BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam suatu kegiatan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam suatu kegiatan dan organisasi yang menjadi salah satu sumber data
atau informasi yang dibutuhkan adalah arsip, dimana dapat dijadikan sebagai
pusat ingatan atau rekaman, alat bantu dalam mengambil keputusan, serta sebagai
bukti kesuksesan suatu organisasi untuk kepentingan bagi organisasi lain. Peran
arsip pada dasarnya sangat penting dan tidak mungkin dapat dihapus atau
ditinggalkan begitu saja guna memperlancar kegiatan pekerjaan sehari-hari pada
suatu organisasi maupun lembaga. Oleh karena itu, dibutuhkan kegiatan
manajemen arsip yang di awali dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip.
Kearsipan yaitu suatu aktivitas atau kegiatan yang dimulai dari proses
penciptaan,
pengumpulan,
pengendalian,
penyimpanan,
perawatan
dan
penyelamatan penggunaan arsip statis sesuai dengan sistem tertentu.
Arsip juga merupakan suatu kegiatan yang di butuhkan dalam
melaksanakan pekerjaan pada masa lalu serta penyusunan rencana kerja dan
pengambilan keputusan pada masa yang akan datang. Selain disamping sebagai
pusat ingatan, arsip juga sebagai sumber informasi dan bukti sejarah. Banyak
informasi yang terkandung pada arsip, seperti tentang sejarah berdirinya suatu
lembaga/organisasi, aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan, maupun aktivitasaktivitas yang akan dilakukan. Dengan adanya arsip, maka akan diperoleh data
atau keterangan-keterangan yang dibutuhkan serta dapat di ketahui maju
mundurnya suatu kegiatan serta dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan yang
dibutuhkan oleh lembaga/instansi.
Sejalan dengan berkembangnya zaman, arsip akan lahir dengan sendirinya
dimana kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan fungsi instansi dapat berjalan
dengan baik dalam sistem kearsipan yang sistematis agar sewaktu-waktu jika
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Arsip tidak pernah
diciptakan secara khusus tetapi merupakan hasil samping (by product) dari
kegiatan organisasi atau instansi.
Universitas Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
(BPAD) merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
(BPAD) berdiri pada Tahun 1994, yang berperan sebagai Central Record yang
memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu untuk meningkatkan pengelolaan,
penyelamatan dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan
dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenagatenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja di lingkungan Pemerintahan
Provinsi Sumatera Utara dan Pemerintahan Kabupaten / Kota Sumatera Utara
sampai ke Desa / Kelurahan. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat
dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka harus dilakukan suatu
manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis agar arsip-arsip
tersebut bermanfaat bagi pemerintah maupun bagi masyarakat umum.
Menurut BPAD Provinsi Sumatera Utara manajemen arsip statis
merupakan suatu kegiatan arsip statis yang hanya terdapat di lembaga kearsipan,
dan dapat didayagunakan untuk kepentingan umum. Sedangkan tujuan dari arsip
statis berguna
untuk
kepentingan kegiatan kepemerintahan,
pendidikan,
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi dalam
rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.
Pada observasi awal penulis melihat arsip statis pada BPAD belum
memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip statis dan ruangan bagi
pengguna. Jumlah arsip yang tersimpan dari tahun 2008 sampai dengan tahun
2012 berjumlah 1.216 bungkus arsip dan jumlah arsip yang belum diolah
sebanyak 155.435 berkas. Arsip-arsip yang belum dikelola tadi disimpan di dalam
karung, peti dan kotak yang diletakkan pada sebuah ruangan yang khusus untuk
arsip-arsip tersebut, sedangkan jumlah arsip statis yang di miliki oleh Badan
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara belum
diketahui jelas jumlahnya karena kurangnya kegiatan pengelolaan manajemen
arsip serta masih banyak juga instansi-instansi, lembaga dan pemerintahan yang
tidak menyerahkan arsip.
Universitas Sumatera Utara
Selain itu penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara dari
mulai dibangun sampai sekarang sudah berubah sebanyak 2 kali di mana pada
awalnya BPAD Provinsi Sumatera Utara menggunakan lemari khusus dalm
menyimpan arsip, dan sekarang arsip statis yang di tata tadi disimpan kedalam
format CD. Tetapi, belum semua arsip statis disimpan kedalam format CD.
Arsip-arsip yang telah di olah dilakukan penilaian dengan menggunakan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun
1991. Arsip statis yang dimiliki BPAD terdiri dari : arsip biro umum, arsip
pemerintahan, arsip perkebunan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian, arsip
pendidikan, arsip kependudukan dan lain-lain. Contoh arsip statis yang dimiliki
BPAD, yaitu: Sejarah berdirinya USU yang dimuat dalam bentuk foto, selain itu
tentang Perda Bupati Tapteng No.16 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Tengah, Keputusan Bupati
Pakpak Barat No.05 Tahun 2006 Tentang Pemakaian Logo/Lambang Kabupaten
Pakpak Barat, Koran pertama yang terbit Tahun 1927 Terbitan Medan Benih
Timoer Edisi Juni-Juli, dll. Manajemen pengelolaan arsip yang dilakukan selama
ini belum efektif dan efisien sehingga masih banyak arsip yang belum disentuh
atau diolah.
Kondisi arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara saat ini belum di
tata dengan baik dan masih bersifat konvensional sehingga masih sebagian arsip
di simpan ke dalam format CD atau di alih mediakan sekitar 10% dari jumlah
1.216 berkas yang telah diolah. Pengelolaan arsip menggunakan program Sistem
Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang didatangkan dari ANRI, dimana dalam
melakukan pengelolaan BPAD masih memerlukan bantuan ANRI dengan cara
menyerahkan softcopy arsip-arsip tersebut untuk diolah dan diterbitkan. Selain itu
kurangnya tenaga ahli yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip juga
menjadi salah satu kendala yang dialami oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara.
Arsiparis yang dimiliki oleh BPAD berjumlah 10 orang dari 140 orang pegawai.
Maka dari itu, kegiatan yang dilakukan selama ini belum sesuai dengan
upaya kegiatan pengelolan dan pelestarian arsip sehingga penulis ingin
mengetahui sejauhmana tata cara manajemen arsip statis yang dilakukan oleh
BPAD Provinsi Sumatera Utara dalam upaya melestarikan informasi yang sudah
Universitas Sumatera Utara
tersedia sejak dibangunnya BPAD Provinsi Sumatera Utara, apakah sudah sesuai
dengan prosedur penataan arsip atau tidak.
Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul
“Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas maka yang menjadi permasalahan dalam
penelitian ini adalah bagaimana manajemen pelestarian arsip statis daerah pada
BPAD Provinsi Sumatera Utara?
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui
manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi :
1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas
manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera
Utara.
2. Peneliti
Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui tentang manajemen atau
pengelolaan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
3. Penulis
Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai
manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada BPAD
Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
1.5. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen arsip
yang berkaitan dengan daur hidup arsip yang diantaranya berupa akuisisi,
deskripsi, pemeliharaan, perawatan, pelayanan pengguna, sumber publikasi.
Selain itu, penulis juga ingin membahas tentang Penciptaan arsip dan
Penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara