BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan

19
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Dewasa ini, manajemen kearsipan yang baik menjadi sangat penting
artinya bagi perusahaan swasta maupun organisasi pemerintah. Arsip sebagai
salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi organisasi. Pengertian arsip menurut
Undang-undang dijelaskan sebagai berikut:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.3
Sebagai sumber informasi dari hasil kegiatan administrasi dan manajemen, arsip
akan terus tumbuh secara akumulatif informasinya dan fisiknya sesuai dengan
semakin kompleksitas fungsi dan organisasi. Dalam hal mengenai fisik arsip
apabila dibiarkan arsip semakin menumpuk secara fisiknya kecuali arsip yang
disimpan dalam bentuk elektronik. Arsip-arsip cenderung diabaikan oleh
pengelolanya, karena dipandang tidak perlu disimpan. Akibatnya apabila
organisasi membutuhkan informasi arsip menjadi sulit atau memerlukan waktu
yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagai salah satu sumber
3
Undang-undang no 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1
20
informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management)
yang tepat
sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi.
Dilihat dari segi fungsi, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4 Arsip dinamis
dibedakan menjadi dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun kemudian arsip
statis diartikan pengertiannya sebagai berikut:
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau organisasi kearsipan.5
Selain itu, arsip inaktif dapat dibedakan menurut jenis pengelolaannya menjadi
arsip teratur dan arsip tidak teratur. Arsip inaktif teratur yaitu arsip inaktif yang
keadaan fisiknya tertata dengan teratur atau rapi berdasarkan penataan yang
benar dan terdapat jalan masuk arsip atau sarana temu kembali arsip (Daftar
Arsip). Arsip inaktif tidak teratur adalah arsip inaktif dalam keadaan kacau yaitu
arsip yang sistem penataanya disusun tidak sesuai pada waktu aktifnya. Menurut
pengamatan kami saat melakukan observasi di beberapa organisasi, keberadaan
arsipnya masih kacau atau dapat dikatakan tidak teratur. Tertibnya tata kearsipan
4
Ibid.
5
Ibid.
21
pada suatu organisasi akan dengan mudah membedakan pengurusan dan
penyimpanan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan
dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. Dalam artian arsip
tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan organisasi. Arsip
disimpan karena diperlukan oleh organisasi untuk keperluan administrasi sampai
saatnya disingkirkan karena tidak diperlukan lagi.
Sebagaimana di dalam antropologi dikenal adanya daur hidup (life-cycle)
yang menggambarkan proses kehidupan manusia dari lahir – menikah –
meninggal. Kiranya istilah yang sama dapat diterapkan dalam proses kehidupan
arsip. Bedanya pada bidang kearsipan daur hidup meliputi tahap penciptaan
(records creation), tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)
serta tahap istirahat atau penyusutan (retirement/disposal).6
Pada dasarnya penyimpanan arsip ada beberapa asas yaitu asas
sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (gabungan). Asas sentralisasi
merupakan asas dengan penyimpanan terpusat (record center) pada unit tertentu.
Untuk asas desentralisasi penyimpanan arsip disimpan di central file tiap-tiap
unit kerja masing-masing. Selain kedua asas tersebut penyimpanan arsip dapat
berupa gabungan antara desentralisasi dengan sentralisasi. Asas gabungan ini
merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas
6
Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan).1991. Hlm 15.
22
gabungan biasanya ketika masih aktif disimpan di masing-masing unit kerja,
ketika inaktif di record center.
Semua daur hidup arsip tersebut terjadi juga oleh arsip-arsip yang ada di
Dinas Pariwisata Daerah DIY, arsip yang tersimpan dapat berupa surat dan buku
yang berisi mengenai pengembangan pariwisata di Daerah Istimewa Yogyakarta.
Hal ini juga dikarenakan kawasan atau daerah Yogyakarta yang mempunyai
keistimewaan tersendiri misalnya tempat bersejarah, adat istiadat, masakan khas,
dan kesenian tradisional. Potensi pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta harus
dikembangkan dengan dilandasi basis budaya setempat, sehingga dapat menjadi
potensi untuk dikenalkan kepada wisatawan. Jika dilandasi dengan basis budaya
lokal, pariwisata di daerah ini akan makin diminati wisatawan, dan pariwisata
akan berkembang. Keberagamaan potensi wisata Daerah Istimewa Yogyakarta
memiliki banyak ragam budaya yang sampai saat ini masih hidup dan
berkembang di tengah masyarakat. Selain itu, Dinas Pariwisata Daerah DIY
merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang pelestarian dan
mengembangkan destinasi Yogyakarta berdasarkan keunggulan produk wisata
dan sarana prasarana penunjang yang berkualitas, berbasis budaya, dan
pembangunan pariwisata berkelanjutan. Setiap ada kegiatan tentang kebudayaan
pasti ada laporan tentang hasil kegiatan tersebut mulai dari awal mengajukan
proposal sampai kegiatan itu terselenggara, misalnya mengenai pengembangan
desa wisata.
Gambaran di atas secara tidak langsung menjadi Dinas Pariwisata Daerah
DIY memiliki khasanah arsip mengenai keragaman budaya dan potensi wisata
23
DIY. Tentunya di organisasi ini arsip tidak hanya dari kertas tetapi pasti ada yang
berupa
gambar, foto, data dari sistem komputer, dokumen tulisan tangan,
formulir, dan sebagainya untuk mempromosikan wisata dalam bentuk visualnya.
Dari uraian diatas penulis tertarik untuk melaksanakan kerja praktik lapangan di
Dinas Pariwisata Daerah DIY dengan mengambil tema Pengelolaan Arsip
Dinamis di organisasi tersebut.
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY?
2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip?
3. Apa saja sarana dan prasarana yang diperlukan dalam penyimpanan arsip?
4. Bagaimana sarana temu kembali arsip?
5. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip tidak teratur?
6. Bagaiman solusi yang tepat untuk mengatasi kendala dan pengelolaan
arsip tidak teratur?
B. Tujuan Penelitian atau PKL
Tujuan yang hendak dicapai dari PKL di Dinas Pariwisata Daerah DIY ini
yang pertama adalah mengetahui bagaimana penataan arsipnya baik sistem
penataan yang digunakan maupun dalam penemuan kembalinya, serta sarana apa
saja yang perlu dilakukan.
24
C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang kami gunakan dalam pengumpulan
informasi adalah menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi pustaka.
Metode pertama adalah observasi, metode ini dilakukan dengan pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan yang mempermudah untuk mengetahui pengelolaan arsip
dan informasi yang terkandung didalamnya.
Metode kedua yang digunakan adalah metode wawancara. Metode
wawancara ini dikenal dengan interview atau tanya jawab yang dilakukan antara
dua orang atau lebih untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan
interviewer
menyiapkan
pertanyaan-pertanyaan
yang
ditujukan
kepada
narasumbernya. Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data yang
berupa berita issue dan fakta di lapangan. Metode wawancara dapat dilakukan
secara langsung dengan narasumber atau petugas, juga dapat dilakukan dengan
melalui hubungan seluler, internet atau surat secara tidak langsung.
Metode terakhir yang kami gunakan adalah metode studi pustaka.
Pengumpulan
informasi
menggunakan
metode
ini
dilakukan
dengan
mengumpulkan bahan-bahan pustaka yang berhubungan dengan informasi yang
dibutuhkan. Bahan-bahan pustaka dapat dicari di perpustakaan dan toko buku.
Dengan metode-metode tersebut dapat memudahkan proses pengumpulan
data, menjamin keakuratan data dengan fakta lapangan, kelengkapan data dan
dapat dipertanggungjawabkan sehingga dapat mendukung penyusunan laporan
tugas akhir.
25
D. Tinjauan Pustaka
Buku-buku yang memuat informasi-informasi yang kami butuhkan untuk
menunjang penelitian tentang pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata
Daerah DIY yang pertama adalah buku Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli
Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1993 di
Jakarta. Buku tersebut menjelaskan tentang masalah dalam kearsipan, misalnya
mengenai penataan berkas dengan sistem yang telah ditentukan dalam kearsipan.
Buku ini membahas tentang ruang lingkup kearsipan, tata cara menyimpan arsip
dan peralatan yang digunakan, penemuan kembali, dan pelayanan dalam
peminjaman. Sehingga dapat penulis jadikan untuk referensi menyusun tugas
akhir ini.
Buku kedua yaitu Kearsipan 1 karangan Wursanto yang diterbitkan oleh
Kanisius pada tahun 1991 di Yogyakarta. Manfaat buku ini bagi penulis adalah
mengetahui tata pengurusan surat secara tepat karena pada bab V dijelaskan
tentang tata kerasipan dinamis serta diuraikan pula tentang pengurusan surat
masuk dan surat keluar.
Buku lainnya yang sangat membantu dalam pembuatan tugas ini adalah
buku karangan Basir Barthos dengan judulnya Manajemen Kearsipan untuk
Organisasi Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Bagian yang paling membantu
dalam buku ini adalah Bab III yang berisi hal-hal yang perlu dilakukan dalam
penanganan dan cara mengarsip surat. Dalam bab ini dijelaskan tahap-tahap
pengurusan surat mulai dari penyortiran surat sampai pemberkasannya.
26
Buku selanjutnya adalah buku karangan Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern (dari Konvensional ke
Basis Komputer). Buku ini diterbitkan oleh Penerbit Gava Media Yogyakarta
pada tahun 2005. Secara keseluruhan isi bab pada buku ini sesuai dengan tema
yang kami ambil tetapi bagian yang paling membantu dalam pelaksanaan PKL
dan penyusunan tugas akhir adalah pada bab 10. Bab 10 menjelaskan tentang
penggunaan komputer dalam sistem kearsipan yang antara lain mengenai
gambaran umum sistem komputer, kelebihan dan keterbatasan menggunakan
sistem komputer. Bab ini dapat dijadikan referensi karena Dinas Pariwisata
Daerah DIY sendiri dalam pengelolaan suratnya sudah menggunakan sistem
elektronik.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan Tugas Akhir penulis membagi
laporan ini menjadi empat bagian. Pada Bab 1 menjelaskan tentang latar belakang,
batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan laporan.
Bab 2 Gambaran Umum Organisasi memuat penjelasan secara terperinci
mengenai profil Dinas Pariwisata Daerah DIY yang merupakan tempat
dilakukannya kerja praktik. Selain itu juga mengenai stuktur organisasi, visi, misi,
dan kebijakannya.
Pada Bab 3 ini menjelaskan dan membahas tentang pengelolaan arsip
dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY tersebut mulai dari pengurusan surat
27
secara manual dan elektronik, sistem penyimpanannya, sarana, dan prasarananya
arsip dinamis serta cara penemuan kembali.
Bab terakhir atau bab 4 berisi tentang kesimpulan dari pembahasan bab 3
serta saran untuk manajemen kearsipan yang ada di organisasi tersebut untuk
dapat diperbaiki pengurusan dan penyimpanannya.