BAB 3 ANALISIS DAN PERMASALAHAN

BAB 3
ANALISIS DAN PERMASALAHAN
3.1 Analisis
Analisis yang dilakukan terdiri dari analisis sistem yang berjalan, analisis piranti
lunak sejenis yang pernah digunakan PT. Freeport Indonesia (PTFI), analisis
kebutuhan, permasalahan dan usulan pemecahan masalah.
3.1.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan meliputi sejarah perusahaan PT. Freeport
Indonesia, struktur organisasi perusahaan dan struktur pada bagian Management
Information System (MIS) beserta tugas pokoknya, dan gambaran umum
penggunaan PBX di lingkungan kantor pusat PT. Freeport Indonesia.
A.
Sejarah Perusahaan
PT Freeport Indonesia adalah suatu perusahaan Indonesia yang
dimiliki oleh Freeport-McMoRan Copper & Gold sebesar 81.28 persen,
pemerintah Indonesia 9.36 persen, dan PT. Indocopper Investama (PTII)
sebesar 9.36 persen. Kantor pusat PT. Freeport Indonesia berkedudukan
di Jakarta dan lokasi tambangnya di propinsi Papua. Kompleks
pertambangan di Papua merupakan salah satu penghasil tembaga dan
emas terbesar di dunia dan mengandung cadangan yang juga terbesar di
dunia.
20
21
Sejarah PT. Freeport Indonesia bermula saat seorang manajer
eksplorasi Freeport Minerals Company, Forbes Wilson, bersama Del
Flint melakukan ekspedisi pada tahun 1960 ke Papua setelah membaca
sebuah laporan tentang ditemukannya “Etsberg” atau Gunung Bijih,
sebuah cadangan mineral, oleh seorang geolog Belanda bernama Jean
Jaques Dozy pada tahun 1936. Setelah ditandatangani Kontrak Karya
pertama oleh Pemerintah Indonesia pada bulan April 1967, PT. Freeport
Indonesia memulai kegiatan eksplorasi di Etsberg pada bulan Desember
1967.
Konstruksi dalam skala besar dimulai pada bulan Mei 1970,
dilanjutkan dengan ekspor perdana konsentrat tembaga pada bulan
Desember 1972. Setelah para geolog menemukan cadangan kelas dunia
”Grasberg” pada tahun 1988, PT. Freeport Indonesia mengoperasikan
salah satu proyek tambang tembaga atau emas terbesar di dunia. Di akhir
tahun 1991, Kontrak Karya kedua ditandatangani dan PT. Freeport
Indonesia diberi hak oleh Pemerintah Indonesia untuk meneruskan
operasinya selama sedikitnya 30 tahun. Pada tahun 2001, PT. Freeport
Indonesia telah menghasilkan konsentrat yang mengandung 1,5 milyar
pon tembaga dan 2,3 juta ons emas.
22
B. Struktur Organisasi
1. Struktur Organisasi Departemen Management Information System di Kantor Pusat PT. Freeport Indonesia.
Manager
System
Support
Voice
Network
Support
Application
Data
NFO
PC Support
Special
Project
Business
Improvement
Special
Project
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Management Information System Kantor Pusat PT. Freeport Indonesia
23
Struktur organisasi pada PT. Freeport Indonesia merupakan hal yang
bersifat rahasia perusahaan, tapi secara umum di PT. Freeport Indonesia terdapat
beberapa departemen seperti Finance, Goverment Relations, Environtment,
Management Information System, dan departemen lainnya. Sedangkan gambaran
umum pada departemen Management Information System dapat dilihat pada
gambar 3.1.
Departemen Management Information System memiliki 6 bagian, yaitu :
•
System Support.
Bagian ini bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan
dengan sistem yang dijalankan perusahaan, semisal software dan
server.
•
Network Support.
Bagian ini bertanggung jawab untuk mengatasi kelancaran
jaringan perusahaan, baik jaringan komputer atau telepon.
•
Application.
Bagian ini bertanggung jawab untuk mengembangkan aplikasiaplikasi yang digunakan perusahaan.
•
PC Support.
Bagian ini bertanggung jawab pada hal-hal yang berkaitan dengan
Personal Computer User (mengatasi kerusakan hardware dan
software komputer).
24
•
Special Project.
Bagian ini bertanggung jawab untuk mengerjakan proyek-proyek
khusus yang akan digunakan pada perusahaan.
•
Business Improvement.
Bagian ini bertanggung jawab untuk pengembagan bisnis.
Di bawah bagian-bagian tersebut, masih terdapat beberapa sub-bagian
lagi. Akan tetapi kami hanya akan menjabarkan sub-bagian pada bagian Network
Support. Sub-bagian tersebut antara lain :
•
Voice.
Bagian ini bertanggung jawab mengenai masalah telepon yang
digunakan perusahaan (PBX).
•
Data.
Bagian ini bertanggung jawab mengenai transmisi data pada
perusahaan.
•
Network Field Operation (NFO).
Bagian ini bertanggung jawab mengenai operasional jaringan di
lapangan (Papua).
•
Special Project.
Bagian ini bertanggung jawab terhadap proyek-proyek khusus
yang pemanfaatannya terbatas pada bagian Network Support.
25
PT Freeport Indonesia memiliki dua kantor di Indonesia, yaitu yang
berlokasi di Jakarta dan Papua. Bagian-bagian tersebut juga terdapat di masingmasing kantor. Akan tetapi khusus sub-bagian Network Field Operation dan
Special Project Network Support hanya terdapat di kantor yang berlokasi di
Papua.
C. Gambaran Umum Penggunaan PBX di Lingkungan PTFI
PT. Freeport Indonesia mempunyai 20 mesin PBX yang menghubungkan
seluruh jaringan komunikasi yang terdapat di perusahaan, baik yang terhubung di
Indonesia maupun yang di New Orleans, Lousiana. Di Jakarta terdapat kantor
pusat yang menjalankan satu mesin PBX sebagai controller dan operator bagi
PBX yang lain yang terdapat di Papua.
Penulis membatasi penelitian hanya di kantor pusat PT. Freeport
Indonesia yang terdapat di Kuningan, Jakarta. PBX yang digunakan dibagi tidak
secara divisi namun pembagiannya dibagi perwilayah. Di wilayah Jakarta
mendapat satu nomor telepon yang terdaftar di Telkom dengan nomor telepon
kantor PT. Freeport Indonesia, yaitu 2591818 tapi untuk berkomunikasi ke
dalam dan ingin langsung terhubung dengan orang tertentu harus mengetahui
nomor ekstensinya jika tidak maka akan dibantu operator.
PBX dibuat untuk pembagian nomor telepon ekstensi
untuk
mempermudah komunikasi dalam satu perusahaan. Di wilayah Jakarta untuk
masuk ke dalam jaringan PBX misal 259-1660. Tiga digit pertama menunjukan
bahwa wilayah Jakarta dan empat digit terakhir menunjukan user yang akan
dituju. 259 digunakan untuk komunikasi telepon dari luar jaringan (dapat kita
26
sebut di sini sebagai guest) jika ingin melalukan komunikasi dengan pihak
kantor. Sebaliknya apabila orang dalam satu jaringan ( dapat kita sebut di sini
karyawan PTFI) ingin menghubungi user yang sama dengan kode PBX untuk
wilayah Jakarta yaitu 520 dan empat digit terakhir sama.
Tabel 3.1 Daftar Nomor Ekstensi Internal PT.Feeport Indonesia.
WILAYAH
NO EXT
DKI JAKARTA
520
TEMBAGA PURA
540
MINE / TAMBANG
541
PORT SIDE / TIMIKA
542
KOALA KENCANA
543
NEW ORLEANS, LOUSIANA
582
3.1.2 Analisis Piranti Lunak Sejenis yang Pernah Digunakan PTFI
Selama ini PT. Freeport Indonesia belum pernah memiliki piranti lunak
sejenis dengan piranti lunak yang akan kami kembangkan. Sehingga piranti
lunak yang kami kembangkan akan menjadi piranti lunak pertama yang
digunakan PT. Freeport Indonesia untuk masalah ini.
3.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Komunikasi menjadi salah satu kebutuhan dalam suatu perusahaan untuk
mendukung jalannya bisnis perusahaan. Salah satu alat komunikasi yang sering
27
digunakan untuk menghubungkan karyawan satu dengan karyawan lain yang
duduk dalam satu perusahaan adalah pesawat telepon. Semua karyawan
menggunakan alat ini untuk mempermudah komunikasi antarkantor dalam satu
perusahaan.
Penggunaan telepon di satu sisi dapat meningkatkan kinerja dengan pihak
luar serta dapat memperlancar komunikasi antarkantor cabang. Komunikasi suara
yang digunakan sering kali tidak terkontrol dan tidak bisa dilihat wilayah mana
yang sering menggunakan telepon dan yang sering dihubungi. Untuk itu
diperlukan sistem yang bisa melihat jalannya komunikasi data suara ini.
Seringkali kondisi jaringan telepon tersebut pun tidak diketahui. Apakah saat ini
jaringan dalam kondisi baik atau down. Padahal kondisi jaringan ini sangat
penting untuk sarana komunikasi perusahaan. Jika jaringan tersebut down, tentu
saja komunikasi telepon tidak dapat dilaksanakan, dan akan mengganggu kinerja
perusahaan.
Fokus dalam sistem ini adalah ketersediaan suatu line atau jalur yang
digunakan untuk komunikasi antarPBX. Parameter yang digunakan untuk
melihat jalannya proses adalah call status dari suatu line yang digunakan untuk
komunikasi antar PBX. Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat
memantau kondisi jaringan telepon perusahaan. Pemantauan tersebut akan
dilakukan setiap hari selama 24 jam. Dari pemantauan tersebut diharapkan
kondisi jaringan telepon perusahaan akan diketahui. Hasil pemantauan tersebut
juga diharapkan dapat dibuat suatu pelaporan berkala, yang hasilnya dapat dilihat
sewaktu-waktu. Laporan tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan
mengenai hal yang menyangkut jaringan telepon PT. Freeport Indonesia.
28
3.2
Permasalahan
PT. Freeport Indonesia menggunakan beberapa PBX untuk jaringan teleponnya.
Jaringan tersebut menghubungkan telepon-telepon kantor di Jakarta, Papua, dan New
Orleans. Adapun permasalahan-permasalahan pada jaringan telepon ini adalah :
a. Pada masa-masa awal perusahaan ini berdiri, masalah mengenai jaringan telepon
ini jarang terjadi, namun seiring dengan perkembangan perusahaan, jumlah
karyawan pun bertambah. Dengan penambahan jumlah karyawan ini, lalu lintas
jaringan telepon pun meningkat, terlebih pada waktu kerja. Sehingga seringkali
pada saat tersebut jaringan telepon mengalami gangguan karena tidak sanggup
melayani lalu lintas yang padat tersebut.
b. Selama ini belum ada piranti lunak yang digunakan untuk memantau jaringan
telepon di lingkungan PT. Freeport Indonesia. Pihak Network Support baru
mengetahui adanya jaringan telepon yang mengalami gangguan apabila ada user
yang mengeluhkan teleponnya tidak dapat dipakai atau apabila ada petugas yang
mengamati kondisi jaringan secara fisik.
c. Karena monitoring jaringan masih dilakukan secara manual (hanya jika ada user
yang mengeluhkan), maka penanganan masalahnya juga akan berjalan lama,
sebab harus menunggu keluhan terlebih dahulu. Tentunya akan lebih baik jika
informasi tentang jaringan mengalami gangguan langsung diketahui pada saat
kejadian, sehingga penanganan masalah juga akan lebih cepat dilaksanakan.
29
d. Karena belum ada piranti lunak untuk memantau jaringan telepon, tentu saja
belum ada sistem pelaporan mengenai kondisi jaringan tersebut. Hal ini
menyulitkan bagian Network Support untuk pengambilan kebijakan untuk
jaringan teleponnya, dalam hal ini mengenai penambahan atau efektifitas
channel telepon yang ada.
e. Selain masalah tersebut, terganggunya jaringan juga seringkali karena faktor
cuaca. Untuk menghubungkan jaringan antarkantor, PT. Freeport Indonesia
menggunakan Very Small Aperture Terminal (VSAT) yang disediakan oleh PT.
Indosat. Karena penggunaan VSAT ini, faktor cuaca menjadi penting, karena
apabila cuaca buruk, jaringan telepon akan terganggu. Selain cuaca buruk,
masalah sunoutage juga mengganggu. Sunoutage ini adalah kondisi ketika bumi
dan matahari berada pada posisi tertentu, sehingga pada saat tersebut, transmisi
dari VSAT terganggu oleh radiasi matahari. Kondisi ini terjadi setiap tahun,
meskipun waktu kejadiannya cukup singkat. Pada masa itu, jaringan benar-benar
tidak dapat digunakan (down). PT. Indosat akan mengeluarkan ramalan kapan
sunoutage ini akan terjadi. Untuk masalah cuaca dan sunoutage ini memang
tidak dapat dihindari, akan tetapi masih diperlukan sistem monitoringnya.
3.3
Usulan Pemecahan Masalah
Sistem yang dirancang akan membantu pihak Network Support dalam mengatasi
permasalahan yang selama ini sering terjadi. Sistem yang dirancang bekerja memantau
kondisi jaringan telepon perusahaan dengan cara melihat call status antar telepon
(PBX). Konsepnya sama seperti penggunaan perintah ping pada komputer untuk
memeriksa koneksi antar komputer.
30
Sistem ini akan melakukan panggilan secara rekursif (berulang) dalam waktu
yang sudah ditentukan ke nomor-nomor telepon tujuan. Dengan melakukan panggilan
secara terus menerus dapat diketahui kondisi jaringan telepon pada waktu tertentu, jika
connect maka jaringan dalam kondisi baik, jika failed maka jaringan terganggu.
Status dari panggilan tersebut akan disimpan ke dalam suatu database. Fieldfield dari database tersebut terdiri dari nomor telepon yang dihubungi, tanggal dan
waktu panggilan, serta status panggilan, apakah connect atau failed. Dari database
tersebut dapat dibuat laporan yang akan digunakan untuk memantau kondisi jaringan
telepon di PT. Freeport Indonesia. Sehingga mereka dapat mengambil suatu kebijakan
berkaitan dengan jaringan telepon yang mereka miliki, apakah harus menambah channel
baru atau mengurangi channel tertentu untuk kemudian dialihkan ke channel yang lain.