Communication Function of communication

Communication

Definisi : memberitahukan pesan (berisi ide/informasi) oleh
pemberi pesan yang diterima dan dimengerti
oleh penerima
pesan.

Poor communication : apabila pesan yang diberitahukan tidak
dimengerti oleh penerima

Perfect communication : apabila pesan sepenuhnya dimengerti
oleh penerima
Function of communication

Control behavior
Case :
seorang guru menegur anak yg mendominasi dalam kerja
kelompok

pesan guru tersebut akan mengontrol perilaku
anak tsb dalam kerja kelompok di kemudian hari

Build motivation
Case :
boss memberikan sebuah guide dan pujian pada pekerjaan
karyawan  guide/pujian akan memotivasi karyawan untuk
bekerja lebih baik

Express emotional feeling & social needs
Case :
Karyawan akan saling berinteraksi dalam workgroup  dalam
interaksi tersebut akan terlihat karyawan mana yang puas
atau frustasi dengan pekerjaannya

Making decision
Case :
Setiap individu atau group yang telah menerima informasi
akan mengevaluasi inforamsi tersebut untuk dijadikan sebuah
keputusan/pilihan.
Communication Proccess
Message : physical product || Encoding message : convert message
to symbol || Channel : medium to pass the message to receiver ||
Decoding message : translate the symbol into understable form ||
Noise : communication barriers || Feedback : the check how
successful is transferring the message
Channel Classification :

Formal Channel  medium yang berada di lingkungan
organisasi yg berhubungan dengan komunikasi pesan
professional

Informal Channel  medium yang berada di lingkungan social
yang berhubungan dengan komunikasi spontan
Direction of Communication

Downward Communication  komunikasi yang mengalir dari
suatu level/grup ke level yang lebih rendah
Function
: menetapkan goals, memberikan instruksi,
menjelaskan prosedur dan
kebijakan,
menyelesaikan masalah
: manager  karyawan
Contoh
Problem
i.
:
Must be Repeated several times
Untuk menjadi efektif, pesan yang disampaikan harus
memiliki reason yang kuat dan diulangi terus menerus.
Contoh  ketika manager memberikan keputusan, karyawan
akan lebih mendukung keputusan tersebut jika manager
menjelaskan seluruh alas an dibalik keputusan
tersebut.
ii.
One way nature
Komunikasi berlangsung secara formal dan satu arah.
Contoh  manajer sering memberi saran kepada karyawan,
tetapi jarang menanyakan
saran kepada karyawan, baik
untuk perusahaan atau manajer itu sendiri

Upward Communication  komunikasi mengalir kea rah
level/grup yang lebih tinggi
Function
: meningkatkan awareness yang dirasakan oleh
lower level, menyediakan
feedback untuk meningkatkan kinerja perusahaan
ke level yang lebih tinggi
: karyawan  manajer
Contoh
Problem
i.
:
Higher levels’ are easily distracted
Pada saat tanggung jawab manajer meluas, karyawan akan
lebih sedikit memiliki kesempatan untuk berkomunikasi
dengan manajer.
Solution  membuat conference, membuat report form
dengan headlines yang singkat dan informative, membuat
agenda untuk mencocokan jadwal manajer dengan karyawan

Lateral Communication komunikasi mengalir di level yang
sama
Function
: mempersingkat waktu, memudahkan kordinasi
: karyawan  karyawan, manager manager
Contoh
Problem
i.
:
Create dysfungsional conflicts
Karena berada di level yang sama, karyawan menjadi
bossy dan mendominasi.
Interpersonal Communication (Komunikasi
antarpribadi)

Oral Communication
Contoh
+
 komunikasi langsung secara lisan
: group discussion, pidato, rumor mill
Speed and Feedback
Kita dapat menyusun pesan dan menerima respon dalam
waktu yang sangat cepat. Jika penerima pesan tidak
mengerti isi pesan yang disampaikan, maka dapat
langsung dikoreksi.
−
The more people, the greater distortion
Setiap orang memiliki cara sendiri untuk menerjemahkan
pesan. Semakin banyak pemberi/penerima untuk suatu
pesan, maka akan semakin sulit untuk menerima pesan
sesuai konten aslinya.

Writing Communication komunikasi melalui kata/symbol yang
tertulis
Contoh
+
: memo, email, instant messaging,
Tangible and Verifiable
Penerima dan pengirim memiliki bukti percakapan yang
dapat disimpan sampai kapanpun.
+
More logical and clear
Pengirim dapat mempersiapkan kata-kata yang ingin
disampaikan terlebih dahulu sehingga penerima dapat
lebih mudah menangkap pesan
−
Time Consuming
Membutuhkan waktu 1 jam untuk menyampaikan pesan yang
dapat disampaikan selama 10-15minutes melalui oral
communication.
−
Lack of feedback
Tidak ada jaminan bahwa penerima pesan mengerti pesan
yang dimaksud oleh pengirim

Nonverbal Communication  komunikasi yang ditekankan oleh
body language, intonasi, dan ekspresi wajah,
Important message of body language :
i.
Seberapa besar komunikator tertarik dengan sudut
pandang komunikator lainnya
ii.
Status antara kedua komunikator (pemberi dan
penerima pesan)
Nonverbal aspects of communication :
i.
Body language
Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki
“pengaruh” (seperti pejabat), maka kita akan berusaha
memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat
dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat.
ii.
Facial Expression
Memberikan kesan
ramah/arogan/sombong/angkuh/takut/malu
iii.
Physical Distance
Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki
“pengaruh” (seperti pejabat), maka kita akan berusaha
memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat
dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat.
Organizational Communication (Komunikasi
dalam Organisasi)

Formal Small-Group Networks  jaringan komunikasi
organisasi yang dibagi dalam grup berisi lima orang
3 common group in formal organization :
i.
Chain
Bentuk komunikasi lower member to higher member
yang biasanya digunakan dalam organisasi formal.
Higher member memiliki otoritas pada lower
member.
ii.
Wheel
Bentuk komunikasi yang mengandalkan central
member dengan strong leadership yang kuat dalam
menyalurkan informasi ke semua member grup.
iii. All-Chanels
Bentuk komunikasi yang mengandalkan self-managed
teams dimana setiap member dapat secara aktif
berkomunikasi dengan member lainnya.

Grapevine  komunikasi informal yang terjadi di dalam
organisasi
Contoh
Function
: gossip, guyonan
:
i.
Identifikasi isu perusahaan yang penting
ii.
Memperdekat hubungan antar rekan perusahaan
Electronic Communication (Komunikasi media
elektronik)

Email (transfer text/doc with internet)
+ Easily written and stored
+ Able to distribute message to 1 – 1000 people
with a click
+ The cost = opportunity cost if we distribute with
brochure
−
Misinterpreting the message
−
Communicate negative message
−
Time consuming
−
Less emotions & expression
−
Privacy concerns (penerima belum tentu mampu
merahasiakannya)
Strategies to overcome time-consuming :
i.
Don’t check email in the morning
ii.
Unsubscribe undesired newsletter
iii. Check email in batches (per hari 10/per minggu 10)
iv.
Stop sending email (you will get no reply)
v.
Declare email bankruptcy (Wipe out inbox, sent items,
etc)

Instant Messaging  use real time (via computer) or
portable communication device (iphone bb)
+ Suit for a shorter message
− Easily distracting

Social Networking  use in-house networking applications

Blogs  a site about single person or company

Video Conferencing  have real times meeting with people in
different location
+ Can do presentation with people in different location
Managing Information
Problem

:
Dealing with Information Overload
Information Overload menyebabkan berkurangnya
produktivitas. Untuk mengatasinya, user dapat membatasi
penggunaan media untuk komunikasi, membuat to-do-list, dan
bersenang-senang untuk beberapa waktu.

Threats to information security
Untuk private organization, kerahasiaan informasi sangatlah
penting. Perusahaan umumnya melakukan routine track pada
email dan penggunaan internet, memasang kamera pengawas,
dan merekam percakapan handphone.
Choice of Communciation Channel

Channel richness  seberapa banyak informasi yang masuk per
sesi komunikasi melalui channel tersebut

High richness  komunikasi dilakukan melalui chanel yang
bersifat tatap muka sehingga informasi yang masuk lebih
banyak dan complex

Low richness  komunikasi dilakukan melalui chanel yang
tidak langsung (seperti tertulis) sehingga informassi yang
masuk lebih sedikit dan terbatas
Persuasive Communcation

Persuasive message process :
i.
Automatic Proccessing (AP)
Mengolah pesan berdasarkan wujud asli produk tanpa
membutuhkan pertimbangan yang lebih jauh. AP digunakan
untuk memroses pesan yang berasal dari topic yang
kurang diminati.
+ Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih sedikit
−
Dapat dibodoh-bodohi dengan membeli barang
kualitas rendah dengan wujud yang baik
Contoh  produk minuman yang kemasannya menarik
ii.
Controlled Processing (CP)
Mengolah pesani berdasarkan informasi yang telah
dikumpulkan sebelumnya dan membutuhkan pertimbangan
yang lebih jauh. CP digunakan pengguna untuk memroses
pesan yang sangat diminati oleh si pengguna
+ Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih banyak
−
Pengguna Tidak dapat dibodoh-bodohi
Contoh  produk otomotif yang digemari oleh

Pemilihan Procces dipengaruhi oleh :
i.
Interest Level
Keputusan yang diambil akan berdampak bagi
kehidupan receiver selanjutnya. Semakin kuat
dampak keputusan tersebut, maka semakin tinggi
interest level receiver untuk memroses pesa.n
(controlled processing). Seblaiknya.
ii.
Prior Knowledge
Prior knowledge menunjukan seberapa banyak
informasi/knowledge yang diketahui oleh receiver
mengenai topic.
Well-informed  receiver memiliki informasi yang
banyak sehingga memiliki argument yang kuat dan
tidak dapat diubah-ubah lagi  CP
Poorly-informed  receiver memiliki informasi
yang sedikit sehingga argumentnya tidak kuat dan
mudah diubah  AP
iii. Personality
Receiver yang memeiliki keingintahuan yang besar
akan sering membaca review sebelum memutuskan
sesuatu.
Cognition  kepribadian yang terbiasa mencari
bukti dan fakta dalam membuat keputusan
High cognition akan menggunakan CP dan low
cognition menggunakan AP
iv.
Message Characteristic
Pemilihan proses pesan tergantung dari karakter
pesan itu sendiri.
Pesan yang cenderung cepat, seperti iklan di TV
AP
Pesan yang cenderung banyak, terstruktur, butuh
dicerna, seperti artikel di majalah  CP
Barriers to effective communication

Filtering
Teknik memanipulasi pesan agar lebih mudah untuk diterima
Berlaku pada komunikasi yang berlangsung dalam level
hirarki organisasi. Semakin tinggi hirarki, maka filtering
akan sering digunakan. Sebaliknya.
Contoh : karyawan akan cenderung filtering pesan untk
menyenangkan bos

Selective Perception
Receivers cenderung melihat dan mendengar pesna berdasarkan kebutuhan, motivas, dan
pengalaman. Pesan yang diterima juga cenderung dikaitkan dengan minat dan ekspetasi
receiver.
Contoh : interviewer perusahaan selalu menganggap wanita lebih memrioritaskan keluarga
daripada karir, dimana kenyataannya tidak selalu demikian

Information Overload
Keadaan dimana pesan yang diterima sudah melebihi
kapasitas. Pesan yang diterima dalam kondisi ini akan
cenderung dilupakan, diabaikan, atau diproses selanjutnya
saat reveiver sudah merasa tidak overload.

Emotions
Mood mempengaruhi seseorang dalam menerima dan merespon
pesan
Positive mood  receiver mampu memroses dan merespon pesan,
bahkan yang detail sekalipun, dengan baik.
Negative mood  receiver cenderung malas menerima pesan,
apalagi yang detail.

Language
Perbedan bahasa atau kosa kata mempengaruhi receiver dalam
memroses pesan. Biasanya receiver akan mengasumsi arti dari
pesan tersebut, dimana asumsi tersebut pada umumnya tidak
selalu benar.
Contoh : orang tuan yang berbicara pada anak balita akan
menggunakan bahasa yang mudah dan tidak baku, orang
Indonesia yang berbicara dengan orang melayu

Silence
Silence  kekosongan informasi
Terjadi pada major class, dimana pendapatnya selalu lebih
diterima oleh yang lain, sehingga minor class tidak selalu
bias menyampaikan informasi.
Silence yang menyangkut isu penting, seperti sexual
harrasment akan berpengaruh pada psikologis seseorang.
Contoh : karyawan (minority) tidak selalu bias menyampaikan
informasi ke manajer, sehingga manajer mengalami silence.

Communication Apprehension
Keadaan dimana seseorang Merasa tegang dalam berkomunikasi
secara lisan maupun tulisan. Orang tsb merasa kesulitan
untuk mengekspresikan sesuatu baik lisan/tulisan, sehingga
butuh bantuan pengingat lain, seperti memo.
Contoh : blank saat menulis, gagap saat berbicara

Lying
Menyatakan fakta yang tidak benar kepada seseorang yang
mengakibatkan miskomunikasi. Lying akan lebih mudah dilihat
pada komunikasi langsung dibandingkan komunikasi tidak
langsung. Rata-rata orang akan berbohong 2 kali/hari.
Bagaimana seseorang berbohong dapat diketahui dari ekspresi
wajah dan gerak badan.
Untuk kehidupan sehari-hari, lying masih dapat ditoleransi.
Namun untuk pekerjaan yang membutuhkan integritas tinggi
(seperti FBI, CIA), liar-detector diperlukan.untuk
mendekteksi kebohongan.
Global Implications

Cultural Barriers
Semakin luas ruang lingkup social, maka akan semakin
terlihat hambatan dalam komunikasi.
i.
Semantics
Kata-kata yang memiliki translate yang berbeda dalam
bahasa lain atau bahkan tidak ada terjemahan yang
sebanding.
Contoh : effisiensi dalam B.Ind mirip dengan
efficiency dalam B.Ing, tidak ada kata terjemahan yang
sebanding (seperti perception = tanggapan)
ii.
Word Connotation
Kata-kata yang memiliki konotasi berbeda dalam setiap
bahasa.
Contoh : “hai” dalam bahasa Jepang adalah “Yes, I’m
listening”. Namun cara orang jepang mengucapkannya
lebih menunjukan arti “Yes, Im agree” dimata orang
US/UK
iii. Tone Differences
Dalam budaya tertentu, ada penekanan tone yang berbeda
untuk sebuah kata yang menunjukan arti yang berbeda.
COntoh : “ma” dalam Mandarin dapat memiliki dua arti
ya itu bertanya atau ibu. Untuk membedakan, diberikan
penekanan tone pada pengucapan kata tersebut.
iv.
Tolerance towards Problem
Orang yang berasal dari belahan dunia barat (western
Europe & Northern America) lebih cenderung memecahkan
konflik secara langsung dan jelas. Sementara orang
yang berasal dari belahan dunia timur (Asia, Timur
Tengah) lebih cenderung memcahkan konflik secara
terselubung, atau menganggap selesai konflik tersebut
(self-assumption)

Culture Context
Konteks budaya adalah perbedaan dimana seseorang menerima
dan memroses komunikasi berdasarkan kecenderungan
budayanya.
High context culuture  kebudayaan kolektivis (Asia dkk)
Low context culture  kebudayaan individualis (US dkk)
High-context culture
Low-context culture
Negara di Timur Tengah, Asia, Afrika
Negara di Amerika Utara (US) da
dan Amerika Selatan
Eropa Barat
Komunikasi masih terbatas status
Komunikasi tidak memandang stat
sosial dan reputasi dan bersifat
sosial, reputasi dan bersifat
formal
informal
Lebih mengutamakan kata-kata yang
Lebih mengutamakan aksi
diucapkan
Menggunakan intuisi dan rasa

Menggunakan logika dan fakta ya
Cultural Guide
i.
Menerima perbedaan sampai adanya
kesamaan/kecocokan
ii.
Menekankan deskrispsi dibandingkan
intepretasi/judgement
iii. Mengembangkan empati
iv.
Ubah interpretasi dalam suatu hal menjadi suatu
hipotesis yang dapat diubah lagi di kemudian hari