7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1.
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah serangkaian komponen-komponen termasuk
teknologi yang bekerja untuk menganalisa,memproses,menyimpandan mengoleksi
data untuk menghasilkan output berupa informasi yang dibutuhkan oleh user yang
digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Pendapat ini diperkuat dengan
pendapat Satzinger, Jackson, & Burd(2004)yang menyatakan bahwa sistem
informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan
yang mengkoleksi, memproses, menyimpandan menghasilkan output informasi yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Gambar 2.1 mengacu pada komponenkomponen dari sistem informasi.
Gambar 0.1Information Systems and Component Parts
Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd (2004)
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2004), karena banyak organisasi yang
melakukan jenis aktivitas yang berbeda, maka ada banyak pula jenis-jenis dari sistem
informasi. Semua dari sistem informasi ini bisa menjadi inovatif dan menggunakan
teknologi yang terbaru. Gambar 2.2 menjelaskan mengenai jenis-jenis sistem
informasi menurutSatzinger, Jackson, & Burd (2010):
7
8
Gambar 0.2Types of Information Systems
Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd (2010)
1. Customer Relationship Management System
Sistem CRM adalah sebuah sistem yang mendukung pemasaran, penjualan
dan operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung.
2. Supply Chain Management System
Sistem SCM adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan pengembangan
produk, akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk.
3. Accounting and Financial Management System
Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi yang
diperlukan untuk membuat laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya
yang diperlukan oleh pihak berkepentingan, baik investor maupun kreditor.
4. Human Resource Management System
Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugas-tugas yang
berhubungan dengan para karyawan seperti penggajian, tunjangan,
perekrutan dan pelatihan karyawan.
9
5. Manufacturing Management System
Sistem Manajemen Manufaktur adalah sebuah sistem yang mengontrol
proses produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
6. Knowledge Management System
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebuah sistem yang mendukung
penyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua bagian
organisasi.
7. Collaboration Support System
Sistem CSS adalah sebuah sistem yang memungkinkan pendistribusian
personil secara geografis untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas.
8. Business Intelligence System
Sistem BIS adalah sebuah sistem yang mendukung perencanaan strategis
dan pengambilan keputusan eksekutif.
2.2.
Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi informasi merupakan seperangkat alat komputer yang membantu
manusia
dalam
beraktivitas
dan
menghasilkan
informasi
sesuai
dengan
kebutuhan.Pendapat ini diperkuat oleh Rainer Jr. & Cegielski (2011) yang
menyatakan bahwa teknologi informasi merupakan peralatanberbasis komputer yang
digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi maupun untuk mendukung
informasi dan kebutuhan pemrosesan informasi dari sebuah organisasi.
2.3.
Pengertian Evaluasi
Evaluasi adalah proses peninjauan kekuatan dan kelemahan akan suatu hal,
agar dapat menjadi tolak ukur dalam menanggapi langkah selanjutnya untuk
berkembang dan bertahan dalam lingkungan yang selalu berubah. Hal ini diperkuat
oleh pendapatDavidson(2005) yang menyatakan bahwa evaluasi merupakan aktivitas
terpenting yang memungkinkan
kita
untuk berkembang,
mengembangkan,
meningkatkan sesuatu dan bertahan di dalam lingkungan yang selalu berubah. Hal ini
juga diperkuat oleh pendapat Boulmetis & Dutwin (2005)yang menyatakan bahwa
evaluasi adalah proses yang sistematis dalam mengumpulkan data yang membantu
mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan suatu program atau proyek.
10
2.4.
Pengertian Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)digunakan sebagai dasar
dalam mengidentifikasi dan menganalisa efek dari kegagalan yang mungkin terjadi
pada pemenuhan kebutuhan dan permintaan terhadap sistem yang sedang berjalan.
Menurut Black (2009), dalam metode FMEA (Failure Mode and Effect
Analysis),terdapat tiga perhitungan guna menentukan nilai RPN (Risk Priority
Number), diantaranya:
a. Severity (S) adalah perkiraan mengenai dampak dari kegagalan yang
akan mempengaruhi sistem. Penilaian severity menggunakan peringkat 15, dimana peringkat 1 adalah peringkat terburuk dan peringkat 5 adalah
peringkat yang tidak akan terlalu membahayakan. Berdasarkan dampak
yang ditimbulkan, severity dinilai berdasarkan peringkat yang dapat
dilihat di Tabel 2.1 berikut:
Tabel 0.1Peringkat Severity
Peringkat
Dampak
1
Kehilangan data, kerusakan hardware, atau isu keamanan.
Kehilangan fungsi sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat
2
bekerja.
3
Kehilangan fungsi sistem, namun sistem masih dapat digunakan.
4
Kehilangan sebagian fungsi sistem.
5
Dampak kegagalan hanya bersifat sepele.
b. Priority (P) diartikan sebagai dampak dari kegagalan yang dapat
mempengaruhi pengguna, pelanggan, atau operator. Peringkat 1 dinilai
sebagai dampak terburuk bagi orang-orang bersangkutan, dan peringkat 5
sebagai dampak yang tidak terlalu berbahaya. Berdasarkan dampak yang
ditimbulkan, priority dinilai berdasarkan peringkat yang dapat dilihat di
Tabel 2.2berikut:
11
Tabel 0.2Peringkat Priority
Peringkat
Dampak
1
Kehilangan nilai sistem secara keseluruhan.
2
Kehilangan nilai sistem pada hal-hal yang tidak dapat diterima.
Berkurangnya nilai sistem, namun hal tersebut masih mungkin
3
diterima.
Berkurangnya nilai sistem, namun hal tersebut masih dapat
4
diterima.
5
Berkurangnya nilai sistem dapat diabaikan.
c. Likelihood (L) menggambarkan kerentanan sistem dalam hal: keberadaan
produk (berdasarkan faktor resiko teknis), lepas dari pengembangan saat
ini, maupun mengganggu pengguna. Likelihood digambarkan dengan
peringkat 1 dinilai sebagai sangat mungkin, dan 5 dinilai tidak mungkin.
Peringkatnya dapat dilihat pada Tabel 2.3 berikut ini:
Tabel 0.3Peringkat Likelihood
Peringkat
Dampak
1
Pasti akan berpengaruh pada seluruh pengguna.
2
Mungkin sekali akan berdampak pada sebagian pengguna.
3
Mungkin berpengaruh pada beberapa pengguna.
4
Menimbulkan pengaruh yang terbatas pada sedikit pengguna.
5
Tidak terbayangkan pada penggunaan sesungguhnya.
12
Masing-masing peringkat dari Priority (P), Severity (S), dan Likelihood (L)
yang telah ditentukan kemudian akan dikalikan, sehingga didapatkan nilai RPN (Risk
Priority Number). Nilai RPN ini yang kemudian akan menjadi penentu tingkat
prioritas resiko. Nilai RPN tertinggi yakni 1 menunjukkan bahwa penanganan resiko
perlu segera dilakukan, atau dengan kata lain, kegagalan tersebut perlu segera
ditangani atau diprioritaskan. Sementara nilai RPN terendah yakni 125 menunjukkan
bahwa penanganan resiko tidak diprioritaskan atau dengan kata lain dapat
diabaikan.Nilai RPN kemudian akan digunakan untuk menentukan peringkat
kebutuhan (ranking requirements) pada analisis fit/gap.
2.5.
Fit/Gap Analysis
Fit Gap Analysis adalah sebuah metodologi di mana proses perusahaan dan
fungsi sistem dibandingkan, dievaluasi, didaftar untuk mendapatkan kecocokan (fit)
atau ketidakcocokan (gap). Pernyataan tersebut diperkuat oleh pendapat Pol &
Paturkar (2011) yang menyatakan bahwa Fit/Gap Analysis adalah metodologi yang
digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan
dilakukan evaluasi dan diurutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah
terjadi kecocokan (fit) dan kesenjangan (gap).Fit berarti kebutuhan terpenuhi oleh
sistem, sedangkan gap berarti kebutuhan tidak terpenuhi oleh sistem. Pertnyataan ini
juga diperkuat oleh Hoffman & Bateson(2006) yang menyatakan bahwa Gap
Analysis
adalahsuatualat
kondisiaktualyang
sedang
yangdigunakan
untuk
berjalandi
suatuperusahaan,
mengetahuimengenai
untuk
kemudian
diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut.Haltersebutdilakukan agar
dapat mengetahuiapakah suatu perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara
optimaluntuk memaksimalkan kinerjaperusahaan tersebut.
Gap analysis dapatdilihatmelaluibeberapapespektif,yaitu:
1. Organisasi (sumber daya manusia).
2. Arah bisnis perusahaan.
3. Proses bisnis perusahaan.
4. Teknologi informasi.
Menurut Hoffman dan Bateson (2006), dalam Gap analysis dengan
service quality, terdapat lima quality perspective dari service quality yaitu:
13
1. Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara
pengharapan antara keinginan yang diinginkan oleh pelanggan dengan
keadaan yang telah mereka terima sekarang.
2. Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan
pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.
3. Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen
perusahaan dengan pelanggan, yang dimaksud di sini adalah standard dari
delivery standard.
4. Delivery Gap, adalah terjadinya persepsi yang diinginkan perusahaan
kepada pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di
perusahaan tersebut.
5. Communication Gap, adalah terjadinya antara kesenjangan pelanggan
dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan
tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat
dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.5.1.
Tujuan Fit/Gap Analysis
Adapun tujuan dari dilakukannya Fit/Gap Analysis adalah sebagai
berikut(Leader's Guide for Minnesota's Strategic Workforce Planning Model):
1. Mengukur perbedaan antara keadaan sekarang dengan keadaan yang
diinginkan.
2. Membandingkan tenaga kerja terhadap sebuah kumpulan dimensi. Contoh
dimensi gap (yang seharusnya dibuat sesuai dengan strategi perusahaan)
antara lain sebagai berikut:
d. Kesesuaian dengan strategi.
e. Kemampuan.
f. Kelompok penyedia tenaga kerja.
g. Tingkat keterampilan.
h. Tingkat perpisahan (separation rates).
i. Kesulitan dalam hal daya serap.
3. Memprioritaskan gap agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
14
2.5.2.
Proses di dalamFit/Gap Analysis
Menurut Pajk & Kovačič (2013), proses yang ada di dalam Fit/Gap Analysis
yaitu:
1. Meninjau ulang kebutuhan bisnis dan kemampuan sistem ERP.
Tahap awal adalah dengan meninjau kebutuhan bisnis dan kemampuan yang
dimiliki oleh sistem.Kebutuhan bisnis dideskripsikan dengan strategi organisasi dan
proses bisnis organisasi.Kebutuhan bisnis harus berhubungan dengan arsitektur
perusahaan.Ini penting karena perusahaan dapat mengetahui bagaimana kebutuhan
bisnis mereka terhubung dengan aktivitas proses bisnis dan proses bisnis mana yang
terpengaruh.
2. Memilih pendekatan perbandingan.
Pendekatan Fit/Gap Analysis yang paling umum adalah pendekatan berbasis
simulasi, di mana proses bisnis perusahaan dijalankan pada sistem ERP. Peninjauan
ulang kebutuhan sistem biasanya dilakukan melalui workshop yang melibatkan
pengguna kunci dan konsultan aplikasi sistem ERP.Workshop bertujuan untuk
mengidentifikasi gapdi dalam sistem ERP, dibandingkan dengan kebutuhan
pelanggan. Konsultan menjalankan proses bisnis dalam sistem dan pengguna kunci
memonitor serta meninjau ulang apakah semua aktivitas di dalam proses bisnis dapat
dijalankan. Dalam menjalankan hal tersebut ada requirement yang harus di
identifikasikan sesuai dengan prioritasnya, yang akan dijelaskan sebagai berikut:
H = High Critical Requirement
H merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi
dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi,
termasuk di dalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan
eksternal yang penting.
M = Medium Critical Requirement
M
merupakan
requirement
di
mana
ketika
dipenuhi
akan
meningkatkan proses bisnis perusahaan.
L = LowCritical Requirement
L merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil
(minor value) bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement
tersebut dipenuhi.
15
3. Membandingkan kebutuhan bisnis dengan kemampuan sistem ERP dan
dokumentasi dari Fit/Gap.
Berdasarkan pendekatan perbandingan yang dipilih, yang pertama kali
dilakukan adalah membandingkan proses bisnis dengan kemampuan sistem ERP.
Jika sistem ERP tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis, maka hal ini dinyatakan
sebagai gap. Sebaliknya, jika sistem ERP dapat mendukung kebutuhan bisnis, hal ini
dinyatakan sebagai fit.
2.6.
Pengertian Enterprise Resource Planning(ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu konsep di mana
perusahaan dapat mengintegrasikan sistemnya yang masih berdiri sendiri menjadi
suatu sistem informasi yang memiliki database yang terintegrasi. Hal ini diperkuat
oleh pendapat Motiwalla & Thompson (2009) yang menyatakan bahwa ERP
merupakan generasi pertama dari enterprise system (sistem perusahaan) yang
bertujuan untuk mengintegrasikan penyilangan data dan menjadi komprehensif
dalam mendukung fungsi umum dari organisasi. Sistem ERP yang terintegrasi
dengan aplikasi multi modul dirancang untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis dari
sebuah organisasi. Suatu sistem ERP merupakan peralatan strategik (strategic tool)
yang membantu organisasi dalam meningkatkan operasi dan manajemennya dengan
mengintegrasikan proses bisnis dan membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya
yang ada.
Seperti Gambar 2.3, sistem ERP mengintegrasikan berbagai aspek
fungsional organisasi juga sistem di dalam organisasi dengan partnernya dan
supplier-nya. Selain itu, sistem ini juga "web-enabled" yang berarti bahwa sistem ini
bekerja dengan menggunakan web client yang membuatnya dapat diakses oleh
semua karyawan organisasi, client, partner dan vendor kapanpun dan di manapun,
sehingga meningkatkan efektivitas businessunit.
16
Gambar 0.3 Sistem Terintergrasi – ERP
Sumber: Motiwalla & Thompson (2009)
Gambar 2.3 merupakan
merupakan gambar komponen sistem ERP. Komponen ERP
adalah hardware, software, database, company processes dan people
people. Komponenkomponen ini harus bekerja sama untuk melakukan input, process dan output dari
sistem. Menurut Motiwalla & Thompson (2009), tujuan
t
dasar dari ERP, seperti
sistem informasi yang lain adalah untuk melayani organisasi dengan mengubah data
menjadi informasi yang berguna bagi seluruh pemangku saham organisasi.
17
Gambar0.4 Komponen Sistem ERP
Sumber:
Sumb Motiwalla & Thompson (2009)
2.7.
Pengenalan SOFI XP
SOFI XP adalah software terbaru hasil evolusi pengembangan dan
perpaduan program SOFI GL 2000 dan SOFI Trading 2000. Berbeda dengan versi
SOFI sebelumnya yakni SOFI 2000 yang memakai Microsoft Access 200
2000 sebagai
program language dan database,, SOFI XP memakai Microsoft Access XP sebagai
program language dan Microsoft SQL Server XP sebagai database program
program, itu
sebabnya SOFI XP dikenal juga dengan SOFI SQL.
Microsoft Access XP adalah bagian dari program aplikasi office yang
terbaru yang lebih dikenal dengan nama Microsoft Access XP. Microsoft SQL
Server 2000 adalah database terbaru yang beroperasi di Windows dan memiliki
kapasitas data yang sangat besar dalam
dalam hitungan Terabytes, dibandingkan dengan
database desktop lainnya yang hanya memiliki kapasitas data sekitar 2 Gigabytes.Di
samping itu Microsoft SQL Server 2000 mampu diakses oleh ratusan user dalam
waktu bersamaan. Dengan kapasitas data yang sedemikian
sedemikian besar dan diakses oleh
ratusan user,, SOFI XP masih dapat beroperasi dengan stabil, karena SOFI XP
menggunakan teknologi Client/Server di mana proses-proses
proses hanya dilakukan di
server secara otomatis sedangkan tugas client hanya sebagai operator media input
dan ouput dari sistem.
SOFI XP telah didesain khusus sesuai dengan lingkungan dunia industri di
Indonesia, cukup fleksibel tanpa mengabaikan prinsip-prinsip
prinsip prinsip dasar akuntansi dan
sistem informasi akuntansi dagang yang diterima umum.
18
2.8.
Pengertian Accounting
Accounting adalah suatu proses pencatatan secara sistematik untuk
menyimpan informasi keuangan yang dimiliki suatu perusahaan. Pendapat ini
diperkuat oleh Weygandt, Kimmel& Kieso (2011) yang menyatakan bahwa
accounting merupakan sistem informasi finansial yang menyediakan pengetahuan
untuk memahami kondisi keuangan yang terjadi di sebuah perusahaan.
Accounting meliputi tiga aktivitas dasar, yaitu mengidentifikasi (identify),
mencatat (record) dan mengkomunikasikan (communicate) kejadian-kejadian
ekonomi dari sebuah organisasi kepada pengguna yang tertarik Weygandt, Kimmel,
& Kieso (2011).
Berikut penjelasan singkat mengenai tiga aktivitas dasar accounting
menurut Weygandt, Kimmel & Kieso (2011):
1. Identify
Untuk mengidentifikasi kejadian ekonomi, sebuah perusahaan memilih
kejadian-kejadian ekonomi yang relevan dengan bisnisnya.Contohnya,
perusahaan Unilever yang memiliki kejadian ekonomi seperti penjualan
makanan dan snack atau perusahaan Chunghwa Telecom yang menyediakan
jasa telepon.
2. Record
Jika sebuah perusahaan sudah mengidentifikasi kejadian ekonominya, maka
perusahaan tersebut akan mencatat kejadian-kejadian tersebut dengan tujuan
untuk menyediakan sebuah catatan history dari aktivitas finansialnya.
Mencatat meliputi menyimpan sebuah catatan kejadian secara kronologi dan
sistematis, yang diukur dalam dollar dan cent.
3. Communicate
Perusahaan akan mengkomunikasikan informasi yang sudah dikumpulkan
tersebut dalam bentuk laporan akuntansi kepada pengguna yang tertarik.
Laporan yang paling umum adalah financial statement (laporan laba rugi).
Untuk membuat laporan keuangan yang berguna, sebuah perusahaan harus
mencatat data-data yang ada dengan cara standar. Perusahaan dapat
menggabungkan informasi dari transaksi-transaksi yang mirip.
19
2.8.1.
Pengguna Data Akuntansi
Informasi yang dibutuhkan oleh pengguna tergantung kepada jenis
keputusan yang ingin diambil. Menurut Weygandt, Kimmel, & Kieso (2011), ada
dua kelompok penguna informasi akuntansi, yaitu:
1. Internal Users (Pengguna Internal)
Pengguna internal merupakan individu di dalam sebuah perusahaan yang
merencanakan, mengelola dan melakukan bisnis.Pengguna ini termasuk juga
manager marketing, supervisor produksi, dan direktur keuangan.
2. External Users (Pengguna Eksternal)
Pengguna eksternal merupakan individu atau organisasi di luar perusahaan
yang menginginkan informasi finansial mengenai perusahaan. Tipe pengguna
eksternal ini antara lain adalah investor dan kreditor. Investor (owner) menggunakan
informasi akuntansi dalam membuat keputusan untuk membeli atau menjual saham
kepemilikan dari sebuah perusahaan.Kreditor (supplier dan banker) menggunakan
informasi akuntansi untuk mengevaluasi resiko perizinan kredit atau peminjaman
uang.
2.8.2.
Persamaan Dasar Akuntansi
Berikut akan dijelaskan mengenai hubungan antara asset,liabilities, dan
equity dalam persamaan:
Assets = Liabilities + Equity
Assets
Assets merupakan sumber daya yang dimiliki oleh sebuah
bisnis.Bisnis mengunakan asetnya untuk melakukan aktivitas seperti produksi
dan penjualan. Ciri-ciri aset yaitu kemampuannya untuk menyediakan layanan
atau manfaat di masa depan.
•
Liabilities
Liabilities merupakan klaim terhadap aset yaitu hutang dan kewajiban
yang ada.Bisnis dari segala ukuran biasanya meminjam uang dan membeli
barang secara kredit. Aktivitas ekonomi ini biasanya menghasilkan hutang
dalam bentuk account payable, note payable, wages payable, sales dan real
estate taxes payable. Hutang-hutang ini biasanya dibayar ke pihak kreditor.
20
•
Equity
Equity merupakan klaim kepemilikan terhadap total aset.Equitysama dengan
total assets dikurangi total liabilities, karena aset sebuah bisnis diklaim oleh kreditor
maupun pemilik saham. Untuk mencari tahu apa yang dimiliki oleh pemilik saham,
kita mengurangi klaim kreditor (liabilities) dari assets. Hasil dari pengurangan
merupakan klaim pemilik saham terhadap assets (equity).Ini biasanya disebut dengan
residualequity.Equity secara umum meliputi sharecapital dan retainedearnings.
2.8.3.
Prosedur Debit dan Kredit
Dalam setiap transaksi, debit harus seimbang dengan kredit. Keseimbangan
debit dan kredit memunculkan dasar dari double-entry system untuk mencatat
transaksi. Berikut prosedur debit dan kredit dalam double-entry system.
•
Assets and Liabilities
Kedua sisi dari persamaan akuntansi harus sama. Sehingga kita harus
mencatat penambahan dan pengurangan assets secara berlawanan satu sama
lain. Ilustrasi di bawah ini akan menjelaskan efek yang dimiliki debit dan
kredit terhadap assets dan liabilities.
Debit
Increase assets
Decrease liabilities
•
Credit
Decrease assets
Increase liabilities
Equity
Di dalam equity terdapat lima subdivisi yaitu, share capital, retainedearnings, dividends, revenue, dan expenses. Dalam double-entry system, efek
debit dan kredit terhadap kelima sudivisi tersebut yaitu sebagai berikut:
o Share capital
Perusahaan mengeluarkan share capital sebagai ganti investasi owner
pada perusahaan.
Debits
Decrease
Credits
Increase
21
o Retained-earnings
Retained-earnings merupakan pendapatan netto yang ditahan di dalam
bisnis.Retained-earnings
mewakili
sebagian
equity
yang
diakumulasi
perusahaan melalui kegiatan yang menguntungkan di dalam bisnis.
Debits
Decrease
o
Credits
Increase
Dividends
Dividend merupakan pembagian perusahaan terhadap distributornya.
Debits
Increase
o
Decrease
Revenue dan Expenses
Debits
Decrease revenues
Increase expenses
2.8.4.
Credits
Credits
Increase revenue
Decrease expenses
Pengertian Account Receivable
Account Receivable merupakan jumlah piutang yang dimiliki oleh
perusahaan. Piutang ini biasanya berasal dari pelanggan. Pendapat ini diperkuat oleh
Weygandt, Kimmel, & Kieso (2011) yang menyatakan bahwa account receivable
merupakan jumlah hutang pelanggan terhadap perusahaan, yang merupakan hasil
dari penjualan barang maupun jasa. Perusahaan secara umum menagih hutang dalam
jangka waktu 30 sampai 60 hari.Account receivable merupakan klaim yang penting
yang dimiliki oleh perusahaan.
2.8.5.
Pengertian Account Payable
Account Payable merupakan jumlah hutang yang harus dibayar oleh
perusahaan. Pendapat ini diperkuat oleh Weygandt, Kimmel, & Kieso (2011) yang
menyatakan bahwa account payable merupakan suatu klaim terhadap aset, yang
merupakan hutang dan kewajiban yang ada. Bisnis dari segala ukuran biasanya
meminjam uang dan membeli secara kredit. Aktivitas ekonomi inilah yang
menyebabkan munculnya account payable.
22
2.8.6.
Pengertian General Ledger
Menurut Hall (2008),General Ledger adalah untuk meringkas setiap
aktifitas dari account organisasi, department general ledger meng-update catatan ini
dari voucher journal yang disiapkan dari journal khusus dan sumber lain yang
terletak di luar organisasi. General ledger menyediakan nilai untuk setiap account
control, seperti utang, piutang dan inventaris. Informasi yang diringkas ini cocok
untuk laporan keuangan, tetapi tidak berguna untuk mendukung operasi bisnis
harian.
2.9.
Konsep Unified Modelling Language
Unified Modelling Language adalah bahasa yang digunakan untuk
melakukan dokumentasi atau modelling yang menjadi standar untuk digunakan pada
pengembangan yang berorientasi objek. Pendapat ini diperkuat oleh Satzinger,
Jackson, & Burd (2004) bahwa Unified Modelling Language adalah satu set model
dan notasinya yang dikembangkan khusus untuk pengembangan berorientasi objek.
2.9.1.
Pengertian Activity Diagram
Activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan alur proses bisnis
suatu perusahaan. Hal ini di perkuat oleh pendapat Satzinger, Jackson, & Burd
(2004) yang menyatakan bahwa activity diagram adalah sebuah diagram alur kerja
sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas sejumlah user (atau system), orang
yang melakukan setiap aktivitas dan alur sekuensial dari aktivitas-aktivitas tersebut.
Contoh activity diagram:
23
ad Simple Activ ity Diagram Example
Customer
Sales Person
Technical Expert
System
Request Quote
Dev elop notes of
requirement
[Ask help?]
Check Requirements
[yes]
[no]
[yes]
Enter data into system
Enter data into system
Calculate Quote
Rev iew the quote
[changes required?]
[no]
Accept quote as order
Gambar 0.5 Contoh Activity Diagram Request Quote
Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd (2004)
Gambar 0.5 Contoh Activity Diagram Request Quote merupakan contoh
activity diagram untuk alur kerja melakukan penawaran. Alur kerja ini menunjukan
pelanggan meminta penawaran dari salesperson, lalu salesperson membuat nota
permintaan. Apabila permintaan penawaran tersebut sederhana, maka salesperson
tersebut akan langsung memasukkan datanya ke dalam sistem. Sedangkan apabila
permintaan penawaran tersebut rumit maka salesperson akan meminta bantuan
kepada technical expert untuk melakukan pengecekan terhadap permintaan
penawaran tersebut. Setelah dicek, technical expert akan memasukkan datanya ke
24
dalam sistem. Setelah itu sistem akan menghitung penawaran tersebut. Lalu
pelangganakan me-review penawaran tersebut. Apabila pelangganmelakukan
perubahan terhadap permintaanya, maka salesperson akan membuat ulang notanya.
Apabila pelanggansetuju dengan hasil tersebut, maka penawaran tersebut akan
diterima sebagai order.
2.9.2.
Pengertian Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan
orang-orang yang menggunakan sistem serta bentuk interaksi antara orang-orang
tersebut dengan sistem yang digunakannya. Hal ini diperkuat oleh pernyataan bahwa
Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan berbagai peran user dan
carauser tersebut berinteraksi dengan sistem. Hal ini diperkuat oleh pendapat
Satzinger, Jackson& Burd (2004).
Contoh use case diagram:
Gambar 0.6 Contoh Use Case Diagram
Sumber: Jackson, & Burd (2004)
Gambar 2.6 mengacu pada contoh use case diagram, terdapat dua aktor
yaitu pelanggan dan petugas order. Setiap masing-masing aktor bisa melihat
ketersediaan item, membuat order baru dan melakukan update order.
25
Adapun salah satu jenis relationship pada Use Case Diagram adalah
<<extends>>yaitu relationshipyang menunjukkan hubungan antar use case yang
memungkinkan satu use case secara optional menggunakan fungsionalitas yang
disediakan oleh use case lain. Gambar 2.7 mengacu pada contoh use case diagram
dengan <<extends>>. Pada saat aktor memasukan order, maka aktor tersebut juga
langsung menangani nomor produk yang tidak valid.
Contoh extends use case diagram:
Gambar 0.7 Contoh <<extends>> Use Case
Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd (2004)
2.9.3.
Pengertian User Interface
User Interface merupakan media interaksi yang digunakan oleh user untuk
berinteraksi sehingga sistem dapat menerima perintah atau input dan meresponnya.
Hal ini diperkuat oleh pendapat menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2004)
bahwaUser Interface adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan
interaksi usersuntuk membuat input dan output.
26
Contoh user interface:
Gambar 0.8 Contoh User Interface
Gambar 2.8 merupakan contoh user interface untuk software SOFI XP.
Dapat dilihat di sebelah kiri terdapat menu Transaction, Process, Report, Static Data,
Miscellaneous, Maintenance dan Exit. Jika menu Transaction diklik, maka akan
muncul submenu di sebelah kanan,
yaitu Account Receivable Menu, Account
Payable Menu, General Ledger Menu dan Other Menu.