sniptek 2013 isbn: 978-602-72850-4

SNIPTEK 2013
ISBN: 978-602-72850-4-0
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA BERBASIS
WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA
Cepi Cahyadi
Program Studi Sistem Informasi
STMIK Nusa Mandiri
Jl. Damai No.8, Warung Jati Barat
(Margasatwa), Jakarta Selatan
[email protected]
ABSTRAK — Contact Center PLN 123 Jakarta adalah
Perusahaan yang dikembangkan oleh PT. Icon Plus untuk
memenuhi kebutuhan layanan PT. PLN (Persero), contact
center bergerak dibidang pelayanan informasi dan semua
prodak bisnis sebuah perusahaan / instansi tersebut demi
meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan menjaga
reputasi perusahaan tersebut dari praktik percaloan.
Perkembangan teknologi sekarang ini membawa dampak
yang baik bagi manusia, dalam hal ini khususnya bagi
sebagian besar perusahaan, dimana teknologi dapat
mempermudah kegiatan manusia dan menjadi salah satu
implementasi teknologi informasi yang sangat membantu
di bagian kepegawaian seperti dalam halnya mengelola
proses cuti dan request jadwal pegawai, dimana saat ini
sudah banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja
bergeser (shifting) yang tidak mudah halnya bagi atasan
untuk memberikan keputusan atas permohonan data
tersebut, dengan adanya sistem informasi bebasis web ini
semua karyawan dapat mengaksesnya dimana saja
(Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet), dan
sangat berperan dalam meningkatkan kinerja yaitu
efisiensi waktu di bagian manajemen/ kepegawaian,
dalam pembuatan laporan yang lebih cepat, mudah, resiko
data tercecer dan hilang akan semakin diminimalisir,
karena dengan digunakannya sistem penyimpanan
berbasis data yaitu Database MySql.
Kata Kunci: PLN, Contact Center, Penerimaan Karyawan.
ABSTRACT - Contact Center PLN 123 Jakarta is a company
developed by PT. Icon Plus to meet the needs of PT. PLN
(Persero), contact center engaged in information services
and all prodak business of a company / agency in order to
improve customer service and keep the company's
reputation from the practice brokering. Today's
technological developments have a good impact on humans,
in this case especially for most companies, where technology
can facilitate human activities and become one of the
implementation of information technology is very helpful in
the employment as in the case of managing the process of
leave and request the schedule of employees, Where today
many companies are running shifting system that is not easy
for superiors to provide decisions on the request data, with
the existence of this web bebasis information system all
employees can access it anywhere (the Internet) or the
environment of the company (Inranet) , And very
instrumental in improving the performance of time efficiency
in the management / personnel, in making reports faster,
easier, the risk of data scattered and lost will be minimized,
because with the use of data storage system is MySql
Database.
Keywords: PLN, Contact Center, Employee Reception.
PENDAHULUAN
Cuti merupakan salah satu hak karyawan. Cuti dapat
digunakan oleh pegawai untuk tidak dapat masuk kerja
dengan alasan tertentu, misalkan refreshing, istirahat sakit,
melahirkan, menunaikan kewajiban agama, dan keperluan
lain sesuai dengan ketentuan cuti pada masing-masing
organisasi / instansi.
Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris,
Request jadwal kerja adalah salah suatu permohonan
karyawan kepada atasan dalam mengelola tanggung
jawabnya dalam bekerja disebuah institusi / perusahaan
dan kegiatan pribadinya, request jadwal biasanya
diterapkan pada instansi / perusahaan yang mengunakan
sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering disebut
kedalam bahasa inggris shift / shifting. Setiap karyawan
yang sudah memiliki rencana (planing) dapat mengajukan
request jadwal kerja dengan tujuan tercapainya sinergi
antara karyawan dan instansi / perusahaan dalam
menunjang kinerja.
Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal kerja
yang baik sebuah organisasi diharapkan dapat menjaga
performa pegawainya dan sebuah organisasi diharapkan
juga dapat menjalankan proses bisninya dengan baik untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.
Setelah penulis amati permasalahan yang dihadapi
oleh Instansi / perusahaan di Contact Center PLN 123 Site
Jakarta adalah semua pemrosesan data khususnya
dibidang kepegawaian masih dilakukan secara manual
dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti dan
request jadwal maupun dalam pembuatan laporan setiap
bulannya masih menggunakan kertas, microsoft word
maupun Excell, sehingga sering kali menghadapi
permasalahan dalam kegiatan operasionalnya.
INF-190
ISBN: 978-602-72850-4-0
Untuk dapat mempermudah para karyawan
melakukan proses cuti serta mendapatkan informasiinformasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap
dan terperinci, bagian manajemen kepegawaian
diharapkan dapat membuatkan sistem informasi secara
online. Para karyawan tidak harus mendapatkan informasi
tersebut dengan datang langsung ke bagian manajemen
kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet /
intranet di instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem
Informasi Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact
Center PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan
waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat
masalah ini menjadi suatu sistem informasi berbasis web.
BAHAN DAN METODE
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari
teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan
teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang luas, istilah sistem informasi adalah suatu
sistem dalam irganisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat menejerial dengan
informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan
sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan.
Menurut Sutabri (2012 :46), Sistem informasi
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi
harian yang mendikukng fungsi operasi organisasi yang
bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
“Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah,
mengelola, dan mengembangkan informasi yang diterima
dengan mengunakan sistem informasi atau peralata sistem
lainnya (Ferdinand, 2012; Sistem Informasi)”.
Pada umumnya program adalah sederetan instruksi
atau statment yang tentu nya dalam bahasa yang di
mengerti oleh komputer. Instruksi tersebut berfungsi
untuk mengatur pekerjaan apa saja yang akan dilakukan
oleh komputer agar atau menghasilkan suatu hasil
keluaran atau output yang diharapkan. Dapat juga
dikatakan bahwa sebuah program merpakan himpunan
atau kumpulan intruksi tertulis yang dibuat oleh
programer atau suatu bagian executable dari suatu
software.
Program menurut kadir (2008: 2), adalah
“Kumpulan perintah yang ditujukan kepada komputer agar
komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang
dikehendaki oleh pembuat perintah”. Konsep pemograman
memegang peranan penting dalam merancang, menyusun
dan mengembangkan suatu program. Khususnya program
aplikasi yang besar dan kompleks.
INF-191
SNIPTEK 2013
Dalam menyelesaikan suatu masalah dengan menggunalan
program komputer, penulis mengguakan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada,
kemudian mengembangkan urut-urutan proses logika
untuk menyelesaikan masalah tersebut dalam bentuk
algoritma
2. Menentukan bentuk apa saja yang diperlukan yaitu
input didalam program yang akan dibuat, serta apa saja
yang dihasilkan yaitu output dari program yang akan
dibuat
3. Membuat kode-kode dari algoritma yang sudah dibuat,
dan menterjemahkannya ke dalam pernyataan yang sesuai
dengan bahasa pemograman yang penulis gunakan,
4. Melakukan test program dari proses logika yang sudah
dibuat, apakah program tersebutsudah benar dan bebas
dari unsur kesalahanm atau masih harus diperbaiki
kembali,
5. Meakukan pendokumentasian program sebagai back-up
(cadangan) untuk usaha pengembangan program
selanjutnya.
Pemograman terstruktur merupakan suatu langka untuk
mengorganisasikan dan membuat kode-kode program
sehingga mudah untuk dimengerti dan mudah di
modifikasikan. Tujuan dari program terstruktur adalah
untuk mengutangi kesalahan persepsi yang dihasilkan dari
pemakauan instruksi percabangan perulangan, Dalam
menggunakan suatu prgram, langkah yang penilis ambil
adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan masalah
2. Memilih bahasa pemograman
3. Merancang program
4. Membuat kode program
5. Pengetesan dan pelacakan kesalahan program
6. Membuat dokumentasi program
UML
Menurut Nugroho (2016:6), UML (Unified Modelung
Langguage) adalah Bahasa pemodelan untuk sistem atau
perangkat lunak yang berparadikma berorientasi objek.
Pemodelan (Modeling) sesungguhnya digunakan untuk
penyederhanaan
permasalahan-permasalahan
yang
kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah
dipelajari dan dipahami.
Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang digunakan dalam
pengembangan sistem berbasis web ini, adalah model
SDLC (System Development Life Cycle) yang secara garis
besar adalah suatu tahap atau bertahap untuk melakukan
analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan
menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan
pengguna (kendal & kendal, 2006). Metode SDLC adalah
metode yang mengunakan pendekatan sistem yang disebut
pendekatan air terjun (Waterfall Approach) dimana setiap
tahapan sistem akan dikerjakan secara berurutan dari
perencanaan, analisa, desain, implementasi, dan perawatan
(Aji Supriyanto, 2005:272)
SNIPTEK 2013
ISBN: 978-602-72850-4-0
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap Analisa Kebutuhan Sistem
Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang
sedang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta, yang
masih dilakukan secara manual dan melakukan identifikasi
terhadap masalah yang muncul yang nantinya akan
mendapatkan solusi terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng
dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah:
1.
Prosedur Sistem Berjalan
Melakukan diteksi masalah terhadap sistem yang
sedang beralan di Contact Center PLN 123 Jakarta yang
masih dilakukan secara manual, dengan melakukan
perumusan-perumusan masalah apa saja yang dapat
menjadi kendala dari sistem perusahaan ini. Sehingga
dapat diketahui permasalahannya.
2.
Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan
Setelah melakukan deteksi masalah yang ada, maka
mulailah dilakukan penelitian dan Investigasi secara
langsung (Direct probes), yaitu untuk mengetahui secara
langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai
dengan cara wawancara pada pihak perusahaan maupun
karyawan di Contact Center PLN 123 Jakarta.
3.
Activity Diagram Sistem Beralan
Setelah melakukan penelitian dan investigasi awal,
maka didapat data-data maupun informasi yang dapat
diolah untuk kebutuhan analisa sistem ini, dengan
menjelaskan sistem ini, dengan menjelaskan sistem yang
berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta dan sistem
yang diusulkan, dengan menggambarkan proses bisnis
menggunakan Activity Diagram
4.
Spesifikasi Sestem Berjalan
5.
Permaslahan
6.
Alternatif Permasalahan
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 1. Use Case Diagram Pembuatan Laporan
Admin
Activity Diagram
Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja
Karyawan
Use Case Diagram
Proses Pembuatan Laporan Admin
Team Leader
Deskcontrol
Admin
Mengisi Formulir
Cuti dan Requst
Jadwal Kerja
Mengajukan
Formulir Cuti dan
Request Jadwal
Kerja
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal Kerja
Mengetahui
Pengajuan Cuti
Dan Request
Jadwal Kerja
Mengirim dan
Menyerahkan
Form Cuti dan
Request Jadwal
Kerja
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal Kerja
Melihat Data
Master Cuti dan
Request Jadwal
Formulir cuti dan
Request Jadwal
tidak disetujui
Disposisi
Formulir cuti dan
request jadwal
Disetujui
Menyerahkan
Formulir Cuti dan
request jadwal
tidak disetujui
Menerima
Inrformasi
PersetujuanCuti
dan Request
Jadwal
Menyerahkan
Formulir cuti dan
request jadwal
Disetujui
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal yanf Disetujui
dan tidak Disetujui
Simpan Kedalam
Data Master
Laporan
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 2. Activity Diagram Usulan Sistem Informasi Cuti
dan Request Jadwal
INF-192
ISBN: 978-602-72850-4-0
SNIPTEK 2013
User Interface
Menampilkan Tampilan Gambar program dari sistem
usulan
A. Tampilan Login Area Sistem Informasi Cuti Dan
Request Jadwal.
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 6.Admin Laporan Sistem Informasi Cuti dan
Request Jadwal
KESIMPULAN
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 3. Tampilan Login Area Sistem Informasi Cuti Dan
Request Jadwal.
B.
Tampilan Form Pengajuan Cuti karyawan Sistem
Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
Dari Hasil riset lapangan dan proses pembuatan web yang
penulis lakukan, maka penuis menyimpulkan beberapa hal
sebagai berikut:
1.
Sistem cuti online yang dibuat dapat mempermudah
proses pengajuan dan persetujuan cuti dan request
jadwal kerja. Dengan sistem cuti online, proses
pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus
bertatap muka secara langsung.
2.
Dengan adanya web program cuti online, karyawan
diharapkan dapat menerima informasi yang lebih
tentang kepegawaian khususnya permasalahan cuti
dan request jadwal.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada semua pihak khususnya orang tua
yang selalu mendoakan dan mendukung atas kelancaran
penyusunan penelitian ini.
REFERENSI
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 4. Tampilan Form Pengajuan Cuti karyawan
Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
C.
Tampilan Admin Tambah Data Master Pegawai,
Leader, Deskcontrol pada Sistem Informasi Cuti
Dan Request Jadwal.
Sumber: Hasil penelitian (2013)
Gambar 5. Proses Kirim Informasi Data Cuti dan Request
Jadwal Admin Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal
D. Tampilan Admin Laporan Sistem Informasi Cuti Dan Req
Arif, Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi. Pembuatan
Sistem Informasi Cuti Pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Dengan Menggunakan PHP
dan MYQL. Jurnal Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN
: (2337-3539)
Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. (2008). Analisis Sistem.
Yogyakarta : C.V Andi Offset
Bambang, Dwiyanto. (2011). Mempermudah Akses Bagi
Masyarakat Yang Ingin Mendapatkan Pelayanan Di
Bidang Kelistrikan. ( Sumber :
www.pln.co.id,)
Hidayat. (2010). Cara Praktis Membangun Website Gratis :
Memanfaatkan Layanan Domine Dan Hosting Gratis.
Jakarta : Media Komputindo
Kadir,Abdul. (2009). From Zero To A Pro Membuat
Aphkasi Web dengan PHP dan
INF-193
SNIPTEK 2013
Keukeu,Rohendi. Jurnal Teknologi Informasi, Volume 3, No.
2 Oktober 2015, ISSN : 2338 – 2724 mysql
ISBN: 978-602-72850-4-0
https://id.wikipedia.org/wiki/MySQL 2015.
INF-194