan kepada konsumen yang telah tertera dalam invoice penjualan. Sedangkan untuk transaksi benih yang dilakukan secara kredit, maka finance harus mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Bagian finance menerima salinan kontrak dan menerima salinan sales order untuk mengetahui termin jatuh tempo pembayaran kredit dan ketentuan pengiriman apakah FOB shipping point, atau FOB destination. Tahap selanjutnya, bila ketentuan penjualan adalah dengan FOB shipping point, bagian finance dapat melakukan penagihan dengan menerbitkan invoice kepada pelanggan ketika surat jalan diterima dari bagian logistic and distribution. Sedangkan untuk pengiriman secara FOB destination bagian finance yang telah menerima dokumen BASTB disertai tandatangan oleh pelanggan dari bagian logistic and distribution, maka penagihan dengan memberikan dokumen invoice penjualan kepada pelanggan dapat dilakukan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Jenis pencatatan penjualan dengan termin secara kredit, maka jurnal yang dicatat adalah : • Pencatatan penambahan A/R : Dr Account Receivable Cr • Sales – Benih Hibrida xxx Pencatatan Cost of Goods Sold : Dr COGS Cr • xxx xxx Inventroy xxx Saat penerimaan pelunasan oleh pelanggan, maka perusahaan akan mencatat jurnal : Dr Cr Cash xxx Account Receivable xxx 4.1.4 Aktivitas Penerimaan Kas (Cash Collections) Aktivitas penerimaan kas ini akan dilakukan oleh bagian finance yaitu dengan menerapkan kebijakan penerimaan kas atas penjualan yang terjadi. Apabila jenis penjualan yang terjadi adalah penjualan retail yang dibayarkan secara langsung, maka penerimaan kas akan disimpan oleh bagian finance. Selanjutnya, finance akan menyetorkan kas yang diterima kepada bank yang ditunjuk perusahaan. Dokumen yang menjadi bukti penerimaan kas langsung adalah cash receipt dengan otorisasi dari accounting and finance manager. Sedangkan untuk transaksi penjualan yang dilakukan dengan mentransfer ke bank, sesaat setelah bagian finance menerima dokumen slip pembayaran, ataupun cek dari pelanggan. Bagian finance melakukan pengecekan dan berkomunikasi dengan pihak bank apakah benar transaksi transfer kepada bank telah dilakukan dan diterima oleh PT.XYZ. Pada proses selanjutnya, proses pencatatan kas bagian finance akan melakukan komunikasi dengan bagian accounting and admin staff untuk menginput sejumlah kas yang telah diterima perusahaan dan mencatat kas yang diterima. Secara berkala bagian finance dan accounting and admin staff melakukan rekonsiliasi bank untuk melakukan pengecekan atas penerimaan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 pembayaran kepada rekening perusahaan serta pengecekan piutang yang telah ditagih oleh perusahaan untuk kemudian dicocokkan dengan data perusahaan. Pencatatan penjualan yang dilakukan oleh PT.XYZ adalah pencatatan menggunakan metode perpetual dimana pencatatan harga pokok penjualan langsung dicatat pada saat penjualan terjadi. Penjualan yang terjadi pada PT.XYZ memiliki termin pembayaran yaitu secara tunai, dan kredit baik itu pelanggan retail maupun pelanggan melalui kontrak. Dalam melakukan pencatatan penerimaan kas penjualan secara tunai, maka perusahaan akan mencatat jurnal : • Pencatatan penerimaan kas tunai / cash : Dr Cash Cr • xxx Sales – Benih Hibrida xxx Pencatatan Cost of Good Sold : Dr COGS Cr xxx Inventory xxx Untuk pengakuan penerimaan kas yang dibayarkan sebagian, PT.XYZ akan mencatat jurnal : • Pencatatan penerimaan kas dan penambahan A/R : Dr Cash xxx Dr Account Receivable xxx Cr • Sales – Benih Hibrida xxx Pencatatan Cost of Goods Sold : Dr Cr COGS xxx Inventory xxx 4.1.5 Aktivitas Retur Penjualan Aktivitas penjualan yang ada pada perusahaan perdagangan biasanya akan melakukan perjanjian tentang ketentuan retur penjualan. Retur penjualan adalah situasi dimana pelanggan berhak melakukan klaim kepada PT.XYZ selaku penjual untuk meminta pengembalian kas, penghapusan utang pembeli atau melakukan pengiriman ulang barang yang dipesan kepada pelanggan. Klaim retur penjualan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 dapat dilakukan ketika penjual melakukan pengiriman benih yang salah, benih yang dikirim rusak, benih yang dikirim rusak saat pengiriman, dan penjual terlalu terlambat dalam mengirimkan benih atau tidak sesuai kesepakatan pengiriman benih dan menolak menandatangani BASTB. Aktivitas retur penjualan yang dilakukan PT.XYZ diawali dengan adanya klaim oleh pelanggan kepada bagian IHC Warehouse, tahap selanjutnya bagian IHC Warehouse mengecek kondisi benih yang rusak dan melakukan pencocokan kebenaran klaim yang dilakukan pelanggan. IHC Warehouse membuatkan dokumen retur penjualan yang akan dibuat 3 bagian, yaitu kepada pelanggan, finance, dan accounting and admin staff. Setelah dokumen diserahkan, bagian finance menyiapkan besaran kas yang harus dikembalikan kepada pelanggan jika pelanggan ingin menerima pengembalian kas saja. Namun, apabila yang diinginkan pelanggan adalah pengiriman / penggantian dengan barang sejenis maka IHC Warehouse menyiapkan persediaan untuk dikirimkan ke pelanggan. Setelah itu, bagian finance melakukan komunikasi kepada accounting and admin staff untuk melakukan penjurnalan pada setiap aktivitas retur penjualan sesuai dengan keinginan pelanggan. Berikut ini pencatatan penjurnalan yang dilakukan accounting and admin staff berdasarkan kondisi retur yang diinginkan pelanggan : • Retur penjualan dengan kondisi pengurangan piutang dagang pelanggan, maka accounting and admin staff akan menjurnal : Dr Cr Dr Cr • Sales Return xxx Account Receivable Inventory xxx xxx COGS xxx Retur penjualan dengan kondisi pengembalian kas kepada pelanggan, maka accounting and admin staff akan menjurnal : Dr Sales Return Cr Cash Dr Cr Inventory xxx xxx xxx COGS Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 xxx 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal Setiap Tahapan Proses Penjualan Pada sub bab ini penulis akan menjabarkan beberapa evaluasi berdasarkan hasil pengamatan atas setiap proses siklus pendapatan yang ada pada PT.XYZ. evaluasi ini juga terkait pengendalian yang dapat dilakukan untuk meminimalisasi risiko yang muncul pada setiap tahapan siklus pendapatan yaitu aktivitas menerima pesanan penjualan (sales order entry), aktivitas pengiriman (shipping), aktivitas penerimaan kas (cash collections), dan aktivitas retur penjualan. 4.2.1 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Menerima Pesanan Penjualan Dalam proses aktivitas penerimaan pesanan penjualan terdapat beberapa evaluasi yang dilakukan penulis berdasarkan sub aktivitas yaitu penerimaan pesanan pelanggan, pengecekan kredit, dan pengecekan ketersediaan benih : 1. Pada saat aktivitas penerimaan pesanan pelanggan, penulis seringkali menemukan pemesanan penjualan dari konsumen yang dilakukan secara langsung kepada bagian accounting and admin staff bukan melalui sales and marketing manager. Seharusnya prosedur yang dilakukan ketika menerima pesanan pelanggan adalah diterima oleh bagian sales and marketing manager. Hal tersebut dapat menimbulkan risiko dikarenakan adanya dua fungsi yang dijalankan oleh bagian accounting and admin staff yaitu fungsi pencatatan dan fungsi penjualan. Salah satu contoh risiko yang timbul dan ditemukan oleh penulis akibat tidak adanya pemisahan tugas adalah adanya ketidakcocokan jumlah penjualan dengan pencatatan penjualan, perubahan harga yang tidak terotorisasi oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dari accounting and admin staff. Oleh karena itu, penulis beranggapan bahwa pemisahan fungsi penjualan yang dilakukan oleh accounting and admin staff perlu dilakukan. Risiko selanjutnya yaitu, risiko harga benih pesanan pelanggan yang tidak akurat jumlahnya. Pada beberapa dokumen sales order dan dokumen invoice yang penulis temukan, terdapat banyak coretan – coretan sebagai bentuk koreksi atas data yang telah dicetak dan disetujui. Namun, koreksi atau coretan tersebut tidak diketahui siapa yang melakukannya, hal tersebut Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 dapat menyebabkan ketidakakuratan pencatatan dan informasi yang diberikan atau bahkan pemalsuan otorisasi penjualan. Oleh karena itu, penulis beranggapan diperlukannya kebijakan tandatangan atau otorisasi bagi siapa saja yang melakukan koreksi sebagai bentuk pertanggung jawaban atas perubahan tersebut. 2. Sub aktivitas selanjutnya adalah melakukan persetujuan kredit, PT.XYZ telah melakukan pengecekan kredit pelanggan yang ada di perusahaan sehingga perusahaan mampu mengecek status kredit apakah layak untuk diberikan atau tidak. Finance telah melakukan fungsi pengecekan kelayakan apakah pelanggan dapat diberikan kredit atas pesanan penjualan atau tidak. 3. Sub aktivitas terakhir dalam penerimaan pesanan penjualan adalah pengecekan ketersediaan benih, pada proses ini PT.XYZ telah melakukan pengecekan ketersediaan benih ketika menerima pesanan penjualan dari pelanggan yaitu dengan cara berkomunikasi kepada IHC Warehouse sebagai bagian gudang di Lampung untuk selalu melaporkan ketersediaan benih ketika ada permintaan penjualan. Namun, pada penjualan secara retail penulis menemukan beberapa transaksi penjualan yang tidak tercatatkan secara periodik / tepat waktu, dikarenakan pada transaksi penjualan yang terjadi pada cabang Lampung, gudang persediaan benih bagian IHC Warehouse tidak melaporkan penjualan yang terjadi secara langsung kepada bagian accounting and admin staff. Ketidaktepatan laporan penjualan tersebut dapat menimbulkan potensi kesalahan dalam pencatatan penjualan atau bahkan kehilangan aset perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan adanya standar pelaporan penjualan yang terjadi di cabang Lampung, dicatat setiap hari untuk kemudian diberikan kepada bagian Sales & Marketing Manager dan Accounting & Admin Staff. Lebih dari itu, penulis beranggapan perlunya standar laporan yang berguna untuk merekonsiliasi data penjualan di bagian penjualan (Sales & Marketing Manager) dan Accounting & Admin Staff, data barang keluar masuk dari bagian gudang (IHC Warehouse), dan penerimaan kas atas penjualan dari bagian finance. Rekomendasi yang dapat dilakukan setiap minggunya Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 dapat dijadikan sebagai alat kontrol untuk memastikan bahwa data penjualan tersebut tercatat secara akurat. 4.2.2 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Pengiriman (Shipping) 1. Sub Aktivitas yang dilakukan ketika pengiriman (shipping) adalah melakukan pengambilan dan pengepakan benih. Pada proses ini PT.XYZ telah melakukan prosedur pengambilan dan pengepakan benih sesuai dengan dokumen sales order. Risiko atas terjadinya kesalahan dalam mengambil persediaan sehingga barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan masih terdapat kemungkinan terjadi dikarenakan perusahaan belum mengantisipasi atas adanya kemungkinan kesalahan pengepakan benih. Sebagai cara antisipasi kemungkinan risiko tersebut adalah bagian logistic and distribution yang hanya memiliki satu orang staf, sebaiknya menambah satu orang staf lagi yang bertugas untuk melakukan tugas pengecekan ulang barang yang akan dikirim. Pada PT.XYZ barang yang dijual adalah jenis barang yang mudah rusak, mudah terganggu apabila saat penyimpanan maupun pengepakan benih tidak dilakukan dengan baik. Risiko ini menurut penulis, sudah cukup baik diantisipasi oleh perusahaan ketika akan melakukan pengiriman, benih dikemas sedemikian rupa, dan PT.XYZ telah mengantisipasi dengan cara bekerja sama dengan kelompok riset proteksi guna melindungi benih yang disimpan di gudang. Selain itu, PT.XYZ menerapkan ketentuan retur penjualan pada benih jika terjadi kerusakan. Dalam prakteknya tentu masih ada kemungkinan kehilangan aset, serta dokumen BASTB tidak kembali kepada accounting and admin staff. Potensi atas risiko ini mungkin saja terjadi dikarenakan perusahaan menggunakan sistem yang masih terdapat celah terhadap bagian accounting and admin staff yang juga menjalankan dua fungsi yaitu sebagai fungsi penjualan dan pencatatan, serta BASTB yang dikirimkan kembali kepada bagian accounting and admin staff juga akan diverifikasi kesesuaiannya lalu dilakukan pencatatan penjualan. 2. Dalam proses pengiriman benih barang, PT.XYZ telah melakukan pengendalian internal terkait prosedur pengiriman kepada alamat Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 pelanggan. Petugas logistic and distribution memastikan alamat pelanggan, nomor telpon yang dapat dihubungi serta memastikan kepada bagian ekspedisi yang ditunjuk perusahaan agar mengirimkan benih sesuai dengan alamat pelanggan dan dikirimkan secara tepat waktu. Pengendalian internal lain yang masih perlu diperbaiki pada PT.XYZ adalah terkait kontrol dokumen yang terjadi saat proses pengiriman barang. Masih terdapat beberapa dokumen Surat Jalan yang belum diotorisasi oleh bagian IHC Warehouse, Surat Jalan ini merupakan alat kontrol terhadap alur pencatatan dan dokumentasi pengiriman penjualan yang dapat membantu pengendalian internal perusahaan. Pada dokumen Surat Jalan dan BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang) yang dibuat oleh bagian logistic and distribution, sebaiknya perlu ditambahkan data mengenai nomor kontrak yang membantu memberikan informasi sebagai alat kontrol perusahaan, serta membantu pengguna informasi lain dalam melakukan pengujian atas dokumen Surat Jalan dan BASTB untuk meyakinkan bahwa penjualan benar – benar terjadi dan diterima oleh pelanggan. 4.2.3 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Penagihan (Billing) 1. Sub aktivitas penagihan yang dilakukan PT.XYZ adalah membuat dokumen invoice penjualan. Risiko kesalahan input informasi invoice dapat terjadi seperti kesalahan pada nomor faktur, kesalahan nama pelanggan, nilai barang serta jumlah barang yang dikirim. Faktor kelalaian ini adalah apabila terjadi human error dalam proses pembuatan invoice. Dalam kondisi yang ideal, perusahaan dalam menerbitkan invoice sebagai bukti penagihan harus sesuai dengan transaksi penjualan yang ada. Namun, penulis masih menemukan beberapa dokumen invoice yang memiliki coretan – coretan atau koreksi yang tidak dapat dipertanggung jawabkan atas perubahan tersebut. Pengendalian internal yang dapat dilakukan adalah dengan memverifikasi ulang data – data penagihan dan otorisasi dengan cap perusahaan, tanda tangan director bahwa invoice telah dibuat sesuai dengan pesanan dan benih yang keluar untuk dikirimkan kepada pelanggan. Kontrol dokumen atas penagihan penjualan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 sudah dilakukan dengan cukup baik nama pelanggan, alamat pelanggan, serta informasi jumlah tagihan yang ada telah dicatat perusahaan. Namun, penulis berpendapat PT.XYZ harus melakukan penomoran urut pada dokumen (pre numbered) sebagai alat kontrol perusahaan jika terjadi kehilangan dokumen yang telah memiliki pre numbered maka pengguna informasi dapat mempertanyakan keberadaan dokumen yang tidak ada kepada bagian yang terkait. 2. Sub aktivitas selanjutnya yaitu melakukan penagihan. Pada transaksi penjualan benih dengan pembayaran YARNEN (bayar ketika panen) merupakan transaksi penjualan langsung kepada petani yang dapat dibayarkan saat terjadi panen padi yaitu setelah 4 bulan masa tanam. PT.XYZ ketika menyetujui program penjualan dengan sistem pembayaran YARNEN (bayar ketika panen) memiliki kendala dalam hal risiko kegagalan penagihan penjualan. PT.XYZ telah melakukan pemisahan tugas antara fungsi pengiriman dan fungsi penagihan pada transaksi penjualan dengan pembayaran YARNEN yang terjadi di cabang lampung. Pada prakteknya penagihan atas penjualan benih dengan sistem YARNEN ini banyak terjadi kegagalan penagihan sehingga perlunya penambahan personil untuk fungsi penagihan yang ada khusus untuk penagihan piutang yang terjadi di Lampung. 4.2.4 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan Kas (Cash Colections) 1. Sub Aktivitas pada penerimaan kas adalah proses penerimaan kas dari pelanggan yaitu ketika penerimaan kas bagian finance yang bertindak sebagai penerima kas langsung wajib menyetorkan kepada bank saat sore itu juga. Hal ini merupakan pengendalian internal yang ada, meskipun masih terdapat risiko yang ada perusahaan telah melakukan dokumentasi otorisasi setiap penerimaan kas secara langsung dan harus ditandatanganin oleh director. Terkait siklus bisnis yang dimiliki PT.XYZ terdapat penjualan dengan sistem YARNEN (bayar ketika panen) kepada petani – petani yang ada di cabang Lampung. Pada prakteknya bagian finance yang Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 berada di Jakarta mengalami kesulitan untuk penagihan atas program YARNEN tersebut dikarenakan finance tidak dapat melakukan penerimaan kas secara langsung sehingga risiko kehilangan kas atas penerimaan pembayaran penjualan dari program YARNEN sangat mungkin terjadi. Pengendalian yang dapat dilakukan perusahaan adalah perekrutan staf penagihan yang ada ke daerah lapang dalam hal ini kota Lampung, untuk menjaga agar piutang perusahaan dapat tetap tertagih dan penerimaan kas benar – benar diterima oleh perusahaan. 2. Pembuatan Laporan Rekonsiliasi Bank. Bentuk pengendalian internal lain yang dilakukan pada aktivitas penerimaan kas perusahaan, PT.XYZ telah melakukan rekonsiliasi bank secara periodik untuk menyesuaikan dan terus menjaga arus kas penerimaan benar – benar telah diterima perusahaan, serta menjaga keakuratan penagihan piutang penjualan. Agar menjaga independensi PT.XYZ melaksanakan proses rekonsiliasi periodik laporan bank bersama dengan catatan bagian lain yang tidak terlibat dalam proses penerimaan kas. 4.2.5 Evaluasi Pengendalian Internal Aktivitas Retur Penjualan Pada Aktivitas retur penjualan terdapat sub aktivitas yang dilakukan oleh PT.XYZ yaitu penerimaan barang dan pencatatan atas pengakuan retur penjualan. Pada prakteknya, kebijakan – kebijakan yang terkait retur penjualan serta bagian yang mengotorisasi adanya retur penjualan sudah cukup ditangani dengan baik oleh perusahaan. Seperti, pemisahan tugas bagian pembayaran atau pengembalian kas yang dilakukan oleh bagian finance dan bagian gudang serta bagian pencatatan yang dilakukan oleh accounting and admin staff. 1. Pada tahap sub aktivitas penerimaan barang retur penjualan PT.XYZ telah melakukan aktivitas retur penjualan yang dilakukan PT.XYZ telah dijalankan dengan cukup baik oleh perusahaan. Bagian IHC Warehouse yang menerima klaim retur penjualan membuat dokumen retur penjualan untuk diberikan kepada bagian finance, accounting and admin staff, dan pelanggan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 2. Sub aktivitas yang terakhir adalah pencatatan akuntansi atas adanya retur penjualan. Setelah dokumen retur penjualan diterima oleh finance, dan accounting and admin staff maka, bagian finance melakukan verifikasi dokumen retur apakah pelanggan akan melakukan klaim dengan mengembalikan uang tunai atau penghapusan piutang. Pada tahap ini finance telah melakukan pengembalian uang tunai atau pengahapusan piutang dengan baik. Selanjutnya tahap pencatatan akan dilakukan oleh bagian accounting and admin staff berdasarkan dokumen retur penjualan yang diterima. Namun dalam pengamatan penulis, aktivitas pencatatan jurnal retur penjualan bagian accounting and admin staff tidak mencatat pengembalian inventory perusahaan karena benih yang dikembalikan memiliki kondisi yang rusak atau tidak dapat digunakan kembali. Sehingga perusahaan hanya mencatat jurnal retur penjualan yaitu : Dr Cr Sales Return xxx Account Receivables / Cash xxx Seharusnya perusahaan juga melakukan pencatatan atas penerimaan pengembalian inventory yaitu : Dr Cr Inventory xxx COGS xxx Apabila dalam proses pencatatan retur penjualan bagian accounting and admin staff tidak mencatat inventory yang dikembalikan, maka risiko yang terjadi adalah kemungkinan understated atas pencatatan persediaan, dan overstated atas adanya Cost of Good Sold yang diakui oleh perusahaan. Akibatnya, pencatatan gross profit yang akan diakui oleh perusahaan menjadi understated pula. PT.XYZ belum melakukan pencatatan dengan baik atas penerimaan benih (inventory) yang berasal dari retur penjualan meskipun kondisinya tidak layak diakui sebagai persediaan untuk dijual kembali. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 4.3 Analisa Pengendalian Internal Siklus Penjualan Berdasarkan COSO Berikut ini adalah pengendalian internal di PT.XYZ menurut COSO Internal Control Framework. 1. Lingkungan pengendalian, yaitu bagaimana perusahaan menganggap penting pengendalian internal di dalam organisasi tersebut. Kebijakan kebijakan terkait kompetensi perekrutan pegawai, pemahaman yang memadai, pengalaman serta keahlian yang dimiliki pegawai. PT.XYZ telah memiliki struktur organisasi yang memiliki alur otoritas atas fungsi akuntansi, dan fungsi operasional perusahaan. Contoh lingkungan pengendalian yang dilakukan adalah kompetensi bagian admin and accounting staf yang memiliki kompetensi dibidang akuntansi, dan pengetahuan pada bisnis perusahaan pertanian. PT.XYZ juga mengadakan pelatihan kepada karyawannya dalam meningkatkan kompetensi. 2. Penilaian Risiko a. Risiko eksternal. Pelanggan dengan yang terlambat bayar atau tidak bisa melunasi. Misalnya apabila terdapat kasus gagal bayar, caranya dengan penegasan kontrak yang dibuat, bekerja sama dengan pihak independen untuk melakukan penagihan, dan menambah staf perusahaan untuk menagih kepada pelanggan. b. Risiko Internal. Risiko internal yang akan dihadapi yaitu kesalahan dalam mengirimkan jumlah benih, kerusakan pada saat dikirim, gagal tumbuh akibat cuaca yang tidak baik, adanya penjualan yang tidak tercatat dari cabang lampung ke pusat. Benih padi yang rusak akibat penyimpanan di gudang yang terlalu lama yang menyebabkan kerugian. Risiko atas kebijakan program perusahaan yaitu penjualan dengan sistem pembayaran YARNEN (bayar ketika panen), petugas penagihan yang ada di lampung tidak melakukan penagihan, dan risiko atas penjualan yang tidak dicatat serta kehilangan penerimaan kas. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 c. Risiko pada tingkat aktivitas yang spesifik. Hal ini terkait siklus bisnis PT.XYZ yang mengandung risiko. Aktivitas yang spesifik seperti tenaga ahli yang kembali ke negaranya menyebabkan pelatihan untuk pengembangan padi hibrida terganggu, risiko pencatatan persediaan yang kurang tepat ketika terjadi keadaan yang diluar harapan, dan risiko atas dua fungsi yang dilakukan pada saat penerimaan penjualan yang dilakukan oleh bagian accounting and admin staff, yaitu fungsi penjualan dan pencatatan. 3. Aktivitas Pengendalian, meliputi tindakan – tindakan untuk mengatasi risiko. a. Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang memadai Pada divisi finance and accounting dipisah dengan adanya 1 staf finance dan 1 staf Acconting and Admin. Namun menurut penulis masih terdapat kelemahan yang mungkin terjadi. Hal ini terlihat ketika proses penerimaan pesanan penjualan bagian Acconting and Admin staff pula lah yang mengurusi penjualan. Seharusnya, bisa ditambahkan di dalam staf sales and marketing yang berfungsi tersendiri untuk melakukan proses pemesanan penjualan. b. Otorisasi transaksi Otorisasi yang dilakukan PT.XYZ terdapat dalam dokumendokumen yang dibuat pada bagian – bagian perusahaan. Dokumen sales order, surat jalan, dokumen shipping, BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang), serta dokumen penerimaan kas telah di otorisisasi. c. Dokumen dan pencatatan lengkap Ketentuan Pre numbered pada dokumen, kelengkapan pengisian dokumen, dan otorisasi yang telah dilakukan oleh PT.XYZ agar menjadi alat kontrol perusahaan sehingga dalam melaksanakan siklus pendapatan dapat dilakukan dengan baik dan memiliki kualitas informasi yang bermutu bagi pengguna informasi. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 d. Pemeriksaan fisik berkala disetiap cabang dan pencatatannya Pemeriksaan fisik secara berkala pada setiap cabang perusahaan khususnya pemeriksaan fisik di gudang Lampung telah dilakukan perusahaan. Pemeriksaan fisik secara periodik sangat membantu perusahaan untuk melakukan pengecekan penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, serta penyesuaian kecocokan penerimaan kas berdasarkan barang yang dijual. e. Penyediaan Jasa Pengiriman yang berpengalaman PT.XYZ dalam menjalankan bisnisnya, terutama aktivitas pengiriman barang yang dilakukan ke seluruh daerah di Indonesia tentu memerlukan perusahaan ekspedisi yang memiliki pengalaman, serta kualitas pelayanan keamanan pengiriman benih agar tidak terjadi kerusakan yang akan mengurangi kepuasan pelangan. f. Penilaian kinerja dari pihak independen. PT.XYZ dalam melaksanakan pengendalian internal dengan melakukan evaluasi melalui penilaian yaitu dengan adanya verifikasi dokumen yang dilakukan oleh bagian yang lebih tinggi. Sebagai contoh dokumen invoice penjualan yang diotorisasi oleh director atau dilakukan oleh finance and accounting manager. Dokumen 4. Komunikasi dan Informasi yang terintegrasi dengan baik antar cabang. Untuk membantu kelancaran proses bisnis perusahaan PT.XYZ membuat komunikasi dengan pihak cabang Lampung melalui fax, email, dan telepon. Hal ini sangat membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi ataupun kemungkinan perusahaan untuk melakukan kebijakan yang ada di setiap cabang. Komunikasi dan informasi yang dilakukan PT.XYZ adalah kebijakan yang dilakukan untuk proses pencatatan transaksi yang ada, kemudian melaporkan kepada atasan perusahaan, serta melakukan kunjungan secara berkala pada setiap cabang PT.XYZ. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 5. Pengawasan Pengawasan adalah fungsi pengendalian internal yang dapat dilakukan dalam perusahaan. Pengendalian internal yang ada PT.XYZ belum menggunakan auditor internal untuk membantu proses pengawasan proses bisnis perusahaan. Auditor internal sangat diperlukan oleh PT.XYZ karena meliputi pengawasan menyeluruh terkait aktivitas bisnis perusahaan seperti proses pencatatan dan pelaporan keuangan perusahaan, observasi terhadap kualitas produk yang dijual, meninjau proses penyimpanan barang hingga proses penyerahan kepada konsumen sebagai sistem pengendalian perusahaan. 4.4 Pengakuan dan Pengukuran Pendapatan PT.XYZ Sebagai perusahaan dagang, pengakuan pendapatan yang dapat dilakukan PT.XYZ adalah pendapatan ketika penjualan benar – benar terjadi jika memenuhi kriteria yang berdasarkan PSAK 23 (revisi 2010) yaitu : 1. Risiko telah berpindah kepada pembeli dan manfaat kepemilikan barang dapat dimiliki pembeli. 2. PT.XYZ tidak lagi melakukan pengelolaan terhadap benih yang dijual 3. Jumlah pendapatan dapat diukur secara andal 4. Kemungkinan besar manfaat ekonomi transaksi penjualan tersebut akan mengalir ke pembeli 5. Biaya yang terjadi atau akan terjadi sehubungan transaksi penjualan tersebut dapat diukur secara andal. Terdapat dua jenis sistem penjualan yang dilakukan oleh PT.XYZ yaitu penjualan secara retail (langsung) dan penjualan secara kontrak. Penjualan secara kontrak merupakan penjualan benih padi hibrida yang dilakukan oleh PT.XYZ dengan pembeli yang dituangkan dalam bentuk perjanjian jual beli atau kontrak penjualan. Pengukuran pendapatan yang telah dijelaskan dalam bab sebelumnya menyatakan bahwa pendapatan itu harus diukur dengan nilai wajar imbalan yang diterima atau dapat diterima perusahaan. Jumlah pendapatan yang timbul dari suatu transaksi penjualan ditentukan oleh persetujuan antara perusahaan dan pembeli, berupa jumlah kas atau setara kas. Pendapatan yang diterima oleh Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 PT.XYZ dari penjualan benih hibrida adalah berupa kas yang diukur dengan nilai wajar. Pengukuran pendapatan berdasarkan nilai wajar disini berarti industri benih hibrida. PT.XYZ mengukur pendapatannya sesuai dengan nilai yang berlaku pada saat ini. Sedangkan pengakuan pendapatan penjualan baik secara langsung maupun kontrak terdapat jenis penyerahan penjualan benih yang terjadi pada PT.XYZ yaitu jenis penyerahan benih dengan ketentuan FOB shipping point, dan FOB destination. Jenis penjualan dengan ketentuan FOB shipping point memiliki ketentuan dimana risiko kepemilikan barang menjadi tanggungan pembeli saat barang telah keluar dari gudang IHC Warehouse dan kepemilikan persediaan benih dapat diakui oleh pembeli meskipun benih tersebut belum sampai ke gudang pembeli. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dokumen yang dapat mendukung pengakuan pendapatan benih shipping term FOB shipping point adalah dokumen surat jalan, dan invoice yang menunjukkan franco penyerahan on truck gudang PT.XYZ. Ketika dokumen surat jalan dari logistic and distribution telah ditandatangani oleh pihak ekspedisi, dan di serahkan ke bagian accounting and admin staff pada kondisi ini menunjukkan benih yang masih berada pada proses pengiriman ke gudang pelanggan dapat diakui sebagai pendapatan oleh PT.XYZ dan dicatat sesuai dengan jumlah total harga benih yang tertera pada invoice. Sedangkan pada shipping term FOB destination, penyerahan risiko kepemilikan persediaan benih yang dapat dilakukan oleh pelanggan adalah ketika benih yang telah di kirim oleh PT.XYZ benar – benar di terima oleh pelanggan dan dokumen yang menunjukkan penyerahan barang (BASTB) telah ditandatangani oleh pelanggan. Pada saat benih masih pada periode pengiriman (on transit) maka pendapatan penjualan tidak dapat diakui oleh PT.XYZ. Pengakuan pendapatan dapat diakui oleh PT.XYZ ketika benih telah diterima oleh pelanggan dan dokumen BASTB sebagai bukti penyerahan telah ditandatangani. Pengakuan pendapatan PT.XYZ dapat dilakukan ketika dokumen BASTB yang telah di tanda tangani pelanggan diserahkan kembali oleh accounting and admin staff untuk kemudian dicatat sesuai dengan total harga yang tertera pada invoice penjualan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Pada prakteknya, pengakuan pendapatan penjualan baik dengan shipping term FOB destination dan FOB shipping point tidak terdapat perbedaan dalam melakukan pencatatan penjualannya yaitu pada saat barang benar – benar diterima oleh pelanggan dengan bukti dokumen BASTB yang telah ditandatangani. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan PT.XYZ merupakan perusahaan perdagangan yang bergerak dibidang pertanian dengan pendapatan utama yaitu melalui penjualan benih hibrida. PT.XYZ melakukan penjualan dengan dua metode yaitu penjualan secara FOB shipping point dan FOB destination. Pada kedua metode diatas pengakuan pendapatan penjualan dilakukan pada saat penyerahan benih ke gudang pelanggan benar – benar diterima oleh pelanggan. Pengakuan pendapatan pada PT.XYZ telah sesuai dengan PSAK 23 (revisi 2010). Pengukuran pendapatan atas penjualan benih yang diakui oleh PT.XYZ adalah sebesar total harga benih padi hibrida sesuai dengan invoice penjualan. PT.XYZ dalam menjalankan aktivitas siklus pendapatan yang dilakukannya dibagi menjadi lima bagian utama, di antaranya aktivitas penerimaan pesanan (sales order entry), aktivitas pengiriman (shipping), aktivitas penagihan (billing), dan aktivitas penerimaan kas (cash collections). PT.XYZ juga melakukan aktivitas tambahan lain yang berkaitan dengan penjualan yaitu, aktivitas retur penjualan. Beberapa kelemahan yang dapat diidentifikasi pada siklus pendapatan PT.XYZ, yaitu : • Dalam proses penerimaan pesanan penjualan, sebagian besar prosesnya dilakukan oleh accounting and admin staff yang menjalankan dua fungsi sekaligus yaitu fungsi penjualan dan fungsi pencatatan laporan keuangan perusahaan. Hal ini akan menimbulkan potensi risiko atas ketidak akuratan data dalam proses penerimaan pesanan penjualan. • Tidak adanya otorisasi atas adanya perubahan dalam dokumen invoice penjualan. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 • Masih terdapatnya dokumen – dokumen yang tidak pre numbered yaitu dokumen invoice, BASTB, surat jalan, dan sales order. Dokumen – dokumen tersebut belum di dokumentasi dengan baik. • Tidak memadainya komunikasi antara bagian penjualan di cabang Lampung dengan bagian akuntansi di pusat, sehingga menyebabkan perbedaan data penjualan antara penjualan aktual dan pencatatan akuntansi perusahaan. 5.2 Saran Bagi PT.XYZ Berikut ini adalah saran perbaikan bagi PT.XYZ agar dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas perusahaan, serta keandalan informasi terkait siklus pendapatan yang terjadi diantaranya adalah sebagai berikut : • Perlunya pemisahan tugas fungsi bagian accounting and admin staff dalam fungsi pencatatan dan penjualan. • Penambahan jumlah pegawai di cabang Lampung, untuk menjalankan tugas penagihan penjualan retail petani. • Penambahan kebijakan proses bisnis yang dilakukan dengan cara rekonsiliasi dari lima bagian penting perusahaan yaitu bagian penjualan, bagian accounting and admin staff, bagian logistic and distribution serta bagian IHC Warehouse. Rekonsiliasi ini merupakan alat pengendalian perusahaan. Bagi KAP Noor Salim Nursehan Sinarahardja Penulis merasa sangat terbantu dengan adanya pendampingan ketika penugasan, meskipun masih ada beberapa kendala ketika harus menghadapi klien dengan situasi dan kondisi yang berbeda – beda. Selama ini, proses pendampingan yang dilakukan selama magang memiliki keterikatan yang baik antar peserta magang dengan senior auditor. Sebaiknya sebelum melaksanakan audit field work, penulis berharap agar KAP Noor Salim Nursehan Sinarahardja memberikan pengarahan dan pelatihan yang cukup kepada junior auditor magang dalam melaksanakan audit field work agar dapat melaksanakan tugas dengan lebih baik lagi. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 DAFTAR PUSTAKA Arens, Alvin A., Mark S. Beasley, Randal J. Elder, dan Amir Abadi Jusuf. (2009). Auditing and Assurance Services an Integrated Approach – an Indonesian Adaptation. Singapore: Prentice Hall. Ikatan Akuntan Indonesia. (2010). Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Indonesia Revisi 2010. Jakarta: IAI. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Terry D Warfield. (2011). Intermediate Accounting IFRS Edition. New Jersey: John Wiley & Sons. Martani, Dwi., NPS, Sylvia Veronica., Wardhani, Ratna., Farahmita, Aria., Edward Tanujaya. (2012). Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK . Jakarta : Salemba Empat. Moeller, Robert R. (2005). Brink’s Modern Internal Auditing 6th Ed. New Jersey : John Wiley Sons Inc. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Yogyakarta : YKPH. Romney, Marshall B., Paul John Steinbart. (2012). Accounting Information System Twelfth Edition. England: Pearson Education Limited. Sawyer, Lawrence B., Mortimer, A. Dittenhofer., James H. Scheiner. (2005). Sawyer’s Internal Auditing 5th Ed. Jakarta : Salemba Empat. Tuanakotta, Theodorus M. (2013). Audit Berbasis ISA (International Standards on Auditing). Jakarta : Salemba Empat. Wilkinson, Joseph W., Cerullo, Michael J., Raval, Vasant., Bernard Wong-OnWing. (2000). Accounting Information System 4th Edition Essential Concepts and Applications. New Jersey : John Wiley and Sons, Inc. Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Flowchart Siklus Pendapatan PT.XYZ Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 2 : Dokumen Sales Order / Purchase Order dengan term FOB Shipping Point Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 3 : Dokumen Sales Order / Purchase Order dengan term FOB Destination Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 4 : Dokumen Invoice Penjualan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 5 : Dokumen Kuitansi Penjualan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 6 : Dokumen Surat Jalan Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015 Lampiran 7 : Dokumen BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang) Analisis Siklus..., Ahmad Zakky Ash Shidiqi, FE UI, 2015