BAB I

10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan membahas lebih lanjut mengenai konsep teori
komunikasi, konsep teori public relations (PR), kemudian membahas mengenai
definisi serta fungsi intranet, dan juga membahas keefektivitas penggunaan
intranet sebagai pusat informasi.
2.1. Komunikasi
2.1.1. Pengertian Komunikasi
Dalam kehidupan manusia komunikasi sangat penting. Tanpa adanya
komunikasi interaksi antar sesama manusia tidak akan berjalan dengan baik.
Dengan adanya komunikasi, mereka dapat bertukar informasi ataupun pikiran satu
dengan yang lainnya. Tidak jarang dalam berinteraksi antar sesama manusia
sering terjadi misscommunication.
Kata atau istilah komunikasi berasal dari bahasa latin communicatus yang
berarti berbagi atau menjadi milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan
orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain
tersebut menjadi miliknya.
Proses komunikasi dapat diartikan sebagai transfer komunikasi atau pesanpesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima
11
pesan sebagai komunikan. Tujuan dari proses komunikasi tersebut adalah
tercapainya saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak. 4
Menurut Deddy Mulyana, komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau
tingkah laku. 5
Dengan demikian, kata komunikasi menurut kamus bahasa lebih mengacu
pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan. Komunikasi akan
terjalin karena adanya pencapai suatu hal yang dituju. Dalam berkomunikasi ada
kedua belah pihak saling bertukar informasi, perasaan serta tingkah laku dalam
pencapaian suatu tujuan.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah
penyampai dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain dan juga
merupakan proses sosial. Atau dapat juga disimpulkan komunikasi adalah kajian
mendalam
dan
menyeluruh
tentang
pelaksanaan
sistem
komunikasi
keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas
organisasi.
2.1.2. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar
sebagai berikut : pengiriman pesan, penerimaan pesan dan pesan.
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
4
Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Rajagrafindo Utama,
Jakarta, 2006, hal 81-86
5
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, PT. Remaja Rosdakarya, 2005, hal 10
12
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada
seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan
sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan
disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau
non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya
dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan
pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata
dan bagian muka lainnya). Tujuan
penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah
tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan
pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi
oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
13
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si
penerima pesan harus dapat mengartikan simbol/kode dari pesan tersebut,
sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim
meskipun dalam bentuk kode/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang
dimaksud oleh pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan
dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim
pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini
penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan
sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat
disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan.
Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan
balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan
sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi
balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan
menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang
diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang
dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan
14
kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat
memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi
mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi
hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang
merintangi
atau
menghambat
komunikasi
sehingga
penerima
salah
menafsirkan pesan yang diterimanya.
2.2. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu
organisasi dan komunikasi antar organisasi. Sifat komunikasi organisasi adalah
komunikasi yang berlangsung lebih banyak komunikasi formal. Organisasi
cenderung lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisien dalam
melakukan kegiatan komunikasinya. Untuk itu komunikasi yang dilakukan
bersifat formal.
Organisasi merupakan : 6
1. Suatu sistem
2. Melakukan koordinasi aktivitas
3. Mencapai tujuan bersama atau umum.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Bila
6
Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi:Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerj.
Dan Ed Mulyana. Bandung:Rosda, 1998,hal : 11
15
organisasi semakin besar dan kompleks maka akan mengakibatkan semakin
kompleks pula proses komunikasinya. Organisasi kecil yang anggotanya hanya
tiga orang, proses komunikasi yang berlangsung relative sederhana. Organisasi
yang anggotanya seribu orang menjadikan komunikasinya sangat kompleks. 7
Sedangkan pengertian organisasi itu sendiri menurut Rosady Ruslan,
Organisasi yang merupakan kerangka kerja dari suatu manajemen adalah sesuatu
yang menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu system manajemen modern. 8
Definisi fungsional komunikasi organisasi menurut Wayne Pace dan Don
F. Faules adalah sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu
organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang
satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. 9
Komunikasi organisasi dapat dilihat sebagai proses mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan
organisasi berfungsi. 10
Fungsi komunikasi organisasi: 11
•
Komunikasi tidak sekedar melayani organisasi, ia adalah organisasi.
•
Komunikasi akan berpusat pada simbol-simbol yang memungkinkan
kehidupan organisasi.
7
Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, Grasindo, Jakarta, 2004, hal 54
Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Rajagrafindo Utama,
Jakarta, 2006, hal 89-90
8
9
R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi:Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.
Penerj. Dan Ed Mulyana. Bandung:Rosda, 1998,hal : 31
10
Richard, V Ference, Peter, R Monge dan Hamish, M Rusell, Comunicating and Organizing, Reading
Massachusett, Adison-Wesley, 1977, hal :4
11
Wayne Pace dan Don Faules, Op.Cit., hal : 32
16
•
Berperan lebih banyak dari sekedar melaksanakan rencana-rencana organisasi.
•
Komunikasi penting bagi pengambilan keputusan.
•
Komunikasi organisasi tidak eksis hingga diciptakan dan ditafsirkan oleh
orang-orang.
Mengukur posisi organisasi kita dapat mengukur dengan: 12
•
Kognitif (Pikiran)
Perubahan tingkat kepedulian, perubahan tingkat pengertahuan
•
Afektive (emosi)
Perubahan tingkat ketertarikan, perubahan tingkat kegemaran / keinginan Konatif.
•
Konatif (perilaku)
Perubahan tingkah laku, perubahan cara individu dan group bergaul, komitmen/
tindakan, perubahan budaya dan sosial
2.2.1. Komunikasi Internal
Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan
mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar
manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan karyawan. Komunikasi dari
manajemen kepada karyawan dalam sebuah organisasi besar harus melalui
beberapa tahap otoritas. Dalam proses penyampaiannya, makna dari suatu pesan
seringkali disalahartikan. 13
12
Ibid., hal : 90-91
Frazier Moore H., Humas membangun citra dengan komunikasi, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya, 1981,
hal:87
13
17
2.2.2. Aliran Komunikasi
Penyampaian pesan (informasi) dalam aliran komunikasi pada suatu
organisasi atau perusahaan (formal) biasanya mengalir dari atas ke bawah
(downward communication) atau dari bawah ke atas (upward communication)
atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal.
Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang
mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi,
yaitu : 14
1.
Downward communication
Berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen
mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke
bawah ini adalah:
a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.
c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (Sense of mission)
2.
Upward communication
Terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus
komunikasi dari bawah keatas ini adalah, “Penyampaian informasi tentang
pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan”.
14
Wayne Pace dan Don Faules, Op.Cit., hal 184;189;195
18
a.
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun
tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
b.
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
c.
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaan.
d.
Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerjaan mereka, prestasi,
kemajuan dan rencana-rencana untuk waktu mendatang.
3.
Horizontal communication
Komunikasi ini berlangsung antara karyawan yang memiliki kedudukan setara.
Fungsi arus komunikasi horizontal adalah:
a.
Memperbaiki koordinasi tugas
b.
Upaya pemecahan masalah
c.
Saling berbagi informasi
d.
Upaya memecahkan konflik, mendamaikan, berunding, dan menengahi
perbedaan
e.
Membina hubungan baik melalui kegiatan bersama
f.
Untuk memperolah pemahaman bersama
g.
Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona
Aliran informasi :
•
Tidak bergerak, yang nampak adalah penciptaan, penyampaian dan
interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan keseluruh
organisasi, iklim dan moral organisasi.
19
•
Bersifat dinamis dan terjadi sepanjang waktu.
•
Serentak, berurutan dan kombinasi keduanya.
•
Aliran informasi, dinamik, dimana-mana pesan diciptakan, dimunculkan, dan
ditafsirkan.
2.3. Public Relations (PR)
“Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang
terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua
khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan
pada saling pengertian.” Frank Jefkins (1996). 15
Public Relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan
pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut
diharapkan akan muncul perubahan yang berdampak. Sehingga Public Relations
adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku untuk semua jenis organisasi, baik
itu bersifat komersial maupun non komersial, di sektor publik (pemerintah)
maupun privat (pihak swasta). 16
Public relations is the discipline which looks after reputation, with the aim
of earning understanding and support and influencing opinion and behaviour. It
is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual
understanding between an organization and its publics 17 .
Public Relations (PR) adalah communication with sectors of the public to
influence their attitudes and opinions in the interest of promoting a person,
product, or idea. Dari beberapa definisi mengenai Public relations dapatlah
disimpulkan bahwa public relations pada hakikatnya merupakan suatu proses
15
16
. Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1996, hal.9 - 10
Frank Jefkins, Public Relations, OpCit, hal:2,9-10
17
Sudman, Seymour and Norman M Bradburn, 1982 A Practical Guide to Quesioner Design, Jossey-Bass,
Inc.hal. 23
20
terus menerus dari segala upaya manajemen yang terprogram, terencana dan
berkesimanbungan untuk dapat menciptakan dan membina saling pengertian
antara organisasi dengan publiknya dengan berusaha memberikan informasiinformasi yang jelas kepada publiknya.
Pada dasarnya public relations pada suatu perusahaan, organisasi atau
lembaga-lembaga lainnya baik negeri ataupun swasta, adalah sebagai perantara
atau penghubung antara pimpinan organisasi dengan publiknya, baik public
internal maupun publik external. Selain itu peranan public relations sangat
penting dalam menciptakan dan membentuk opini dalam perusahaan. Hal tersebut
kiranya sesuai dengan inti dari seorang public relations yaitu memperoleh good
will atau pengertian dari publiknya yang dapat menimbulkan citra positif pada
perusahaan atau organisasinya.
18
Empat unsur dasar Public Relations:
1.
Public Relations harus merupakan filsafat manajemen yang bersifat sosial
2.
Public Relations adalah suatu pernyataan tentang filsafat tersebut dalam
keputusan kebijaksanaan
3.
Public Relations adalah tindakan akibat kebijaksanaan tersebut
4.
Public Relations merupakan komunikasi dua arah yang menunjang ke arah
penciptaan kebijaksanaan ini, kemudian menjelaskan, mengumumkan,
mempertahankan, atau mempromosikannya kepada publik sehingga
memperoleh saling pengertian dan itikad baik.
18
Frank Jefkins.,Op.Cit., hal:9
21
Enam kriteria yang merangkum keahlian seorang praktisi public relations
yang baik, telepas dari latar belakang pribadinya, yaitu : 19
•
Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter
dengan baik.
•
Mampu berkomunikasi dengan baiksecara lisan maupun tulisan atau bahkan
secara visual.
•
Pandai mengorganisir segala sesuatu.
•
Memiliki integritas personal, baik dalam profesi maupun dalam kehidupan
pribadinya.
•
Memiliki imajinasi, artinya disini adalah memiliki daya kreativitas yang cukup
baik.
•
Serba tahu, dituntut untuk memiliki akses informasi yang seluas-luasnya.
Public relations mencakup hal-hal berikut ini :
1. Mengantisipasi, menganalisa dan menterjemahkan pendapat public, sikap dan
masalah yang mungkin berdampak baik ataupun buruk terhadap jalan serta
rencana organisasi.
2. Memberi anjuran kepada manajemen pada semua jenjang di dalam organisasi,
dengan memperhatikan keputusan kebijaksanaan, rangkaian tindakan, dan
komunikasi dengan memperhitungkan percabangan masyarakatnya dan
tanggung jawab sosial atau tanggung jawab kewarganegaraan.
19
Frank Jefkins, Op.Cit., hal.21
22
3. Meneliti, melaksanakan dan mengevaluasi program tindakan dan komunikasi
secara berkelanjutan, agar masyarakat yang diberi informasi memperoleh
pemahaman, sehingga tujuan organisasi tercapai. Program-program itu dapat
mencakup pemasaran, keuangan, pegumpulan dana, hubungan dengan
karyawan atau pemerintah, dan lainnya.
4. Membuat rencana dan menerapkan upaya organisasi untuk mempengaruhi
atau mengubah kebijakan umum.
5. Menentukan sasaran, membuat rencana, membuat anggaran, menyaring dan
melatih staf, mengembangkan fasilitas, singkatnya, mengelola sumber daya
yang diperlukan untuk melaksankan semua yang disebutkan di atas.
6. Pengetahuan serta ketrampilan teknis diperlukan untuk penelitian pendapat,
analisis
masalah
masyarakat,
hubungan
media,
direct
email,
iklan
kelembagaan penerbitan, pembuatan film/video, peristiwa-peristiwa khusus,
pidato, dan presentasi.
Garis besar aktivitas utama Public Relations suatu perusahaan atau organisasi
adalah sebagai berikut: 20
1.
Communicator
Artinya kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak
langsung dan lisan (spoken person) atau tatap muka dan sebagainya.
Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuador.
20
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Rajagrafindo Utama, Jakarta,2006, hal
26-27
23
2.
Relationship
Kemampuan peran Public Relations membangun hubungan yang positif dan
eksternal. Juga, berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan,
dukungan, kerjasama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut.
3.
Back up Management
Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti
manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia, dan sebagainya
untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok
perusahaan atau organisasi.
4.
Good Image Maker
Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi,
dan sekaligus menjadi hal yang utama bagi aktivitas Public Relations dalam
melaksanakan manajemen kehumasan, membangun citra atau nama baik
lembaga atau organisasi dan produk yang diwakilinya.
Fungsi Public Relations dalam suatu organisasi: 21
1.
To facilitate and insure an inflow of representative opinions from an
organization’s several publics so that its policies and operations may be kept
compatible with the diverse needs and views of these public. (Memudahkan
dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dari publik-publik suatu
organisasi, sehingga kebijaksanaan beserta operasionalisasi organisasi dapat
21
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Op.Cit., hal:34
24
dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publikpublik tersebut)
2.
To counsel management on ways and means on shaping an organization’s
policies and operations to gain maximum public acceptance. (Menasehati
manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan
operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh
publik)
3.
To devise and implement programs that will gain wide and favorable
interpretations of anorganization’s policies and operations. (Merencanakan
dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran
yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi)
Secara sederhana tugas PR, antara lain :
•
Menyusun strategi komunikasi perusahaan
•
Memberi infromasi
•
Memantau pendapat umum
•
Mengelola web organisasi atau perusahaan
•
Mengembangkan hubungan baik antara pimpinan dan karyawan
•
Menumbuhkan motivasi
Strategi cyber PR, antara lain :
•
Memberikan pengertian tentang intranet
•
Mensosialisasikan intranet di kalangan karyawan
•
Membuat intranet semenarik mungkin
25
•
Membuat angket untuk karyawan
•
Meng up date infromasi intranet
PR senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui
pengetahuan, dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul
suatu dampak, yakni berupa perubahan yang positif. Dengan demikian, kunci
sukses PR adalah melalui komunikasi. Artinya, keberhasilan PR untuk mencapai
tujuannya bergantung pada sejauh mana PR itu dapat menjalin hubungan dengan
masyarakatnya, baik khalayak internal maupun eksternal.
Ciri hakiki dari komunikasi PR adalah komunikasi yang bersifat timbal
balik (two-way traffic). Komunikasi yang bersifat timbal balik ini sangat penting
dan mutlak harus ada dalam kegiatan PR, dan terciptanya feedback merupakan
prinsip pokok dalam humas.
2.3.1. Publik Internal
Dunia Public Relations dikenal hubungan masyarakat internal (employee
relations), yaitu publik yang terdiri dari para pekerja (karyawan) menjadi bagian
utama dari usaha, perusahaan atau instansi itu sendiri. 22
Hubungan masyarakat internal (internal public relations) dalam suatu perusahaan,
terdiri dari beberapa tingkatan : 23
1.
Hubungan dengan karyawan (employee relations) pada umumnya. Beserta
keluarga karyawan khususnya.
22
Rosady Ruslan, Op.Cit., hal:271
Ibid., hal: 273
23
26
2.
Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan
(management relations), baik di level korporat atau level sebagai pelaksana.
3.
Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stock holder
relations)
Efektivitas hubungan masyarakat internal memerlukan koordinasi antara: 24
a.
Sistem manajemen yang sifatnya terbuka (Open Management)
b.
Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara
komunikasi timbal balik dengan para karyawan.
c.
Keberadaan manajer Humas, yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi
juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern.
2.4. Efektivitas
Pada dasarnya pengertian efektifitas yang umum menunjukkan pada taraf
tercapainya hasil atau mengarah ke pencapaian sasaran, efektif senantiasa
dikaitkan dengan pengertian efisien. Efektifitas menekankan pada hasil yang
dicapai. Istilah efektif dan efisien merupakan dua istilah yang saling berkaitan
dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Effective is able to accomplish a purpose, functioning effectively (efektif
adalah dapat mencapai tujuan yang diharapkan, berfungsi dengan efektif). 25
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, efektivitas adalah suatu
keadaan yang berhasil guna. Pengertian efektivitas menurut pendapat Gie (2001)
24
M.Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan, Bumi Aksara, Jakarta,2001hal : 212
25
www.wikipedia.com
27
adalah suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu
akibat yang dikehendaki. Sedangkan menurut Gibson, efektivitas adalah
pencapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Konsep tersebut
didasarkan pada pendekatan tujuan, yang bertujuan untuk menentukan dan
mengevaluasi.
Sedangkan menurut Hidayat (1996), efektivitas adalah suatu ukuran yang
menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah tercapai.
Semakin besar prosentase target yang tercapai semakin tinggi tingkat
efektivitasnya. Peningkatan efektivitas organisasi dinyatakan sebagai tujuan,
karena pengertian bahwa secara fungsional kinerja suatu sistem ditentukan oleh
kejituan dalam pencapaian sasaran. Definisi efektivitas secara umum adalah :
mengerjakan hal-hal yang benar, mencapai tingkat di atas pesaing, membawa
hasil, menangani tantangan masa depan, meningkatkan laba keuntungan, dan
mengoptimalkan sumber daya. 26
Berikut pengertian efektivitas menurut pendapat para ahli, sebagai berikut:
Menurut Hidayat (1986), yang menjelaskan bahwa :
”Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,
kualitas, waktu) telah tercapai. Di mana makin besar presentasi yang dicapai,
makin tinggi efektivitasnya”
Menurut Schemerhon John R, Jr (1986:35)
”Efektivitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara
membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi
atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif”
Ada pun pengertian efektivitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984),
”Efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan
output yang diharapkan dari sejumlah input”
26
Andre Hardjana, Audit Komunikasi, Grasindo,2000,, hal. 24
28
Dari pengertian-pengertian efektivitas tersebut dapat disimpulkan bahwa
efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kualitas,
kuantitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target
tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk
mencapai tingkat efektivitas dapat digunakan rumus sebagai berikut :
Efektivitas = Output Aktual/Output Target > = 1
•
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama
dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektivitas
•
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang dari 1(satu),
maka efektivitas tidak tercapai
Komunikasi dikatakan efektif bila pesan yang disampaikan dapat diterima
dengan baik, dan pihak yang menerima pesan tersebut dapat memberikan feed
back sehingga terjadi komunikasi dua arah. Pada dasarnya pengertian efektifitas
yang umum menunjukkan pada taraf tercapainya hasil, sering atau senantiasa
dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun
sebenarnya
ada
perbedaan
diantara keduanya. Efektifitas menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan
efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang dicapai itu
dengan membandingkan antara input dan outputnya.
Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang
saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Tentang
pendapat.
arti
dari
efektif
maupun
efisien terdapat beberapa
29
Arti efektif dan efisien adalah sebagai berikut : “When a specific desired
end is attained we shall say that the action is effective. When the unsought
consequences of the action are more important than the attainment of the desired
end and are dissatisfactory, effective action, we shall say, it is inefficient. When
the unsought consequences are unimportant or trivial, the action is efficient.
Accordingly, we shall say that an action is effective if it specific objective aim. It
is efficient if it satisfies the motives of the aim, whatever it is effective or not”.
(Bila suatu tujuan tertentu akhirnya dapat dicapai, kita boleh mengatakan
bahwa kegiatan tersebut adalah efektif. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari
dari kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang
dicapai, sehingga mengakibatkan ketidakpuasan walaupun efektif, hal ini disebut
tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari, tidak penting atau
remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan dengan itu, kita dapat
mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu. Dikatakan efisien bila
hal itu memuaskan sebagai pendorong mencapai tujuan, terlepas apakah efektif
atau tidak). 27
Atau efektifitas dari usaha kerjasama (antar individu) berhubungan dengan
pelaksanaan yang dapat mencapai suatu tujuan dalam suatu system, dan hal itu
ditentukan dengan suatu pandangan dapat memenuhi system itu sendiri. 28
Secara etimologis efektivitas berasal dari akar kata efek. Efek adalah unsur
penting dalam keseluruhan proses komunikasi. Efek bukan hanya sekedar umpan
balik dan reaksi penerima (komunikasi) terhadap pesan yang dilontarkan oleh
komunikator, melainkan oleh efek dalam komunikasi merupakan paduan sejumlah
kekuatan yang bekerja dalam masyarakat, dimana komunikator hanya dapat
menguasai satu kekuatan saja, yaitu pesan-pesan yang dilontarkan. Oleh karena
itu kita dapat menyatakan, bahwa efek terjadi pada individu-individu dan
kemudian menjadi sikap masyarakat.
27
Chester I. Barnard, Kebijakan Kinerja Karyawan, Prawirosentono, 1999, Hal. 27
28
Ibid, hal. 28
30
Efektivitas fungsi intranet bagi karyawan PT. Bakrie Telecom, efektivitas
adalah Sesuatu yang kita sampaikan bermanfaat, berguna bagi orang lain yang
membutuhkan informasi tersebut. Tingkat efektivitas ditentukan oleh karyawan
dengan cara terpenuhinya segala kebutuhan informasi yang dibutuhkan karyawan
yang dirangkai dalam satu tempat yaitu intranet. Tanpa banyak membuka sarana
lain, karyawan sudah mendapatkan semua informasi di intranet.
2.4.1. Mengukur Efektivitas
Masalah pokok dalam pendekatan survey sebagai alat tunggal adalah
mencari dan menentukan alat ukur yang digunakan untuk memeriksa kegiatan
organisasi. Efektivitas komunikasi berkaitan dengan pertanyaan “berapa besar
dampak kegiatan-kegiatan penyebaran informasi pada karyawan” Artinya ada
kesesuaian antara penyampaian informasi dan kebutuhan informasi. Asumsinya,
sistem komunikasinya benar tetapi kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai
langkah-langkah pelaksanaan dari sistem komunikasi tersebut salah karena tidak
sesuai dengan situasi yang ada – salah langkah tidak dapat menimbulkan dampak
yang diharapkan oleh sistem penyebaran informasi.
Dalam penelitian mengenai efektivitas penggunaan media intranet BTEL
Portal terhadap kebutuhan informasi karyawan PT. Bakrie Telecom,Tbk Jakarta,
peneliti menggunakan audit komunikasi sebagai alat ukur tentang efektivitas.
Menurut Gerald Goldhaber dan Donald Rogers, 29
dalam buku Audit
Komunikasi menegaskan terdapat 6(enam) kriteria dalam mengukur efektivitas
29
Andre Hardjana, Audit Komunikasi, Grasindo, 2000, hal 34
31
komunikasi, sebagai berikut : siapa penerima atau pemakai (receiver or user), isi
pesan (content), ketepatan waktu (timing), media komunikasi (media), format
(format), dan sumber pesan (source). Dengan penjelasan dan uraian sebagai
berikut :
Dalam dimensi penerima, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah apakah
semua orang yang dituju menerima data? dan apakah orang lain yang tidak dituju
juga menerima data ?
Dalam dimensi isi pesan, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah apakah
semua data penting disalurkan ? dan apakah data tidak penting juga disalurkan ?
Dalam dimensi ketepatan waktu, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah
apakah data tersedia waktu dibutuhkan ? dan berapa lama data disimpan sebelum
dibutuhkan ?
Dalam dimensi media, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah melalui
saluran mana data diterima ? dan apakah tersedia saluran-saluran lain yang lebih
efektif ?
Dalam dimensi format kemasan, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah
dalam bentuk apa data diterima ? dan apakah tersedia bentuk lain yang lebih
efektif ?
Dalam dimensi sumber, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah siapa
sumber langsung dari data yang dibutuhkan ? dan apakah tersedia sumber data
lain yang lebih dipercaya ?
Dengan demikian dapat disimpulkan definisi sederhana dan tegas tentang
audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan
32
sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektivitas organisasi.
Penelitian ini memakai 6(enam) kriteria tersebut di atas karena menurut
peneliti 6(enam) kriteria tersebut cukup mewakili indikator-indikator yang perlu
diteliti dalam mengukur efektivitas sebuah media internal.
Faktor-faktor penunjang komunikasi efektif menurut Wilbur Schramm
adalah sebagai berikut :
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga menarik
perhatian komunikan.
2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang
sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama mengerti.
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan
beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang
layak bagi situasi keleompok di mana komunikan berada saat ia digerakkan
untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Efektivitas organisasi dalam pengertian umum,
dapat diukur sebagai :
mengerjakan hal-hal yang benar, mencapai tingkat di atas pesaing, membawa
hasil, menangani tantangan masa depan, meningkatkan laba keuntungan, dan
mengoptimalkan penggunaan sumber daya. 30
30
Andre Hardjana, Audit Komunikasi, Grasindo,2000,hal.24
33
2.4.2. Efektivitas media online
Media dikatakan efektif jika media tersebut dapat mencapai tujuan yang
diharapkan. Sebelum jauh membahas tentang hakikat efektivitas, terlebih dahulu
kita bedakan antara efisien dan efektivitas agar lebih jelas.
Efficiency could be defined to mean maximization, in some sense, of the
ratio of net positive result (the balance of desired over under sired sequences) to
opportunity costs. Stated more precisely a choice could be defined as efficient if it
achieved the greatest possible opportunity costs.
(Efisiensi dapat dirumuskan dalam arti memaksimalkan menurut suatu
pengertian tertentu antara hasil bersih yang nyata{imbang dari akibat-akibat yang
dikehendaki terhadap yang tidak dikehendaki} dengan pengorbanan yang
diberikan. Apabila dinyatakan secara cermat, suatu tindakan dapat disebut efisien
apabila mencapai hasil yang sebesar mungkin dengan pengorbanan tertentu yang
diberikan. Atau ini mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan pengorbanan
terkecil yang mungkin diberikan).31
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa efisiensi adalah usaha untuk
mencapai prestasi yang setinggi-tingginya. Jadi pada dasarnya efisiensi kerja
merupakan perwujudan dari pada cara kerja yang efisien. Sementara itu Chester I
Bernard mengemukakan perbedaan antara efektif dan efisien, bahwa suatu
tindakan dapat dikatakan efektif apabila mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Tindakan efisien apabila memuaskan dorongan batin dari pada tujuan itu, baik
tindakan itu efektif atau tidak, dan proses yang bersangkutan tidak menimbulkan
ketidakpuasan yang menghapus kepuasan itu. Dapat dikatakan bahwa suatu
tindakan adalah efisien apabila dorongan batin itu tidak terpuaskan, atau terjadi
ketidakpuasan yang menghapus kepuasan, walaupun tindakan itu tidak efektif.
31
The Liang Gie, Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara, Jogjakarta, UGM Press, 1981, hal.25
34
Jadi menurut pendapat peneliti efektif mengandung arti terjadinya suatu
akibat atau efek yang dikehendaki. Perbuatan yang efektif adalah perbuatan yang
mengakibatkan sebagaimana yang dikendaki oleh orang tersebut.
Efektivitas suatu media terkait erat dengan tujuan dari program hubungan
pengguna, untuk itu dapat dikatakan bahwa efektivitas media dapat dilihat dari
pencapaian tujuan program hubunngan pengguna, apakah media itu dapat : 32
1. Menentukan apakah para pengguna memikirkan dan membicarakan
kebijakan,tindakan, produk atau pelayanan perusahaan.
2. Menyebarluaskan informasi kepada public pengguna produk, pelayanan,
kebijaksanaan dan public perusahaan.
3. Menjawab pertanyaan pengguna yang berhubungan dengan perusahaan,
produk dan pelayanan, serta manfaatnya.
4. Memberikan informasi dan mendidik para pengguna mengenai pengetahuan
untuk memenuhi kebutuhannya.
5. Mempersiapkan dan menyebarluaskan petunjuk dan informasi tentang
penggunaan produk sehingga para pengguna akan memperoleh kepuasan
maksimal dalam pemakaian produk.
Beberapa metode yang bisa dilakukan untuk mengukur efektivitas
program Public Relations online, yaitu : 33
1. Menghitung jumlah orang yang mengunjungi dan memberikan informasi rinci
mengenai dirinya pada website yang disediakan Public Relations.
32
Cutlip, Scot. M, Allen H. Center and Glen M. Broom, 1985, Effective Public Relations, 6th
Edition, Prentice-Hall Inc. hal 225
33
Rachmat Kriyantono, Riset Komunikasi, Kencana Prenada Media Group, 2006, hal. 329-330
35
2. Mengukur tingkah laku khalayak. Pengukuran dapat dilakukan pada berapa
banyak orang yang memberikan umpan balik memalui saluran-saluran yang
tersedia dan berapa banyak yang menggunakan jasa perusahaan dan
sebagainya.
3. Memantau liputan media. Beberapa banyak informasi yang tersedia di website
dijadikan sumber berita oleh media.
4. Memantau penambahan data base. Sifat internet yang “one to one”
memungkinkan Public Relations mendapatkan informasi rinci tentang
khalayak sasaran yang tidak dapat diperoleh dari media konvensional.
Informasi-informasi tentang khalayak tersebut akan masuk ke data base
marketing. Penambahan data base ini yang menjadi ukuran efektivitas Public
Relations.
2.5. Intranet dan Media Internal
2.5.1. Definisi Intranet
House journal is an internal publication produced by an organization in order
to inform and entertain its employees and to generate better internal
communication and relationships.(Cutlip 1985) 34
Intranet adalah bagian dari house journal yaitu bentuk media humas. House
journal dibedakan dari sasaran pembaca yaitu bersifat internal untuk staf atau
karyawan suatu perusahaan. Bersifat eksternal untuk publik suatu perusahaan.
Intranet adalah jenis house journal yang bersifat internal karena hanya
diperuntukkan untuk karyawan suatu perusahaan saja. Intranet atau internet adalah
34
Cutlip, Scot. M, Allen H. Center and Glen M. Broom, Op.Cit., hal.225-232
36
jaringan teknologi komunikasi terkoneksi yang memperlihatkan pergeseran
paradigma dibidang komunikasi perusahaan.
Intranet adalah Jaringan Komputer yang khusus untuk penggunaan pada
lingkungan di dalam batasan suatu Organisasi. Dilihat dari sudut teknisinya,
Intranet didefinisikan sebagai penggunaan teknologi Internet dan WWW (World
Wide Web) di dalam sebuah jaringan komputer lokal (LAN). Local Area Network
(LAN) adalah sekumpulan komputer-komputer yang saling dihubungkan pada
suatu daerah atau lokasi tertentu. Intranet memaksimalkan penggunaan LAN
tersebut dengan menambahi kemampuan-kemampuan Internet kedalamnya.
Dalam dunia internet, terdapat banyak aplikasi dan peralatan yang dapat
membantu kelangsungan internet diantaranya:
(1) Electronic mail (E-mail): berfungsi untuk mengirimkan dokumen;
(2) Internet Relay Chat (IRC): berguna untuk menghubungkan dua pengguna
internet melalui obrolan atau yang biasa disebut chat berbasis teks;
(3) Usenet Newsgroups: yakni bulletin board yang digunakan untuk membahas
topik-topik tertentu seperti hobi, olahraga, bisnis, dan sebagainya;
(4) FTP file transfer: fitur dari web browser yang berguna untuk memindahkan
data melalui internet, dan digunakan dalam dunia marketing untuk mengunduh
data;
(5) Gophers, Archie, dan WAIS: berguna untuk menyimpan dan mencari data
dalam internet;
(6) Telnet: berfungsi untuk menampilkan akses tertentu pada sistem komputer;
37
(7) Push channel: informasi disebarkan melalui internet atau intranet dan
diterima menggunakan web browser yang berlangganan dengan channel tertentu.
Halaman web terdiri dari berbagai elemen, yakni :
1. Text Information (informasi teks),
2. Static Graphical Images (gambar grafis yang statis),
3. Animated Graphical Images (gambar grafis animasi),
4. Interactive form elements (elemen bentuk interaktif), dan
5. plug in components (komponen plug-in).
2.5.2. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan intranet.
•
Cakupan pembaca, siapa saja kah yang akan membaca informasi yang
telah disediakan. Jangkauan pembaca ini harus dikenali dan dipahami
seperti halnya membuat website agar dimengerti oleh orang akan
membukanya. Pertimbangan ini jelas akan mempengaruhi gaya dan
kandungan isi jurnal yang bersangkutan.
•
Kuantitas, besar kecilnya kuantitas akan mempengaruhi metode-metode
produksi dan kualitas materi maupun kandungan isi.
•
Kebijakan, Apakah isi intranet itu bermaksud memberitahukan mengenai
aspek-aspek tertentu dari organisasi, menyajikan suatu wahana komunikasi
antara para pegawai atau anggota organisasi yang tersebar di beberapa
tempat, atau forum dimana para pembaca dapat saling bertukar pandangan
dan pengalaman. Intranet harus disesuaikan dengan keseluruhan program
38
Public Relations dan dijadikan suatu wahana untuk mencapai khalayak
yang hendak dituju dalam rangka menggelar tujuan.
•
Gaya dan format tulisan, hitam putih atau warna, bentuk huruf dan
tipografi, jumlah ilustrasi, perimbangan antara berita dan tulisan feature
merupakan hal-hal yang harus diperhitungkan dalam penentuan format
2.5.3. Strategi Pemanfaatan intranet
Public Relations melalui media intranet, memiliki peranan yang lebih
besar dan luas dibandingkan dengan Public Relations di dunia fisik. Dengan
penggunaan media tersebut dapat melewati batas penghalang dan langsung
menyampaikan pesan-pesan tersebut kepada target publik, serta memanfaatkan
potensi-potensi besar lainnya, seperti 35 :
a. komunikasi konstan
Intranet seperti sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24 jam setiap harinya
dengan potensi target public seluruh karyawan pengguna intranet.
b. Respon yang cepat
Intranet memungkinkan untuk merespon secara cepat dan serta-merta semua
permasalahan dan pertanyaan dari para pengguna intranet.
c. Pasar global
Internet telah menutup jurang pemisah geografis (kecuali psikologis) setelah
terhubung ke dunia online. Dan dapat langsung berkomunikasi dengan pasar
diseluruh dunia dengan biaya yang sangat minim.
35
Julius Onggo, Bob, Cyber PR, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2004, hal.24
39
d. Interaktif
Sangat interaktifnya internet tentu dapat memperoleh feedback dari pelanggan
situs perusahaan dengan demikian bisa diketahui keinginan public sehingga tidak
perlu menebak-nebak.
e. Komunikasi dua arah
Komunikasi antara organisasi dan public merupakan tujuan utama aktivitas Publik
Relations online karena aktivitas tersebut akan membantu dalam membangun
hubungan yang kuat dan saling bermanfaat yang tidak dapat dilakukan langsung
oleh media offline.
f. Hemat
Publik Relations online dapat membuat organisasi menjadi lebih hemat mengingat
online tidak membutuhkan stationery atau biaya cetak.
Walaupun Public Relations melakukan penggunaan internet yang terdapat
website didalamnya, tidak berarti harus menyepelekan media lainnya. Media lain
tetap menjadi bagian terpenting dalam melakukan penyebaran berita atau
informasi Public Relations.
2.5.4. Intranet sebagai media informasi
Salah satu tugas Public Relations yakni menyediakan berbagai informasi
kepada khalayak mengenai kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan
personalia selengkapnya mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang
maksimal dalam rangka menjangkau pengertian publik. 36
36
Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1996, hal.19
40
Untuk dapat menjalankan tugas khusus tersebut seorang public relations
dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mengolah dan menyampaikan
informasi tersebut secara lengkap, cepat dan tepat pada sasaran agar dapat
bermanfaat bagi publiknya maupun organisasi atau perusahaan itu sendiri.
Teknologi komunikasi multimedia seperti internet salah satunya,
mempunyai banyak fasilitas yang dapt mempermudah aktivitas public relations
dalam menyebarkan dan memperoleh informasi dari publiknya. Cyber public
relations kini sudah semakin terkenal, dimana bidang public relations ini sangat
terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi mutakhir (terutama
munculnya media online atau internet). 37 Internet telah menjadi gerakan revolusi
dasar diseluruh dunia, yang didalamnya termasuk perubahan dalam penggunaan
teknik-teknik komunikasi dibidang public relations.
2.5.5. Pengukuran keberhasilan House Journal
Ada beberapa cara untuk mengukur sejauh mana media telah berhasil
menyentuh pembacanya :
1. Survei pembaca, pada survey ini pembaca diminta mengisi suatu kuisioner
menyertakan pendapatnya mengenai suka tidaknya mereka terhadap media
tersebut.
2. Pengutipan artikel, apabila suatu jurnal sudah memiliki jangkauan yang cukup
luas dan dipercaya, maka artikel yang dimuatnya akan seringkali dikutip dan
dimanfaatkan secara luas.
37
Elvinaro Ardiyanto, Public Relations Suatu Pendekatan Praktis, Bandung, Pustaka Bani
Quraisy, 2004, hal. 138
41
3. Dampak, dampak disini adalah hasil-hasil nyata dari usaha PR yang dilakukan
melalui jurnal internal.
House journal dianggap sebagai media alternative dalam melakukan
komunikasi dialogis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya. Public
Relations melakukan komunikasi yang persuasive dan efektif melalui media yang
tepat.
2.5.6. Media Internal
Media internal atau media organisasi atau perusahaan merupakan media
komunikasi utama yang digunakan oleh organisasi-organisasi bisnis dan nonprofit
dalam berkomunikasi dengan para karyawan, pemegang saham, pemasok,
penyalur, pelanggan dan masyarakat umum.
Tujuan pembuatan media internal dalam suatu perusahaan adalah untuk
media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan dan media pengetahuan. 38
Jenis media internal : 39
a. Magazine (majalah), jurnal internal dengan format majalah dan biasanya
berukuran A4. Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi.
b. Koran, meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita
yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi.
38
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Rajagrafindo Utama, Jakarta,2006, hal
: 216
39
M. Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan, Bumi Aksara, Jakarta, 2001,hal:213
42
c. Newsletter (siaran berita), jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2
hingga 8 halaman dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah
tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar.
d. Majalah Dinding, bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada
dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasanya digunakan keperluan
internal dan eksternal.
2.5.7. Fungsi Media Internal
Mengelola suatu media internal (non komersial) secara profesional dan
serius, terdapat beberapa fungsi media internal: 40
1. Sebagai media hubungan komunikasi internal, yang diedarkan atau diberikan
secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi, dan berita
(bentuk tulisan atau photo release) mengenai aktivitas perusahaan.
2. Sebagai ajang komunikasi antar khusus karyawan.
3. Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis
menulis bagi karyawan.
4. Terdapat nilai tambah (value added) bagi departemen Public Relations untuk
menunjukkan kemampuan dalam upaya menerbitkan media khusus yaitu in
house journal yang bermutu.
40
Ruslan Rosady, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Rajagrafindo Utama, Jakarta, 2006,hal
: 201-202