evaluasi pengendalian internal terhadap sistem penggajian pt pos

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PT POS
INDONESIA JAKARTA SELATAN
Marisa Eka Putri
Universitas Bina Nusantara, Jl.Jayawijaya 1 no.8 Rt01/013 Komplek Keuangan Karang Tengah Ciledug
Tangerang, 08989532193, [email protected]
Komar Darya, Drs,.Ak,.MM
ABSTRAK
Tujuan penelitian, ialah mengetahui apakah sistem pengendalian internal perusahaan
khususnya dalam sistem penggajian sudah efesien dan efektif dan telah sesuai dengan
peraturan yang ada dalam perusahaan. Metode yang digunakan untuk data yang bersifat
kualitatif, penulis akan melakukan pengolahan data dengan membuat Internal Control
Questionnaire yang digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern
perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian dapat dikatakan bahwa penerapan pengendalian
internal (Internal Control) dalam perusahaan sudah cukup efektif. Hal ini dapat dilihat dengan
adanya pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengontrol
jalannya kegiatan perusahaan, Pencatatan absensi juga sudah menggunakan mesin pencatatan
waktu yang mencatat jam kehadiran serta jam pulangnya karyawan dimana mesin absensi yang
digunakan oleh perusahaan sudah cukup efesien untuk meminimalisir kerugian yang mungkin
ditanggung oleh perusahaan. (Marisa)
Kata Kunci : Evaluasi, Pengendalian Internal, Sistem Penggajian, PT Pos Indonesia Jakarta Selatan
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PT POS
INDONESIA JAKARTA SELATAN
ABSTRACT
Research purposes, is to determine whether the internal control system of the company,
especially in the payroll system is efficient and effective and in compliance with the regulations
contained in the company. The method used for the qualitative data, the authors will perform
data processing to make the Internal Control Questionnaire is used to understand and evaluate
the company's internal control. Based on the results of the study can be said that the
implementation of internal control in the company has been quite effective. This can be seen
with the implementation of the policies made by the company to control the company's
activities, recording attendance also been using the machine that records the hours of recording
time and attendance clock where departing employees attendance machine used by the company
is efficient enough to minimize losses which may be borne by the company.
Keywords: Evaluation, Internal Controls, Payroll system, PT Pos Indonesia Jakarta Selatan
PENDAHULUAN
Latar Belakang, perekonomian di Indonesia pernah dilanda krisis berkepanjangan dan dampaknya masih
dirasakan sampai saat ini. Beberapa perusahaan sudah banyak yang mulai berdiri kembali atau setidaktidaknya masih bisa bertahan dalam menghadapi persaingan usaha maupun jasa yang semakin bertambah
ketat. Salah satu solusi untuk menghadapi persaingan usaha dengan dilakukannya pengawasan internal
dan konsisten serta menerapkan pengendalian internal yang memadai dalam rangka membantu
manajemen untuk meningkatkan efektivitas kegiatan perusahaan. Sehingga perusahaan memperoleh laba
yang optimal.
Seperti telah diketahui bahwa setiap perusahaan tentunya ingin mendapatkan laba, untuk
mendapatkan laba tersebut tergantung kinerja dari Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu pegawai atau
karyawan. Oleh karena itu, untuk memperoleh pegawai yang berkualitas perusahaan mengeluarkan biaya
yang cukup besar mulai dari proposal penerimaan, pendidikan, pelatihan, pembinaan, serta kesejahteraan
gaji, upah, dan tunjangan sesuai dengan ketentuan dan kemampuan perusahaan.
Masalah penggajian merupakan masalah yang sering dihadapi oleh setiap perusahaan. Oleh
sebab itu, masalah ini bukan saja menyangkut besar atau kecilnya uang yang dikeluarkan perusahaan
untuk menggaji manajer dan karyawan melainkan juga penilaian terhadap kinerjanya. Hal ini
berhubungan erat dengan sistem kepegawaian, bobot pekerjaan, tanggung jawab perusahaan atas hidup
karyawan dan keluarganya secara moral. Karena itu pula, sistem penggajian di tiap perusahaan sering
tidak sama dan tidak seragam terhadap perhitungannya.
Gaji dan upah karyawan harus diberikan sesuai aturan, jumlah yang benar, dan waktu yang tepat.
Dalam hal ini tentunya sistem penggajian karyawan sangatlah penting diperhatikan oleh perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian dan memiliki nilai material. Dalam hal penggajian dapat
juga terjadi kecurangan dan manipulasi seperti mencantumkan nama dan jumlah pegawai secara fiktif,
karyawan yang absen dianggap masuk, karyawan yang terlambat bahkan telah berhenti atau meninggal
dunia pun masih saja tercatat sebagai penerima tunjangan dan gaji tanpa ada yang mengoreksi. Hal ini
dapat dicegah jika ada pengawasan dan pengendalian internal yang dilaksanakan dengan memadai.
Oleh sebab itu penerapan atas sistem penggajian menjadi penting karena mengandung nilai
material yang berdampak langsung terhadap keuangan perusahaan. Agar dapat mengantisipasi terjadinya
kesalahan akibat ketidaktelitian, kecerobohan atau kelemahan dari aturan dan sistem yang digunakan
perusahaan maka banyak perusahaan yang membentuk auditor internal untuk melakukan pengawasan dan
pemeriksaan secara internal.
Dari latar belakang permasalahan diatas, menilai pentingnya penggajian berkaitan dengan
pengendalian internal dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka penulis tertarik untuk membahasnya
dalam skripsi ini, dengan judul :
“ Evaluasi Pengendalian Internal terhadap Sistem Penggajian PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan”
Kajian Pustaka
Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan pengendalian internal terhadap sistem penggajian
diantaranya dikutip dari beberapa sumber, antara lain :
a. Dradjat Fitriansyah Kurniawan (2012) dalam penelitian yang berjudul “Sistem Pengendalian
Intern Penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 Kabupaten Mamuju, Sulawesi Barat” yang
menyatakan bahwa hasil penelitiannya ini yaitu tentang sistem pengendalian intern terhadap
penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 sudah layak, sistem dan prosedur penggajian sudah
dilaksanakan dengan baik, serta dilaksanakan karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggungjawabnya. Berdasarkan kesimpulan diatas, maka disarankan untuk meningkatkan
pengawasan intern terhadap aktivitas operasional, agar tidak menyimpang dari peraturan yang
telah ditetapkan perusahaan, lebih meningkatkan praktek yang sehat sertsa meningkatkan
kualitas karyawan.
b. Manuh (2008) juga meneliti tentang “Analisis Sistem Pengendalian Intern atas Penggajian dan
Pengupahan pada PT Gunung Batu Palembang, dari hasil penelitian tersebut, penulis peneliti ini
menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu :
1. Tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dengan fungsi
yang melakukan pembayaran gaji dan upah.
2. Tidak ada catatan jam hadir pegawai pada daftar gaji dan upah pegawai.
3. Tidak ada verifikasi oleh fungsi akuntansi terhadap daftar gaji dan upah.
Dari hasil analisis ini terlihat bahwa sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan
pada PT Gunung Batu Palembang belum memadai. Untuk mengatasi hal tersebut maka penulis
mengajukan saran kepada perusahaan untuk melakukan pemisahan fungsi antara fungsi
pembuatan gaji dan upah dengan fungsi yang melakukan pembayaran gaji dan upah karyawan,
sebaiknya dicantumkan catatan jam hadir pegawai pada dokumen daftar hadir pegawai, serta
melakukan verifikasi terhadap daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian keuangan,
sehingga informasi yang diperoleh dari perhitungan tersebut benar-benar dapat diandalkan dan
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
c. Titien Lestari (2009) juga meneliti tentang “Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan
Pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumut”, dari hasil penelitian
tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT KAI (Persero)
Divisi Regional I Sumatera Utarauuntuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup
memadai dalam membantu manajemen perusahaan. Hal ini baik karena perusahaan
memperkerjakan karyawann dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan
memberikanimbalan atas sistem pengendalian intern yang efektif.
Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa pada penelitian terdahulu sistem
yang digunakan untuk proses penggajian masih manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun
yang lalu. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan
pada perusahaan yang sudah menggunakan proses komputerisasi, selain itu dalam penelitian ini lebih
melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan
berdasarkan konsep sistem pengendalian intern yang baik. Hal inilah yang membedakan dengan
penelitian terdahulu.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis merumuskan masalah-masalah yang akan dibahas
dalam penulisan tugas akhir ini.
Masalah-masalah yang akan penulis bahas dalam skripsi ini, antara lain :
1. Bagaimana penerapan internal control penggajian pada PT Pos Indonesia ?
2. Apakah pelaksanaan internal control penggajian sudah berjalan sesuai dengan kebijakan yang
telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan ?
3. Apakah kebijakan dan prosedur penggajian yang diterapkan di PT Pos Indonesia sudah memadai
?
Tujuan
Tujuan dari hasil penelitian ini antara lain :
1. Mengetahui bagaimana penerapan internal control terhadap sistem penggajian PT Pos Indonesia.
2. Mengetahui apakah internal control sistem penggajian sudah berjalan sesuai dengan kebijakan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pihak manajemen PT Pos Indonesia.
3. Untuk mengetahui kecukupan penerapan kebijakan dan prosedur penggajian PT Pos Indonesia.
Ringkasan Metodologi
Metodologi penelitian yang dilakuka penulis pada proposal skripsi ini adalah studi kasus. Penulis
langsung mengadakan survey ke PT Pos Indonesia untuk mendapatkan data yang relevan.
• Tempat dan Waktu
Tempat Penelitian
: PT Pos Indonesia
Alamat
: Jl.RS.Fatmawati no.10
Jakarta 12410 - Cilandak
Waktu Penelitian
: Penelitian ini dilakukan dari bulan Mei
2013 sampai dengan selesai.
•
Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis untuk penelitian adalah berupa :
1. Data primer, berupa data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui wawancara dengan
kepala kantor, bagian personalia, dan karyawan yang terkait langsung dengan objek yang diteliti,
dan kegiatan observasi yang kemudian akan diolah penulis.
2. Data sekunder, berupa data perusahaan yang dikumpulkan melalui catatan dan dokumentasi resmi
perusahaan dan data yang telah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, kuesioner pengendalian
intern terhadap gaji karyawan, memo internal, struktur organisasi, dan dokumen lainnya.
• Metode Pengumpulan Data
Teknik dalam mengumpulkan data-data dalam membuat penulisan skripsi ini, antara
lain :
1. Penelitian Kepustakaan
Dalam penelitian, penulisan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat teoritis
untuk topic yang akan diteliti dan mempelajari literature-literatur, buku wajib, dan referensi yang
berhubungan dengan bahan penulisan skripsi ini.
2. Penelitian Kelapangan
Dalam mengumpulkan data dan informasi untuk penelitian ini, penelitian melakukan
kegiatan yang diperlukan di perusahaan melalui teknik-teknik sebagai berikut :
a. Obervasi
Sering juga disebut sebagai metode pengamatan ringkasnya metode
observasi adalah cara pengumpulan data dengan cara pencatatan secara cermat
dan sistematik kalau pengamatan dilakukan dengan tidak memenuhi prosedur
dan aturan yang jelas, maka tidak dapat disebut observasi.
Observasi harus dilakukan dengan cermat, melalui prosedur yang benar serta
sistematik agar observasi dapat diulang oleh penelitian lain dan dapat
dimungkinkan untuk dilakukan penafsiran ilmiah.
b. Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada
responden. Dalam wawancara terdapat proses interaksi antara pewawancara dengan
responden. Karena siatnya saling berhadapan, maka pemberi kesan baik terhadap
responden mutlak diperlukan. Responden diharapkan dapat menjawab pertanyaan
dengan jelas, terbuka dan jujur.
• Metode Analisis Data
Setelah data yang dibutuhkan telah dikumpulkan tahap selanjutnya dalam penelitian
adalah tahap pengolahan data. Data memiliki peran yang sangat penting dalam
penelitian, karena menentukan bermutu atau tidaknya suatu penelitian. Oleh karena itu,
maka data yang telah diperoleh akan diolah sedemikian rupa sehingga akan memberikan
hasil sesuai dengan tujuan penelitian yaitu memecahkan permasalahan yang sedang
dihadapi.
Terdapat dua jenis sifat data yang diperoleh dalam pembahasan masalah skripsi ini,
yaitu data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Untuk data yang bersifat kuantitatif,
penulis akan menganalisis data dengan memperhitungkan biaya-biaya yang dikeluarkan
untuk pengendalian internal pada perusahaan tersebut. Sedangkan untuk yang bersifat
kualitatif, penulis akan melakukan pengolahan data dengan membuat Internal Control
Questionnaire yang akan digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian
intern perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam internal control questionnaire diminta
untuk dijawab Ya (Y) dan Tidak (T). Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun
dengan baik, dan jawaban “Tidak” akan lebih banyak menunjukkan ciri internal control
yang lemah.
HASIL DAN BAHASAN
Untuk mengevaluasi pengendalian internal atas system penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan
menggunakan pendekatan COSO yang terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu lingkungan pengendalian,
penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan. Berikut ini
dijabarkan satu-persatu hasil dari evaluasi pengendalian internal :
Evaluasi Lingkungan Pengendalian
Pengendalian internal yang efektif terdapat dari perilaku manajemen.Manajemen
puncak dapat mempengaruhi kinerja unit organisasi lain salah satunya kebijakan yang
dikeluarkan dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan.
Lingkungan pengendalian merupakan komponen pertama dari komponen pengendalian internal
menurut COSO dan mencakup beberapa sub komponen sebagai berikut :
1. Integritas dan nilai etika
a) Sikap manajer yang berkaitan dengan penggajian sudah cukup baik dalam
menanggapi keluhan dan menjelaskan kewajiban dan hak karyawan.
Jika karyawan memiliki keluhan terhadap kewajiban, pihak SDM akan menjelaskan dan
memberikan solusi agar kinerja dari karyawan tersebut menjadi lebih baik. Manajemen akan
bersikap professional jika ada pelanggaran-pelanggaran yang terjadi dari karyawan.
b) Perusahaan telah menerapkan kebijakan sesuai dengan yang diharapkan.
Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan pada proses penggajian yaitu dengan
mengharuskan adanya otorisasi oleh kepala kantor atau manajer SDM. Hal ini dilakukan untuk
menjamin keabsahan dan keakuratan dari proses penggajian dan otorisasi dari manajer
akuntansi, SDM dari hasil print-out perhitungan gaji, dan data kehadiran karyawan.
Informasi ini didapat penulis berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajer
SDM.Namun penulis mengalami kesulitan kembali untuk membuktikan validasi dari hasil
wawancara tersebut.
2. Komitmen terhadap kompetensi
Yang dimaksud kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yangdiperlukan
untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mendefinisikan pekerjaan individu.Setiap calon
karyawan sebelum mulai bekerja untuk PT Pos Indonesia Jakarta Selatan diberikan
informasitentang hak dan kewajibannya dari manajer SDM. Manajer SDMakan
melakukaninterview kepada karyawan seputar keahlian dan kesanggupannya dalam
menjalankantugasnya. Jika dinilai calon karyawan tersebut tidak dapat menjalankan tugas
tertentu,bagian SDM akan memberikan pertanyaan seputar tugas lain. Jika calon karyawansudah
memenuhi kriteria yang dibutuhkan, pihak SDMakan meminta komitmenkaryawan dalam
bentuk kertas kontrak kerja.Kertas kontrak kerja merupakan hal penting untuk menilai
keabsahan karyawan tersebut berkomitmen, dan loyalitas terhadap perusahaan sebelum memulai
tugasnya.
3. Filosofi dan gaya operasi perusahaan
Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak
dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dalam proses penggajian
adalah memberikan hak karyawan secara professional dan proporsional. PT Pos Indonesia akan
memberikan gaji kepada karyawannya sesuai dengan perhitungan yang didasari oleh absensi
karyawan itu sendiri.
4. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
a. Kebijakan merekrut karyawan
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya
manusia untuk merekrut karyawan sampai dengan pembayaran gaji.Bagi calon karyawan yang
belum memiliki pengalaman pekerjaan di PT Pos Indonesia, melamar pekerjaan melalui anak
perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU. Jika DTU telah merekomendasikan calon karyawan
tersebut, barulah calon karyawan ditempatkan di kantor pos yang ditunjuk untuk masa kerja 1
tahun. Setelah mampu bekerja dengan baik selama 1 tahun, barulah karyawan diberhentikan dan
karyawan bisa melamar pekerjaan di kantor pos yang membutuhkan tenaga kerja. Perekrutan
karyawan yang telah mempunyai pengalaman kerja tersebut dilakukan di kantor pos yang
bersangkutan dan manajer SDM akan melakukan wawancara kepada calon karyawan. Calon
karyawan akan diberikan penjelasan tentang gaji pokok, upah lembur, dan tugas yang harus
dilakukan. Penjelasan ini merupakan prosedur yang harus disampaikan sebelum calon karyawan
menandatangani kontrak kerja.
Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, proses perekrutan telah menghasilkan
karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya.
b. Kebijakan perubahan status kerja
Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, status kerja pada
karyawan dari status karyawan menjadi staf berdasarkan kinerja dan pertimbangan setelah
waktu kerja yang ditentukan. Melalui pertimbangan itu manajer SDM akan melihat catatan
kinerja karyawan tersebut. Jika sesuai yang diharapkan, maka manajer SDM akan
merekomendasikan kenaikan jabatan ke kantor pos pusat. Jika kantor pos pusat telah
memverifikasi karyawan tersebut naik pangkat dengan melihat bukti kinerja yang dikirimkan
oleh manajer SDM, maka karyawan tersebut telah sah untuk naik pangkat dan gaji.
5. Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang
Setelah melakukan studi dokumentasi dan wawancara atas struktur organisasi
perusahaan, penulis menemukan beberapa evaluasi yang diberikan terkait dengan struktur
organisasi secara umum :
Sebaiknya bagian pekerjaan yang dilakukan oleh bagian SDM yang membuat
perhitungan gaji dilakukan oleh 2 orang atau bagian SDM menggunakan payroll software dan
ada otorisasi atas data perhitungan tersebut dari kepala kantor atau manajer SDM.
Evaluasi Penilaian Risiko
Risiko adalah suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan ketidakpastian
tentang kejadian dan atau dampaknya yang memiliki efek atas pencapaian tujuan
organisasi.Risiko merupakan kendala dalam pengoperasian perusahaan dalam melakukan
praktik bisnisnya.Perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir risiko
yang ada.
Penilaian risiko adalah suatu proses mengidentifikasi dan menganalisis risiko
yang relevan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan menentukan respon yang sesuai dalam
menghadapi risiko tersebut.
Penilaian risiko dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu :
a) Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan
b) Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan
c) Identifikasi risiko
d) Analisis risiko
e) Mengelola risiko
Dari wawancara dan analisis yang dilakukan penulis, terdapat beberapa risiko pada perusahaan,
yaitu :
1. Overstated (Kelebihan catat pembebanan gaji karyawan)
Kelebihan catat beban gaji merupakan risiko yang sering ditemukan pada perusahaan, ini
disebabkan ketelitian dan pengendalian internal yang kurang maksimal.
Bagian SDM telah mengidentifikasi risiko ini dan meminimalisirnya dengan cara
memeriksa berulang pada setiap pencatatan gaji karyawan. Pada saat perhitungan gaji karyawan
manajer SDM akan menghitung besar gaji yang akan diterima karyawan sesuai dengan
kehadiran/absensi karyawan tersebut. Tahap awal yang dilakukan manajer SDM adalah
membuat daftar nama karyawan, golongan karyawan, jumlah kehadiran dalam bentuk Microsoft
Excel sesuai dengan keterangan kehadiran yang sudah masuk secara komputerisasi, lalu manajer
SDM akan membuat rincian gaji yang akan diterima setiap karyawan. Namun dalam wawancara
yang penulis lakukan, penulis menganalisa risiko dalam perhitungan penggajian pada PT Pos
Indonesia Jakarta Selatan rentan terjadi kesalahan, ini dikarenakan data kehadiran yang masih di
data ulang manual saat melakukan perhitungan penggajian.
2. Fictive Employee (Karyawan fiktif, untuk memperbesar beban gaji danmengurangi
keuntungan perusahaan)
Melalui wawancara dengan bagian SDM, risiko karyawan fiktif pada PT. Pos Indonesia
Jakarta Selatan tidakditemukan, hal ini terjadi karena kebijakan perusahaan yang selalu
membukukan danmemperbaharui nama-nama karyawan yang masih bekerja dan
memberitahukan ke kantor pos pusat jika ada karyawan yang berhenti bekerja atau meninggal
dunia.Bagian SDM juga memilikicatatan nama-nama karyawan yang pernah bekerja di
perusahaan.Ini dilakukan untukmenghindari risiko karyawan fiktif.
3. Risiko karyawan dalam melakukan absensi dapat terjadi fraud dengan cara menitip
absen kepada karyawan lain.
Dalam wawancara yang dilakukan penulis dengan manajer SDM, risiko karyawan
menitipkan absen tidak ditemukan karena absen dilakukan dengan menempelkan sidik jari ke
mesin tapping . Akan tetapi penulis tidak bisa memastikan adanya fraud atau tidak saat absen
manual dilakukan ketika mesin tapping tersebut mengalami kerusakan atau dalam perbaikan
karena adanya keterbatasan informasi yang diberikan.
Evaluasi Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu untuk
meyakinkan bahwa yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi risiko dalam
mencapai tujuan perusahaan.
Evaluasi aktivitas pengendalian mencakup 4 tipe, yaitu :
1. Otorisasi
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menerapkan proses otorisasioleh bagian akuntansi
setelah bagian keuangan mentransfer uang ke rekening masing-masing karyawan. Jika sudah
melalui manajer akuntansi, akan diberikan ke kepala kantor untuk diperiksa ulang. Jika sudah
sesuai prosedur, data tersebut akan diberikan ke bagian SDM untuk membuatkan slip gaji tiap
karyawan. Namun penulis hanya mendapatkan imformasi melalui wawancara.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang tidak melaksanakan tugas dengan tidak
seimbang.Tugas yang tidak seimbang adalah jiika mungkin bagi seorang karyawan untuk
melakukan kecurangan dan mempunyai kemampuan untuk menutupi kecurangan yang
dilakukannya dalam tugas normal.
Melalui wawancara dan studi dokumentasi berdasarkan uraian tugas yang penulis
lakukan, terdapat beberapa fungsi penggajian yang sudah mendapat pemisahan tugas yang baik
dan memenuhi kriteria, yaitu :
a. Fungsi perhitungan absensi terpisah dengan pengeluaran kas.
Dari hasil wawancara dengan manajer SDM dan studi dokumentasi, penulis
menemukan pemisahan fungsi antara perhitungan absensi dengan pengeluaran
kas.Fungsi pencatatan dan perhitungan gaji karyawan dikelola oleh manajer SDM dan
yang mengelola pengeluaran kas adalah bagian keuangan.
Hal ini untuk menghindari penggelapan kas yang keluar.Sebagai contoh jika fungsi ini
disatukan dapat terjadi pengeluaran kas yang tidak semestinya yang dilakukan oleh
salah satu manajer yang memegang fungsi tersebut.
b. Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji
Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji.Fungsi pencatatan
beban gaji dilakukan oleh bagian akuntansi.Sedangkan fungsi pembayaran gaji
dilakukan oleh bagian keuangan.
Hal ini menghindari kecurangan terhadap pembayaran beban gaji ke karyawan, seperti
contoh fungsi pencatatan beban gaji memasukan jumlah gaji yang tidak seharusnya
dibayarkan ke karyawan.
3. Pengendalian Pengolahan Informasi
Pengendalian proses informasi merupakan risiko yang terkait dengan otorisasi,
kelengkapan dan akurasi transaksi. Komtrol ini sangat relevan dengan audit laporan keuangan.
Kebanyakan entitas, terlepas dari uukuran, sekarang menggunakan komputer untuk memproses
informasi secara umum dan untuk sistem akuntansi pada khususnya. Hal ini berguna untuk lebih
mengkategorikan kontrol pengolahan informasi sebagai pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi yang dibahas dibawah ini:
a) Pengendalian Umum (General Controls)
Tujuan pengendalian umum adalah untuk mengontrol pengembangan program,
perubahan program, operasi komputer, dan akses yang aman untuk program dan data.
Melalui wawancara dan keterbatasan penulis untuk mengobservasi aplikasi yang
digunakan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, Pengendalian umum atas software
yang digunakan untuk data kehadiran karyawan di awasi oleh bagian IT.Ketika software
mengalami kerusakan atau terjadi masalah, selalu diperiksa oleh bagian IT.Misalnya
seperti mesin tapping sidik jari yang selalu diperiksa atau mengadakan perbaikan setiap
bulannya.
b) Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
Tujuan pengendalian aplikasi adalah dengan menggunakan kekuatan teknologi
informasi untuk mengontrol transaksi dalam siklus transaksi secara individual. Tiga
kelompok berikut pengendalian aplikasi diakui secara luas :
1. Input Controls
Melalui hasil wawancara dan observasi, pengawasan input seperti pengawasan
terhadap verifikasi dilakukan oleh bagian IT jika data kehadiran dilakukan manual
untuk dimasukkan ke dalam web online kantor pos pusat. Jika ada sidik jari
karyawan yang tidak terbaca pada mesin, maka bagian IT yang akan menangani hal
tersebut.Dan pengawasan untuk melakukan tapping sidik jari selalu diawasi oleh
kepala dan wakil pada tiap departemen.
2. Processing controls
Melalui hasil wawancara dan observasi, penulis menemukan data yang diverifikasi
dan diawasi oleh kepala kantor bagian SDM. Misalnya seperti tanda tangan para
pengawas kehadiran karyawan setelah melakukan pengawasan terhadap tapping
sidik jari. Data tanda tangan pengawas, diverifikasi oleh kepala kantor bagian SDM
setelah melakukan observasi ke setiap departemen.
3. Output controls
Dari hasil wawancara, pengawasan keluaran (output controls) pada data kehadiran
karyawan yang telah masuk ke data kehadiran kantor pusat, akan dicocokkan pada
data yang masuk di bagian IT untuk memastikan bahwa data yang masuk di kantor
pusat dengan data yang ada di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan telah sesuai dan
tidak dapat dirubah untuk tindak kecurangan.
4. Dokumentasi dan catatan
Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan.Pengadaan
dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan untuk menjalankan
bisnisnya dengan benar.Namun dalam hal ini penulis menemukan kendala yang berarti, yaitu
tidak dapat melihat langsung validitas dari dokumen tertentu, penulis hanya mendapatkan
informasi ini melalui wawancara.
a. Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap
dan penetapan tanggung jawab yang jelas.
Pada setiap hasil perhitungan penggajian yang dibuat terdapat tangggal (lokasi
dan waktu), kepala surat (nama perusahaan, nomor telepon, alamat dan kode
pos) untuk isi dari dokumen tersebut setiap kolom nama karyawan akan
dilengkapi dengan nomor NIP.
Ini dilakukan untuk menghindari double entry dan untuk menunjukkan bahwa
dokumen perhitungan pengajian telah memiliki informasi yang cukup lengkap.
b. Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap
Karyawan pada PT Pos Indonesia diwajibkan mengambil slip gaji agar tidak
ada kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi antara karyawan dengan bagian
SDM. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengetahui jumlah gaji yang
diterima di rekening karyawan dan dapat mencocokkannya.
Setiap karyawan yang mengambil slip gaji, manajer SDM menyediakan daftar
pengambilan slip gaji untuk ditandatangani karyawan sebagai bukti bahwa slip
gaji tersebut telah diambil.
Slip gaji tersebut berisikan nama perusahaan, nama bulan, NIP karyawan /
grade, nama karyawan, rincian total gaji kotor yang didapat (seperti gaji pokok,
gaji rapel dan upah lembur), rincian total potongan yang ditanggung karyawan
(bagi karyawan yang memiliki pinjaman terhadap perusahaan dan beban
lainnya)
Dokumen ini termasuk dokumen penting yang menjaga kerahasiaan atas rincian
gaji karyawan.Penulis mendapatkan dokumen tersebut dari manajer SDM.
5. Pengendalian fisik atas asset dan catatan
PT Pos Indonesia telah menerapkan pengendalian fisik atas asset dan catatannya
dengan baik. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, ditemukan
beberapa bentuk pengendalian fisik atas asset dan catatan, yaitu :
a. Akses tanggung jawab memegang rekening koran perusahaan dari pengecekan
dana di bank sampai proses mentransfer gaji ke karyawan yang dilakukan oleh
bagian keuangan. Dan setiap melakukan transaksi, harus ada persetujuan dari
kepala kantor.
b. Perusahaan secara berkala membuat salinan atas data-data dari proses
penggajian.
Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, penulis menemukan bahwa
perusahaan telah menerapkan cara untuk mengantisipasi risiko yang mungkin
terjadi seperti kehilangan data atau bentuk kecelakaan lainnya.
Evaluasi Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi yang harus tersampaikan dengan baik ke tiap personel yang
ada dalam perusahaan maupun diluar perusahaan.Ini sebagai elemen penting untuk mendukung
keberhasilan pengendalian internal dalam perusahaan.
Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap personel yang terlibat dalam
praktik bisnis pada perusahaan tersebut memahami setiap tugas dan kewajibannya.Setiap
perusahaan harus memiliki sistem informasi / dokumen yang valid dan lengkap dalam kegiatan
bisnisnya dan dikomunikasikan dengan baik sehingga terhindar dari kesalahan dalam
pengoperasian perusahaan.
Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM perusahaan,
penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada
perusahaan, yaitu :
1. Setiap karyawan perusahaan telah mendapat pemahaman yang jelas mengenai hak dan
kewajibannya. Karyawan akan diberikan informasi mengenai peran dan tanggung
jawabnya mengenai tugas-tugas yang akan dilakukan.
Manajer SDMakan memberikan informasi kepada karyawan mengenaikewajibannya seperti
lokasi kerja, waktu hadir, waktu lembur, jam pulang kerja danbeberapa prosedur yang harus
dilakukan saat berada di tempat kerja. Mengenai hakkaryawan, manajer SDMakan
menginformasikan mengenai tunjangan, gaji pokok, dan upah lembur.
2. Proses pencatatan telah menggunakan sistem komputerisasi.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan, ditemukanpelaksanaan
pencatatan dalam proses penggajian dilakukan dengan sistemkomputerisasi. Ini dilakukan untuk
memudahkan dalam pengoperasian perusahaan danmenghindari adanya risiko kehilangan
data.Penulis juga melakukan wawancara dengan manajer SDM, dalam wawancaratersebut
penulis mendapatkan contoh komputerisasi yang dilakukan perusahaan, yaitu :manajerSDM
akan melihathasil hadir karyawan yang telah dikirim dari kantor pos pusat. Lalu manajer SDM
melakukan peng-copy-an data ke Ms. Excel, lalu manajer SDMakan melakukan segala
perhitungan gajikaryawan dengan Ms. Excel.
Evaluasi Pemantauan
Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer akuntansi. Penulis
menemukan beberapa bentuk pemantauan yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga
praktik bisnisnya, yaitu :
1. Pemeriksaan atas keabsahan dokumen yang dilakukan secara berkala
Bentuk pemeriksaan atas keabsahan yang dilakukan perusahaan yaitu dalambentuk
pengecekkan yang dilakukan manajer akuntansi dari manajer SDM dan kepala kantor
dari manajer akuntansi.
Sebelum diserahkan kepada kepala kantor pemeriksaan dokumen selalu dilakukan, ini
merupakan prosedur baku perusahaan. Dengan adanya prosedur ini risiko kecurangan
dapat dihindari.Namun informasi ini hanya penulis dapatkan melalui wawancara dengan
manajer SDM.Penulis tidak dapat membuktikan validitas dari hasil wawancara tersebut
disebabkan keterbatasan akses.
2. Perusahaan akan memberikan sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran baik
disengaja ataupun tidak disengaja
Perusahaan secara profesional akan memberikan sanksi bagi karyawan yangtidak taat
pada peraturan. Ini dikarenakan perusahaan ingin membentuk karakterkedisiplinan yang
kuat dalam bekerja.
a. Sanksi tertulis
Karyawan yang menerima sanksi tertulis sampai 3 kali akan diberhentikanoleh
perusahaan. Namun perusahaan tidak selalu memberikan suratperingatan secara berurut,
tetapi dapat pula langsung memberikan sanksitertulis ke 2 atau ke 3 dinilai dari
pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
b. Teguran lisan
Teguran lisan diberikan perusahaan bagi karyawan yang pelanggarannyamasih bersifat
ringan atau dapat diperbaiki.
c. Pemotongan gaji
Sanksi ini diberikan perusahaan bagi karyawan yang dinilai melakukanpelanggaran
yang tidak seharusnya/melanggar peraturan yang ada.Karenasebelum mulai bekerja
untuk perusahaan, karyawan sudah diberikaninformasi mengenai peraturan perusahaan.
Simpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Penerapan prosedur mengenai penggajian yang terlihat dalam flowchart penggajian
perusahaan, sudah baik. Karena prosedur yang ditetapkan sudah mengikuti aturan,
kebijakan dan teori yang ada pada saat ini. Sehingga kegiatan penggajian di dalam
perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, setiap dokumen diotorisasi secara
memadai oleh orang-orang yang berwenang dan penyimpanan dokumen penggajian
dilakukan dengan baik.
2. Penerapan pengendalian intern dalam perusahaan sudah cukup efektif. Hal ini dapat
dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan
yang ditimbulkan dari pengendalian intern di dalam jawaban Internal Control
Questionnaire, selain itu sasaran untuk karyawan dapat memiliki kedisiplinan dalam
ketepatan waktu kerja juga telah tercapai. Karena dengan penggunaan mesin absensi
tapping sidik jari karyawan tidak dapat melakukan kecurangan seperti titip absen
kepada karyawan lain, sehingga karyawan jadi lebih memiliki rasa tanggung jawab
terhadap ketepatan waktu kerja. Dan perusahaan memiliki data yang lebih akurat dalam
hal jumlah waktu kerja karyawan.
3. Dengan penggunaan mesin absensi tapping sidik jari, perusahaan banyak memperoleh
manfaat yang lebih baik daripada saat perusahaan melakukan absensi dengan
tandatangan karyawan. Keberadaan mesin absensi tersebut dapat meminimalisir
kerugian yang mungkin ditanggung oleh perusahaan. Karena karyawan dibayar sesuai
dengan jumlah jam kerja yang diberikan kepada perusahaan. Oleh karena itu,
pengendalian intern pada penggajian sudah cukup efesien karena adanya mesin absensi
tersebut.
4. Adanya fungsi pengawasan untuk proses tapping sidik jari karyawan guna mengawasi
mesin jika ada kerusakan atau sidik jari yang tidak terbaca oleh mesin.
5. Dari kebijakan-kebijakan yang dibuat, perusahaan juga telah memperhatikan
kesejahteraan karyawannya, yang dapat dilihat dari adanya kebijakan lembur, kebijakan
cuti, izin, dan kebijakan pemberian tunjangan kepada karyawan yang sudah
memperhatikan kebutuhan karyawan.
6. Perusahaan telah menggunakan sistem transfer pada proses pembayaran gaji karyawan.
7. Perhitungan daftar gaji karyawan sesuai dengan data kehadiran dari mesin tapping sidik
jari. Dan perhitungan gaji dilakukan secara komputerisasi yang kemudian dicetak dan
didokumentasikan.
8. Berdasarkan hasil pemeriksaan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan yang
menimbulkan permasalahan bagi perusahaan, yaitu :
a. Jika ada kenaikan gaji atau perubahan status kerja, seharusnya perusahaan
melakukan pertimbangan menurut karyawan yang memiliki kinerja yang bagus.
Karena karyawan PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dapat mengetahui karyawan
tersebut berubah status kerja atau kenaikan gaji diputuskan oleh kantor pos pusat
yang berada di Bandung.
b. Perusahaan tidak mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu termasuk
untuk fungsi personalianya.
c. Harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan waktu untuk perhitungan gaji dengan
fungsi penyiapan daftar gaji.
d. Tidak digunakannya payroll software untuk perhitungan gaji.
5.2 Saran
Saran yang diberikan penulis untuk menanggulangi permasalahan dan kelemahan yang
ditemui dalam pengendalian terhadap siklus penggajian adalah sebagai berikut :
1. Untuk kelemahan dalam subkomponen kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
Perusahaan perlu membuat peraturan baku / tertulis mengenai perubahan status kerja.
Hal ini untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan, menghindari human error dan
kesenjangan sosial.
2. Perusahaan perlu mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu termasuk
untuk fungsi personalianya.
3. Untuk kelemahan aktivitas pengendalian dengan subkomponen pemisahan tugas yang
memadai, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan perlu adanya pemisahan tugas
antara fungsi pembuatan daftar gaji dengan fungsi perhitungan gaji karyawan
4. Untuk kelemahan aktivitas pengendalian dengan subkomponen dokumentasi dan
catatan, penulis menyarankan agar menggunakan payroll software agar tidak ada
kecurangan dan human error.
REFERENSI
Agus, S. (2004), Auditing: PemeriksaanAkuntansiEdisi 3. Jakarta: Fakultas UI
Arens A.A, Elder, R. J., Mark S. B. (2010).Auditing and Assurance Services An Integrated
Approach Edisi 13. New Jersey: Pearson Education.
Bachrun, Saifuddin. (2011), MenyusunPenggajianBerbasisKompetensidalamPraktik.
Jakarta:Penerbit PPM manajemen
Boynton W C., R N Johnson.,& W.G. Kell. (2008). Modern Auditing. (8th edition). New York:
John Wiley and Sons, Inc.
Dradjat Fitriansyah Kurniawan (2012). SistemPengendalian Intern Penggajianpada
PT Suryaraya Lestari 2 KabupatenMamuju, Sulawesi Baratuniversitas
pembangunannasional “veteran” jawatimur
IkatanAkuntan Indonesia.(2011). StandarProfesionalAkuntansiPublik (SPAP).Jakarta
:SalembaEmpat.
Mulyadi.(2008). SistemAkuntansi.Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.
Mulyadi.(2010). SistemAkuntansi.Edisi 6.JilidSatu. Jakarta :SalembaEmpat
Rama, D.V., Jones, F. L. (2008) SistemInformasiAkuntansiBuku 1. (Alihbahasa M.
SlametWibowo) Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.
Sembiring, L. W. (2008). SistemInformasiAkuntansijilid 1.Jakarta: GrahaIlmu.
Tunggal,A,W. Drs. Ak, CPA, MBA. (2012). PedomanPokok Audit Internal, Jakarta:Harvarindo.
Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., danKieso, Donald E. (2010). Accounting
Principles Edisi 9. Asia: John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.
RIWAYAT PENULIS
Nama
: Marisa Eka Putri
Tempat/ Tanggal lahir
: Jakarta, 25 Maret 1991
Pendidikan Formal
:
2009-2013
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia S1, Akuntansi, GPA: 2.46