BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang PT. XYZ

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PT. XYZ merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi sepeda motor
Y di Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada 11 Juni 1971 dengan nama PT. A.
Pada tahun 2000 perusahaan ini mulai menggunakan nama yang sekarang dengan
komposisi kepemilikan dibagi oleh PT. F. PT. XYZ berpusat Sunter.
PT. XYZ merupakan sinergi keunggulan teknologi dan jaringan pemasaran di
Indonesia, sebuah pengembangan kerjasama antara YZ Company Limited, Jepang,
dan PT. F, Indonesia. Berdasarkan website perusahaan, keunggulan teknologi motor
Y diakui di seluruh dunia dan telah dibuktikan dalam berbagai kesempatan, baik di
jalan raya maupun di lintasan balap. Y pun mengembangkan teknologi yang mampu
menjawab kebutuhan pelanggan yaitu mesin "bandel" dan irit bahan bakar, sehingga
menjadikannya sebagai pelopor kendaraan roda dua yang ekonomis.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan, banyaknya pegawai di berbagai bidang
menimbulkan sebuah masalah. Salah satunya di bagian IT yaitu sulitnya memantau
kinerja karyawan dan tidak memiliki sistem untuk membagikan tugas. Solusi yang
tepat untuk mengatasi masalah ini adalah pembuatan Project Management
Information System (PMIS) yang berpengaruh positif terhadap kinerja dan tingkat
kesuksesan suatu proyek. PMIS tersebut diwujudkan dalam bentuk program Task
Manager. Dengan adanya Task manager akan memudahkan dalam mengawasi tugas
yang sedang dikerjakan oleh pegawai. Dengan task manager pula kita dapat melihat
seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas yang
diberikan karena Task manager dapat menghitung dari mulai sampai selesai. Dengan
Task Manager diharapkan PT. XYZ dapat lebih produktif.
Dalam proses pembuatan sistem manajemen performa ini, penulis menggunakan
tiga artikel dari jurnal yang berbeda untuk memahami lebih mendalam mengenai
Project Management Information System (PMIS).
Jurnal pertama yang kami jadikan acuan adalah "The effects of Project
Management Information Systems on decision making in a multi project
environment". Di penelitian tersebut dikatakan bahwa PMIS harus menyediakan alat
yang membantu manajer proyek dalam memberi keputusan saat perencanaan,
1
2
organisasi dan pengontrolan proyek. Banyak manajer proyek yang kecewa dengan
informasi yang dihasilkan oleh suatu PMIS. Berdasarkan survei kepada 101 manajer
proyek, interaksi antara enam faktor yang berhubungan dengan kualitas informasi
PMIS dan penggunaan dan efeknya pada suatu proses pengambilan keputusan
diperiksa dalam lingkungan multi proyek (multi project environment). Hasil
penelitian menunjukkan bahwa penggunaan PMIS ini menguntungkan untuk manajer
proyek, sementara tidak ada efek samping yang diamati karena proyek dan informasi
yang berlebihan. Kualitas informasi PMIS berhubungan dengan kualitas keputusan
yang diambil, kepuasan manajer proyek dengan PMIS dan penggunaan informasi
PMIS.
Jurnal lain yang kami jadikan sebagai acuan adalah “Project management
information systems: An empirical study of their impact on project managers and
project success”. Pada penelitian tersebut, dijelaskan sangat mirip dengan artikel
sebelumnya bahwa PMIS biasanya diperoleh oleh organisasi sebagai paket perangkat
lunak
yang
dimaksudkan
untuk
menyediakan
manajer
dengan
dukungan
pengambilan keputusan yang diperlukan dalam perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian proyek. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menilai kualitas PMIS
saat ini yang digunakan dalam organisasi dan untuk menguji dampaknya terhadap
proyek manajer dan kinerja proyek, didasarkan pada model sukses PMIS. Model ini
terdiri dari lima konstruksi: kualitas PMIS, kualitas output informasi PMIS,
penggunaan PMIS, dampak individual dari PMIS dan dampak dari PMIS pada
keberhasilan proyek. Analisis data kuesioner yang diperoleh dari 39 manajer proyek
menegaskan kontribusi yang signifikan dari PMIS untuk manajemen proyek yang
sukses. Perbaikan efektivitas dan efisiensi dalam tugas-tugas manajerial yang diamati
di sini dalam hal perencanaan yang lebih baik proyek, penjadwalan, pemantauan, dan
pengendalian. Perbaikan juga diamati dalam hal pengambilan keputusan.
Keuntungan yang diperoleh dari PMIS digunakan tidak terbatas pada kinerja
individu tetapi juga termasuk kinerja proyek. Sistem ini ditemukan memiliki dampak
langsung pada keberhasilan proyek, karena sistem tersebut memberikan kontribusi
untuk meningkatkan kontrol anggaran dan memenuhi tenggat waktu proyek serta
memenuhi spesifikasi teknis.
Jurnal terakhir yang menjadi acuan kami adalah “Success model of project
management information system in construction” dimana dijelaskan bahwa,
meskipun tidak cukup untuk menjamin keberhasilan proyek, menggunakan PMIS
3
untuk mengelola proyek telah menjadi sebuah kebutuhan Sebagai salah satu aplikasi
kunci TI (one of the key IT applications), PMIS telah memainkan peran penting
dalam proses manajemen konstruksi. Sebuah instrumen kuesioner diberikan ke
pengguna berpengalaman (experienced users), dan ada 253 kuesioner yang diambil.
Hasilnya adalah PMIS berdampak langsung terhadap keberhasilan proyek, terlepas
dari bagaimana cara sistem tersebut bekerja. PMIS memang tidak menjamin
keberhasilan, namun menaikan presentase keberhasilan sebuah proyek.
Hipotesis dalam penelitian ini adalah ada hubungan positif antara penggunaan
PMIS terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer. Dan hubungan
positif kinerja terhadap tingkat keberhasilan suatu proyek. Untuk membuktikan nya
kami melakukan pengujian dengan cara membandingkan waktu, dokumentasi, dan
tingkat kesalahan saat PMIS digunakan dan tidak digunakan. Hasil pengujian
hipotesis menunjukkan bahwa penggunaan PMIS berpengaruh pada pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajer, kinerja, dan tingkat keberhasilan suatu
proyek.
1.2. Rumusan Masalah
• Bagaimana
merancang
aplikasi
manajemen
performa
melalui
pengimlementasian aplikasi berbasis desktop?
• Apa saja fungsi yang harus disediakan oleh aplikasi manajemen performa?
• Bagaimana merancang aplikasi manajemen performa agar mudah digunakan?
• Apa yang diperlukan agar aplikasi dapat memantau kinerja karyawan?
1.3. Ruang Lingkup
PT. XYZ yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang
perakitan dan distributor motor. Agar pembahasan topik skripsi ini mencapai hal
yang diinginkan, maka akan difokuskan ke dalam ruang lingkup yang meliputi:
1. Pengelolaan tugas karyawan yang meliputi perencanaan mulai dan selesai
sebuah tugas.
2. Pengelolaan performa karyawan dengan terlihatnya tugas yang telat dan tidak
telat dalam pengerjaannya.
3. Pengelolaan pengguna aplikasi yang meliputi pembatasan hak akses yang
diberikan ke setiap pengguna aplikasi.
4
4. Pencatatan peforma karyawan dengan tercatatnya waktu mulai dan selesainya
sebuah tugas
1.4. Tujuan dan Manfaat
1.4.1.
Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini, yaitu:
1. Meningkatkan kinerja karyawan dengan mempermudah penerimaan,
pengelompokkan, serta manajemen tugas melalui aplikasi.
2. Meningkatkan kinerja karyawan dengan meningkatkan kemampuan
monitoring dan manajemen proyek yang dilakukan oleh ketua divisi.
3. Memberikan kemampuan ketua divisi untuk melakukan pemantauan
perkembangan kinerja melalui aplikasi dengan cara menyimpan,
mengolah, dan menampilkan data proyek serta tugas karyawan dalam
bentuk grafik yang mudah dimengerti.
4. Merancang dan mengembangkan program Task Manager pada PT. XYZ
untuk digunakan dalam internal kantor.
5. Mempermudah penerimaan tugas karyawan melalui aplikasi dengan cara
memberikan fitur notifikasi pada aplikasi, dan memberikan detil task
seperti prioritas dan tingkat kesulitan.
1.4.2.
Manfaat
Manfaat dari pembuatan aplikasi ini, yaitu:
a. Manfaat bagi perusahaan yaitu:
1. Mendapatkan sistem untuk divisi IT.
2. Mempermudah mengawasi karyawan dalam mengerjakan tugasnya.
3. Pengaturan waktu untuk proyek dan tugas lebih produktif.
4. Mempermudah manajemen proyek dalam divisi IT.
b. Manfaat bagi karyawan yaitu:
1. Mempermudah penerimaan tugas.
2. Mempermudah proses dokumentasi tugas.
3. Mempermudah pembuatan tugas tambahan yang tidak direncanakan.
c. Manfaat bagi ketua divisi yaitu:
1. Mempermudah proses monitoring proyek.
5
2. Mempermudah proses monitoring karyawan.
3. Mempermudah proses manajemen proyek dan tugas.
4. Mempermudah proses pemantauan kinerja divisi.
1.5. Metodologi
Studi berupa studi lapangan yang dilakukan dengan kerja praktek di suatu
perusahaan bernama XYZ yang merupakan perusahaan sepeda motor Y terletak di Jl.
Laksda Yos Sudarso selama liburan semester periode 8-2015 s/d 9-2015 sebagai
bagian IT dan pengembangan aplikasi Task Manager
Penggunaan metodologi dalam kerja praktek ini bermanfaat untuk mendukung
pembuatan laporan berdasarkan data yang diperoleh selama melakukan kerja
praktek. Beberapa metode yang kami gunakan dalam melakukan kerja praktek ini
adalah:
1. Metode Pengumpulan Data
•
Metode Interview
Metode ini merupakan metode penulisan dan pencatatan
langsung melalui pemberian pertanyaan secara lisan atau tertulis kepada
orang-orang atau pihak terkait, yang terlibat langsung ataupun tidak
langsung dengan obyek penelitian (perusahaan). Metode ini biasa
digunakan sebelum pekerjaan/penelitian dilakukan untuk mencari
pokok bahasan yang akan dikerjakan/diteliti serta sejauh mana
pengerjaan akan dilakukan.
•
Metode Observasi Langsung (Observation)
Metode ini merupakan metode dimana peneliti (kami) langsung
mengamati seluruh kegiatan yang terjadi di lapangan, baik yang bersifat
sebagai pendukung penelitian / berperan penting terhadap obyek
penelitian. Metode ini biasa digunakan saat peneliti melakukan analisis
terhadap
data
yang
diperolehnya
atau
pada
saat
melakukan
implementasi sistem dan melakukan testing / uji coba.
•
Metode Literatur (Library Research)
Metode ini merupakan metode pustaka dengan mencari informasi
yang berhubungan dengan penelitian, dapat diperoleh melalui sumber
buku-buku, catatan-catatan, atau berkas lain nya seperti internet.
6
Metode ini biasa digunakan saat tahapan formulasi / pengkodean data,
dan pada saat pembuatan laporan penelitian.
2. Metode Analisis
a. Analisis data yang diperoleh
Data yang didapat dari metode pengumpulan data dianalisa
dengan cara dibandingkan, dihubungkan, dan disusun untuk menemukan
masalah-masalah dan penyebab nya serta solusi yang tepat agar masalah
tersebut dapat terselesai kan.
b. Analisis kebutuhan perusahaan
Menentukan kebutuhan perusahaan berdasarkan analisis
sebelumnya dengan cara memilih yang sesuai dengan keadaan
perusahaan.
c. Identifikasi System Requirement
Menggunakan hasil dari analisis kebutuhan perusahaan untuk
menentukan System Requirement yang dibutuhkan dalam perancangan
aplikasi.
3. Metode Perancangan Aplikasi :
Metode perancangan aplikasi yang kami gunakan adalah scrum. Metode
scrum cocok pada aplikasi kami karena mengandalkan ukuran tim yang kecil
sehingga pengerjaan anggota menjadi lebih efektif. Metode scrum juga dapat
beradaptasi terhadap perubahan teknis.
Aktivitas pada metode scrum adalah:
a. Backlog
Backlog berisi daftar prioritas kebutuhan atau fitur dari suatu proyek.
Backlog dapat ditambahkan setiap saat.
b. Sprint
Satuan kerja yang diperlukan untuk mencapai kebutuhan yang telah
dituliskan pada backlog sesuai dengan waktu yang ditentukan.
c. Scrum Meeting
Pertemuan 30 menit yang dilakukan setiap hari.
Untuk mempermudah kami dalam melakukan kerja praktek dan membuat
laporan kerja praktek, maka kami menggunakan urutan metodologi / metode
pelaksanaan pada saat kerja praktek sebagai berikut:
7
1. Penentuan lokasi kerja praktek di PT. XYZ disertai surat pengantar kerja
praktek dari Universitas Bina Nusantara.
2. Pertemuan dengan HRD PT. XYZ.
3. Pengenalan dan analisa sistem yang telah digunakan pada PT. XYZ dengan
metode observasi.
4. Pengumpulan informasi dengan menggunakan metode interview, bertanya
dan mencatat jawaban dari Bapak Ary dan Bapak Jimmy.
5. Penentuan masalah secara global yang diambil berdasarkan permasalahan
yang tengah dialami perusahaan dan kekurangan sistem yang telah
terpasang.
6. Tahapan pengumpulan data dengan metode literatur dengan menggunakan
buku, dan internet selama proses perancangan aplikasi dan database.
7. Penyusunan dan menganalisa data dalam mengklasifikasikan berdasarkan
tingkat kebutuhan sistem ke dalam bentuk format tabel database.
8. Perancangan pembuatan database dengan menggunakan SQL dan SQL
Server.
9. Perancangan dan pembuatan web services berdasarkan operasi yang dapat
dilakukan pengguna.
10. Perancangan dan pembuatan tampilan program berdasarkan database yang
telah ada dengan C# dan visual studio.
11. Pembuatan windows form untuk task manager.
12. Menghubungkan windows form task manager dengan web services untuk
memproses input dari pengguna.
13. Membuat windows form untuk monitoring.
14. Menghubungkan windows form monitoring system dengan web services
untuk memproses input dari pengguna.
15. Melakukan testing untuk pencarian bug dan perbaikan.
16. Menganalisa program yang telah dibuat berdasarkan kriteria kemudahan,
keamanan, keakurasian data, dan tingkat delay time yang terjadi saat input
data sehingga dicapai pembuatan aplikasi yang maksimal.
1.6. Struktur dan Sistematika Penulisan
Penulisan laporan proyek skripsi ini menggunakan sistematika penulisan
sebagai berikut:
8
BAB 1. Pendahuluan
Pada bab ini, kami mencoba memberikan gambaran mengenai proses
kerja praktek sampai dengan pembuatan laporan kerja praktek. Yang terdiri
dari:
•
Latar Belakang :
Berisi isu/topik utama/masalah sehingga diperlukan kerja praktek.
Gambaran informasi umum perusahaan dan alasan mengapa perusahaan
tersebut sesuai untuk dijadikan tempat kerja praktek dan juga state of the
art.
•
Ruang Lingkup :
Berisi batasan isu/topik yang akan dibahas di dalam kerja praktek.
•
Rumusan Masalah:
Berisi masalah yang ada dalam bentuk pertanyaan.
•
Tujuan dan Manfaat :
Tujuan studi berisi klarifikasi atau jawaban terhadap isu/topik
utama/masalah. Manfaat berisi manfaat studi bagi mahasiswa dan
perusahaan tempat mahasiswa melakukan praktek kerja.
•
Metodologi :
Berisi cara melakukan studi, misalnya: studi pustaka dengan teori, dan
studi lapangan berupa kerja praktek, sebutkan dimana, berapa lama,
dengan alat apa (kuesioner), untuk siapa, wawancara dengan siapa.
•
Struktur dan Sistematika Penulisan :
Berisi kerangka penulisan laporan kerja praktek dari Bab 1 s.d Bab 5.
BAB 2. Tinjauan Pustaka
Bab ini menjelaskan dasar teori dari sistem yang dibuat yaitu
monitoring, task management dan database sistem yang akan digunakan.
Selain itu bab ini menjelaskan komponen-komponen yang digunakan dalam
pembuatan, teknik, algoritma, serta diagram seperti entity relation.
BAB 3. Deskripsi Umum
Bab ini menjelaskan mengenai organisasi atau perusahaan yaitu:
•
Sejarah Organisasi
9
Menjelaskan bagaimana organisasi terbentuk, pencapaian organisasi dan
perkembangan organisasi selama berdiri.
•
Kegiatan Organisasi
Menjelaskan apa yang dilakukan organisasi dan dalam bidang apa
organisasi bergerak.
•
Sistem yang sedang berjalan
Menjelaskan sistem yang sedang berjalan dan digunakan perusahaan
untuk beroperasi saat ini.
•
Permasalahan
Menjelaskan masalah yang terjadi saat penggunaan sistem lama.
• Usulan Pemecahan Masalah
Menjelaskan solusi - solusi yang diterapkan dalam sistem baru.
BAB 4. Hasil dan Pembahasan
Bab ini berisi proses perancangan aplikasi secara detil mulai dari proses
perancangan arsitektur aplikasi, perancangan database, dan perancangan
antarmuka pengguna.
Gambaran secara jelas perancangan sistem untuk pemecahan masalah,
gunakan flow chart, tabel, atau gambar yang disertai penjelasan.
BAB 5. Simpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dari kerja praktek dan saran yang meliputi:
•
Kesimpulan :
Merupakan uraian singkat yang menjawab/memberi klarifikasi tujuan
studi.
•
Saran :
Berupa saran untuk pengembangan sistem kedepannya.