bab 1 pendahuluan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Revolusi industri yang terjadi pada tahun 1750, dengan penemuan mesin uap
telah menggantikan posisi pekerjaan manual dengan mesin, yang memberikan hasil
dramatis. Kemudian dunia bisnis terus mengalami perkembangan yang semakin
kompleks, dengan pencapaian teknologi saat ini, aktivitas bisnis yang menggunakan
teknologi internet telah menggantikan aktivitas bisnis tradisional untuk mendukung
perkembangan suatu bisnis.
Kompleksitas seringkali terjadi dari setiap proses bisnis dan seringkali
masalah persediaan menjadi hal yang begitu berpengaruh terhadap proses bisnis
secara keseluruhan dimana penerapan atau implementasi procurement pada
umumnya yang menggunakan metode manual tidak mampu mendukung proses
bisnis agar lebih efisien, dan efektif bagi perusahaan. Dulu kegiatan procurement
dianggap sebagai bagian yang kurang strategis dan dipandang sebagai kegiatan
administratif semata. Tetapi dewasa ini anggapan tersebut sudah banyak berubah.
Procurement kini semakin dianggap sebagai bagian strategis yang punya potensi
besar untuk menghemat biaya dan menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan.
Keunggulan kompetitif bukan hanya didapat dari perannya dalam mendapatkan
bahan baku dengan harga murah, tetapi juga dalam upaya meningkatkan time to
market (dalam perancangan produk baru), meningkatkan kualitas produk, dan
meningkatkan responsiveness (dengan memilih pemasok-pemasok yang bukan hanya
murah, tetapi juga responsif).
Dalam sebuah organisasi, fleksibilitas infrastruktur TI perusahaan merupakan
kunci penting perusahaan mencapai kesuksesan karena semakin fleksibel
infrastruktur TI perusahaan semakin lancar kinerja karyawan. Dalam dunia bisnis
saat ini, dukungan manajemen puncak merupakan kunci penting bagi perusahaan
untuk mencapai sukses perusahaan, karyawan akan bekerja lebih produktif pada jalan
yang sedang diperhatikan perusahaan. Hal penting berikutnya adalah hubungan
dengan pemasok yang merupakan titik awal suatu perusahaan bisa memproduksi,
karena produsen membutuhkan pasokan bahan baku dari pemasok untuk itu
1
2
hubungan yang baik dengan pemasok dapat menentukan baiknya suatu produk atau
layanan yang akan dihasilkan oleh perusahaan. Dan kinerja merupakan ukuran yang
harus diperhatikan dengan seksama sebagai prestasi dari karyawan sebuah organisasi
atau perusahaan. Dari pengukuran kinerja tentu kita dapat menilai seperti apakah
pencapaian sebuah organisasi. Dengan kinerja yang buruk tentu saja pencapaian
perusahaan juga akan terhambat, demikian sebaliknya. Seperti yang pernah dikatakan
Dessler (2004, p214) dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia bahwa
merekrut dan memilih karyawan yang berpotensi tidaklah menjamin mereka akan
bekerja secara efektif.
Suatu departemen procurement perusahaan berpotensi diaplikasikan banyak
penghematan, tentu sangat didukung oleh kinerja yang baik akan memberikan
kontribusi yang baik pada departemen procurement dan kinerja yang buruk akan
berdampak buruk pada departemen procurement. Oleh sebab itu perhatian terhadap
output kerja dari karyawan adalah hal yang perlu selalu dievaluasi selain itu dengan
mengevaluasi kinerja karyawan tentu saja karyawan dapat mengetahui kekurangankekurangan yang ada.
PT Alkindo Mitraraya didirikan oleh Dr. Hendra Adidarma pada tahun 1989
untuk memproduksi bahan baku berkualitas tinggi dan konsisten untuk penggunaan
rumah tangga. Yang menjadi hal utama, Alkindo juga mengembangkan produkproduk inovatif untuk penjualan pihak ketiga dan menjadi kekuatan yang terus
tumbuh di industri coating global.
Pada PT Alkindo Mitraraya, kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan untuk
memenuhi permintaan produksi dari proyek-proyek dan pelanggan tetap. Sering kali
bahan baku dibutuhkan dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan produksi
dan tingkat pembelian sangat tinggi sehingga pengadaan bahan baku yang dilakukan
dengan tepat dalam hal waktu, biaya dan pemilihan sumber daya akan mencegah
kerugian besar.
Saat ini departemen procurement PT Alkindo Mitraraya bertujuan untuk
mendapatkan bahan baku dengan harga kompetitif, dan menyediakan bahan baku
dengan kualitas yang konsisten dan tepat waktu dengan target keterlambatan 3% dan
off-spec 3%. Tujuan tersebut membutuhkan pemikiran strategis yang besar, dan
kinerja departemen procurement harus meningkat. sedangkan karyawan departemen
procurement masih menggunakan metode manual yang menyita waktu dan biaya
untuk kegiatan administratif, misalnya membuat dokumen-dokumen seara manual,
3
mendistribusikan dokumen melalui fax, mengumpulkan informasi penawarah harga
dari banyak pemasok dan lain-lain.
Fleksibilitas infrastruktur TI menyediakan dasar teknologi untuk menyokong
hubungan yang baik dengan pemasok. Perangkat keras, perangkat lunak, data dan
teknologi penyimpanan serta jaringan ada untuk membantu dalam pertukaran
informasi antara perusahaan dengan pemasok dengan cepat, benar, tepat sasaran,
dapat digunakan dalam berbagai kondisi agar perusahaan dapat mengetahui keadaan
pemasok dan pemasok dapat mengetahui keadaan perusahaan sampai batas
transparansi tertentu yang akan meningkatkan kepercayaan keduanya untuk memiliki
hubungan baik, sehingga pengadaan barang dapat berlangsung dengan lancar.
Selain infrastruktur TI, hubungan baik dengan pemasok berhubungan dengan
dukungan manajemen puncak. Manajemen puncak yang memberikan dukungan
untuk waktu, tenaga kerja dan keuangan untuk mendukung pemasok yang ingin
menjadi partner jangka panjang perusahaan melalui pengembangan pemasok akan
memberikan dampak yang signifikan pada kepercayaan pemasok untuk berhubungan
baik dengan perusahaan.
Hubungan yang baik dengan pemasok adalah bagian penting dari
keberlangsungan kinerja procurement perusahaan. Hubungan dengan pemasok yang
baik memungkinkan ketersediaan bahan baku tepat waktu, yang akan meningkatkan
kinerja procurement perusahaan. Sehingga bagian procurement dapat lebih berfokus
pada aktivitas penting lainnya.
Berbicara tentang kinerja karyawan khususnya kinerja procurement, maka
tidak terlepas juga dari sistem e-procurement. Pengaplikasian proses-proses bisnis
perusahaan dituntut untuk lebih baik dalam menjaga hubungan kerja profesional
dengan pemasok agar produknya dapat terpasok dengan lebih efektif dan efisien.
Salah satu faktor penting dalam menciptakan keunggulan kompetitif ini adalah
dengan mengganti proses bisnis yang lama dengan yang lebih baik, seperti
pembelian produk produksi dan non-produksi (procurement) yang lama diganti
dengan proses yang lebih baik, lebih murah, dan lebih cepat yaitu e-procurement.
Dalam proses procurement tersebut, perusahaan harus dapat memperbaiki kinerja
agar dapat tetap bertahan dan mampu bersaing secara global dengan perusahaan
lainnya. Teknologi yang berkembang di perusahaan ini umumnya bergerak ke
penggunaan internet dalam aplikasi proses bisnis. Teknologi internet ini dapat
4
memberikan informasi bagi perusahaan tanpa batas yang mana dapat dimanfaatkan
perusahaan dalam mempermudah proses bisnis.
Dengan penggunaan e-procurement ini membantu perusahaan untuk
berkembang dan meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyediaan produk. Sistem
e-procurement merupakan sistem enawaran dan pengadaan produk dan jasa secara
elektronik. Seringkali perusahaan membutuhkan suatu produk dalam waktu cepat,
akan tetapi sering terjadi masalah seperti produk yang diinginkan tidak tersedia,
produk yang ada tidak berkualitas, produk yang ada mahal, waktu pengiriman produk
lama dan tidak adanya pemasok yang sesuai. Sistem e-procurement membantu dalam
mengurangi hal tersebut.
e-procurement dapat diaplikasikan kedalam perusahaan karena adanya
kebutuhan akan sistem tersebut, pun sistem tersebut harus didukung oleh fleksibilitas
infrasruktur TI agar dapat diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan
yang dimiliki perusahaan. Tidak cukup bila hanya didukung infrastruktur jika
manajemen tidak memberikan dukungan, baik untuk pelatihan maupun persetujuan
pengaplikasian e-procurement. Dengan adanya e-procurement pada perusahaan
maka akan memberikan pengaruh pada kinerja departemen procurement perusahaan.
Untuk itu PT Alkindo Mitraraya melihat perlunya penerapan e-procurement
untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi dalam proses pengadaan
barang secara konvensional, dan untuk mencapai tujuan strategis departemen
procurement. Dengan e-procurement, maka PT Alkindo Mitraraya dapat lebih
mempercepat pekerjaan administratifnya dan berfokus untuk menjalin hubungan
dengan supplier-supplier potensial. Akan tetapi PT Alkindo Mitraraya masih ragu eprocurement merupakan keputusan tepat untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Untuk mengetahui lebih mendalam mengenai pengaruh-pengaruh seperti
yang telah dijabarkan diatas terhadap kinerja perusahaan, maka dilakukanlah
“Analisis dan Perancangan E-Procurement pada PT Alkindo Mitraraya”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, dapat
diambil perumusan masalah sebagai berikut:
1. Seberapa besar pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI. Dukungan
manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok dan dampaknya
terhadap kinerja departemen procurement secara simultan dan parsial?
5
2. Bagaimana pemanfaatan teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja
sistem procurement?
1.3 Ruang Lingkup
Mengingat luasnya cakupan dalam pembahasan ini, maka penulis akan
memberikan batasan yaitu:
1. Kegiatan analisis dan perancangan sistem e-procurement yang mencakup
proses tender, terdiri dari pemilihan bahan baku dan pemasok, pengiriman
dokumen
tender,
pemilihan
pemenang
tender,
pembuatan
PO,
pengembalian produk cacat atau rusak, serta evaluasi kinerja pemasok.
2. Metode pemilihan pemasok yang diteliti adalah metode tender.
3. Hanya terbatas pada pengadaan bahan baku.
4. Tidak membahas masalah pembayaran, keamanan dan implementasi
sistem.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini yaitu:
1. Untuk mengetahui pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI dan dukungan
manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok secara simultan
dan parsial.
2. Untuk mengetahui pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI. Dukungan
manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok dan dampaknya
terhadap kinerja departemen procurement secara simultan dan parsial.
3. Untuk mengetahui proses procurement saat ini pada PT. Alkindo
Mitraraya guna mengetahui permasalahan yang dimiliki
4. Merancang sistem e-procurement yang sesuai sebagai solusi yang tepat
untuk mengatasi kendala di PT. Alkindo Mitraraya.
1.5 Metode Penelitian
Dalam rangka mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya, metode
yang digunakan terbagi menjadi tiga bagian, yaitu metode pengumpulan data,
analisis, dan perancangan.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam skripsi ini, yaitu:
1. Studi Kepustakaan
Metode ini dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, artikel, dan
situs web yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
6
2. Studi Lapangan
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak
internal perusahaan yang berkepentingan.
Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan dalam skripsi ini
adalah sebagai berikut :
1. Analisis CB SEM dengan metode PLS pengaruh fleksibilitas infrastruktur
TI dan dukungan manajemen puncak
terhadap hubungan dengan
pemasok.
2. Analisis CB SEM dengan metode PLS pengaruh fleksibilitas infrastruktur
TI. Dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok
dan dampaknya terhadap kinerja departemen procurement.
Sedangkan metodologi yang digunakan dalam proses perancangan adalah:
Metode Perancangan dan Analisis Berbasis Objek (OOAD – Object Oriented
Analysis and Design - Satzinger)
1.
Activity Digram.
2.
Use Case Diagram.
3.
Use Case Description.
4.
Sequence Diagram.
5.
Design Class Diagram.
6.
Package Diagram.
7.
Deployment Environment.
8.
User Interface.