1 MICROSOFT WORD Microsoft Access tidak

copyright@2008
MICROSOFT WORD
Microsoft Access tidak hanya bisa dijalankan pada aplikasi Microsoft Access itu sendiri, tetapi
juga dapat digabungkan dengan aplikasi lain, misalnya dengan Microsoft Word. Selain berfungsi sebagai
aplikasi pengolah kata, Microsoft Word juga dapat digunakan sebagai aplikasi database sederhana,
misalnya pada mail merge.
Mail Merge
Dapat dibuka dengan, Tool Æ Letter and Maillings Æ Mail Merge
Gambar 1. Menu Mail Merge
Selanjutnya akan tampil menu pada sisi kanan Microsoft Word, sebagai berikut :
Gambar 2. Pemilihan Document dan Data
1
copyright@2008
Selanjutnya, isikan data/kelompok data sesuai dengan yang kita inginkan, tetapi sebelumnya harus
dilakukan perubahan terhadap data yang sudah ada.
Gambar 3. Data sebelum dilakukan perubahan
Selanjutnya, hapus data-data yang sudah ada, dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4. Penghapusan Data Awal
Kemudian, isikan kategori sesuai dengan kebutuhan :
Gambar 5. Penambahan Kategori
2
copyright@2008
Setelah dibuat kategori yang sesuai dengan yang diinginkan, maka tampilan menjadi seperti berikut :
Gambar 6. Tampilan setelah pembuatan kategori
Isikan data yang diinginkan, untuk selanjutnya akan disimpan dalam database :
Gambar 7. Penambahan Data untuk database
Klik close, selanjutnya konfirmasi tempat penyimpanan data yang telah kita isikan sebelumnya. Data yang
kita isikan sebelumnya akan disimpan dalam format database Access.
Gambar 8. Penyimpanan Data database
3
copyright@2008
Setelah penyimpanan data, maka akan ditampilkan data yang telah disimpan dalam bentuk tmapilan
sebagai berikut :
Gambar 8. Tampilan Data yang sudah diisikan dalam database
Klik “OK”, ketikkan surat sebagai berikut untuk nantinya akan digabungkan dengan database yang telah
kita simpan sebelumnya.
No
Lampiran
Hal
:
:
:
Kepada Yth,
di
tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya kunjungan belajar siswa ke beberapa puskemas, maka dengan ini kami
mengundang saudara untuk dapat hadir pada :
Hari/Tanggal : 20 November 2008
Pukul
: 10.00 WNAD
Tempat
: Aula Kampus
Atas kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Panitia
Fulan
4
copyright@2008
Penggabungkan data dengan surat
Data yang telah disimpan dan surat yang telah kita ketikkan sebelumnya, dapat digabungkan dengan cara
sebagai berikut :
Gambar 9. Toolbar Mail Merge
Letakkan cursor pada bagian surat yang akan disisipkan data, pilih data yang akan disisipkan dengan
meng-klik icon “Insert Merge Field”Æ
Gambar 10. Pemilihan Mail Merge Filed/Data
Tampilan yang muncul hanya berupa kode sesuai dengan kategori/field yang sebelumnya kita kerjakan
ketika pembuatan dan penyimpanan data dalam database
Gambar 11. Tampilan setelah dimasukkan field
5
copyright@2008
Untuk melihat data yang terdapat dalam database tersebut, dapat meng-klik
, maka data akan
meuncul sesuai dengan yang telah kita isikan sebelumnya.
Pencetakan surat yang telah digabungkan dengan data yang terdapat dalam database, dapat dilakukan
dengan meng-klik
, pilih data yang akan dicetak, semua atau data tertentu saja.
Gambar 12. Tampilan Pemilihan Pencetakan
6