6 BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem Informasi

6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Informasi Akuntansi
1.1 Definisi Sistem
Sistem informasi akuntansi penting bagi perusahaan untuk menentukan metode
yang akan digunakan dalam mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah semua
transaksi yang ada di perusahaan agar dihasilkan informasi yang berguna bagi pihak
manajemen dalam menjalankan perusahaan.
Sebelum menjelaskan tentang sistem informasi akuntansi, penulis akan
menjelaskan terlebih dahulu istilah-istilah seperti pengertian sistem dan sistem
informasi.
Menurut Romney dan Steinbert (2004:2) “Sistem adalah serangkaian dari dua
atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan”.
Menurut Hall (2007:6) “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Menurut Narko (2004:1) “Sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri
dari interaksi elemen-elemen (dikatakan subsistem) yang berusaha mencapai tujuan
tertentu”.
6
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
7
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah himpunan
subsistem yang tidak dapat dipisahkan dan satu sama lain saling melengkapi yang
digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
1.2 Definisi Informasi
Definisi informasi menurut George H. Bodnar yang diterjemahkan oleh Amir
Abadi Jusuf dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2000:1) “Informasi adalah
data yang berguna yang diolah sehingga dapat dasar untuk mengambil keputusan
yang tepat.”
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang
telah diatur dan diproses untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam
pengambilan keputusan pihak intern (manajemen) dan pihak ekstern perusahaan
(kreditur, pelanggan dan pemegang saham).
1.3 Definisi Sistem Informasi
Sistem informsi dapat digunakan untuk menghasilkan informasi. Dapat disebut
bahwa sistem informasi merupakan suatu proses yang harus dilalui untuk
menghasilkan sebuah informasi.
Menurut Hall (2007:9) “Sistem Informasi adalah serangkaian prosedur formal di
mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para
pengguna”.
Menurut Wilkinson (2000:5) “Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja di
mana sumberdaya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
8
masukan (data) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran
perusahaan”.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi meliputi suatu
prosedur dalam mengolah transaksi yang ada di perusahaan menjadi informasi yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
1.4 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk mengolah informasi
keuangan dan membuat laporan yang diperlukan agar dapat dipakai untuk
menentukan kebijakan dalam pengambilan keputusan. Untuk itu, diperlukan
perencanaan sistem agar pengolahan setiap transaksi dilakukan dengan benar
menggunakan prosedur yang teratur di mana terdapat kejelasan dalam setiap
pembagian tugasnya.
Sistem informasi akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (1996:1)
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan
peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini
dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi
akuntansi mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau
terkomputerisasi.
Menurut Romney dan Steinbert (2005:11) “Sistem informasi akuntansi adalah
rangkaian dari dua atau lebih komponen–komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai satu tujuan”.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi
memiliki unsur-unsur yang berkaitan satu sama lain:
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
9
1. Sumber daya
Sumber daya yang ada di sini meliputi orang-orang, peralatan (mesin), dan dana
(modal) yang dikelola dengan baik dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Tujuan
Sistem informasi bertujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan
perusahaan berupa informasi keuangan yang digunakan manajemen dalam
pengambilan keputusan.
3. Pemakai informasi
Pemakai informasi perusahaan meliputi pihak internal (manajemen) dan pihak
eksternal (investor).
1.5 Siklus Transaksi Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari subbab yang biasa disebut sebagai siklus
transaksi.
Menurut
Romney
dan
Steinbert
(2004:29)
“Siklus
transaksi
adalah
pengelompokan aktivitas-aktivitas bisnis yang saling berhubungan”.
Terdapat lima siklus transaksi utama dalam sistem informasi akuntansi:
1. General Ledger dan Financial Reporting Cycle (Siklus buku besar umum)
Merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen
dana modal, termasuk kas. Siklus ini terdiri dari aktivitas-aktivitas seperti
menghimpun transaksi-transaksi akuntansi, memposting ke buku besar dan
membuat laporan keuangan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
10
2. Revenue Cycle (Siklus Pendapatan)
Merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas seperti
penerimaan pemesanan penjualan, memposting ke buku besar piutang dagang,
mempersiapkan surat pernyataan konsumen (misalnya surat pernyataan piutang)
dan menerima pembayaran.
3. Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran)
Merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasajasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan. Siklus ini terdiri
dari aktivitas-aktivitas seperti permintaan akan kebutuhan barang atau jasa,
menerima barang atau jasa, memposting ke buku besar hutang, dan melakukan
pengeluaran kas.
4. Resources Management Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia)
Merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan penerimaan pegawai,
memperoleh aktiva tetap, memperoleh dana, membayar gaji, menghapuskan
aktiva tetap, penghapusan biaya perolehan aktiva tetap, dan membayar pinjaman.
5. Production Cycle (Siklus Produksi)
Merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya
menjadi barang dan jasa-jasa seperti desain produk, perencanaan dan
penjadwalan serta operasi produksi dan akuntansi biaya.
1.6. SIA dan Pengambilan Keputusan
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan, hal yang paling utama adalah
proses dalam pengambilan keputusan. Sebagaimana sudah diketahui bahwa
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
11
pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang tidak mudah karena pengambilan
keputusan dilakukan untuk memutuskan permasalahan yang ada di perusahaan.
Beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum mengambil keputusan yaitu
pertama adalah mengidentifikasi permasalahan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui
pemasalahan yang terjadi di perusahaan, hal kedua adalah memilih metode yang
digunakan untuk pemecahan permasalahan, yang ketiga harus dicari data-data yang
dibutuhkan untuk pemecahan permasalahan, yang berikutnya harus dilakukan adalah
melaksanakan model tersebut serta kemudian mengevaluasi keuntungan dan
kerugian yang ada dalam pengambilan keputusan. Setelah itu barulah keputusan
dapat diambil berdasarkan proses di atas.
Dalam praktiknya, SIA diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam
mengambil keputusan. SIA menghasilkan output laporan yang menghimpun
informasi yang dibutuhkan pihak manajemen. Laporan ini dapat dijadikan sebagai
alat untuk melihat permasalahan yang terjadi di perusahaan (misalkan pembuatan
produk baru). Model-model yang berbeda dalam penentuan produk baru dapat
diberikan
kepada
pihak
yang
berwenang
dalam
pengambilan
keputusan
(manajemen). Setelah itu dapat dilakukan survei pasar (model apa saja yang disukai
konsumen) yang dapat menjadi data/informasi tambahan bagi perusahaan. lalu
dibuatlah sampel barang yang kemudian akan dipasarkan. Setelah diketahui bahwa
barang tersebut mendapat reaksi yang baik dari pasar barulah diambil keputusan
bahwa perusahaan akan memproduksi barang tersebut dalam jumlah yang besar.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
12
1.7 Hubungan SIA dan SIM
1.7.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen menurut Romney dan Steinbert (2000:706):
Sistem informasi manajemen adalah seperangkat sumber daya manusia dan
modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk mengumpulkan dan
memproses data sehingga manajemen memperoleh informasi yang mereka
butuhkan untuk perencanaan dan pengendalian organisasi.
1.7.2 Subsistem Dalam SIM
Pada umumnya sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa subsistem
yaitu:
1. Marketing Information System
Sistem ini berhubungan dengan perencanaan promosi penjualan produk ke
pasar yang sudah ada, pengembangan produk baru, pembukaan pasar baru
yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen.
2. Finance Information System
Sistem ini memiliki fokus pada perencanaan dan pengendalian operasi bisnis,
terutama dalam keuangan seperti cash flow, interest sales dan lain-lain.
3. Production Information System
Sistem ini digunakan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian
semua aktifitas untuk memproduksi barang dan jasa.
4. Human Resources Information System
Sistem yang digunakan untuk mendukung konsep-konsep dari manajemen
sumber daya manusia yang berkaitan dengan recruitment, pengembangan
karyawan, dan pengawasan dari kebijaksanaan karyawan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
13
1.7.3 Hubungan Antara SIA dan SIM
Sistem informasi adalah suatu sistem yang mengolah data/transaksi yang ada di
perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat digunakan oleh pihakpihak yang membutuhkan.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang terdapat sistem lain
di dalamnya yang dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan
perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Dari kedua penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa SIA merupakan bagian
dari SIM. Dengan kata lain, SIA memiliki ruang lingkup yang lebih sempit
dibandingkan dengan SIM. Walaupun demikian, dalam prakteknya kedua sistem ini
sama-sama saling melengkapi karena manajemen menggunakan informasi keuangan
(yang dihasilkan SIA) dan informasi selain keuangan (yang terdapat pada SIM)
dalam pengambilan keputusannya.
2. Pengendalian Internal
2.1 Pengertian Pengendalian Internal
Sistem akuntansi di perusahaan digunakan oleh akuntan sebagai informasi yang
digunakan untuk membuat laporan keuangan bagi pihak manajemen, investor dan
kreditor sehingga semua pihak yang berkepentingan tersebut dapat mengambil
keputusan ekonomi. Sistem tersebut digunakan oleh menajemen dalam perencanaan
dan pengendalian operasi perusahaan. Selain itu, kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan perusahaan digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan dan
menyediakan laporan keuangan yang tepat dan menjamin ditaatinya hukum dan
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
14
peraturan. Hal tersebut disebut dengan pengendalian internal atau dengan kata lain
pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang digunakan perusahaan
dalam operasionalnya yang dijadikan sebagai penyedia informasi yang handal dan
menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.
Semakin besar suatu organisasi maka tanggung jawab yang dipikul oleh
pimpinan perusahaan pun semakin bertambah. Hal tersebut mencakup sistem
pelaporan keuangan yang baik dan transparan. Dikarenakan keterbatasan
kemampuan pimpinan dalam mengoperasikan perusahaan secara keseluruhan, maka
pimpinan sebaiknya dapat membagi tanggung jawab dan wewenangnya kepada
bawahannya yang dapat dipercaya dan kompeten di dalam bidangnya sehingga para
bawahan tersebut dapat memecahkan masalah yang timbul dari setiap tugas yang
didelegasikan kepadanya. Walaupun demikian, pimpinan tetap bertanggung jawab
penuh dalam pengambilan keputusan yang menyangkut keputusan yang diambil
demi tercapainya tujuan perusahaan.
Karena setiap kegiatan yang ada di perusahaan tidak dapat diawasi secara detail
oleh pimpinan maka dapat terjadi penyalahgunaan oleh karyawan yang diberikan
tanggung jawab tersebut. Hal itu merupakan sesuatu yang harus dipikirkan jalan
keluarnya. Untuk menangani setiap permasalahan yang ada, diperlukan suatu sistem
yang akan mengendalikan dan sistem yang dapat diandalkan untuk menghindari
adanya penyelewengan yang timbul di perusahaan.
Suatu sistem yang baik harus disertai dengan pengendalian internal yang baik.
Dengan pengendalian internal yang baik, maka segala penyimpangan dapat diketahui
dengan segera. Dalam setiap pengendalian internal yang baik terdapat segala aspek
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
15
yang dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan pengendaliannya yaitu sebagai
berikut:
1. Pengendalian Untuk Pencegahan (Preventive Control)
Pengendalian internal yang baik dapat memberikan gambaran apabila terjadi
masalah dalam perusahaan sehingga hal tersebut dapat mencegah terjadinya halhal yang tidak diinginkan.
2. Pengendalian Untuk Pemeriksaan (Detective Control)
Setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan tidak pernah terlepas dari masalah
yang akan timbul dalam pelaksanaannya. Walaupun sudah dilakukan pencegahan
terhadap masalah tersebut, namun adakalanya permasalahan itu tidak dapat
dihindari. Untuk itu pengendalian internal dibutuhkan, karena pengendalian
internal dapat mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul.
3. Pengendalian Korektif (Corrective Control)
Setelah ditemukan permasalahan yang terjadi di perusahaan hal berikutnya yang
harus dilakukan adalah pemecahan masalah yang harus ditemukan jalan
keluarnya. Untuk itu, tugas pengendalian internal berikutnya adalah melakukan
pemeriksaan untuk mengidentifikasi penyebab dari timbulnya permasalahan dan
apabila diperlukan dapat dilakukan perubahan sistem yang dimaksudkan untuk
mencegah terjadinya masalah yang sama di kemudian hari.
Uraian di atas memberikan penjelasan bahwa perusahaan dan pengendalian
internal tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Hal ini dilakukan demi kelancaran
kegiatan operasional dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Untuk itu perlu diketahui arti pengendalian internal menurut para ahli:
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
16
Pengendalian internal menurut Krismiaji (2002:218):
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan
untuk menjaga/melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan
dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya
kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:163):
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari pengertian pengendalian internal
tersebut berlaku baik perusahaan yang mengolah informasinya secara manual,
dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
Menurut Bodnar dan Hopwood (1996:1) “Pengendalian internal adalah suatu
kegiatan yang ditujukan untuk mengurangi eksposure-eksposure yang menimbulkan
suatu efek yang buruk bagi perusahaan”.
Dalam hal ini yang dimaksud dengan eksposure adalah suatu kejadian yang
terjadi dalam suatu organisasi yang dilakukan oleh seseorang atau beberapa orang
seperti pencurian yang dilakukan oleh karyawan, sedangkan bencana alam seperti
banjir dan gempa bumi yang mengakibatkan kerusakan pada perusahaan bukan
merupakan eksposure.
Eksposure yang umum terjadi yaitu
a. Pencatatan akuntansi yang tidak akurat
b. Kehilangan aktiva
c. Penipuan dan penggelapan
d. Penyalahgunaan wewenang
e. Kerugian kompetitif
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
17
2.2 Struktur Pengendalian Internal
Internal Control
Structure
Control
Environment
Risk
Assesment
Control
Activities
Activities related
to financial
reporting
Information and
Communication
Monitoring
Activities related
to information
processing
General
Control
Aplication
Control
Gambar 1. Struktur Pengendalian Internal
Menurut Wilkinson (2000:235) struktur pengendalian internal terdiri dari lima
komponen model pengendalian internal yang meliputi:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan perusahaan mencakup sikap manajemen dan karyawan terhadap
pentingnya pengendalian internal yang ada di perusahaan. Salah satu faktor yang
mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen
tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya
operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur
organisasi (terpusat atau terdesentralisasi) serta praktik personalia. Lingkungan
pengendalian merupakan hal yang penting karena menjadi dasar keefektifan
komponen pengendalian internal yang lain.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
18
2. Penilaian Risiko
Semua organisasi pasti memiliki risiko, dalam kondisi apapun risiko selalu
ada di setiap aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non
profit) maupun non bisnis. Karena risiko tidak dapat dihindari maka perlu
dilakukan identifikasi risiko sehingga risiko tersebut dapat dianalisis dan
dievaluasi sehingga dapat diperkirakan tindakan untuk meminimalkannya.
3. Aktivitas Pengendalian
Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan prosedur
pengendalian yang dibuat untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin
tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi kesalahan yang
ada.
Menurut Mulyadi (1997:166-174) Sistem pengendalian internal yang
memadai meliputi :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional organisasi
didasarkan pada prinsip-prinsip di bawah ini:
1) Dipisahkannya fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
19
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap dalam suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam setiap perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu, dalam sebuah perusahaan harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
pengguanaan wewenang untuk memberikan otorisasi agar terlaksana
transaksi dalam perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus
diawasi guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Cara-cara yang umum dilakukan perusahaan dalam menciptakan praktik yang
sehat sebagai berikut:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal
ini akan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai
dengan aturan yang ada di perusahaan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
20
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi lain karena apabila setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain hal itu akan menimbulkan
pengecekan terhadap pengendalian dalam pelaksanaan tugas setiap unit
organisasi yang terkait.
4) Perputaran jabatan dilakukan secara rutin oleh perusahaan agar dapat
menciptakan independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Dilakukan pencocokan fisik kekayaan dan catatan secara periodik.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. Hal tersebut
dilakukan agar tercipta keefektifan dalam menjalankan tugas. Satuan
pengawas internal ini tidak boleh melakukan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan dan fungsi akuntansi serta harus bertanggung jawab
langsung terhadap manajemen puncak.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang penting.
Karyawan yang kompeten dan memiliki integritas yang tinggi terhadap
perusahaan akan melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya dengan
efektif dan efisien.
4. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan hal yang penting dalam pengendalian
internal di perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
21
risiko, prosedur pengendalian diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman
operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturanperaturan yang berlaku di perusahaan.
5. Pengawasan
Pengawasan terhadap sistem pengendalian internal dilakukan agar ditemukan
kekurangan sehingga dapat meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian
internal dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau
disesuaikan dengan usaha manajemen. Usaha yang dapat dilakukan yaitu dengan
mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh
sistem akuntansi.
Pengawasan secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi
perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur organisasi atau
kegiatan usaha. Pada perusahaan besar pengawasan sistem pengendalian internal
biasanya dilakukan oleh auditor internal. Selain itu, auditor independen juga
sering ditugaskan untuk melakukan pengawasan dalam pengendalian internal
sebagai bagian dari pengauditan laporan keuangan.
Dari beberapa pemahaman di atas, maka dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur
ini harus diperhatikan apabila ingin tercapai sebuah sistem pengendalian internal
yang terkendali. Hal ini didukung pula dengan karyawan yang mampu melaksanakan
semua aturan dengan jujur sesuai dengan pengendalian yang telah diatur sehingga
badan usaha mampu mempertanggungjawabkan laporan keuangan yang dapat
diandalkan pada pihak yang membutuhkan seperti publik, investor dan pemegang
saham.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
22
2.3 Pengendalian Internal dan The Sarbanes Oxley
Sarbanes Oxley (SOX) merupakan skandal besar yang ada di Amerika Serikat.
Hal itu terjadi karena adanya skandal pada beberapa korporasi besar seperti: Enron,
WorldCom (MCI), AOL TimeWarner, Aura Systems, Citigroup, Computer
Associates International, CMS Energy, Global Crossing, HealthSouth, Quest
Communication, Safety-Kleen dan Xerox; dan juga melibatkan beberapa KAP yang
termasuk dalam “the big five” seperti: Arthur Andersen, KPMG dan PWC. Semua
skandal ini merupakan pukulan yang besar antara lain terhadap investor dan para
pegawai. Dampak yang dirasakan investor adalah jatuhnya harga saham yang
menyebabkan kerugian bagi pemegang saham masing-masing perusahaan dan
dampak yang dirasakan pegawai adalah PHK besar-besaran karena perusahaan yang
gulung tikar waktu itu. Karena dampak yang begitu besar terhadap perekonomian di
AS, maka diterbitkanlah undang-undang Sarbanes Oxley Act of 2002 (SOX),
undang-undang ini berisi pengendalian internal yang akan melindungi perusahaan
dari kecurangan.
Pada dasarnya SOX menuntut tiga implementasi internal control yang baik
meliputi:
1. Transparansi (transparency), hal ini dilakukan agar proses dan aktivitas dalam
pembuatan laporan keuangan dapat ditelusuri dan dapat diaudit.
2. Akuntabilitas (accountability), hal ini berhubungan dengan kejelasan siapa yang
bertanggung jawab dalam penerbitan laporan keuangan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
23
3. Keterukuran (measurability), hal ini dilakukan agar dapat diketahui dan dapat
diukur perbaikan yang harus dilakukan perusahaan supaya tetap berjalan dengan
baik.
Agar pengimplementasian SOX berjalan efektif, maka perusahaan perlu
menjalankan hal berikut:
1. Melakukan pemisahan fungsi yaitu pengaturan ruang lingkup tanggung jawab
dan kewenangan serta akses pemakai (user) informasi perusahaan. Hal ini untuk
menjaga independensi antara manajemen perusahaan, auditor, dan pihak-pihak
lain yang berkepentingan (pihak eksternal).
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia terutama yang terkait dengan
implementasi pengendalian internal. Hal ini berkaitan dengan penggunaan akses
yang lebih luas kepada Departemen Audit Internal (akses boleh mendapatkan
informasi selengkap-lengkapnya untuk kepentingan pengauditan) agar terjadi
pengendalian secara keseluruhan.
3. Menjaga integritas atas siklus pelaporan keuangan. Dalam hal ini, perusahaan
dapat menerapkan pemrosesan data secara elektronik (Electronic Data
Processing) dalam pelaporan keuangannya serta meminimalkan aktivitas atau
proses-proses transaksi dan pelaporan keuangan secara manual.
4. Penegakan sanksi yang tegas atas setiap pelanggaran atas aturan yang dilakukan.
Pengendalian internal menggunakan metode SOX sudah dilaksanakan oleh
perusahaan-perusahaan yang ada di AS. Namun, pelaksanaan pengendalian internal
menggunakan metode SOX merupakan hal baru bagi perusahaan yang ada di
Indonesia. Hal ini disebabkan karena komisi Bursa Efek Indonesia (BEI) belum
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
24
mengadopsi peraturan ini untuk diterapkan pada perusahaan yang sahamnya sudah
diperdagangkan di BEI. Walaupun demikian, praktik pemeriksaan internal kontrol
dengan metodologi SOX ini sudah dilaksanakan beberapa perusahaan multinasional
yang sahamnya diperdagangkan di pasar bursa AS dan yang beroperasi di Indonesia.
Perusahaan multinasional di Indonesia yang sudah menerapkan SOX sebagai alat
pengendaliannya, mereka menggunakan SOX seksi 404 yaitu standar audit yang
dikeluarkan oleh PCAOB (Public Company Accounting Oversight Board). SOX
seksi 404 melakukan pengendalian internal perusahaan atas laporan keuangan. Selain
itu, SOX seksi 404 merupakan pengendalian internal yang dilaksanakan oleh
manajamen perusahaan yang dilakukan oleh divisi internal audit perusahaan atau
bahkan auditor eksternal yang disewa perusahaan untuk mengesahkan internal
kontrol yang ada di perusahaan. Padahal apabila SOX ini diterapkan untuk seluruh
perusahaan di Indonesia, tentunya akan memberikan dampak positif antara lain:
1. Meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan
2. Meningkatkan kepercayaan investor atas keandalan laporan keuangan, sehingga
meningkatkan kegiatan investasi di Indonesia.
3. Memberikan peringatan bagi manajemen dan auditor apabila akan melakukan
kecurangan karena diatur sanksi dalam undang-undang bagi pelaku kecurangan.
Walaupun banyak keuntungan yang diperoleh dari penerapan SOX di Indonesia,
namun penerapannya bukanlah perkara yang mudah. Dibutuhkan waktu, tenaga dan
biaya yang besar termasuk sumber daya manusia yang berkualitas serta memiliki
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
25
integritas yang tinggi. Selain itu perlu dipertimbangkan apakah sebanding antara
manfaat dengan biaya yang harus dikeluarkan.
3. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan merupakan proses bisnis yang dilakukan perusahaan untuk
menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan konsumen dan sebagai timbal
baliknya perusahaan mendapatkan pembayaran berupa kas dari penjualan barang dan
jasa tersebut.
Menurut Romney dan Steinbert (2005:5) “Tujuan utama siklus pendapatan
adalah untuk menyediakan produk yang tepat dan waktu yang tepat dengan harga
yang sesuai”.
Mengacu pada penjelasan di atas perusahaan dituntut untuk menyediakan produk
yang tepat sesuai dengan pemesanan yang dilakukan oleh konsumen. Setelah barang
yang dikirimkan kepada konsumen sudah sesuai maka hal berikutnya yang harus
diperhatikan perusahaan adalah pengiriman barang pada waktu yang sesuai dengan
keinginan konsumen atau berdasarkan waktu yang telah disepakati antara perusahaan
dan konsumen. Apabila kedua hal tersebut sudah dilakukan perusahaan, maka akan
terjadi kepercayaan oleh konsumen kepada perusahaan. Tetapi walaupun konsumen
sudah percaya atau merasa puas dengan pelayanan perusahaan, namun hal ini tidak
menutup kemungkinan apabila barang yang dijual perusahaan lebih mahal dari
kompetitornya. Dengan kata lain, konsumen akan memilih perusahaan lain dengan
barang yang sama dan harga yang lebih murah. Untuk itu, perusahaan pun harus
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
26
menetapkan harga yang wajar untuk setiap produk yang diproduksinya. Untuk itu
tujuan sistem pendapatan dapat dirinci menjadi:
1. Menyelidiki kemampuan pembeli membayar kreditnya.
2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa ke pembeli.
3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.
4. Mencatat dan mengklasifikasi dengan teliti dan segera.
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas dengan benar.
6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit.
7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan
penjualan barang dan jasa.
Dalam hal penjualan produk fungsi siklus pendapatan umumnya meliputi
pencarian pesanan dari pelanggan, pemeriksaan kredit pelanggan, pemasukan dan
pemrosesan pesanan penjualan, perakitan barang untuk dikirimkan, pengiriman
barang, penagihan kepada pelanggan, penerimaan dan penyimpanan uang tunai yang
dibayarkan, menyelenggarakan catatan piutang, pembukuan transaksi ke buku besar
umum dan penyiapan laporan keuangan. Dalam hal penjualan jasa, fungsi merakit
dan mengirimkan barang diganti dengan fungsi melaksanakan jasa yang dipesan.
Dalam hal penjualan tunai, fungsi penyelenggaraan piutang tidak diperlukan.
Pengendalian yang terdapat pada siklus pendapatan meliputi pengendalian umum
dan pengendalian transaksi.
1. Pengendalian umum
Pengendalian umum yang berguna bagi siklus pendapatan yaitu sebagai berikut:
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
27
a. Unit organisasi yang mempunyai fungsi pengamanan, misalkan gudang,
bagian pengiriman, kasir harus dipisahkan dari unit yang menyimpan catatan.
Selanjutnya bagian pemesanan penjualan dan kredit yang manajernya
berwenang melakukan otorisasi penjualan kredit dan penyesuaian serta
penghapusan rekening dipisahkan dari semua unit.
b. Dokumentasi yang lengkap tentang siklus pendapatan termasuk copy
dokuman, bagan arus, tata letak catatan dan laporan yang diperlukan tersedia.
c. Pedoman operasi untuk jadwal pemrosesan, penyiapan laporan dan ikhtisar
pengendalian tersusun dengan jelas.
d. Kebijakan manajemen tentang persetujuan kredit, penghapusan rekening dan
sebagainya dibuat secara tertulis.
2. Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut dapat diterapkan untuk transaksi
siklus pendapatan dan rekening pelanggan yaitu
a. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan, pengiriman dan
penerimaan kas diberi nomor dan dirancang secara cermat.
b. Data pada formulir pesanan penjualan dan tanda terima disahkan ketika data
ini disiapkan dan dimasukkan ke pemrosesan.
c. Kesalahan yang terdeteksi selama entri atau pemrosesan data diperbaiki
sesegera mungkin dengan menerapkan prosedur perbaikan kesalahan yang
telah ditetapkan.
d. Formulir pesanan penjualan copy berganda dibuat berdasarkan otorisasi yang
sah, biasanya termasuk persetujuan pesanan dan kredit pelanggan.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
28
e. Barang pesanan ditransfer dari gudang barang jadi dan dikirimkan hanya atas
dasar otorisasi tertulis seperti daftar pengambilan atau copy permintaan
persediaan.
f. Pelanggan ditagih hanya setelah ada pemberitahuan dari bagian pengiriman
tentang jumlah yang dikirim. Hal itu sebaiknya disertai dokumen pengiriman
yang formal dan dengan acuan daftar harga yang berlaku.
g. Retur dan kelonggaran penjualan serta penghapusan rekening sebelumnya
harus disetujui oleh manajer kredit dan satu manajer lain. Untuk retur
penjualan persetujuan tidak akan diberikan sampai barang yang dikembalikan
diterima.
h. Semua data dalam faktur penjualan termasuk semua hitungan diverifikasi
oleh petugas penagihan yang tidak membuatnya.
i. Setelah pembuatan, faktur penjualan dibandingkan dengan pemberitahuan
pengiriman dan pesanan penjualan terbuka. Hal itu dilakukan untuk
memastikan bahwa kuantitas yang dipesan dan ditagih cocok dengan pesanan
yang dikirim dan yang akan dikirimkan (dalam hal ini terdapat penundaan
pesanan).
j. Semua penerimaan tunai sesegera mungkin disetor ke bank, dengan
melakukan hal itu akan meniadakan kemungkinan uang tersebut terpakai
untuk membayar karyawan atau mengisi kas kecil.
k. Jika pemrosesan dilakukan secara tumpuk, total kendali dihitung dari faktur
penjualan (atau pemberitahuan pengiriman) dan tanda terima. Total kendali
tumpuk ini dibandingkan dengan total yang dihitung selama pembukaan ke
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
29
buku besar piutang dan selama operasi pemrosesan lainnya. Dalam hal
penerimaan tunai, total tanda terima juga dibandingkan dengan total pada slip
setoran.
l. Rekening di buku besar pembantu piutang secara berkala dirujuk dengan
rekening kendali piutang pada buku besar umum.
m. Laporan bulanan disiapkan dan dikirimkan kepada semua pelanggan kredit.
Apabila dilakukan penagihan berlebihan kepada pelanggan maka hal tersebut
akan menimbulkan protes, walaupun demikian cara ini dapat dilakukan
sebagai kontrol atas tindakan kecurangan atau kesalahan yang tidak
disengaja.
n. Tindakan semua dokumen yang menyangkut transaksi penjualan dan
penerimaan tunai diarsipkan (seperti yang sering terjadi pada sistem
berdasarkan komputer on-line) nomor dicantumkan dalam dokuman dan
mereka disimpan dalam suatu arsip transaksi.
o. Dalam sistem yang berdasarkan komputer, daftar transaksi dan ikhtisar
rekening dicetak secara berkala untuk memudahkan rangkaian audit.
p. Semua rekening bank direkonsiliasi oleh seseorang yang tidak terlibat dalam
kegiatan-kegiatan pemrosesan siklus pendapatan dan pengotorisasian
rekening bank dilakukan oleh manajer yang berwenang.
q. Karyawan yang mengurusi uang tunai harus dibatasi jumlahnya dan harus
diawasi secara ketat.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
30
4. Siklus Pengeluaran
Menurut Romney dan Steinbert (2005:74) “Siklus pengeluaran adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa”.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total,
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk beroperasi. Tujuan umum diselenggarakan siklus
pengeluaran adalah:
1. Barang yang dibeli adalah yang dibutuhkan perusahaan
2. Barang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik
3. Melindungi barang sampai dengan saat digunakan
4. Faktur pembelian barang atau jasa sudah benar dan sah
5. Membukukan kewajiban dan pembayaran kas ke rekening utang dagang
6. Menjamin bahwa semua pembayaran telah diotorisasi
7. Mencatat dan mengklasifikasikan pembayaran kas dengan teliti dan segera
8. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan
pengadaan barang dan jasa.
Siklus pengeluaran memiliki tiga fungsi dasar yaitu memperoleh dan memproses
data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk
mendukung pengambilan keputusan serta menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi. Dalam hal
pembelian barang (barang dagang, perlengkapan atau bahan baku) fungsi-fungsi
siklus pengeluaran yaitu untuk mengetahui kebutuhan atas barang tersebut,
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
31
menempatkan pesanan, menerima dan menyimpan barang, memastikan validitas
kewajiban pembayaran, menyiapkan pengeluaran kas, mengelola utang usaha,
memposkan transaksi dalam buku besar umum dan menyiapkan laporan keuangan.
Dalam hal jasa, fungsi menerima dan menyimpan barang diganti dengan fungsi
menyetujui jasa yang dipesan. Dalam hal pembayaran langsung dengan uang tunai,
fungsi mengelola catatan utang tidak diperlukan.
Dokumen sumber siklus pengeluaran yang digunakan dalam pemrosesan secara
manual yaitu permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, faktur
pemasok, voucher pengeluaran, voucher cek, dokumen-dokumen lain (seperti data
yang berisi harga dan jenis barang).
Dalam sistem yang berdasarkan komputer siklus pengeluaran menggunakan
seluruh hard copy yang disebutkan di atas. Namun dalam beberapa hal, dokumendokumen itu dihasilkan secara otomatis. Untuk itu dalam pencatatan komputer
diperlukan kode yang dapat membantu pemasukan data transaksi pembelian dan
pengeluaran kas.
Pengendalian yang dilakukan dalam siklus pengeluaran meliputi pengendalian
umum dan pengendalian transaksi.
1. Pengendalian umum
Pengendalian umum yang secara khusus berkaitan dengan siklus pengeluaran
mencakup hal-hal berikut ini:
a. Di dalam organisasi itu unit-unit yang melakukan fungsi penyimpanan
(departemen penyimpanan atau gudang, departemen penerimaan dan kasir)
dipisahkan dari unit-unit yang melakukan pencatatan (misalkan departemen
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
32
usaha). Selain itu departemen pembelian yang manajernya mengotorisasi
pemesanan pembelian dan memo debet, dipisahkan dari unit-unit yang
disebutkan di atas.
b. Tersedianya
dokumentasi
yang
lengkap
berkenaan
dengan
siklus
pengeluaran, termasuk salinan-salinan dokumen-dokumen yang dipakai
dalam siklus pengeluaran.
c. Praktik operasi yang berhubungan dengan jadwal pemrosesan, laporan dan
perubahan program.
d. Kebijakan pembelian ditetapkan oleh manajemen dengan mengharuskan
adanya penawaran yang bersaing untuk pembelian yang besar /non rutin.
2. Pengendalian transaksi
Beberapa pengendalian yang dapat diterapkan pada transaksi siklus pengeluaran
yaitu sebagai berikut:
a. Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian, penerimaan, utang
dan pengeluaran kas telah bernomor dan dirancang dengan baik.
b. Data pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan serta faktur divalidasi
ketika data tersebut disiapkan dan dimasukkan untuk diproses.
c. Kesalahan yang terdeteksi selama pemasukkan data dan pemrosesan
dikoreksi secepatnya dengan menggunakan prosedur ynag ditetapkan.
d. Permintaan pembelian, pesanan pembelian, voucher pengeluaran, dan
memorandum debet bersalin rangkap dikeluarkan berdasarkan otorisasi yang
sah.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
33
e. Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh barang yang dipesan
benar-benar dipesan, seluruh barang dan jasa yang dipesan memang diterima,
seluruh barang yang diterima dipindahkan ke tempat penyimpanan dan
seluruh barang dan jasa dicatat sebagai kewajiban dan dibayar sebelum
tanggal jatuh tempo.
f. Dilakukan pemantauan terhadap seluruh transaksi yang masih terbuka, seperti
pengiriman yang masih terbuka dan ditolak serta dilakukan penyelidikan
untuk transaksi barang yang tidak didukung oleh dokumen.
g. Retur dan potongan pembelian harus memperoleh persetujuan dari manajer
pembelian.
5. Peran Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi
5.1 Definisi Komputer
Komputer adalah suatu peralatan elektronik yang digunakan untuk menerima
input, mengolah input, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang
tersimpan di memori komputer, dapat menyimpan program dan hasil pengolahan,
serta bekerja secara otomatis.
5.2 Elemen-Elemen Sistem Pengolahan Data Secara Elektronik
Elemen-elemen sistem pengolahan data secara elektronik adalah sebagai berikut:
1. Perangkat keras (hardware)
Disebut perangkat keras karena merupakan komponen yang bisa diraba
dengan panca indera manusia. Misalnya monitor, keyboard, mouse dan mesin
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
34
Central Processing Unit (CPU) yang di dalamnya berisi perangkat
pengolahan dan penyimpanan data.
2. Perangkat lunak (software)
Merupakan program yang terdapat dalam suatu komputer yang memberikan
instruksi terhadap perangkat untuk melakukan pengolahan data.
3. Manusia (brainware)
Manusia merupakan faktor yang sangat penting dalam sistem komputer
karena komputer hanya merupakan mesin yang tidak dapat berfungsi apabila
tidak dioperasikan, dipelihara dan dikembangkan. Dalam hal ini, manusia
dapat disebut sebagai perangkat akal dari sistem komputer.
4. Jaringan komunikasi data
Jaringan komunikasi data dapat bersifat lokal atau interlokal. Contoh dari
jaringan komunikasi data yang umum digunakan oleh perusahaan antara lain:
a. Lokal Area Network (LAN)
Merupakan sebuah sistem di mana dua atau lebih peralatan komunikasi
dihubungkan dalam jarak sekitar 2000 feet (biasanya di dalam gudang
yang sama). LAN memungkinkan pengiriman data (teks, suara dan
gambar antar komputer).
b. Wide Area Network (WAN)
Perbedaan antara LAN dan WAN adalah wilayah geografis yang dilayani.
WAN melayani daerah yang lebih luas daripada LAN. Jangkauan WAN
dapat mencapai sebuah Negara dan penggunaannya diatur oleh
pemerintah.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
35
Yang termasuk dalam kategori WAN adalah jaringan internet dan
Electronic Data Interchange (EDI).
5.3 Metode Pemrosesan Data Secara Elektronik
Menurut Zaki Baridwan (1998:75) terdapat tiga metode untuk memproses data
secara elektronik:
1. Terminal entry/on-line processing disebut juga real time processing
Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data dan
langsung diproses lewat komputer. Misalnya sebuah faktur penjualan
dimasukkan ke komputer lewat terminal. Faktur ini langsung diproses untuk
dicatat dalam file piutang dan penjualan.
2. Terminal entry/batch processing
Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali data tersedia. Data
yang masuk tidak langsung diproses tetapi dikumpulkan dulu di dalam suatu file.
Pada waktu dibutuhkan, file data akan diproses oleh komputer.
3. Batch entry/batch processing
Dalam cara ini data yang ada dikumpulkan dalam suatu kelompok (batch),
kemudian pada saat tertentu data itu dimasukkan ke dalam komputer sekaligus
untuk diproses bersama-sama. Biasanya dalam cara ini data dimasukkan
menggunakan alat tertentu seperti card reader, maka sebelum itu data perlu
diubah bentuknya ke dalam bentuk baru yang dapat dibaca oleh alat pembacanya.
Bentuk yang baru ini disebut machine readable form. Contohnya adalah kartu
plong yang akan dibaca oleh card reader.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
36
5.4 Fungsi Komputer Di Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Dalam kegiatan operasi perusahaan komputer merupakan alat yang diperlukan
agar tercipta efisiensi dalam pemrosesan, pengolahan dan penyimpanan data-data
perusahaan sehingga informasi yang dihasilkan pun memiliki kualitas yang baik dan
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan perusahaan.
Menurut Wilkinson (2000:67) fungsi komputer adalah sebagai berikut:
1. Memproses data dan transaksi dengan lebih cepat
2. Menghitung data dengan lebih akurat
3. Meminimalkan biaya
4. Menghemat waktu dalam mempersiapkan laporan-laporan dan output
lainnya.
5. Membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih sedikit dan memudahkan
dalam pencarian informasi.
6. Meningkatkan produktifitas bagi karyawan dan manajer.
5.5 Pengendalian Internal Pada Pengolahan Data Elektronik
Pengendalian internal dalam lingkungan pengolahan data elektronik menurut
Wilkinson (2000:500) dibagi menjadi dua sebagai berikut:
1. Pengendalian umum
Pengendalian umum adalah pengendalian yang berhubungan dengan seluruh
atau sebagian besar dari aktifitas akuntansi terkomputerisasi seperti yang
berhubungan dengan perencanaan aktivitas pemrosesan data dan pemisahan
fungsi:
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
37
a. Pengendalian organisasi
Dalam transaksi pembelian unit organisasi yang memiliki fungsi
penyimpanan (seperti fungsi penerimaan dan fungsi gudang) harus
terpisah satu sama lain dan fungsi tersebut harus terpisah dari fungsi
pencatatan (misalkan inventory control, account payable, dan data
processing).
Dalam transaksi pengeluaran kas, unit yang memegang kas (seperti
bagian keuangan dan kasir pengeluaran kas) harus terpisah dari unit yang
bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan (misalkan account
payable, general ledger dan data processing).
Di dalam sistem berbasis komputer, wewenang dan tanggung jawab
harus dipisahkan antara fungsi-fungsi berikut:
1) System administration
Sistem administrator bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
bagian-bagian yang berbeda dari sistem informasi berjalan efisien dan
lancar.
2) Network management
Network manager memastikan bahwa semua perangkat aplikasi
terhubung ke jaringan internal dan eksternal organisasi dan jaringan
beroperasi secara terus menerus dengan baik.
3) Security management
Security management memastikan bahwa semua aspek dalam sistem
aman dan terlindung dari semua hambatan internal dan eksternal.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
38
4) Users
Users departement mencatat transaksi-transaksi, otorisasi data untuk
diproses dan menggunakan sistem output.
5) System analysis
System analysis membantu user menentukan informasi yang mereka
butuhkan dan kemudian mendesain sistem informasi untuk memenuhi
kebutuhan mereka.
6) Programming
Programer membuat program komputer berdasarkan desain yang
dibuat system analysis.
7) Computer operations
Computer
operations
menjalankan
program
pada
komputer
perusahaan. Mereka memastikan bahwa data telah diinput dengan
baik, diproses dengan benar dan menghasilkan output yang
dibutuhkan.
8) Information system library
Information system librarian mengelola pengamanan database
perusahaan,
file-file
dan
program-program
di
dalam
area
penyimpanan terpisah dinamakan information system library.
9) Data control
Data control grup memastikan bahwa sumber data telah disetujui,
mengawasi arus kerja melalui komputer, membandingkan input
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
39
dengan
output,
mengoreksi
apabila
terjadi
kesalahan
dan
mendistribusikan hasil output.
b. Pengendalian dokumentasi
Diperlukan dokumentasi yang lengkap dan up to date yang berhubungan
dengan siklus pengeluaran termasuk kopian dari dokumen-dokumen, flow
chart, dan laporan-laporan.
c. Pengendalian pertanggungjawaban aktiva
Buku besar pembantu hutang harus dikelola dan direkonsiliasi secara
berkesinambungan dengan account payable control account yang ada
pada buku besar. Persediaan barang dagang secara periodik harus
direkonsiliasi jumlahnya antara saldo pada buku besar dengan
perhitungan secara fisik. Rekonsiliasi lainnya adalah antara rekening bank
dengan rekening kas pada buku besar.
Pengendalian pertanggungjawaban aktiva lainnya termasuk:
a) Petugas penerima menghitung barang yang diterima kemudian
dibandingkan dengan kuantitas yang dipesan.
b) Kepala bagian gudang mengetahui penerimaan barang dengan
menandatangani laporan penerimaan.
c) Bagian hutang mencatat semua tagihan yang masuk dari supplier dan
membandingkan tagihan dengan dokumen pendukung.
d) Supplier yang memeriksa pembayaran cek apabila ada kesalahan
jumlah.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
40
d. Pengendalian praktek manajemen
Di antara praktek manajemen yang harus diterapkan dan dipatuhi
(misalkan berkaitan dengan siklus pengeluaran) sebagai berikut:
a) Pegawai termasuk programmer dan akuntan harus dilatih secara hatihati dan yang memegang kas harus diperketat pengawasannya.
b) Pengembangan dan perubahan sistem harus berjalan melalui prosedur
yang benar termasuk persetujuan, pengetesan dan penerapan.
c) Audit harus diselenggarakan dalam prosedur dan kebijakan pembelian
dan pengeluaran kas.
d) Manajer harus memeriksa analisis-analisis secara periodik, ringkasanringkasan pengendalian dan laporan-laporan yang berhubungan
dengan account activity, transaksi-transaksi yang disetujui komputer.
e. Pengendalian operasi pusat data
jadwal pemrosesan komputer termasuk kumpulan pembelian dan
pengeluaran kas harus secara jelas diterapkan. Sistem informasi dan
personnel akuntansi harus disupervisi dan mengevaluasi kerja mereka
dengan bantuan laporan pengendalian pemrosesan komputer dan catatan
akses ke komputer.
f. Pengendalian otorisasi
Semua transaksi pembelian untuk barang dan jasa harus diotorisasi oleh
manajer yang berwenang misalnya manajer persediaan dan manajer
pembelian. Dalam sistem berbasis komputer otorisasi pembelian
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
41
persediaan bisa saja diselenggarakan oleh sebuah program aplikasi yang
memungkinkan terjadinya pesanan ulang.
g. Pengendalian akses
Untuk memenuhi kebutuhan pengendalian akses dan keamanan terutama
di dalam penggunaan sistem komputer dan jaringan dapat dilakukan
sebagai berikut:
a) Pemakaian password untuk pegawai yang ingin mengakses account
payable dan file-file yang berhubungan dengan supplier lainnya.
b) Pemakaian komputer dibatasi berdasarkan fungsi.
c) Mencatat seluruh transaksi pembelian dan transaksi pengeluaran kas
selama mereka mengakses komputer.
d) Perlindungan gudang secara fisik (untuk penyimpanan persediaan)
e) Mencatat seluruh akses terhadap data yang disimpan di dalam filefile.
f) Kegiatan back up data harus dilakukan terhadap master file hutang
dan persediaan secara periodik.
2. Pengendalian proses
a. Mengeluarkan
permintaan
pembelian,
order
pembelian,
voucher
pengeluaran, cek dan memo debit berdasarkan otorisasi yang sah.
b. Memverifikasi semua elemen-elemen data dan penghitungan dalam
permintaan pembelian, order pembelian (oleh orang yang berbeda dari yang
membuat dokumen tersebut atau oleh program komputer).
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
42
c.
Mengawasi semua transaksi terbuka seperti penolakan barang dan juga
menyelidiki semua transaksi jika terjadi adanya kehilangan dokumen
pendukung.
d. Mengeluarkan memo debit hanya berdasarkan persetujuan pihak yang
berwenang dalam hal ini manajer pembelian.
e.
Mencocokkan akun dalam buku besar pembantu hutang dengan buku besar
pengeluaran dengan akun pengendalian dalam buku besar umum.
f. Mengawasi jangka waktu diskon berkaitan dengan pembayaran. Hal itu
dilakukan untuk memastikan bahwa semua diskon pembelian telah diambil
apabila lebih ekonomis.
g. Memeriksa bukti pendukung terjadinya transaksi pengeluaran dan
memeriksa kebenaran cek sebelum disetujui.
h. Memverifikasi jumlah persediaan dengan melakuakn penghitungan secara
fisik minimal setahun sekali dan mencocokan jumlah tersebut dengan
catatan persediaan.
i. Membuat kebijakan pembelian yang memerlukan penawaran kompetitif
untuk pembelian dalam jumlah besar atau bersifat tidak rutin.
3. Pengendalian keluaran
a. Membandingkan pernyataan bulanan dari supplier dengan saldo hutang.
b. Menggandakan file dari seluruh dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan pengeluaran kas berdasarkan nomor termasuk dokumen
kosong seperti cek. Urutan nomor dalam masing-masing file harus
diperiksa secara periodik untuk melihat apakah ada nomor yang terlewat.
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194
43
c. Mencetak daftar transaksi dan ringkasan akun secara periodik untuk
menyediakan jejak audit yang cukup.
B. Kerangka Pemikiran
Sistem Informasi Akuntansi
1.
2.
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Standar Operasi Prosedur
yang ada di perusahaan
Pengaplikasian Standar
Operasi Prosedur yang ada
di perusahaan
Temuan
Analisis Hasil Temuan
Kesimpulan dan Saran
Gambar 2. Kerangka Pemikiran
Analisis Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Mustika Jaya Raya
Fitri Sri Wardhani
Artikel ini di-digitalisasi oleh Perpustakaan-Universitas Trisakti, 2011, telp. 5663232 ext. 8112, 8113, 8114, 8151, 8194