BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK

Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
DEFINISI MANAJEMEN PROYEK
Pengertian sederhana dari manajemen proyek adalah proses dalam pencapaian
suatu tujuan yang telah disepakati dan dibatasi dengan waktu dan sumber daya
(resource) yang ada. Yang dimaksud dengan sumber daya (resource) di sini
termasuk didalamnya :
-
Manusia (man) ; dengan parameter pengukuran biasanya menggunakan
satuan jam orang (manhours), hari orang (man-day) atau bulan orang
(man-month)
-
Material
(material)
;
dengan
parameter
pengukuran
biasanya
menggunakan unit jumlah
-
Biaya (money) ; dengan parameter pengukurannya menggunakan harga
per unit (unit price)
-
Alat (equipment) ; dengan parameter pengukuran biasanya menggunakan
jam kerja alat (equipment hours), hari kerja alat (equipment day) atau
bulan kerja alat (equipment month)
-
Sistem Informasi (information system)
-
Fasilitas (facilities)
-
Aturan (roles)
BAB II ‐ 1 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
2.2
PROSES MANAJEMEN PROYEK
Tiga prinsip utama sebagai panduan jalannya proses manajemen proyek adalah :
-
Perencanaan (planning)
-
Pengendalian (controlling)
-
Pengelolaan (managing)
Dimana untuk proses perencanaan (planning) di dalamnya terdapat beberapa
penggolongan tahapan dari identifikasi dan rencana – rencana seperti penentuan
masalah, tujuan yang dicapai dari project tersebut, membuat daftar pekerjaan,
penentuan sumber daya awal, identifikasi asumsi dan resiko, identifikasi
kegiatan, perhitungan waktu dan biaya, pembagian kegiatan, identifikasi
kegiatan kritis dan proposal proyek.
Sedangkan pada proses pengendalian (controlling) di dalamnya terdapat
beberapa tahapan seperti menentukan model manajemen, menentukan alat
kontrol, mempersiapkan laporan status, review penjadwalan proyek dan itemitem perubahan.
Sementara itu untuk proses pengelolaan (managing) bisa dikaatkan sebagai
proses implementasi yang termasuk didalamnya tahap organisasi, kendali,
eksekusi, kontrol, penyelesaian dan serah terima.
BAB II ‐ 2 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
2.3
DEFINISI PENGENDALIAN
Proyek kostruksi memiliki karakteristik unik yang tidak akan berulang, dimana
proses pada proyek yang satu tidak akan berulang pada proyek yang lainnya,
banyak hal yang mempengaruhi, diantaranya adalah : letak geografis, kondisi
tanah, tipe pekerjaan dan lain-lain.
Pengendalian (control) diperlukan untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan
dan pelaksanaan, dan untuk mengantisispasi terjadinya perubahan kondisi
lapangan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu manajemen
dalam mengendalikan seluruh unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu
konsep pengendalian yang efektif yang dikenal dengan nama Management by
Exception (MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah dengan membandingkan
antara perencanaan terhadap parameter proyek yang sedang diukur setiap saat.
Laporan hanya dilakukan pada saat – saat tertentu jika terjadi kejanggalan atau
performa yang tidak memenuhi standar.
Ada tiga penilaian terhadap mutu suatu proyek konstruksi, yaitu penilaian atas
mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. Divisi pengendalian mutu fisik
konstruksi terpisah dengan divisi pengendalian jadwal dan biaya, dimana mutu
fisik konstruksi pengendaliannya dilakukan oleh pengaas teknik sedangkan
untuk jadwal dan biaya dimasukkan dalam divisi manajemen proyek yang
mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan (progress), reduksi biaya, optimasi,
model dana analisis. Tetapi kedua divisi itu satu sama lainnya akan saling
berhubungan terutama pada saat pemantauan kemajuan pekerjaan (progress).
BAB II ‐ 3 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
2.4
PROSES PENGENDALIAN
Proses pengendalian berjalan sepanjang siklus hidup proyek (project life cycle)
guna mewujudkan performa yang baik di dalam setiap tahap. Dimana hasil dari
tahap perencanaan dibuat sebagai bahan acuan tahap pelaksanaan. Pemanatauan
harus dilakukan selama masa pelaksanaan proyek untuk mengetahui prestasi dan
kemajuan yang telah dicapai. Informasi hasil pemantauan ini berguna sebagai
bahan evaluasi performa yang telah dicapai pada saat pelaporan.
Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan kemajuan yang dicapai
berdasarkan hasil pemantauan dengan standar yang telah dibuat berdasarkan
perencanaan. Hasil evaluasi ini akan digunakan untuk mengambil tindakan yang
akurat terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul selama maas
pelaksanaan. Untuk lebih jelasnya, lihat pada gambar diagram di bawah :
Pelaksanaan
Pemantauan Hasil Perencanaan Koreksi
Evaluasi Standard Gambar 2.1
Siklus Pengendalian dalam Proyek Konstruksi
BAB II ‐ 4 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
2.5
KURVA S (S Curve)
Menggambarkan kemajuan suatu proyek, biasanya kita menggunakan bentuk
kurva kemajuan pekerjaan yang disebut kurva S (S Curve), secara grafis
menyajikan beberapa ukuran kemajuan kumulatif pada suatu sumbu tegak
terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kemajuan itu dapat diukur menurut
jumlah nilai uang (cost) yang telah dikeluarkan, survei kuantitas (quantity) dari
pekerjaan di tempat itu. Jam orang (manhours) yang telah dijalani atau setiap
ukuran lainnya yang memberikan suatu manfaat. Masing-masing hal inidapat
dinyatakan baik menurut pengertian satuan-satuan sebenarnya (dolar, meter
kubik, dan lain-lain) atau sebagai persentase dari jumlah kuantitas yang
diperkirakan untuk diukur.
2.6
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Mendefinisikan
jenis
proyek
konstruksi
kemudian
dilanjutkan
dengan
menentukan metode konstruksi yang dipilih, maka tahap berikutnya dapat
direncanakan jabaran pekerjaan yang umum disebut Work Breakdown Structure
(WBS) - nya. Pada kenyataannya ada keterkaitan yang erat antara perencanaan,
pengendalian dan penyelenggaraan proyek yang dapat dilihat dari penyusunan
jabaran pekerjaan. Perencana memulai dengan mencari informasi yang
dibutuhkan pada tahap-tahap awal proyek. Makin lama kebutuhan informasi ini
akan meningkat sesuai dengan berkembangnya suatu proyek. Suatu proyek akan
dipecah menjadi beberapa bagian dan seterusnya menjadi sub-bagian. Pada tiap
BAB II ‐ 5 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
tahap perancangan, perencana harus memisahkan bagian-bagian dari rencana
proyek, misal pada awal desain dapat dilihat lingkup pekerjaan secara umum.
Selanjutnya detail lebih lanjut tiap bagian ini dapat dibagi menjadi komponen
yang lebih rinci. Memecah lingkup proyek dan menyusun kembali
komponennya dengan mengikuti struktur hierarki tertentu dikenal sebagai
membentuk WBS. Disamping sebagai kerangka pembagian kerja untuk
pelaksanaan proyek, WBS juga merupakan sarana untuk perencanaan,
pemantauan dan pengendalian. Dari gambaran utuh proyek tersebut, kemudian
akan terjadi pembagian menurut hirarki yang makin lama makin terinci dengan
lingkup yang juga mengecil sedangkan kompleksibilitasnya makin berkurang
sampai akhirnya dianggap cukup terinci tetapi masih dapat dikelola dengan baik.
Suatu paket kerja sebagai paket kerja terkecil memenuhi sifat-sifat :
-
Masih dapat dikelola
-
Dapat direncanakan jadwal pelaksanaan dan jadwal anggarannya
-
Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biayanya
-
Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya
-
Jika diintegrasikan dengan WBS lainnya akan menjadi lingkup proyek
secara keseluruhan
Salah satu fungsi dari WBS adalah dari segi penanganan terhadap suatu resiko.
Dengan membagi lingkup proyek menjadi sejumlah paket kerja berarti
memungkinkan mengisolasi suatu resiko hanya pada satu item WBS yang
bersangkutan.
BAB II ‐ 6 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
Dalam menyusun WBS, struktur secara hierarki yang dipilih didasarkan kepada
fasilitas yang hendak dibangun sesuai dengan jabaran lingkup kontrak atau
sistem atau kombinasi diantaranya.
Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya
Tingkat 2 : Unit Utama dan pendukung
Tingkat 3 : Diuraikan menjadi sub-unit
Sampai tingkat ke – n
Tingkat n : bagian-bagian dari sub unit, dapat pula dibagi berdasarkan lokasi,
Sampai yang masih dapat dikelola
Gambar 2.2 : Penyusunan hirarki WBS
(Sumber : H.N. Ahuja : “Construction Performance Control By Network”,
John Wiley & Son, New York, 1976)
2.7
METODE PENGENDALIAN PROYEK
Dalam mengendalikan suatu proyek ditempuh beberapa metode, antara lain :
2.7.1
Metode Analisis Varian
Metode analisis varian adalah metode untuk mengendalikan biaya dan jadwal
suatu kegiatan proyek konstruksi. Dalam metode ini identifikasi dilakukan
dengan membandingkan jumlah biaya yang sesungguhnya dikeluarkan
terhadap anggaran. Analisis varian dilakukan dengan mengumpulkan informasi
tentang status terakhir kemajuan proyek pada saat pelaporan dengan
menghitung jumlah unit pekerjaan yang telah diselesaikan kemudian
dibandingkan dengan perencanaan atau melihat catatan penggunaan sumber
BAB II ‐ 7 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
daya. Metode ini akan memperlihatkan perbedaan antara biaya pelaksanaan
terhadap anggaran dan waktu pelaksanaan setiap jadwal.
Adapun kelemahan dari metode ini adalah hanya menganalisis varians biaya
dan masing – masing secara terpisah sehingga tidak dapat mengungkapkan
masalah kinerja kegiatan yang sedang dilakukan.
2.7.2
Metode Varians dengan Kurva S (S- Curve)
Cara lain untuk memperagakan adanya varians adalah dengan menggunakan
kurva. Kurva S akan menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang
diselesaikan sepanjang siklus proyek. Bila kurva tersebut dibandingkan dengan
grafik serupa yang disusun berdasarkan perencanaan dasar maka akan terlihat
jika terjadi penyimpangan. Kurva S sangat bermanfaat untuk dipakai sebagai
laporan bulanan dan laporan kepada pimpinan proyek, karena grafik ini dapat
dengan jelas menunjukkan kemampuan proyek dalam bentuk yang mudah
dipahami.
2.7.3
Kombinasi Bagan Balok dan Kurva S
Salah satu pengendalian kemajuan proyek adalah memakai kombinasi kurva S
dan tonggak kemajuan (milestone). Milestone adalah titik yang menandai suatu
peristiwa yang dianggap penting dalam rangkaian pelaksanaan pekerjaan
proyek. Titik milestone ditentukan pada waktu pembuatan perencanaan dasar
yang disiapkan sebagai tolak ukur kegiatan pengendalian kemajuan proyek.
BAB II ‐ 8 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
Penggunaan milistone yang dikombinasikan dengan kurva S amat efektif untuk
mengendalikan pembayaran berkala.
2.7.4
Metode Nilai Hasil (Earned Value Method)
Earned Value Method merupakan suatu metode pengendalian yang digunakan
untuk mengendalikan biaya dan jadual proyek secara terpadu. Metode ini
memberikan informasi tentang status kinerja proyek pada uatu periode
pelaporan dan memberikan informasi prediksi biaya yang dibutuhkan dan
waktu untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan berdasarkan indikator saat
pelaporan.
Konsep nilai hasil merupakan perkembangan dari konsep analisis varians.
Dimana dalam analisis varians hanya menunjukkan perbedaan hasil kerja pada
waktu pelaporan dibandingkan dengan anggaran atau jadwalnya. Dalam
konsep nilai hasil dapat mengetahui kinerja kegiatan yang sedang dilakukan
serta dapat meningkatkan efektifitas dalam memantau kegiatan proyek.
Dengan memakai asumsi bahwa kecenderungan yang ada dan terungkap pada
saat pelaporan akan terus berlangsung, maka metode perkiraan atau proyeksi
keadaan masa depan proyek, seperti :
i.
Dapatkah proyek diselesaikan dengan sisa dan yang ada;
ii.
Berapa besar perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek;
iii.
Berapa besar keterlambatan/kemajuan pada akhir proyek.
BAB II ‐ 9 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
Bila ditinjau dari jumlah pekerjaan yang diselesaikan berarti konsep ini
mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu
bila dinilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan
tersebut. Dengan perhitungan ini dapat diketahui hubungan antara apa yang
sesungguhnya telah dicapai secara fisik terhadap jumlah anggaran yang telah
dikeluarkan, yang dapat ditulis dengan rumus :
Nilai Hasil : (% Penyelesaian) x (Anggaran)
Sumber : Soeharto, 1997
Keterangan :
2.8
-
% penyelesaian yang dicapai pada saat pelaporan
-
Anggaran yang dimaksud adalah real cost biaya proyek
INDIKATOR-INDIKATOR YANG DIPERGUNAKAN
Konsep dasar nilai hasil (earned value) dapat digunakan untuk menganalisis
kinerja dan membuat perkiraan pencapaian sasaran. Indikator yang digunakan
dalam analisis adalah biaya aktual (actual cost), nilai hasil (earned value) dan
jadwal anggaran (planned value)
2.8.1
Biaya Aktual/ Actual Cost (AC)
Actual Cost of Work Performed (ACWP) adalah jumlah biaya aktual pekerjaan
yang telah dilaksanakan pada kurun pelaporan tertentu. Biaya ini diperoleh dari
data-data akuntansi atau keuangan proyek pada tanggal pelaporan. Jadi, aktual
BAB II ‐ 10 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
cost merupakan jumlah aktual dari pengeluaran atau dana yang digunakan
untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu.
2.8.2
Nilai Hasil/ Earned Value (EV)
Nilai hasil / Earned value (EV) atau biasanya disebut Budgeted Cost of Work
Performance (BCWP) adalah nilai pekerjaan yang telah selesai terhadap
anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Bila angka
actual cost (AC) dibandingkan dengan earned value (EV), akan terlihat
perbandingan antara biaya yang telah dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah
terlaksana terhadap biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk maksud tersebut.
2.8.3
Jadual Anggaran/ Planned Value (PV)
Jadual anggaran/ Planned value (PV) atau biasanya disebut Budgeted Cost of
Work Schedule (BCWS) menunjukkan anggaran untuk suatu paket pekerjaan
yang disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan. Di sini terjadi
perpaduan antara biaya, jadwal dan lingkup kerja, dimana pada setiap elemen
pekerjaan telah diberi alokasi biaya dan jadwal yang menjadi tolak ukur dalam
pelaksanaan pekerjaan.
2.8.4
Varians Biaya dan Jadual Terpadu
Telah disebutkan sebelumnya bahwa menganalisis kemajuan proyek dengan
analisis varians sederhana dianggap kurang mencukupi, karena metode ini
tidak mengintegrasikan aspek biaya dan jadual. Untuk mengatasi hal tersebut
BAB II ‐ 11 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
indikator PV, EV dan AC digunakan dalam menentukan Varians Biaya dan
Varians Jadual secara terpadu. .
Varians Biaya/Cost Varians (CV) dan Varian Jadwal/Schedule Varians (SV)
diformulasikan sebagai berikut:
2.8.5
Varian Biaya (CV)
= EV – AC atau
CV
= BCWP –ACWP ………… (2)
Varian Jadwal (SV)
= EV – PV atau
SV
= BCWP-BCWS ………… (3)
Indeks Produktivitas dan Kinerja
Pengelola proyek sering kali ingin mengetahui efisiensi penggunaan sumber
daya, yang dapat dinyatakan sebagai indeks produktivitas atau indeks kinerja.
Indeks kinerja ini terdiri dari Indeks Kinerja Biaya (Cost Performance Index =
CPI) dan Indeks Kinerja Jadual (Schedule Performance Index = SPI) Adapun
rumusan Indeks kinerja ini adalah :
Indeks Kinerja Biaya (CPI)
= EV/AC atau
CPI
= BCWP / ACWP ……. (4)
Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = EV/ PV atau
SPI
2.8.6
= BCWP / BCWS …….. (5)
Proyeksi Pengeluaran Biaya dan Jangka Waktu Penyelesaian Proyek
Membuat prakiraan biaya atau jadual penyelesaian proyek berdasarkan atas
indikator yang diperoleh saat pelaporan, akan memberikan petunjuk besarnya
biaya pada akhir proyek (estimasi at completion = EAC) dan prakiraan waktu
peneyelesaian proyek (estimate all schedule = EAS) Prakiraan prakiraan biaya
atau jadual amat bermanfaat karena memberikan peringatan dini mengenai halhal yang akan terjadi pada masa yang akan datang, bila kecenderungan yang
ada pada saat pelaporan tidak mengalami perubahan.Bila pada pekerjaan tersisa
BAB II ‐ 12 Tugas Akhir
Dita Dwi Budiati (NIM: 4111120036)
dianggap kinerjanya tetap seperti pada saat pelaporan, maka prakiraan biaya
untuk pekerjaan tersisa (ETC) adalah:
ETC
= (BAC – BCWP) / CPI …….. (6)
EAC
= ACWP – ETC …………….. (7)
Sedangkan prakiraan waktu penyelesaian seluruh pekerjaan:
ETS
= (Sisa waktu ) / SPI................. (8)
EAS
= Waktu selesai + ETS............. (9)
Dimana:
BAC (Budget At Completion)
= Anggaran Proyek Keseluruhan.
SPI (Schedule Performance Index)
= Indek Kinerja Jadwal.
CPI (Cost Performance Index)
= Indek Kinerja Biaya
ETC (Estimate Temporary Cost)
= Prakiraan Biaya untuk Pekerjaan
Tersisa.
EAC (Estimate All Cost)
= PrakiraanTotal Biaya Proyek.
ETS (Estimate Temporary Schedule) = Prakiraan Waktu Untuk
Pekerjaan Tersisa.
EAS (Estimate All Schedule)
= Prakiraan Total Waktu Proyek.
BAB II ‐ 13