1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini, bertahan dan menjadi yang terdepan dalam dunia bisnis tidaklah
mudah, butuh usaha keras, perjuangan serta kemampuan untuk tetap bisa bertahan.
Oleh sebab itu mengikuti kemajuan teknologi informasi yang dapat mendukung
kegiatan usaha bisnis sangatlah penting. Keunggulan teknologi informasi kini
memainkan perannya dalam perusahaan yang diharapkan menjadi suatu kekuatan dan
keunggulan kompetitif untuk menghadapi dunia bisnis yang bersaing. Di lain sisi,
teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis untuk
memudahkan hubungan bisnisnya dengan perusahaan-perusahaan lainnya tanpa
terbatas jarak dan juga waktu. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang
terjadi, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan diri memaksimalkan kemajuan
teknologi tersebut dengan mengaplikasikan teknologi informasi untuk mendukung
proses bisnis di dalam perusahaan.
Menurut Herman dan Yakub "Kajian Tentang Perkembangan E-Business
Terhadap Praktik Bisnis", membahas bahwa perkembangan teknologi informasi
mengakibatkan perubahan dalam struktur serta pengelolaan organisasi bisnis di dalam
berkompetisi. E-business mengacu pada ruang lingkup yang lebih luas yaitu
mencakup, mitra bisnis kolaborasi dengan pelayanan pelanggan, dan juga transaksi
elektronik, salah satu bidangnya adalah e-procurement yang diadaptasikan untuk
mengatasi masalah pengadaan barang dan memudahkan hubungan dengan pemasok.
Sebelum diterapkannya e-procurement, masalah pengadaan barang menjadi suatu
proses yang cukup rumit yang berpengaruh pada proses bisnis secara keseluruhan,
mulai dari mencatat data, memperbaiki kesalahan pencatatan data, membuat dokumen
- dokumen secara manual, prosedur pengadaan yang merepotkan sehingga
menghambat penyediaan barang, menghubungi pemasok, dan masalah dari pihak
pemasok (supplier) yang kurang tanggap terhadap kebutuhan dari pihak perusahaan
yang bersangkutan dan prosedur - prosedur lainnya tergantung pada perusahaan.
1
2
Menurut Yosia, Edo dalam jurnalnya membahas bahwa salah satu bidang
usaha yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi
adalah restoran, dimana semua transaksi
dimulai dari pemesanan, pencatatan
transaksi, hingga pembelian bahan baku yang masih dilakukan secara manual
sehingga menghabiskan banyak waktu yang terbuang di dalam prosesnya.
Keberadaan e-procurement dirasakan dapat memudahkan prosedur proses pengadaan
bahan baku, dan juga berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap,
apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem)
dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari pemasok sesuai
kualitas dan kuantitas, biaya optimal dan waktu supply yang dapat memenuhi
kebutuhan perusahaan yang pada akhirnya akan dicapai tingkat kinerja bisnis yang
lebih optimal (Siahaya 2012, p.80).
Untuk melihat lebih dalam mengenai penerapan e-procurement pada restoran,
penulis akan meneliti perusahaan Oenpao Asian Food Restaurant, adalah salah satu
restoran makanan asia yang didirikan pada Februari 2005. Oenpao Asian Food
Restaurant merupakan salah satu restoran yang cepat berkembang dan sudah
mempunyai 20 gerai cabang yang tersebar hingga saat ini. Selama ini yang terjadi
dalam proses yang konvensional, terutama untuk masalah pengadaan barang yang
menjadi fokus untuk diteliti, sering ditemukan kendala - kendala yang membuat
proses menjadi tidak efektif dan efisien.
Oenpao Asian Food Restaurant dalam hal pengadaan bahan baku dan
menjalankan kegiatan operasionalnya sehari - hari masih secara konvensional
(menggunakan paper based) dan secara manual. Aktifitas proses pengadaan bahan
baku dan juga hubungan dengan pemasok masih secara manual dan tradisional
sehingga sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan dalam produk yang dipesan,
hilangnya data, kesalahan dalam jumlah pemesanan produk dan sebagainya yang
menyebabkan banyak memakan biaya dan waktu, dan juga menggunakan banyak
kertas sehingga pelayanan kepada customer menjadi terhambat.
Seiring perkembangan teknologi maka sebaiknya Oenpao Asian Food
Restaurant mulai menerapkan teknologi informasi yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis sehari - hari untuk memberikan hasil optimal dalam mengupayakan pengadaan
sumber bahan baku yang efisien dan efektif.
Oleh karena itu Oenpao Asian Food Restaurant diharapkan dapat mengurangi
terjadinya kesalahan - kesalahan human error seputar pengadaan bahan baku
3
produksi dan juga untuk membantu perusahaan untuk berkembang dan meningkatkan
kualitas pelayanan dalam penyediaan produk dengan menerapkan e-procurement dan
juga menciptakan nilai tambah dalam keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan itu
penulis tertarik untuk melakukan penelitian dari objek studi di atas yang berjudul
“ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA
OENPAO ASIAN FOOD RESTAURANT”.
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah disampaikan diatas,
maka yang akan dibahas dan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Seperti apa proses procurement yang dijalankan Oenpao Asian Food
Restaurant selama ini?
2. Apa rancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
sehingga mempermudah proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food
Restaurant?
1.3
Ruang Lingkup
Dengan tujuan membuat penelitian lebih terfokus, dibatasi ruang lingkup :
1. Proses pengadaan bahan baku procurement Oenpao Asian Food Restaurant
meliputi permintaan, pembelian bahan baku, hingga retur bahan baku oleh
pusat ke pihak Supplier.
2. Analisis dan perancangan sistem e-procurement yang meliputi proses login
user untuk menjalankan sistem, proses pendataan supplier, proses pembuatan
Surat Kebutuhan Bahan Baku, Purchase requisition, Purchase order, Faktur,
Surat Jalan, Tanda Terima Barang, Invoice dan form hingga retur barang ke
pemasok.
1.4
Tujuan dan Manfaat
1.4.1
Tujuan
1. Mengetahui proses procurement saat ini yang sedang berjalan di Oenpao Asian
Food Restaurant untuk mencari tahu permasalahan ataupun kekurangan yang
dimiliki.
4
2. Menganalisa proses bisnis procurement yang tepat dan sesuai dengan
kebutuhan untuk Oenpao Asian Food Restaurant agar permasalahan dalam
pengadaan bahan baku dapat teratasi.
3. Merancang e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan untuk mempermudah
proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food Restaurant sebagai
pendukung proses bisnis procurement yang baru.
1.4.2
Manfaat
1. Membantu perusahaan dalam mengatasi kebutuhan informasi dan pendukung
keputusan dari penggunaan procurement tradisional (paper based), sehingga
dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
2. Mendapatkan keunggulan kompetitif untuk mempertahankan posisi Oenpao
Asian Food Restaurant.
3. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah - masalah yang timbul dari
penggunaan procurement yang ada, sehingga dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.
1.5
Metodologi Penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini,
meliputi :
1.
Metode Studi Literatur atau Kepustakaan
Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam
penelitian ini melalui buku, artikel, jurnal internet dan situs web yang
berkaitan dengan topik yang dibahas.
2.
Metode Studi Lapangan
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak internal
perusahaan yang berkepentingan untuk memperoleh gambaran, keterangan,
data - data dan penjelasan untuk membantu dalam pemecahan masalah dan
membuat solusi terhadap permasalahan yang ada. Wawancara dilakukan
sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan.
5
3.
Metode Analisis
Metode analisis strategi yang digunakan pada perusahaan adalah analisis
Value Chain, analisis SWOT, Matriks SWOT, Matriks IFE (Internal Factor
Evaluation Matrix), Matriks EFE (External Factor Evaluation Matriks),
Matriks IE (Internal – External), dan Matriks QSPM
4. Metode Perancangan
Metode perancangan adalah proses perancangan suatu sistem yang baru untuk
memperbaharui atau menggantikan sistem yang telah ada. Pada perancangan
e-procurement digunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and
Design) menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang
didokumentasikan dalam bentuk :
i. Sequence Diagram
ii. Class Diagram
iii. Use Case Diagram
iv. Use Case Description
v. User Interface
vi. Event Table
vii. Sequence Diagram
viii. Perancangan User Interface
1.6
Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa
untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing
bab tersebut berisi:
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan
dan manfaat, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok
pembahasan skripsi.
6
BAB 2: LANDASAN TEORI
Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa
ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan
perancangan sistem.
BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bab ini menyajikan gambaran umum mengenai Oenpao Asian Food Restaurant,
berikut visi dan misi Oenpao Asian Food Restaurant, struktur organisasi Oenpao
Asian Food Restaurant serta menyajikan analisis sistem dan proses bisnis yang
berjalan saat ini di Oenpao Asian Food Restaurant, termasuk masalah - masalah
yang berkaitan dengan aktifitas procurement yang ada saat ini di Oenpao Asian Food
Restaurant .
BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini menguraikan mengenai hasil analisis dan solusi yang telah dibuat oleh
peneliti berdasarkan analisis permasalahan pada bab 3, termasuk perancangan,
penyajian serta pembahasan dari sistem e-procurement yang akan dibuat.
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan penutup dari pembahasan skripsi ini yang akan menjelaskan
kesimpulan dari seluruh penulisan skripsi beserta saran-saran yang diharapkan dapat
bermanfaat bagi pihak manajemen perusahaan.