antara manajer tkt bwh, tengah, stakeholders, top manajemen

Manajemen perguruan tinggi
Pelatihan PHK 2008
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
1
Bagaimana dan Untuk Apa
MANAJEMEN PT
1. DAYA SAING BANGSA
2. KESEHATAN ORGANISASI
 Keduanya adalah isu sentral HELTS 20032010 (isu ke 1&3)
 Terpusat pada:  MUTU (Kualitas)
 Manajemen PT Harus menghasilkan:


keefektifan “siklus mutu secara utuh” untuk
mencapai sasaran mutu manajemen
Target mutu jelas & memungkinkan seluruh
stakeholders berkontribusi secara “maksimal”
untuk mencapai tujuan PT.
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
2
Kinerja Manajemen
EKSTERNAL
INTERNAL
Budaya dan
kualitas
INSTITUSI
Moral, norma
Persepsi atas
kinerja
Kinerja institusi
RECOGNITION
INSTITUTIONAL
SELF PERCEPTION
16-17 Februari 2007
Reputasi dlm
kualitas
e.g., Quality Award,
Accreditation,
Institutional Awards,
Manajemen perguruan tinggi
3
PRINSIP
 Tidak ada model tunggal yg cocok
untuk semua perguruan tinggi
 Kombinasi model manajemen (unik,
no one fits-for-all model)
 Pemilihan model manajemen
memudahkan stakeholders
berpartisipasi dan berkontribusi
kepada pencapaian tujuan
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
4
Organization style (1)
 Birokratik





Prosedural
Kekuasaan tersentralisasi
Efisiensi rendah
Mudah dimobilisasi
Contoh: Jawatan pemerintah





Misi spesifik, fokus
Disiplin tinggi, kompak, efisiensi tinggi
Ketergantungan pd pimpinan tinggi
Inovasi dan kreatifitas tdk mudah
Contoh: Politeknik
 Autokratik
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
5
Organization style (2)
 Collegial
 Participatory, decision by committee
 Inovatif dan kreatif
 Lamban, konservatif
 Contoh: Universitas
 Corporate
 Efisien, responsif, dinamis
 Ketergantungan pd pimpinan tinggi
 Inovasi dan kreatifitas di tingkat bawah tidak mudah
 Profit motif
 Contoh: industri
 Entrepreneurial
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
6
Otonomi perguruan tinggi (1)
 Pada abad XI universitas didirikan oleh raja atau
gereja
 Dukungan dana cukup
 Otonomi keilmuan
 Isolasi dari kepentingan non akademik:
disinterestedness
 Kontrak sosial antara universitas dgn gereja / raja
 Konflik antara raja/gereja dgn pengembangan ilmu
pengetahuan: Illuminati
 Sekularisme di perguruan tinggi
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
7
Otonomi perguruan tinggi (2)
 ISU STRATEGIS HELTS 2003-2010
 Otonomi : Pergeseran paradigma Dikti dari
pengendalian menuju ke fasilitasi,
pemberdayaan, peningkatan kemampuan (FEE)
 Otonomi diberikan kpd PT, bukan unit
dibawahnya
 Penerapannya pd setiap PT dapat berbeda:
sentralisasi vs desentralisasi
 Akuntabilitas kepada “stakeholders”:
pemerintah, mahasiswa, employers,
yayasan (PTS)
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
8
Kebijakan dasar HELTS
2003-2010
OTONOMI dan DESENTRALISASI :


Kebijakan yang kontekstual bagi setiap institusi PT
Pergeseran dan pengalihan peran DJPT :




Dikti: dari regulator  fasilitator, mendorong pemberdayaan
(Facilitating, Empowering & Enabling melalui hibah kompetisi)
PT: tanggung jawab dan akuntabiltas penyelenggaraan pendidikan
Pergeseran peran DJPT membutuhkan penyesuaian
kebijakan pendanaan, personil, tata-pamong dan sistem
penjaminan kualitas
Pembentukan jaringan kerjasama antar institusi menjadi
penting dan harus digunakan sebaik-baiknya untuk
memperbaiki daya saing
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
9
Karakteristik Model Organisasi PT
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
Entreperneurial  Hybrid University?
10
Budaya akademik vs budaya
korporasi
 Corporate:
 Profit sbg motif utama
 Academic:
 Excellence sbg motif utama
 Umumnya pd sektor sosial lain (kesehatan, dsb)
 Perguruan tinggi: dikelola dgn semangat
korporat
 Lampu kuning: Over commercialism
 Lampu kuning: irrelevant
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
11
Good University Governance (GUG)
 Universitas unik, tdk semua pendekatan TQM (industri)
dan Good Corporate Governance (GCG) dg mudah
diterapkan
 Governance Universitas yg Baik (GUG) harus mampu
menumbuhkembangkan kreatifitas dan inovasi  Mutu
produk (Sarjana, riset, program layanan masy) menjadi
ruh utama.
 Decisiveness: Masa depan  Viability:
 perkembangan ilmu pengetahuan& teknologi,
 kepeloporan, keteladanan,
 keakuratan,
 kecermatan,
 liabilitas
  harus dipacu secara proporsional sesuai budaya lokal.
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
12
Good University Governance
 Universitas harus memaksimalkan manfaat otonomi
institusi & “academic freedom”
 Universitas tdk akan mampu mencapai tujuan menjadi
Unggulan pada seluruh misinya tanpa menerapkan prinsip
dasar CUG.
 GUG harus didasarkan pd pilar manajemen universitas:
Academic freedon & autonomy
 Basisnya? Mekanisme “governing”:
 C-TARF dg melibatkan partisipasi stakeholders,
 Equity & Accessibility,
 predictabilitas,
 pro-actabilitas,
 keefektifan dan efisiensi
  harus dirajut baik2
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
13
Prinsip dasar GUG (1)
 Credible (Kualitas pejabat)
 Fakta : Top leader hrs dosen--, integritas,
kepemimpinan dan kapasitas manajerial
 Kebenaran & Obyektifitas (Transparansi)
 Tell the truth: Tansparency and Disclosure
 Menepati Janji (Akuntabilitas & Tanggung
jawab)
 Keep your promise: Accountability & Responsibility
 Adil
 Be fair
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
14
Prinsip dasar GUG (2)
Transparency
Fairness
GUG
Accountability
16-17 Februari 2007
Responsibility
Manajemen perguruan tinggi
15
Prinsip dasar GUG (3)
Kredibilitas: Pamong harus memiliki kompetensi
akademik, integritas (jujur, amanah, dll), cerdas,
ketrampilan leadership & manajerial yg baik
Transparansi
Akuntabilitas
perbaikan kinerja dan
keterbukaan semua
informasi yg akurat &
sec. tepat waktu &
“timely” diumumkan
Manajemen melalui
oversight yg efektif
berdsrkan “power/
otoritas/diskresi” yg
“balance” antara
manajer tkt bwh,
tengah, stakeholders,
top manajemen
& auditors
16-17 Februari 2007
Responsibilitas
Universitas sbg
anggota Masy utk
patuh kepd tata
hukum & perundang2an dg
memperhatikan
kebutuhan
masyarakat.
Manajemen perguruan tinggi
Keadilan
Bagi stakeholders
minoritas (gender,
ekonomi, geogr.
dll), terlindungi
dari kecurangan2
(fraud), “selfdealing”, atau
“other insider
wrong doing”
16
The Core Principles of GUG – What should it be ?
Fairness
16-17 Februari 2007
 aturan dan peraturan yg melindungi minat
minoritas secara adil & proporsional
 Membangun “corporate conduct” / kebijakan
kepatuhan thd pencegahan korupsi, “insiders’
wrong doing, self-dealing & pertentangan
kepentingan (conflict of interest)
 sistem peran, wewenang&Tg-jwb “Board,
Management & Committees”, & remunerasi-nya
yg adil (performance based)
 Fairly present any material information/full
disclosure
 Introduce Equal Job Opportunity
Manajemen perguruan tinggi
17
The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)
Transparency
16-17 Februari 2007
 Develop Accounting System based on
Accounting Standard & Best Practices to
ensure quality of Financial Report and
disclosure
 Develop IT & MIS to ensure proper
performance measurement and effective
decision making process by the Board and
Management
 Develop University-Wide Risk Management
to ensure that all significant risk are
identified, measured and could be managed
at a defined tolerance level
 Publicly announced vacant position
Manajemen perguruan tinggi
18
The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)
 Preparation of Financial Statement on timely
and correct manner
 Develop Audit and Risk Committee to
enhance oversight function by the Board
 Develop and redefine Internal Audit role and
Accountability function as a strategic business partner based
on best practices (not just compliance audit).
Transform into “Risk based” Audit
 Maintain accountable contract management
and dispute handling
 Law enforcement (reward and punishment
system)
 Use “qualified External Auditor” + audit
akademik (professionalism based)
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
19
The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)
 As consequence of authority
 Awareness of social responsibility
Responsibility
 Avoid abuse of power
 Be professional and ethical
 Menjamin Sound University
atmosphere & environment
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
20
Road to build Good Governance
Univ. Vision &
Mission
Current Situation
To be excellent in academic, moral force, agent of
change for the prosperity of the society & the
people.
Objective
Where we are now ?
Gap Analysis
Situation Analysis
External
Internal
Opportunities Strengths
Threats Weaknesses
Strategy definition
Action Plans
Indicator
Timing
Where we want to be?
A good governance :
• Transparency
• Accountability
• Responsibility
• Fairness
Gap Analysis
Strategy Formulation
Monitoring System
Action Plans; Indicator; Timing
No
On Track ?
16-17 Februari 2007
Yes
No
Are we on the right
track?
Manajemen perguruan tinggi
Yes
21
Kepemimpinan: academic leader
atau manajer?
 Academic leader dipilih di antara akademisi
berdasarkan kapasitas akademiknya
 Manajer ditunjuk berdasarkan kapasitas manajerial
 Tidak semua academic leader memiliki kapasitas
manajerial yg dibutuhkan
 Manajer kampus juga membutuhkan reputasi
akademik yg cukup untuk dapat diterima dan
dihormati
 Authoritarian manager kurang cocok, collegiality amat
penting dlm perguruan tinggi
 A leader should be respected, not feared
 Entrepreneurial leader
 Mencari dan memanfaatkan peluang
 Keberanian mengambil risiko atas calculated risks
 Inovatif dan kreatif
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
22
MANAGERS VS. LEADERS
 MANAGERS





 LEADERS
Administrator
Eyes the bottom line
Imitates
Does things right
Efficient
16-17 Februari 2007
Innovates
Eyes the horizon
Originates
Does the right
thing
 Effective




Manajemen perguruan tinggi
23
Boss vs Leader
BOSS
LEADER
Drives his man
Depends on authority
Inspires them
Depends on good will
Evokes fear
Says I
Knows how it is done
Radiates love
Says we
Knows how to do it
Shows who is wrong
Demands respect
Shows what is wrong
Commands respect
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
24
Memilih fokus dan “niche”
 Sumberdaya yg tersedia terbatas
 Kapasitas internal terbatas
 Tidak ada jalan pintas: membutuhkan sumberdaya yg
besar dan waktu yg lama
 “Moving target”: yg ditiru juga tdk statis
 “Menjadi” Harvard, ITB, Oxford, UI, IPB, atau UGM
bukan sasaran yg realistis
 Harus memilih fokus
 Fokus ≠ academic discipline
 Dunia nyata tidak mengenal academic discipline
 Hampir semua masalah di dunia nyata bersifat multi
disiplin dan lintas disiplin
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
25
Eksternal
 Surveilance:
 Pengamatan terhadap lingkungan ekonomi, politik,
budaya, dan sosial  semakin kuantitatif, makin
tajam, makin mudah membuat outlook scenarionya
 Memahami peluang
 Memilih peran spesifik
 Tidak sekedar mengikuti jejak yg sudah sukses
 Memilih fokus dan program unggulan
 Memahami ancaman
 Perspektif ekonomi: saingan: Lokal, regional, dan
internasional, waspadai/cermati: GATS
 Perubahan lingkungan fisik: alam dan sosial
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
26
TUJUAN ENVIRONMENTAL
SCANNING
 Identifikasi
 pengaruh,
 kendala, dan
 ancaman pesaing
 Konfirmasi “strategic options”
 Perangkat manajemen PT memahami
“strategic visions”
 Komitmen para kolaborator, mitra kerja /
bisnis, donor untuk berpartisipasi
 Susun “outlook scenario” yg baik.
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
27
Internal
 Memahami kekuatan
 Memahami kelemahan
 Memilih program unggulan
 Akan mudah jika evaluasi diri mendalam
 Kuantifikasi SWOT: mudah diprediksi, strategi
yg disarankan
 Pioritas strategi jelas dan dapat dijadwalkan
 Gunakan prinsip fast  faster; sebab peluang
jarang kembali lagi, cepat hilang bersama moment &
ketatnya persaingan ..
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
28
TUJUAN ANALISA INTERNAL
 Menghasilkan strategic Visions dari para
visionary leaders menjadi “strategic
options” yg akurat.
 Menghasilkan “competitive strategic
positions”
 Identifikasi secara akurat:
 Budaya: tata nilai, norma & artifak
 Kekuatan unik yg dpt dimanfaatkan untuk efektifitas
strategi
 Kelemahan: agar mampu mengatasinya
 Kinerja dan daya dukung sumberdaya
 kapasitas manajemen yg ada.
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
29
Fungsi manajemen dan struktur
organisasi
Sistem informasi
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
Pembantu Rektor IV
Infrastruktur, asset
Pembantu Rektor III
Sumberdaya manusia
Pembantu Rektor II
Keuangan
Pembantu Rektor I
Akademik
30
Kesimpulan evaluasi diri
 Membimbing pemilihan “niche” tanpa
kerancuan dan keraguan
 Digunakan sebagai prediksi masa depan
secara “relatif akurat”.
 Menghasilkan pilihan strategi yg “jitu”
(“memadai”: sesuai konteks, asumsi yg
digunakan dan boundary sistem yg dibuat)





bukan hanya daftar elemen S, W, O, T
tapi merupakan hasil analisa matrix yg holistik,
dipadukan dg isu strategis,
berbagai tehnik penyusunan prioritas,
jaminan sinergi / koherensi / alignment / hitungan
multiplier effects, dll)
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
31
Laporan evaluasi diri
LAPORAN
EVALUASI
DIRI
Pada saat analisa
harus obyektif,
Disajikan bias
berdasarkan
pilihan strategi
Pemilihan strategi
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
32
Thematic program selection
 Eksternal: relevan dgn kebutuhan
masyarakat
 Internal: sesuai dgn tingkat kapasitas
internal yg dimiliki
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
33
16-17 Februari 2007
Manajemen perguruan tinggi
34