25 BAB 3 OBYEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

BAB 3
OBYEK PENELITIAN
3.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT. United Komunikasi Mandiri
Sumber: Dokumen perusahaan PT. United Komunikasi Mandiri
25
26
3.1.1
Sejarah Perusahaan
PT. United Komunikasi Mandiri adalah sebuah perusahaan public
relations consultant yang didirikan oleh Cynthia Iskandar. Perusahaan ini resmi
berdiri pada tanggal 8 Agustus 2008. Perusahaan yang berusia hampir empat
tahun ini khusus menangani klien-klien dalam bidang IT seperti computer dan
software. Walaupun masih merupakan perusahaan muda, namun PT. United
Komunikasi Mandiri Public Relations sudah cukup berpengalaman dan
professional. Cynthia Iskandar yang merupakan pendiri dari perusahaan ini
mempunyai latar belakang sebagai PR Manajer PT. Microsoft selama 10 tahun.
Dengan demikina, kinerja yang professional dan berpengalaman menjadi dasar
dari PT. United Komunikasi Mandiri Public Relations Consultant.
3.2
Prosedur yang Berlaku
3.2.1
Visi Misi Perusahaan
Visi PT. United Komunikasi Mandiri
adalah menjadi sebuah Public
Relations Konsultan yang berkualitas dan memasyarakatkan peran public
relations bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia.
Misi PT. United Komunikasi Mandiri adalah memberikan pelayanan
secara total agar misi dan visi client kami dapat tercapai.
27
3.2.2
Job Description
a.
General Manager
Cynthia Iskandar yang merupakan GM dari Public Relations Consultant
merupakan pengambil keputusan utama dan mengelola klien baru yang
merupakan tanggung jawabnya. Ketika bisnis sudah didapat, maka GM
akan menunjuk account executive pada Public Relations Department
untuk mengelola klien dan sebagai penanggung jawab mengenai semua
kepentingan klien.
b.
Public Relations Department
Public Relations Department terdiri dari account executive yang
bertanggung jawab untuk mengelola sepenuhnya permintaan klien yang
berhubungan dengan kegiatan public relations. Berbagai persiapan
mengenai event yang akan diselenggarakan oleh klien merupakan
tanggung jawab account executive sepenuhnya. Tanggung jawab lainnya
adalah meeting dengan klien dalam menentukan content untuk pressrelease, menentukan konsep untuk event yang akan dilaksanakan, dan
memenuhi segala sesuatu yang dibutuhkan oleh klien.
Sedangkan untuk media relations bertanggung jawab untuk mengundang
media untuk hadir pada event yang diadakan. Selain itu bertanggung
jawab untuk menjalin hubungan baik dengan media, salah satunya dengan
mengirimkan karangan bunga saat media tersebut merayakan hari jadinya
atau mengundang media untuk mengikuti media gathering.
28
c.
Monitoring/Reporting
Kegiatan monitoring dilakukan sehari setelah event dilakukan untuk
memantau media mana saja yang telah menampilkan berita mengenai
event yang diadakan, biasanya tulisan yang memuat mengenai berita
tersebut disebut dengan nama coverage. Monitoring tetap dilakukan
hingga sebulan lamanya untuk media yang berada diluar Jakarta dan
untuk media yang berada di Jakarta dapat dilakukan hingga dua bulan
karena ada beberapa majalah atau tabloid yang terbit hanya sebulan
sekali. Monitoring terhadap competitor juga dilakukan untuk memantau
kegiatan apa saja yang telah dilakukan oleh mereka sehingga dapat
dijadikan masukan bagi PT. United Komunikasi Mandiri
untuk
melakukan kegiatan yang lebih baik dibandingkan dengan competitor.
d.
General Affair
General
affair
bertugas
untuk
melakukan
kegiatan
operasional
perusahaan yang berupa melakukan pembayaran untuk semua biaya yang
telah dikeluarkan. General affair juga bertindak sebagai HRD (Human
Resources Department) di United Communications.
3.2.3
Jasa yang Ditawarkan
Ada dua jasa yang ditawarkan oleh PT. United Komunikasi Mandiri
Public Relations Consultant, yaitu:
a. Media Relations
29
Menjaga hubungan baik dengan media merupakan salah satu tugas
PT. United Komunikasi Mandiri. Pendekatan personal ataupun berbagai
aktivitas lain seperti makan siang bersama editor, media visit, serta media
gathering merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjaga hubungan
baik dengan media. Hal tersebut sedikit banyak akan mempengaruhi
pemberitaan di media.
b. Event Management
Jasa event management ini merupakan kelanjutan dari media
relations. Event yang biasa ditangani oleh PT. United Komunikasi
Mandiri kurang lebih sangat berhubungan dengan pihak media. Event
yang akan diadakan, ditangani oleh account executive yang bersangkutan.
Kegiatan tersebut mencakup tempat, konsumsi, serta konsep acara.
3.2.4
Proses Kerja di PT. United Komunikasi Mandiri
PT. United Komunikasi Mandiri sering mengadakan event sebagai salah
satu alat publikasi dengan mengundang media yang bertujuan untuk mencapai
target audience dan target market. Dalam hal ini, account executive memegang
peranan penting dalam persiapan event yang dilaksanakan. Rangkaian kegiatan
yang dilakukan oleh account executive dalam memperisapkan event sebagai
berikut:
1. Announce dari Public Relations Manager Perusahaan Klien
30
Public relations Manajer perusahaan klien memberitahukan mengenai
event yang akan diselenggarakan kepada account executive yang
selanjutnya diinformasikan mengenai project owner. Untuk klien yang
memiliki
perusahaan
cabang
di
Indonesia,
setiap
event
yang
diselenggarakan selalu mempunyai project owner. Project owner adalah
orang yang memegang tanggung jawab untuk event yang diselenggarakan,
dan project owner setiap event selalu berbeda karena disesuaikan dengan
pemegang event perusahaan klien. Setelah mengetahui project owner,
maka account executive sudah mengetahui dengan siapa dia akan bekerja
sama dalam mempersiapkan event. Selanjutnya account executive
melakukan komunikasi mengenai event yang diselenggarakan.
2. Develop Invitation
Setelah dilakukan pemberitahuan oleh Public relations Manajer
perusahaan klien mengenai event yang akan dilaksanakan, maka account
executive akan membuat undangan kepada media yang akan diundang atau
tamu-tamu yang akan diundang. Banyaknya tamu yang diundang
disesuaikan dengan konsep acara. Invitation yang telah dibuat kemudian
dikirimkan kepada PR Manajer perusahaan klien atau project owner untuk
mendapatkan approval atau disetujui.
3. Media List
Media memegang peranan penting dalam suatu event karena dengan
adanya rekan-rekan media, maka akan tercapai publikasi atau banyak
31
muncul mengenai pemberitaan event tersebut atau yang sering disebut
dengan coverage pada media mainstream maupun media online. Publikasi
yang baik akan memberikan dampak yang baik dengan penciptaan image
yang baik bagi perusahaan klien. Maka dalam tahap ini account executive
membuat media list yang merupakan daftar media yang akan diundang
dalam event yang akan diadakan.
4. Répondez s’il vous plait (RSVP)
RSVP adalah proses penyebaran undangan kepada target undangan
yang biasanya merupakan rekan-rekan media. Invitation yang telah dibuat,
selanjutnya dikirimkan melalui email ataupun fax, lalu bagian media
relations
akan
menghubungi
media
dan
tamu
undangan
untuk
mendapatkan konfirmasi kehadiran.
5. Press Release, Fact sheet, dan Bio
Account executive wajib menyiapkan press release dan fact sheet.
Press release berisi mengenai sekilas informasi tentang sekilas produk dan
pernyataan dari perusahaan. Dalam press release juga disertai pernyataan
dari pihak ketiga (orang atau perusahaan partner yang telah memakai
produk tersebut). Press release selanjutnya dikirim kepada media dan
menjadi bahan pemberitaan untuk dimuat di media. Sedangkan fact sheet
merupakan artikel yang memuat mengenai fakta-fakta tentang produk. Jika
event menampilkan spokesperson atau pembicara yang terkenal atau
memegang jabatan dan peranan penting, maka bio berisi mengenai data diri
32
pembicara. Kemudian media kit yang berisi fact sheet, press release, dan
bio dimasukkan ke dalam goody bag beserta souvenir. Hal tersebut
dipersiapkan untuk diberikan kepada rekan media saat event berlangsung.
6. Logistik
Tempat dan konsumsi biasanya diserahkan kepada event organizer,
namun terkadang PT. United Komunikasi Mandiri juga turut serta dalam
tanggung jawab logistic event. Kebutuhan logistic dalam event yang akan
diselenggarakan meliputi tempat, konsumsi, souvenir, keperluan teknis
event, transportasi, serta akomodasi.
7. Budgeting
Perencanaan keuangan dalam event sangat penting dibuat. Rincian
budgeting melingkupi semua kebutuhan dalam event dan harga yang
dicantumkan dalam budgeting harus aktual. Budgeting yang telah dibuat
selanjutnya dikirimkan kepada PR Manajer perusahaan klien untuk
mendapatkan approval atau persetujuan.
8. Backdrop and Banner
Desain backdrop dan banner yang dikirimkan oleh PR Manajer klien,
lalu diserahkan kepada partner kerja PT. United Komunikasi Mandiri
untuk dibuat. Account executive harus dengan seksama memastikan waktu
perkiraan hal tersebut dibuat.
33
9. Update RSVP
Seteleah account executive melakukan konfirmasi undangan melalui
telepon kepada para media dan tamu undangan, lalu account executive
memberitahukan hal tersebut kepada PR Manajer perusahaan klien
mengenai berapa banyak media yang telah melakukan konfirmasi
kehadiran untuk event tersebut.
10. Pada saat event
Ketika event diselenggarakan sebaiknya account executive dan tim
berada dilokasi satu jam sebelum acara dimulai, lalu media relations
memasukkan media kit dan souvenir kedalam goody bag yang akan
dibagikan kepada media dan tamu. Media relations akan menjaga meja
registrasi untuk melayani registrasi tamu undangan serta media. Selain itu
kotak kartu nama juga diletakkan di atas meja registrasi agar para media
dan tamu undangan dapat meletakkan kartu namanya pada kotak tersebut.
Hal tersebut dilakukan untuk menjaga kontak dengan tamu undangan
maupun rekan media yang dating saat event berlangsung.
Saat acara hampir mulai, media relations wajib menelpon media dan
tamu undangan yang belum hadir untuk konfirmasi kehadiran. Dalam suatu
event biasanya disajikan coffee break atau lunch yang dapat dinikmati oleh
tamu undangan sebelum acara berlangsung dan itu merupakan tugas media
relations untuk mempersilahkan undangan menikmati hidangan.
Ketika event berlangsung, account executive dan tim juga harus
melakukan dokumentasi melalui foto maupun recorder. Record dari event
34
yang berlangsung berfungsi sebagai back up data event, sehingga ketika
ada media yang menulis mengenai pernyataan yang salah mengenai event
tersebut, maka klien memiliki bukti.
Setelah event selesai, account executive harus memastikan bahwa
seluruh komponen dan peralatan yang digunakan telah dibereskan, dan
tamu-tamu undangan serta klien telah pulang.
11. Selesai Event
Sehari setelah event selesai, bagian monitoring melakukan quick
update mengenai event yang telah dilaksanakan. Pemberitaan dapat dicari
melalui media online dan surat kabar ataupun majalah.
12. Post Moterm (PMR)
PMR merupakan laporan detail mengenai
event
yang telah
berlangsung. Apabila event telah diadakan diluar Jakarta, batas pengerjaan
PMR sebulan lamanya, sedangkan apabila event yang telah diadakan
berada di Jakarta maka batas pengerjaan PMR hingga dua bulan lamanya.
PMR selanjutnya akan dikirimkan kepada klien yang berada di kantor
pusat baik di Indonesia maupun yang berada di luar negeri.
a. Event details
Mencakup tempat, waktu pelaksanaan, media absen, low light, dan
high light, foto beserta keterangannya, news clipping yang disertakan
dengan penulisan nama media, tanggal terbit, dan judul. High light
berisi mengenai evaluasi positif dari event yang telah dilaksanakan,
35
sedangkan low light berisikan mengenai evaluasi negative mengenai
event tersebut.
b. Summary
Berisikan mengenai ringkasan berita mengenai event yang telah
dilaksanakan dengan ditulis dalam bahasa inggris.
3.3
Metode Pengumpulan Data
Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan
deskriptif untuk mengetahui lebih dalam mengenai strategi yang dilakukan oleh
PT. United Komunikasi Mandiri sebagai public relations dari produk Veolo
Smart Android Hub. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapat pemahaman
yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan.
Pemahaman tersebut tidak ditentukan terlebih dahulu, tetapi diperoleh setelah
melakukan analisis terhadap kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian, dan
kemudian ditarik suatu kesimpulan berupa pemahaman umum tentang
kenyataan-kenyataan tersebut (Ruslan, 2010: 215). Pendekatan deskriptif yang
dilakukan oleh peneliti bertujuan untuk menggambarkan karakteristik mengenai
objek yang diteliti tanpa melakukan landasan teori yang terlalu rumit ataupun
dengan hipotesis tertentu, namun cukup dengan meneliti mengenai suatu gejala.
36
3.3.1
Observasi
Kegiatan mengumpulkan data yang peneliti pilih lewat observasi,
bertujuan untuk memahami mengenai kegiatan atau perilaku kerja PT. United
Komunikasi Mandiri dalam mengadakan suatu event, bagaimana proses
mengimplementasikan strategi public relations yang telah ditetapkan agar publik
mengetahui dan sadar mengenai kehadiran sebuah produk, mengamati apa yang
dilakukan oleh public relations setelah event tersebut berakhir, dan juga melihat
apa yang perlu dilakukan oleh public relations dalam menjalin hubungan baik
dengan para media agar pesan yang ingin disampaikan ke publik dapat dilakukan
dengan baik. Mengamati dari proses public relations yang dijalankan oleh PT.
United
Komunikasi
Mandiri
agar
strategi
yang
telah
ditetapkan
terimplementasikan dengan baik, peneliti dapat melihat apakah proses tersebut
sudah efektif berjalan atau pesan yang ingin disampaikan ke publik masih belum
maksimal.
Untuk membahas mengenai judul yang dipilih, peneliti bertindak sebagai
nonparticipant observation (Ruslan, 2010: 35), yaitu peneliti melakukan
observasi dan pengumpulan data dan informasi, tanpa melibatkan diri, atau tidak
menjadi bagian dari lingkungan sosial/organisasi yang diamati.
37
3.3.2
Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang peneliti pilih
dengan cara bertemu langsung dengan para informan atau narasumber untuk
mendiskusikan atau mengkomunikasikan mengenai permasalahan yang peneliti
bahas. Hasil wawancara dari informan tersebut dapat digunakan oleh peneliti
sebagai data primer untuk menelusuri lebih lanjut mengenai topik permasalahan
yang peneliti bahas.
Ada beberapa informan yang peneliti pilih sebagai narasumber untuk
penelitian ini, yaitu:
1. Product Manager PT. Astrindo Starvision yang merupakan distributor
dari produk Veolo Smart Android Hub dan merupakan client dari PT.
United Komunikasi Mandiri, dipilih sebagai informan karena
dianggap menguasai materi produk Veolo Smart Android Hub beserta
strategi untuk memperkenalkan produk tersebut kepada publik.
2. General Manager PT. United Komunikasi Mandiri sebagai penyedia
jasa konsultan public relations karena dianggap dapat mewakili
seluruh kegiatan yang berhubungan dengan praktek public relations
serta pengimplementasian dari strategi public relations yang telah
dijalankan.
3. Jurnalis dari media online dipilih sebagai informan karena dianggap
sebagai pihak eksternal yang dapat memberikan pendapat mengenai
produk Veolo Smart Android Hub secara objektif dari sudut pandang
38
yang berbeda. Alasan lainnya karena dapat mewakili media lainnya
yang juga telah melakukan review produk dan membandingkan
dengan produk lain yang sejenis.
3.3.3
Metode Kepustakaan
Tujuan peneliti melakukan metode kepustakaan adalah mendapatkan
informasi yang dapat dijadikan acuan atau landasan untuk memahami secara
mendalam mengenai permasalahan yang dibahas. Sumber metode kepustakaan
terdiri dari:
1. Riset perpustakaan (library research)
Mencari data atau informasi riset melalui membaca dan mencatat buku-buku
referensi dan bahan-bahan publikasi yang tersedia di perpustakaan yang
berkaitan dengan topik.
2. Dokumentasi
Dokumentasi yang peneliti peroleh dijadikan sebagai data sekunder untuk
menunjang peneliti membahas mengenai permasalahan yang diteliti.
Dokumentasi atau data sekunder ini berupa:
1. Foto dengan narasumber
2. Gambaran produk Veolo Smart Android Hub.
3. Coverage atau berita yang muncul di berbagai media menuliskan
mengenai Veolo Smart Android Hub.
39
3.4
Permasalahan yang Ada
Permasalahan yang timbul dari pengimplementasian strategi public
relations pada produk Veolo Smart Android Hub adalah apakah strategi yang
diterapkan telah berjalan dengan efektif dan pesan yang disampaikan ke publik
telah diterima dengan baik atau kurang. Selain itu, strategi yang telah dijalankan
tersebut tetap memerlukan evaluasi yang dapat dijadikan masukan bagi
penggagas strategi berikutnya untuk membuat yang lebih baik lagi agar tujuan
akhirnya memberikan hasil yang memuaskan, terutama publik dapat menangkap
pesan yang disampaikan dengan jelas. Berdasarkan jurnal karangan Elsye
Rumondang Damanik tahun 2011 (Damanik: 2011), publik yang dimaksud
adalah kategori konsumen yang telah berhasil memecahkan permasalahan akan
kebutuhannya terhadap suatu produk atau jasa yang dianggap akan membuatnya
lebih baik. Publik ini disebut dengan customer.
Strategi public relations dilakukan untuk mendapatkan perhatian dari
publik mengenai Veolo Smart Android Hub, dan tentunya membutuhkan medium
atau saluran yang tepat agar pesan dan tujuan yang ingin disampaikan ke publik
dapat sampai dengan efektif. Berdasarkan jurnal karangan Aryanti Puspokusumo
tahun 2011 (Puspokusumo: 2011) menuliskan bahwa media adalah faktor
penting bagi public relations karena berfungsi sebagai jembatan antara pihak
perusahaan dengan publiknya untuk menyampaikan pesan. Pemilihan media
yang tepat merupakan salah satu faktor yang penting karena harus disesuaikan
dengan target market yang dituju. Hal ini sangat menentukan pandangan publik
terhadap positioning perusahaan tersebut.
40
3.5
Alternatif Pemecahan Masalah
Veolo Smart Android Hub ingin dikenal publik lewat strategi public
relations yang dijalankan lewat press-conference
launching produk dengan
mengundang berbagai media untuk hadir meliput kegiatan tersebut dan
diharapkan dapat menulis pemberitaan yang positif mengenai Veolo Smart
Android Hub. Public relations dianggap efektif untuk memperkenalkan sebuah
produk baru kepada khalayak luas dan dilakukan secara berkelanjutan dan public
relations berperan sebagai komunikator atau penghubung antara publik dengan
PT. Astrindo Starvision sebagai distributor Veolo Smart Android Hub.
Namun, apabila strategi public relations masih dirasa belum cukup
efektif bagi publik untuk mengetahui dan membeli Veolo Smart Android Hub,
upaya lain yang dapat dilakukan adalah melalui kegiatan periklanan. Veolo
Smart Android Hub mengiklankan produknya secara masif agar semua publik
dari berbagai macam kalangan dapat tahu bahwa ada produk inovasi baru yang
hadir bagi masyarakat awam. Dengan melakukan kegiatan periklanan secara
masif, tentunya membutuhkan biaya yang lebih banyak dan harus dijalankan
secara terus-menerus agar publik tetap aware atau tetap mengetahui bahwa
Veolo Smart Android Hub masih tetap ada.