PENGKAHIRAN PROYEK Tujuan Menyelesaikan Tugas Akhir

4/29/2012
1
PENGKAHIRAN PROYEK
Tujuan
2
¨
¨
¨
¨
¨
¨
¨
Melengkapi Proyek
Penutupan Proyek
Mengkaji Proyek Deliverables
Mendokumentasikan Proyek
Evaluasi Kinerja Tim
Memperoleh Final Daftar-Off
Mendeklarasikan Kesuksesan dan Kegagalan
Menyelesaikan Tugas Akhir
3
Pada tahap akhir proyek, Manajer Proyek
memperhatikan beberapa hal:
¤ Berbuat
lebih banyak untuk
memotivasi dan berkomunikasi dengan tim proyek
¤ Harus menghadiri setiap pertemuan seperti
yang dia dilakukan sepanjang proyek
¤ Kebutuhan untuk mendiskusikan setiap masalah dengan
tim, dengan klien, dan dengan manajemen
¤ Pekerjaan lebih dari biasanya menjelang akhir-akhir
dari proyek tersebut
1
4/29/2012
Berpikir Jauh
4
¨
¨
¨
Bersiaplah untuk pekerjaan yang paling sulit di bagian akhir
dari proyek dengan waktu penyelesaian yang semakin pendek
Kontrol emosi Anda, tim proyek , dan pihak-pihak lain yang secara
langsung atau tidak langsung membantu pengakhiran proyek ini.
Bila Anda berada dalam kondisi kritis ( work time masih banyak
sementara waktu sudah sedikit) maka:
¤
¤
¤
¤
¤
¤
Tetaplah cool, tenang dan kontrol
Organisasikan dengan baik dan bayangkan akhir projek adalah
sesuatu yang mudah dilaksanakan
Berkomunikasi dengan anggota tim
Gunakan berbagai metode dan cara untuk menggambarkan akhir dari
sebuah pekerjaan
Jangan Lupa periksa kualitas
Bekerja dalam shift
Perhatikan Jalur Kritis
5
¨
¨
¨
¨
¨
¨
Melihat dari dekat jalur kritis untuk menentukan
bahwa penyelesaian tugas sedang dilaksanakan
Review bagian akhir proyek yang akan datang untuk memperkuat
pentingnya penyelesaian proyek tersebut
Trace riwayat jalur succesor dan
menentukan apakah telah terjadi riwayat tugas yang
terlambat atau tertinggal
Sebuah bentuk motivasi dapat mereview kembali
dari semua pekerjaan tim proyek telah selesai
Pada akhir jalur kritis harus ada manajemen cadangan
Memeriksa manajemen cadangan untuk melihat berapa
waktu masih tersisa
98 Persen Selesai adalah Tidak Lengkap
6
¨
¨
Vendor kadang-kadang perlu diingatkan bahwa
proyek belum selesai sampai 100 persen pekerjaan
dilakukan.
Lakukan motivasi untuk tim dengan teknik ini:
¤
¤
¤
¤
Pembayaran Final diadakan sampai proyek selesai
Tentukan deliveriable proyek 105 persen untuk mendapatkan
penyelesaian 100 persen
Komitmen mereka untuk waktu dan tanggal pada
proyek terutama pada tahap akhir pelaksanaan proyek
Menetapkan tugas di jalur kritis yang berjalan. jalur kritis belum
dianggap selesai jika Anda belum menyetujui hasil pekerjaan
mereka
2
4/29/2012
Pengakhiran Proyek
7
Setelah menyelesaikan pekerjaan proyek lakukan hal
berikut:
¤ Review
Kualitas
produk dari sudut pandang
pengguna akhir sehingga dapat ditentukan apakah
produk tersebut dapat diterima mereka atau tidak
¤ Jika terdapat masalah, segera lakukan perbaikan hal
ini menjadi tanggung jawab untuk segera bereaksi dan
menemukan solusi atas masalah tersebut
¤ Evaluasi
Menilai dengan Proyek Deliverables
8
¨
¨
Setelah menyelesaikan tahapan
proyek, pemeriksaan kualitas
produk dan produk tersebut
dapat diterima dan sesuai
dengan harapan yang telah
ditetapkan sebelumnya, maka
nikmati kepuasan dari
keberhasilan
menyelesaikan sebuah proyek
Akan menjadi cerita indah
dalam membicarakan proyek
mulai dari awal sampai
pengakhiran proyek
Meneliti Kekurangan Proyek
9
Hukum Diminishing Return, kadangkadang disebut
Hukum Proporsi Variabel, adalah
aturan ekonomi yang tumbuh
dari Thomas Malthus 1978: "jika salah
satu faktor produksi
meningkat secara keseluruhan faktor-faktor
lain
tetap konstan, secara keseluruhan
akhirnya akan kembali
menurun setelah titik tertentu “
¤
¤
¤
Lakukan Review dari Pihak Ketiga
Memperoleh Final Daftar-Off
Memperoleh Persetujuan Klien:
n
n
Informal
Formal
3
4/29/2012
Post Project Audit
10
¨
¨
¨
¨
Apakah Visi Proyek dapat diicapai?
Apakah seluruh jalur proyek telah terlewati mulai
dari Start sampai ke Finish?
Apakah Proyek dapat memberikan business value?
Apa saja pelajaran berharga dari proyek ini?
Membuat Laporan Akhir
11
Koleksi dari semua laporan kumulatif sebagai catatan akhir dari peke
rjaan masing-masing fase dengan beberapa tambahan bagian
sebagai berikut:
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
Visi proyek
Proposal proyek
Rencana awal proyek dan hasil revisi
WBS dan PND
MoM
Permintaan Perubahan proyek yang disetujui
Semua pemberitahuan tertulis yang relevan dengan deliverable proyek
Total biaya proyek dan nilai pelaksanaannya
Dokumen penerimaan user
Laporan Post-proyek audit
Evaluasi Kinerja Anggota Tim
12
¨
¨
¨
¨
Seorang manajer proyek berperan untuk meninjau kerja anggota tim
yang terlibat dengan proyek ini.
Evaluasi ini dapat mempengaruhi gaji mereka, pekerjaan mereka, atau kesempatan
untuk pekerjaan berikut di perusahaan
Lengkapi fortopolio sendiri, melakukan wawancara dengan tim
anggota dan manajer langsung, atau mengadakan pertemuan pribadi dengan
manajer langsung anggota tim untuk membahas pekerjaa
Lakukan secara hati-hati untuk mengasilkan nilai yang akurat, adil, dan profesional
4
4/29/2012
Mendeklarasikan Kemenangan atau Kegagalan
13
¨
Mendeklarasikan Kemenangan
¤
¤
¤
¨
menyelesaikan proyek tepat waktu, pada ruang lingkup, dan dalam anggaran,
proyek ini telah menghasilkan kualitas deliverable yang
diharapka
Pastikan bahwa visi proyek dikerjakan dan dicapai
Mendeklarasikan Kegagalan
¤
Untuk proyek yang akan sukses, harus mencakup hal-hal ini:
n
n
n
n
n
n
n
Sebuah visi deliverable proyek
keterampilan yang memadai oleh manajer proyek dan tim proyek
Cukup keuangan untuk menyediakan sumber daya untuk menyelesaikan
pelaksanaan
Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan untuk menghasilkan deliveriables
Manajemen Perubahan untuk melindungi ruang lingkup proyek
Komitmen dari manajer proyek, sponsor proyek, proyek
tim, dan manajemen
Cheers! Merayakan Kemenangan
5