Dian Puji Astuti / 22212031 Pembimbing: Desi Pujiati, SE, MM
advertisement
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA LEMBAGA PENDIDIKAN SIGMA EXCELLENT Dian Puji Astuti / 22212031 Pembimbing: Desi Pujiati, SE, MM Latar Belakang Masalah Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Lembaga Pendidikan Sigma Excellent Pencatatan sistem penerimaan kas masih manual Struktur Organisasi yang masih sederhana, sehingga adanya kerangkapan tugas Kurangnya dokumen dalam sistem penerimaan kas Rumusan, Batasan dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah 1. Bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent? 2. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent ? Batasan Masalah Pembuatan sistem akuntansi bagan alur (flowchart) sampai dengan merancang sistem informasi akuntansi menggunakan Data Flow Diagram (DFD), model Entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan pembuatan aplikasi penerimaan kas. Tujuan Penelitian 1. Untuk menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent. Bagan Alir Dokumen (flowchart) Bagian Keuangan Bagian Front Office Uang Mulai 1 Uang Menyetorkan uang ke Bank KP 2 Menerima calon siswa baru Menerima BS dari Bank Memeriksa KP 2 dengan uang Memberikan FP 1 lembar kepada siswa untuk diisi dan menerimanya kembali BS KP 2 Menerima pembayaran bimbingan dan membuat KP 3 lembar, serta menyiapkan modul Melakukan Penjurnalan N Mengotorisasi KP dan mencatat pembayaran ke buku LPP Membuat LPK FP LPK KP 3 KP 1 KP 2 BS Jurnal Modul Uang Pimpinan Siswa 1 Keterangan : FP : Formulir Pendaftaran KP : Kwitansi Pembayaran LPP : Laporan Penerimaan Pembayaran N Keterangan : KP : Kwitansi Pembayaran BS : Bukti Setor LPK : Laporan Penerimaan Kas N Selesai Prosedur Bagan alir (flowchart) Usulan Bagian Keuangan Bagian Front Office Bagian Akuntansi 2 1 Mulai Setiap minggu Siswa FP 1 KP 1 Menerima calon siswa baru Memberikan FP 2 lembar kepada siswa untuk diisi dan menerimanya kembali. KP 2 KP 3 SP Menyetorkan uang ke Bank KP 3 Menerima bukti setor (BS) dari Bank Mencocokkan FP 1 dengan KP 1, KP 2, KP 3, dan SP 4 3 BS PRK 3 Mencocokkan KP 3, PRK 3, dan BS BS Menerima pembayaran dari siswa secara lunas dan menerima setiap bulannya apabila menyicil, serta menyiapkan modul Membuat KP 3 lembar dan SP Melakukan penjurnalan dan membuat laporan penerimaan kas (LPK) 2 lembar 4 SP KP 3 Mengoperasikan Pita Register Kas (PRK) KP 2 FP 2 KP 1 Jurnal FP 1 1 Keterangan : FP : Formulir pendaftaran KP : Kwitansi Pembayaran SP : Surat Pengantar PRK 3 Mencetak PRK 3 lembar dan mencap lunas KP Siswa Siswa KP 3 BS FP 1 SP KP 1 LPK 2 Pimpinan 2 KP 2 LPK 1 PRK 2 PRK 1 KP 3 PRK 3 Keterangan : Modul 3 N Siswa FP : Formulir Pendaftaran KP : Kwitansi Pembayaran SP : Surat Pengantar BS : Bukti Setor PRK : Pita Register Kas Keterangan : KP : Kwitansi Pembayaran PRK : Pita Register Kas BS : Bukti Setor LPK : Laporan Penerimaan Kas N Selesai Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Daftar Siswa Formulir Pendaftaran KP dan PRK 0 Sistem Penerimaan Kas LPK Pimpinan Keterangan : KP : Kwitansi Pembayaran PRK : Pita Register Kas LPK : Laporan Penerimaan Kas KP File Program 3 Penjurnalan Data Bukti Setor File Pembayaran File Transaksi Keterangan : KP : Kwitansi Pembayaran PRK : Pita Register Kas LPK : Laporan Penerimaan Kas SP : Surat Pengantar PRK File Bukti Setor File Jurnal Jurnal File Siswa 2 Pembuatan PRK Data Pembayaran Data Siswa SP & KP Data Program Data Transaksi Formulir Data Program 1 Pembuatan SP & KP Data Transaksi Daftar Siswa LPK Pimpinan Diagram Zero Data Program File Siswa SP & KP 2 Data Transaksi 1.2 Pencetakkan SP & KP 1.1 Validasi 1 Formulir Data Program Daftar Siswa Data Siswa Diagram Level 1 Proses 1 File Program File Transaksi Diagram Level 1 Proses 3 2 3 PRK 3.1 Validasi 3 3.2 Pembuatan Jurnal Data Transaksi Data Bukti Setor PRK File Transaksi File Bukti Setor File Pembayaran File Jurnal Kd_Program* Kd_Siswa* Nama_Program Entity Relationship Diagram (ERD) Nama_Siswa Kd_Trans* Asal_Sekolah Kd_Siswa** Kelas Kd_Program** Nama_ortu Tgl_Trans Hrg_Program Program No_Telpon Alamat Kd_Bayar* Kd_Trans** M 1 Siswa Tgl_Bayar Transaksi Pembayaran Nominal Keterangan Jurnal 2.2 Pencetakan PRK Data Transaksi 2.1 Validasi 2 SP & KP Data Pembayaran 1 Data Bukti Setor Diagram Level 1 Proses 2 LPK Pimpinan NORMALISASI Bentuk Tidak Normal (Unnormal) Kd_Siswa Nama_Siswa Asal_Sekolah Kelas Nama_Ortu No_Telpon Alamat Kd_Trans Kd_Siswa Kd_Program Unnormal Tgl_Trans Kd_Program Nama_Program Hrg_Program Kd_Bayar Kd_Trans Tgl_Bayar Nominal Keterangan Bentuk Normal Kedua (2NF) Bentuk Normal Kesatu (1NF) Siswa Transaksi Program Kd_Siswa Nama_Siswa Asal_Sekolah Kelas Nama_Ortu No_Telpon Alamat Kd_Trans Kd_Siswa Kd_Program Tgl_Trans Kd_Program Nama_Program Harga_Program Pembayaran Kd_Bayar Kd_Trans Tgl_Bayar Nominal Keterangan Bentuk Normal Ketiga (3NF) Siswa Transaksi Kd_Siswa* Nama_Siswa Asal_Sekolah Kelas Nama_Ortu No_Telpon Alamat Kd_Trans* Kd_Siswa** Kd_Program** Tgl_Trans Pembayaran Program Kd_Program* Nama_Program Harga_Program Kd_Bayar* Kd_Trans** Tgl_Bayar Nominal Keterangan Desain Database Database Siswa No Field Name Database Transaksi Field Properties Width Description Data Type No Field Name Data Type Width Field Properties Format Description 1. Kd_Siswa Text 10 Kode Siswa 1. Kd_Transaksi Text 10 - Kode Transaksi 2. Nama_Siswa Text 30 Nama Siswa 2. Kd_Siswa Text 10 - Kode Siswa 3. Asal_Sekolah Text 35 Asal Sekolah 3. Kd_Program Text 10 - Kode Program 4. Kelas Text 2 Kelas 4. Tgl_Trans Date/time - Short date 5. Nama_Ortu Text 30 Nama Orangtua 6. No_Telpon Text 15 Nomor Telepon 7. Alamat Text 50 Alamat Database Program No Field Name Data Type Width Tanggal Transaksi Database Pembayaran Field Properties Format Description No Field Name Data Type Width Field Properties Format Description 1. Kd_Program Text 10 - Kode Program 1. Kd_Bayar Text 10 - Kode Program 2. Nama_Program Text 20 - Nama Program 2. Kd_Trans Text 10 - Nama Program 3. Hrg_Program Currency - “Rp”#.### Harga Program 3. Tgl_Bayar Date/time - Short date Tanggal Bayar 4. Nominal Currency - “Rp”#.### Nominal 5. Keterangan Text 50 - Keterangan KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN SARAN 1. Pelaksanaan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent secara keseluruhan telah berjalan dengan baik, namun masih terdapat beberapa kelemahan seperti : a. Adanya kerangkapan tugas pada bagian front office dan bagian keuangan yang dipegang oleh satu orang karyawan yang sama, serta kurangnya rangkap dokumen Formulir Pendaftaran (FP) dan dokumen-dokumen dalam penerimaan kas sehingga dapat menimbulkan adanya kecurangan. b. Sistem yang digunakan pada Lembaga Pendidikan Sigma Excellent masih menggunakan sistem manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan pengarsipan yang dilakukan oleh setiap bagian. 1. Sebaiknya perusahaan dapat memperbaiki Sistem Informasi Akuntansi agar dapat berjalan efektif dan dapat dipakai untuk mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan sebagai dasar pengambilan keputusan 2. Sebaiknya diperlukan adanya pemisahan tugas antara bagian front office dengan bagian administrasi, serta pemisahan tugas antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi yang dimana masing-masing ditanggani atau dipegang oleh satu orang yang berbeda dan menjalankan tugas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masingmasing bagian, serta menambahkan rangkap dokumen Formulir Pendaftaran (FP) dan dokumen-dokumen penerimaan kas yaitu berupa dokumen pita register kas dan surat pegantar. 3. Sebaiknya dalam proses penyerahan dokumen harus disesuaikan dengan bagian-bagian yang benar-benar terkait. 4. Pimpinan sebaiknya lebih memperhatikan kinerja dari setiap bagianbagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas agar dapat berjalan lebih baik. 5. Lembaga pendidikan sebaiknya mulai menerapkan sistem penerimaan kas yang telah terkomputerisasi sehingga masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem penerimaan kas secara manual dapat dikurangi 2. Perancangan sistem yang diusulkan oleh penulis dirancang diharapkan mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan sebelumnya, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem.