MANAJEMEN PROYEK Ahmad Setiawan

#2
MANAJEMEN PROYEK
Universitas Mercu Buana
Fakultas Teknik
Jurusan Teknik Industri
Ahmad Setiawan
#project management
Perencanaan Proyek
© ahmad setiawan - 2016
Outline
#project management
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Filosofi Perencanaan
Definisi Perencanaan
Unsur Perencanaan
Kegiatan Perencanaan
Pentingnya Perencanaan
Ruang Lingkup Perencanaan
Kriteria Ukuran Proyek
Konsep Pelaksanaan Proyek
Logika Manajemen Proyek
Project Staffing
Multidisiplin pada Manajemen Proyek
Studi Kelayakan
Kerangka Acuan Kerja (TOR)
Detail Engineering Design
© ahmad setiawan - 2016
Filosofi Perencanaan
#project management
q  Perencanaan adalah
Suatu Tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan
dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis
dan adminsistratif agar dapat diimplementasikan.
q  Tujuan Perencanaan
Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang
ditentukan dalam batasan lingkup (scope), biaya (cost), dan waktu (time)
sehingga menghasilkan kualitas mutu yang diinginkan serta serta
terjaminnya faktor keselamatan (safety)
q  Filosofi Perencanaan
• 
• 
• 
• 
Aman, keselamatan terjamin
Efektif, produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan
Efisien, produk yang dihasilkan hemat biaya
Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yanh ditentukan
© ahmad setiawan - 2016
Definisi Perencanaan
#project management
•  Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984)
... planning may be defined as the process by which manager set objective, asses
the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.
•  Koontz dan O’Donnel (Manulang, 2005:40)
Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan
pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan
program.
•  Terry (Majid, 2005: 16)
Perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh
kelompok untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
•  Hani Handoko (1995)
Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan
penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system
dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
© ahmad setiawan - 2016
Unsur Perencanaan
#project management
Tindakan apa yang
harus dikerjakan?
Bagaimana cara
melaksanakan tindakan
tersebut?
How
Siapa yang akan
melakukan tindakan
tersebut?
Who
When
Kapan tindakan tersebut
dilakukan?
© ahmad setiawan - 2016
What
Why
Apa yang menyebabkan
tindakan tersebut harus
dilakukan?
Where
Dimana tindakan
tersebut dilakukan?
Kegiatan Perencanaan
#project management
q  Meramalkan (forecasting)
q  Menetapkan Maksud dan tujuan (establishing objective)
q  Mengacarakan (programming)
q  Menyusun Tata waktu / jadwal (scheduling)
q  Menyusun anggaran (budgeting)
q  Mengembangkan prosedur (developing procedure)
q  Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (establihing and
interpreting policy)
© ahmad setiawan - 2016
Pentingnya Perencanaan
#project management
1.  Tujuan Menjadi Jelas dan Terarah
2.  Semua unit dalam organisasi bekerja pada tujuan yang sama
(in-line)
3.  Dapat mengidentifikasikanberbagai hambatan dan peluang
4.  Membantu Pekerjaan lebih efisien dan efektif
5.  Dapat Dijadikan sebagai aktifitas pengawasan
6.  Perencanaan untuk Mengurangi Resiko dan Ketidakpastian
© ahmad setiawan - 2016
Ruang Lingkup Perencanaan Proyek
#project management
1. Menentukan
Tujuan
5. Menyusun
Rangkaian Langkah
Mencapai Tujuan
4. Memilih Alternatif
© ahmad setiawan - 2016
2. Menentukan
Sasaran
3. Mengkaji Posisi
Awal terhadap
Tujuan
Kriteria Ukuran Proyek
#project management
Kompleksitas Proyek
– Jumlah, Macam Kegiatan di dalam proyek
– Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam
proyek
– Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam
proyek dengan pihak luar
© ahmad setiawan - 2016
Konsep Pelaksanaan Proyek
#project management
© ahmad setiawan - 2016
#project management
Project : A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique
product, service or result.
Project Management:
Project management is “the application of knowledge, skills, tools, and
techniques to project activities in order to meet project requirements”
The Triple Constraint of
Project Management
Ø 
Ø 
5 Process Group of Project Management ;
initiating, planning, executing, monitoring &
controlling, closing
Balancing the competing project constraints
including, but not limited to: Scope, Quality,
Schedule, Budget, Resources, and Risk
© ahmad setiawan - 2016
Quality
Project Management Logic
#project management
PROJECT MANAGEMENT LOGIC
OBJECTIVES
PROJECT RESULTS
SCOPE
SCOPE DEFINITION
SUCCESS CRITERIA
CRITERIA
MAIN TOOLS
INTERMEDIATE
TOOLS
COST
TIME
CONSTRAINTS
QUALITY
RESOURCES
Contracts
Organization
TECHNOLOGIES
Communications
RISK ANALYSIS
© ahmad setiawan - 2016
SCOPE
Human Resources
Project Staffing
#project management
“….. A good project team needs a balanced mix of technical
skills, soft skills, and personalities.”
à by Clements James P. / Jack Gido on Effevtive Project Management, p. 323 – Thomson South-West, based on statement of Bill Hagerup, Project
Management Specialist @Quellette and Associates a Consulting Firm in Bedford, NH, USA
How to pick a team :
§  Keep the team as small as possible
§  Find team members who have positive attitudes and behaviors
§  A diverse team can increase the change for project success
§  Familiarity allows the team to quickly be productive
© ahmad setiawan - 2016
Project Staffing
#project management
An Effective Project Team Member
• 
• 
• 
• 
• 
A Clear Understanding of Project Objective
Clear Expectation of Each Person’s Role and Responsibility
A Result Oriented
A High Degree of Cooperation and Collaboration
A High Level of Trust
Barriers to Team Effectiveness
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Unclear Goals
Unclear Definition of Roles and Responsibilities
Lack of Project Structure
Lack of Commitment
Poor Communication
Poor Leadership
Turnover of Project Team Member
Dysfuncional Behaviour
© ahmad setiawan - 2016
Project Staffing
#project management
Project Manager Criteria
To be a good Project Manager should
•  a communicator
•  a manager
•  an innovator
•  Technically competent, respected and aware
•  an administrator
•  a Leader
•  Able to work well under pressures
•  Goal-oriented
•  Knowledgeable about the company
•  Senior
© ahmad setiawan - 2016
Multidisiplin pada Manajemen Proyek
#project management
MANAJEMEN
KLASIK
(Manajemen
berdasarkan
FUNGSI)
MANAJEMEN
PROYEK
PENDEKATAN
SISTEM
(Manajemen
berorientai pada
TOTALITAS)
PENDEKATAN
CONTINGENCY
(Manajemen
sesuai SITUASI)
(Mengelola
kegiatan yang
DINAMIS)
(dukungan)
DISIPLIN LAIN
•  Arsitek,
•  Engineer
•  Sosial
•  Ekonomi, dll
Soeharto, (1999)
© ahmad setiawan - 2016
Studi Kelayakan Proyek
#project management
•  Adalah kajian yang dilakukan untuk menganalisa apakah proyek
yang akan dikerjakan layak atau tidak. Aspek-aspek yang
dipergunakan untuk melakukan analisa :
– Aspek Pemasaran : analisis produk, pasar, strategi persaingan dll
– Aspek Teknis /Produksi: design produk, lokasi, layout dll
– Aspek Finansial : Ratio Keuangan, Anggaran, Resiko Finansial
– Aspek Sosial Ekonomi: Benefit Cost Ratio, Tenaga kerja, AMDAL dll
– Aspek Hukum : Peraturan dan kebijakan yang terkait
© ahmad setiawan - 2016
Make or Buy Decision
#project management
MAKE §  Cost considerations §  Desire to integrate operations §  Better quality control §  Design secrecy is required to protect proprietary technology §  Unreliable suppliers / No competent suppliers §  Desire to maintain a stable workforce §  Quantity too small to interest a supplier §  Greater assurance of continual supply © ahmad setiawan - 2016
BUY §  Lack of expertise §  Suppliers' research and specialized know-­‐how exceeds that of the buyer §  cost considerations (less expensive to buy the item) §  Small-­‐volume requirements §  Desire to maintain a multiple-­‐source policy §  Indirect managerial control considerations §  Procurement and inventory considerations §  Brand preference Make or Buy Decision
#project management
© ahmad setiawan - 2016
Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference)
#project management
Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah produk yang dibuat oleh owner
(pemilik proyek). Isi dari KAK biasanya berupa:
1.  Pendahuluan
2.  Deskripsi Proyek
3.  Jasa yang disediakan
4.  Lingkup Pekerjaan
5.  Pelayanan Manajemen
6.  Pendanaan Proyek dan Jadwal Pelaksanaan Proyek
7.  Kebutuhan Tenaga Ahli
8.  Diagram Organisasi Proyek
9.  Logistik, Fasilitas dan Peralatan
10. Lain-lain
© ahmad setiawan - 2016
Detail Engineering Design (DED)
#project management
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Work Breakdown Structure (WBS) / paket pekerjaan
Organisasi Proyek
Rencana Anggaran Biaya
Jadwal Induk (master schedule)
Perhitungan dan rancangan teknis
Spesifikasi umum dan teknis
Gambar kerja dan kelengkapan administrasi lainnya
© ahmad setiawan - 2016
Best Practice Pre-project Activity
#project management
CUSTOMER
SALES
EKSEKUTOR / PM
& OTHER UNIT
RFP
Proposal
Pre Sales
Support
INT. SPONSOR
Approval for :
1. 
2. 
Bidding
WIN
Congratulation !
Contract
Agreement
Project
Kickoff
PROJECT EXECUTION
© ahmad setiawan - 2016
Bidding
Project
Criteria
Proses Manajemen Proyek (Total Review)
#project management
Output
Formal Acceptance
and Closure
Project Charter
Execution
Initiation
Closing
Planning
Controlling
Project Plan & Supporting Details:
Project Stakeholders List, Project Team List,
Statement of Work ,
Statement of Work Deliverable Review Form ,
Scope Management Plan, Scope Change,
Communica-tions/Reporting Plan, Assessment Checklist,
Concern List, Heads-Up Report , Product Acceptance ,
Project Activity Schedule , Project Planning Checklist ,
Project Reporting Methods ,
Quality Review Checklist - Project Definition ,
Risk Management Plan , Project Risk Assessment ,
Generic Project Risk Factor , Tasklist and Timeline
© ahmad setiawan - 2016
Post
Project
Review
Post Project
Review Report
Project Change Control Form , Problem and Change Record Form ,
Project Change Request Form , Project Change Request Summary Sheet ,
Revision Record , Project Details , Progress Report, Monthly Status Report ,
Project Task Progress Report,
Meeting Agenda and Minutes Meeting Action Items , Meeting Evaluation
Source: PMBOK ® 2004