perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN
DAN PENJUALAN TUNAI PADA PT. RAZER
BROTHERS
Ririn Fibrina
Program Ganda, Sistem Informasi dan Akuntansi, Universitas Bina Nusantara
Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
Telp. (62-21) 534 5830
Email Student : [email protected]
Lecture Adviser Name: D3530 – Vina Georgiana, S.Kom., MM
D2029 – Kriswanto, S.Kom, MM
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk Menganalisis dan mengevaluasi sistem untuk
siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS dan merancang
sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai untuk PT. RAZER BRTOHERS
yang dapat menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat,
relevan dan up to date dan juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat memberikan
solusi yang tepat atas masalah yang dihadapi perusahaan. Metode yang digunakan Analisis dan
perancangan berorientasi objek atau OOAD (Object Oriented Analysis and Design) menurut Lars
Mathiassen. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah C#.NET dan database engine
menggunakan MySQL 5.5.16. Untuk pembuatan laporan dalam sistem yang dirancang
menggunakan SAP Crystal Report For Visual Studio 2010 dan perancangan menggunakan UML
(Unified Model Language) dengan Microsoft Visio 2007. Hasil yang didapat manajemen yaitu
memperoleh informasi-informasi dan laporan-laporan yang diperlukan manajemen terkait dengan
pembelian, persediaan dan penjualan tunai dengan tepat waktu, akurat, relevan dan up-to-date
sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Simpulan dari perancangan ini, akan
memudahkan pekerjaan bagian pembelian, bagian gudang, bagian keuangan dan akuntansi dan
bagian penjualan dalam kegiatan operasional perusahaan terkait dengan pembelian, persediaan
dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS.
Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan, Penjualan Tunai
The purpose of this study was to analyze and evaluate the system for the purchasing
cycle, inventory and cash sales at PT. RAZER BROTHERS and designing systems for the
purchasing cycle, inventory and cash sales to PT. RAZER BRTOHERS to provide reports
required by management in a timely, accurate, relevant and up to date, and also according to the
needs of companies that can provide the right solution to the problem faced by the company. The
method used object-oriented analysis and design or OOAD (Object Oriented Analysis and
Design) by Lars Mathiassen. The programming language used is C #. NET and database engine
using MySQL 5.5.16. To report generation in a system designed using SAP Crystal Report For
Visual Studio 2010 and design using UML (Unified Model Language) with Microsoft Visio 2007.
The results are obtain management information and reports required associated with purchasing
management, inventory and cash sales with timely, accurate, relevant and up-to-date so that it
can support the decision making process. The conclusions of this design, it will facilitate the work
of the purchasing department, the warehouse, finance and accounting, and sales in its operational
activities associated with purchasing, inventory and cash sales at PT. RAZER BROTHERS.
Keywords: Accounting Information Systems, Purchasing, Inventory, Cash Sales
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Teknologi informasi merupakan bagian yang penting dalam perusahaan. Dengan adanya penerapan
teknologi informasi pada perusahaan maka sistem informasi pada perusahaan akan terintegrasi dengan baik
sehingga akan membantu proses bisnis dalam perusahaan, juga diharapkan dapat membantu manajemen
dalam mengkontrol prosedur-prosedur yang dilakukan oleh para staff. Selain itu, manajemen dapat
memperoleh informasi dengan tepat, cepat dan akurat sehingga akan dapat membantu dalam proses
pengambilan keputusan.
PT. RAZER BROTHERS adalah perusahaan sepatu dan sandal wanita yang bergerak dalam
bidang perdagangan dan distribusi, dengan produk berupa heels, wedges, flat dan sandal wanita yang
didapatkan dari supplier. Perusahaan yang berlokasi di Jl. H. Muhyin No 94, Kel.Jaticempaka, Kec. Pondok
Gede, Bekasi dan didirikan pada tahun 2007, memiliki 24 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. PT.
RAZER BROTHERS memiliki tiga siklus utama, yaitu siklus pembelian, persediaan dan penjualan. Semua
siklus tersebut memiliki proses bisnisnya sendiri yang saling berhubungan.
Sebagai perusahaan yang sedang berkembang PT. RAZER BROTHERS memerlukan penerapan
penerapan teknologi informasi untuk mendukung ketiga siklus utamanya tersebut. PT. RAZER
BROTHERS masih menggunakan sistem yang manual yang bergantung pada ketelitian pemilik dan para
staffnya. Pada siklus pembelian, sistem yang masih manual menyebabkan bagian gudang sulit mengetahui
dasar dari permintaan pembelian produk yang dilakukan oleh bagian pembelian karena bagian pembelian
tidak melakukan pencatatan atas pemesanan produk yang dilakukan kepada supplier dan pemesanan produk
hanya dilakukan melalui telepon saja, sehingga pada saat penerimaan produk di gudang, bagian gudang
tidak memegang dokumen atas pencatatan pemesanan produk tersebut.
Untuk siklus persediaan telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan mengguakan
Visual Basic dan didukung oleh Portable Data Terminal (PDT) . Walaupun sudah menggunakan sistem
terkomputerisasi dengan Visual Basic dan didukung oleh Portable Data Terminal (PDT) masih terjadi
kesalahan yang di lakukan oleh staff (human error). Yaitu kesalahan pada saat menyiapkan produk yang
akan dipindai (scan) dengan PDT, produk yang dipindai (scan) tidak sesuai dengan permintaan produk
yang diminta oleh gerai. Hal ini disebabkan karena pada sistem Visual Basic belum terdapat daftar produk
yang di request oleh tiap gerai, sehingga data yang telah dipindai (scan) dengan PDT dan data tersebut telah
disambungkan ke Visual Basic tidak dapat dicocokan dengan data daftar produk yang di request oleh gerai.
Pada siklus penjualan, masih menggunakan sistem manual yang akan menghambat proses
penjualan perusahaan. Sistem yang masih manual, salah satunya seperti membuat permintaan produk ke
gudang dengan cara yang masih tulis tangan sehingga dapat terjadi kesalahan dalam penulisan dan juga
pada saat bagian gudang membaca permintaan tersebut. Dengan adanya hal tersebut maka akan
menghambat proses penjualan pada gerai.
Sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan penjualan yang baik mencakup prosedur
yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan yang akurat. Dengan
sistem informasi akuntansi yang baik pada pembelian, persediaan dan penjualan maka secara tidak langsung
telah memperoleh pengawasan mutu dalam prosedur pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan
demikian manajemen dapat dengan mudah mengetahui apa yang terjadi dalam perusahaan.
Analisis Masalah
1.
Tidak adanya pencatatan pemesanan produk ke supplier, kepala pembelian melakukan pemesanan
hanya melalui telepon saja ke supplier, dan kepala pembelian tidak melakukan pencatatan
(mendata) pemesanan tersebut. Hanya supplier saja yang mencatat pesanan tersebut. Sehingga
pada saat produk diterima oleh bagian gudang, bagian gudang hanya mengecek produk
berdasarkan dari nota pembelian yang supplier berikan saja, karena kepala pembelian tidak
memberikan catatan pemesanannya (purchase order) ke bagian gudang sehingga bagian gudang
tidak mengetahui produk apa yang sebenarnya dipesan oleh bagian pembelian. Dan bagian
keuangan dan akuntansi juga tidak dapat mengetahui biaya produk yang telah masuk ke gudang
apakah telah sesuai dengan biaya produk yang kepala pembelian telah order.
2.
3.
4.
5.
Pada persediaan, walaupun telah memiliki sistem namun sistem yang sedang berjalan saat ini tidak
menghasilkan data yang akurat. Seperti halnya, persediaan fisik produk dan catatan persediaan
pada sistem tidak memberikan hasil yang sama. Sehingga mengakibatkan bagian gudang dan
bagian pembelian untuk terjun langsung mengecek fisik persediaan produk, hal ini menyebabkan
terbuang-buangnya waktu karena seharusnya dapat dilihat melalui sistem saja.
Ketika bagian gudang melakukan pengeluaran produk yang diminta oleh bagian penjualan, bagian
gudang kerap melakukan kesalahan pada saat menyiapkan produk yang akan dipindai sebelum
dikeluarkan dari gudang. Hal ini disebabkan karena permintaan dari bagian penjualan tidak tertulis
dengan jelas karena masih berupa permintaan manual.
Penjualan tunai pada perusahaan yang dilakukan tiap gerai belum menggunakan sistem yang
terkomputerisasi sehingga masih menggunakan tulisan tangan untuk pembuatan faktur penjualan
dan tidak otomatisnya pada saat perhitungan total pembayaran yang menyebabkan proses tersebut
lama dilakukan sehingga membuat pelanggan antri untuk melakukan pembayaran. Dan karena
belum terkomputerisasi tersebut menyebabkan pada saat gerai tutup maka staff penjualan harus
menghitung berapa banyak penjualan yang terjadi pada hari tersebut.
Cara permintaan produk dari gerai ke gudang yang hanya melalui catatan manual saja yang
dititipkan ke staff pengiriman kemudian diberikan kepada staff gudang. Oleh karena itu,
permintaan produk dari tiap gerai belum terorganisir dengan baik dan belum adanya kesamaan
(keseragaman) melalui apa permintaan produk ke gudang seharusnya dilakukan.
Rekomendasi yang diusulkan adalah dengan merancang form permintaan produk yang dapat
digunakan oleh bagian penjualan untuk melakukan permintaan produk ke bagian gudang secara
online (real-time) sehingga akan meminimalisir hilangnya catatan manual yang dititipkan melalui
bagian pengiriman atau terjadinya ketidak keterbacaan atas tulisan manual tersebut oleh bagian
gudang pada saat menyiapkan produk.
6.
Kebijakan perusahaan mengenai persediaan pada tiap gerai yang dibatasi untuk tiap jenis dan
ukurannya sehingga sering terjadinya tidak adanya produk yang diinginkan oleh pelanggan karena
produk tersebut kosong (habis).
Tujuan Penelitian
a.
b.
c.
Menganalisis dan mengevaluasi sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai
pada PT. RAZER BROTHERS.
Merancang sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai untuk PT. RAZER
BRTOHERS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Merancang sistem yang dapat menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat
waktu, akurat, relevan dan up to date.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah:
1. Metode Pengumpulan Data
• Studi Literatur
Studi literature dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran data dari
berbagai sumber seperti, buku dan bacaan lainnya sehingga mendapatkan teori yang
mendukung pembahasan topic skripsi.
• Penelitian Lapangan
Dilaksanakan secara langsung pada objek pembahasan dengan cara:
a. Observasi
Dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk menemukan dan mencatat
masalah-masalah yang terjadi di PT. RAZER BROTHERS.
b. Wawancara
Dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pimpinan dan staff dari
bagian IT dan Akuntansi untuk mengetahui masalah atau kelemahan dari sistem yang
sedang berjalan.
c. Dokumentasi
Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti beserta dokumen yang dimiliki perusahaan
terkait dengan pembelian dan persediaan.
d.
2.
3.
Prosedur Analitis
Meneliti data mengenai prosedur yang dijalankan oleh perusahaan, khususnya
prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dan persediaan.
Metode Analisis
Penulis menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and
Design (OOAD) yang terdiri dari Problem Domain Analysis dan Application Domain
Analysis. Problem Domain Analysis diantaranya terdiri dari rich picture, class diagram,
statechart diagram, sedangkan Application Domain Analysis terdiri dari use case diagram,
sequence diagram, dan navigation diagram.
Metode Perancangan
Metode perancangan meliputi tahapan sebagai berikut:
a. Architecture Design, terdiri dari component diagram dan deployment diagram.
b. Component Design, yaitu pembuatan model, function, connecting design dan user
interface component.
HASIL DAN BAHASAN
Rekomendasi yang Diusulkan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Merancang form purchase order yang dapat membantu kepala pembelian untuk membuat
pemesanan pembelian produk (purchase order) kepada supplier yang dapat dijadikan acuan oleh
bagian gudang pada saat melakukan pengecekan kesesuaian pembelian produk oleh kepala
pembelian dan penerimaan produk masuk dari supplier. Dan juga bagian keuangan dan akuntansi
dapat memperoleh informasi yang tepat dan jelas mengenai biaya produk yang dibeli dengan biaya
produk yang diterima agar dapat melakukan pembayaran hutang dagang kepada supplier .
Merancang sistem infomasi yang dapat meminimalisir terjadinya perbedaan fisik persediaan
produk dengan catatan persediaan pada sistem, dengan membuat fitur daftar hasil stock opname
sehingga terciptanya kesesuaian antara fisik persediaan produk dengan catatan persediaan pada
sistem.
Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang fituryang dapat menampilkan list permintaan
produk tiap gerai pada sistem. Sehingga ketika bagian gudang telah selesai memindai produk yang
telah disiapkan dan kemudian mengsinkronisasikan data tersebut ke sistem maka tidak akan
terjadinya kesalahan pengiriman (meminimalisir kesalahan pengiriman), karena sebelum proses
pengiriman sistem telah mencegah terjadinya kesalahan tersebut.
Merancang faktur penjualan tunai yang telah terkomputerisasi yang dapat digunakan oleh bagian
penjualan untuk memproses transaksi penjualan produk dengan tepat dan cepat. Dan tersedianya
fitur yang dapat melihat laporan penjualan yang telah dilakukan.
Merancang form permintaan produk yang dapat digunakan oleh bagian penjualan untuk melakukan
permintaan produk ke bagian gudang secara online (real-time) sehingga akan meminimalisir
hilangnya catatan manual yang dititipkan melalui bagian pengiriman atau terjadinya ketidak
keterbacaan atas tulisan manual tersebut oleh bagian gudang pada saat menyiapkan produk.
Membuat fitur stock view gerai pada sistem penjualan tunai tiap gerai sehingga bagian penjualan
dapat mengecek produk tersebut ada di gerai mana dan dapat menginformasikan kepada pelanggan
atas ketersediaan produk tersebut.
Rich Picture
Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Penjualan Tunai yang
Diusulkan.
Use Cases Diagram
Use Cases Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Penjualan Tunai pada
PT.RAZER BROTHERS.
Use Cases Detail Membuat Dokumen
Use Cases Detail Mencetak Laporan
Revised Class Diagram
Revised Class Diagram
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan
penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS dan melakukan wawancara dengan pihak PT. RAZER
BROTHERS, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
Sistem terkomputerisasi yang menggunakan database akan membantu dalam penyimpanan datadata pembelian, persediaan dan penjualan yang dilakukan. Dengan demikian, kebutuhan akan data
dan laporan dalam siklus pembelian, persediaan dan penjualan dapat terpenuhi dengan cepat, tepat
dan akurat.
Fitur notifications dapat mempermudah bagian gudang dan bagian keuangan dan akuntansi untuk
melakukan pekerjaannya dengan cepat dan tepat. Fitur notifications yang mempermudah bagian
gudang yaitu, notifications permintaan produk dari gerai dan notifications retur gerai. Sedangkan
notifications yang dapat mempermudah bagian keuangan dan akuntansi adalah notifications
produk masuk yang akan digunakan sebagai acuan untuk menghitung hutang dagang kepada
supplier.
Form purchase order (PO) untuk bagian pembelian yang telah dibuat dapat membantu kepala
pembelian untuk membuat permintaan produk ke supplier dan juga membantu bagian gudang pada
saat melakukan pengecekan produk yang diterima dengan produk yang telah di pesan kepala
pembelian sebelumnya.
Sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang telah dibuat memudahkan bagian penjualan saat
transaksi dengan pelanggan (form transaksi penjualan) dan saat melakukan permintaan produk
kepada bagian gudang (form permintaan produk) dan juga membantu mengecek ketersediaan fisik
produk pada gerai lainnya hanya dengan melalui sistem (stock view).
Saran
1.
2.
3.
4.
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada PT. RAZER BROTHERS terkait dengan sistem
informasi akuntansi adalah:
Membuat perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan kas dan pengeluaran kas pada
sistem di gerai agar dapat mendukung sistem informasi penjualan tunai yang telah ada.
Membuat perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada sistem agar dapat dengan tepat
dan cepat mengetahui besar gaji yang harus dikeluarkan untuk satu staff, ataupun satu bagian pada
tiap periode.
Mengganti portable data terminal dengan alat scan barcode yang lebih real time tanpa harus
mengsinkronisasi terlebih dahulu ke sistem.
Menambah bagian budgeting pada perusahaan sehingga perusahaan dapat mengkontrol arus kas
dengan baik.
REFERENSI
Gelinas, U., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System (7 ed.). Canada: Thompson SouthWestern.
Hall, J. A. (2008). Introducing to Accounting Information Systems (7 ed.). New York: McGraw-Hill.
Herjanto, E. (2007). Manajemen Operasi (3 ed.). Jakarta: Grasindo.
Ikatan Akuntansi Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan per 1 September 2007. Jakarta: Salemba
Empat.
Jones, F. L., & Rama, D. V. (2006). Accounting Information System : A Process Approach (1 ed.). Canada:
Thompson South-Western.
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi (3 ed.). Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen
YKPN.
Mathiassen, L., Madsen, A. M., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design.
Denmark: Marko Publishing Aps.
Mulyadi. (2008). Sistem Informasi Akuntansi (4 ed.). Jakarta: Salemba Empat.
O'Brien, J. A. (2008). Pengantar Sistem Informasi (4 ed.). Jakarta: Salemba Empat.
Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems (10 ed.). New Jersey: Pearson
Prentice Hall.
RIWAYAT PENULIS
Ririn Fibrina, lahir di Bukit Tinggi, 3 Februari 1989. Penulis menematkan pendidikan S1 di Universitas
Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2012.