EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN
advertisement
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. AXIS OPTIKAL SKRIPSI Program Studi Akuntansi Nama : ZUKMA SHAUMI AZPHIT NIM : 43207110016 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. AXIS OPTIKAL SKRIPSI Program Studi Akuntansi Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi – Strata 1 Nama : ZUKMA SHAUMI AZPHIT NIM : 43207110016 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Zukma Shaumi Azphit NIM : 43207110016 Program Studi : Akuntansi Menyatakan bahwa skripsi ini adalah murni hasil karya sendiri. Apabila saya mengutip dari karya orang lain, maka saya mencantumkan sumbernya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Saya bersedia dikenai sanksi pembatalan skripsi ini apabila terbukti melakukan tindakan plagiat (penjiplakan). Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Jakarta, 29 Agustus 2009 (Zukma Shaumi Azphit) NIM : 43207110016 i LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI Nama : Zukma Shaumi Azphit NIM : 43207110016 Program Studi : S1 Akuntansi Judul Skripsi : Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal. Tanggal Ujian Skripsi : 29 Agustus 2009 Disahkan oleh, Pembimbing, (Fitri Indriawati. SE, M.Si) Tanggal : Dekan, Ketua Program Studi Akuntansi, ( Dra Yuli Harwani, MM. ) ( Nurul Hidayah, SE. AK, M.Si.) Tanggal : Tanggal : ii LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI Skripsi Berjudul EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. AXIS OPTIKAL Dipersiapkan dan Disusun oleh : Zukma Shaumi Azphit NIM : 43207110016 Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji pada tanggal 29 Agustus 2009 Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima Susunan Dewan Penguji Ketua Penguji/Pembimbing Skripsi Fitri Indriawati. SE, M.Si. Anggota Dewan Penguji Ratna Mappanyuki,SE,Ak.,M.Si Anggota Dewan Penguji Drs. Hadri Mulya, Msi. iii KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas Rahmat dan karunia yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal”. Skripsi ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana. Dalam menyusun skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan dan saran dari berbagai pihak. Maka dari itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ibu Dra Yuli Harwani, MM. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana. 2. Ibu Nurul Hidayah, SE. AK, M.Si. selaku ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana. 3. Ibu Fitri Indriawati, SE. AK, M.Si. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran, waktu, bimbingan, semangat dan pengetahuan dan nasehatnasehat yang sangat bermanfaat yang telah diberikan kepada penulis. iv 4. Seluruh dosen-dosen dan staf Program Studi Akuntansi Universitas Mercu Buana. 5. Kepada Kedua orang tua, terutama Mamaku tercinta yang selalu memberikan dukungan dan perhatiannya kepada penulis baik moril maupun materil. 6. Kepada Direktur dan Staff PT. Axis Optikal yang telah memberikan banyak pengetahuan kepada penulis. 7. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Akuntansi S1 angkatan 2007 terutama Angkatan 11. Terima kasih untuk semua Kenangan yang terindah dan Kesedihannya. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna mengingat terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat membantu penyempurnaan skripsi ini. Jakarta, 29 Agustus 2009 Zukma Shaumi Azphit v EVALUATION OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM PURCHASE AND CASH EXPENDITURE AT PT. AXIS OPTIKAL BY : ZUKMA SHAUMI AZPHIT 43207110016 ABSTRACT This research was about evaluation of accounting information system purchase and cash expenditure at PT. Axis Optikal. The purpose of this research is how to determine the suitability Accounting Information system purchase and cash expenditure at PT. Axis Optikal with Accounting Information system of purchasing and cash expenditure with generally accepted accounting. This research was using of the deskriptif kualitatif. The results of this research that the Accounting Information Systems Purchasing and cash expenditure at PT. Axis Optikal is in accordance with Accounting Information Systems generally accepted, but still there are some weaknesses in the general control of the PT. Optical Axis. Key words : Purchase, Cas Expenditure, PT. Axis Optikal vi EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. AXIS OPTIKAL OLEH : ZUKMA SHAUMI AZPHIT 43207110016 ABSTRAK Penelitian ini merupakan evaluasi dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui kesesuaian sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Axis Optikal dengan teori Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal yang diterapkan pada PT. Axis Optikal cukup sesuai dengan Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian secara umum pada PT. Axis Optikal. Kata Kunci : Pembelian, Pengeluaran Kas, PT. Axis Optikal vii DAFTAR ISI Halaman SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI …………………...………………. i LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ……………………………………...…...... ii LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ……………………..….……… iii KATA PENGANTAR ……………………………...……………..…….………… iv ABSTRAK …………………………………………………………...…………… vi DAFTAR ISI ………………………………………………….…………………… vii DAFTAR GAMBAR …………………………..…………….…….……………… xi DAFTAR LAMPIRAN ……………………….………..………………………… xii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian …………………..……………………… 1 B. Perumusan Masalah ………………………..………….…………… 3 C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ………..………….……………… 3 BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Sistem Informasi …………….………..…….……… 5 1. Pengertian Sistem …………………….………..……………… 5 viii 2. Ciri-Ciri Sistem ………………………………………………. 6 3. Pengertian Informasi …………………………………………. 7 4. Kualitas Informasi ……………………………………………. 7 5. Pengertian Sistem Informasi ………………………………….. 8 6. Karakteristik dan Fungsi Sistem Informasi …………....……… 9 B. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi ……………………….. 9 1. Pengertian Akuntansi ………………………………………… .9 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ………………………. 10 3. Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ……………… 11 4. Teori Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisi ……………12 5. Faktor-faktor yang Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ………………………………….. 13 C. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas 1. Sistem Pembelian Secara Manual …………..………………... 13 2. Sistem Pembelian Berbasis Komputer ……..………………… 17 3. Sistem Pengeluaran Kas secara Manual ………………………. 21 4. Sistem Pengeluaran Kas Berbasis Komputer …………………. 23 D. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Internal ……………………………………………… 24 E. Gambaran Umum Pembelian, Pengendalian Hutang dan Pengeluaran Kas …………………………………………………… 26 1. Sistem Pemrosesan Pembelian ………………………………... 26 ix 2. Pengendalian Siklus Pengeluaran …………………………….. 27 3. Sistem Pengeluaran Kas ……………….……………………… 28 4. Pengertian Kas ………………………………………………... 29 5. Cara Pengeluaran Kas …………………..…………………….. 30 6. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas ….…………………… 31 7. Laporan sebagai Output Sistem Informasi ……………………. 32 F. Pengendalian Aplikasi pada Sistem Terkomputerisasi …………… 33 1. Pengendalian Input ……………………………………………. 33 2. Pengendalian Proses …………………………………………. 34 3. Pengendalian Output ………………………………………….. 35 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan ………………….………………….. 36 1. Sejarah Perusahaan ………………………....………………… 36 2. Struktur Organisasi Perusahaan ………….…………………… 37 B. Metode Penelitian …………………………….….………………… 41 C. Metode Pengumpulan Data ………………………………………… 41 D. Metode Analisis Data ………………………………………………. 42 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Pembelian Barang Berdasarkan Program Erasoft pada PT. Axis Optikal ……………………………. 43 x 1. Fungsi yang Terkait …………………….……………………… 43 2. Dokumen yang Digunakan …………………..………………… 46 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ………..………………...… 46 B. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Berdasarkan Program Erasoft pada PT. Axis Optikal ……………………………. 49 1. Fungsi yang Terkait ……………………….…………………… 49 2. Dokumen yang Digunakan ……………..……………………… 50 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan …….…………………...… 51 C. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal . 53 1. Prosedur Pembelian ………………………..…………………… 53 2. Prosedur Pengeluaran Kas ……………………………………… 59 D. Evaluasi Pengendalian Intern Sistem Pembelian dan Pengeluaran 1. Kas pada PT. Axis Optikal ………………..………………….. 62 2. Pengendalian Intern atas Sistem Pembelian ……..…………… 63 3. Pengendalian Intern atas Sistem Pengeluaran Kas ………………64 4. Pengendalian Aplikasi ………………………………………… 65 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan …………………………………………………………. 71 B. Saran ………………………………………..……………………… 73 DAFTAR PUSTAKA ………………………………………...………………… 79 xi DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman 3.1 Struktur Organisasi ……………………………………………….. 37 4.1 Tampilan Sistem Purchase Order ………………………………… 54 4.2 Tampilan Sistem Pembuatan Surat Penerimaan Barang …………. 56 4.3 Tampilan Sistem Pengakuan Utang ……………………………….. 57 4.4 Tampilan Sistem Pembelian ………………………………………. 58 4.5 Tampilan Sistem Proses Pencatatan Pengeluaran Kas ……………. 60 4.6 Tampilan Sistem Pembuatan Jurnal Pengeluaran Kas ……………. 61 4.7 Tampilan Sistem Pelunasan Utang ………………………………... 62 4.8 Bagan Alir Sistem Pembelian Program Erasoft …………………… 69 4.9 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Program Erasoft …………….. 70 xii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Halaman 1 Bagan Alir Sistem Pembelian Secara Manual ……………… 75 2. Bagan Alir Sistem Pengeluran Kas secara Manual …………. 76 3. Bagan Alir Sistem Pembelian Berbasis Komputer ………….. 77 4. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Berbasis Komputer …….. 78 xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian Dengan meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, mengakibatkan peranan sistem informasi dalam kegiatan pemenuhan kebutuhan akan informasi yang akurat, efektif dan efisien, serta mudah juga semakin meningkat. Perkembangan tersebut menuntut adanya akuntansi yang dapat memberikan informasi keuangan secara transparan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak. Peran serta teknologi informasi memudahkan kita untuk dapat menggunakan sistem informasi yang pada awalnya dikerjakan secara manual yang terbatas jarak dan waktu, tetapi dengan adanya suatu sistem teknologi informasi, meski dengan jarak yang cukup jauh tiak akan menjadi hambatan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan aktual. Hal ini tentu saja sangat diperlukan oleh berbagai jenis perusahaan, teruatama perusahaan dagang. Dengan semakin berkembangnya sistem informasi khususnya dalam bidang akuntansi, maka pada perusahaan dagang dibutuhkan suatu software akuntansi untuk mempermudah proses pencatatan akuntansi dalam perusahaan. Pencatatan akuntasi dengan menggunakan software akuntansi akan lebih cepat dah hasilnya jauh lebih akurat dibandingkan dengan pencatatan yang dilakukan secara manual. 1 Akan tetapi pada prakteknya, kebanyakan software dan beberapa sistem pengoperasian yang dipakai saat ini dirancang tanpa banyak pemikiran untuk mencegah penyalahgunaan atau kejahatan komputer. Banyak analisis dan programmer komputer tidak mengetahui tentang prinsip umum pengendalian internal yang sangat erat kaitannya dengan sistem informasi akuntansi. Sebagai akibatnya, beberapa sistem informasi akuntansi dirancang tanpa fasilitas pengendalian yang memadai, sehingga sistem informasi akuntansi yang dibuat tidak memadai yaitu tidak adanya efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku. Dalam kegiatan operasi perusahaan khususnya perusahaan dagang, fungsi pembelian dan pengeluaran kas memegang peranan penting untuk kelancaran usaha perusahaan. Semua informasi-informasi tersebut diatas dapat diperoleh pimpinan atau manajemen secara cepat dan tepat apabila sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas dikoordinir dengan baik, sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Hal ini khususnya berlaku pada perusahaan yang memiliki tingkat kegiatan usaha yang cukup kompleks, terlebih lagi bagi perusahaan retail seperti PT. Axis Optikal yang saat ini memiliki supplier baik didalam maupun di luar negeri. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis mengambil judul “ EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. AXIS OPTIKAL “ 2 B. Perumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : Apakah Sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Axis Optikal telah sesuai dengan teori Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum ? C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah : Untuk mengetahui kesesuaian sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Axis Optikal dengan teori Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum. 2. Kegunaan Penelitian : a. Bagi Penulis Diharapkan sebagai bahan pertimbangan antara teori yang telah dipelajari dengan prakteknya dan menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Axis Optikal. b. Bagi Perusahaan yang ditinjau. Diharapkan dapat menjadi masukan dalam merancang suatu pengendalian internal yang memadai pada Sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas. 3 c. Bagi Pihak lain. Hasil penelitian yang terbatas ini diharapkan dapat menambah pengetahuan yang lebih mendalam bagi pembaca umumnya dan lingkungan pendidikan pada khususnya mengenai sistem Informasi Akuntansi. 4 BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Pada perkembangannya, semakin banyak istilah sistem yang bermunculan. Setiap orang boleh berpendapat berbeda tentang arti sistem tersebut, berikut ini akan dijelaskan tentang beberapa pengertian sistem dari beberapa pendapat, yaitu sebagai berikut : ”Merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu” (Mulyadi, 2001:1) Mendefinisikan ”sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. (Azhar, 2004:24) ”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jogianto, 2001:1) 5 Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. 2. Ciri-ciri Sistem Ciri-ciri sistem (Mulyadi, 2001:7) adalah sebagai berikut : a. Tujuan Sistem Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. b. Batas Sistem Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. c. Subsistem Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak. d. Hubungan dan Hirarki Sistem Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar. e. Input-Proses-Output Tiga komponen fungsi/subsistem adalah input, proses, dan output. Input merupakan segala sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem. Proses 6 merupakan perubahan dari input menjadi output. Output merupakan hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. f. Lingkungan sistem Lingkungan sistem adalah faktor-faktor diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Ada dua lingkungan dalam sistem yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah lingkungan yang berada didalam sistem dan lingkungan eksternal adalah lingkungan yang ada diluar sistem. 3. Pengertian Informasi Berikut ini akan disajikan beberapa pengertian mengenai informasi dari beberapa ahli sebagai berikut : ”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.” (Jogianto, 2001:8) “Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.” (Mcleod, 2001:15) “Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti.” (Azhar, 2004:46) Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah hasil pengolahan data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan. 4. Kualitas Informasi Suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 7 a. Akurat Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya dan dapat diandalkan. b. Tepat waktu Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan. c. Relevan Relevan artinya informasi diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tindakan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut. d. Lengkap Lengkap artinya informasi harus diberikan secara lengkap 5. Pengertian Sistem Informasi “Pengertian Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.” (Hall, 2001:7) Sistem informasi menurut Andri (2003:11) adalah sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. 8 Sistem Informasi menurut Muhammad dan Amin (2000:5) adalah sebagai berikut Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Dari pengertian diatas, secara garis besar Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu cara terorganisir mengumpulkan, memasukkan, memproses data, mengendalikan, dan menghasilkan informasi dengan berbasik proses manual atau computer untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi. 6. Karakteristik dan Fungsi Sistem Informasi Sistem informasi menurut Wilkinson (2001:6) mempunyai karakteristik dan fungsi sebagai berikut : a. Karakteristik sistem informasi secara umum meliputi jaringan komunikasi, tahap dan fungsi konfersi data, masukan data dan keluaran informasi, pengguna-pengguna informasi (users), sasaran/tujuan dan sumber daya. b. Fungsi / tugas suatu sistem informasi yaitu pengumpulan data pemrosesan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data serta penyediaan informasi. B. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi. Akuntansi merupakan media komunikasi dalam dunia usaha, dimana peranan akuntansi yang berlaku di setiap perusahaan itu berbeda. Hal ini tergantung pada jenis badan usaha, besar atau kecilnya suatu perusahaan, rumit atau tidaknya 9 masalah keuangan perusahaan tersebut. Akuntansi dapat berjalan dengan baik jika ditunjang oleh sistem yang memadai. “Proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi keuangan untuk memungkinkan adanya penilaian keputusan yang jelas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.” (American Accounting Association dalam Abdul, 2004:3) Menurut Arens dan Loebbecke dalam Amir (2000:3) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut : Akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. ”Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.” (Bodnard dan Hopwood, 2000:23) Sistem informasi menurut Azhar (2004:61) adalah sebagai berikut : Sistem Informasi merupakan kumpulan dari subsistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Dengan melihat dua pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling bekerja sama dan bertanggung jawab untuk menyediakan 10 informasi keuangan dan informasi yang didapat dari data transaksi untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perancangan sekarang dan operasi masa depan seperti pelaporan eksternal kepada pemerintah dan pihak-pihak luar perusahaan. 3. Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi a. Fungsi sistem informasi akuntansi semakin dirasakan kebutuhannya sejalan dengan semakin kompleksnya operasi suatu organisasi. Seperti dijelaskan dalam pengertian sistem informasi akuntansi diatas. Menurut Krismaji (2002:23), suatu organisasi mempunyai fungsi dasar sistem informasi akuntansi sebagai berikut: 1) Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efisien dan efektif. 2) Menghasilkan informasi yang berguna untuk pembuatan keputusan. 3) Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin data transaksi bisnis telah dicatat dan diproses secara akurat, serta untuk melindungi data tersebut dari aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan demikian sistem informasi tidak hanya berperan tetapi juga dalam pengendalian operasi dan yang lebih penting adalah fungsinya sebagai penyedia informasi yang berkualitas bagi pihak yang berkepentingan. b. Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi dalam bentuk keuangan yang diperuntukkan bagi pihak internal maupun pihak eksternal. Menurut Mulyadi (2001:19) dalam 11 bukunya yang berjudul sistem informasi, tujuan dari penyusunan sistem informasi akuntansi adalah untuk : 1) Menyediakan informasi bagi pengaolahan kegiatan usaha baru 2) Memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern 3) Mengurangi kegiatan klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi untuk melindungi aktiva perusahaan. 4. Teori Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi a. Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan data secara Real time Pendekatan Pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama. b. Pemrosesan Real Time Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktifitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi. 12 5. Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain : a. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai. b. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan c. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. C. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas 1. Sistem Pembelian Secara Manual Sistem informasi akuntansi pembelian diselenggarakan oleh suatu perushaan untuk menangani prosedur pembelian dalam rangka memperoleh barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. Proses dalam prosedur pembelian merupakan proses untuk mengolah data yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan melalui kerja sama antara unit atau bagian dalam perusahaan. Penyelenggaraan prosedur pembelian, permintaan penawaran 13 harga untuk menentukan pemasok, penempatan pesanan pembelian, penerimaan barang, penyimpanan barang dan pembayaran pencatatan. Secara umum, berbagai prosedur yang dijelaskan dapat diaplikasikan untuk perusahaan manufaktur maupun ritel. Dalam perusahaan ritel membeli barang jadi untuk dijual kembali. Fungsi pengendalian persediaan yang akan memberi otorisasi pembelian untuk jenis perusahaan ini. Flowchart dapat dilihat pada lampiran 1. a. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalm sistem akuntansi pembelian adalah : 1) Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih oleh pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang 14 diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. b. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pembelian adalah: 1) Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2) Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut rupiah pembelian yang besar. 3) Surat order pembelian 15 Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4) Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5) Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6) Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. c. Catatan Akuntansi yang digunakan 1) Register bukti kas keluar Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar 16 2) Jurnal pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3) Kartu utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4) Kartu persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 2. Sistem Pembelian Berbasis Komputer Banyak dari berbagai fungsi manual sama dengan sistem yang terkomputerisasi. Perbedaan utamanya adalah bahwa berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagan alir dapat dilihat pada lampiran 3. a. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalm sistem akuntansi pembelian adalah : 1) Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang membuat surat permintaan pembelian, dan membuat surat order pembelian yang 17 diperoleh dari bagian pembelian, serta membuat laporan penerimaan barang. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa lembar, menerima laporan penerimaan barang dan memeriksa dan mencocokkannya dengan faktur yang diperoleh dari pemasok. 3) Fungsi penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima dan melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok serta membuat laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang dibuat beberapa lembar dan dikirim ke bagian pembelian dan bagian gudang bersamaan dengan barang. 4) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. b. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pembelian adalah: 18 1) Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2) Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut rupiah pembelian yang besar. 3) Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4) Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5) Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 19 6) Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. c. Catatan Akuntansi yang digunakan 1) File Induk a) File Induk Pemasok Berisikan nomor pemasok, alamat, syarat pembelian, tanggal pemesanan terakhir, waktu tunggu. b) File induk persedian Berisikan nomor persediaan, deskripsi, jumlah digudang, jumlah yang dipesan, EOQ, nomor pemasok, biaya standar, biaya persediaan total. 2) File Transaksi a) File Pesanan pembelian Berisikan nomor pesanan pembelian, nomor permintaan pembelian, nomor persediaan, jumlah yang dipesan, nomor pemasok, alamat, biaya standar, nilai perkiraan faktur, tanda persediaan. b) File voucher 20 Beriksikan nomor voucher, nomor cek, nomor faktur, akun debet, akun kredit, nomor pemasok, tanggal dibuka, tanggal jatuh tempo, tanggal ditutup. 3. Sistem Pengeluaran Kas Secara Manual Bagan alir terperinci mengenai sistem pengeluaran kas secara manual disajikan pada lampiran 2. a. Fungsi yang terkait 1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas misalkan bagian utang, maka permintaan cek harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable sistem, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas 2) Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 3) Fungsi akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal 21 pengeluaran kas, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4) Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jwab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. b. Dokumen yang digunakan 1) Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2) Cek Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3) Permintaan cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat buku kas keluar. c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Jurnal pengeluaran kas 22 Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. 2) Register cek Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. 4. Sistem Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Banyak dari berbagai fungsi manual sama dengan sistem yang terkomputerisasi. Perbedaan utamanya adalah bahwa berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagan alir dapat dilihat pada lampiran 4. a. Fungsi yang terkait : Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas berbasis komputer adalah : 1) Kasir Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran dan mencocokkan tagihan dengan data-data yang harus dilengkapi, kemudian menandatangani cek dan melakukan pembayaran terhadap pemasok, membuat bukti kas keluar disertai oleh dokumen pendukung dan bukti pembayaran. 2) Departemen pengolahan data 23 Fungsi ini menerima data dari kasir, beserta bukti kas keluar dan dokumen pendukung lalu mengolah data, membuat pencatatan kembali total hutang. b. Dokumen yang digunakan 1) Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2) Cek Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3) Permintaan cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat buku kas keluar. c. Catatan Akuntansi yang digunakan File Bukti kas keluar Berisikan tentang kode pemasok, nama pemasok, tanggal, nomor cek, nomor faktur , keterangan dan jumlah pengeluaran kas. D. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern Seperti terlihat dalam fungsi dasar sistem informasi akuntansi yang ketiga yaitu bertujuan untuk melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin data transaksi bisnis telah dicatat dan diproses secara akurat dan dapat dipercaya, menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan 24 tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan, dan melindungi data tersebut dan aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa didukung dengan struktur pengendalian intern yang memadai sistem informasi akuntansi tidak akan menghasilkan informasi keuangan yang andal untuk pengambilan keputusan. Demikian juga agar struktur pengendalian intern dapat berjalan dengan efektif sehingga dapat dihasilkan informasi keuangan. Maka dibutuhkan dukungan dan sistem informasi akuntansi yang mampu mengakomodasi pencapaian tujuan pengendalian internnya. AICPA dalam Zaki (2000:13) memberikan pengertian pengendalian intern dalam arti yang luas sebagai berikut : ”Pengendalian itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dialam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.” Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi diatas adalah untuk : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi dan, 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 25 E. Gambaran Umum Pembelian, Pengendalian Hutang dan Pengeluaran Kas 1. Sistem Pemrosesan Pembelian Menurut Hall (2007:318) Berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian dijelaskan dalam tahapan sebagai berikut : a. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha. b. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha. c. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke gudang. d. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan. e. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan. 26 f. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini akan direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan. 2. Pengendalian Siklus Pengeluaran Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan sebagai berikut : a. Otorisasi Transaksi Subsistem pembelian. Bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secara terus menerus. Ketika tingkat persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan pembelian Subsistem Pengeluaran Kas. Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan, staf administrasi bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. Jurnal pengeluaran kas yang berisi nomor voucher mengotorisasi tiap cek dan merupakan jejak audit untuk memverifikasi autentikasi setiap cek yang ditulis. b. Pemisahan Pekerjaan Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang. Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utamanya adalah persedian. Bagian pengendalian 27 persediaan mencatat secara terperinci berbagai aktiva tersebut, sementara bagian gudang harus menyimpannya. Pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas. Aktiva yang berpotensi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengendalaikan aktiva ini adalah buku pembantu utang usaha dan akun kas dibuku besar. Seseorang dengan tanggung jawab gabungan antara menulis cek, mencatat akun kas, dan mencatat utang usaha dapat melakukan penipuan di perusahaan. c. Supervisi Area yang mendapat manfaat paling banyak dari supervisi di siklus pengeluaran adalah bagian penerimaan. Banyak sekali jumlah aktiva yang bernilai mengalir melalui area ini ke gudang. Supervisi yang ketat dibagian ini akan mengurangi peluang terjadinya dua jenis eksposur : kegagalan untuk memeriksa aktiva secara tepat dan pencurian aktiva. d. Pencurian Aktiva. Bagian penerimaan kadang kacau dan tidak teratur dalam masa-masa sibuk. Di situasi ini, persediaan yang masuk menghadapi potensi pencurian kecuali jika diamankan di gudang. Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit. 3. Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan 28 bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak peringkat kreditnya. Berikut ini merupakan informasi dasar dan arus sumber daya sistem pengeluaran kas. Sistem ini terdiri atas tiga proses : a. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran. b. Proses pengeluaran kas membuat membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut. c. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha. 4. Pengertian Kas “Kas adalah uang dalam bentuk tunai maupun rekening Bank yang dimiliki perusahaan.” (Soemarso, 2001:27) 29 Sedangkan dari segi akuntansi yang dimaksud dengan Kas adalah segala sesuatu baik berbentuk uang maupun bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu baik berbentuk uang maupun bukan yang dimiliki perusahaan dan dapat dipergunakan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. 5. Cara Pengeluaran Kas Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratif nya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Cek tersebut, bersama dengan berbagai dokumen pendukungnya, masuk ke manajer bagian pengeluaran kas, atau bendahara, untuk ditandatangani. Bagian cek yang dapat dipertukanrkan dikirim ke pemasok, dan staf administrasi akan melampirkan salinan dari cek tersebut ke paket voucher sebagai bukti pembayaran serta menyimpan salinan ketiga. Staf administrasi tersebut akan menandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke bagian utang usaha. Setelah menerima paket voucher tersebut, staf administrasi bagian utang usaha menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup. Terakhir, staf administrasi bagian pengeluaran kas 30 meringkas berbagai entri yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal berikut ini ke bagian buku besar : Debit Utang usaha Kredit XXX Kas XXXX 6. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Untuk membiayai kegiatannya baik yang rutin atau tidak, maka perusahaan melakukan pengeluaran kas. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan benarbenar dilakukan untuk kepentingan kegiatan perusahaan. Pengendalian internal pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran uang tunai, untuk melunasi utang atau biaya-biaya yang telah disetujui seperti halnya penerimaan kas, pengeluaran kas tergantung dari bidang usaha perusahaan. Pada perusahaan jasa simpan pinjam seperti bank, pengeluaran kas yang utama adalah memberikan pinjaman kepada para peminjam. Sedangkan pada perusahaan dagang dan industri, pengeluaran kas yang utama adalah pembelian barang dagangan atau bahan baku. Prinsip-prinsip dan ketentuan pengendalian internal atas pengeluaran kas adalah sebagai berikut: a. Keharusan pada adanya persetujuan dari faktur-faktur pembelian, pengisian dana kas kecil, dan sebagainya oleh masing-masing kepala bagian utang untuk dibayar. b. Perkiraan-perkiraan dan jumlah-jumlah yang tercatat dalam voucher-voucher harus ditinjau dan diverifikasi. 31 c. Tiap voucher harus dicatat dalam register voucher. d. Persetujuan akhir dalam pembayarannya harus dilakukan oleh pejabat yang berwenang e. Penyimpanan-penyimpanan yang telah dibayar untuk referensi. f. Pemisahan fungsi pembuatan voucher, pembuatan cek, pencatatan cek, dan penandatanganan cek. g. Semua cek dan voucher diberi nomor-nomor urut tercetak dan cek-cek dibatalkan harus disimpan dan dicatat. Pengendalian internal yang baik mengharuskan setiap transaksi pengeluaran kas dilakukan dengan cek dan transaksi pengeluran kas yang tidak dilakukan dengan cek (yang jumlahnya relatif kecil) dapat dilakukan melalui dana kas kecil. 7. Laporan sebagai Output Sistem Informasi Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang penting karena dapat membantu manajemen dalam rangka membuat perencanaan, pengoperasian, operasi sehari-hari, dan sebagai pengendalian seluruh kegiatan perusahaan. Agar suatu laporan bermanfaat bagi penerimanya maka laporan harus mengandung prinsip-prinsip yang menurut Zaki (2000:6) a. Pertanggung jawaban Laporan harus disusun dengan tanggung jawab bagian-bagian dalam perusahaan 32 b. Pengecualian Laporan harus menunjukkan hal-hal yang menyimpang dari standar/budget. c. Perbandingan Laporan harus dapat diperbandingkan dengan kriteria tertentu d. Ringkas Laporan untuk bagian yang lebih tinggi harus lebih ringkas agar dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas. e. Komentar Laporan berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun laporan. F. Pengendalian Aplikasi pada Sistem Terkomputerisasi 1. Pengendalian Input a. Otorisasi Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan terlebih dahulu diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum dilakukan proses penginputan pada program. b. Konversi Data Input Setiap data yang di input dirubah ke dalam bentuk yang telah ditentukan oleh sistem Apabila terdapat ketidakcocokan atau salah input pada kode barang maka program tidak akan dapat memproses data tersebut. c. Koreksi kesalahan Transaksi yang diinput ke sistem segera diperiksa oleh bagian yang berwenang. Apabila terdapat kesalahan, bagian gudang harus segera 33 melaporkan kepada kepala gudang, karena koreksi kesalahan pada sistem hanya dapat dilakukan oleh kepala gudang dan bagian akuntansi. 2. Pengendalian Proses a. Control totals (Pengendalian Total) Sistem pembelian dan pengeluaran kas pada perusahaan dilengkapi dengan pengendalian total yang berfungsi sebagai penunjuk total harga dan sebagai alat untuk mengecek total harga disesuaikan dengan invoice yang diperoleh dari pemasok. b. File identification labels (Pengidentifikasian File) Terdapat kode barang yang merupakan primary key. Apabila diinput kode barang yang salah, sistem akan menolak data tersebut. c. Limit and reasonableness checks (Pengendalian terbatas dan beralasan) Memiliki limit yang berfungsi sebagai parameter pengendalian stok d. Before-and-after report e. Sequence test (Pengecekan Lanjutan) Dilakukan pengecekan lanjutan (sequence test) setelah posting, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah proses posting telah berjalan dengan baik, dan apakah masih ada transaksi yang belum diposting. f. Process tracing data (Proses penyusuran data) Dilakukan proses tracing data yang digunakan apabila terdapat kesalahan pada program. Proses ini hanya dapat dilakukan oleh bagian IT. Bagian IT berusaha mencari penyebab kesalahan dan memperbaikinya. 34 3. Pengendalian Output Pengendalian terhadap pengaksesannya orang-orang tertentu saja yang dapat mengambil dan mendapatkan media laporan tercetak tersebut dengan maksud supaya mereka yang tidak berhak dapat menggunakan untuk maksud-maksud yang merugikan. a. Laporan keuangan hanya dibuat oleh manager keuangan. Sebelum membuat laporan keuangan, manager keuangan memeriksa kembali data-data yang dicek oleh bagian akuntansi. b. Laporan Keuangan hanya ditujukan kepada pihak yang berwenang yaitu general manager dan direktur utama perusahaan. c. Pemberian nomor urut pada media laporan cetak sehingga bila ada yang hilang akan dapat mudah diketahui. d. Bila laporan sudah tidak digunakan lagi oleh pemakai pada suatu saat. Tetapi masih penting untuk digunakan dimasa mendatang, maka laporan tersebut harus diarsipkan dengan baik. Apabila umur laporan sudah habis dan laporan sudah tidak digunakan lagi selamanya, maka laporan tersebut dapat dimusnahkan. 35 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan PT. Axis Optikal merupakan Perusahaan yang bergerak di Bidang usaha retail spesial Sunglass dan Optik. PT Axis Optikal berkantor pusat Jl. Suryapranoto No. 20 Jakarta Pusat. PT. Axis Optikal bermula dari sebuah perusahaan yang bernama PT. Inti Opto Tama yang didirikan pada tahun 1989. PT INTI merupakan peusahaan Induk dari PT. Axis. PT Inti Opto Tama bergerak dibidang optikal dengan menjadi supplier bagi optic-optik terkemuka diseluruh Indonesia. PT. Inti Opto Tama berkeinginan untuk mengembangkan usahanya, maka dibentuklah sebuah gagasan untuk mendirikan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang retail yang dinamakan PT. Axis Optikal yang dikhususkan untuk menangani Usaha retail ke seluruh Departement Store yang ada diseluruh Indonesia. Seiring dengan berjalannya waktu dan kemajuan Zaman, PT. Axis tidak hanya bergerak pada spesialis sunglass dan optic saja, PT Axis juga mengembangkan usahanya dengan jenis yang berbeda yaitu softlense dan 36 solution. Kini PT. Axis Optikal telah memiliki banyak cabang yang tersebar diseluruh Departement store yang ada diseluruh Indonesia. 2. Struktur Organisasi Perusahaan Organisasi merupakan kerangka yang dapat menggambarkan kegiatan perusahaan secara keseluruhan mengenai pembagian tugas dan hubungan masing-masing bagian dalam suatu perusahaan menuju sasaran keseimbangan antara tugas dan tanggung jawab. Organisasi yang baik merupakan syarat bagi suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan jelas dan dimengerti oleh seluruh karyawan. Bagan struktur organisasi PT Axis Optikal adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur Organisasi DIREKTUR UTAMA Merchandise General Manager Holding General Manager Marketing Internal Audit Marketing Division Sales Division Finance & Tax Division Accounting Division Sumber : PT Axis Optical 37 Warehouse Division IT Division HRD Division Tugas-tugas jabatan atau bagian yang ada dalam PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : a. Direktur Utama 1) Sebagai pemimpin tertinggi dalam perusahaan dan bertanggung jawab atas jalannya perusahaan, 2) Mengawasi pekerjaan dan tindakan General Manager, 3) Mewakili perusahaan dengan sah dan langsung dalam pengadilan maupun diluar pengadilan. b. Merchandise 1) Melakukan pembelian produk yang akan dipasarkan, 2) Bekerjasama dengan General Manager Marketing untuk mernyusun rencana pembelian, 3) Bertanggung jawab dalam mengawasi persediaan barang dagangan yang ada di counter-counter. c. General Manager Marketing 1) Merencanakan dan menentukan program pelaksanaan dari kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Direktur Utama dalam bidang pemasaran, 2) Memasarkan produk secara merata ke seluruh daerah pemasaran yang sudah ada maupun yang baru, agar tercapai volume penjualan yang maksimal. yang membawahi Sales Division (SPG) yang ditempatkan di counter-counter penjualan. d. Marketing Division 38 Marketing Division atau biasa disebut dengan Supervisor Sales Mempunyai tugas untuk membantu menjalankan rencana General Manager Marketing, agar tercapainya volume penjualan yang maksimal, Supervisor sales dibagi dalam beberapa area baik didalam maupun di luar kota. e. Sales Division (SPG) Ditempatkan di counter-counter penjualan yang ada di dalam maupun luar kota, bertugas untuk menawarkan produk dan melakukan transaksi penjualan pada customer. f. General Manager Holding 1) Mengawasi jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetepakan oleh Direktur Utama. 2) Merumuskan dan menetapkan rencana jangka pendek yang tidak bertentangan dengan tujuan serta rencana jangka panjang perusahaan, 3) Mengkoordinir tugas-tugas Finance Division, Accounting Division, IT Division, dan HRD Division. g. Internal Audit 1) Menjamin berjalannya sistem dan prosedur yang ada di perusaahaan, 2) Menjaga dan mengamankan Asset perusahaan dengan cara malakukan Stock Opname h. Finance and Tax Divison 39 1) Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan kas, seperti pembayaran hutang, pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasi perusahaan, dan menerima pelunasan penjualan dari counter-counter. 2) Melakukan penagihan piutang terhadap counter-counter atau departement store yang berkaitan dengan kegiatan operasi perusahaan. 3) Mencatat, melaporkan dan membayar pajak dengan tepat waktu. i. Accounting Division 1) Melakukan pengecekan terhadap data pembelian, input harga pokok pembelian, pengiriman barang ke counter, retur dari counter. 2) Input penjualan, menjurnal semua transaksi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. 3) Membuat laporan keuangan yang cepat, tepat dan akurat. j. Warehouse Division Mengkoordinir transaksi pengiriman barang ke counter-counter yang ada didalam maupun diluar kota, memeriksa retur barang dari counter, melakukan pemeriksaan terhadap data pembelian. k. IT Division Mengatasi segala masalah yang berhubungan dengan Program dan komputer, serta melakukan backup harian. l. HRD Division Merekrut karyawan baru, menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kinerja karyawan pada perusahaan. 40 B. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif, yang bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal. C. Metode Pengumpulan Data Metode penulisan yang dilakukan dalam mengumpulkan data-data untuk penulisan ini dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut : 1. Penelitian Lapangan ( Field Research ) Penelitian lapangan adalah penelitian yang dilakukan langsung pada objek yang diteliti, dalam hal ini yaitu para staff keuangan pada perusahaan yang diteliti. Pengumpulan data melalui penelitian lapangan (field research) ini diperoleh melalui dua cara utama yakni metode Observasi dan Wawancara. Penjelasan mengenai metode observasi dan wawancara dijelaskan secara singkat sebagai berikut : a. Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan mengamati secara langsung objek penelitian. b.Wawancara, dalam metode ini usaha dalam mengumpulkan data dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait langsung dengan topik yang sedang diamati, sehingga didapatkan informasi yang akurat mengenai sistem informasi akuntansi di perusahaan tersebut. 41 2. Penelitian Kepustakaan (library research) Penelitian kepustakaan yaitu teknik berdasarkan literatur guna memperoleh dasar teoritis dalam pemecahan masalah yang diteliti. Data dari literatur berguna sebagai bahan pertimbangan atas data yang diperoleh dari penelitian. D. Metode Analisis Data Metode analisis data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Model analisis data yang dipilih yaitu dengan cara menyajikan informasi akuntansi berupa bagan alur prosedur dan fungsi yang terkait dengan pembelian barang dan pengeluaran kas. Data-data ini kemudian dibandingkan dengan teori yang ada, sehingga dapat menghasilkan kesimpulan kesesuaian antara Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku di PT. Axis Optikal dengan Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku umum. 42 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Pembelian Barang Berdasarkan Program Erasoft Pada PT. Axis Optikal Sistem Informasi Akuntansi berperan penting dalam kegiatan operasi perusahaan yaitu dengan cara menghasilkan informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Pembelian barang dagang pada PT. Axis Optikal dilakukan secara kredit dengan term of payment berdasarkan pada perjanjian awal dengan pemasok. Meskipun penjualan terjadi dicabang-cabang, namun pembelian barang dagang dilakukan secara terpusat di kantor pusat. Dalam operasional sehari-hari PT. Axis Optikal menggunakan Program Erasoft. 1. Fungsi-Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait pada pembelian barang dagangan pada PT. Axis Optikal adalah : a. Bagian Pembelian Bagian Pembelian pada PT. Axis Optikal merangkap juga sebagai Merchandising yang bertanggung jawab untuk : 1) Melakukan pesanan pembelian barang dagangan kepada pemasok. 43 2) Sebagai merchandising yang bertanggung jawab untuk melakukan control terhadap barang-barang yang ada di cabang dan melakukan pembaharuan terhadap jenis barang yang ada dicabang. 3) Mencetak dokumen Purchase Order menjadi 5 rangkap yang akan didistribusikan ke Pemasok, bagian Finance, Bagian Akuntansi, Gudang, dan Arsip bagian pembelian. 4) Menginformasikan kepada bagian gudang mengenai data pembelian barang dagang. 5) Input dokumen purchase order (PO) pada program Erasoft yang disebut dengan Puchase Order System. b. Bagian Penerimaan (Incoming Checker) Bagian ini bertanggung jawab untuk : 1) Menerima barang yang dikirimkan berdasarkan Purchase order yang dikirim bagian pembelian. Bagian penerimaan ini menerima barang secara fisik dan menandatangani surat-surat jalan dari ekspedisi. 2) Memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang diterima. Apabila ada perbedaan antara kualitas maupun kuantitas barang tersebut, maka bagian penerimaan segera melaporkan kepada bagian pembelian. c. Bagian gudang Bagian ini bertanggung jawab untuk : 44 1) Menjamin keamanan dan kebersihan persediaan barang dagangan maupun keutuhan barang inventaris gudang baik secara fisik maupun melalui control administrasi. 2) Mengatur dan mengawasi proses penerimaan barang dagangan sesuai dengan dokumen yang sah. 3) Input data bukti penerimaan barang atau biasa disebut dengan MG ke dalam komputer dengan memanggil nomor Purchase Order yang diterbitkan oleh bagian Pembelian. 4) Membuat surat pengiriman barang ke counter-counter, dan menerima retur dari counter-counter. d. Bagian Akuntansi 1) Memeriksa dokumen bukti penerimaan barang (MG) beserta Purchase Order (PO) dengan Program dikomputer yang bernama Erasoft Inventory Control. 2) Input harga pokok penjualan barang dagang ditambahkan dengan ongkos kirim pembelian barang dagang. 3) Input jurnal pembelian barang dagang pada Program Erasoft. 4) Menerima bukti pembayaran utang dari bagian Finance dan input jurnal pembayaran utang pada Program Erasoft. 45 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dan dihasilkan dalam sistem pembelian PT. Axis Optikal berdasarkan program aplikasi Erasoft adalah sebagai berikut : a. Purchase Order Yaitu dokumen resmi yang diterbitkan oleh bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok. Dokumen ini dibuat 5 lembar yang didistribusikan kepada pemasok, bagian gudang, bagian finance, bagian Akuntansi, dan arsip untuk bagian pembelian. b. Bukti Penerimaan Barang Yaitu dokumen yang terbit setelah barang diterima dan di periksa oleh bagian penerimaan, kemudian di input di dalam program Erasoft. Bukti penerimaan dibuat 3 lembar, dokumen ini didistribusikan ke bagian Akuntansi, bagian Finance dan sebagai arsip di bagian gudang. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Modul Purchase Order System Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang diinput oleh bagian Pembelian, modul ini berisi tentang data pembelian, termasuk data lengkap mengenai pemasok. Selain berfungsi sebagai file induk pembelian, modul ini juga berfungsi sebagai file transaksi pembelian yang mencatat setiap pemesanan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Modul ini juga digunakan oleh bagian Akuntasi untuk menginput harga pokok penjualan. 46 b. Modul Inventory Control System Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan barang yang diinput oleh bagian gudang. Modul ini juga berfungsi sebagai file persediaan karena mencatat segala penambahan ataupun pengurangan barang dagang pada kantor pusat maupun counter-counter yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia. Selain itu, modul ini juga berfungsi sebagai alat untuk mencocokkan Purchase order dengan bukti penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian Akuntansi. c. Modul Receiving system Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, modul ini digunakan untuk menarik nomor penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang. Modul ini juga berhubungan dengan modul account payable. d. Modul Account Payable Modul ini digunakan untuk mencatat semua informasi invoice, pembayaran dan saldo hutang untuk masing-masing pemasok tercakup disini. Setiap transaksi pembelian dan pembayaran akan tercatat dan terupdate secara sistem. e. Modul General Ledger Merupakan muara dari modul-modul yang lain. Setiap transaksi yang diinput ke sistem akan terupdate di modul general ledger ini sehingga dapat dihasilkan laporan keuangan. 47 Setelah menguraikan penerapan sistem informasi akuntansi pembelian yang berjalan pada PT. Axis Optikal, maka penulis akan memberikan evaluasi mengenai sistem pembelian tersebut. Evaluasi tersebut adalah sebagai berikut: Terdapat kesamaan antara sistem pembelian yang diterapkan oleh PT. Axis Optikal dengan teori yang berlaku umum yaitu sebagai berikut : 1) Dalam sistem pembelian telah dilakukan fungsi operasi pembelian dan fungsi pencatatan pembelian sudah cukup baik. 2) Digunakan dokumen rangkap yang dapat memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengadakan pengawasan. 3) Bagian penerimaan dan bagian administrasi gudang sudah terpisah. 4) Setiap staf administrasi gudang memiliki password masing-masing untuk dapat login ke program erasoft, sehingga memungkinkan untuk melakukan pengecekan apabila terjadi pelanggaran. Sedangkan Perbedaan sistem pembelian yang diterapkan oleh PT. Axis Optikal dengan teori yang berlaku umum yaitu sebagai berikut : 1) Di dalam teori, fungsi gudang adalah membuat surat permintaan pembelian untuk diserahkan kepada bagian pembelian yang selanjutnya dibuatkan Purchase order oleh bagian pembelian kepada supplier, sedangkan pada PT. Axis Optikal tidak terdapat surat permintaan barang, karena bagian pembelian melakukan pengecekan langsung pada program erasoft sehingga mengetahui langsung jenis dan jumlah barang yang harus segera dipesan kepada supplier. 48 2) Tidak terdapat Surat perubahan Order pembelian karena bagian gudang hanya melakukan input data sesuai dengan data dan jumlah barang yang diterima. Apabila ada kekurangan barang cacat pihak gudang segera melakukan konfirmasi pada bagian pembelian, dan bagian pembelian segera melakukan konfirmasi kembali kepada supplier. B. Sistem Informasi Pengeluaran Kas Berdasarkan Program Erasoft Pada PT. Axis Optikal Pembayaran atas barang dagangan pada PT. Axis Optikal dilakukan dengan menggunakan giro atas nama atau transfer, sesuai dengan perjanjian awal dengan pemasok. 1. Fungsi-Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas pada PT. Axis Optikal: a. Bagian Finance 1) Bagian ini bertanggung jawab melakukan pembayaran ke pemasok sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. 2) Menerbitkan bukti pengeluaran kas dan menginput ke dalam program Erasoft Cash and Bank management b. Penandatangan cek Penandatangan cek bertugas menandatangani cek sesuai dengan lampiran dokumen pembayaran. c. Bagian Akuntansi 49 1) Menginput jurnal pelunasan pembayaran utang ke dalam komputer dan menandatanganinya. 2) Mengarsip bukti pengeluaran bank secara prenumbered. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang diguankan pada system pengeluaran kas pada PT Axis Optikal: a. Lembar Prosedur Pembayaran Dokumen ini digunakan dalam prosedur pembelian barang dagangan sebagai syarat pembayaran kepada pemasok yang dilakukan oleh bagian Finance. Lembar prosedur pembayaran terdiri dari Purchase Order, Surat Jalan, dan Bukti penerimaan Barang (MG). b. Invoice Dokumen ini merupakan bukti tagihan dari pemasok. Dokumen ini digunakan sebagai dasar transaksi pengeluaran kas/bank. c. Cek/Giro atau Slip Setoran Bank 1) Cek Merupakan dokumen pembayaran yang sah. Bagian keuangan menyiapkan cek untuk melakukan pembayaran kepada pemasok. Cek harus ditandatangani oleh Direktur atau General Manajer. 2) Slip setoran digunakan pada saat bagian keuangan melakukan transaksi pengeluaran kas melalui pihak bank dan dijadikan sebagai bukti pembayaran tagihan kepada pemasok. d. Bukti Pengeluaran Kas 50 Dokumen ini digunakan oleh bagian finance sebagai catatan atas transaksi pengeluaran kas atau bank untuk membayar tagihan pemasok. Dokumen ini ditandatangani oleh bagian General manajer, manajer keuangan, kasir dan bagian Akuntansi. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan pada Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : a. Modul Erasoft Cash Management Berisikan tentang informasi pengeluaran dan pemasukan dana. Modul ini diisi oleh bagian finance, lalu diterbitkan menjadi bukti penerimaan kas ataupun bukti pengeluaran kas. Kemudian bagian akuntasi menerima bukti tersebut dan melengkapi jurnal penerimaan dan pengeluaran kas pada Modul Erasoft Cash Management b. Modul Account Payable Modul ini mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasok. Seluruh hutang dan pembayaran tercakup di module ini. c. Modul General Ledger Semua modul yang ada dalam system Erasoft ini berhubungan ke modul general ledger. Semua tahapan dan proses yang membentuk jurnal otomatis akan terupdate di modul ini, sehingga dapat dihasilkan laporan keuangan yang akurat. 51 Setelah menguraikan penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang berjalan pada PT. Axis Optikal, maka penulis akan memberikan evaluasi mengenai sistem pengeluaran kas tersebut. Evaluasi tersebut adalah sebagai berikut : Terdapat kesamaan antara sistem pengeluaran kas yang diterapkan oleh PT. Axis Optikal dengan teori yang berlaku umum yaitu sebagai berikut : 1) Dokumen bukti pengeluaran kas harus selalu diotorisasi oleh manajer keuangan dan akuntansi. 2) Banyak keterlibatan staf, sehingga mengurangi terjadinya kecurangan dalam pengeluaran kas. Pada perusahaan ini bagian finance hanya menginput keterangan pengeluaran kas, sedangkan yang menjurnal pengeluaran kas tetap dilengkapi oleh bagian akuntansi. Hal ini mengurangi kemungkinan terjadinya fraud. Sedangkan Perbedaan sistem pembelian yang diterapkan oleh PT. Axis Optikal dengan teori yang berlaku umum yaitu sebagai berikut : 1) Fungsi terkait pada teori tidak terdapat penandatangan cek, sedangkan pada PT. Axis pendandatangan cek merupakan fungsi terkait yang cukup penting yang dapat juga digunakan sebagai pengendalian 2) Pada teori terdapat permintaan cek yang berfungsi sebagai sarana permintaan kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar, sedangkan pada PT. Axis bagian keuangan yang membuat Bukti kas keluar 52 setelah mengeluarkan uang dan terdapat bukti pembayaran yang dilampirkan dan diserahkan ke bagian akuntansi. C. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal 1. Prosedur Pembelian Bagan alir yang menjelaskan tentang prosedur pembelian pada PT. Axis Optikal dapat dilihat pada gambar 4.8 Penjelasannya dari bagan alir tersebut adalah sebagai berikut : a. Prosedur ini dimulai dari bagian pembelian atau bagian merchandise membuat perencanaan pesanan atau membuat jumlah barang yang dibutuhkan berdasarkan kartu stok persediaan barang. Setelah melakukan perencanaan, maka bagian ini membuat Purchase Order yang ditandatangai oleh bagian pembelian. Purchase order tersebut terdiri dari 5 lembar yang didistribusikan kepada pemasok, bagian finance, bagian akuntansi, bagian gudang dan untuk arsip bagian pembelian. Berikut Proses pembuatan Purchase Order dalam sistem dapat dilihat pada gambar berikut : 53 Gambar 4.1 Tampilan sistem purchase order Sumber : PT. Axis Optikal b. Setelah mengirimkan Purchase order pada pemasok, maka bagian pembelian akan menginformasikan kepada bagian gudang mengenai barang-barang yang dibeli (nama barang, jumlah barang dan tanggal kedatangan barang tersebut. c. Berdasarkan purchase order, pemasok akan mengirimkan barang-barang yang dipesan kepada bagian gudang. d. Setelah barang diterima digudang, barang akan diperiksa oleh bagian penerimaan barang apakah sesuai dengan sesuai dengan surat jalan (SJ). Jika sesuai maka surat jalan akan segera ditandatangani. 54 e. Setelah itu, bagian penerimaan barang segera memeriksa kualitas dan kuantitas barang dan mencocokkannya dengan purchase order yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian. Apabila terdapat kekurangan atau kecacatan barang maka bagian penerimaan barang segera melaporkan hal tersebut kepada bagian pembelian, agar bagian pembelian segera melaporkan kekurangan atau kecacatan barang tersebut kepada pemasok. f. Setelah proses pengecekan tersebut selesai, bagian penerimaan segera mencatatnya ke dalam buku penerimaan barang. Dan menginformasikan jenis barang, nama barang dan jumlah barang kepada pihak gudang agar segera dibuatkan diinput ke dalam komputer (Erasoft Inventory control system). Dari proses tersebut akan menghasilkan Surat penerimaan barang (MG) yang terdiri dari 3 lembar yang didistribusikan ke bagian finance, bagian akuntansi, dan arsip untuk bagian gudang. Proses pembuatan surat penerimaan barang pada sistem adalah sebagai berikut: 55 Gambar 4.2 Tampilan sistem pembuatan surat penerimaan barang Sumber : PT. Axis Optikal proses pembuatan surat penerimaan barang tersebut secara otomatis akan menghasilkan jurnal pada General ledger system sebagai berikut : Kode Jurnal 11100005 11040004 Nama Jurnal Persediaan Ayat Silang Stok Debet XXX Kredit XXX g. Setelah itu bagian gudang mendistribusikan Surat penerimaan barang, ke bagian akuntansi. h. Oleh bagian akutansi surat penerimaan barang tersebut di gabungkan dengan purchase order, dan invoice. Bagian akuntansi segera mencocokkan barang dokumen tersebut dengan data yang terdapat pada 56 komputer (erasoft inventory control system), dan menginput harga pokok penjualan pada komputer ( purchase order system). i. Setelah melakukan pengecekan terhadap semua transaksi pembelian, bagian akuntansi segera melakukan posting bulanan. j. Setelah diposting, bagian akuntansi dapat menginput transaksi pembelian tersebut pada komputer (receiving system), proses ini ditujukan untuk menginput semua transaksi yang benar-benar mengeluarkan uang. Hal ini disebabkan karena di PT. Axis Optikal tidak hanya melakukan transaksi pembelian saja, tetapi juga melakukan transaksi tukar menukar barang terutama softlense kepada perusahaan Inti. Proses tukar menukar tersebut juga dicek oleh bagian akuntansi. Proses pengakuan hutang digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.3 Tampilan sistem pengakuan utang 57 Sumber : PT. Axis Optikal k. Dari proses penginputan ke komputer (receiving system) data tersebut segera diposting kembali agar dapat masuk secara otomatis ke program account payable system. Yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk menjurnal transaksi pembelian, digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.4 Tampilan sistem pembelian Sumber : PT. Axis Optikal Jurnal pengakuan utang pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : Kode Jurnal 11040004 21010000 Nama Jurnal Ayat Silang Stok Hutang Dagang 58 Debet Kredit XXX XXX 2. Prosedur Pengeluaran Kas Sebagaimana telah disebutkan diatas bahwa transaksi pembelian pada PT. Axis Optikal adalah pembelian kredit, maka system pembayaran kepada pemasok sebagian besar dilakukan dengan proses transfer maupun dengan cek. Bagan alir yang menjelaskan tentang prosedur pengeluaran kas pada PT. Axis Optikal dapat dilihat pada gambar 4.9 Penjelasan dari bagan alir tersebut adalah sebagai berikut : a. Setelah menerima prosedur pembayaran yang terdiri atas Purchase order, surat jalan, surat penerimaan barang (MG), dan invoice tagihan dari pemasok, maka bagian finance akan melakukan pembayaran kepada pemasok sebelum tanggal jatuh tempo. b. Ketika akan melakukan pembayaran kepada pemasok, bagian finance mencatat nama pemasok dan jumlah yang akan dibayarkan dilengkapi dengan dokumen yang diperlukan. Slip setoran bang ditanda tangani oleh bagian finance, juga harus diotorisasi oleh direktur atau manajer keuangan. c. Setelah cek dan slip setoran siap, maka bagian finance akan menyerahkannya kepada pihak bank. Bagian finance akan menerima kembali copy slip setoran yang dijadikan sebagai bukti pembayaran kepada pemasok. 59 d. Setelah selesai, maka bagian finance akan menginput ke dalam komputer ( Cash and Bank management). Dalam proses ini akan menghasilkan bukti pengeluaran kas yang terdiri atas 2 lembar. Lembar pertama untuk bagian akuntansi, dan lembar ke dua untuk arsip bagian finance. Proses pencatatan pengeluaran kas pada sistem adalah sebagai berikut : Gambar 4.5 Tampilan sistem proses pencatatan pengeluaran kas Sumber : PT. Axis Optikal e. Oleh bagian finance lembar pertama bukti pengeluran kas tersebut di satukan dengan dokumen pembayaran lainnya dan diserahkan kepada bagian akuntansi. 60 f. Oleh bagian akuntansi, dokumen tersebut digunakan untuk melengkapi jurnal pengeluaran kas pada program sistem yang sama yaitu cash and bank management. Sistem tersebut digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.6 Tampilan sistem pembuatan jurnal pelunasan utang Sumber : PT. Axis Optikal Jurnal pengeluaran kas pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : Kode Jurnal 11110000 11030025 Nama Jurnal Uang Muka Pembelian Bank / Kas Debet XXX Kredit XXX g. Bagian akuntansi juga menjurnalnya ke komputer (account payable system) bertujuan untuk melakukan pelunasan hutang kepada pemasok. Tampilan pada sistem, akan tampak seperti gambar berikut : 61 Gambar 4.7 Tampilan sistem pelunasan utang Sumber : PT. Axis Optikal Jurnal pelunasan utang pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : Kode Jurnal 21010000 Nama Jurnal Hutang Dagang 11110000 Uang Muka Pembelian Debet Kredit XXX XXX h. Jika proses tersebut telah selesai maka bagian akuntansi juga menandatangani bukti pengeluaran kas tersebut dan mengarsip dokumen tersebut beserta lampirannya. D. Evaluasi Pengendalian Intern Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Axis Optikal. Selain untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat, hal yang paling penting dari perancangan sistem informasi akuntansi dan pengeluran 62 kas pada PT. Axis Optikal adalah untuk menghadapi ancaman-ancaman yang mungkin timbul. Secara umum tujuan pengendalian intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan, dan ketaatan pada kebijakan yang tela digariskan oleh pimpinan perusahaan. Berikut ini penulis akan mencoba untuk mengevaluasi pengendalian intern sistem pembelian dan pengeluaran kas serta pengendalian aplikasi pada PT. Axis Optikal. 1. Pengendalian Intern atas Sistem Pembelian Secara keseluruhan sistem pembelian pada PT. Axis Optikal sudah baik, hanya saja terdapat kekurangan yang harus segera diperbaiki untuk mendukung kinerja perusahaan. Evaluasi-evaluasi tersebut adalah sebagai berikut : a. Fungsi pembelian pada PT. Axis optikal merangkap sebagai bagian merchandising yang bertanggung jawab untuk melakukan control terhadap barang-barang yang ada di cabang dan melakukan pembaharuan terhadap jenis barang yang ada dicabang. Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi, agar tidak kinerja bagian pembelian menjadi optimal. b. Login pada sistem erasoft terdapat password yang hanya berlaku pada bagian gudang saja, sedangkan sistem pada bagian finance dan 63 accounting tidak dilengkapi oleh password, hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya fraud yang dapat dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang 2. Pengendalian Intern atas Sistem Pengeluaran Kas sistem pengeluran kas pada PT. Axis Optikal sudah baik, hal ini dapat dilihat dari pengendalian internal sebagai berikut : a. Bagian keuangan sebagai fungsi penyimpanan kas terpisah dari bagian akuntansi. b. Transaksi pengeluaran kas/bank harus diotorisasi oleh direktur utama atau general manajer, manajer keuangan dan akuntansi. Transaksi pengeluaran kas tidak dilakukan oleh bagian finance saja tetapi melibatkan juga bagian akuntansi, karena sebelum melakukan pembayaran, bagian finance selalu meminta persetujuan kepada bagian akuntansi dan manajer akuntansi. c. Setiap transaksi pengeluaran kas dan penerimaan kas selalu dilampirkan dengan bukti pendukung yang lengkap. d. Setiap akhir minggu, bagian finance selalu mendapatkan rekening koran dari bank, kemudian mencocokkan antara saldo bank pada program erasoft yaitu Cash and bank management. e. Setiap akhir bulan, bagian akuntansi selalu melakukan pengecekan terhadap saldo kas, hutang dan piutang perusahaan dan stok fisik barang. 64 Selain kebaikan-kebaikan terhadap penerapan sistem informasi akuntansi pengeluran kas pada PT. Axis Optikal, terdapat juga kelemahan-kelemahan sebagai berikut : a. Kurangnya tempat penyimpanan yang baik untuk file-file yang penting yang masih dibutuhkan oleh perusahaan. b. sebagai perusahaan yang melakukan pengolahan data transaksi secara komputerisasi, kadang kala terjadi kekeliruan atau kesalahan yang tidak disengaja atau errors pada komputer. 3. Pengendalian Aplikasi PT Axis optikal telah melakukan pengendalian aplikasi yang cukup baik yaitu sebagai berikut: a. Pengendalian Input 1) Otorisasi Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan terlebih dahulu diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum dilakukan proses penginputan pada program erasoft. 2) Konversi Data Input Setiap data yang di input dirubah ke dalam bentuk yang telah ditentukan oleh sistem erasoft. Apabila terdapat ketidakcocokan atau salah input pada kode barang maka program erasoft tidak akan dapat memproses data tersebut. 65 Sistem pembelian dan pengeluaran kas juga dilengkapi dengan proses autonumber. 3) Koreksi kesalahan Transaksi yang diinput ke sistem segera diperiksa oleh bagian yang berwenang. Apabila terdapat kesalahan, bagian gudang harus segera melaporkan kepada kepala gudang, karena koreksi kesalahan pada sistem hanya dapat dilakukan oleh kepala gudang dan bagian akuntansi. b. Pengendalian Proses 1) Sistem pembelian dan pengeluaran kas pada perusahaan dilengkapi dengan pengendalian total yang berfungsi sebagai penunjuk total harga dan sebagai alat untuk mengecek total harga disesuaikan dengan invoice yang diperoleh dari pemasok. 2) Terdapat kode barang yang merupakan primary key. Apabila diinput kode barang yang salah, sistem akan menolak data tersebut. 3) Memiliki limit yang berfungsi sebagai parameter pengendalian stok. 4) Dilakukan pengecekan lanjutan (sequence test) setelah posting, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah proses posting telah berjalan dengan baik, dan apakah masih ada transaksi yang belum diposting. 5) Dilakukan proses tracing data yang digunakan apabila terdapat kesalahan pada program. Proses ini hanya dapat dilakukan oleh bagian 66 IT. Bagian IT berusaha mencari penyebab kesalahan dan memperbaikinya. c. Pengendalian Output Pengendalian output berfungsi untuk menghasilkan laporan keuangan yang benar dan hanya orang yang berhak atau yang berwenang yang memperoleh hasilnya. 1) Seluruh transaksi yang dilakukan pada perusahaan bermuara kepada General Ledger system. pada sistem tersebut, bagian akuntansi melakukan proses pengecekan dimulai dari rekonsiliasi bank, uang muka pembelian, hutang dan piutang serta seluruh transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Contohnya: pada sistem pembelian dan Pengeluaran kas selalu melewati jurnal ayat silang stok dan uang muka pembelian yang digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengecekan pada Modul General Ledger. Jurnal tersebut biasanya harus bersaldo nol. 2) Laporan keuangan hanya dibuat oleh manager keuangan. Sebelum membuat laporan keuangan, manager keuangan memeriksa kembali data-data yang dicek oleh bagian akuntansi. 3) Laporan Keuangan hanya ditujukan kepada pihak yang berwenang yaitu general manager dan direktur utama perusahaan. Sedangkan kelemahan-kelemahan pengendalian aplikasi pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut : 67 Login pada sistem erasoft terdapat password yang hanya berlaku pada bagian gudang saja, sedangkan sistem pada bagian finance dan accounting tidak dilengkapi oleh password, hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya fraud yang dapat dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang. Sedangkan pengendalian Umum, perusahaan juga menghadapi ancamanancaman yang dapat mempengaruhi sistem secara keseluruhan. Ancamanancaman tersebut adalah sebagai berikut: a. Kehilangan data Meskipun backup data dilakukan setiap hari, namun ada baiknya untuk menghindari hal tersebut, server untuk semua sistem ini ditempatkan ditempat yang aman dan terpusat. Sebaiknya perusahaan juga memiliki backup data yang lain yang tidak ditempatkan pada gedung yang sama. Hal ini untuk menghindari terjadinya musibah seperti kebakaran yang dapat mengakibatkan PT. Axis Optikal kehilangan datanya. b. Kinerja yang buruk Kinerja yang buruk akan sangat mempengaruhi kualitas sistem secara keseluruhan, keamanan asset perusahaan dan keakuratan laporan yang dihasilkan. Karena itu PT. Axis Optikal mengukur penilaian karyawannya dengan parameter-parameter yang ditentukan. 68 Penilaian kinerja karyawan ini dibuat berdampak langsung dengan upah kerja dan gratifikasi yang diterimanya sehingga setiap karyawan berusaha untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan perusahaan. 69 Pemasok Bagian Pembelian Bagian Penerimaan dan Gudang Bagian Akuntansi start start start PO Terima Modul Inventory system Cek kartu Stock persediaan yes Input PO di system C PO PO PO PO PO D A No B yes Surat jalan & Barang No Input Ke sistem Cocok Menyimpan barang B Konfirmasi ke pemasok yes Konfirmasi ke gudang dan bagian pembelian Purchase Order System Input HPP Kirim ke counter Distributor End End Cocok MG MG MG Cek kembali jumlah dan kualitas barang Konfirmasi dari/Ke Gudang Modul Inventory system C B Surat jalan PO File Surat jalan Invoice tagihan pembayaran Surat jalan Surat jalan & Barang B Siapkan Barang dan dokumen Cek data dengan sistem Surat jalan Purchase Order System MG PO Terima dokumen pembelian D A C start Terima Barang; dan tandatangani surat jalan Approve PO File Pemasok Input pengakuan utang Modul Account Payable End Bagian Gudang Gambar 4.8 Bagan Alir Sistem Pembelian program Erasoft Sumber : PT. Axis Optikal Input Jurnal pembelian Modul Receiving system File C Bagian Finance/Keuangan Bagian Akuntansi Surat jalan start Terima Dokumen Pembelian PO File MG Lengkapi jurnal pada sistem Periksa cek dengan dokumen pembelian Tanda tangani cek copy Siapkan cek dan dokumen untuk ditandatangani oleh dikrektur Cek/slip setoran Input jurnal pelunasan utang Copy/salinan copy BKK account payable system B Invoice tagihan pembayaran Copy/salinan BKK Penandatangan cek Bank Purchase Order System Modul Inventory system Input berdasarkan dokumen dan copy cek di sistem Cash and bank system Modul Receiving system End Modul General Ledger End File account payable system Cash and bank system Modul general Ledger merupakan pusat system Erasoft Gambar 4.9 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas program Erasoft Sumber : PT. Axis Optikal BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil evaluasi yang telah penulis lakukan maka penulis menarik kesimpulan yang sekaligus sebagai jawaban dari pertanyaan pada perumusan masalah yang ada di Bab I, adalah sebagai berikut : 1. yang telah sesuai dengan teori yang berlaku secara umum pada PT. Axis Optikal pada Sistem pembelian adalah pemisahan fungsi, menggunakan dokumen rangkap dan login pada program Erasoft pada bagian gudang dilengkapi dengan password masing-masing sebagai alat pengawasan. Dan pada Sistem pengeluaran kas, Yang telah sesuai dengan teori yang berlaku secara umum pada PT. Axis Optikal adalah Dokumen bukti pengeluaran kas harus selalu diotorisasi oleh manajer keuangan dan akuntansi. 2. Sedangkan yang tidak sesuai dengan teori yang berlaku pada sistem pembelian adalah : a. Tidak terdapat Surat perubahan Order pembelian karena bagian gudang hanya melakukan input data sesuai dengan data dan jumlah barang yang diterima. Apabila ada kekurangan barang cacat pihak gudang segera melakukan konfirmasi pada bagian pembelian, dan 71 bagian pembelian segera melakukan konfirmasi kembali kepada supplier. Dan pada sistem pengeluaran kas yang tidak sesuai dengan teori yang berlaku secara umum adalah : a. Fungsi terkait pada teori tidak terdapat penandatangan cek, sedangkan pada PT. Axis pendandatangan cek merupakan fungsi terkait yang cukup penting yang dapat juga digunakan sebagai pengendalian b. Pada teori terdapat permintaan cek yang berfungsi sebagai sarana permintaan kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar, sedangkan pada PT. Axis bagian keuangan yang membuat Bukti kas keluar setelah mengeluarkan uang dan terdapat bukti pembayaran yang dilampirkan dan diserahkan ke bagian akuntansi. 3. Secara umum kelemahan pengendalian internal dan aplikasi pada sistem pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Axis Optikal adalah sebagai berikut: a. Fungsi pembelian pada PT. Axis optikal merangkap sebagai bagian merchandising yang bertanggung jawab untuk melakukan control terhadap barang-barang yang ada di cabang dan melakukan pembaharuan terhadap jenis barang yang ada dicabang. Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi, agar tidak kinerja bagian pembelian menjadi optimal. 72 b. Kurangnya tempat penyimpanan yang baik untuk file-file yang penting yang masih dibutuhkan oleh perusahaan. c. sebagai perusahaan yang melakukan pengolahan data transaksi secara komputerisasi, kadang kala terjadi kekeliruan atau kesalahan yang tidak disengaja atau errors pada komputer. d. Login pada sistem erasoft terdapat password yang hanya berlaku pada bagian gudang saja, sedangkan sistem pada bagian finance dan accounting tidak dilengkapi oleh password, hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya fraud yang dapat dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang seperti : penggantian atau penginputan barang ke sistem untuk menggelapkan barang yang belum mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. B. Saran Untuk lebih meningkatkan pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas serta efektivitas pengendalian intern atas sistem pembelian dan pengeluaran kas di PT. Axis Optikal, maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Sebaiknya terdapat pemisahan antara bagian pembelian dan Merchandising agar dapat mengoptimalkan kinerja karyawan. 73 2. Disediakan tempat penyimpanan yang lebih luas untuk menyimpan file-file penting perusahaan. Agar lebih mudah untuk mencari data tersebut apabila dibutuhkan. 3. Sebaiknya tidak hanya bagian gudang saja yang diberikan password untuk login ke sistem, tetapi juga bagian akuntansi dan bagian finance, hal ini dilakukan untuk dapat menghindari kesalahpahaman dan menghindari terjadinya fraud. 74 DAFTAR PUSTAKA Amir Abadi Yusuf. 2000. Akuntansi Keuangan Lanjutan di Indonesia, Salemba Empat. Jakarta. Andri Kristanto. 2003. Keamanan Data pada Jaringan Komputer, Gaya Media, Yogyakarta. Azhar Susanto. 2004. Sistem Informasi Manajemen : Konsep dan Pengembangannya. Edisi 3, Lingga Jaya Indonesia. Hall, James. A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1, Salemba Empat, Jakarta. Hall, James. A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta. Hopwood, William S dan Bodnar, George H. 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat. Jakarta. Jogianto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Mcleod, Raymond. 2001. Management Information Systems. New jersey. Prentice Hall Internatioanal Inc. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat, Jakarta. Soemarso S.R. 2001. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi 5, Salemba Empat, Jakarta. 75 Lampiran 1 Gudang Vendor 4 PO Pembeli Pengendali persediaan Permintaan pembelian Tinjau kembali catatan 5 PO Penerimaan Buku Persediaan Utang Usaha 2 Pemeriksaan salinan PO Buku besar umum D 2Permintaan pembelian Ringkasan file 1.PR Buat Pesanan Pembelian 3 PO File utang Dagang tunda A 2 PR Permintaan pembelian Laporan penerimaan Slip pengepakan 1 PR 1 PO PO Buat laporan penerimaa 1 PO 2 PO Slip pengepakan Bukukan dan rekonsiliasi PO B PO Permintaan pembelian Faktur Laporan penerimaan Buku besar C 3 PO 4 PO RR 5 PO file Pencatatan kewajiban file RR Laporan penerimaan C Laporan Penerimaan Ringkasan simpan Nomor register voucher Laporan Penerimaan Perbarui catatan Buku Persediaan A Voucher jurnal PO Laporan penerimaan Ringkasan Faktur (salinan) PR faktur Voucher jurnal Permintaan pembelian Buku besar pembantu utang usaha file Purchase jurnal RR RR Slip pengepak an faktur Bukti kas keluar PO RR file Voucher jurnal D C B (Sumber : Hall, 2007:321) Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian secara Manual Pembayaran bukti atas buka file utang dagang file Lampiran 2 Pengeluaran Kas Utang usaha File voucher terbuka Permintaan pembelian Pesanan pembelian Cari di file voucher terbuka yang jatuh tempo Permintaan pembelian Pesanan pembelian Buat cek Register cek A Laporan penerimaan Bukti kas keluar Permintaan pembelian 3 2 Catat ke GL dari voucher jurnal dan rekonsiliasi GL dengan ringkasan Cek 1 Permintaan pembelian Pesanan pembelian Tutup voucher dengan file Laporan penerimaan Voucher jurnal Laporan penerimaan faktur Tanda tangani cek Bukti kas keluar faktur File Permintaan pembelian Bukti kas keluar Pesanan pembelian Register voucher Laporan penerimaan faktur Voucher CD Cek salinan Cek file Laporan penerimaan faktur Bukti kas keluar File voucher yang selesai Cek (salinan) Permintaan pembelian Pesanan pembelian Buku besar ringkasan Pesanan pembelian A Voucher jurnal faktur faktur ringkasan ringkasan Voucher jurnal Bukti kas keluar Laporan penerimaan Buku besar utang usaha Buku besar pemasok Cek salinan (Sumber : Hall, 2007:331) Gambar 2.2 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas secara Manual Lampiran 3 Pembelian Permintaan Pembelian A Sistem Pemrosesan Data Pembelian Penerimaan File pembantu persediaan Pesanan Pembelian Prosedur Penjualan Perbarui persediaan dan identifikasi barang yang berada di titik pemesanan ulang. Program ini membuat file permintaan pembelian terbuka. Perbarui program pemasok D Utang Dagang Laporan Penerimaan Step 3 Terminal B Permintaan Pembelian C Pesanan Pembelian D Laporan Penerimaan Buat PO Slip pengepakan Buku pembantu persediaan File Permintaan pembelian terbuka File Laporan penerimaan Step 1 Buat RR PO PO RR PO D RR Urutkan berdasarkan pemasok dan buat permintaan pembelian terbuka File pemasok PO C Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan File laporan penerimaan E PR Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Tutup PO terbuka B Step 2 Permintaan pembelian File tunda utang dagang Faktur Pemasok Voucher Voucher Batch Terminal File permintaan pembelian terbuka Cocokkan faktur dengan file tunda utang dagang dan buat bukti kas keluar File PO tertutup Tutup Batch buku besar Pesanan Pembelian (batch) Terminal File PO terbuka pemasok A Permintaan pembelian pemasok Persediaan yg diperbarui Persediaan yang diperbarui PR Step 4 PO RR File voucher File pemasok Perbarui program Faktur Voucher Catat Voucher dlm daftar file File PO terbuka File permintaan tertutup File voucher terbuka Total Batch buku besar Daftar voucher (Sumber : Hall, 2007:338) Gambar 2.3 Bagan Alir Sistem Pembelian Berbasis Komputer File AP Terbuka Lampiran 4 Sistem Pemrosesan Data Pengeluaran Kas Utang Dagang Pengeluaran Kas PR Daftar Voucher Salinan Cek PO Copy A Copy RR Cek Cari file voucher yang jatuh tempo, tulis cek, Catat dalam Daftar cek Daftar Transaksi Faktur Total Batch buku besar Voucher Daftar Transaksi File voucher terbuka Cocokkan cek dengan dokumen pendukung dalam file voucher terbuka A Daftar cek (Jurnal pengeluaran Kas) salinan File utang dagang tertutup salinan Daftar Transaksi Copy Copy Cek Cek PR Prosedur Akhir Hari : Pembaruan Buku besar Umum PO File RR Total Batch Faktur Buku besar umum Persediaan Voucher Cek AP terbuka Tanda tangani cek Perbarui GL dari Total Batch Cek File voucher tertutup AP Tertutup pemasok diperbarui Pengeluaran Kas (Sumber : Hall, 2007:339) Gambar 2.4 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Berbasis Komputer