1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Kemajuan teknologi yang pesat terjadi saat ini secara global telah menuntut
perusahaan, baik dari perusahaan berskala kecil, menengah maupun atas, publik
maupun privat untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat mendukung dan
mempengaruhi kelancaran proses bisnis perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) sangat penting untuk seluruh organisasi (Borthick and Clark, 1990; Curtis,
1995; Rahman et al., 1988; Wilkinson, 1993; Wilkinson et al., 2000 yang dikutip
oleh Soudani (2012 : 136)). Dan mungkin setiap organisasi baik yang berorientasi
profit dan non-profit perlu untuk menjaga Sistem Informasi Akuntansi (Wilkinson,
2000 : 3-4 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Maka dari itu SIA menjadi salah
satu faktor penentu kesuksesan organisasi, dan sistem harus dapat dikembangkan
untuk menghasilkan bisnis yang lebih kompetitif. Dengan adanya sistem informasi
berbasis komputer, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performanya mulai
dari kegiatan operasional hingga pada keputusan strategis.
Siklus pembelian merupakan bagian dalam expenditure cycle Transaction
Processing System dalam Sistem Informasi Akuntansi yang bertugas menyediakan
sumber / resources untuk dapat diproses dan / atau dijual sehingga perusahaan dapat
menghasilkan pendapatan. Siklus pembelian bertugas menjaga pemasok yang
menyediakan bahan baku pada perusahaan dan menjaga persediaan itu sendiri. Siklus
pembelian juga menentukan kapan suatu pembelian persediaan perlu diadakan
dengan membuat dokumen bukti terkait. Dokumen – dokumen tersebut dapat berupa
urutan prosedur untuk dapat mengawasi kegiatan pelaksanaan pembelian agar tidak
terjadi kesalahan dan pelanggaran yang tidak diinginkan.
PT Tripola Interindo adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
kontraktor yang terletak di Kota Bekasi. Jasa kontraktor tersebut dilaksanakan dalam
bentuk proyek renovasi pada ruko dan kantor di Indonesia, mulai dari Pulau
Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, hingga Pulau Nusa Tenggara Timur. Sub
bidang yang dikerjakan dalam proyek antara lain adalah seperti pekerjaan
pemasangan instalasi aksesoris bangunan, pekerjaan dinding dan jendela kaca,
pekerjaan interior, dan pekerjaan kayu. Dari kegiatan usaha yang dijalankan oleh
1
2
perusahaan ini terlihat bahwa Tripola Interindo memiliki hubungan yang penting
dalam pembelian dan penyimpanan atas barang material, perlengkapan konstruksi,
serta perlengkapan tukang dalam siklus pembelian perusahaan. Siklus pembelian
dalam PT. Tripola Interindo menjadi salah satu fokus siklus transaksi dikarenakan
kegiatan pembelian menjadi fungsi dasar terjadinya kegiatan proses bisnis lainnya
seperti siklus pendapatan dan lainnya.
Saat ini Tripola Interindo memiliki Sistem Informasi yang baru menggunakan
file-based system dalam mendata pembelian, pencatatan barang, dan pencatatan
utang usaha. Hal itu menjadi kendala bagi perusahaan ini karena seluruh proses yang
membutuhkan perhitungan dilakukan secara manual dan berulang kali sehingga
membutuhkan waktu yang lama. Padahal, dengan banyaknya volume transaksi yang
terjadi di perusahaan membutuhkan pencatatan transaksi yang terjadi dengan cepat.
Internal control yang ada dalam perusahaan pun sangat minim dalam proses
pembelian dan pencatatan persediaan. Kesalahan pencatatan dan kecurangan oleh
karyawan pun berpotensi terjadi dikarenakan file-based system yang sederhana.
Selain itu penggunaan file-based system dengan Microsoft Excel menyebabkan
perusahaan menyimpan file data transaksi tersebar dan bertumpuk di berbagai
komputer sehingga tidak terintegrasi serta berpotensi menyimpan data yang
terduplikasi.
Selain itu Tripola Interindo ternyata masih belum memiliki sistem pencatatan
akuntansi pembelian dan penyimpanan barang yang memadai. Pengakuan harga
pokok persediaan masih belum dapat diketahui dengan jelas yang pada akhirnya
berujung pada pengakuan pendapatan yang tidak tepat baik pada laporan keuntungan
tiap proyek maupun keseluruhan. Sistem pembelian dan penyimpanan barang ini
menjadi hal yang krusial dan membutuhkan penanganan. Pembayaran utang kepada
vendor pun memerlukan perhatian dikarenakan tidak adanya sistem yang dapat
mengingatkan kapan utang perlu dilunasi agar tidak lewat dari jatuh tempo.
Dengan melakukan analisis dalam sistem informasi pembelian, utang dagang
dan persediaan dan utang usaha pada PT Tripola Interindo, siklus pembelian
diharapkan dapat terjaga dengan baik dan dapat memberikan jalan keluar atas
masalah yang ada. Maka dari itu judul yang tepat untuk penulisan ini adalah
“ANALISIS
DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
SIKLUS
PEMBELIAN, UTANG DAGANG DAN PERSEDIAAN PADA PT TRIPOLA
INTERINDO”.
3
1.2
Ruang Lingkup
Tulisan ini akan membahas mengenai analisis dan perancangan sistem
informasi akuntasi yang berfokus pada siklus secara tunai dan kredit, pembayaran
utang usaha, serta pengelolaan barang terhadap material dan perlengkapan konstruksi
sebagai persedian serta perlengkapan tukang.
Pokok pembahasannya antara lain adalah :
1. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian meliputi analisis,
prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan :
a) Permintaan pembelian barang yang didasarkan atas kebutuhan proyek
dan penambahan stok.
b) Pencatatan harga barang dari vendor.
c) Perbandingan harga pembelian dan pemilihan vendor.
d) Order pembelian barang kepada vendor.
e) Otorisasi kegiatan pembelian barang.
f) Pengembalian atas penerimaan barang yang rusak atau tidak sesuai.
g) Laporan
mengenai
permintaan
pembelian,
order
pembelian,
penerimaan barang dan pengembalian barang.
2. Perancangan sistem informasi akuntansi pengelolaan utang meliputi
analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan :
a) Pencatatan utang usaha kepada vendor secara kredit.
b) Pembayaran utang dagang perusahaan.
c) Pengelolaan utang dagang yang menginformasikan utang perusahaan
yang akan jatuh tempo dan telah jatuh tempo.
3. Perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang meliputi atas
analisis, prosedur operasi standar, dan dokumen yang berhubungan
dengan :
a) Perhitungan saldo persediaan barang dengan menggunakan moving
average method.
b) Pengelolaan stok barang dengan safety stock.
c) Pengendalian barang di gudang dengan melakukan stock opname.
d) Penerimaan barang karena adanya pembelian berdasarkan pekerjaan
lapangan maupun penambahan stok.
e) Pengeluaran barang untuk keperluan proyek / pekerjaan lapangan.
f) Pengiriman barang ke proyek atau workshop.
4
4. Perancangan sistem informasi akuntansi dalam penulisan ini tidak
membahas write off atau pemutihan utang perusahaan.
1.3
Tujuan dan Manfaat
1.3.1
Tujuan
Tujuan penulisan ini antara lain adalah untuk :
1. Melakukan analisis atas sistem informasi yang sedang berjalan dan
pengendalian internal dalam PT. Tripola Interindo mengenai siklus
pembelian, pengelolaan utang dan persediaan atas material dan
perlengkapan.
2. Merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk siklus pembelian,
pengelolaan utang dan persediaan pada PT. Tripola Interindo.
1.3.2
Manfaat
Dengan tercapainya tujuan penulisan, maka manfaat yang akan didapat antara
lain adalah :
1. Mengidentifikasi masalah dan menemukan kebutuhan yang diperlukan
dalam operasi siklus pembelian, pengelolaan utang, dan persediaan pada
PT. Tripola Interindo sehingga dapat menghasilkan solusi atas masalah
dan kebutuhan tersebut dan dapat membantu pimpinan perusahaan dalam
pengambilan keputusan terkait siklus pembelian, pengelolaan utang dan
persediaan berdasarkan informasi yang dihasilkan dari laporan terkait
pembelian, pengelolaan utang, dan persediaan. Selain itu analisis terhadap
pengendalian internal juga bermanfaat membantu mengidentifikasi
kelemahan pengendalian perusahaan dan meminimalisir terjadinya risiko
terkait pembelian, utang usaha dan persediaan dengan pembentukan
internal control.
2. Menghasilkan
rancangan
sistem
informasi
akuntansi
yang
terkomputerisasi terkait kegiatan pembelian, pengelolaan utang dan
persediaan dimulai dari analisis stok material dan perlengkapan, proses
permintaan pembelian, pencatatan penawaran harga, perbandingan harga
pembelian, penentuan vendor, order pembelian, penerimaan material dan
perlengkapan, pengakuan utang, pembayaran utang, hingga pengiriman
material dan perlengkapan ke workshop atau lapangan.
5
1.4
Metodologi Penelitian
Berikut adalah metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan
skripsi.
1. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data, penulis menerapkan dua macam metode
antara lain adalah :
a. Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan bahan
pustaka yang berasal dari buku dan jurnal internasional yang berkaitan
dengan topik skripsi lalu membandingkan dengan isi karya tulis.
b. Metode Penelitian Lapangan
Teknik penelitian lapangan yang digunakan antara lain adalah :
1) Observasi / pengamatan, merupakan teknik penelitian lapangan
dengan cara mengamati secara langsung kegiatan dan perisitwa –
peristiwa yang terjadi dalam perusahaan.
2) Wawancara, merupakan teknik mengumpulkan informasi dengan
cara mengajukan berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan
penulisan skripsi yaitu pertanyaan – pertanyaan mengenai proses
bisnis perusahaan dalam siklus pembelian dan persediaan.
3) Dokumentasi, merupakan kegiatan mengumpulkan bukti – bukti
yang tertulis atau terekam terkait mengenai kegiatan pembelian
dan persediaan yang ada dalam perusahaan.
4) Prosedur analitis, adalah kegiatan mengevaluasi prosedur yang
dijalankan oleh perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan
pembelian dan persediaan.
2. Metode Analisis
Dalam menyelidiki dan memahami sistem informasi akuntansi siklus
pembelian, utang dagang dan persediaan dalam perusahaan Tripola
Interindo, digunakan bagan alir dokumen (document flowchart) yang
menggambarkan berbagai dokumen yang terlibat di dalam sistem
informasi akuntansi.
6
3. Metode Perancangan Sistem
Metode perancangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan
object-oriented analysis and design oleh Satzinger, Jackson, dan Burd.
Urutan tahapannya adalah sebagai berikut.
a. Modelling and the Requirement Discipline
•
Activity diagram
•
Event table
•
Use case diagram
•
Use case description
•
Domain class diagram
•
System sequence diagram
b. Design Discipline
1.5
•
Deployment environment and application architecture
•
Completed three layer sequence diagram
•
Updated design class diagram
•
Package diagram
•
User interface
Sistematika penulisan
Penulisan harus dilakukan dengan sistematis agar penulisan dapat terarah dan
tujuan serta manfaat dapat dicapai dengan tepat. Sistematika penulisan yang
digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi 5 bab, yaitu diantaranya adalah
sebagai berikut.
BAB 1
:
PENDAHULUAN
Merupakan bagian awal penulisan yang memaparkan mengenai latar
belakang penulisan, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan
manfaat penulisan, metode penulisan serta sistematika penulisan yang
digunakan dalam penulisan skripsi ini.
BAB 2
:
LANDASAN TEORI
Merupakan bab yang akan menjelaskan mengenai teori dari berbagai
ahli yang menjadi acuan dalam penulisan skripsi.
7
BAB 3
:
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Merupakan bab ketiga yang menguraikan informasi mengenai
gambaran umum perusahaan seperti bidang pekerjaan, sejarah singkat,
visi dan misi, struktur organisasi, jabatan dan wewenang, sistem
informasi yang berjalan saat ini yang berkaitan dengan siklus
pembelian, utang dagang dan persediaan, dokumen – dokumen dan
prosedur
terkait,
masalah
yang
dihadapi
perusahaan
dalam
menjalankan sistem yang sedang berjalan, usulan perbaikan untuk
mengatasi masalah sistem lama, dan manfaat yang didapat dari
implementasi sistem baru yang diusulkan.
BAB 4
:
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Bab ini akan membahas mengenai perancangan sistem yang diusulkan
atas siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan dengan
pendekatan Object Oriented Analysis Design dengan Unified Process.
BAB 5
:
SIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bab terakhir yang berisi tentang ulasan secara keseluruhan
dan singkat mengenai permasalahan yang dihadapi hingga pada
usulan perbaikan untuk sistem informasi perusahaan dalam siklus
pembelian, pengelolaan utang dan persediaan.