Bab II-Manajemen dan Organisasi Proyek

Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1. Sistem Organisasi Proyek
PROJECT MANAGER
Ir. Mahmud
SAFETY
Oki Permana
SITE MANAGER
Ir. Firdaus Ramli
ADMINISTRASI
Butje
OP. MESIN BOR
Nuroni
Wiyanto
PELAKSANA
Latif
ENGINEER
Ramdan
OP. CRANE SERVICE
Samsudin
RIGGER SERVICE I
Muslih
Turji’i
PROJECT COORD.
Ir. Yacob
RIGGER SERVICE II
Mahfud
Triyana
OP. EXCAVATOR
Kholik
SURVEYOR
Ludiman
WELDER
Dudung
Yunus Helmi
RIGGER BENTONITE
Hartono
Sukirman
Gambar 3.1 Skema Organisasi proyek
3.2. Organisasi Proyek
Organisasi didefinisikan sebagai wadah dalam kegiatan sekelompok
manusia yang mempunyai fungsi tertentu dalam mencapai tujuan bersama
dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki semaksimal mungkin.
Kegiatan tersebut berupa jasa maupun fisik atau barang yang disesuaikan
dengan tujuan yang ingin dicapai yang ditentukan oleh banyak dan
sedikitnya kegiatan tersebut yang berpengaruh pada jumlah sumber daya
yang dibutuhkan.
III-1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Proyek merupakan aktifitas yang menjalankan fungsi perubahan bentuk
yang dapat dilihat dengan jelas, saat kapan proyek tersebut diakhiri sehingga
dapat diartikan bahwa proyek merupakan rangkaian kegiatan yang banyak
sekali melibatkan faktor spesifikasi teknis yang ditentukan, waktu yang
ditetapkan, biaya yang disetujui, standar kualitas yang telah ditentukan dan
keuntungan yang diharapkan oleh perusahaan.
Kedua pengertian diatas menunjukkan bahwa proyek membutuhkan
kelancaran pelaksanaan pekerjaan dalam suatu sistematika kerja yang dapat
diterapkan. Dengan demikian dapat dilakukan pembagian kerja yang jelas
dan terkoordinasi sehingga akan membuahkan jalinan kerjasama yang baik
antara unsur-unsur didalamnya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan, untuk itu mutlak diperlukan pembagian tugas, kewajiban,
tanggung jawab, serta wewenang yang sesuai dengan fungsi masing-masing
unsur pelaksana proyek.
3.3. Unsur-Unsur Pelaksana Proyek
Unsur-unsur pelaksana suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait
untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal.
Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas,
wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS) dan dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga
dapat tercapai suatu rangakain dan hubungan kerja yang diharapkan.
Unsur-unsur yang terlibat dalam Proyek :
a.Pemilik Proyek
: Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
b.Kontraktor Pelaksana
: PT. Waskita Karya (Persero) Tbk
Kedua unsur tersebut dapat melakukan tugas dan kerjasama sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan :
III-2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.3.1. Pemilik Proyek ( Owner / Bouwheer / Employer )
Pemilik atau pemberi tugas adalah orang / badan hukum yang memberikan
pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pada Proyek
Pembangunan Gedung Bertingkat Tinggi Kemayoran (Wisma Atlet) Block
D10-2 Tower 4, pemilik mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut :
a. Menyediakan atau membayar sejumlah biaya yang diperlukan untuk
terwujudnya suatu pekerjaan bangunan.
b. Menyelenggarakan pelelangan.
c. Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya.
d. Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang
dikemukakan oleh perencana.
e. Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan
proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada
waktunya, antara lain surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan dan keterangan lain yang diperlukan.
3.3.2. Konsultan Perencana (Consultan Engineering)
Konsultan perencana adalah orang / badan hukum yang membuat
perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana
dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau
badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan.
Yang
dimaksud
dengan
badan
hukum
yaitu
badan
yang
mempunyai/memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut
badan hukum yang mempunyai akte notaris.
Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana secara umum adalah :
a. Membuat sketsa gagasan / pemikiran pertama akan didiskusikan bersama
dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan.
III-3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
b. Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan
keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur,
arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi
gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta
hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat
yang ada.
c. Merencanakan bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan
dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan
dalam pelaksanaan.
d. Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan
pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan.
e. Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal
yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan
syarat-syarat (RKS).
f. Membuat dokumen lelang yang terdiri dari :
 Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail,
 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
 Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan biasanya volume
untuk setiap jenis pekerjaan.
g. Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan
dalam rapat pemberian pekerjaan dan membuat berita acara penjelasan.
h. Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala.
i. Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau
pemilik proyek (owner)
3.3.3. Kontraktor
Kontraktor adalah orang / badan hukum yang menerima dan sesuai dengan
peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah
III-4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi
pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek.
Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk
membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi
tugas.
Tugas dan tanggung jawab kontraktor secara umum adalah :
a. Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan
dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan
bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat
(RKS)
b. Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap
c. Meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing),
serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built
drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan
pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam
pelaksanaan dan pengawasan di lapangan.
d. Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai
dengan yang diisyaratkan.
e. Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan
peralatan kerja yang lainnya.
f. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan
diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan,
alat dan hasil test laboratorium.
g. Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di
lapangan kepada perencana dan pengawas.
h. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah
ditetapkan dalam dokumen kontrak.
III-5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
i. Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan
oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala.
j. Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas.
k. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan
akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh
kontraktor.
l. Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan.
m. Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan
proyek.
Fungsi
kontraktor dalam
pekerjaan ini
adalah sebagai
pelaksana
pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor
harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat
diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material
yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi
syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya.
Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu
pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang
dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi
proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada
siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas.
3.3.4. Hubungan Kerja Antar Unsur Pelaksana Proyek
Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam
pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk
manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek, baik
proyek dengan skala besar maupun kecil.
III-6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik
antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak
saling tumpah tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya,
sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan
tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang
telah ditetapkan sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif.
PEMBERI TUGAS
(PEMILIK) PROYEK)
KONSULTAN
KONTRAKTOR
PELAKSANA
Grafik 3.2 Bagan Hubungan Organisasi Proyek
3.3.5. Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor Pelaksana
Bentuk ikatan antara keduanya berupa kontrak. Pemberi tugas kepada
kontraktor pelaksana memeberikan biaya pelaksanaan pekerjaan, sedangkan
kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil/produksi
pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan
kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya
dituangkan
dalam
suatu
kontrak
atau
surat
Perjanjian
Pekerjaan
Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses
pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung.
3.4. Job Description
Job Description
adalah suatu gambaran
masing-masing staff yang
mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam
suatu kesatuan utuh. Dari Job description tersebut dapat diketahui dengan
jelas pos devisi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek.
III-7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing tersebut adalah
sebagai berikut :
3.4.1. Project Manager
Project Manager
segala
hal
mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap
yang
berhubungan
dengan
pelaksanaan
dan
kegiatan
pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan
tanggung jawabnya antara lain :
a. Membuat sistem yang baik dan benar
b. Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana
proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya.
c. Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan.
d. Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor
pusat kontraktor.
3.4.2. Site Manajer
Site manajer adalah orang yang bekerja pada kontraktor yang ditunjuk
mewakili perusahaan dan memimpin pelaksanaan proyek dilapangan. Tugas
dan tanggung jawabnya antara lain :
a. Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana
proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya.
b. Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalah-masalah
teknis di lapangan.
c. .Menyiapkan progress report.
III-8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.4.3. Pelaksana
Pelaksana mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah
teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para mandor.
Tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
a. Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalah-masalah
teknis di lapangan.
b. Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah
ditetapkan.
c. Membuat perencanaan pekerjaan mingguan.
d. Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan.
e. Menyiapkan gambar shop drawing.
f. Menyiapkan laporan harian dan mingguan
g. Menyiapkan progress report
h. Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor
i. Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan
j. Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga
kerja dan peralatan.
3.4.4. Drafter
Drafter merupakan tenaga teknik perencanaan kegiatan pekerjaan dilokasi
proyek. Tugas Drafter adalah sebagai berikut ini :
a. Membuat gambar kerja
b. Melaksanakan pengukuran
c. Mengontrol hasil kerja
III-9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
d. Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan
e. Memonitoring hasil pekerjaan
3.4.5. Tenaga Administrasi dan Keuangan
Tenaga administrasi dan keuangan bertugas mengurusi pelaksanaan
pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga
administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut :
a. Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar
b. Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya
c. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa
terkendali
d. Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja
3.4.6. Tenaga Logistik dan Peralatan
Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi
pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan.
Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material
serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang
harus dibayarkan kontraktor pada supplier.
Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama
pelaksanaan proyek.
b. Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan
spesifikasi
c. Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan
serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang
III-10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III-Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
d. Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material
dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari
gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek
3.4.7. Mandor
Mandor adalah pengatur tenaga pekerja mulai dari tukang sampai pembantu
tukang(kenek).
Dalam hal ini mandor berperan penting dalam mengendalikan tenaga
pekerja secara langsung setelah mendapat instruksi dari Pelaksana.
Dimana instruksi tersebut akan diuraikan dan dijelaskan kepada tukang dan
pembantu tukang dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh tukang.
Adapun tugas dari Mandor adalah sebagai berikut :
a. Mengatur irama tukang dan pembantu tukang (kenek)
b. Menterjemahkan instruksi teknis dari Pelaksana kepada tukang/pekerja
3.4.8. Pekerja
Yang disebut pekerja adalah tukang dan pembantu tukang(kenek).setiap
tukang memiliki pembagian tugasnya masing-masing sesuai dengan
kemampuan dan ketrampilannya.ada beberapa macam Tukang antara lain :
a. Tukang Batu
b. Tukang Besi
c. Tukang kayu
d. Tukang Plumbing
e. Tukang Listrik
f. Tukang Baja
III-11
http://digilib.mercubuana.ac.id/