BAB II - Widyatama Repository

10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Tentang Peranan
Menurut Soekanto (2000;268) peranan merupakan aspek dinamis kedudukan
(status) apakah seseorang melaksanakan hak-hak dan kewajiban-kewajibannya
masing-masing sesuai dengan kedudukannya, maka dia akan menjalankan suatu
peranan. Peranan mencakup tiga hal yaitu:
”1. Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi/tempat
seseorang dalam masyarakat
2. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu
dalam masyarakat organisasi
3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur
sosial masyarakat”.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi
Pada perusahaan yang masih baik skala operasinya, pimpinan perusahaan
dapat langsung mengetahui dan mengawasi keadaan perusahaan tersebut. Dalam
situasi ini, fungsi akuntansi sementara diselenggarakan hanya sekali dalam setahun
pada saat informasi laporan untuk tujuan fiskal diperlukan. Hal ini disebabkan karena
kedudukan manajer dan pemilik terdiri dari satu atau beberapa orang saja, sehingga
pengelolaan supervisi dilakukan secara langsung dan personal.
Sejalan dengan berkembangnya skala operasi dan semakin kompleksnya
permasalahan yang timbul dalam perusahaan, maka kegunaan dari hasil akuntansi
sebagai salah satu fungsi informasi dalam suatu perusahaan akan semakin meningkat
pula.
Dalam situasi demikian, tugas manajemen akan lebih rumit dan banyak
menuntut ketahanan fisik mental dan kemampuan intelektual yang tinggi. Oleh
11
karena itu suatu alat bantu sistem informasi akuntansi sangat diperlukan kegunaannya
dalam fungsi pengendalian dan pengawasan agar tugas manajer lebih ringan sehingga
manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Informasi akuntansi penting sekali bagi manajemen dari suatu satuan ekonomi
yang efisien. Dalam suatu organisasi perusahaan, informasi akuntansi dihasilkan oleh
suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari elemen-elemen untuk menghasilkan informasi
tersebut, antara lain buku harian (jurnal) dan buku besar. Unsur yang paling penting
dalam suatu sistem adalah orang yang melaksanakan prosedur-prosedur agar
beroperasinya sistem tersebut.
Sistem Informasi Akuntansi menurut Cushing yang dikutip oleh La Midjan
dan Azhar Susanto (2001;30) adalah:
”Merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu
organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan dan juga
informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”.
Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001;3) sebagai berikut:
”Organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian Sistem Informasi
Akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang terdiri dari
koordinasi manusia, alat, dan metode berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang
terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi
akuntansi manajemen yang terstruktur.
12
2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Manajer dalam suatu perusahaan membutuhkan alat untuk membantunya
dalam pencapaian tujuan, dan alat itu adalah sistem informasi akuntansi yang akan
memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
Suatu sistem informasi yang dirancang sedemikian rupa agar dapat memenuhi
fungsinya di dalam perusahaan. Demikian pula suatu sistem informasi dalam
memenuhi fungsinya harus memenuhi tujuan-tujuan yang dapat memberikan
pedoman pada manajer dalam merencanakan suatu sistem yang dapat menghasilkan
suatu sistem yang berguna terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Wilkinson (2000;8) ada dua
yaitu tujuan utama dan tujuan spesifik.
Tujuan utamanya adalah sebagai berikut:
”To provide accounting information to a wide variety of users”.
Sedangkan tujuan spesifiknya adalah sebagai berikut:
”1. To support the day to day operations
2. To support decision making by internal decision makers.
3. To fulfill obligations relating to stewardship”.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama sistem
informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi secara luas yang
bermacam-macam yang berguna bagi pemakai informasi. Sedangkan tujuan
spesifiknya adalah untuk membantu dalam kegiatan operasi sehari-hari perusahaan,
untuk membantu pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan internal dan untuk
memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pengamanan.
13
2.2.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah organisasi unsur-unsur sistem informasi
akuntansi yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi menurut Cushing yang dikutip oleh
La Midjan dan Azhar Susanto (2001;31) adalah sebagai berikut:
”1. Sumber Daya Manusia
2. Alat
3. Data (catatan dan formulir)
4. Informasi
5. Prosedur”.
Kelima unsur diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang
berperan di dalam pengambilan keputusan (apakah sistem dapat dilakukan dengan
baik/tidak) dan dalam mengendalikan jalannya sistem.
2. Alat
Alat merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan di dalam
mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian kalkulasi/perhitungan dan
meningkatkan kerapihan bentuk informasi. Misalnya komputer.
3. Data (catatan dan formulir)
Catatan merupakan konsep dasar pengendalian yang akurat yang menyediakan
pengecekan atas penggunaan informasi. Formulir merupakan unsur penting dalam
sistem informasi akuntansi yang berfungsi menciptakan informasi untuk
mengembangkan data yang ada. Data yang dihasilkan dari catatan-catatan berupa
jurnal-jurnal, buku besar, dan buku tambahan. Selain itu data yang dihasilkan dari
formulir-formulir yang digunakan sebagai bukti tertulis dari transaksi.
14
4. Informasi
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi yang ada di
perusahaan untuk dimanfaatkan oleh pengguna internal maupun eksternal.
Bentuk-bentuk laporan yang dibutuhkan dalam proses penggajian seperti laporan
potongan gaji yang telah dihitung, laporan waktu hadir, laporan daftar gaji dan
laporan tunjangan karyawan. Pengguna internal terdiri dari para manajer dan
karyawan perusahaan sedangkan pengguna eksternal meliputi pihak-pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan seperti kreditor, pemasok, pelanggan,
pemegang saham, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja.
5. Prosedur
Prosedur adalah urutan dari suatu pekerjaan tata usaha (clerical operation) yang
biasanya melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian/lebih yang diadakan
untuk menjamin pelaksanaan yang sama dari transaksi yang berulang-berulang
dalam perusahaan.
2.3
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Akuntansi penggajian perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi
akuntansi yang baik, karena penggajian merupakan pos yang rawan dalam suatu
perusahaan karena pada pos ini mudah terjadi inefisiensi dan kecurangan.
Sistem
informasi
akuntansi
penggajian
yang dijalankan
perusahaan
merupakan suatu sistem, prosedur dan catatan serta formulir-formulir yang digunakan
untuk menetapkan secara akurat berupa gaji yang harus diterima oleh setiap karyawan
perusahaan tersebut, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya potongan pajak
penghasilan karyawan, pinjaman karyawan pada perusahaan, serta sisa gaji yang
benar-benar telah dibayarkan kepada karyawan.
15
Sistem informasi akuntansi penggajian pada dasarnya bertujuan menyediakan
informasi mengenai karyawan dan besarnya gaji yang dibayarkan kepada karyawan.
Bagi manajemen, dimana informasi ini dapat membantu manajemen mengelola
perusahaan.
2.3.1 Pengertian Gaji
Gaji merupakan hal yang sangat penting dan sensitif bagi karyawan, karena
menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan
mempengaruhi motivasi dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan
bagian yang penting dalam unsur biaya produksi yang mempunyai jumlah yang
material sehingga perlu ditekankan agar tujuan efisiensi tercapai.
Pengertian gaji yang dikemukakan oleh Syahrul (2000;746) adalah sebagai
berikut:
”Gaji adalah kompensasi bagi karyawan yang dibayar berdasarkan tarif per
bulan atau per tahun”
Sedangkan pengertian gaji menurut Mulyadi (2002;285) adalah sebagai
berikut:
”Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh pegawai yang mempunyai jenjang jabatan manajer.
Umumnya gaji
diberikan secara tetap per bulan”.
Pengertian sistem penggajian menurut Krismiaji (2002;389) adalah sebagai
berikut:
”Serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang
berhubungan dengan pengolahan karyawan perusahaan secara efektif”.
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa penggajian merupakan
serangkaian aktivitas bisnis yang mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran
16
jasa kepada karyawan tetap mulai dari manajer tingkat bawah sampai dengan manajer
yang lebih tinggi yang dibayarkan secara berkala.
2.3.2 Formulir-formulir dalam Penggajian
Mulyadi (2001;347) menjelaskan formulir-formulir yang digunakan dalam
penggajian:
”1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar”.
La Midjan dan Azhar Susanto (2001;255) menjelaskan formulir-formulir dan
laporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah sebagai
berikut:
”1.
2.
3.
4.
Cek gaji, upah dan amplop gaji (Pay Check and Envelope)
Payroll journal dan check register
Perincian gaji atau upah karyawan (Pay Stub Employee’s Earning
Statement)
Catatan gaji/upah karyawan (Employee’s Earning Record)
Berikut ini adalah uraian dari pernyataan di atas:
1. Cek gaji, upah dan amplop gaji (Pay Check and Envelope)
Gaji/upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan
upah. Suatu metode amplop gaji/upah dapat juga berisi kartu gaji yang
menggambarkan gaji/upah kotor dan gaji/upah bersih.
2. Payroll journal dan check register
Merupakan suatu buku jurnal dimana untuk setiap karyawan disediakan satu baris
tersendiri yang menyebutkan nama, nomor, banyaknya jam kerja yang dikerjakan
17
baik jam biasa maupun jam lembur, allowance, potongan-potongan, upah bersih
dan nomor cek.
3. Perincian gaji atau upah karyawan (Pay Stub Employee’s Earning Statement)
Merupakan suatu perincian untuk para karyawan yang menjelaskan bagaimana
gaji atau upahnya dihitung dengan tunjangan dan potongan-potongannya.
4. Catatan gaji atau upah karyawan (Employee’s Earnings Record)
Catatan ini biasanya digunakan untuk menghitung jumlah jam, penghasilan kotor,
potongan pajak dan lain-lain. Juga seringkali digunakan untuk membantu
pimpinan dalam mengontrol gaji/upah, lembur dan lain-lain. Catatan tersebut
akan menjadi data statistik yang penting sebagai sumber informasi bagi pimpinan
mengenai:
•
Jumlah karyawan seluruhnya.
•
Jumlah rata-rata yang dikerjakan oleh setiap karyawan.
•
Gaji/upah rata-rata yang diterima oleh karyawan untuk berbagai golongan
(laki-laki, wanita, tenaga terlatih, tenaga tidak terlatih).
•
Data mengenai pergantian karyawan.
•
Data mengenai absensi karyawan.
•
Data keterlambatan karyawan.
•
Data pendapatan tahunan rata-rata karyawan.
2.3.3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Mulyadi (2001;382) menjelaskan fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem
Informasi Akuntansi Penggajian adalah sebagai berikut:
”1.
2.
3.
4.
5.
Fungsi Kepegawaian
Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi Akuntansi
Fungsi Keuangan”.
18
Berikut ini adalah penjelasan dari fungsi-fungsi di atas:
1. Fungsi Kepegawaian
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji
karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang
menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban, setiap karyawan selama
jangka waktu pembayaran gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas
keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak,
utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang mengenai sistem informasi akuntansi
penggajian berada di bagian:
a. Bagian Utang, bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem
informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses
pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini
menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar
gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam
daftar gaji tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya, bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam
sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi
19
biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap
daftar gaji tersebut.
c. Bagian Jurnal, bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan, bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji
dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap pegawai, untuk selanjutnya dibagikan
kepada yang berhak.
2.3.4 Prosedur-Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
La Midjan dan Azhar Susanto (2001;240) menjelaskan prosedur-prosedur
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian sebagai berikut:
”1.
Sistem dan prosedur penempatan karyawan (Employment Procedure)
2.
Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja (Time Keeping Procedure)
3.
Sistem dan prosedur penggajian (Payroll Procedure)”.
A. Sistem dan Prosedur Penempatan Karyawan (Employment Procedure)
Fungsi utama bagian personalia dalam suatu perusahaan adalah menyediakan
angkatan kerja yang efisien, menangani SDM dalam perusahaan yang mencakup
prosedur penerimaan karyawan baru, program pendidikan, dan uraian tugas. Secara
umum bagian ini menjamin agar seluruh organisasi perusahaan mengikuti
kebijaksanaan kepegawaian dengan baik.
Sistem dan prosedur penempatan karyawan merupakan kegiatan bagian
personalia yang terdiri dari kegiatan:
1. Pencarian karyawan
Yaitu mencari dan menerima karyawan baru, tugas-tugas yang termasuk di
dalamnya adalah:
20
a. Memelihara catatan-catatan dan arsip untuk membantu mencari karyawan
yang diperlukan, karyawan yang sudah diberhentikan dan mengurus
penerimaan para pelamar.
b. Memelihara
hubungan
dengan
kantor
penempatan
karyawan,
sekolah/perguruan tinggi/sumber lain.
c. Memasang iklan atau melalui kontak pribadi.
2. Mengadakan wawancara
Karyawan yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk diwawancara mengenai
kepandaian, kecakapan, pendidikan, dan pengalaman kerjanya.
3. Penempatan karyawan
Penempatan karyawan dilakukan setelah calon karyawan dinyatakan lulus dari
berbagai tes yang dijalani. Selanjutnya pihak perusahaan menyiapkan surat
pengangkatan yang bersangkutan untuk dimasukkan ke dalam daftar gaji.
B. Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu (Time Keeping Procedure)
Prosedur pencatatan waktu terdiri dari dua bagian kegiatan, yaitu:
1. Pencatatan Waktu Hadir (Attendance Time Keeping), yaitu pencatatan atas waktu
kehadiran karyawan di pabrik atau kantor, sejak masuk sampai pulang yang
tercantum pada kartu kehadiran. Catatan waktu hadir bisa diperoleh dengan cara:
a. Kartu jam (clock card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing
karyawan yang menunjukkkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini
kemudian dimasukkan dalam pencatatan waktu hadir pada waktu karyawan
datang maupun pulang.
b. Daftar hadir yang ditandatangani oleh karyawan setiap hari.
2. Pencatatan Waktu Jam Kerja (Departement Time Keeping or Job Time Keeping),
yaitu pencatatan waktu kerja sesungguhnya dalam setiap pekerjaan atau setiap
departemen.
21
Catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugas dari daftar hadir yang
dikerjakan khusus oleh petugas sendiri.
Bagian pencatatan waktu mempunyai tujuan yaitu untuk:
a. Memperoleh catatan kehadiran para karyawan, sehingga gaji hanya akan
dibayarkan kepada karyawan yang benar-benar bekerja.
b. Menetapkan banyaknya jam kerja lembur dari para karyawan yang lembur
dan harus memenuhi uang lemburnya.
C. Sistem dan Prosedur Penggajian (Payroll Procedure)
Sistem dan prosedur pengajian merupakan sistem dan prosedur untuk menghitung
dan membayar gaji pada karyawan dengan melibatkan departemen personalia dan
umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi.
Fungsi yang dilakukan setiap bagian yang terlibat dalam sistem dan prosedur
penggajian diuraikan sebagai berikut:
1. Departemen Personalia dan Umum meliputi:
a. Bagian personalia yang memegang fungsi personalia yang berperan dalam
kegiatan penggajian.
b. Bagian pencatatan waktu yang memegang fungsi daftar gaji yang bertanggung
jawab menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran tersebut.
2. Departemen Keuangan
Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta berbagai
tunjangan kesehatan karyawan.
3. Departemen Akuntansi
Bagian yang bertanggung jawab atas pencatatan waktu biaya tenaga kerja untuk
kepentingan harga pokok dan penyediaan internal guna pengawasan biaya tenaga
kerja.
22
2.4
Pengertian Efektivitas
Pengertian Efektivitas menurut Anthony and Govindarajan (2003;111) adalah
sebagai berikut:
”Effectiveness is determined by relationship between a responsibility centre’s
output and it’s objectives”.
Jadi efektivitas adalah hubungan antara keluaran dengan tujuan harus
dicapainya. Semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai
pencapaian tujuan tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.
2.5
Pengendalian Internal
Sejalan dengan semakin luas dan kompleksnya perusahaan, pimpinan
perusahaan dihadapkan kepada realita keterbatasan untuk dapat memonitor semua
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya secara langsung. Oleh karena itu
diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai yang dapat digunakan sebagai
alat bantu manajemen dalam memastikan tercapainya sasaran dan tujuan perusahaan.
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian internal menurut Krismiaji (2002;218) adalah
sebagai berikut:
”Rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau
melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen”.
Sedangkan pengertian pengendalian internal menurut Mulyadi (2002;20)
adalah sebagai berikut:
”Pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh Dewan
Komisaris, manajemen, dan personil lain yang didesain untuk memberikan
keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1) keandalan pelaporan keuangan 2) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
yang berlaku 3) efektivitas dan efisiensi operasi”.
23
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intenal
merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal
dijalankan oleh orang, tidak hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir tetapi
diharapkan dapat memberikan keyakinan yang memadai.
2.5.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal menurut COSO yang dikutip oleh Bodnar and
Hopwood (2001;182) adalah sebagai berikut:
”1. Effectiveness and efficiency operation
2.
Reliability of financial reporting
3.
Compliance with applicable laws and regulations”.
Pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Efektivitas dan efisiensi operasi
Tujuan dari pengendalian internal adalah untuk mengurangi pengulangan
kerjasama aspek usaha yang mendorong efektivitas dalam kegiatan operasional
perusahaan serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
2. Keandalan pelaporan keuangan
Dalam menyelenggarakan kegiatan operasi perusahaan, manajemen memerlukan
informasi yang tepat dan akurat. Oleh karena itu diharapkan dengan adanya
pengendalian intenal maka dapat menyediakan data atau catatan-catatan yang
dapat dipercaya dan handal sehingga memungkinkan tersusunnya laporan
keuangan yang dapat diandalkan.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa peraturan dan hukum
yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan telah ditaati
oleh seluruh karyawan perusahaan tersebut.
24
Ketiga tujuan pengendalian internal tersebut di atas merupakan output dari
suatu pengendalian yang memadai. Oleh karena itu agar tujuan pengendalian dapat
tercapai, perusahaan harus mempertimbangkan unsur-unsur pengendalian internal.
2.5.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal
Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2002;183) adalah
sebagai berikut:
”1.
2.
3.
4.
5.
Lingkungan pengendalian
Penaksiran risiko
Informasi dan komunikasi
Aktivitas pengendalian
Pemantauan”.
Unsur-unsur tersebut di atas dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian internal menciptakan suasana pengendalian dalam
suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang
pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur
pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur.
a. Nilai integritas dan etika
Efektivitas pengendalian internal bersumber dari dalam diri orang yang
mendesain dan melaksanakannya. Pengendalian internal yang memadai
desainnya, apabila dijalankan oleh orang-orang yang tidak menjunjung tinggi
integritas dan tidak memiliki etika, akan mengakibatkan tidak terwujudnya
pengendalian internal. Oleh karena itu, tanggung jawab manajemen adalah
menjunjung tinggi nilai integritas untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau
telah menjadi komitmennya.
25
b. Dewan Komisaris dan Komite Audit
Dalam perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas, jika penunjukkan
auditor dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan auditor dapat tampak
berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Oleh karena itu,
perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang
penunjukkan auditor dari tangan manajemen puncak ke tangan Dewan
Komisaris atau Komite Audit.
c. Filosofi dan Gaya Operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi
perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya
dikerjakan oleh perusahaan. Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide
manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan.
d. Struktur Organisasi
Struktur dibentuk oleh manusia untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Orang
bergabung dalam suatu organisasi dengan maksud utama untuk mencapai
tujuan-tujuan yang tidak dicapainya dengan kemampuan yang dimilikinya
sendiri. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas entitas.
e. Pembagian Wewenang dan Pembebanan Tanggung Jawab
Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan perluasan
lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Dengan pembagian wewenang
yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang
dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi.
f. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Karyawan merupakan unsur penting dalam setiap pengendalian internal. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, maka unsur
pengendalian internal dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan
26
tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan.
g. Komitmen Terhadap Kompetensi
Untuk mencapai tujuan entitas, personil di setiap tingkat organisasi harus
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan
tugasnya
secara
pertimbangan
efektif.
manajemen
Komitmen
atas
terhadap
pengetahuan
kompetensi
dan
mencakup
keterampilan
yang
diperlukan, dan paduan antara kecerdasan, pelatihan serta pengalaman yang
dituntut dalam pengembangan kompetensi.
2. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis
dan pengendalian risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan
keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia.
Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap
risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti:
a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang
belum pernah dikenal.
b. Perubahan standar akuntansi.
c. Hukum dan peraturan baru.
d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang
digunakan untuk pengelolaan informasi.
e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan
pelaporan informasi serta personil yang terlibat di dalam fungsi tersebut.
3. Informasi dan Komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personil yang
terlibat dalam keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan
pekerjaan orang lain. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang efektif dapat
27
memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah
sebagai berikut:
a. Sah.
b. Telah diotorisasi.
c. Telah dicatat.
d. Telah dinilai secara wajar.
e. Telah digolongkan secara wajar.
f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya.
g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar.
4. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan
keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara
penggolongan adalah sebagai berikut:
1) Pengendalian pengolahan informasi
a) Pengendalian umum.
b) Pengendalian aplikasi.
2) Pemisahan fungsi yang memadai.
3) Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan.
4) Review atas kinerja.
5. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal
sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personil yang semestinya
melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian
pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian
internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan dan untuk menentukan apakah
28
pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya
perubahan keadaan.
2.6
Pengendalian Internal Pembayaran Gaji
Masalah gaji harus mendapatkan perhatian pimpinan perusahaan bukan saja
karena jumlah yang dikeluarkan sangat besar akan tetapi juga gaji sangat mudah
untuk disalahgunakan. Oleh karena itu pimpinan perusahaan harus menerapkan
sistem informasi yang memadai sebagai alat untuk menciptakan pengendalian internal
pembayaran gaji pada perusahaan yang dipimpinnya.
Tujuan pengendalian internal pembayaran gaji adalah agar gaji dapat
dibayarkan kepada karyawan secara tepat dan benar serta serta dilain pihak untuk
menyajikan informasi atau data yang tepat, cepat, dan akurat untuk disampaikan
kepada manajemen.
Adapun tujuan pengendalian internal pembayaran gaji menurut Arens dkk
(2006;566) adalah sebagai berikut:
”1. Recorded payroll payments are for work actually performed by existing
employees (existence)
2. Existing payroll transactions are recorded (completeness)
3. Recorded payroll transactions are for the amount of time actually
worked and are at the proper pay rate; withholdings are properly
calculated (accuracy)
4. Payroll transactions are properly classified (classification)
5. Payroll transactions are recorded on the correct dates (timing)
6. Payroll transactions are properly included in the payrolll master file
and are properly summarized (posting and summarization)”.
Uraian dari kutipan di atas adalah sebagai berikut:
1. Eksistensi atau keberadaan, setiap transaksi pembayaran gaji yang dicatat adalah
untuk pekerjaan yang secara aktual dilakukan oleh karyawan non fiktif.
2. Kelengkapan, setiap transaksi penggajian yang telah dicatat.
29
3. Akurasi, transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu jam kerja aktual
dan tingkat gaji yang semestinya.
4. Klasifikasi, transaksi penggajian diklasifikasikan dengan benar.
5. Tepat waktu, transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat.
6. Posting dan pengikhtisaran, transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk
penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.
2.7
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang
Efektivitas Pengendalian Internal Pembayaran Gaji
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengendalian internal pembayaran
gaji karyawan, kedua-duanya berfungsi sebagai alat yang mempermudah pimpinan
perusahaan dalam melaksanakan aktivitas perusahaan. Dalam hal ini perlu diketahui
bagaimana hubungan yang ada diantara kedua pengertian tersebut agar dapat
diketahui letak dan pengaruhnya satu sama lain.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah salah satu alat yang
memberikan informasi aktivitas perusahaan terutama penggajian dan dimanfaatkan
pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan pengendalian internal pembayaran gaji adalah alat yang
memberikan jaminan yang memadai bahwa semua harta milik, aktivitas dan catatan
keandalannya dapat dipercaya. Otomatis hal ini akan berpengaruh kepada kelayakankelayakan informasi yang diperlukan dan ini penting bagi terciptanya suatu sistem
informasi akuntansi penggajian yang baik.
Sistem
informasi
akuntansi
yang
diciptakan
oleh
perusahaan
dan
pengendalian internal pembayaran gaji dilaksanakan secara bersama-sama dalam
suatu perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi penggajian yang baik.
Agar pengendalian internal terhadap pembayaran gaji dapat mencapai sasarannya
yaitu informasi yang diperoleh mengenai karyawan dapat dijamin keabsahannya,
30
kelengkapannya, penilaiannya, klasifikasinya, tepat waktu, diotorisasi dengan pantas
serta telah diposting dan diikhtisarkan dengan benar. Agar sasaran tersebut dapat
tercapai, harus didukung oleh pelaksanaan sistem dan prosedur pencatatan yang baik.
Dengan kata lain, tujuan pengendalian internal pembayaran gaji dapat tercapai
dengan dilaksanakannya unsur-unsur dan tujuan pengendalian internal serta
berperannya sistem informasi akuntansi dalam menyediakan sumber daya manusia,
alat, data, informasi dan prosedur.