ABSTRACT Information System (IS) contains important

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
Muhamad Mulya Fuadi Agisna (116102113)
[email protected]
Jurnal Tugas Besar
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Rekayasa Industri
Institut Teknologi Telkom
2012
ABSTRACT
Information System (IS) contains important information about people, places and
everything that is in or around the organization. Information itself contains a sense,
data which have been processed into a form that is more meaningful and can be used for
decision making. Customer Relationship Management combines policies, processes, and
organizational strategy applied to a unit that is used to interact with customers and also
to track customer information. We made a customer relationship management
information system desktop application-based. This application was built using the Java
programming language (Java 2 Standard Edition), and MySQL as its database server.
This application is expected to provide an easy solution for companies to manage
information relating to their customers, so that business processes become more effective
and efficient and the company's profitability can be increased significantly.
Keywords: Information System, Customer Relationship Management, Java 2 Standard
Edition, MySQL.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Perkembangan
sistem
informasi
manajemen telah menyebabkan terjadinya
perubahan yang cukup signifikan dalam
pola
pembuatan
keputusan
yang
dilakukan oleh manajemen baik pada
tingkat operasional maupun pimpinan
pada semua jenjang. Perkembangan ini
juga telah menyebabkan perubahanperubahan peran dari para manajer dalam
membuat keputusan. Mereka dituntut
untuk selalu dapat memperoleh informasi
yang paling akurat dan terkini yang dapat
digunakan dalam proses pembuatan
keputusan.
Semua aktivitas yang dilakukan oleh
suatu organisasi maupun perusahaan tidak
terlepas
dari
penerapan
teknologi.
Berbagai aplikasi komputer yang banyak
ditawarkan memungkinkan organisasi
maupun
perusahaan
untuk
menerapkannya dalam mengelola proses
bisnis mereka. Dalam proses bisnis suatu
perusahaan, pelanggan (customer) dan
penyuplai (supplier) merupakan faktor
yang sangat penting. Untuk itu, diperlukan
aplikasi
yang
mampu
mengelola
hubungan antara perusahaan dengan
pelanggan dan penyuplai.
Tema yang penulis bahas dalam jurnal
tugas besar ini adalah sistem informasi
manajemen hubungan pelanggan (customer
relationship management information system).
Pelanggan dalam tema ini mencakup
pengertian dari pelanggan itu sendiri
(customer) dan juga penyuplai (supplier).
Sistem informasi ini diharapkan mampu
memberikan solusi bagi perusahaan dalam
mengelola hubungan dengan pelanggan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dibutuhkan dalam
pembuatan aplikasi Sistem
Informasi
Manajemen
Hubungan Pelanggan ini?
2. Bagaimana proses pembuatan
aplikasi ini?
3. Bagaimana aplikasi ini dapat
membantu
manajer
dalam
memanajemen
pelanggan?
hubungan
1.3 Tujuan
1. Menyediakan sistem informasi
terintegrasi yang digunakan
untuk memanajemen segala hal
yang berhubungan dengan
pelanggan
di
berbagai
perusahaan baik yang bergerak
dalam bidang produksi barang
maupun jasa.
2. Menyediakan sistem informasi
yang interaktif yang mampu
menjadi:
 Media
pengarsipan
data-data
pelanggan
(customer dan supplier)
untuk perusahaan
 Media
penjadwalan,
pengolahan,
serta
pelaporan
data
pelanggan.
 Media
analisis
profitabilitas pelanggan
bagi perusahaan.
1.4 Batasan Masalah
1. Tugas besar ini mengambil
studi kasus dari Green Day Inc.
sebuah perusahaan fiktif yang
menyediakan aplikasi sistem
informasi
manajemen
hubungan pelanggan.
2. Aplikasi ini hanya mengelola
data yang berhubungan dengan
pelanggan seperti address book,
meeting, dan phone calls.
3. Platform untuk membangun
aplikasi ini adalah Java, yaitu
J2SE dan dapat digunakan di
mesin-mesin
yang
telah
memiliki JVM (Java Virtual
Machine). Database engine yang
digunakan dalam aplikasi ini
adalah MySQL.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Sistem
informasi
dalam
suatu
pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
yang
serupa.
Sistem
informasi
mengandung tiga aktivitas dasar di
dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input),
pemrosesan (processing), dan keluaran
(output).
Tiga
aktivitas
dasar
ini
menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan,
pengendalian
operasi,
analisis
permasalahan, dan menciptakan produk
atau jasa baru.
Penerapan sistem informasi di dalam
suatu organisasi dimaksudkan untuk
memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan,
khususnya
oleh
para
pengguna
informasi
dari
berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi
yang digunakan oleh para pengguna dari
berbagai tingkatan manajemen ini biasa
disebut
sebagai:
Sistem
Informasi
Manajemen.
2.2 Customer Relationship
Management
Customer
Relationship
Management
(Manajemen Hubungan Pelanggan) atau
yang sering disingkat CRM adalah sebuah
sistem informasi yang terintegrasi yang
digunakan
untuk
merencanakan,
menjadwalkan,
dan
mengendalikan
aktivitas-aktivitas
prapenjualan
dan
pascapenjualan dalam sebuah organisasi
(Wikipedia).
Dalam buku Customer Relationship
Management yang ditulis oleh Francis
Buttle, CRM dapat juga diartikan sebagai
praktik bisnis yang berorientasi atau
terfokus pada pelanggan. Dalam bidang
IT, istilah tersebut dapat digunakan untuk
mendeskripsikan
berbagai
aplikasi
perangkat lunak yang digunakan untuk
mengotomasi fungsi-fungsi pemasaran,
penjualan, dan pelayanan.
CRM melingkupi semua aspek yang
berhubungan dengan calon pelanggan dan
pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya
adalah pusat panggilan (call center), tenaga
penjualan
(sales
force),
pemasaran,
dukungan teknis (technical support) dan
layanan lapangan (field service).
2.3 Java 2 Standard Edition dan Java
Runtime Environment
Java 2 Standard Edition (J2SE) adalah
platform yang memungkinkan developer
mengembangkan
dan
menyebarkan
aplikasi berbasis bahasa pemrograman
Java pada desktop dan server. Platform ini
mendukung konektivitas basis data,
rancangan
antarmuka
pemakai,
input/output, dan pemrograman jaringan
dan termasuk berbagai paket-paket dasar
bahasa pemrograman Java.
Java Runtime Environment (JRE)
adalah paket lingkungan yang dibutuhkan
jika ingin menjalankan aplikasi Java.
2.4 Java Database Connectivity
Java Database Connectivity (JDBC)
adalah Application Programming Interface
(API) yang dikembangkan oleh Sun
Microsystem untuk menyediakan akses
data universal dalam bahasa pemrograman
Java. JDBC menyediakan mekanisme
untuk koneksi database, sintaks untuk
mengirimkan query dan melakukan
transaksi serta struktur data yang
mewakili hasil query.
Dengan JDBC seorang developer dapat
membuat progrm aplikasi database yang
dapat berganti database server tanpa
mengubah banyak kode dari program
yang sudah ada sehingga memberikan
portabilitas tinggi bagi aplikasi yang telah
dibuat.
2.5 MySQL
MySQL adalah suatu perangkat lunak
sistem manajemen basis data. MySQL
merupakan
Relational
Database
Management System (RDBMS) yang
didistribusikan secara free dan open source
di bawah lisensi General Public License
(GPL). MySQL menggunakan Standard
Structured Query Language (SQL), yaitu
bahasa standar yang paling banyak
digunakan untuk mengakses database.
Alasan penggunaan MySQL sebagai
database server adalah MySQL bersifat free
dan open source, MySQL juga didesain
untuk menangani database yang sangat
besar, lebih cepat dari solusi yang ada.
Konektivitas, kecepatan dan sekuritas yang
baik membuat MySQL sangat cocok untuk
digunakan.
3. Analisis dan Desain Aplikasi
3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat
Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan
untuk menjalankan aplikasi ini dapat
dijelaskan dalam tabel di bawah ini:
Perangkat
No
Spesifikasi
Keras
Intel Core 2 Duo CPU
1.
Processor
T5900 @2.20 GHz.
1GB RAM; 256MB
2.
Memory
RAM (minimum)
120GB; 80GB
3.
Harddisk
(minimum)
Operating
4.
Windows XP, Vista, 7
System
3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat
Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan
untuk menjalankan aplikasi ini dapat
dijelaskan dalam tabel di bawah ini:
No
Perangkat Lunak
Spesifikasi
Version
1.
XAMPP
1.7.1
2.
Netbeans IDE
Version 7.1
Java SE Development
3.
Update 2
Kit 7
3.3 Entity Relational Diagram
Adapun model relasional dari database
yang digunakan pada aplikasi ini adalah
sebagai berikut:
Gambar 3.3.1 ERD
3.4 Desain Aplikasi (Mockup)
Desain atau mockup aplikasi ini dibuat
menggunakan Balsamiq Mockups versi
1.6.25 seperti di bawah ini:
Gambar 3.4.1 Login form
Gambar 3.4.2 Dashboard
Gambar-gambar di atas adalah sebagian
dari snapshot desain atau mockup aplikasi
ini.
4. Implementasi Aplikasi
4.1 Tampilan Login
Pada saat pertama kali aplikasi ini
diakses, tampilan awal yang mucul adalah
tampilan login seperti di bawah ini.
menjalankan berbagai fungsi pada tab-tab
tersebut seperti Create, Edit, Convert, Delete,
dan Refresh.
4.3 Tampilan Membuat Pelanggan
Baru
Pengguna dapat membuat pelanggan
(customer atau supplier) baru dengan form
seperti di bawah ini.
Gambar 4.1.1 Login
Pengguna yang berhak masuk ke
dalam sistem informasi ini adalah
Administrator, Manager, dan Salesman.
Setiap pengguna tersebut sudah memiliki
password masing-masing dan privilege yang
berbeda.
4.2 Tampilan Dashboard
Setelah login ke dalam sistem, tampilan
utama atau dashboard akan muncul seperti
di bawah ini.
Gambar 4.3.1 Create Customer
4.4 Tampilan Membuat Customer
Prospect/Lead Baru
Pengguna dapat membuat customer
prospect/lead bary dengan form seperti di
bawah ini.
Gambar 4.2.1 Dashboard
Pada dashboard, terdapat tab-tab yang
berisi menu utama yang bisa dijalankan
sesuai dengan fungsinya, seperti Sales
yang terdiri atas subtab Opportunity dan
Customer
Prospect,
Address
Book,
Meeting, Phone Call, Reports, dan
Configuration.
Pengguna
dapat
Gambar 4.4.1 Create Customer Prospect/Lead
4.5 Tampilan Mengkonversi Customer
Prospects/Leads Menjadi
Oportunities
Pengguna
dapat
mengkonversi
kategori suatu sales atas nama seorang
pelanggan dari Lead menjadi Oportunitas
seperti gambar di bawah ini.
Gambar 4.5.1 Convert to Opportunity
4.6 Tampilan Reports
Pengguna khususnya manajer CRM
dapat melihat laporan (report) dari data
pelanggan, lead, oportunitas dan meeting
seperti gambar di bawah ini.
Gambar 4.6.1 Reports
4.7 Tampilan Configuration
Pengguna khususnya administrator
dapat mengatur user-user lain yang berhak
masuk ke dalam sistem seperti gambar di
bawah ini.
Gambar 4.7.1 Configuration
Gambar-gambar
yang
telah
ditampilkan di atas adalah sebagian dari
screenshot implementasi aplikasi sistem
informasi CRM ini.
5. Simpulan
Dengan dibuatnya aplikasi ini, maka
dapat diambil beberapa simpulan sebagai
berikut:
1. Aplikasi
sistem
informasi
manajemen hubungan pelanggan
(CRM) ini dapat memberikan
kemudahan bagi perusahaan untuk
mengelola dan melacak informasi
yang
berhubungan
dengan
pelanggan (customer dan supplier).
2. Sistem
informasi
ini
dapat
menampilkan report yang bisa
dimanfaatkan manajer CRM dalam
membuat
keputusan
dan
menerapkan
kebijakan
dalam
proses bisnis perusahaan.
3. Sistem informasi ini memiliki
antarmuka yang cukup interaktif,
sehingga setiap pengguna dapat
menjalankan aplikasi ini tanpa
kesulitan dan juga sistem informasi
ini dapat dimaintenis dengan
mudah,
karena
pengkodean
dilakukan dalam bahasa Java,
sehingga memudahkan programmer
untuk
mengubah
kode
jika
diperlukan.
Adapun beberapa hal yang dapat
digunakan
untuk
perbaikan,
penyempurnaan
dan
pengembangan
aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Keamanan yang ada dalam aplikasi
sistem informasi ini masih bersifat
vulnerable sehingga perlu adanya
pengembangan dengan sistem
keamanan yang lebih baik dan
lebih secure.
2. Database yang digunakan dalam
aplikasi sistem informasi ini masih
tergolong dalam penyimpanan data
yang kecil dan menengah, yaitu
MySQL sehingga untuk menangani
penyimpanan data yang sangat
banyak dalam sistem informasi ini
diperlukan database yang lebih baik,
efektif, efisien, dan aman seperti
Oracle.
3. Agar aplikasi sistem informasi ini
dapat lebih baik ke depannya,
aplikasi ini dapat ditambahkan
dengan sistem informasi lainnya,
seperti sistem informasi sumber
daya manusia dan sistem informasi
manajemen lainnya.
6. Daftar Pustaka
[Djoko, 2007]
Sistem Informasi
BPKP
Sutono, Djoko. 2007.
Manajemen. Bandung:
[Doro, 2012]
Edi, Doro. 2012.
Jurnal
Sistem
Informasi.
Bandung:
Maranatha University Press
[Agisna, 2012]
Agisna, Muhamad
Mulya Fuadi. 2012. Laporan Tugas Besar
CRM. Bandung: IT Telkom
[Wikipedia, 2012]
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
_hubungan_pelanggan
diakses
pada
tanggal 01 Juni 2012
http://en.wikipedia.org/wiki/Customer_
relationship_management diakses pada
tanggal 01 Juni 2012
http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL
diakses pada tanggal 01 Juni 2012
http://id.wikipedia.org/wiki/Java
diakses pada tanggal 01 Juni 2012
http://en.wikipedia.org/wiki/Java_(progr
amming_language) diakses pada tanggal
01 Juni 2012
http://en.wikipedia.org/wiki/Java_Platfo
rm,_Standard_Edition
diakses
pada
tanggal 01 Juni 2012