BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Bab ini akan menjelaskan

BAB 4
ANALISIS DAN BAHASAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai evaluasi pengendalian internal dari hasil
proses pembelian sesuai dengan prosedur pembelian material dan fungsi dari
pembelian material guna kelancaran produksi yang dijalankan pada PT. PP London
Sumatra Indonesia Tbk. Evaluasi ini dengan menilai apakah kegiatan pembelian
telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh
manajemen. Selain itu, evaluasi juga dilakukan dengan menilai apakah terdapat
pengendalian internal yang cukup baik atas pembelian material. Untuk kelemahan
yang terjadi pada kegiatan operasional perusahaan terkait pembelian, penulis
memberikan saran dan rekomendasi untuk perbaikan kelemahan-kelemahan tersebut.
4.1 Evaluasi Awal
Pembelian material dilakukan secara kredit sekitar 95%, sedangkan
untuk sisanya sebesar 5% dilakukan secara tunai, dan pembelian tunai
dilakukan hanya kepada material yang dibutuhkan dalam jumlah kecil.
Bahan-bahan material dipasok dari beberapa wilayah di Indonesia seperti
Medan, Palembang, Kalimantan, Sulawesi, Jawa, dan Jakarta. Namun ada
beberapa bahan material yang dipasok dari luar negeri seperti Cina,
Singapura, dan Eropa. Barang dipesan oleh bagian user dengan menggunakan
bukti permintaan barang yang diberikan kepada gudang untuk meminta
barang yang diperlukan. Sehingga material yang telah dikirim, akan diterima
terlebih dahulu oleh gudang yang berada di kebun, setelah itu dikirim sesuai
permintaan user.
Anggaran yang biasanya diperlukan untuk pembelian material utama
seperti pupuk yaitu sebesar Rp 64.288.450.361 tiap semester. Ada beberapa
metode pengadaan yang tidak dianggarkan tetapi dilakukan apabila
memenuhi beberapa kriteria seperti berikut:
a. Barang atau jasa bersifat penting tetapi tidak selalu terkait secara
langsung dengan bisnis perusahaan
49
50
b. Pengadaan yang tidak terencanakan sebelumnya (unbudgeted) atau
pengadaan dengan nilai yang melebihi anggaran (overbudget).
c. Tidak memerlukan penanganan awal pada saat kebutuhan pengadaan
terjadi.
Permintaan pengadaan tidak dianggarkan atau melebihi anggaran
yang dibuat atau diinisiasi oleh pengguna terkait. Pengajuan permintaan
pengadaan yang tidak dianggarkan atau melebihi anggaran dilakukan dengan
mengisi Unbudgeted Request Form yang memuat sekurangnya dasar
permintaan keadaan serta dampak terhadap operasional perusahaan.
Permintaan pembelian yang tidak dianggarkan atau melebihi anggaran harus
mendapat verifikasi dan persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang.
Anggaran pembelian yang ada pada Bagian Pembelian dilakukan dengan
menganggarkan per item barang pada periode bulanan, semester, dan
tahunan.
PT. PP London Sumatra Indonesia tbk selalu menjaga hubungan
antara perusahaan dengan beberapa pemasok agar selalu terjalin dengan baik.
Pada Bagian Gudang, perusahaan tidak membagi gudang menjadi beberapa
bagian untuk pemisahan bahan material yang diterima sebagai persediaan
yang ada.
Oleh sebab itu, penulis menyarankan bahwa Bagian Gudang membagi
tempat menjadi beberapa bagian agar mudah dalam penyimpanan dan
mempermudah user dalam pemakaian. Sehingga, material tidak tercampur
dari jenis maupun asal material yang didapat dari dalam maupun luar negeri.
Selain itu, dapat mempermudah pengendalian penyimpanaan persediaan
material.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah :
a) Surat Permintaan Harga Barang (Request for Quotation)
Surat Permintaan Harga Barang atau disebut dengan Request for
Quotation dibuat oleh bagian pengadaan atau procurement dengan tujuan
untuk meminta list harga material yang diinginkan kepada suppliersupplier untuk melakukan perbandingan harga yang ada.
51
b) Surat Penawaran Harga (Quotation)
Surat Penawaran Harga atau Quotation dibuat oleh bagian supplier
ditujukan kepada bagian pengadaan atau procurement dengan tujuan
untuk memberikan list penawaran harga berdasarkan deskripsi barang,
kuantitas, kegunaan barang, kualitas, merk barang, harga barang, dan
jangka waktu pembayaran.
c) Purchase Order
Purchase Order dibuat oleh bagian pengadaan yang ditujukan kepada
supplier untuk mengadakan material yang dimaksud berdasarkan
kesepakatan yang telah dibuat. Informasi yang diberikan pada form
purchase order
yaitu nomer urut tercetak, deskripsi barang, waktu
pengiriman, kuantitas, jangka waktu pembayaran, harga per unit barang,
total harga, nomer purchase order, waktu pembuatan purchase order, dan
lokasi yang membutuhkan.
d) Canvas Sheet
Canvas Sheet dibuat oleh bagian procuremet atau pengadaan yang
digunakan sebagai laporan hasil penawaran dan perbandingan harga dari
beberapa supplier. Sehingga pada canvas sheet sudah dilampirkan
supplier yang terpilih disertai dengan alasan. Pada lampiran ini diberikan
penjelasan mengenai nomer kode, deskripsi barang, merk atau spesifikasi,
kuantitas, harga per unit, total harga, waktu pengiriman, jangka waktu
pembayaran, serta tanda tangan approval dari pimpinan. Aktivitas ini
dilakukan setelah diberikannya Quotation sebelumnya dari supplier.
e) Capital Expenditure / Retail Asset (CERA)
CERA dibuat oleh bagian user, pembuatan dokumen ini bertujuan sebagai
dokumen permintaan barang terutama aset yang diperlukan untuk
produksi kepada Bagian Pembelian. CERA yang ada dilengkapi dengan
berapa unit yang diperlukan, harga, jenis barang, kuantitas, jadwal
pengiriman, alasan kebutuhan material dan total anggaran. Dokumen ini
52
juga harus sudah diotorisasi oleh pihak yang terkait yaitu manager unit,
AMA atau AME, dan Cost Control & Tech Review.
f) Purchase Requisition (PR)
Pada Purchase Requisition memiliki kegunaan dan fungsi yang sama
dengan CERA yaitu sebagai dokumen permintaan barang apa saja yang
diperlukan untuk produksi kepada Bagian Pembelian. Namun Purchase
Requisition ini hanya digunakan ketika melakukan permintaan barang
yang akan habis kurang dari satu tahun seperti misalnya pupuk. Purchase
Requisition ini dilengkapi dengan informasi yaitu nomer Purchase
Requisition, deskripsi barang, tujuan barang, waktu yang dibutuhkan,
kuantitas, harga per item, total harga, dan waktu pengiriman. Purchase
Requisition ini tidak ada approval penandatanganan dengan pimpinan
yang teratas seperti approval yang dilakukan pada CERA, tetapi Purchase
Requisition ini hanya dilakukan approval oleh Bagian General Manager
saja.
g) Surat Jalan
Surat Jalan adalah formulir yang diterima oleh bagian gudang sebagai
bukti bahwa material yang dipesan telah diterima oleh bagian gudang.
h) Invoice
Invoice merupakan tagihan yang diberikan oleh supplier kepada
perusahaan yang berisi dengan nama barang, kualitas, kuantitas, harga,
total harga dan jangka waktu pembayaran.
i) Bukti Permintaan Barang
Bukti permintaan barang digunakan sebagai bukti pengeluaran barang di
gudang atas permintaan barang yang diperlukan. Bukti Permintaan
Barang memiliki kegunaan fungsi dokumen yang sama dengan Purchase
Order.
53
4.2 Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Pembelian
Pengendalian Internal sangat penting dilakukan oleh perusahaan terutama
untuk melancarkan operasi dan efisiensi perusahaan. Kegiatan operasional akan
tetap lancar pada kapasitas yang maksimal dan kemajuan-kemajuan dalam
penjualan maupun pembelian yang selalu diimbangi oleh pelayanan yang
mendukung. Dengan adanya pengendalian internal yang dilakukan setiap
periodik, maka akan didapat evaluasi kelemahan-kelemahan dan adanya
perbaikan yang diperlukan. Dari penelitian ini, akan didapat pemahaman
mengenai pengendalian internal perusahaan, penulis akan menggunakan
wawancara terkait dengan pengendalian internal terhadap fungsi dan prosedur
pembelian dan pembuatan Flow Chart
yang dibuat berdasarkan hasil
wawancara.
Selain melakukan wawancara, juga didapat dari dokumentasi dengan
mempelajari tahap-tahap prosedur pembelian material dengan dokumendokumen pendukung yang digunakan oleh bagian fungsi pembelian dan gudang.
Penelitian juga didukung dengan melakukan pengamatan aktivitas permintaan
pembelian material dengan beberapa supplier. Dari hasil beberapa kegiatan
penelitian yang dilakukan, terdapat hal-hal positif yang menunjukkan bahwa
pengendalian internal perusahaan telah berjalan dengan cukup baik, yaitu :
1. Tugas dan tanggung jawab telah dijalankan sesuai dengan struktur organisasi
yang ada pada perusahaan. Semua kegiatan dan aktivitas yang dijalankan
telah terlampir pada kebijakan dan prosedur secara tertulis yang ada pada
SOP (Standar Operasi Prosedur). Karena petunjuk-petunjuk pelaksanaan
yang ada, merupakan pelengkap yang harus selalu mengacu dan tunduk pada
pedoman kebijakan pengadaan yang berlaku.
2. Manajemen telah membuat target jangka panjang agar tujuan perusahaan
tercapai sesuai dengan penyusunan rencana yang dibuat di awal. Visi dan
Misi perusahaan merupakan tujuan dasar perusahaan yang diterjemahkan ke
dalam beberapa strategi. Strategi perusahaan kemudian disesuaikan dan
diterjemahkan ke dalam strategi pada masing-masing departemen yang juga
mencakup tujuan dari fungsi departemen tersebut. Keberhasilan dari kaitan
antara strategi departemen dan strategi serta visi atau misi perusahaan
54
bergantung pada dikembangkannya proses
bisnis
yang mendukung
keterkaitan tersebut serta memberikan nilai tambah. Terutama pada strategi
pengadaan yang bersifat jangka panjang telah diformulasikan ke dalam
beberapa aspek yang memiliki tujuan tiap aspeknya, yaitu aspek keuangan,
aspek pelanggan, aspek proses internal, aspek pengembangan komunitas
sekitar, dan aspek pengembangan dan pertumbuhan kompetensi.
3. Selain membuat target jangka panjang, setiap akhir periode dilakukan
evaluasi terhadap target yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk
mengetahui hambatan-hambatan dalam pencapaian target perusahaan, serta
upaya dalam pencapaian target tersebut. Sehingga operasional yang berjalan
pada perusahaan dapat terus meningkat dan memberi keuntungan kepada
perusahaan.
Tabel 4.1 Penyusunan Rencana Pengadaan
Sourcing
Critical
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Code
Product
Jumlah
Nilai
Jumlah
Nilai
Jumlah
Nilai
Category
Kebutuhan
Pengadaan
Kebutuhan
Pengadaan
Kebutuhan
Pengadaan
A01
Material
100
xxx
50
xxx
55
xxx
A02
Material
80
xxx
75
xxx
80
xxx
4. Prosedur permintaan barang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup
baik, bagian pengadaan perlu mempersiapkan Purchase Order, dengan syarat
bahwa harus dilampirkan Surat Permintaan Barang atau yang dinamakan
CERA. Karena, Surat Permintaan Barang dijadikan sebagai bukti bahwa
bagian pembelian atau pengadaan pernah melakukan permintaan barang dan
sesuai dengan yang tertera di PO (Purchase Order). Surat Permintaan Barang
dikeluarkan ketika terdapat permintaan barang dari bagian User, yang
sebelumnya dilakukan pengecekan terlebih dahulu ke bagian Gudang. Jika
persediaan tidak ada maka dibuatlah Surat Permintaan Barang atau CERA
oleh Bagian User dengan dua lampiran.
Lampiran 1 : diberikan kepada bagian Procurement untuk permintaan barang
Lampiran 2 : disimpan oleh bagian User sebagai arsip
55
Informasi yang diberikan pada Surat Permintaan Barang telah cukup baik,
berisi Spesifikasi jenis barang yang dipesan, kualitas barang, dan kuantitas
barang yang dibutuhkan. Surat Permintaan Barang dilengkapi dengan
otorisasi oleh pihak yang terkait untuk mencegah kecurangan dan agar
terdapat penanggung jawaban jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
5. Pengajuan pemesanan material dibuat dengan mempertimbangkan purchase
order dan jumlah persediaan material. Perusahaan ini menggunakan Job
Order dalam sistem pembeliannya yaitu melakukan pembelian jika ada
pesanan atau dapat dijelaskan secara detail yaitu perusahaan melakukan
pemesanan material ketika perusahaan menerima order terlebih dahulu dari
user
sehingga
meminimalkan
pembelian
material
lebih
dan
juga
meminimalkan biaya atas peyimpanan material digudang. Sehingga, jika
persediaan material masih memiliki kuantitas yang lebih, maka tidak perlu
dilakukan pembelian bahan material yang baru. Perusahaan menghindari
beberapa risiko dalam pemesanan material, karena jika persediaan material
yang disimpan oleh Gudang mengalami kelebihan, dapat menimbulkan
penambahan beban modal kerja. Sedangkan, apabila terjadi kekurangan
persediaan dapat mengakibatkan hambatan terhadap proses produksi yang
berdampak pada hilangnya kesempatan memperoleh pendapatan perusahaan.
Perusahaan menerapkan sistem seperti ini dikarenakan nilai dari sebuah
project cukup besar sehingga apabila melakukan pembelian diluar project
akan mengkawatirkan keuangan perusahaan.
6. Dalam pelaksaan kegiatan pembelian, bagian pembelian atau pengadaan telah
melakukan dengan baik secara prosedural. Bagian pembelian memiliki daftar
harga yang berlaku dari pemasok. Daftar harga dapat diberikan setelah bagian
pembelian memberikan Request for Quotation (RFQ) yaitu form permintaan
harga barang kepada supplier, lalu supplier memberikan Quotation yang
berisi daftar penawaran harga material yang dibutuhkan. Dari beberapa harga
yang diberikan, bagian pembelian akan melakukan perbadingan harga dengan
menggunakan form perbandingan harga atau yang disebut dengan Canvas
Sheet. Sehingga dapat memudahkan Bagian Pembelian dalam melakukan
56
perbandingan dan penawaran yang disertai dengan alasan terpilihnya supplier
yang terpilih.
7. Untuk mendapatkan material yang berkualitas dengan harga yang terjangkau,
bagian pembelian memiliki arsip sendiri mengenai prestasi supplier untuk
dijadikan pedoman dalam memilih supplier dan selalu melakukan refresh
pada supplier yang baru dengan melihat apakah supplier memiliki kualitas
barang yang baik dengan harga yang minimal. Kecuali untuk pembelian
minyak yang selalu diambil langsung pada satu supplier tetap. Hal ini
ditujukan agar mempermudah Bagian Pembelian dalam melakukan
pengendalian supplier dan mempermudah Bagian Pembelian dalam memilih
supplier yang terbaik untuk keberlangsungan operasional perusahaan.
8. Karena perusahaan memiliki banyak supplier material, namun perusahaan
selalu berusaha untuk mencari informasi untuk mendapatkan supplier yang
baru. Material yang digunakan oleh perusahaan terkadang berbeda dan tidak
semua supplier yang dimiliki perusahaan dapat menyediakan material yang
dimaksud. Sehingga pembelian melakukan pencarian kepada supplier yang
ada di luar dari supplier yang terdaftar. Hal ini juga dikarenakan untuk
perbandingan harga, jika pada supplier baru memiliki harga yang cukup
terjangkau, maka pembelian langsung memakai supplier baru tersebut dan
menjadikannya sebagai supplier pada daftar arsip supplier yang telah ada
sebelumnya. Tetapi, dalam pemilihan supplier tersebut, perusahaan juga
menggunakan sistem kontrak, sehingga tidak diperlukan lagi dengan
melakukan negosiasi harga. Sistem kontrak yang dimaksud adalah ada
supplier yang telah memiliki kontrak selama satu tahun, sehingga ketika
terdapat pemesanan pembelian, perusahaan dapat menggunakan harga yang
tercantum pada kontrak, dan tidak melakukan penawaran lagi. Hal ini terjadi
ketika tidak ada perubahan pada harga yang ada pada kontrak. Jika harga
sewaktu-waktu berubah dan mengalami kenaikan, maka Bagian Pembelian
perlu melakukan perbandingan dan penawaran harga untuk mencari supplier
yang lebih baik lagi.
57
9. Bagian Pembelian membuat Surat Penawaran Harga yang bertujuan untuk
mengumpulkan informasi harga dari para pemasok. Surat Penawaran Harga
digunakan untuk mengetahui harga yang diberikan oleh supplier sehingga
Bagian pembelian dapat melakukan perbandingan dan memutuskan supplier
yang akan menyediakan material berdasarkan harga yang ditawarkan.
10. Bagian Pembelian membuat laporan perbandingan harga antar supplier yang
dinamakan Canvas Sheet.
11. Form permintaan pembelian (Purchase Order) telah memberikan informasi
mengenai material yang akan dipesan yaitu Description (jenis barang yang
dipesan), tanggal pengiriman barang, harga satuan, jumlah rupiah, kuantitas,
dan kualitas barang. Hal ini diperlukan agar material yang dikirim sesuai
dengan pemesanan yang dilakukan oleh Bagian Pembelian. Purchase Order
dilengkapi dengan PO number untuk memudahkan dalam pencatatan
pengarsipan dan untuk menghindari terjadinya kecurangan dalam pencatatan
ganda, penyalahgunaan dokumen serta mempermudah dalam penelusuran
jika terjadi kesalahan.
12. Dalam prosedur pembelian, syarat penawaran dari supplier mengenai
pengangkutan dan jangka waktu pengiriman harus dipertimbangkan dengan
baik. Karena jika perusahaan membutuhkan material dalam waktu dekat,
bagian pembelian akan lebih cermat dalam memilih supplier yang siap untuk
memberikan kebutuhan perusahaan tepat pada waktunya dan kemungkinan
perusahaan harus mencari supplier yang siap untuk dikirim atau ready stock.
13. Dalam pemilihan supplier, sewaktu-waktu Bagian Pembelian mencoba untuk
memusatkan pembelian pada perusahaan tertentu untuk mendapatkan diskon
kuantitas. Hal ini terjadi jika seperti contohnya Bagian Pembelian membeli
barang pada supplier A secara terus menerus, dikarenakan supplier A
merupakan distributor dari barang tersebut. Jika barang tidak tersedia pada
supplier tersebut maka Bagian Pembelian mencari barang tersebut pada
supplier lain. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa Bagian Pembelian bukan
hanya fokus pada satu perusahaan atau supplier tertentu untuk mendapatkan
58
diskon kuantitas. Perusahaan lebih terbuka dengan supplier manapun ketika
supplier utama tidak dapat menyediakan barang yang dipesan oleh Bagian
Pembelian. Sehingga Bagian Pembelian dapat menerima supplier baru, tetapi
juga harus dilihat bagaimana harga dan kualitas barang pada supplier baru
diluar daftar list supplier yang sudah ada. Hal ini juga bertujuan agar
memberikan kesempatan kepada supplier lain, dan tidak stuck pada satu
perusahaan atau supplier tertentu saja dengan kata lain agar dapat
berkembang.
14. Fungsi pembelian dan fungsi gudang memiliki tugas dan fungsi yang
terpisah. Fungsi pembelian dilakukan oleh Bagian Pembelian, yang memiliki
tugas untuk mencari supplier yang akan menyediakan bahan material,
melakukan penawaran harga, mem follow up supplier, dan melakukan
pemesanan pembelian. Sedangkan Fungsi Gudang untuk melakukan
penyimpanan bahan material yang telah dilakukan pembelian oleh Bagian
Pembelian, lalu disimpan di Bagian Gudang. Pemisahan tugas ini bertujuan
untuk menghindari kecurangan dalam kedua fungsi tersebut dan menghindari
adanya penyalahgunaan wewenang.
15. Bagian Pembelian membuat laporan pembelian secara bulanan. Laporan
bulanan merupakan laporan ikhtisar pelaksanaan operasi perusahaan dalam
jangka waktu satu bulan. Jadi setiap bulan diterbitkan satu laporan yang
menginformasikan hasil yang telah dicapai perusahaan pada bulan tersebut.
Bagian pembelian membuat laporan bulanan agar dapat mengontrol dan
menghindari biaya-biaya yang timbul atas kelebihan persediaan (Cost of Over
Supply) maupun yang timbul atas kekurangan persediaan (Cost of Stock Out).
Selain itu untuk mengendalikan hal-hal yang kemungkinan terjadi seperti
adanya jumlah pengadaan barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi
pengguna maupun jumlah barang yang terlambat penerimaannya dan
kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi lainnya.
16. Material yang datang atas permintaan user, telah dicocokan terlebih dahulu
antara Surat Jalan dengan Purchase Order. Karena untuk memastikan bahwa
material yang datang dan diterima telah sesuai dengan kuantitas permintaan
59
yang tertera pada Purchse Order, sehingga tidak ada kekurangan maupun
kelebihan material yang akan menyebabkan pengendalian persediaannya
menjadi rusak. Material yang dikirim pun telah sesuai dengan kualitas yang
diinginkan oleh user. Sehingga dapat meminimalisasikan kemungkinan
terjadinya kerusakan pada material saat diterima oleh User.
17. Material yang diterima oleh Bagian User sebagian besar dapat digunakan
untuk proses produksi, karena permintaan pembelian pun sesuai dengan
kebutuhan yang dibutuhkan oleh User dengan kualitas terbaik, kecuali
material yang sudah rusak maupun usang.
18. Pada saat Bagian Produksi atau User melakukan permintaan pembelian
material, hal tersebut dilengkapi dengan dokumen tertulis yang dinamakan
Bukti Permintaan Barang memiliki kesamaan fungsi dokumen dengan
Purchase Order, yang berisi informasi mengenai tanggal permintaan, nomer
urut tercetak, jenis barang yang diinginkan, dan kuantitas barang. Dokumen
tersebut diberikan setelah mendapat otorisasi dari pihak terkait yaitu AMA
(Area Manager Agronomy) untuk Perkebunan dan AME (Area Manager
Engineering) untuk Pabrik.
19. Untuk menghindari adanya kecurangan maupun penyalahgunaan wewenang,
diperlukan adanya pengawasan secara efektif dalam pos penjagaan untuk
mengawasi arus keluar masuk material, yang biasanya diawasi oleh Bagian
Gudang itu sendiri yang ada di pabrik dan kebun maupun Bagian Managing
Director Human Resource & General Services (MDHRGS) yang memiliki
tanggung jawab tersebut.
Pengendalian Internal pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk
juga terindikasi adanya beberapa masalah, yaitu :
1. Supplier tidak mensupply barang sesuai dengan waktu penerimaan
Ketika Bagian Pembelian melakukan permintaan pembelian atas barang
material yang dibutuhkan kepada supplier. Dengan waktu penerimaan
yang telah ditentukan sebelumnya, dan waktu pengiriman juga telah
dicatat pada Purchase Order. Tetapi terkadang ada supplier yang tidak
60
mensupply barang sesuai dengan waktu penerimaan yang telah
ditentukan, sehingga mengakibatkan pengiriman yang lebih lama atau
disebut juga dengan outstanding.
Biasanya barang terjadi outstanding dalam pengirimannya
dikarenakan barang yang dibutuhkan sedang langka dan sulit didapat
dalam waktu yang dekat. Dan juga disebabkan karena ada hal-hal yang
tidak terduga pada saaat pengiriman seperti kecelakaan sehingga barang
yang dibutuhkan rusak atau hancur maka akan terjadi keterlambatan pada
saat pengiriman barang. Ketika barang yang seharusnya dapat dipesan,
tetapi supplier tidak bisa memberikan permintaan tersebut atau barang
sudah tidak bisa dipakai maka diperlukannya revisi pada Purchase Order.
Perusahaan sebaiknya harus memonitoring kepada supplier
dengan cara mengkonfrmasi untuk waktu pengiriman yang akan
dilakukan, jika ternyata supplier mengatakan bahwa barang yang
dibutuhkan sulit didapat atau langka, maka Bagian Pembelian harus
segera mencari supplier baru yang dapat memenuhi kebutuhan dari
perusahaan. Resikonya adalah pengiriman barang akan outstanding dan
lebih lama dalam waktu penerimaan nya, tetapi Bagian Pembelian juga
harus tetap mengontrol dalam setiap aspek, dari kualitas, harga, kuantitas,
dan waktu penerimaannya. Agar dapat memenuhi permintaan dengan baik
dan permasalahan sebelumnya tidak terulang kembali.
2. Keterlambatan penerimaan material yang dikirim
Sama hal nya dengan permasalahan yang diatas, bahwa barang yang
telah dipesan bisa mengalami keterlambatan penerimaan material pada
proses pengiriman. Hal ini biasanya disebabkan oleh faktor kelangkaan
barang, tidak adanya transportasi untuk melakukan pengiriman, tidak
adanya kontrol dari supplier terhadap waktu pengiriman yang telah
ditentukan.
Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya tetap harus mengontrol kepada
supplier atas pengiriman barang tersebut. Karena jika penerimaan
material
mengalami
keterlambatan,
akan
mengganggu
kegiatan
operasional terutama proses produksi. Ketika terdapat permasalahan ini,
perusahaan harus memberikan surat teguran kepada supplier agar tidak
61
ada keterlambatan dalam proses pengiriman ketika perusahaan melakukan
pemesenan pembelian pada supplier yang. sama dan pada periode yang
berbeda.
Tabel 4.2 Monitoring Pupuk (per semester)
UREA
Estate
Qty
Sche
dule
PO
Supplier
Delivery
Sisa
Delive
ry(%)
Ket
SUMUT
REGION LIMA PULUH
450160
Gunung
1
Malayu
187.650
Sept
Estate
(GME)
187.700
Sept
Rumbiya
Bah Lias
3
Estate
(BLE)
Dolok
4
Estate
(DLE)
Sibulan
5
50.200
Sept
Estate
(SRE)
Estate
(SBE)
50.250
Sept
Bulian
167.900
167.900
Sept
Sept
Bumi Tani
8875
Subur
2.670
99%
Selesai
186.650
1.050
99%
Selesai
8906
Goautama
520
99%
Selesai
450160
Bumi Tani
8892
Subur
100%
Selesai
49.680
50.250
8744
Goautama
450160
Bumi Tani
8714
Subur
165.710
2.190
99%
Selesai
167.452
448
100%
Selesai
78.230
1.220
98%
Selesai
450160
79.450
79.500
Sept
Sept
8783
Goautama
450160
Bumi Tani
8773
Subur
78.730
770
99%
Selesai
8806
Goautama
23.290
410
98%
Selesai
450160
Bumi Tani
8802
Subur
23.350
350
99%
Selesai
8826
Goautama
50.610
640
99%
Selesai
450160
Bumi Tani
8820
Subur
51.250
-
100%
selesai
450160
23.700
23.700
Sept
Sept
450160
51.250
Sept
Estate
(BBE)
450160
184.980
450160
Bah
6
Goautama
450160
Sei
2
8881
51.250
Sept
62
3. Perputaran karyawan yang terlalu tinggi
Setiap organisasi mempunyai tujuan yang akan dicapai melalui
penggunaan sumber daya yang dimiliki. Salah satu tujuan yang akan
dicapai oleh organisasi adalah kinerja yang tinggi tetapi juga efisien.
Kinerja yang diperoleh suatu organisasi berhubungan dengan faktor
sumber daya manusia (tenaga kerja) yang ada dalam organisasi, karena
tenaga kerja merupakan faktor penentu dalam pencapaian kinerja tersebut,
dan yang menggerakkan berbagai peralatan-peralatan yang beroperasi
dalam suatu organisasi.
Pencapaian produktivitas kerja berhubungan dengan stabilitas
kerja dalam suatu organisasi, dan stabilitas kerja tersebut dipengaruhi
oleh keluar masuknya karyawan (perputaran karyawan) dalam organisasi.
Sebagai mahluk hidup, karyawan mempunyai keterbatasan, baik fisik
maupun kemampuan. Oleh karena itu, karyawan dalam suatu organisasi
pada
suatu
saat
akan
mengalami
perputaran
karena
pensiun,
mengundurkan diri atau dikeluarkan oleh organisasi. Adanya karyawan
yang pensiun, mengundurkan diri atau yang dikeluarkan organisasi,
menyebabkan organisasi harus mencari pengganti karyawan tersebut.
Adanya pergantian atau perputaran karyawan dalam suatu
organisasi akan mempengaruhi stabilitas kerja karyawan, karena
karyawan juga mempunyai hubungan dengan sesama karyawan. Dengan
adanya pergantian, karyawan akan memulai hubungan baru lagi dengan
karyawan yang baru, demikian juga dalam hal pelaksanaan kerja,
karyawan yang baru membutuhkan waktu untuk mengetahui proses
pekerjaan dalam organisasi sehingga mampu mengikuti karyawan lama
lainnya.
Hal ini terkadang dapat mengganggu aktivitas kerja pada
perusahaan, karena karyawan baru tidak mengetahui detail job desk nya,
dan memerlukan bantuan karyawan yang sudah lama bekerja pada
perusahaan.
Pada perusahaan ini perputaran karyawan dengan posisi staff
memiliki perputaran dengan waktu kerja 6 bulan dan untuk posisi non
staff dengan waktu kerja 2 sampai dengan 3 bulan lalu memutuskan untuk
keluar. Menurut pendapat karyawan yang berada di perusahaan ini,
63
perputaran karyawan yang relatif cukup tinggi ini terjadi dikarenakan
ketidakpuasan gaji yang didapat, seperti misalnya gaji terlalu rendah,
kondisi lingkungan kantor yang tidak nyaman dan atasan atau pimpinan
yang membuat bawahannya tidak memiliki suasana yang kondusif.
Perekrutan karyawan baru pun dilakukan dilihat dari ketergantungan
kebutuhan dari pimpinan. Perusahaan akan mendapatkan karyawan baru
dengan periode 1 hingga 2 bulan kemudian setelah karyawan lama
memutuskan untuk keluar.
Oleh sebab itu, perusahaan telah memberikan training untuk
karyawan baru, agar karyawan baru tersebut dapat mengetahui secara
detil apa saja yang harus dikerjakan, dan bekerja secara efektif sesuai
dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Training juga tidak hanya dilakukan oleh karyawan baru, tetapi
perusahaan juga menetapkan bahwa training dapat dilakukan untuk
karyawan lama, agar dapat meningkatkan produktivitas para karyawan.
Selain itu, pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk ada yang
dinamakan masa percobaan untuk karyawan baru bergabung didalamnya,
dan biasanya masa percobaan dilakukan selama 3 bulan atau selama
waktu yang ditentukan oleh pimpinan. Hal ini bertujuan untuk
mengetahui apakah karyawan yang bergabung oleh perusahaan memiliki
kinerja yang cukup baik dan memiliki visi misi yang sama oleh
perusahaan.
4. Tidak adanya pemisahan tugas antara Bagian Penerimaan dan Bagian
Gudang
Pada fungsi pembelian material ini, material akan dikirimkan oleh
pihak supplier. Namun ketika supplier telah mengirimkan barang sesuai
dengan pesanan pembelian, material yang dikirim akan diterima oleh
Bagian Penerimaan, dimana Bagian Penerimaan juga sebagai fungsi yang
menyimpan persediaan setelah dilakukan adanya pengiriman yaitu
melakukan tugas sebagai Fungsi Bagian Gudang.
Bagian gudang bertugas sebagai penerima barang yang dikirimkan
oleh supplier dan juga bertugas sebagai penyimpanan barang hal ini
dikarenakan perusahaan belum memiliki bagian penerimaan. Hal ini dapat
64
menyebabkan
terjadi
penyalahgunaan
wewenang
yang
dapat
mengakibatkan terjadi kecurangan karena bagian penerimaan dan
penyimpanan ditangani oleh bagian gudang. Sehingga, Bagian Gudang
juga merangkap tugas sebagai Bagian Penerimaan.
Perusahaan beranggapan tidak perlu adanya bagian penerimaan
material karena bagian gudang bisa menjalani tugas sebagai bagian
penerimaan dan juga karena perusahaan beranggapan apabila harus
membuat bagian penerimaan yang terpisah dari bagian gudang akan
menambah biaya operasional perusahaan. Melainkan dengan adanya
bagian penerimaan akan meminimalkan terjadi kecurangan dalam
penyimpanan material sehingga dapat melindungi asset perusahaan.
Seperti yang diketahui bahwa kriteria dari pengendalian internal yaitu :
a) Keandalan pelaporan keuangan
b) Efektivitas dan efisiensi operasi
c) Keputusan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Dengan menetapkan serta menerapkan pengendalian internal maka
perusahaan mampu mencapai tujuan dan meminimalkan resiko.
Pengendalian Internal dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan, mencegah terjadinya
kecurangan dan menghindari adanya penyalah gunaan wewenang. Seperti
contohnya dengan adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar
unit organisasi.
Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya memisahkan tugas antara
Bagian Penerimaan dan Bagian Gudang. Karena, jika tidak adanya
pemisahan tugas rentan akan adanya kecurangan yang terjadi didalamnya,
penyalahgunaan wewenang, dan kemungkinan risiko yang tidak terduga.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian penerimaan
dan bagian gudang yang terpisah agar perusahaan dapat melindungi bahan
material dari kecurangan. Tetapi, jika perusahaan tidak ingin adanya
pemisahan antara 2 bagian tersebut dikarenakan perusahaan harus
mengeluarkan biaya yang lebih untuk pengerekrutan untuk bagian yang
baru, maka penulis menyarankan untuk diberlakukannya compensating
65
controls atau pengendalian kompensatif yaitu salah satu jenis sistem
pengendalian
manajemen
pengendalian
karena
yang
dimaksudkan
terabaikannya
suatu
untuk
aktivitas
memperkuat
pengendalian.
Pengawasan langsung pemiliki usaha terhadap kegiatan pegawainya pada
usaha kecil, karena ketidak adanya pemisahan fungsi.
5. Perusahaan belum memiliki prosedur pembelian secara tertulis
Perusahaan memang memiliki prosedur pembelian yang sangat baik,
namun perusahaan belum memiliki prosedur pembelian secara tertulis.
Kegiatan pembelian perusahaan dapat menjadi kurang efektif dan internal
control menjadi lemah karena tidak adanya prosedur yang jelas secara
tertulis. Perusahaan menganggap tidak perlu membuat flow chart dan
prosedur pembelian secara tertulis karena prosedur yang ada telah
berjalan dengan cukup baik selama ini. Dengan prosedur pembelian yang
disampaikan secara lisan, perusahaan beranggapan bahwa tidak terdapat
masalah dan mudah untuk disampaikan kepada staff pembelian yang
terkait, tetapi dapat dikhawatirkan juga akan terjadi penyimpangan antara
prosedur yang ditetapkan dengan kegiatan operasional yang dilakukan.
Perusahaan juga tidak memiliki flow chart dari setiap prosedur yang
terkait dengan proses pembelian. Perusahaan hanya memiliki flow chart
untuk internal dari Bagian User kepada Bagian Procurement, tetapi tidak
memiliki flow chart untuk penjelasan yang detail dari pada saat
pemesanan hingga pembayaran. Prosedur pembelian sebaiknya dibuatkan
flow chart
dan dibuatkan penjelasannya secara tertulis, agar lebih
memperjelas tugas dari setiap fungsi yang terkait di dalam dan membantu
perusahaan menjalankan kegiatan pembelian.
Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya membuat flow chart serta
membuat prosedur secara tertulis, agar kegiatan operasional perusahaan
dapat terkontrol dengan baik.
66
4.3 Evaluasi Pengendalian Internal menurut COSO
4.3.1 Lingkungan Pengendalian
4.3.1.1 Integritas dan Nilai Etika
Pada perusahaan PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk ini integritas
dan nilai etika yang ada sudah berjalan dengan baik. Karena setiap pekerja
telah diberikan orientasi dari awal mengenai peraturan tata tertib dan
kedisiplinan kerja yang tercantum pada SOP (Standar Operasional Prosedur)
perusahaan, terutama dalam kebijakan dan azas berperilaku dan bertindak
ketika didalam maupun diluar kerja dengan membawa nilai kerja perusahaan
yaitu memiliki integritas (integrity) dengan mampu bertindak jujur dan
bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang kemungkinan akan terjadi di
dalam perusahaan, baik pada segi positif maupun negatif, memiliki kerja
sama (teamwork) yang tercipta antar pekerja baik sikap saling menghormati
antara pimpinan dan karyawan, tetapi juga peduli antar karyawan, pada
perusahaan ini pimpinan berkenan ikut andil dan membantu karyawan atau
bawahannya jika mengalami kesulitan, dan pimpinan tersebut tidak malu jika
karyawan atau bawahannya memberikan saran ketika terdapat kesalahan yang
dilakukan oleh pimpinan perusahaan, dan nilai kerja perusahaan yang terakhir
yaitu unggul (excellence), mampu menerapkan pola kedisiplinan dan bersedia
untuk melakukan perbaikan secara terus menerus.
Didalam sebuah perusahaan, integritas dan nilai etika merupakan
faktor yang penting dalam mempengaruhi lingkungan pengendalian. Hal ini
sesuai dengan yang tercantum pada unsur dari komponen pengendalian
internal COSO, integritas dan nilai etika yaitu semua personel dalam
organisasi dari bawahan sampai manajemen puncak mempraktikkan standar
yang tinggi dari perilaku etis.
Untuk meningkatkan integritas dan nilai etika, manajemen perusahaan
juga perlu mempertimbangkan tingkat kompetensi yang terdiri dari
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan dari tiap bidang pekerjaan yang
dimiliki oleh karyawan pada saat penerimaan karyawan berlangsung, karna
perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam perekrutan tenaga kerja yang
jelas mengutamakan kompetensi dan keahlian serta kemampuan seseorang,
67
dan dalam jangka panjang, manajemen perusahaan telah menjalankan
komitmen terhadap pengembangan dan peningkatan kompetensi karyawan
dengan mengikuti training dan workshop. Sehingga jika karyawan memiliki
kinerja yang meningkat pada saat pengevaluasian terhadap kinerja karyawan,
perusahaan memberikan benefit yaitu promosi jabatan berdasarkan periodical
performance yang dilaksanakan selain secara berkala dan sistematis, tetap
juga review yang telah dilaksanakan dengan seksama sehingga menghasilkan
kesimpulan yang maksimal.
Orientasi terhadap kebijakan dan prosedur yang dimiliki oleh
perusahaan terhadap karyawan, baik atasan maupun bawahan sangat
diperlukan. Pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk ini, kebijakan dan
prosedur telah dimiliki secara tertulis dan diimplementasikan dengan baik
oleh seluruh karyawan. Pengawasan juga dilakukan oleh Managing Director
Human Resources & General Services (MDHRGS) guna memastikan bahwa
kebijakan dan prosedur yang dilakukan telah sesuai dengan kebijakan dan
prosedur yang tertulis, tidak hanya itu tetapi juga laporan yang telah dibuat
akan disetujui oleh pihak Dewan Direksi. Pada perusahaan ini, juga terdapat
coffee break time yang dilakukan oleh karyawan, tetapi kebijakan ini tidak
terdapat di prosedur kebijakan perusahaan, tetapi kegiatan ini dilakukan tetap
dengan pengawasan atasan, untuk menghindari terjadinya hal-hal yang
berkaitan mengenai pelanggaran peraturan perusahaan.
Perusahaan juga telah melakukan penerapan tindakan disiplin kerja
yang dijalankan terhadap karyawan ketika melakukan pelanggaran tata tertib
kerja, maupun kebijakan dan peraturan kerja. Tetapi, perusahaan belum
memiliki sanksi keterlambatan mulai bekerja kembali setelah jam istirahat
maupun sanksi melakukan aktivitas lain didalam jam kerja, hal ini dapat
mengakibatkan
keterlambatan
atau
mengganggu
proses
operasional
perusahaan.
Terhadap
kelemahan
pengendalian
internal
tersebut
penulis
menyarankan manajemen harus memberikan sanksi yang tegas dan juga
manajemen harus melakukan pengawasan yang lebih ketat disaat jam
istirahat, lalu memberikan teguran kepada karyawan yang bersangkutan, tidak
hanya itu, tetapi juga teguran terhadap karyawan yang melakukan aktivitas
68
lain di dalam jam kerja dengan alasan yang jelas, agar tercipta disiplin kerja
yang lebih baik.
4.3.1.2 Komitmen terhadap Kompetensi
Dalam pengrekrutan karyawan, manajemen sangat memperhatikan
sekali kompetensi karyawan terhadap pekerjaannya dengan melihat
kemampuan dan keahlian yang mendukung dalam melakukan tanggung
jawab dari suatu jabatan yang telah tertulis pada prosedur dan kebijakan atas
tugas dan tanggung jawabnya. Dalam menjalankan suatu perusahaan atau
instansi merupakan pekerjaan kelompok (team) dan bukan merupakan
pekerjaan yang dikerjakan secara individu, maka dibutuhkan adanya
komitmen organisasi yang dapat menimbulkan perilaku yang positif bagi
karyawan.
Hal ini sesuai dengan unsur dari komponen pengendalian internal
COSO, komitmen terhadap kompetensi yaitu mencakup pertimbangan
manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran
dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk
mengembangkan kompetensi tersebut.
Sumber daya manusia menjadi aset yang harus ditingkatkan efisiensi
dan produktifitasnya. Untuk mencapai hal tersebut, maka perusahaan harus
mampu menciptakan kondisi yang dapat mendorong dan memungkinkan
karyawan untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan serta
ketrampilan yang dimiliki secara optimal. Salah satu upaya yang dapat
ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan kondisi tersebut adalah dengan
memberikan motivasi kepada karyawannya. Selain itu, untuk kepentingan
jangka panjang perusahaan, manajemen melakukan komitmen terhadap
pengembangan dan peningkatan kompetensi karyawan dengan memberikan
pelatihan (training) dan workshop.
Dengan adanya kesesuaian komitmen terhadap kompetensi yang
diterapkan pada perusahaan dengan kompetensi yang ada di dalam unsur
komponen pengendalian internal COSO maka penulis menyimpulkan bahwa
komitmen perusahaan terhadap kompetensi sangat baik karena perusahaan
69
menetapkan komitmen perusahaan terhadap kompetensi dan melakukan
pengembangan atas kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
4.3.1.3 Dewan Direksi dan Komite Audit
Perusahaan mempunyai dewan direksi yang bertanggung jawab pada
pengelolaan Perseroan sehari-hari di bawah pengawasan Dewan Komisaris
(Board of Commisioner). Tanggung jawab Direksi antara lain meliputi
penetapan dan pelaksanaan rencana usaha, anggaran dan kebijakan tahunan,
serta pengawasan dan pengelolaan risiko, pengelolaan aset, sumber daya dan
reputasi perseroan secara hati-hati, rekrutmen dan pengawasan perilaku
karyawan, serta pembentukan dan operasional komite manajemen dalam tata
kelola Perseroan sehari-hari. Direksi terdiri dari sepuluh anggota, termasuk
Presiden Direktur dan Wakil Presiden Direktur, dimana seluruh anggota
merupakan profesional berkualifikasi dengan reputasi di masing-masing area
kompetensinya.
Dewan Komisaris bertugas untuk melakukan pengawasan kepada
manajemen Perseroan serta memberikan nasihat kepada Direksi. Dalam
menjalankan tugasnya, Dewan Komisaris menyelenggarakan tiga rapat resmi
dengan Direksi selama periode berjalan. Dewan Komisaris terdiri dari
sembilan anggota, termasuk Presiden Komisaris, Wakil Presiden Komisaris
serta tujuh Komisaris, tiga diantaranya adalah Komisaris Independen yang
tidak memiliki afiliasi dengan Komisaris atau Direksi lainnya, ataupun
dengan pemegang saham pengendali. Semua anggota Dewan Komisaris
merupakan profesional yang kompeten dengan pengalaman dan bidang
keahlian yang luas.
Dalam rangka menjalankan fungsi pengawasannya, Dewan Komisaris
dibantu oleh dua Komite yaitu Komite Audit dan Komite Nominasi dan
Remunerasi. Pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk, Komite Audit
memiliki mandat yang luas termasuk melakukan penelaahan terhadap laporan
keuangan interim, efektivitas sistem pengendalian internal dan sistem tata
kelola Perseroan, kinerja, dan Independensi auditor eksternal Perseroan,
efektivitas fungsi Audit Internal Perseroan, serta memastikan adanya
70
kerangka kerja pengelolaan risiko yang mendukung proses identifikasi profil
risiko secara tepat dan penerapan strategi mitigasi risiko yang efektif.
4.3.1.4 Filosofi dan Gaya Manajemen
Untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah
dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur, sehingga tujuan perusahaan
dapat tercapai secara efisien maka pengawasan dilakukan oleh bagian
Managing Director Human Resource & General Service (MDHRGS) dan
untuk melengkapi hasil monitoring yang dilakukan secara rutin terhadap
resiko-resiko yang mungkin dapat terjadi, dilengkapi dengan laporan-laporan
yang telah dibuat dan dilakuka persetujuan oleh Dewan Direksi.
Pimpinan perusahaan cenderung melakukan sistem formal seperti
yang tertera di dalam kebijakan yang telah tertulis dengan cara mengirimkan
laporan audit kepada masing-masing departemen.
Filosofi dan gaya operasi manajemen memiliki dampak terhadap
lingkungan pengendalian. Seperti yang terdapat pada unsur dari komponen
pengendalian internal, filosofi dan gaya operasi manajemen, yaitu upaya
manajemen untuk mencapai anggaran, laba, serta tujuan bidang keuangan dan
sasaran operasi lainnya.
Dalam hal ini, penulis menyarankan agar pimpinan bisa lebih
mengandalkan pada pertemuan informal (face to face) yang dilakukan
pimpinan perusahaan, agar jika terjadi suatu permasalahan, dapat dengan
segera menyelesaikan masalah tersebut serta pembicaraan tersebut tidak
dijadwalkan sehingga dapat dikomunikasikan setiap saat dan mendapatkan
solusi pada masalah yang ada secara tepat. Tetapi untuk pengawasan dan
pendekatan
risiko
yang
dilakukan
perusahaan
dengan
memonitor
kelengkapan dokumen sudah sangat baik dan sesuai dengan kebijakan
prosedur perusahaan. Oleh sebab itu, penulis menyimpulkan filosofi dan gaya
manajemen yang ada sudah cukup baik, walaupun masih ada yang harus
diperbaiki.
71
4.3.1.5 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi yang digambarkan oleh perusahaan secara tertulis
sudah dengan jelas teruraikan tugas tanggung jawab dan wewenang dari
setiap jabatan yang ada pada perusahaan. Setiap bagian memiliki pimpinan
yang dapat mengawasi kinerja yang ada pada setiap bagian atau departemen.
Struktur ini juga disusun berdasarkan fungsi-fungsi penting yang ada pada
perusahaan seperti Procurement & General Services Directorate, President’s
Office, Human Resources Directorate, dan Finance Directorate. Setiap
departemen memiliki satu manajer tiap fungsinya dan dilengkapi dengan
beberapa staff. Manajer memiliki tanggung jawab atas kegiatan yang
dilakukan
oleh
para
staff,
juga
mengkomunikasikan
permasalahan,
penyimpangan atau isu yang terkait dengan pelaksanaan kebijakan yang ada
pada lapangan kepada Head of Departement.
Struktur yang dibuat oleh perusahaan sudah mendukung untuk
mencapai tujuan dari perusahaan itu sendiri. Wewenang dan tanggung jawab
sudah dijelaskan pada setiap bagiannya. Perusahaan juga membuat garis
pelaporan yang tepat. Dengan ini penulis menyimpulkan bahwa struktur
organisasi yang di buat perusahaan sudah baik dan mendukung tujuan dari
perusahaan itu sendiri.
4.3.1.6 Wewenang dan Tanggung Jawab
Pimpinan perusahaan mendelegasikan wewenangnya kepada kepala
bagian masing-masing fungsi bila pimpinan (direktur) meninggalkan tempat
kerja, dan begitu juga masing-masing kepala bagian mendelegasikan
wewenangnya kepada bawahan yang berada satu level dibawahnya bila
kepala bagian meninggalkan pekerjaannya. Pendelegasian ini memastikan
kelangsungan kepemimpinan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan
membantu perusahaan dalam pencapaian target dan tujuan perusahaan dan
pendelegasian tersebut diarahkan dengan baik serta diberikan kepada
karyawan-karyawan yang dinilai berkompetensi baik dan mempunyai
pengalaman yang cukup baik dibidangnya.
72
Perusahaan harus memiliki cakupan yang jelas mengenai wewenang
dan tanggung jawab perusahaan dan oleh siapa wewenang dan tanggung
jawab tersebut dibebankan. Setiap karyawan harus mengetahui apa yang
harus dilakukanya dengan jelas dan mengetahui hal apa yang menjadi
pertanggung jawaban bagi karyawan tersebut.
Perusahaan sudah menjelaskan dengan baik mengenai bagaimana dan
kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas
dibebankan dan ini sesuai dengan unsur dari komponen COSO tentang
penetapan wewenang dan tanggung jawab, oleh karena itu penulis
menyimpulkan bahwa pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang
ada di perusahaan sudah baik.
4.3.1.7 Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Perusahaan mempunyai kebijakan dalam perekrutan tenaga kerja.
Kebijakan perekrutan ini sangat mengutamakan kompetensi dan keahlian
yang dimiliki oleh seseorang. Namun perputaran karyawan pada perusahaan
terlalu sering, sehingga membuat kegiatan operasional sedikit terganggu.
Karena, ketika perusahaan merekrut karyawan baru, maka karyawan tersebut
masih belum mengetahui dengan baik job desk yang harus dikerjakan selama
bekerja pada perusahaan ini. Sehingga bantuan dari staf lain sangat
dibutuhkan, dan hal itu terkadang membuat aktivitas yang sedang dilakukan
terganggu. Oleh sebab itu, perusahaan telah memberikan training pada
karyawan baru maupun sistem percobaan kerja selama tiga bulan atau selama
waktu yang ditentukan oleh pimpinan.
Pelaksanaan
pengevaluasian
terhadap
kinerja
karyawan
telah
dilaksanakan secara berkala dan sistematis, sehingga promosi jabatan
berdasarkan periodical performance review juga sudah dilaksanakan.
Penerapan tindakan disiplin kerja yang dijalan karyawan telah
dilakukan cukup baik terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran tata
tertib kerja maupun kebijakan dan peraturan kerja. Penerapan atau
pelaksanaan pendisiplinan diberikan berdasarkan tingkat kesalahan dengan
menerapkan sanksi sesuai peraturan ketenagakerjaan RI.
73
Penting bahwa kebijakan dan prosedur sumber daya manusia (human
resources policies and procedures) yang diterapkan dapat menjamin bahwa
personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompetensi yang
diharapkan. Praktik tersebut mencakup kebijakan perekrutan dan proses
penyeleksian yang dikembangkan dengan baik. Tindakan pendisiplinan untuk
pelanggaran terhadap perilaku yang diharapkan. Semua ini bedasarkan unsur
dari komponen COSO tentang kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
Penulis menyarankan untuk menjaga kinerja perusahaan dan
mencegah terjadinya kecurangan maka perusahaan dapat menerapkan sistem
cuti kepada karyawan karena dengan diadakannya sistem cuti, suatu
pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan bisa dialihkan kepada karyawan
lainnya sehingga dapat terdeteksi kesalahan atau kecurangan karyawan yang
sedang cuti tersebut oleh karyawan penggantinya. Dari setiap masalah atau
kinerja yang telah dilakukan perusahaan harus selalu melakukan evaluasi
secara periodik agar dapat menjaga dan meningkatkan kinerja menjadi lebih
baik lagi.
4.3.2 Penilaian Risiko
Penilaian risiko telah dilakukan oleh perusahaan dengan baik. Hal ini
dapat dilihat dengan adanya risiko yang telah diketahui dan diatasi dengan
sebaik-baiknya, seperti:
1. Risiko yang timbul terkait dengan perubahan lingkungan.
Manajemen melaksanakan meeting mingguan dan bulanan untuk
membahas risiko-risiko yang terkait dengan perubahan lingkungan, kemudian
perubahan lingkungan tersebut didokumentasikan dan digunakan sebagai
referensi dalam menentukan kebijakan atas operasional perusahaan.
Perusahaan juga harus memiliki sikap kepedulian yang terjadi pada sekitar
pabrik dan perkebunan. Ketika dalam wilayah pabrik, perusahaan sangat
peduli terhadap pencemaran lingkungan sekitar pabrik dan memonitor
disegala aspek, serta mengambil tindakan cepat bila terjadi pencemaran.
Demikian pula terhadap masyarakat dan pengembangan produksi perkebunan
kelapa sawit dengan melihat kondisi perawatan perkebunan setiap hari dan
74
minggunya. Selain itu, perusahaan juga memberikan fasilitas kepada pekerja
yang ada pada pabrik dan perkebunan, seperti perumahan, fasilitas kesehatan,
transportasi dan sebagainya yang dapat membantu produktivitas pekerja
sehingga dapat meningkatkan kinerja yang baik karena didukung oleh
lingkungan yang baik.
Bagian Pembelian juga melakukan penyesuaian harga pembelian
material seperti pupuk ketika harga mengalami kenaikan. Hal ini dilakukan
agar perusahaan tidak mengalami kerugian.
2. Risiko terhadap kecurangan karyawan
Pimpinan perusahaan sangat memperhatikan terhadap terjadinya
resiko kecurangan. Perusahaan akan mengontrol pengendalian internal yang
terjadi pada perusahaan dengan mengisi form berisikan pernyataan
penandaaan bahwa tidak adanya kecurangan yang terjadi pada Bagian
Pembelian atau Bagian manapun. Form tersebut akan disetujui oleh pimpinan
yang terkait dan dengan pengawasan yang dilakukan setiap harinya. Selain
itu, Bagian Pembelian tidak diperbolehkan menerima barang selain barang
dari permintaan barang, karena dikhawatirkan akan adanya kecurangan atau
ketidaksalahpahaman dari berbagai pihak tersebut. Perusahaan pernah
melakukan pemasangan teknologi baru kedalam kegiatan operasionalnya
sehingga mengubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian internal
yaitu dengan mengganti sistem LSIpro menjadi sistem SAP, yang memiliki
kelebihan dapat menghilangkan input data duplikasi, menyediakan informasi
yang berkualitas untuk pengambilan keputusan perusahaan, cepat dan efisien,
dan dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal.
Sistem ini sangat memudahkan Bagian Pembelian dalam mengupayakan
pembeliannya karena lebih mudah dipakai, pemakaiannya otomatis semua
bagian yang terkait saling berhubungan sehingga lebih mudah untuk
melakukan pengendaliannya dan mencakup informasi yang lebih detail.
3. Risiko atas keterbatasan karyawan
Karyawan yang dimiliki perusahaan saat ini dengan jumlah yang
sangat banyak. Sehingga dapat mengatasi risiko apabila karyawan pada salah
satu bagian tersebut tidak masuk kantor dikarenakan sakit, keluar kota atau
75
ada keperluan lainnya, maka harus ada bagian lain yang menggantikan
tugasnya. Perusahaan telah mempunyai karyawan yang dapat mengisi
kekosongan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Direktur
telah menyadari bahwa memiliki karyawan yang sedikit akan menimbulkan
risiko terhambatnya aktivitas perusahaan. Maka dari itu, direktur merekrut
karyawan dengan jumlah yang besar agar dapat menimalisasikan risiko yang
kemungkinan terjadi. Hal ini sesuai dengan komponen pengendalian internal
penilaian risiko bahwa manajemen perlu untuk menentukan risiko-risiko yang
mungkin terjadi dan bagaimana mengelola risiko yang diidentifikasikan
tersebut. Apabila karyawan cuti, sakit, terkena musibah atau ada keperluan
yang sangat mendesak, hal tersebut perlu menjadi perhatian perusahaan.
Oleh sebab itu, penulis menyimpulkan bahwa dengan jumlah
karyawan yang dipekerjakan sangat besar, hal ini dapat membantu kinerja
perusahaan maupun kegiatan operasional lebih baik dan tidak ada hambatan.
Karyawan yang ada dengan jumlah yang besar pun juga harus dilihat dari
kualitas kinerja yang dimiliki oleh mereka. Sehingga perusahaan merasa
terbantu dalam melaksanakan produktivitas mencapai tujuan perusahaan
tersebut.
4.3.3 Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi yang diterapkan oleh perusahaan sudah
dilakukan dengan baik. Dalam sistem akuntansi perusahaan, perusahaan telah
menjamin bahwa seluruh transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas,
pembelian yang valid dicatat dengan benar, lengkap dan tercemin dalam
laporan keuangan pada periode yang sesuai. Transaksi yang dilakukan telah
dilengkapi dengan dokumen penunjang yang dicatat dalam jurnal pembukuan
pada sistem komputer, sehingga pelaporan keuangan tiap akhir periode
bulanan dapat mencerminkan kelengkapan dan keakurasian data yang terkait,
sehingga tidak ada pencatatan transaksi ganda.
Perusahaan telah memiliki pedoman kebijakan, atau prosedur
pelaporan akuntansi dan keuangan yang telah dikomunikasikan dan
diterapkan dengan sangat baik kepada karyawan perusahaan. Dalam prosedur
pelaporan akuntansi yang ada. tidak ditemukan kekeliruan atau kesalahaan di
76
dalam pengolahan data akuntansi. Dan juga perusahaan telah menjamin
terlaksananya pengendalian internal yang maksimal.
Pencatatan transaksi keuangan dapat diandalkan karena telah
dilengkapi dengan dokumen yang telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dokumen dan catatan keuangan yang dilakukan perusahaan sudah bisa
diandalkan sebagai bukti atas terjadinya transaksi dan dijadikan dasar di
dalam penyusunan laporan keuangan.
Bagian pembelian material terutama pupuk melaporkan setiap hari
bagaimana kondisi dan jumlah pupuk yang akan dibeli melalui SAP, karena
melalui sistem tersebut dapat membantu pengendalian dengan lebih baik dan
terhubung dengan kondisi yang ada di kebun. Perusahaan telah melakukan
modifikasi terhadap sistem informasinya yaitu dengan mengganti sistem
LSIpro menjadi sistem SAP, yang memiliki kelebihan dapat menghilangkan
input data duplikasi, menyediakan informasi yang berkualitas untuk
pengambilan keputusan perusahaan, cepat dan efisien, dan dapat mengubah
risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal. Dengan menggunakan
sistem daapt mempermudah pihak pabrik atau kebun ketika memerlukan
material seperti pupuk dapat langsung terhubung oleh Bagian Pembelian.
Bagian Pembelian akan melaporkan informasi mengenai total pembelian
untuk setiap bulannya. Setiap pembelian dilengkapi dengan formulir
pemesanan pembelian yang mencantumkan harga beli, jumlah material yang
akan dibeli, waktu pengiriman, total harga, kualitas material, harga satuan
serta total harga. Semua upaya pembelian material perusahaan didukung oleh
sistem informasi pembelian yang memadai dengan menggunakan SAP.
Sistem ini sangat memudahkan Bagian Pembelian dalam mengupayakan
pembeliannya karena lebih mudah dipakai, pemakaiannya otomatis sehingga
semua bagian yang terkait saling berhubungan sehingga lebih mudah untuk
melakukan pengendaliannya dan mencakup informasi yang lebih detail.
Komunikasi yang dilakukan antara pimpinan dan bawahan telah
terjalin sangat baik, dikarenakan perusahaan ini sangat membangun
kekeluargaan satu sama lain tanpa melihat jabatan seseorang, sehingga jika
terjadi suatu permasalahan yang ada didalamnya, dapat segera didiskusikan
bersama untuk penyelesaiannya. Selain itu, dengan menjalin hubungan yang
baik antara pimpinan dan bawahan maka tidak akan ada terjadinya
77
kesalahpahaman terhadap pekerjaan yang ada serta dapat meningkatkan
solidaritas sesama pekerja dan dapat meningkatkan pengawasan di dalam
proses operasional.
Berdasarkan unsur dari komponen pengendalian internal yang ada
sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan
keuangan, yang memasukan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode dan
catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan,
menganalsis, mengklarifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi
tiap bagian. Komunikasi memberikan pemahaman yang jelas mengenai peran
dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian intern atas
pelaporan keuangan.
Penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi dan komunikasi yang
dilakukan perusahaan dari sistem akuntasi yang ada dan komunikasi yang
dilakukan oleh perusahaan dan kesesuaiannya dengan unsur dari komponen
pengendalian intern yang ada maka informasi dan komunikasi yang
diterapkan perusahaan sudah baik.
4.3.4 Aktivitas Pengendalian
4.3.4.1 Pemisahaan Tugas di Dalam Organisasi
Pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk, pemisahan tugas yang
berkaitan dengan prosedur pembelian sudah dilakukan antara fungsi
pembelian dan fungsi penerimaan. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian
procurement department, sedangkan untuk fungsi penerimaan telah dilakukan
oleh bagian general services department maupun bagian gudang atau
warehouse staff yang memastikan jumlah material seperti pupuk yang telah
dibeli dan diterima di bagian gudang telah sama dengan jumlah material yang
dibutuhkan user di kebun guna kelancaran produksinya.
Berdasarkan teori yang ada, yaitu tentang perancangan organisasi
dalam sistem akuntansi pembelian harus didasarkan pada unsur pokok sistem
pengendalian intern yang salah satunya adalah harus adanya pemisahan
tanggung jawab yang dibebankan kepada individu yang berbeda antara fungsi
pembelian dengan fungsi penerimaan di perusahaan.
78
Tetapi, pada perusahaan ini, tidak adanya pemisahan tugas antara
fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan barang. Kedua aktivitas tersebut
dilakukan oleh bagian yang sama yaitu Bagian Gudang. Perusahaan
menyatakan
hal
tersebut
terjadi
karna
menurut
perusahaan
dapat
mengefesiensikan tenaga kerja. Oleh karena itu, sangat disarankan bahwa
seharusnya fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dapat dilakukan oleh
dua bagian yang berbeda, agar tidak terjadi adanya kecurangan dan hal-hal
yang dapat merugikan operasional dan kinerja perusahaan
Fungsi pembelian maupun fungsi akuntansi juga terdapat pemisahan
tugas antara keduanya. Setiap buyer yang melakukan kegiatan pembelian
akan melakukan transaksi pembelian yang demikian pencatatan transaksi
dilakukan oleh bagian akuntansi.
Sebagian besar, perusahaan telah memisahkan tugas untuk setiap
bagian dan jabatan sesuai dengan job description secara tertulis. Semua
bagian dan masing-masing karyawan telah melakukan tugas dan tanggung
jawabnya telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang tertulis pada SOP
(Standar Operational Prosedur) perusahaan.
Perusahaan belum pernah menemukan kecurangan yang dilakukan
oleh karyawan terhadap kelemahan yang ada sehingga penulis menyimpulkan
kegiatan transaksi yang dilakukan oleh beberapa individu di tiap bagian
sudah baik karena hal ini masih dapat dipantau oleh kegiatan pengawasan
yang dilakukan perusahaan.
Perusahaan sudah memisahkan tugas untuk setiap bagian dan jabatan
sesuai dengan job description yang tertulis dan semua bagian dari masingmasing karyawan sudah melakukan tugas dan tanggung jawabnya sesuai
dengan job description masing-masing bagian. Tugas dan tanggung jawab
tersebut telah disepakati bersama dengan pihak perusahaan.
4.3.4.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Surat permintaan pembelian yang dibuat oleh Bagian User dengan
bentuk CERA selalu dilengkapi dengan otorisasi penanggung jawab Bagian
Penyimpanan. Hal tersebut untuk meminimalisasikan risiko-risiko tidak
terduga yang kemungkinan dapat terjadi pada perusahaan. Setiap melakukan
79
pembelian material, transaksi akan dikonfirmasi dengan menggunakan
formulir purchase order yang mencantumkan PO No, tanggal pembuatan PO,
nomer urut tercetak, deskripsi barang, waktu pengiriman, kuantitas, harga per
unit barang, total harga, dan jangka waktu pengiriman. Dokumen ini telah
diapproval oleh Bagian Procurement Buyer dan Procurement Manager,
sehingga pemesanan pembelian dapat diawasi dan sudah melalui penanggung
jawab yang terkait.Terkait dengan penerimaan barang, setiap delivery pupuk
ke bagian gudang, delivery form dicek oleh penerima dan ditandatangani
sebelum diserahkan kepada bagian pembayaran. Hal ini bertujuan bahwa
untuk memberikan persetujuan bahwa barang yang diterima adalah sama
dengan barang yang dipesan oleh Bagian Pembelian dan tidak ada
kecurangan yang terjadi didalamnya. Bagian Akuntansi juga telah melakukan
pencatatan yang sesuai dengan prosedur pencatatan yang ada pada
perusahaan, sehingga tidak akan adanya kekeliruan yang terjadi.
Penulis menyimpulkan bahwa, dari kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan dari Bagian Permintaan hingga Bagian Penerimaan telah
dilakukan dengan baik dan semua kegiatan tersebut sudah berjalan dengan
melalui otorisasi pihak-pihak yang terkait dan tidak ada pencatatan yang
salah, sehingga pencatatan telah benar dilakukan sesuai dengan apa yang
seharusnya. Hal ini menyatakan bahwa pengendalian internal terhadap sistem
otorisasi dan pencatatan telah berjalan dengan baik.
Berikut ini pada table 4.3 merupakan contoh tabel yang menjelaskan
mengenai otorisasi untuk permintaan barang dan/atau jasa yang menjelaskan
mengenai yang otorisasi atas permintaan barang dan/atau jasa dengan
menjelaskan jumlah wilayah yang digunakan, untuk keadaan yang mendesak
seperti apa dan anggaran yang perlu dikeluarkan.
80
Tabel 4.3 Tabel Otorisasi untuk Permintaan Barang dan/atau Jasa
Type of Requisition Method
Authorized
Local
Normal
Officer
Centrali
Unbudge
zed
ted
Capex-Project
Capex
Emergen
Non-
cy
Urgent
project
Estate/Mill
Up
Manager
Mill/month
value
Up
Any
GM
(for
to
to
10
15
Any
estate)
Mill/month
value
Branch
Up
BBM
office
Mill/month
to
15
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
Up to 50
Up
Up to 500
NA
NA
Mill
Mill/PR
Mill/PR
50
NA
NA
NA
NA
<
500 Mill <
NA
NA
<=1
Value <=1
Manager
Head
of
NA
Up
to
Up
to
Service
100
500
Depart
Mill/PR
Mill/PR
NA
NA
Head
of
NA
Service
Mill<Val
Depart. And
ue<=100
ACRA
Mill
Head
od
100 Mill
500
Service Dept
< Value
Mill
and
<=
Value
Their
Director
NA
Mill
500
NA
<
500
Value
Bill
to
Mill
500
Bill
<=1 Bill
Tabel 4.4 dibawah ini menjelaskan mengenai otorisasi atas penentuan
pemasok yang digunakan untuk melaksanakan pembelian atas material yang
diperlukan dengan menjelaskan pemegang otorisasi yang bertanggung jawab atas
penentuan pemasok dengan melihat bagaimana pembelian dilakukan dengan
menggunakan simple tender atau complex tender.
81
Tabel 4.4 Tabel otorisasi untuk Penetuan Pemasok
No
Authorized Officer
Simple Tender
Complex
Direct Appointment
Tender
1
Proc. manager
Up to 20 Mill. /
NA
NA
NA
Any significant value
Vendor
2
Head of Proc
20
Mill.<Value<=250
for sole agent
Mill
3
Tender Committee
4
Tender
Committee
with
NA
<500 Mill
NA
NA
>=500 Mill
NA
NA
NA
Any significant value
min. 1 BoD approval
5
EMT
for
emergency
situation
6
Board of Director
NA
NA
Any significant value
for certain criteria
Tabel 4.5 dibawah ini lebih menjelaskan otorisasi yang dilakukan untuk
keberlangsungan Purchase Order (PO) atau Kontrak dalam pembelian. Hal ini
bertujuan untuk meminimalisir kecurangan yang mungkin terjadi.
Tabel 4.5 Tabel Otorisasi untuk PO/Kontrak
No
Authorized Officer
PO
Contract
BPO
1
Proc. manager
Up to 20 Mill. /
NA
NA
NA
NA
NA
Depend of fuel procurement
Vendor
2
Head of Proc
20
Mill.<Value<=250
Mill
3
Branch Office Manager
NA
schedule (Quota Statement for
BBM)
4
Head of PMT / Head of
NA
Up to 100 Mill
100 Mill. < Value <
100
500 Mill
Value
NA
Service Department
5
1 member od BoD
Mill.
<
<
NA
500
Mill
6
2 members of BoD
>=500 Mill
>=500 Mill
NA
82
4.3.4.3 Praktek yang sehat
Perusahaan menggunakan formulir untuk menunjang kegiatan
operasional perusahaan dan formulir-formulir tersebut bisa digunakan untuk
pemeriksaan ulang dan dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan,
namun formulir-formulir perusahaan telah menggunakan nomor urut cetak
seperti formulir perhitungan dan tanda terima pembelian pupuk, formulir
order pembelian, dan lainlain telah menggunakan nomor urut cetak.
Berdasarkan salah satu dari ketiga unsur pokok pengendalian intern akuntansi
yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian harus diperhatikan salah
satunya praktek yang sehat, di dalam praktek yang sehat tersebut menjelaskan
bahwa perusahaan harus menggunakan formulir yang bernomor urut cetak.
Formulir bernomor urut cetak ini tidak ditulis oleh individu melainkan sudah
dicetak melalui perangkat keras.
Perusahaan menggunakan formulir bernomor urut cetak karena
perusahaan sudah menganggap bahwa nomor yang di tulis di dalam formulir
dapat menghindari dari tindakan kecurangan dari karyawan yang dapat
menukar formulir-formulir tersebut dengan formulir yang baru dan datanya
telah di manipulasi. Ini dapat menyebabkan kerugian untuk perusahaan
sendiri.
Perusahaan memilih pemasok berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing di pasar dari berbagai pemasok berdasarkan penawaran harga
mereka, sehingga dapat mengendalikan keuntungan perusahaan yang
meningkatkan dan mencegah terjadinya kerugian dalam perusahaan.
Perusahaan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima
oleh fungsi penerimaan. Setiap pengiriman material yang dikirimkan oleh
supplier, bagian penerimaan melakukan perhitungan kembali, Perhitungan
dilakukan jika fungsi penerimaan tersebut telah menerima surat order
pembelian dari fungsi pembelian dan memisahkan kualitas material
berdasarkan kriteria kualitas yang ada. Pemeriksaan ini dilakukan saat
material sampai di gudang atau bagian general services. Jika kualitas tersebut
tidak sesuai dengan kriteria yang ada maka akan ada penyesuaian harga
kembali atas bahan baku tersebut yang disepakati bersama oleh pemasok atau
pengembalian dan melakukan revisi atas bukti permintaan barang atau
purchase order tersebut.
83
Berdasarkan salah satu dari tiga unsur pokok pengendalian intern
akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, yang harus
diperhatikan salah satunya adalah praktek yang sehat, di dalam parktek yang
sehat tersebut menjelaskan bahwa barang hanya diperiksa dan diterima oleh
fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order
pembelian dari fungsi pembelian.
Penulis menyimpulkan bahwa pemeriksaan barang yang dilakukan
oleh fungsi penerimaan tersebut sudah baik karena pemeriksaan itu
dilakuakan hanya jika fungsi penerimaan telah menerima tembusan surat
order pembelian dari fungsi pembelian dan pemeriksaan sangat sesuai dengan
praktek sehat yang harus diperhatikan pada sistem akuntansi pembelian.
Dengan adanya kesesuaian dari proses aktual yang dilakukan oleh perusahaan
yaitu bagian penerimaan melakukan perhitungan terhadap bahan baku yang
masuk dengan surat order pembelian dan melakukan penyesuaian harga jika
ada kualitas bahan baku yang tidak sesuai dengan kriteria, maka penulis
menyimpulkan proses yang diterapkan perusahaan ini sudah baik.
Fungsi pembayaran perusahaan selalu melakukan pengecekan harga
dengan cara memeriksa dan mencocokkan pembayaran berdasarkan harga
yang disetujui dalam formulir konfirmasi pembelian, pemeriksaan ini agar
tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan dan juga fungsi pembayaran dapat
memperhatikan kembali syarat pembelian yang ada sebelum dilanjutkan
prosesnya kepada proses pembayaran material. Pemeriksaan ini dapat
meminimalkan kesalahan yang dapat terjadi.
Kecocokkan antara praktek yang dilakukan oleh fungsi pembayaran
ini sangat sesuai dengan teori yang ada bahwa terdapatnya pengecekan harga
yang dilakukan oleh fungsi penerimaan begitu juga dengan pemeriksaan
syarat pembelian yang ada dan pemeriksaan dengan teliti perkalian dalam
faktur yang ada ini maka, penulis menyimpulkan bahwa pengecekan harga,
syarat pembelian, dan perhitungan perusahaan sudah baik.
Di dalam praktek sehat yang merupakan salah satu unsur pokok dari
pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntasi pembelian, bukti
kas keluar beserta dokumen pendukungya harus dicap “Lunas” oleh fungsi
pembayaran setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Form permintaan
barang yang diterima oleh Bagian Pembelian juga dilengkap dengan cap “Tgl
84
Permintaan” dan “Tgl Penerimaan” ketika barang yang dipesan telah diterima
oleh Bagian User.
Pengendalian akses telah digunakan dengan baik dalam perusahaan.
Beberapa karyawan ada yang memakai tanda pengenal identifikasi diri ada
yang tidak memakai tanda pengenal identifikasi karena beranggapan bahwa
karyawan sudah saling mengenal antar individu disetiap bagian. Akses ke
gudang juga dikunci dan hanya bisa dibuka jika ada bahan material yang
masuk saja dan kunci tersebut dipegang oleh bagian penerimaan dan pihak
yang lebih tinggi memegang kunci cadangan untuk berjaga-jaga jika bagian
penerimaan berhalangan hadir.
Pengendalian akses juga digunakan pada saat keluar masuk ruangan,
karena yang hanya bisa masuk ke dalam ruangan kantor hanya karyawan
yang memiliki identitas diri dengan menggunakan fingerprint. Selain itu,
dapat masuk ke dalam ruangan kerja dengan menggunakan bel sehingga,
tidak sembarangan orang yang bisa masuk ke dalam ruang kerja.
Penggunaan password digunakan di setiap komputer yang digunakan
oleh seluruh karyawan. Sehingga penggunaan password ini hanya bisa
diakses oleh pemilik komputer saja disetiap bagian dan kata kunci masingmasing dijaga dengan baik, tidak disebarluaskan kepada pihak manapun
karena takut ada tindak kecurangan yang bisa mencuri data atau
memanipulasi data yang ada di dalam komputer tersebut.
Penulis menyimpulkan bahwa pengendalian akses yang ada di
perusahaan sudah baik dengan penggunaan password yang digunakan
komputer perusahaan, menggunakan fingerprint untuk akses keluar masuk
ruangan dan untuk tanda pengenal identifikasi menurut penulis masih perlu
digunakan karena dengan ukuran perusahaan yang relatif besar serta dengan
menggunakan tanda pengenal diri maka identifikasi masih dapat dilakukan
dengan mudah di lingkungan perusahaan.
4.3.5. Pemantauan
Perusahaan telah memiliki bagian audit internal sehingga fungsi ini
tidak dibebankan kepada direktur atau dewan komisaris yang ada. Perusahaan
sudah menjalankan fungsi audit internal secara baik.
85
Fungsi audit internal ini diperlukan karena dengan adanya fungsi
tersebut, maka fungsi tersebut bertanggung jawab untuk melakukan audit atas
kepatuhan dan kelayakan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah dibuat
oleh perusahaan berupa SOP dan memberikan rekomendasi perbaikan kepada
manajemen yang bersangkutan. Penulis menyimpulkan bahwa perusahaan
telah menjalankan fungsi audit intenal dengan baik.
Setiap proses kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan terkadang
menimbulkan suatu masalah, sesuai dengan penemuannya penyimpangan
atau laporan dari pihak-pihak terkait, maka audit internal perusahaan segera
melakukan pemeriksaan sesuai dengan penyimpangan atau sesuai dengan
laporan yang ada. Setelah mengetahui penyimpangan atau laporan yang ada
audit internal selanjutnya menetapkan langkah-langkah untuk mencari solusi
perbaikan sebagai tanggapan dari laporan dan penyimpangan yang terjadi.
Pihak manajemen perusahaan harus melakukan tindakan yang cepat
dan benar berdasarkan informasi keluhan atau kelemahan yang diterima dari
pemasok atau supplier, user, dan auditor eksternal. Pihak perusahaan
terutama direktur sudah menanggapi penyimpangan atau laporan-laporan dari
pihak terkait jika terjadi keluhan terkait dengan proses atau kegiatan
operasional perusahaan.
Dengan ini penulis menyimpulkan perusahaan sudah melakukan
tindakan korektif dengan baik berdasarkan informasi yang diperlukan terkait
dengan penyimpangan yang timbul di dalam kegiatan operasional maupun
laporan dari pihak terkait. Permasalahan tersebut ditanggapi oleh direktur
perusahaan yang bertanggung jawab untuk menetapkan langkah-langkah
sebagai solusi dari masalah yang ada.
Perusahaan telah menerapkan pengecekan independen atau evaluasi
terhadap kinerja karyawan di setiap bagian. Pengecekan ini dilakukan oleh
dewan komisaris secara periodik dan terpisah, selain itu juga penanggung
jawaban evaluasi terhadap kinerja yang dilakukan oleh karyawan di setiap
bagian ini juga dibebankan kepada dewan komisaris.
Berdasarkan salah satu unsur dari komponen pengendalian internal
tentang pemantauan menyatakan bahwa pemantauan dapat dilaksanakan
melalui aktivitas yang berkelanjutan atau dapat juga dilaksanakan melalui
pengevaluasian periodik secara terpisah. Perusahaan telah melakukan
86
pengevaluasian periodik secara terpisah wewenang ini dibebankan kepada
dewan komisaris.
Dengan adanya evaluasi periodik secara terpisah yang dibebankan
kepada dewan komisaris maka evaluasi perusahaan tersebut sudah baik,
karena dengan adanya pengecekan atau evaluasi periodik secara terpisah ini
dapat
meningkatkan
efektifitas
kinerja
karyawan
dan
juga
dapat
meningkatkan efisiensi dari kinerja karyawan yang ada.
Pemantauan yang dilakukan oleh pihak manajemen serta memberikan
data-data terkait dengan masalah yang ada di dalam perusahaan. Data-data
atau hasil laporan terkait dengan masalah yang ada diperusahaan ini diberikan
kepada direktur dan dengan diskusi tentang permasalahan yang terkait dengan
fungsi yang ada direktur mengikutsertakan bagian yang bertanggung jawab
atas masalah tersebut untuk mencari solusi yang baik dan hasil diskusi inilah
yang digunakan direktur untuk mengambil langkah perbaikan sebagai
tanggapan dari masalah yang ada tersebut.
Manajemen telah menggunakan laporan-laporan dari pihak terkait
sebagai acuan untuk dijadikan pedoman bagi pimpinan untuk menentukan
langkah perbaikan. Hal ini sesuai dengan salah satu unsur dari komponen
pengendalian internal yang dijelaskan di dalam aktivitas pemantauan bahwa
perusahaan harus mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Maka,
penulis menyimpulkan bahwa langkah perbaikan yang dilakukan pimpinan
perusahaan sudah dilakukan baik.
4.4 Usulan Prosedur Pembelian Material Tertulis
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian yaitu :
1. Bagian User yang terdiri dari Estate (perkebunan) atau Mill (pabrik)
membuat permintaan dengan membuat CERA yaitu dokumen permintaan
barang material dari user untuk melakukan produksi. CERA digunakan jika
hanya untuk membeli material yang tidak habis dalam satu tahun, jika
melakukan permintaan pembelian untuk material yang habis dalam satu
tahun, maka dapat mengeluarkan PR atau Purchase Requisition.
2. CERA tersebut terdiri dari dua rangkap yang sudah dilengkapi dengan
spesifikasi dan kelengkapan dokumen berupa spesifikasi, gambar/foto. CERA
tersebut harus sudah mendapat approval tanda telah disetujui oleh Manager
87
Unit dan AMA (Area Manager Agronomy) untuk Perkebunan dan AME
(Area Manager Engineering) untuk Pabrik sebelum dikirim kepada
OAD/Engineering dan bagian Procurement
3. Bagian Procurement menerima salah satu CERA dari user untuk dilakukan
pencarian material, jika material tidak mencukupi jumlahnya maka bagian
pembelian
akan menghubungi beberapa supplier dengan membuat RFQ
(Request For Quotation) yaitu Surat Permintaan Harga dan diberikan ke
supplier. Setelah supplier menerima RFQ, supplier akan membuat Quotation
yaitu Surat Penawaran Harga yang diberikan kepada Procurement. Setelah itu
Bagian Procurement melakukan pencarian harga atau negosiasi dengan
membandingkan atau mematok harga beli yang ada pada tahun lalu dengan
beberapa supplier yang ada.
4. Dengan adanya pelaksanaan pencarian harga atau negosiasi maka bagian
pengadaan akan mengeluarkan Canvas Sheet, yaitu data yang berisi
perbandingan harga dari beberapa supplier, dilihat supplier mana yang
memiliki harga yang paling murah (dengan catatan barang yang di pesan
memiliki spesifikasi yang sama) dan jika dimungkinkan adanya penawaran
harga. Jika sudah fix dengan supplier yang dipilih maka dilakukan full
approval.
5. Setelah terdapat full approval maka bagian pembelian membuat Purchase
Order (PO). Purchase Order yang dibuat terdiri dari empat rangkap yang
akan diberikan kepada bagian pembelian sebagai file, accounting, OAD, dan
vendor.
6. Bagian OAD/ Engineering menerima salah satu CERA dari user perihal
permintaan material. CERA diverifikasi dan dilakukan approval oleh bagian
Cost Control dan Reviewer. Selain itu, PO (Purchase Order) yang telah
dibuat oleh bagian pembelian disimpan di bagian OAD/ Engineering sebagai
file.
7. Bagian Vendor yang akan mengirimkan barang yang telah dipesan oleh
bagian pembelian akan mendapatkan Purchase Order (PO) dan membuat
surat jalan beserta invoice yang dibuat 2 rangkap untuk diberikan kepada
accounting untuk penagihan pembayaran dan 1 rangkap dilampirkan bersama
dengan melakukan pengiriman barang.
88
8. Setelah barang dikirim, barang tersebut akan diterima oleh User atau Good
Receive yang biasanya dilakukan pencatatan penerimaan berdasarkan DO dan
fisik barang oleh gudang/warehouse, pengecekan spesifikasi oleh pemohon.
9. Ketika barang sudah diterima, Laporan Penerimaan Barang (delivery form)
harus dicek dan ditandatangani oleh bagian penerima sebelum diberikan
kepada bagian pembayaran, lalu barang disimpan di gudang
10. Bagian akuntansi akan mengecek Purchase Order (PO) dan mencocokkan
dengan Invoice yang diberikan oleh supplier, apakah pemesanan yang
dilakukan telah sama dengan barang yang telah dikirim dengan kualitas yang
baik dan harga yang sesuai. Jika cocok maka bagian akuntansi melakukan
pencatatan transaksi dan membuat laporan yang akan diberikan kepada
bagian treasury. Selain itu, bagian akuntansi juga membuat bukti pembayaran
yang juga akan di tindak lanjuti oleh bagian treasury.
11. Bagian treasury menerima bukti pembayaran dari bagian akuntansi dan juga
delivery form, lalu bukti dan form tersebut dicatat dan diverifikasi dengan
benar, setelah itu melakukan pembayaran dimana transaksi bayar tersebut
akan dicatat di laporan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi. Setelah itu
jadilah laporan keuangan yang terjadi selama periode tersebut.
4.5 Usulan Flow Chart
Dari temuan penulis terhadap fungsi dan prosedur pembelian material
pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk terdapat kelemahan-kelemahan
yang ditemukan, oleh karena itu penulis mencoba memberikan usulan flow
chart atas prosedur pembelian material.
89
Gambar 4.1 Usulan FlowChart Prosedur Pembelian Material
USER
OAD / ENGINEERING
1
Mulai
Estate
PROCUREMENT
2
Menerima
CERA
Menerima
CERA
CERA
CERA
Melakukan
Verifikasi
Membuat
RFQ
atau Mill
Membuat
CERA
Mengajuk
an CERA
(Perminta
an dari
User)
RFQ
Approve
Sudah
dilengkapi
dengan
spesifikasi dan
kelengkapan
dokumen
berupa gambar
Dikirim ke supplier
Cost
Control
Reviewer
2
4
Approve
1.Disetujui
oleh
Manager
Unit
2. Disetujui
oleh AMA
(Area Manager
Agronomy)
atau AME
(Area Maneger
Engineering)
Menerima PO
Purchase
Order
(PO)
Simpan
sebagai file
CERA
1
2
90
Gambar 4.2 Usulan FlowChart Prosedur Pembelian Material (lanjutan..)
PROCUREMENT
SUPPLIER
3
2
Menerima
Quotation
Menerima
RFQ
Melakukan
pencarian
harga
(Negosiasi)
Membuat
Quotation
Quotation
Canvas
Dikirim ke Procurement
Full
Approval
3
Menginput
PO
3
Surat
3
Purchase
Order (PO)
Purchase
Order (PO)
Membuat
Invoice
4
5
6
Pengiriman
Barang
Invoice
7
6
Purchase
Order
(PO)
Simpan
sebagai file
Barang diterima
pada User
Disimpan
di Gudang
Delivery
Form
8
91
Gambar 4.3 Usulan FlowChart Prosedur Pembelian Material (lanjutan..)
ACCOUNTING
5
TREASURY
7
1
8
Purchase
Order (PO)
Invoice
Delivery
Form
Menerima
Bukti
Pembayaran
Mencocokan
PO dengan
Invocie
Mencatat
transaksi
Membuat
bukti
pembayaran
Dokumen
atau
bukti
Pembayaran
1
Membuat
Laporan
Mencatat dan
Memverifikasi
Melakukan
pembayaran
Tr.
Bayar
Membuat
Laporan
Laporan
Keuangan
N
END