Bab 2 Landasan Teori

Bab 2
Landasan Teori
2.1
Teknologi Informasi
2.1.1
Pengertian Teknologi Informasi
M enurut Haags, Cummings, dan M cCubbrey (2005, p14), teknologi informas i
adalah komputer apa saja yang berbasiskan perangkat yang digunakan orang (people)
untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan kebutuhan proses
informasi dari sebuah organisasi.
M enurut Sawyer dan Willams (2006, p3), teknologi informasi adalah istilah
umum yang mendeskripsikan berbagai teknologi yang membantu untuk memproduksi,
manipulasi, penyimpanan, komunikasi dan menyebarluaskan informasi.
Jadi, pengertian teknologi informasi adalah teknologi yang berupa hardware,
software, dan jaringan telekomunikasi yang digunakan oleh user untuk mendukung
proses pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pertukaran informasi guna
memenuhi kebutuhan proses informasi dari sebuah organisasi.
2.1.2
Infrastruktur Teknologi Informasi
2.1.2.1 Hardware dan Software
M enurut Haag, Cummings, dan M cCubbrey (2005, p15), ada dua kategori dasar
dalam teknologi yaitu hardware dan software. Hardware terdiri dari peralatan fisik yang
menyusun sebuah komputer (sering dikenal sebagai sistem komputer). Software adalah
kumpulan instruksi–instruksi yang menjalankan hardware untuk menyelesaikan tugas
tertentu.
8
9
Hardware dibagi menjadi enam kategori, yaitu (1) Input device, (2) Output
device, (3) Storage device, (4) CPU dan RAM , (5) Telecommunications device, (6)
Connecting device.
Input device adalah peralatan yang digunakan untuk memasukkan informasi dan
perintah yang terdiri dari keyboard, mouse, touch screen, game controller, dan bar code
reader. Output device adalah peralatan yang digunakan untuk melihat, mendengar, atau
sebaliknya mengenali hasil dari permintaan proses informasi yang terdiri dari printer,
monitor, dan speaker. Storage device adalah peralatan yang digunakan untuk
menyimpan informasi yang digunakan dilain waktu terdiri atas hard disk, flash memory
card, dan DVD. CPU adalah hardware yang mengartikan dan menjalankan sistem dan
instruksi-instruksi aplikasi software dan mengatur pengoperasian dari keseluruhan
hardware.
RAM adalah sebuah kawasan sementara untuk aplikasi yang bekerja seperti
halnya sistem, dan instruksi aplikasi software yang dibutuhkan oleh CPU sekarang ini.
Telecommunications device adalah peralatan yang digunakan untuk mengirim informasi
dan menerima informasi dari orang atau komputer lain dalam suatu jaringan contohnya
modem. Connecting hardware termasuk hal–hal seperti terminal paralel yang
menghubungkan printer, kabel penghubung yang menghubungkan printer ke terminal
paralel dan peralatan penghubung internal yang sebagian besar termasuk alat pengantar
untuk perjalanan informasi dari satu bagian hardware ke bagian lainnya.
Ada dua tipe utama dari software, yaitu application dan system. Application
software yang memungkinkan untuk meyelesaikan masalah–masalah spesifik atau
menampilkan tugas–tugas
spesifik. System software yaitu menangani tugas–tugas
10
spesifik untuk mengelola teknologi dan mengatur interaksi dari keseluruhan peralatan
teknologi. Di dalam system software ditemukan operating system software dan utility
software. Operating system software adalah software sistem yang mengendalikan
software aplikasi dan mengelola bagaimana peralatan hardware bekerja bersama–sama.
Utility software adalah software yang menyediakan tambahan fungsionalitas untuk
mengoperasikan sistem software, seperti antivirus software, screen savers, disk
optimization software.
2.1.2.2 Jaringan
M enurut Turban, Rainer, Porter (2003, p178), sebuah jaringan komputer, terdiri
atas media komunikasi peralatan–peralatan dan software yang dibutuhkan untuk
menghubungkan dua atau lebih sistem komputer dan peralatan. Ada 2 ukuran jaringan
yang umum, yaitu: LAN (Local Area Networks) dan WAN (Wide Area Networks). M AN
(Metropolitan
Area
Networks)
berada
diantara
dua
ukuran
tersebut.
LAN
menghubungkan dua atau lebih alat komunikasi sampai 2000 kaki (biasanya dalam
gedung yang sama). Jadi setiap pengguna alat dalam jaringan memiliki potensi untuk
berkomunikasi dengan alat yang lainnya. WAN termasuk jaringan regional yang terdiri
atas kumpulan telepon atau jaringan internasional seperti penyedia layanan komunikasi
global, mungkin milik komersial, swasta, atau publik.
2.1.2.3 Internet, Intranet, Ekstranet
M enurut Turban, Rainer, Porter (2003, p11), internet adalah elektronik dan
jaringan telekomunikasi yang besar yang menghubungkan komputer bisnis, konsumen,
instansi pemerintah, sekolah, dan organisasi lainnya di seluruh dunia, yang
menggunakan pertukaran informasi secara lancar terbuka.
11
Intranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan jaringan internet dan
perangkat lunak protokol TCP/IP, umumnya berupa, internet swasta, atau segmen
kelompok swasta dari jaringan internet publik.
Ekstranet adalah jaringan yang aman yang menghubungkan mitra bisnis dan
intranet lewat internet dengan menyediakan akses ke wilayah masing-masing perusahaan
intranet; perpanjangan dari intranet.
2.1.3
Arsitektur Teknologi Informasi
M enurut O’Brien dan George (2006, p480), arsitektur teknologi informasi yang
dibuat oleh perencanaan strategi bisnis/TI merupakan suatu desain konseptual atau cetak
biru yang meliputi 4 komponen sebagai berikut:
1.
Platform Teknologi (Technology Platform)
Internet, intranet, ekstranet, dan jaringan lainnya, sistem komputer, sistem
software, dan aplikasi software perusahaan terintegrasi yang menyediakan
infrastruktur
komunikasi dan
komputansi atau platform
yang mendukung
penggunaaan strategi TI bagi e–business, e–commerce , dan aplikasi bisnis/TI
lainnya.
2.
Sumber Daya Data (Data Resources)
Banyak jenis database operasional dan spesialisasi database termasuk data
warehouse dan database internet/intranet, yang menyimpan dan menyediakan data
serta informasi untuk proses bisnis dan dukungan keputusan.
3.
Arsitektur Aplikasi (Application Achitecture)
Aplikasi bisnis dari teknologi informasi dirancang sebagai sebuah arsitektur
terintegrasi atau portfolio sistem perusahaan yang mendukung usaha bisnis strategi
12
bisnis, serta proses lintas fungsi bisnis. Sebagai contoh, sebuah arsitektur aplikasi
harus meliputi dukungan untuk ERP (Enterprise Resources Planning) terintegrasi dan
aplikasi CRM (Customer Resources Management).
4.
Organisasi Teknologi Informasi (IT Organization)
Struktur organisasi dari fungsi sistem informasi dalam sebuah perusahaan dan
distribusi pakar sistem informasi dirancang untuk memenuhi strategi yang berubah
dari bisnis. Bentuk organisasi TI tergantung pada filosofi manajerial dan strategi
bisnis/TI yang dibentuk selama proses perencanaan bisnis.
2.2
Website
2.2.1
Pengertian Website
M enurut Saputro (2007), website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan
halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data
animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis
maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana
masing–masing dihubungkan dengan jaringan–jaringan halaman (hyperlink).
Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi
informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi
website selalu berubah–ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari
pemilik serta pengguna website.
Contoh website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis
adalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis
13
hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh
pengguna maupun pemilik.
2.2.2
Jenis – Jenis Website
M enurut Wibawa (2008), jenis–jenis website yang beredar saat ini dan mulai
menjadi trend, yaitu :
1.
Basic
Secara basicly website disediakan untuk publikasi informasi. Adapun informas i
yang akan disediakan adalah beraneka ragam dari profil pribadi hingga profil
perusahaan. Fokus situs ini adalah publikasi informasi.
2.
Search Engine
Situs search engine adalah situs yang menyediakan mesin pencari. Search engine
secara otomatis mencari dan menyimpan data–data situs yang beredar di internet.
Adapun materi yang dapat dicari adalah segala sesuatu yang tergabung di dalam
website yang terhubung di internet. Seperti mencari sebuah alamat website, file–file
multimedia dan grafis yang terkandung di dalam website. Dalam hal ini situs–situs
lain berlomba–lomba untuk menduduki tempat tertinggi untuk dapat di cari oleh
search engine. Fokus situs ini adalah sebagai mesin pencari situs lain.
3.
Portal
Situs jenis portal merupakan pintu gerbang bagi situs lain seperti halnya juga
search engine. Tetapi di dalam portal situs–situs tersebut lebih disusun untuk
disajikan. Berbeda dengan search engine situs–situs tersebut bukan dicari datanya
secara otomatis oleh mesin pencari tetapi disimpan dan dikelola oleh pengelola portal
14
secara dictionary. Umumnya portal–portal besar juga menyediakan layanan internet
lain seperti email bagi member dan lain–lain. Fokus situs ini adalah sebagai gerbang
dan facebook bagi situs lain.
4.
Blog
Blog merupakan buku harian yang terpublish di internet. Seorang pengelola blog
dapat dengan bebas menuangkan pikirannya dalam bentuk tulisan ke dalam website
ini. Tulisan tersebut selanjutnya disimpan di database dan di publish di internet.
Fungsional situs ini adalah publikasi dalam bentuk artikel di internet. Fokus situs ini
adalah manajemen artikel.
5.
Networking
Situs jenis networking adalah situs penyedia yang menampung member–member
untuk membentuk suatu komunitas. Sehingga member–member di dalam website
tersebut dapat saling berkomunikasi dan bertukar pikiran. Di dalam website ini
sesama member dapat saling berkenalan dan menjalin relasi satu sama lain.
Pertukaran pesan dan testimonial pun terjadi diantara member yang belum atau sudah
menjalin relasi. Fokus situs ini adalah friend relationship atau berteman dan
berkomunitas di dalam internet.
6.
Forum
Forum adalah situs membership seperti networking juga. Tetapi tidak berfokus
pada friend relationship seperti situs networking. Situs ini lebih berfokus sebagai
ajang diskusi di internet. Adapun diskusi dalam bentuk tulisan yang diposting oleh
member di organisasikan dengan lebih baik hingga perkategori yang terdiri dari
15
berbagai sub–sub. Tujuan situs ini adalah wadah saling bertukar pikiran dalam
diskusi. Fokus situs ini adalah forum diskusi online.
7.
News
News site adalah situs yang mengelola berita untuk di publish ke internet.
Pengelola website dapat mengelola yaitu antara lain menulis dan memanage berita.
Kemudian user internet dapat melihat informasi berita tersebut melalui website.
Fokus situs ini adalah manajemen berita.
8.
Event Organizer
Situs jenis ini adalah situs yang mengelola manajemen informasi pengadaan
acara. Informasi yang disajikan situs ini biasanya berorientasi waktu, misalnya
informasi kapan diadakannya sebuah event, event yang terlewatkan dan event yang
akan diadakan nantinya. Di dalamnya juga terdapat keterangan deskripsi tentang
event tersebut dan judul event. Fokus situs ini adalah manajemen informasi event.
9.
Gallery
Gallery site menyediakan fasilitas publikasi foto dan gambar secara online.
Pengelola website dapat menyimpan foto atau gambar yang diinginkan lalu
dikategorikan dan di manage setelah itu di publish. Fokus situs ini adalah publikasi
foto dan gambar.
10. Multimedia Streaming
Video streaming dan audio streaming sekarang merupakan trend baru dari dunia
website. Di dalam situs jenis ini seseorang dapat menonton atau mendengarkan secara
langsung multimedia melalui web. Untuk membangun situs ini diperlukan server
yang memiliki koneksi internet yang high dan up stream, ini dikarenakan file–file
16
multimedia yang relatif berukuran besar. Fokus situs ini adalah publikasi audio dan
video online.
11. E–Commerce
Situs dengan sistem e–commerce adalah situs yang bertujuan untuk melakukan
perdagangan melalui media internet. Pengelola dapat mengorganisir barang-barang
yang ingin dijual lalu mempublikasikan secara online beserta harganya. Ada juga
yang menyediakan transaksi online melalui website ini. Yang jelas dalam hal ini
website dimanfaatkan sebagai toko di dalam internet. Fokus situs ini adalah
perdagangan online.
12. E–Learning
E–Learning merupakan situs yang menyediakan pembelajaran online melalui
internet. Pembelajaran dilakukan melalui berbagai media seperti tulisan, gambar
hingga multimedia. Fokus situs ini adalah pembelajaran online.
2.2.3
Unsur – Unsur dalam Penyediaan Website
M enurut Saputro (2007), untuk menyediakan sebuah website, maka harus
tersedia unsur–unsur penunjangnya, sebagai berikut:
1.
Nama Domain ( Domain name/URL – Uniform Resource Locator )
Nama domain atau biasa disebut dengan Domain Name atau URL adalah alamat
unik di dunia internet yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah website, atau
dengan kata lain domain name adalah alamat yang digunakan untuk menemukan
sebuah website pada dunia internet. Contoh : http://www.baliorange.net.
Nama domain diperjualbelikan secara bebas di internet dengan status sewa
tahunan. Setelah nama domain itu terbeli di salah satu penyedia jasa pendaftaran,
17
maka pengguna disediakan sebuah kontrol panel untuk administrasinya. Jika
pengguna lupa/tidak memperpanjang masa sewanya, maka nama domain itu akan di
lepas lagi ketersediaannya untuk umum.
Nama domain sendiri mempunyai identifikasi ekstensi/akhiran sesuai dengan
kepentingan dan lokasi keberadaan website tersebut. Contoh nama domain ber–
ekstensi internasional adalah com, net, org, info, biz, name, ws. Contoh nama domain
ber–ekstensi lokasi negara Indonesia adalah :
a.
.co.id : untuk Badan Usaha yang mempunyai badan hukum sah.
b.
.ac.id : untuk Lembaga Pendidikan.
c.
.go.id : khusus untuk Lembaga Pemerintahan Republik Indonesia.
d.
.mil.id : khusus untuk Lembaga M iliter Republik Indonesia.
e.
.or.id : untuk segala macam organisasi yang tidak termasuk dalam kategori
“ac.id”, ”co.id”, ”go.id”, ”mil.id”, dll.
f.
.war.net.id : untuk Industri Warung Internet di Indonesia.
g.
.sch.id : khusus untuk Lembaga Pendidikan yang menyelenggarakan
pendidikan seperti SD, SM P dan atau SM U.
h.
.web.id : Ditujukan bagi badan usaha, organisasi ataupun perseorangan yang
melakukan kegiatannya di World Wide Web.
2.
Rumah Website (Web Hosting)
Web hosting dapat diartikan sebagai ruangan yang terdapat dalam harddisk
tempat menyimpan berbagai data, file-file, gambar, video, data email, statistik,
database dan lain sebagainya yang akan ditampilkan di website. Besarnya data yang
bisa dimasukkan tergantung dari besarnya web hosting yang disewa/dipunyai,
18
semakin besar web hosting semakin besar pula data yang dapat dimasukkan dan
ditampilkan dalam website.
Web hosting juga diperoleh dengan menyewa. Pengguna akan memperoleh
kontrol panel yang terproteksi dengan username dan password untuk administrasi
websitenya. Besarnya hosting ditentukan ruangan harddisk dengan ukuran M B (Mega
Byte) atau GB (Giga Byte). Lama penyewaan web hosting rata–rata dihitung per
tahun. Penyewaan hosting dilakukan dari perusahaan–perusahaan penyewa web
hosting yang banyak dijumpai baik di Indonesia maupun luar negeri. Lokas i
peletakan pusat data (datacenter) web hosting bermacam-macam. Ada yang di
Jakarta, Singapore, Inggris, Amerika, dll dengan harga sewa bervariasi.
3.
Bahasa Program (Scripts Program)
Bahasa yang digunakan untuk menerjemahkan setiap perintah dalam website
yang pada saat diakses. Jenis bahasa program sangat menentukan statis, dinamis atau
interaktifnya sebuah website. Semakin banyak ragam bahasa program yang
digunakan maka akan terlihat website semakin dinamis, dan interaktif serta terlihat
bagus.
Beragam bahasa program saat ini telah hadir untuk mendukung kualitas website.
Jenis jenis bahasa program yang banyak dipakai para desainer website antara lain
HTM L, ASP, PHP, JSP, Java Scripts, Java applets, XM L, Ajax dsb. Bahasa dasar
yang dipakai setiap situs adalah HTM L sedangkan PHP, ASP, JSP dan lainnya
merupakan bahasa pendukung yang bertindak sebagai pengatur dinamis, dan
interaktifnya situs.
19
Bahasa program A SP, PHP, JSP atau lainnya bisa dibuat sendiri. Bahasa program
ini biasanya digunakan untuk membangun portal berita, artikel, forum diskusi, buku
tamu, anggota organisasi, email, mailing list dan lain sebagainya yang memerlukan
update setiap saat.
4.
Desain Website
Setelah melakukan penyewaan domain name dan web hosting serta penguasaan
bahasa program (scripts program), unsur website yang penting dan utama adalah
desain. Desain website menentukan kualitas dan keindahan sebuah website. Desain
sangat berpengaruh kepada penilaian pengunjung akan bagus tidaknya sebuah
website.
Untuk membuat website biasanya dapat dilakukan sendiri atau menyewa jasa
website designer. Saat ini sangat banyak jasa web designer, terutama di kota-kota
besar. Perlu diketahui bahwa kualitas situs sangat ditentukan oleh kualitas designer.
Semakin banyak penguasaan web designer tentang beragam program/software
pendukung pembuatan situs maka akan dihasilkan situs yang semakin berkualitas,
demikian pula sebaliknya.
Jasa web designer ini yang umumnya memerlukan biaya yang tertinggi dari
seluruh biaya pembangunan situs dan semuanya itu tergantung kualitas designer.
Program-program desain website salah satunya adalah Macromedia Firework, Adobe
Photoshop, Adobe Dreamweaver, Microsoft Frontpage, dll.
5.
Program Transfer Data ke Pusat Data.
Para web designer mengerjakan website dikomputernya sendiri. Berbagai bahasa
program, data informasi teks, gambar, video, dan suara telah menjadi file–file
20
pendukung adanya website. File tersebut bisa dibuka menggunakan program
penjelajah (browser) sehingga terlihatlah sebuah website utuh di dalam komputer
sendiri (offline). Tetapi file–file tersebut perlu untuk diletakkan dirumah hosting versi
online agar terakses ke seluruh dunia.
Pengguna akan diberikan akses FTP (File Transfer Protocol) setelah memesan
sebuah web hosting untuk memindahkan file–file website ke pusat data web hosting.
Untuk dapat menggunakan FTP diperlukan sebuah program FTP, misalnya WS FTP,
Smart FTP, Cute FTP, dll. Program FTP ini banyak ditemui di internet dengan status
penggunaan gratis maupun harus membayar. Para web designer pun dapat
menggunakan fasilitas FTP yang terintegrasi dengan program pembuat website, misal
Adobe Dreamweaver.
6.
Publikasi Website
Keberadaan website tidak ada gunanya dibangun tanpa dikunjungi atau dikenal
oleh masyarakat atau pengunjung internet. Karena efektif tidaknya situs sangat
tergantung dari besarnya pengunjung dan komentar yang masuk. Untuk mengenalkan
situs kepada masyarakat memerlukan apa yang disebut publikasi atau promosi.
Publikasi situs di masyarakat dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti dengan
pamlet–pamlet, selebaran, kartu nama dan lain sebagainya, tapi cara ini bisa
dikatakan masih kurang efektif dan sangat terbatas.
Cara yang biasanya dilakukan dan paling efektif dengan tak terbatas ruang atau
waktu adalah publikasi langsung di internet melalui search engine–search engine
(Yahoo, Google, MSN, Search Indonesia, dsb). Cara publikasi di search engine ada
yang gratis dan ada pula yang membayar. Yang gratis biasanya terbatas dan cukup
21
lama untuk bisa masuk dan dikenali di search engine terkenal seperti Yahoo atau
Google. Cara efektif publikasi adalah dengan membayar, walaupun harus sedikit
mengeluarkan akan tetapi situs cepat masuk ke search engine dan dikenal oleh
pengunjung.
2.2.4
Pemeliharaan Website
M enurut Saputro (2007), untuk mendukung kelanjutan dari situs diperlukan
pemeliharaan setiap waktu sesuai yang diinginkan seperti penambahan informasi, berita,
artikel, link, gambar atau lain sebagainya. Tanpa pemeliharaan yang baik situs akan
terkesan membosankan atau monoton juga akan segera ditinggal pengunjung.
Pemeliharaan situs dapat dilakukan per periode tertentu seperti tiap hari, tiap
minggu atau tiap bulan sekali secara rutin atau secara periodik saja tergantung
kebutuhan (tidak rutin). Pemeliharaan rutin biasanya dipakai oleh situs–situs berita,
penyedia artikel, organisasi atau lembaga pemerintah. Sedangkan pemeliharaan periodik
bisanya untuk situs–situs pribadi, penjualan/e–commerce, dan lain sebagainya.
2.2.5
Perpanjangan Masa S ewa Domain dan Web Hosting
M enurut Saputro (2007), perlu dipahami bahwa domain name dan web hosting
berstatus sewa. Selama kedua hal itu dibayarkan masa sewa perpanjangannya, maka
Anda berhak untuk memilikinya dan mempergunakannya. Banyak terjadi kasus
kelupaan dalam memperpanjang masa sewanya, atau sulit untuk menghubungi pihak
ketiga (web designer) sebagai perantara pendaftaran awal, maka akan berakibat fatal.
Anda akan kehilangan domain name sebagai identitas dalam dunia internet. Pastikan
Anda mengingat untuk memperpanjang masa sewanya.
22
2.3
Risiko
2.3.1
Pengertian Risiko
M enurut Peltier (2001, p21), risiko adalah sesuatu yang dapat menimbulkan
kerugian.
M enurut Djojosoedarso (2005,p2), pengertian risiko antara lain:
1.
Risiko adalah suatu variasi dari hasil-hasil yang dapat terjadi selama periode
tertentu (Arthur Williams Richard, M .H).
2.
Risiko adalah ketidakpastian (uncertainty) yang mungkin melahirkan peristiwa
kerugian (loss) (A.Abas Salim).
3.
Risiko adalah ketidakpastian atas terjadinya peristiwa (Soekarto).
4.
Risiko merupakan penyebaran/penyimpangan hasil aktual dari hasil yang
diharapkan (Herman Darmawi).
5.
Risiko adalah probabilitas suatu hasil/outcome yang berbeda dengan yang
diharapkan (Herman Darmawi)
Risiko–risiko tersebut dapat disimpulkan bahwa risiko selalu dihubungkan dengan
kemungkinan terjadinya sesuatu yang merugikan yang tidak diduga/tidak diinginkan.
2.3.2
Teknik Pengukuran Risiko
M enurut Prisetyadi (2009) risiko selalu terkait dengan dua dimensi, pertama
dimaksud adalah probabilitas. Dimensi pertama, probabilitas, menyatakan tingkat
kemungkinan suatu risiko akan terjadi. Semakin tinggi kemungkinan suatu risiko terjadi,
semakin perlu mendapat perhatian. Sebaliknya, semakin rendah kemungkinan suatu
risiko terjadi, semakin rendah pula kepentingan manajemen untuk memberi perhatian
23
kepada risiko yang bersangkutan. Umumnya, probabilitas dibagi dalam tiga kategori :
tinggi, sedang, dan rendah.
Dimensi kedua berupa dampak yaitu tingkat kegawatan atau biaya yang terjadi
kalau risiko yang bersangkutan benar – benar menjadi kenyataan. Semakin tinggi
kemungkinan suatu risiko terjadi, semakin perlu mendapat perhatian khusus. Sebaliknya,
semakin rendah kemungkinan suatu risiko terjadi, semakin rendah pula kepentingan
manajemen untuk mengalokasikan sumber daya untuk menangani risiko yang
bersangkutan. Umumnya, dampak dibagi dalam tingkatan : tinggi, sedang dan rendah.
2.3.3
Analisis Risiko
M enurut Peltier (2001, p21) analisa risiko adalah proses untuk mengidentifikas i
aset dan ancaman, memprioritaskan ancaman dan mengidentifikasi pengamanan yang
sesuai. Analisa risiko dilakukan ketika biaya dan sumber daya dikeluarkan. Sebelum
memulai suatu siklus pengembangan proyek. Perusahaan harus melakukan analisa yang
dibutuhkan untuk suatu proyek.
Analisa risiko dapat digunakan untuk memutuskan apakah suatu proyek layak
diambil. Produk–produk yang harus dibeli, pengendalian baru yang harus dilakukan atau
menganalisa hal–hal yang merupakan ancaman bagi perusahaan.
M enurut Peltier (2001, p21) tujuan dari analisa risiko tidak untuk menghilangkan
seluruh risiko yang ada, namun digunakan oleh manajemen untuk mengurangi risiko
pada level yang dapat ditoleransi.
24
2.4
Manajemen Risiko Teknologi Informasi
2.4.1
Manajemen Risiko
M enurut Djojosoedarso (2005, p4), manajemen risiko adalah pelaksanaan
fungsi–fungsi manajemen dalam penanggulangan risiko, terutama risiko yang dihadapi
oleh organisasi/perusahaan, keluarga dan masyarakat. Jadi mencakup kegiatan
merencanakan, mengorganisir, menyusun, memimpin, dan mengawasi (termasuk
mengevaluasi) program penanggulangan risiko.
M enurut Peltier (2001, p224), manajemen risiko adalah proses untuk
mengidentifikasi risiko, mengukur untuk mengurangi risiko. Hal ini mempengaruhi
dengan keputusan pengimplementasian yang berhubungan dengan penerimaan,
penghindaran atau transfer risiko.
Berdasarkan kedua teori di atas dapat simpulkan bahwa manajemen risiko adalah
pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dalam penanggulangan risiko melalui proses
pengidentifikasian risiko, pengukuran serta pengurangan risiko.
2.4.2
Manajemen Risiko Teknologi Informasi
M enurut WCECS(2008) manajemen risiko teknologi informasi banyak berperan
penting hampir dalam seluruh aspek fungsional perusahaan. M anajemen risiko teknologi
informasi adalah masalah yang kompleks. Satu yang terpenting dari proses ini adalah
analisis risiko yang berguna untuk mengoptimalkan dan meminimalisir kerugian yang
berhubungan dengan risiko.
2.4.3
Analisa Manajemen Risiko Teknologi Informasi
M enurut WCECS (2008) untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan agar
optimal,
maka diperlukan manajemen risiko teknologi informasi. Untuk dapat
25
menerapkan manajemen risiko teknologi informasi maka dapat digunakan metode
kuantitatif dan kualitatif yaitu dua kelompok umum metode yang diaplikasikan untuk
menganalisa risiko pada aset yang dilindungi organisasi.
Pada metode kuantitatif, dimana pengukuran risiko yang dihubungkan dengan
perhitungan numerik, nilai–nilai dari sumber daya ditentukan jumlahnya, dan
menghitung frekuensi dari terjadinya ancaman dan kerentanan
dari probabilitas
kerugian.
M etode kualitatif tidak mengoperasikan data numerik, namun hasilnya dalam
bentuk deskripsi, rekomendasi, dimana penaksiran risiko berhubungan dengan :
1.
Deskripsi kualitatif dari nilai asset, menentukan skala kualitatif dari frekuens i
terjadinya ancaman dan kerentanan.
2.
Deskripsi dari ancaman dengan memprediksikan faktor–faktor risiko yang utama.
2.5
Manajemen Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p80–81) manajemen proyek adalah sebuah upaya yang
terintegratif, keputusan dan tindakan yang diambil dalam satu bidang pengetahuan pada
waktu tertentu, biasanya mempengaruhi bidang pengetahuan lain. M engelola interaksi
ini sering membuat trade–off antara lingkup proyek, waktu dan biaya pada manajemen
proyek. Seorang manajer proyek mungkin juga perlu membuat trade–off antara daerah–
daerah lain, seperti antara risiko dan sumber daya manusia. Akibatnya, kita dapat
melihat manajemen proyek sebagai sejumlah proses yang terkait. Proses yang berkaitan
dengan manajemen proyek adalah :
26
1.
Proses Inisiasi
Proses adalah serangkaian tindakan yang diarahkan kepada hasil tertentu.
Kemajuan proses manajemen proyek tergantung dari kegiatan inisiasi perencanaan,
pelaksanaan,
monitoring,
pengendalian
dan
penutup.
Dimulai dari proses
pendefinisian dan pengotorisasian sebuah proyek. Untuk memulai sebuah proyek.
Untuk memulai sebuah proyek, seseorang harus menemukan kebutuhan bisnis proyek
itu, seseorang harus mensponsori proyek dan seseorang harus mengambil peran
manajer proyek. M emulai proses berlangsung selama setiap fase proyek. Akan ada
fase proyek yang berbeda, tapi semua proyek akan mencakup lima proses kelompok.
Sebagai contoh, manajer proyek dan tim harus mempelajari kembali kebutuhan
bisnis proyek selama setiap fase dari masa siklus hidup proyek untuk menentukan
apakah proyek layak dilanjutkan. Proses awal juga diperlukan untuk menentukan
akhir proyek. Seseorang harus memulai kegiatan untuk memastikan bahwa tim
proyek menyelesaikan semua pekerjaan, dokumen pelajaran, sumber daya proyek
ditanggung lagi kembali, dan bahwa pelanggan menerima pekerjaan.
2.
Proses perencanaan
Ada beberapa rencana, seperti rencana pengelolaan ruang lingkup, rencana
pengelolaan jadwal, rencana pengelolaan biaya, rencana pengelolaan risiko, dan
sebagainya, mendefinisikan setiap bidang pengetahuan yang berhubungan dengan
proyek pada titik tersebut.
Sebagai contoh, sebuah tim proyek harus mengembangkan rencana untuk
menentukan pekerjaan yang perlu dilakukan pada proyek, untuk jadwal kegiatan yang
berkaitan dengan pekerjaan itu, untuk perkiraan biaya untuk melaksanakan
27
pekerjaan, untuk memutuskan apa untuk mendapatkan sumber daya untuk
menyelesaikan pekerjaan, dan seterusnya. Untuk menjelaskan kondisi yang berubah
pada proyek dan di dalam organisasi, tim proyek sering merevisi rencana selama
setiap fase dari siklus hidup proyek.
3.
Proses Pelaksanaan
M eliputi koordinasi orang–orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan
berbagai rencana dan menghasilkan produk, jasa atau hasil dari proyek. Contoh
proses pelaksanaan proyek termasuk pengembangan tim, mengarahkan dan
mengelola tim proyek, menjamin kualitas, dan mendistribusikan informasi.
4.
Proses Pengawasan dan Pengendalian
Proses ini secara teratur mengukur dan memantau kemajuan untuk memastikan
bahwa tim proyek memenuhi tujuan proyek. M anajer proyek dan staf memonitor dan
mengukur kemajuan terhadap rencana dan mengambil tindakan korektif yang
diperlukan. Biasanya pemantauan dan proses pengendalian adalah pelaporan kinerja,
di mana para stakeholder proyek dapat mengidentifikasi perubahan yang mungkin
diperlukan untuk proyek.
5.
Proses Penutupan
M emformalkan proses penutupan meliputi penerimaan proyek atau fase proyek
dan berakhir dengan efisien. Administrasi kegiatan ini sering terlibat dalam proses ini
kelompok–kelompok,
seperti
proyek
pengarsipan
file,
menutup
kontrak,
mendokumentasikan pelajaran yang diperoleh, dan menerima penerimaan resmi yang
dikirimkan sebagai bagian dari fase proyek.
28
2.5.1
Panduan Manajemen Proyek
M enurut M ita (2007) salah satu panduan yang digunakan dalam manajemen
proyek adalah PM BOK. Project Management Body of Knowledge adalah panduan yang
berisikan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh para professional dalam
manajemen proyek. PM BOK merupakan standar yang ditetapkan oleh American
National Standard , ANSI/PM I 99-001-2004 yang diterbitkan oleh Project Management
Institute (PM I) . Tujuan Utama dari PM BOK adalah melakukan identifikasi secara
bagian per bagian dari pengetahuan atas Badan Pengelola Proyek (Project Management
Body of Knowledege) yang secara umum dikenal sebagai praktek terbaik.
Panduan dari PM BOK diterapkan dalam manajemen proyek. PM BOK selalu
diterapkan sebagai subyek pada satu atau lebih kasus-kasus bisnis yang menyertai
penetapan hal–hal utama yang dilaksanakan dalam proses manajemen proyek,
meningkatkan pengetahuan dari praktek terbaik yang disajikan dalam manajemen
proyek. PM BOK ditujukan sebagai referensi dasar bagi pihak manapun yang memiliki
kepedulian terhadap pekerjaan dalam manajemen proyek. PM BOK merupakan standar
yang lebih spesifik pada manajemen proyek teknologi informasi.
2.5.2
Manajemen Integritas Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p127–128), manajemen integritas proyek meliputi
proses yang terlibat di dalam mengkoordinasi semua area pengetahuan manajemen
proyek lain melalui daur hidup proyek. Hal ini untuk meyakinkan bahwa semua elemen
dari proyek digunakan bersama pada waktu yang tepat untuk menyukseskan suatu
proyek.
29
2.5.3
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
M enurut Schwalbe (2007,p180–181), ruang lingkup mewakili semua kinerja
yang terlibat dalam menciptakan proyek tersebut. Sedangkan manajemen ruang lingkup
mencakup semua proses yang terlibat dalam pendefinisian dan pengaturan mengenai apa
yang termasuk atau tidak termasuk di dalam proyek. Hal ini untuk meyakinkan bahwa
tim proyek dan stakeholder mempunyai pengertian yang sama mengenai produk yang
akan diproduksi sebagai hasil dari proyek dan proses yang akan digunakan dalam
memproduksi proyek tersebut.
2.5.4
Manajemen Waktu Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p216–219), manajemen waktu proyek melibatkan
proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan pemenuhan waktu dari proyek. Tetapi,
pencapaian hasil ini tidak sederhana. Hal ini melibatkan aktivitas yang dilakukan oleh
tim untuk menghas ilkan proyek, dari aktivitas tersebut diekspektasi mengenai durasi,
biaya serta kebutuhan sumber daya. Dari hubungan aktivitas–aktivitas dalam proyek
menghasilkan skedul proyek dan activity list.
2.5.5
Manajemen Biaya Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p307–308), manajemen biaya proyek melibatkan
proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa proyek terselesaikan dengan anggaran
yang dianjurkan. Secara manajer proyek harus dapat meyakinkan bahwa proyek sudah
didefinisikan dengan baik, mempunyai anggaran yang realistis dimana tim proyek
terlibat dalam hal penganjuran tersebut. M erupakan tugas manajer proyek untuk
memuaskan stakeholder proyek sementara melanjutkan penekanan untuk mengurangi
dan mengontrol biaya.
30
2.5.6
Manajemen Kualitas proyek
M enurut Schwalbe (2007, p307–308), tujuan utama dari manajemen kualitas
proyek adalah untuk meyakinkan bahwa proyek akan memenuhi (memuaskan)
kebutuhan yang diinginkan. Tim proyek harus mengembangkan hubungan yang baik
dengan stakeholder kunci, khususnya pelanggan utama dengan proyek tersebut untuk
mengerti kualitas yang diinginkan oleh stakeholder. Jika stakeholder proyek tidak puas
dengan kualitas dari manajemen proyek atau hasil produk suatu proyek maka tim proyek
harus membetulkan ruang lingkup, waktu, dan biaya untuk memenuhi kebutuhan dan
harapan–harapan stakeholder.
2.5.7
Manajemen S umber Daya Manusia Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p361), manajemen sumber daya manusia proyek
melibatkan proses yang dibutuhkan untuk melakukan efektivitas penggunaan orang yang
terlibat dengan proyek. M anajemen sumber daya manusia menyangkut semua
stakeholder proyek seperti: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung,
para penjual yang mendukung proyek, dan lain–lain. Di dalam manajemen sumber daya
manusia terdapat proses pembagian peran dan tanggung jawab, struktur organisasi
proyek, dan perencanaan manajemen sumber daya manusia.
2.5.8
Manajemen Komunikasi Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p405–407), tujuan dari manajemen komunikasi proyek
adalah untuk memastikan waktu yang tepat, pengumpulan, penyebaran, penyimpanan,
dan disposisi dari informasi proyek. Dalam proses ini menentukan informasi dan
kebutuhan komunikasi dari stakeholder, kapan mereka membutuhkannya dan bagaimana
informasi tersebut diberikan kepada mereka.
31
2.5.9
Manajemen Risiko Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p447), manajemen risiko proyek merupakan seni dan
pengetahuan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan menanggapi risiko melalui siklus
hidup proyek dan perhatian dalam memenuhi tujuan proyek.
M enurut Schwalbe (2007, p451), tujuan dari manajemen risiko proyek dapat
dilihat dengan meminimalkan potensi risiko serta memaksimalkan potensi peluang dan
hasil.
2.5.9.1 Proses Manajemen Risiko Proyek
M enurut Schwalbe (2007, p452), ada enam proses utama manajemen risiko
proyek yang terlibat, sebagai berikut :
1.
Perencanaan M anajemen Risiko Proyek
Pada proses ini memutuskan bagaimana pendekatan dan merencanakan kegiatan
pengelolaan risiko untuk proyek. Dengan meninjau proyek pernyataan ruang lingkup,
rencana pengelolaan proyek, faktor–faktor lingkungan perusahaan, dan proses
organisasi asset, tim proyek bisa mendiskusikan dan menganalisis kegiatan
pengelolaan risiko untuk mereka. Output utama dari proses ini adalah sebuah rencana
manajemen risiko proyek.
Perencanaan manajemen risiko mendokumentasikan prosedur untuk mengelola
risiko dari proyek dan bagaimana manajemen risiko tersebut dilaksanakan. Hal ini
penting untuk mengklarifikasikan peran dan tanggung jawab, menyediakan anggaran
dan estimasi skedul untuk risiko yang berhubungan dengan proyek termasuk
menaksir probabilitas dan dampak dari risiko yang berhubungan dengan proyek.
32
2.
Identifikasi Risiko
M elibatkan proses pemahaman akan potensi hasil yang tidak memuaskan yang
berhubungan dengan proyek. Pada proses ini menentukan risiko yang mungkin dapat
mempengaruhi proyek dan mendokumentasi tiap–tiap karakteristik risiko, sebelum
kita mengidentifikasi risiko kita tidak dapat mengelola risiko yang ada. Dengan
memahami sumber–sumber risiko yang umum, perencanaan manajemen proyek,
faktor
lingkungan
perusahaan,
manajer
proyek
dan
tim
mereka
dapat
mengidentifikasi risiko–risiko yang potensial.
Tim proyek dapat memulai identifikasi risiko dengan mereview dokumentasi
proyek, informasi yang berhubungan dengan organisasi dan asumsi–asumsi yang
mungkin berkaitan dengan proyek. Identiikasi risiko juga dapat dilakukan melalui
brainstorming dimana pihak–pihak yang terlibat dengan proyek mengumpulkan ide
dan solusi yang spesifik secara spontan. Cara lain adalah dengan wawancara untuk
mengumpulkan informasi baik face to face, telepon, instant messaging discussion,
mewawancarai orang–orang yang memiliki pengalaman dalam proyek yang serupa
untuk mengidentifikasi risiko–risiko yang potensial. Selain itu dapat menggunakan
checklist, analysis of assumstions, dan creation
of diagram. Hasil dari proses
identifikasi risiko ini adalah daftar dari risiko yang diidentifikasi dan informasi yang
dibutuhkan untuk membuat risk register. Risk register adalah dokumentasi yang
terdiri dari hasil proses manajemen risiko, biasanya dibuat dalam bentuk tabel.
3.
Analisis Risiko Kualitatif
Pada proses ini memprioritas risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang
terjadi. Setelah mengidentifikasi risiko, tim proyek dapat menggunakan berbagai
33
teknik dan metode untuk menentukan peringkat risiko dari keseluruhan proyek.
Output utama dari proses ini adalah untuk memperbaharui risiko. Biasanya
probabilitas dan dampak dari risiko dikategorikan ke tinggi, sedang maupun rendah.
Probabilitas dan dampak ini dapat dipetakan ke dalam probability/ impact matrix
atau chart.
Impact
Very
Low
1
Very High
5
Low
2
Medium
3
High
4
Very
High
5
5
10
15
20
25
High
4
4
8
12
16
20
Medium
3
3
6
9
12
15
Low
2
2
4
6
8
10
Very Low 1
1
2
3
4
5
Gambar 2.1 M atrix Analisis Risiko Qualitative – level Risiko
(Sumber : http://www.jiscinfonet.uc.uk/InfoKits/risk-management/numeric-scales)
34
4.
Analisis Risiko Kuantitatif
Pada proses ini melibatkan proses pengukuran probabilitas dan konsekuensi dari
risiko dan mengestimasi efeknya pada tujuan proyek. Setelah mengidentifikasi ris iko,
tim proyek dapat menggunakan metode dan teknik untuk mengidentifikasi kuantitas
risiko dan mengestimasi probabilitas dalam pencapaian tujuan proyek.
5.
Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko.
Pada proses ini tim proyek mengambil langkah–langkah untuk meningkatkan
peluang dan mengurangi ancaman terhadap proyek. Hasil dari proses ini adalah
perencanaan manajemen risiko proyek.
Setelah risiko telah diidentifikasi dan dinilai, maka risiko–risiko tersebut harus
direspon, strategi–strategi untuk merespon risiko:
a.
Risk Avoidance (Penghindaran Risiko)
Berarti tidak mencoba sesuatu yang berisiko, contohnya: tim proyek
memutuskan untuk melanjutkan penggunaan hardware dan software yang
spesifik karena mereka mengenali cara kerja perangkat tersebut, produk lain juga
dapat digunakan jika tersedia, namun jika tim tidak familiar dengan perangkat–
perangkat tersebut, maka hal ini dapat menimbulkan risiko yang signifikan.
M enghindari risiko adalah salah satu cara untuk menjawab risiko yang ada,
namun ini juga berdampak bahwa kita bisa kehilangan kesempatan untuk meraih
keuntungan.
b.
Risk Mitigation (Pengurangan Risiko)
M elibatkan metode yang mengurangi keparahan, kerugian yang mungkin
terjadi.
Sebagai
contoh,
menggunakan
teknologi
yang
telah
teruji,
35
memperkerjakan anggota proyek yang kompeten dan melakukan berbagai teknik
analisis.
c.
Risk Acceptance (Penerimaan Risiko)
Berarti menerima risiko yang ada. Hal ini biasa dilakukan pada risiko yang
kecil, biasanya terjadi karena biaya untuk mengatasi risiko yang ada jauh lebih
besar dari tingkat kerugian yang dapat ditimbulkan. Contohnya tim proyek dalam
meeting mengusulkan untuk membuat back up plan, jika usulan tersebut tidak
disetujui oleh perusahaan, di sisi lain mereka dapat menerima fasilitas apapun
yang disediakan oleh perusahaan.
d.
Transfer Risk
Dalam hal ini konsekuensi dari risiko dan tangggung jawab dialihkan ke
pihak ketiga. M isalnya: tim proyek barangkali membeli asuransi khusus dan
jaminan perlindungan untuk hardware spesifik yang dimiliki oleh perusahaan.
Jika hardware tersebut bermasalah, pihak asuransi harus menggantinya dalam
periode waktu yang disepakati.
6.
Pengontrolan dan Pengawasan Risiko
M elibatkan pengawasan terhadap risiko yang diketahui, identifikasi risiko–risiko
baru, mengurangi risiko dan mengevaluasi keefektifan dari pengurangan ris iko
seluruhnya dalam proses proyek. Hasil utama dari proses ini adalah tindakan yang
tepat dalam mengatasi risiko dan update perencanaan manajemen risiko.
36
2.5.9.2 Risiko Pada Proyek
M enurut Zhang dan Lee (2008) terdapat tiga faktor risiko pada proyek teknologi
informasi yaitu :
1.
Risiko Ekonomi (Economic Risk)
a.
Risiko Ukuran (Size Risk)
Ada 3 dimensi risiko ukuran yaitu : ukuran tim, ukuran pengguna, ukuran
user dan ukuran proyek. Ukuran tim mempertimbangkan keragaman orang dalam
tim.
Semakin besar suatu tim maka semakin sulit dan semakin berisiko untuk
mengendalikan orang–orang dengan latar belakang dan kemampuan yang
berbeda–berbeda. Faktor penentu risiko ukuran user mempertimbangkan jumlah
dan keragaman user yang terlibat dalam proyek teknologi informasi. Ukuran
proyek dapat menimbulkan ketidakpastian selama waktu implementasi proyek
karena banyaknya departemen yang terlibat, anggaran yang dialokasikan ke suatu
proyek dan banyaknya supplier eksternal yang terlibat dalam proyek.
b.
Risiko Sumber Daya (Resource Risk)
Risiko sumber daya berhubungan dengan ketersediaan sumber daya, jika
sumber daya yang dialokasikan dalam proyek tidak memadai, maka proyek
mungkin tidak dapat selesai tepat waktu.
2.
Risiko Organisasi (Organizational Risk)
a.
Luas perubahan yang terjadi (Extent of Changes Brought)
Ada 5 jenis kemungkinan perubahan yang dapat menjadi risiko dalam
proyek teknologi informasi yaitu :
37
i.
Perubahan prosedur yang berarti adanya perubahan dalam prosedur
operasional pada user yang disebabkan oleh proyek teknologi informasi.
ii.
Perubahan pada organisasi yang memuat perubahan terhadap struktur
organisasi, departemen, atau fungsionalitas dalam suatu proyek.
iii.
Perubahan
dalam
manajemen
organisasi
selama
proyek
yang
menspesifikasikan level manajemen selama pengembangan proyek.
iv.
Perubahan dalam tugas–tugas user yang dibutuhkan dalam suatu proyek.
v.
Frekuensi dari turnover dalam tim proyek yang mempengaruhi
produktivitas dalam tim yang menyulitkan dalam mempertahankan ilmu
pengetahuan dan keahlian.
b.
Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
Ada 3 jenis konflik yang mungkin dapat muncul, antara user, sistem dan tim
proyek. User dapat memiliki pendapat yang bertentangan selama pengembangan
suatu proyek, sistem mungkin saja tidak menunjang lainnya konflik dapat terjadi
dari sejumlah tim pengembangan dari latar belakang yang berbeda, personalitas,
dan metode pengembangan yang familiar.
c.
Kompleksitas Lingkungan (Enviromental Complexity)
Ada 4 jenis risiko yang dapat berhubungan dengan kompleksitas dalam
lingkungan penugasan, yang pertama adalah peran–peran anggota tim dalam
proyek teknologi informasi tidak didefinisikan secara jelas. Anggota tim yang
tidak jelas dengan tanggung jawab mereka sehingga project manager harus
memegang kendali yang besar dalam kualitas dari proyek teknologi informasi.
Risiko kedua adalah berhubungan dengan kompleksitas tugas, semakin kompleks
38
suatu tugas maka semakin berisiko suatu proyek. Faktor risiko ketiga adalah
komunikasi.yang tidak efektif. Risiko yang keempat adalah politik dalam
perusahaan.
d.
Ketidakpastian Lingkungan (Uncertainly Environment)
Ada 2 risiko yang berkaitan dengan ketidakpastian lingkungan, lingkungan
dapat berasal dari lingkungan organisasi yang tidak stabil, seperti preferensi yang
berubah dari pelanggan serta adanya persaingan, ketergantungan dengan supplier
diganti atau menjadi tidak stabil dan tidak terkendali.
e.
Kurangnya komitmen (Lack of commitment)
Kekurangan komitmen dapat menyebabkan kesulitan dalam memperoleh
sumber daya yang dibutuhkan dalam kekuatan untuk mendukung proyek
teknologi informasi, ada 3 jenis komitmen yang dikategorikan:
3.
i.
Kekurangan komitmen user
ii.
Kekurangan komitmen manajemen
iii.
Kekurangan komitmen sejumlah anggota tim
Risiko Teknologi (Technological Risk)
a.
Kekurangan keahlian (Lack of Expertise)
Kekurangan keahlian, terdiri atas faktor risiko yang berasal dari tim proyek
tidak mendapatkan training yang memadai. Anggota tim harus di training untuk
memperoleh pengetahuan untuk menyelesaikan tugas. Risiko ketiga adalah
pengetahuan tim sistem informasi yang tidak memadai dengan menggunakan
tools (seperti VB, C++, Java, M SQL, Oracle, dll) dan metodologi seperti (PMP,
39
ITIL, dll) risiko dapat terjadi ketika tim tidak mengalami pengetahuan dengan
aplikasi seperti SCM , ERP, dll.
Risiko juga dapat terjadi jika tim tidak memiki pengetahuan dalam tugas–
tugas, seperti managerial akan praktek terbaik untuk melaksanakan pekerjaan
mereka, cara efektif untuk mengumpulkan kebutuhan user dan komunikas i
dengan user dan sebagainya. Dan yang terkait adalah pengetahuan user dalam
sistem informasi dan aplikasi juga dapat membawa risiko. Tidak hanya tim
proyek yang membutuhkan pengetahuan profesional, namun user juga
membutuhkannya, jika user kekurangan pengetahuan, mereka tidak dapat
mengidentifikasi kebutuhan yang jelas untuk proyek, mempertimbangkan
perubahan prosedur yang harus dibuat dan mengumpulkan data yang akan
digunakan untuk proyek.
b.
Kepegawaian (Staffing Risk)
Pegawai yang tidak memadai dapat menyebabkan risiko. Pegawai yang
memadai, berarti adanya pembagian peran yang sesuai dengan tanggung jawab
atau kebutuhan dalam tim proyek, sehingga dapat mencapai suatu pekerjaan dan
efisiensi. Pegawai yang tidak memadai berarti tidak dapat cukup staff untuk
melaksanakan tugas dan mencapai tujuan, yang menyebabkan pekerjaan
overload dan maka dapat meningkatkan risiko.
40
c.
Teknologi baru (Technology Newess)
Ada 2 jenis risiko yang berhubungan dengan faktor ini, yaitu hardware
newess, software newess. Proyek teknologi informasi melibatkan hardware baru,
software dan teknologi yang biasanya memerlukan usaha untuk mengatasi
masalah teknologi, oleh karena itu memerlukan lebih banyak waktu dan sumber
daya dan membawa risiko yang lebih tinggi daripada proyek yang menggunakan
teknologi yang sudah pernah ada.
d.
Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology)
Ada enam risiko yang berkaitan dengan kompleksitas teknologi, yaitu links
to existing system, links to future system, kesulitan dalam mendefinisikan input
dan output dari system, jumlah supplier hardware, jumlah supplier software dan
jumlah user diluar organisasi. M enghubungkan ke sistem yang sudah ada
melibatkan
sejumlah
masalah
implementasi
seperti
bagaimana
untuk
mengintegrasikan dengan sistem yang sudah ada, bagaimana cara untuk
menjalankan sistem yang baru tanpa mempengaruhi sistem yang lama. Dimana
fungsionalitas yang sudah ada tetap dipertahankan. M asalah ini dapat
menyebabkan risiko.
Suatu proyek akan lebih berisiko jika tidak fleksibel untuk future system,
karena itu berarti arsitektur harus dirancang dengan lebih cermat dari pada yang
dirancang untuk keperluan yang mendesak. Selanjutnya, definisi yang jelas untuk
input dan output diperlukan untuk menyediakan data dan merancang sistem dan
juga menyediakan pengukuran yang jelas untuk tujuan manajemen proyek, jika
kesulitan dalam mendefinisikan input dan output dari sistem, risiko dapat terjadi.
41
Banyaknya supplier hardware dan software juga secara langsung berhubungan
dengan kompleksitas untuk mengintegrasikan sistem ke dalam suatu kerangka
kerja. Semakin banyak supplier untuk hardware dan software, semakin banyak
pula interface yang diperlukan untuk mengembangkan, semakin sulit dan
semakin berisiko suatu proyek.
Demikian juga ketika suatu proyek teknologi informasi memiliki banyak
user diluar organisasi, maka perusahaan memerlukan usaha yang lebih besar
dalam penukaran informasi antara sistem, seperti menentukan metode penukaran
data, pemahaman masalah keamanan dan standarisasi format data, sehingga
membawa kompleksitas dan risiko dalam suatu proyek.
e.
Risiko Pengguna (User Risk)
Ada risiko yang mangacu pada keterlibatan user dan sikap user. Keterlibatan
user yang memadai diperlukan untuk banyak alasan seperti komunikasi, edukasi,
kebutuhan negosiasi dan sebagainya. Suatu proyek tidak dapat meraih sukses jika
user tidak terlibat secara mendalam terhadap suatu proyek.
Di sisi lain, jika user memiliki sikap yang bertentangan dalam suatu proyek,
akan menyebabkan kerugian karena mereka bisa menolak untuk bekerja sama
atau untuk melakukan sesuatu yang diperlukan proyek, dalam kenyataannya, user
yang memiliki pemahaman dan sikap baik yang akan dapat membantu proyek
berjalan dengan lancar, pelaksanaan proyek akan membawa pengaruh positif
untuk proyek meraih kesuksesan.
42
Berikut ini merupakan tabel kuisioner yang digunakan untuk menentukan
probability dan dampak dari risiko–risiko yang terjadi terhadap suatu proyek, yaitu :
Proyek
No
Risiko
Probabilitas
1
1
Kurangnya analisa kebutuhan user
2
Kurangnya
anggota
tim
dalam
menjalankan proyek
3
Kesalahan estimasi biaya terhadap
anggaran proyek
4
Jadwal proyek yang kurang realistis
5
Kurang
tersedianya
sumber
daya
manusia
6
Kerusakan hardware
7
Terjadi perubahan tugas anggota tim
8
Turnover anggota tim dalam proyek
9
Konflik anggota tim proyek
10
Sulitnya mendapatkan informasi dari
klien
11
Komunikasi yang tidak efektif
12
Kurangnya komitmen klien dalam
pelaksanaan proyek
2
3
4
Dampak
5
1
2
3
4
5
43
13
Kurangnya dukungan manajer proyek
dalam pelaksanaan proyek
14
Kurangnya dukungan diantara para
anggota tim proyek
15
Kurangnya keahlian manajer proyek
16
Kurangnya keahlian managerial dan
teknis
17
Kurangnya pengetahuan anggota tim
proyek
18
Kurangnya pengalaman anggota tim
dalam pengerjaan proyek
19
Kesulitan dalam konversi sistem lama
ke sistem baru
20
Kurangnya sistem keamanan teknologi
21
Kurangnya pemahaman user
22
Kurangnya keterlibatan user
23
Klien yang tidak puas dengan hasil
proyek
Tabel 2.1 Pertanyaan Kuisioner
44
Adapun tabel skala yang digunakan untuk mengidentifikasi risiko proyek,
sebagai berikut :
Skala
Probabilitas
Skala
Dampak
Very Low (1)
Tidak mungkin terjadi
1
Dapat diabaikan dampaknya
Low (2)
Sangat jarang terjadi
2
Dampak kecil pada biaya, waktu,
dan kualitas proyek
Medium (3)
Mungkin terjadi
3
Dampak penting bagi biaya, waktu,
dan kualitas
High Risk (4)
Sangat mungkin terjadi
4
Dampak substansial pada biaya,
waktu, dan kualitas
Very High Risk (5)
Hampir pasti terjadi
5
Mengancam kesuksesan proyek
Tabel 2.2 Identifikasi Proyek
2.6
Penelitian Sebelumnya.
Agar penelitian lebih kompeten, maka penulis melakukan studi banding terhadap
perusahaan yang bergerak dalam bidang Computer Network & System Integrator yang
juga menggunakan panduan PM BOK (Project Management Body of Knowledege).
Adapun risiko–risiko yang ditemukan pada PT M ITRA SOLUSI INFOKOM , yaitu :
1.
Risiko Ekonomi (Economic Risk)
a.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
Kurangnya anggota tim dalam proyek dapat menyebabkan pekerjaan tiap
anggota tim menjadi overload. Dalam hal ini, M SI sudah melakukan
perencanaan dengan baik dengan mengenai jumlah anggota tim proyek untuk
menangani proyek tersebut.
45
b.
Jadwal proyek yang kurang realistis
Jadwal proyek yang kurang realistis dapat disebabkan oleh pihak klien
maupun pihak M SI sehingga dapat mengakibatkan mundurnya penjadwalan
proyek secara keseluruhan.
2.
Risiko Organisasi (Organizational Risk)
a.
Turnover anggota tim dalam proyek
Turnover dapat berdampak negatif, akibatnya dapat berpengaruh pada
produktivitas tim proyek bahkan perusahaan dapat kehilangan anggota tim yang
handal. Perusahaan telah memberikan
gaji yang relevan untuk setiap
karyawannya dan menetapkan kebijakan jika karyawan ingin resign maka harus
ada informasi terlebih dahulu, apabila tidak maka karyawan akan dikenakan
penalti oleh perusahaan.
b.
Konflik pada anggota tim proyek
Konflik pada anggota tim dapat terjadi karena masalah personalitas, masalah
penugasan yang tidak jelas antara anggota tim proyek, ataupun perbedaan
pendapat antara anggota tim proyek. Konflik yang terjadi terus menerus dapat
berpengaruh pada pengerjaan proyek. Dalam hal ini, maka project manager M SI
memberikan definisi tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim proyek
secara jelas.
c.
Komunikasi yang tidak efektif
Komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat jalannya proyek. Hal ini
bisa disebabkan karena adanya kesalahan informasi yang diberikan atau
kesalahpahaman yang terjadi antara klien dan manajer proyek, serta anggota tim
46
yang lain. Dalam hal untuk mengurangi terjadinya hal diatas, maka M SI
melakukan antisipasi yang dilakukan dengan cara meminta informasi yang
sejelas–jelasnya dan merespon dari setiap informasi yang telah diberikan.
3.
Risiko Teknologi (Technology Risk)
a.
Kurangnya keahlian Project Manager
Kurangnya keahlian
seorang project
manager
sangat
berpengaruh
kesuksesan suatu proyek, karena proyek manager memiliki tanggung jawab yang
menyeluruh untuk mengelola suatu proyek. Project manager di M SI adalah
orang yang memiliki keahlian dalam manajemen proyek dan memiliki
pengalaman dalam mengelola proyek.
b.
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
Dalam
implementasi
sistem
pada
lingkungan
kerja
yang
masih
menggunakan sistem lama, dimana sistem baru yang sudah diimplementasi
ternyata tidak berfungsi dengan baik maka dapat mengganggu aktivitas kerja
suatu organisasi. Untuk mengantisipasi hal ini, M SI telah membuat migration
plan yang juga mencakup POC (Proof of Concept) atas desain yang diajukan dan
juga uji peralatan bahwa peralatan yang akan dipasang dapat berjalan dengan
baik.
47
c.
Kurangnya pemahaman user
Kurangnya pemahaman user akan s istem yang dibangun biasa mencakup
masalah teknis. Dimana anggota tim yang mengerjakan proyek harus mampu
mendeskripsikan kebutuhan user teknis secara terinci. Jika klien kuran g
memahami akan sistem yang akan dibangun maka M SI akan mengadakan
pertemuan berulang dengan klien sampai terjadi persamaan persepsi untuk sistem
yang akan dibangun.