1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Pada era

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pada era globalisasi teknologi sudah semakin berkembang pesat. Setiap perusahaan
dituntut untuk memiliki teknologi informasi yang berperan dalam mendukung
perkembangan proses bisnis perusahaan yang disertai dengan perkembangan sistem
informasi yang efisien, dan efektif, serta terintegrasi sehingga dapat meningkatkan
pengawasan pada aset perusahaan dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.
Untuk mendukung perkembangan proses bisnis perusahaan, maka Lembaga
Penjamin Simpanan (LPS), yang merupakan sebuah lembaga pemerintahan yang
berfungsi sebagai penjamin simpanan nasabah bank di seluruh Indonesia dan turut aktif
dalam memelihara stabilitas sistem perbankan yang sesuai dengan wewenangnya, akan
mengimplementasikan sebuah sistem yang baru yaitu Systems, Applications, and
Products in Data Processing (SAP) yang digunakan untuk mendukung transaksi
operasional harian dan pelaporan sistem keuangan. Dengan adanya sistem tersebut
diharapkan bisa mendukung proses bisnis di LPS menjadi lebih efisien dan efektif.
Saat ini dalam melakukan penyusunan anggaran tahunan, LPS menggunakan
aplikasi Microsoft Excel. Aplikasi ini kurang terintegrasi dan real-time sehingga
membutuhkan waktu yang lama dalam melaksanakan penyusunan anggaran tahunan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyusunan anggaran tahunan, LPS
akan mengimplementasikan Systems, Applications, and Products in Data Processing–
Business Object Planning, and Consolidation (SAP-BPC) yang diintegrasikan dengan
Systems, Applications and Products in Data Processing–ERP Central Component (SAP1
2
ECC 6.0). SAP-BPC merupakan SAP yang berbasis Microsoft Excel yang lebih
terintegrasi dibandingkan dengan sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan oleh
LPS saat ini, sehingga sistem SAP-BPC inilah yang direncanakan untuk digunakan oleh
LPS dalam menyusun anggaran tahunan. Sedangkan SAP-ECC 6.0 yang merupakan
versi yang dikembangkan dari SAP-R/3 akan diimplementasikan untuk membantu
mengontrol penggunaan anggaran tahunan di LPS.
SAP-BPC dan SAP-ECC 6.0 ini digunakan oleh semua unit kerja dengan dukungan
teknologi yang diarahkan pada kebutuhan sistem keuangan yang terukur dan terintegrasi
sehingga memberikan cara kerja yang lebih efisien dan efektif dalam lembaga. Tim
implementasi telah menyetujui rencana dan tahapan-tahapan implementasi SAP-BPC
yang dimulai sejak bulan Maret 2009 dan diharapkan akan go live pada tanggal 21 Juli
2009. Tetapi target go live SAP-BPC tersebut mundur hingga waktu yang belum dapat
ditentukan. Kemunduran waktu go live ini merupakan keputusan bersama seluruh
anggota tim implementasi SAP-BPC, dengan melihat timbulnya berbagai macam
masalah pada saat pelaksanaan pre-UAT. Oleh karena itu, pihak LPS meminta untuk
mengidentifikasi penyebab timbulnya masalah pada saat pre-UAT sehingga dapat
memberikan pemecahan masalah-masalah tersebut yang ditinjau dari aktivitas yang telah
dilakukan, estimasi waktu untuk perbaikan proyek, dan sumber daya yang dibutuhkan
agar dapat mendukung proses implementasi SAP-BPC di LPS secara lebih optimal.
Adapun latar belakang penyusuan skripsi ini adalah merencanakan ulang
manajemen proyek implementasi SAP-BPC di LPS yang ditinjau dari urutan aktivitasaktivitas implementasi SAP-BPC, estimasi waktu yang diperlukan untuk perbaikan
proyek, dan sumber daya yang diperlukan agar pelaksanaan proyek implementasi SAPBPC ini dapat berjalan dengan lebih optimal.
3
1.2 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dalam penyusunan skripsi perencanaan ulang manajemen proyek
implementasi SAP-BPC pada lembaga pemerintah, adalah:
•
Proses bisnis yang berkaitan dengan penyusunan anggaran dan usulan.
•
Proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC yang terjadi di LPS.
•
Perencanaan kegiatan dan estimasi waktu yang telah disusun oleh PT. Astragraphia
Information Technology dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS.
•
1.3
Struktur organisasi tim implementasi SAP-BPC yang telah dibentuk.
TUJUAN DAN MANFAAT
a. Tujuan penulisan yang ingin dicapai adalah
1. Mengidentifikasikan masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan
implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan proyek implementasi
SAP-BPC yang sedang dikembangkan tidak berjalan sesuai dengan waktu
yang telah direncanakan.
2. Merencanakan ulang manajemen proyek implementasi SAP-BPC di LPS
yang didasarkan pada perencanaan implementasi yang telah disusun,
masalah-masalah yang dihadapi dalam implementasi SAP-BPC, sumber daya
dan kinerja yang dimiliki tim implementasi.
4
b. Manfaat yang diperoleh:
1. Memberikan informasi kepada lembaga mengenai masalah-masalah yang
terjadi dalam proyek implementasi SAP-BPC yang mengakibatkan proyek
tidak berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.
2. Memberikan usulan aktivitas, dan estimasi waktu yang dapat diterapkan
dalam
implementasi
SAP-BPC
setelah
kegagalan
pre-UAT
untuk
meminimalisasi resiko pengulangan proyek, serta usulan sumber daya yang
diperlukan agar dapat mengoptimalkan sumber daya yang terbatas.
1.4
METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Objek penelitian:
•
Proses bisnis penyusunan anggaran
•
Metodologi implementasi ASAP, perencanaan kegiatan, waktu dan struktur
tim implementasi yang telah disusun yang telah disusun oleh tim
implementasi
•
Kemampuan client dan vendor dalam melaksanakan proses implementasi
tersebut
•
Masalah-masalah yang timbul dalam proses implementasi SAP-BPC yang
telah dilakukan saat ini
•
Hasil pencapaian tim implementasi dalam setiap aktivitas
•
Sumber daya yang dimiliki tim implementasi
5
2. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk penyusunan skripsi ini terdiri
atas tiga macam yaitu:
•
Observation (Pengamatan) yaitu melakukan pengamatan dan terlibat
langsung sebagai tim support implementasi SAP-BPC di Lembaga Penjamin
Simpanan.
•
Interview (Wawancara) yaitu melakukan tanya jawab dengan pihak client
(LPS) dan pihak vendor (AGIT) untuk mendapatkan informasi yang
dibutuhkan.
•
Library Research (Studi Kepustakaan) yaitu membaca dan mempelajari teoriteori yang berkaitan dengan topik melalui buku-buku ilmiah, hasil pencarian
dari internet, maupun dari bahan referensi lainnya yang berkaitan dengan
topik). Data yang diperoleh dari studi kepustakaan ini menjadi landasan teori
yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penulisan skripsi ini.
3. Metode Analisis Data yang akan digunakan berdasarkan konsep:
•
Menggunakan metodologi manajemen proyek yang digunakan untuk
penyusunan aktivitas, waktu, dan sumber daya yang diusulkan berdasarkan
tahapan ASAP (Accelerated Systems, Applications, and Products in Data
Processing) agar dapat mengatasi kemunduran proyek.
•
Menggunakan Critical Path Method untuk mendukung dan mengetahui
kekritisan estimasi waktu yang diperlukan agar dapat mengatasi masalahmasalah yang timbul yang menyebabkan waktu go live mundur.
6
•
Menggunakan Gantt Chart untuk menampilkan perbandingan estimasi waktu
yang telah berjalan, perencanaan yang telah disusun tim vendor dan
penambahan waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah-masalah yang
timbul
dalam
proses
implementasi
berdasarkan
kegiatan
dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Office Project 2007.
1.5
SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan merupakan suatu gambaran umum mengenai keseluruhan isi
penulisan untuk memudahkan pembaca mengetahui isi dari tiap bab. Adapun sistematika
penulisan ini disusun sebagai berikut:
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup,
tujuan dan manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi, metodologi
penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data dan menganalisa
data, serta sistematika penulisan skripsi.
BAB 2
LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori umum dan teori khusus yang
berhubungan dengan topik penyusunan skripsi ini. Teori-teori umum
yang digunakan pada skripsi adalah: perencanaan, manajemen proyek,
implementasi, sedangkan teori-teori khusus yang digunakan pada
skripsi adalah: Sap, SAP-BPC, budgeting, sumber daya, ASAP,
realisasi, prognosa,proses bisnis, change management, waterfall, unsur-
7
unsur perencanaan proyek, faktor kesuksesan proyek, pengendalian
proyek.
BAB 3
DATA DAN ANALISA
Bab ini menjelaskan gambaran umum lembaga, meliputi sejarah
lembaga, visi dan misi lembaga, struktur organisasi, tanggung jawab
masing-masing bagian dalam lembaga, kewajiban bank peserta, sistem
informasi dan teknologi informasi yang digunakan lembaga. Selain itu,
diuraikan juga akun-akun yang terkait dalam penyusunan anggaran,
proses bisnis penyusunan anggaran, hubungan SAP-BPC dan SAPECC, perencanaan waktu implementasi, kronologi implementasi,
struktur organisasi tim implementasi, keluhan end user dalam
pelaksanaan pre-UAT, penyebab kemunduran proyek implementasi
SAP-BPC di LPS, pencapaian pelaksanaan implementasi SAP-BPC.
BAB 4
PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI
Bab ini memberikan usulan tahapan dan kegiatan yang dapat
dilaksanakan, usulan estimasi waktu dan sumber daya yang diperlukan
untuk mengatasi penyebab kemunduran waktu go live, sehingga dapat
mendukung keberhasilan pelaksanaan implementasi SAP-BPC dengan
keterbatasan sumber daya, dan manajemen masalah.
8
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan penutup dari penulisan skripsi yang menjelaskan
tentang simpulan dari hasil analisa yang telah dilakukan dan saran-saran
yang diharapkan dapat berguna bagi Lembaga Penjamin Simpanan di
masa mendatang dalam implementasi SAP dan bagi pihak lain yang
ingin mengembangkan skripsi ini lebih lanjut.