BAB 2 LANDASAN TEORI
advertisement
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Dasar/Umum 2.1.1 Sistem M enurut M cleod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemenelemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. M enurut O’Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. M enurut Hanif (2007, p3), sistem merupakan sekumpulan objekobjek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai tujuan. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau pun kesatuan dari elemen-elemen yang berkaitan antara bagian satu dengan yang lainnya untuk melaksanakan suatu proses tertentu, sehingga menghasilkan suatu tujuan. 2.1.2 Informasi M enurut M cleod (2004, p12), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti yang dapat digunakan oleh para pemakai atau pengguna dari informasi. 8 9 M enurut O’Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. M enurut Turban et al (2008, p41), informasi adalah data yang telah diproses serta memiliki arti dan nilai bagi penerima informasi. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, informasi dapat diartikan sebagai data yang dikelola untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi para pemakai yang bersangkutan, yang kemudian digunakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. 2.1.3 Sistem Informasi 2.1.3.1 Definisi Sistem Informasi M enurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyerbarkan informasi dalam sebuah organisasi. M enurut Hanif (2007, p14), sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem informasi dapat diartikan sebagai kombinasi atau kesatuan proses dari berbagai komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, sehingga menerima data untuk diproses dan menghasilkan keluaran yang dapat digunakan oleh pemakai sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan. 10 2.1.3.2 Jenis Sistem Informasi Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para pemakai dalam suatu organisasi dapat dibedakan menurut area fungsional, yaitu sebagai berikut: Sistem Keterangan informasi Sistem Sistem informasi yang menyediakan informasi yang Informasi dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan. Sistem Sistem informasi yang menyediakan informasi pada Informasi fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan) Keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan; misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran. Sistem Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem Informasi informasi lain untuk mendukung manajemen M anufaktur perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun pengendalian) dalam meyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan. M isalnya berupa data bahan mentah, profil vendor baru, dan jadwal produksi. 11 Sistem Sistem informasi yang menyediakan informasi yang Informasi dipakai oleh fungsi pemasaran; misalnya berupa Pemasaran ringkasan penjualan. Sistem Sistem informasi yang menyediakan informasi yang Informasi dipakai oleh fungsi personalia; misalnya berisi SDM informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangantunjangan, hingga kinerja pegawai. T abel 2.1 Sistem Informasi dari Area Fungsional (Sumber: Abdul dan T erra, 2003, pp551-pp554) 2.1.3.3 Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam sistem informasi. Hal ini dapat ditemukan dalam tiga peran penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan bisnis: • M endukung proses dan operasi bisnis. • M endukung pengambilan keputusan para pegawai dan manager. • M endukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. (O’Brien, 2005, p10) 2.1.3.4 Komponen-komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar yang meliputi: manusia, hardware, software, data, dan jaringan. Penjelasan kelima komponen tersebut sebagai berikut: 12 a) Sumber Daya M anusia. M anusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. b) Sumber Daya Hardware. M eliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Tidak hanya mesin, tetapi juga semua medis data, hingga disk magnetis atau optikal. Contoh hardware: sistem komputer dan periferal komputer. c) Sumber Daya Software. M eliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contoh software: software sistem, software aplikasi, dan prosedur. d) Sumber Daya Data. Data lebih dari bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manager dan pakar sistem informasi. Data sebagai sumber yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberikan manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. e) Sumber Daya Jaringan. M enekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi: media komunikasi dan dukungan jaringan. (O’Brien, 2005, pp34-pp39) 13 2.1.4 Software 2.1.4.1 Definisi Software M enurut O’Brien (2005, p713), software adalah program dan prosedur komputer yang berkaitan dengan operasi sistem informasi. M enurut Djoko (2006, p311), software adalah kumpulan dari berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan. M enurut kutipan dari Oktavita.com, software adalah sekumpulan berita yang dijalankan (atau dieksekusi) oleh komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Perangkat lunak ini melibatkan berbagai komponen dalam komputer, seperti sistem operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca. Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memahami dan menjalankan instruksi yang terkandung di dalamnya (http://oktavita.com/pengertian-software.htm). Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa software adalah prosedur yang berisi sistem operasi, program, data yang tersusun untuk menjalan suatu kerjaan tertentu di komputer yang berkaitan dengan sistem informasi. 2.1.4.2 Jenis-jenis software Gambaran umum dari software komputer adalah: 14 Software Komputer Software Aplikasi Program Aplikasi Umum • Software Suite • Penjelajah Web •E-mail •Word Processing •Spreadsheets • Pengelola Database Melakukan Pekerjaan Pemprosesan Informasi bagi Pemakai Akhir Software Sistem Program Manajemen Sistem Program Aplikasi Khusus Mengelolah dan Mendukung Operasi Sistem Serta Jaringan Komputer Program Pengembangan Sistem •Bisnis-Akuntasi Pemrosesan Transaksi, • Sistem Operasi •Penerjemah Bahasa Pemrograman Manajemen hubungan dengan pelanggan, Enterprise Resource Planning, E-commerce, dan lain-lain •Sains dan Teknik •Program Manajemen Jaringan •Sistem Manajemen Database •Alat dan Editor Pemrograman •Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE) •Pendidikan, Hiburan, dan lain-lain. •Utilitas Sistem •Pengawasan Keamanan dan Kinerja •Server Aplikasi •Grafik Presentasi •Pengelola Informasi Personal •Groupware Gambar 2.1 Jenis-jenis Software Komputer (Sumber: O’Brien, 2005, p155) 15 2.1.5 ERP 2.1.5.1 Sejarah ERP Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, di mana awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan. Dan seiring berkembangnya waktu dan teknologi sistem ERP telah mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaaan sumber daya. Tahun 1960an Peristiwa Sistem fabrikasi fokus kepada pengendalian inventory (inventory control) 1970an Fokus bergeser pada M RP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbas is timephased net, untuk perencanaan dan pengawasan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku. 1980an M RP-II (Manufacturing berkembang mencakup Resource pengelolaan Planning) operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. 1990an M RP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir 16 semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning. 2000an- Entended ERP menjadi ERP II sekarang T abel 2.2 Sejarah Sistem ERP (Sumber: Santo dan Suparto, 2009, p15-16) 2.1.5.2 Definisi ERP M enurut Brady et al (2001, p2), ERP adalah suatu program software yang terdepan dari teknologi informasi. Program ERP membantu perusahaan mengatur proses bisnis, dengan menggunakan database yang secara bersama dan berbagai penggunaan manajemen. Software ERP membantu mendukung operasi bisnis dan proses yang efisien dengan mengintegrasikan segala aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, dan staf. M enurut Olson (2004, p9), ERP adalah sistem software yang memberikan pengaruh besar terhadap pengkomputerisasian organisasi. Hal ini meliputi teknologi, efektifitas proses, finansial, strategi, dan manfaat organisasi yang bermacam-macam pada sistem terkomputerisasi. Semua sistem tersebut terintegrasi satu dengan yang lain. 17 M enurut Santo dan Suparto (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk menunjang proses bisnis dari segala aspek yang berkaitan dengan perusahaan, sehingga menghasilkan keuntungan maksimal bagi setiap pihak yang bersangkutan dalam perusahaan yang menerapkan. 2.1.6 Proses Bisnis M enurut Brady et al (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan dari serangkaian aktivitas yang mengambil satu atau beberapa input dan menghasilkan output yang berguna bagi pelanggan. Ilustrasi gambarnya sebagai berikut: 18 Gambar 2.2 Ilustrasi Proses Bisnis M enurut kutipan dari Wikipedia Indonesia, proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan (http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis). Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, proses bisnis adalah kumpulan dari runtutan berbagai aktivitas yang saling berkaitan, serta memberikan kontribusi antara aktivitas yang satu dengan aktivitas yang lain yang menunjang dalam pencapaian suatu tujuan. 2.1.7 Area Fungsi dari Operasional Perusahaan-perusahaan memiliki beberapa fungsi bisnis, aktivitas-aktivitas bisnis dalam area fungsi dari operasional. Adapun fungsi-fungsi bisnis tersebut, antara lain sebagai berikut: 1. Fungsi Marketing dan Sales Fungsi bisnis ini meliputi pemasaran produk, pemrosesan sales order, manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship 19 management), dukungan untuk pelanggan, peramalan penjualan, dan periklanan. 2. Fungsi Produksi dan Materials Management Fungsi bisnis ini meliputi pembelian, penerimaan barang dari supplier, transportasi/logistik, penjadwalan produksi, kegiatan produksi, dan pemeliharaan pabrik. 3. Fungsi Accounting dan Finance Fungsi bisnis ini meliputi akuntansi finansial, alokasi biaya dan pengendalian, perencanaan dan penganggaran biaya, serta manajemen arus kas (cash-flow management). 4. Fungsi Human Resources Fungsi bisnis ini meliputi perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian, dan benefit. (Brady et al, 2001, p2) 2.1.8 S tudi Kelayakan Proyek (Feasibilities Study) M enurut Siswanto (2000), studi kelayakan proyek merupakan penelitian untuk mengevaluasi aspek-aspek yang menjadi fokus utama untuk mencari kaitan antara aspek yang satu dengan yang lainnya untuk mendukung kelayakan proyek sehingga menghasilkan kepastian proyek dapat dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Fokus utama studi kelayakan proyek terpusat pada empat macam aspek, yaitu: a. Pasar dan pemasaran barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek, b. Produk, teknis, dan teknologi, 20 c. M anajemen dan sumber daya manusia, d. Keuangan dan ekonomi. M enurut Suad dan Suwarsono (2000, p4), studi kelayakan proyek adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil. M enurut Ahmad (2007, p6), studi kelayakan proyek adalah penelitian yang mendalam terhadap suatu ide bisnis tentang layak atau tidak layaknya ide tersebut untuk dilaksanakan. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa studi kelayakan proyek adalah penelitian yang menjadi keharusan untuk dilakukan sebelum suatu proyek dapat diputuskan untuk dinyatakan layak atau tidak layaknya, di mana penelitian dilakukan dengan meninjau dari berbagai aspek yang akan menghasilkan kepastian pelaksanaan terhadap proyek yang telah direncanakan sebelumnya. 2.1.9 Teknik Pengumpulan Data M enurut Sugiyono (2004, p129), teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya. 2.1.9.1 Interview (Wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. 21 Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Berikut ini adalah penjabaran dari masing-masing jenis wawancara berdasarkan Sugiyono (2004, pp130-pp132): a. Wawancara Terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu, dalam melakukan wawancara, pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan. b. Wawancara Tidak Terstruktur Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. 2.1.9.2 Kuesioner (Angket) Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. 22 Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono, 2004, p135). 2.1.9.3 Observasi (Pengamatan) Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non participant observation. a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan seharihari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai 23 sumber data penelitian. Sambil melakukan penelitian, peneliti ikut melakukan suka dukanya. Dengan observasi partisipan ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku yang nampak. b. Observasi Nonpartisipan (Non Participant Observation) Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2004, pp138pp140). 2.1.10 S AP– S AP AG 2.1.10.1 Sejarah S AP – S AP AG Pada tahun 1972, lima mantan analis sistem IBM (International Business Machines) membentuk Systemanalyse und Programmentwicklung (System Analysis and Program Development – SAP) di M annheim, Jerman. Kelima penemu SAP tersebut mengambil langkah awal dalam rangka mencapai tujuan mereka melalui perolehan sebuah paket Financial Accounting yang batch mode (non-real time). Dengan menggunakan paket ini sebagai sebuah titik permulaan, mereka mengembangkan sebuah standar, paket Financial Accounting yang real time, menjual kopi pertamanya kepada sebuah anak perusahaan Jerman dari ICI, sebuah perusahaan kimia besar yang 24 bermarkas di Inggris. Oleh karena penjualan dari paket Financial Accounting tersebut meningkat, maka SAP mengembangkan produk standar keduanya, Management dengan sebuah program Materials modul untuk Purchasing, Inventory Management, dan Invoice Verification. Data dari program Materials Management dapat secara mudah mengalir ke program Financial Accounting. Pada tahun 1977, SAP berpindah markas ke kota kecil di Walldorf, Jerman, dan mengubah namanya menjadi Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung – dalam Bahasa Inggris, “Systems, Applications, and Products in Data Processing”. Selain itu, pada tahun tersebut SAP telah menjadi SAP GmbH (PT Tertutup). Oleh karena pengembangan yang terus-menerus dari teknologi komputer mainframe, pada tahun 1978 SAP mulai mengembangkan sebuah versi yang lebih terintegrasi dari produk software sebelumnya, yang disebut R/2 system. Penjualan berkembang secara cepat pada tahun 1980-an, dan SAP mengembangkan modul tambahan untuk Cost Accounting, Production Planning and Control, Personnel Management, dan Plant Maintenance. Pada tahun 1988, SAP telah menjadi SAP AG, sebuah perusahaan dagang yang terpublikasi (PT Terbuka). Pada tahun tersebut pula, SAP menyadari potensi dari arsitektur hardware 25 client-server dan mulai mengembangkan R/3 system, yang dirilis pada tahun 1992. Pada tahun 2000, SAP AG telah mempunyai 22.000 karyawan di 50 negara – dan 10.000.000 pengguna pada 30.000 instalasi di seluruh dunia (Brady et al, 2001, pp21-pp23). 2.1.10.2 Produk-produk S AP SAP menawarkan produk-produknya untuk berbagai perusahaan dari segala skala. SAP menyediakan produk berskala yang dapat disesuaikan dengan ukuran dan proses-proses perubahan secara konstan dari perusahaan (SAP AG, 2006, p114). Adapun produk-produknya adalah sebagai berikut: a. MySAP Business Suite adalah sebuah paket lengkap dari open enterprise solution yang dapat menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi, serta proses-proses, dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. Aplikasiaplikasinya menyediakan hasil yang konsisten secara keseluruhan jaringan perusahaan dan memberikan perusahaan fleksibilitas yang dibutuhkan pada situasi-situasi pasar yang dinamik saat ini. MySAP Business Suite menawarkan sebuah solusi software yang fleksibel untuk perusahaan-perusahaan berskala besar yang mempunyai jumlah pengguna yang besar dan proses-proses yang secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14). 26 b. MySAP All-in-One adalah sebuah prepackaged, versi spesifik industri dari mySAP Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP All-in-One menawarkan out-of-the-box kombinasi fleksibilitas dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25). c. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi manajemen operasional bagi perusahaan yang dinamik. Solusi ini sederhana namun sangat kuat, yang memungkinkan operasi bisnis dan aktivitas pelanggan yang langsung dan lengkap (SAP AG, 2006, p127). 2.1.11 Microsoft Dynamics – Microsoft 2.1.11.1 Sejarah Microsoft Dynamics – Microsoft M icrosoft Dynamics adalah jenis aplikasi yang bergerak dalam bidang ERP dan CRM (Customer Relationship Management) yang dikembangkan oleh grup M icrosoft Business Solutions. Grup M icrosoft Business Solutions dibentuk karena adanya akusisi yang dilakukan oleh M icrosoft terhadap dua perusahaan software ternama, yaitu Great Plains Software dan Navision. Great Plains Software merupakan perusahaan independen yang terletak di Forth, Dakota Utara, yang didirikan oleh Doug Burgum. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang 27 menyediakan paket akuntansi pertama kali di USA, yang didesain untuk multi-user dan dapat berjalan dalam Windows. Pada tahun 2000, M icrosoft mengumumkan telah membeli Great Plains Software seharga $ 1,1 miliar, di mana sebelumnya Great Plains Software telah mengakusisi Solomon Software, yaitu perusahaan independen yang menyediakan software accounting. Akusisi M icrosoft terhadap Great Plains Software ini diresmikan pada bulan April 2001. Dari akusisi tersebut, maka dihasilkan dua software ERP yang tergolong dalam M icrosoft Dynamics, yaitu M icrosoft Dynamics GP dan M icrosoft Dynamics SL. Navision merupakan perusahaan software yang didirikan pada tahun 1984 di Denmark, yang dikenal sebagai PC&C ApS (Personal Computing and Consulting). Pada tahun 2000, Navision (saat itu dikenal dengan Navision Software A/S) bermerger dengan firma Danish, Damgaard A/S (didirikan pada tahun 1983), sehingga terbentuklah NavisionDamgaard A/S, yang kemudian berubah lagi namanya menjadi Navision A/S. Lalu, pada tanggal 11 Juli 2002, M icrosoft mengakusisi Navision A/S seperti yang dilakukan sebelumnya terhadap Great Plains. Dari akusisi tersebut, maka M icrosoft Dynamics menambah jenis produk ERP-nya, yaitu M icrosoft Dynamics AX dan M icrosoft Dynamics NAV. M engenai produk CRM , M icrosoft Dynamics CRM memasuki pasarnya pada tahun 2003, termasuk M icrosoft 28 Dynamics CRM Online, yaitu versi online M icrosoft Dynamics CRM . Kini M icrosoft Dynamics telah meluaskan cakupan solusi industrinya dengan menyediakan M icrosoft Dynamics POS (Point of Sale), yang diluncurkan pada tahun 2009, dan M icrosoft Dynamics RM S (Retail Management System) (http://en.wikipedia.org/wiki/M icrosoft_Dynamics) 2.1.11.2 Produk-produk Microsoft Dynamics M icrosoft Dynamics memiliki 3 jenis produk, yaitu M icrosoft Dynamics ERP, M icrosoft Dynamics untuk industri retail, dan M icrosoft Dynamics CRM . M icrosoft Dynamics ERP merupakan aplikasi ERP yang ditujukan untuk perusahaan menengah, atau untuk cabang dan divisi dari perusahaan besar. M icrosoft Dynamics ERP memiliki 4 produk utama, yaitu: • M icrosoft Dynamics AX, didesain untuk membantu perusahaan melakukan bisnis antar lokasi dan negara melalui proses-proses yang terstandarisasi dan membantu menyederhanakan proses yang dilaksanakan. • M icrosoft Dynamics GP, dapat membantu perusahaan beradaptasi terhadap kesempatan dan perkembangan yang baru melalui manajemen perubahan pasar, memungkinkan kebutuhan perusahaan yang unik, dan menghubungkan proses bisnis antar organisasi. 29 • M icrosoft Dynamics NAV, didesain untuk membantu memperlancar proses bisnis specific industry. • M icrosoft Dynamics SL, dapat membantu perusahaan mendapatkan laporan proyek dan analisis bisnis serta mengotomatisasi proyek antar lokasi dan divisi perusahaan. Selain itu, M icrosoft Dynamics SL menyediakan fungsionalitas bisnis dalam finance, project accounting, manufacturing, field service, supply chains, analytics, & electronic commerce, dan target utamanya adalah perusahaan kecil dan menengah. Adapun produk-produk M icrosoft Dynamics untuk industri retail adalah sebagai berikut: • M icrosoft Dynamics POS 2009, adalah solusi point of sale untuk para pengecer yang berskala kecil ataupun menengah, yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan retail yang unik. • M icrosoft Dynamics RM S, adalah sebuah sistem yang memanajemen toko retail, termasuk interface pengguna berdasarkan peran masing-masing pengguna yang dapat dicustomize oleh pengguna itu sendiri, dan wizard yang digunakan untuk membantu mengatur operasi toko secara individual. M icrosoft Dynamics CRM merupakan aplikasi manajemen hubungan dengan pelanggan yang multi-lingual dari M icrosoft. 30 Selain itu, M icrosoft Dynamics CRM juga menyediakan kemampuan penjualan, pelayanan, dan pemasaran (http://en.wikipedia.org/wiki/M icrosoft_Dynamics) 2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 S AP Business One 2007 A SAP Business One 2007 merupakan solusi software yang terintegrasi dan ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana sistem dilengkapi dengan semua fungsi yang diperlukan untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan wilayah dan bahasanya, SAP Business One 2007 terbagi dalam 2 cluster, yaitu cluster A dan cluster B. Indonesia merupakan bagian dari cluster A, sehingga SAP Business One 2007 A yang diterapkan di Indonesia. Gambar 2.3 User Interface SAP Business One 2007 A 31 2.2.1.1 Modul S AP Business One 2007 A Adapun modul-modul yang terdapat pada SAP Business One 2007 A meliputi: a) Administration Module (M odul Administrasi) Langkah awal dalam penerapan SAP Business One 2007 A pada perusahaan adalah dengan menentukan berbagai informasi tentang perusahaan ke dalam sistem. Hal tersebut dapat terlaksana dengan menggunakan modul administrasi. Berbagai informasi yang ditentukan meliputi: nilai tukar mata uang, kewenangan dan persetujuan, surat internal organisasi, pengaturan e-mail, data ekspor dan import, serta berbagai informasi lainnya. M odul ini digunakan untuk menentukan pengaturan dan parameter sistem, serta melakukan perawatan fungsi seperti backup dan restore. Fungsi pada modul administrasi adalah: • System Initialization, fungsi ini digunakan untuk menyesuaikan persyaratan dari perusahaan. Salah satu contoh yang menjadi fokus penyesuaian adalah masalah pendefinisian: ¾ Bagaimana cara transaksi bisnis untuk diproses dalam sistem. ¾ Berbagai pengaturan default. ¾ Kewenangan. ¾ Pencetakan preferensi. 32 • Authorizations, fungsi ini memungkinkan user untuk diberikan hak akses khusus guna melihat, membuat, dan memperbaharui dokumen tertentu. Dalam hal ini, terdapat 2 macam user yaitu: regular user dan super user. Regular user: ¾ Tidak memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain. ¾ Dapat melakukan tindakan tertentu, misalnya pemberian diskon, perubahan harga, atau mengakses akun rahasia dengan otorisasi yang tepat. Super user: ¾ M emiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain. ¾ M emiliki otorisasi penuh dan tak terbatas bagi semua user. ¾ Secara otomatis memiliki hak penuh untuk semua fungsi dalam sistem. • Data Import/Export, fungsi yang berhubungan dengan master data, seperti: pelanggan dan pemasok, atau produk dan transaksi yang ada pada sistem. • Utilities, fungsi ini digunakan untuk melakukan penutupan akhir periode dan penutupan akhir tahun, seperti pekerjaan 33 perawatan berkala. Ini dilakukan untuk menjamin kelancaran sistem. • Approval Procedures, fungsi di mana setiap persetujuan harus dilakukan oleh manager atau senior yang bersangkutan dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan dokumen-dokumen tertentu. • Alert Management, fungsi ini digunakan agar sistem dapat memberitahukan user tertentu apabila terdapat peristiwa tertentu. Terdapat 2 jenis alert, yaitu: predefined alerts and user-defined. Alert ini sifatnya optional dan dapat dimodifikasi. Alert yang ada mencakup batas kredit, % laba kotor, komitmen, diskon, persediaan minimum, dan budget. b) Financials Module (M odul Finansial) M odul finansial melibatkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan dalam operasi akuntansi dan keuangan perusahaan. M odul ini juga meliputi pengaturan pajak yang dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku pada masing-masing negara. Dengan modul finansial, perusahaan dapat mendokumentasikan semua akuntansi dan keuangan yang berhubungan dengan transaksi yang ada. M odul finansial terdiri dari berbagai tool dan sub modul yang berfungsi untuk menghubungkan perusahaan agar dapat mengatur keseluruhan 34 proses finansial. Berbagai tool dan sub modul tersebut, antara lain: • Chart of Account, merupakan indeks dari semua akun buku besar (general ledger (G/L)) yang digunakan oleh satu atau lebih perusahaan. Setiap akun yang terdapat pada G/L memiliki kode, deskripsi, dan informasi yang menentukan setiap fungsi. • Account Code Generator, fungsi ini digunakan untuk membuat: ¾ Nomor akun aktif yang tak terbatas yang merupakan kombinasi berbagai segmen. ¾ Spesifik akun G/L dalam beberapa kelompok akun yang berbeda (contoh berdasarkan departemen) secara bersamaan. • Entry Journal, digunakan dalam melakukan pengentrian jurnal secara manual untuk akun dan mitra bisnis tertentu. Pengentrian yang dilakukan secara manual akan secara otomatis tersimpan di dalam database dan tidak dapat dihapus. Untuk membatalkan pengentrian jurnal tersebut dapat dilakukan dengan membuat jurnal koreksi. • Journal Voucher, merupakan tahapan perancangan dokumen yang tidak menciptakan nilai dalam buku besar. 35 Journal voucher dapat diperiksa dan diselesaikan, serta kemudian dicatat. • Posting Template, membantu dalam pembuatan format posting yang jenis transaksinya selalu tetap. Pada posting template, yang dicatat hanya jumlah nilai transaksi yang selalu berbeda. • Recurring Posting, setiap perusahaan memiliki transaksi yang berulang setiap bulan atau minggunya. Recurring posting otomatis menangani transaksi sejenis ini dan nilai transaksi tidak harus selalu sama, walaupun objek transaksinya selalu sama. • Reverse Transactions, fungsi ini menampilkan daftar semua entri jurnal manual yang dijadwalkan untuk pembalikan otomatis, sehingga dapat dilakukan eksekusi terhadap entri jurnal yang ingin dilakukan. • Exchange Rate Differences, membantu dalam melakukan penyesuaian nilai mata uang luar negeri dengan nilai mata uang negara yang bersangkutan. Hal ini untuk menyeimbangkan saldo di FC (Foreign Currency) dan LC (Local Currency). • Conversion Differences, untuk melakukan penyesuaian antar akun/mitra bisnis dalam keseimbangan sistem mata uang dan saldo dalam mata uang lokal. 36 • 1099 editing, hanya berlaku pada USA. • Financial Report Template, digunakan dalam membuat tampilan laporan keuangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun laporan yang umum adalah: ¾ Neraca. ¾ Neraca Saldo. ¾ Laporan Rugi/Laba. • Budget, digunakan untuk menentukan anggaran terhadap akun tertentu yang ingin dipilih. • Cost accounting, membantu dalam menentukan laba dari masing-masing kegiatan perusahaan atau departemen dan peraturan distribusi yang diperbaharui secara otomatis dan teratur. Fungsi ini membantu dalam memberikan laporan biaya yang terkait yang ingin diketahui. • Revaluation, membantu dalam hal meng-update nilai saldo dari G/L, biaya penjualan, dan persediaan. • Financial reports, mencakup semua laporan yang berkaitan dengan keuangan dan kegiatan akuntansi perusahaan. Kategori laporan yang terkait antara lain: ¾ Keuangan. ¾ Akuntansi. ¾ Perbandingan. 37 ¾ Pengaturan Anggaran. c) Sales Opportunity Module (M odul Peluang Penjualan) M odul peluang penjualan digunakan untuk melacak dan menganalisis peluang-peluang penjualan berdasarkan pada kemajuan aktivitas-aktivitas penjualan. Sejumlah laporan, dari berbagai sudut pandang operasional perusahaan, dapat diolah untuk analisis. Sistem forecasting menggunakan metode yang lengkap dan kompleks untuk memproyeksikan pendapatan yang potensial dan memprioritaskan aktivitas-aktivitas penjualan. Fitur-fitur yang ada dalam modul peluang penjualan meliputi: • Penghubung berbagai dokumen. • Perencanaan seorang pemilik untuk kesempatan penjualan. • Pemilihan pemilik yang berbeda untuk setiap tahap peluang penjualan. • Penentuan akses karyawan dalam informasi yang terkait. • Pengambilan tabel dan laporan grafik untuk menyediakan laporan dalam berbagai format untuk keperluan analisis. • Analisis yang dapat dilakukan per tahap, per user, ikhtisar tingkat tinggi dalam menampilkan laporan statistik. • Laporan dapat difilter sesuai dengan parameter seperti: rekan bisnis, staf penjualan, dan periode waktu. 38 d) Sales - A/R Module (M odul Penjualan – Piutang Dagang) M odul penjualan- piutang dagang menangani proses penjualan secara keseluruhan, dari membuat penawaran untuk pelanggan dan potensial pelanggan hingga ke pembuatan faktur. SAP Bussiness One menyediakan beragam jenis dokumen penjualan bagi user-nya. Setiap dokumen mengacu pada sebuah tahapan yang berbeda dalam proses penjualan. e) Purchasing- A/P Module (M odul Pembelian – Hutang Dagang) M odul pembelian memungkinkan user untuk mengontrol proses pembelian secara keseluruhan, dari negosiasi dengan pemasok dan permohonan pembelian hingga pengiriman produk yang dipesan, serta pemrosesan faktur pembelian. Adapun fitur pada modul pembelian ini adalah menghasilkan berbagai dokumen yang mendukung siklus pembelian. Dokumen yang dihasilkan meliputi: • Purchase Order, dokumen ini digunakan untuk meminta produk atau jasa dari seorang pemasok pada harga yang telah disepakati. • Goods Receipt PO, dokumen ini dibuat saat produk dari PO telah diterima. Pada saat dokumen dibuat, maka secara otomatis sistem akan memperbaharui kuantitas persediaan produk dan membuat jurnal akuntansi yang terkait. 39 • A/P Invoice, dokumen yang dibuat pada saat permintaan pembayaran dari pemasok. • Goods Returns, dokumen yang digunakan untuk mengembalikan produk-produk kepada pemasok atau untuk membalikkan transaksi pembelian produk. • A/P Credit Memo, dokumen kliring faktur A/P. • A/P Down Payment Invoice, dokumen yang dibuat pada saat ada yang melakukan pembayaran dengan cara memberikan uang muka. Hal ini tidak mempengaruhi jumlah persediaan. • A/P Reserve Invoice, dokumen yang digunakan dalam membuat posting yang relevan dalam sistem akuntansi saja dan tidak mempengaruhi persediaan serta nilai-nilai saham. f) Business Partners Module (M odul M itra Bisnis) M odul mitra bisnis membantu dalam memanajemen semua data mitra bisnis perusahaan. Selain itu, modul ini juga meliputi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok. Informasi ini dibutuhkan untuk menangani transaksi-transaksi bisnis dan untuk mempersiapkan dokumen bisnis. Fitur-fitur yang terdapat pada modul mitra bisnis meliputi: 40 • Business partner master data, digunakan untuk membantu dalam menyimpan dan mengambil semua data yang berhubungan dengan mitra bisnis dan jadwal kegiatan mitra bisnis. Informasi mitra bisnis yang biasa disimpan antara lain: ¾ Detil perusahaan, termasuk alamat dan nomor telepon. ¾ Kontak mitra bisnis personal, termasuk nomor telepon dan alamat E-mail. ¾ Perincian logistik. ¾ Informasi pajak. ¾ Informasi akuntansi. ¾ Rincian pembayaran. • Business partner report, digunakan dalam membuat laporan mengenai data mitra bisnis perusahaan. Laporan ini memberikan tinjauan tentang interaksi perusahaan dengan mitra bisnis. Beberapa bentuk laporan meliputi: ¾ My Activities - M enampilkan semua kegiatan yang yang ada di perusahaan, baik yang dibuat sendiri maupun user lain. ¾ Activities Overview - M emberikan gambaran umum dari seluruh kegiatan yang ada di SAP Business One 2007 A. 41 ¾ Inactive Customers - M enampilkan seluruh pelanggan yang tidak muncul dalam salah satu dokumen penjualan yang dipilih. ¾ Dunning History Report - M enampilkan surat-surat tagihan per pelanggan dan invoice termasuk di dalamnya. g) Banking Module (M odul Perbankan) M odul perbankan digunakan untuk memfasilitasi transaksitransaksi keuangan secara lengkap. Transaksi keuangan yang dimaksudkan meliputi: • Incoming payments, dibuat ketika menerima pembayaran. Adapun sarana pembayarannya dapat berupa: ¾ Kas. ¾ Cek. ¾ Kartu kredit. ¾ Transfer bank. ¾ Bill of exchange. • Depositos, fungsi ini digunakan untuk: ¾ M embuat deposito untuk uang tunai, cek, dan voucher kartu kredit. ¾ M embuat deposito untuk memundurkan tanggal cek dan voucher kartu kredit. 42 ¾ M elihat deposit yang telah dibuat dengan bill of exchange (fungsi ini hanya berlaku di Chile, Perancis, Italia, Portugal, dan Spanyol). • Outgoing Payments, dibuat ketika telah melakukan pembayaran kepada pelanggan dan pemasok. Adapun cara pembayaran yang dapat digunakan meliputi: ¾ Kas. ¾ Cek. ¾ Kartu kredit. ¾ Transfer bank. ¾ Bill of exchange. • Bill of Exchange, sistem yang digunakan pada saat melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan perjanjian. • Bank Statements and Reconciliations, memungkinkan perusahaan untuk: ¾ M elakukan proses terhadap laporan bank. ¾ M elakukan rekonsiliasi internal dan eksternal untuk akun tertentu dan mitra bisnis, secara manual atau secara otomatis. ¾ M encetak rekonsiliasi. ¾ M engelola sebelumnya. dan membatalkan rekonsiliasi 43 h) Inventory Module (M odul Persediaan) Dalam modul persediaan di SAP Business One 2007 A, perusahaan dapat mengatur semua produk, baik yang dibeli, dijual, diproduksi, maupun disimpan. M odul ini membantu dalam memperbaharui informasi kuantitas produk setiap saat, analisis dan kontrol keuangan pada waktu yang sama. Adapun berbagai tool dan modul yang terdapat pada modul persediaan antara lain: • Item Master Data, membantu dalam menyediakan informasi mengenai produk-produk yang ada pada perusahaan. • Item Management, untuk mengatur data produk yang ada pada perusahaan, seperti mencantumkan: nomor seri, kelompok nomor, mendefinisikan mendefinisikan nomor-nomor produk alternatif, katalog mitra bisnis, memperbaharui nomor-nomor katalog mitra bisnis secara global, dan metode penilaian persediaan. • Inventory Transactions, berkaitan dengan pencatatan produk-produk transaksi yang ada yang pada perusahaan. • Price Lists, untuk mendefinisikan daftar harga produk yang ada. 44 • Pick and Pack, terdiri dari 3 macam status yang berkaitan dengan hal yang dilakukan oleh manager: ¾ Open, menunjukkan bahwa sales order atau invoice rows reversed dapat diproses untuk tahapan berikutnya. ¾ Released, menampilkan jumlah yang siap untuk dikeluarkan sesuai dengan daftar yang telah dipilih. ¾ Picked. M enampillkan jumlah yang dipilih. • Inventory Reports, laporan persediaan yang memberikan informasi pada perusahaan mengenai deskripsi produk, jumlah persediaan, melakukan penilaian pada persediaan tersebut, dan mengetahui kondisi persediaan pada gudang. i) Production Module (M odul Produksi) M odul produksi mendefinsikan Bill of Material (BOM ) untuk produk pelanggan, membuat dan memelihara Production Order (Pemesanan Produksi), mengontrol penerimaan dari dan pengeluaran untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat memperbaharui harga produk secara global. SAP Business One mendukung 3 jenis Production Order, antara lain: • Standard - untuk produksi biasa. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM . 45 • Special - untuk memproduksi produk berdasarkan permintaan pelanggan sehingga kegiatan produksi tidak didasarkan pada Standar BOM . • Disassembly - untuk melaporkan pembongkaran sebuah produk dengan BOM Produksi. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM . Berbagai tool dan modul yang meliputi modul produksi ini adalah: • Bill of Materials, fungsi untuk membuat BOM bertingkat dalam satu waktu. • Production Order, fungsi untuk melacak jumlah dan biaya bahan baku, serta status produk dalam proses pembuatan. • Receipt from Production, fungsi untuk melaporkan produk yang telah selesai diproduksi. • Issue for Production, fungsi untuk menerbitkan perintah produksi produk dan pelaporan penyelesaian produksi. • Update Parent Item Prices Globally, fungsi untuk menampilkan daftar harga produk yang berubah dan membuat daftar rekomendasi harga produk. Perusahaan dapat menolak atau menyetujui harga tersebut. • Bill of Materials Report, fungsi untuk menampilkan semua harga produk yang telah dibuat. 46 j) MRP Module (M odul M RP) M odul M RP memungkinkan user untuk merencanakan kebutuhan material dalam proses produksi. M RP menghitung kebutuhan kotor untuk tingkat BOM tertinggi berdasarkan pemesanan dan ramalan permintaan. Selain itu, M RP juga mengestimasikan kebutuhan kotor dari tingkat BOM terendah berdasarkan permintaan pokok. Fitur yang terdapat pada modul M RP adalah: • Forecasts, digunakan sebagai sumber data tambahan dalam membuat perkiraan untuk perencanaan pembelian dan produksi pada tahap awal. • MRP Wizard, fungsi untuk membantu dalam memberikan panduan dan menentukan skenario M RP serta menganalisis hasil M RP. Semuanya tersaji dalam bentuk laporan. • Order Recommendation, fungsi laporan ini untuk: ¾ M enampilkan daftar rekomendasi M RP berdasarkan kriteria seleksi yang ditentukan. ¾ M enentukan produk yang perlu dibeli dan dibuat. ¾ M embuat pesanan produksi dan pesanan pembelian secara otomatis. ¾ M engubah jumlah dan produk. ¾ M enghapus rekomendasi. 47 k) Service Module (M odul Layanan) M odul layanan mengoptimasi potensi dari departemen penjualan dan pelayanan, menyediakan dukungan untuk operasi layanan, manajemen kontrak layanan, perencanaan layanan, melacak aktivitas interaksi pelanggan, dukungan pelanggan, dan manajemen peluang penjualan. Fitur yang terdapat pada modul layanan adalah: • The Service Call, fungsi yang digunakan untuk membantu dalam menyelesaikan keluhan pelanggan dan menangani masalah yang berhubungan dengan produk produk. • The Customer Equipment Card, merupakan layanan database yang terdiri dari semua nomor seri produk. • The Service Contract, perjanjian yang mengikat secara hukum antara layanan dan pembayaran layanan. M emungkinkan pelanggan mendapat layanan produk dan nomor produk. • The Solutions Knowledge Base, membantu dalam mengefektifkan pelayanan dengan menyediakan database sebagai alat bantu untuk menyelesaikan masalah pelanggan. • The Service Reports, fungsi untuk melihat dan menganalisis data yang terkait dengan kontrak layanan, 48 kondisi produk yang dibeli oleh pelanggan, dan layanan panggilan. l) Human Resource Module (M odul Sumber Daya M anusia (SDM )) M odul SDM memungkinkan user untuk mengentri dan memelihara informasi tentang seluruh karyawan perusahaan dan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berkaitan di bawah ini: • M engentri dan memelihara informasi karyawan baik yang bersifat personal maupun yang bersifat umum, seperti umur, status, nomor paspor, kode karyawan, nomor telepon, dan alamat. • M engatur informasi tentang pendidikan karyawan, catatan pekerjaan sebelumnya, dan absensi. • M enganalisis biaya dan gaji karyawan. • M embuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk memungkinkan operasi bisnis yang lebih efisien. Fitur yang ada pada modul ini adalah: • Employee Master Data, menyimpan data karyawan yang digunakan untuk menentukan kinerja karyawan. • Human Resource Report, digunakan untuk menghasilkan laporan karyawan sesuai dengan kebutuhan. 49 2.2.1.2 System Requirements SAP Bu siness One 2007 M odul SAP Business One 2007 memiliki beberapa spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi untuk dapat menghasilkan kinerja sistem yang maksimal. Beberapa spesifikasi sistem tersebut antara lain sebagai berikut: a) Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Component Processor Best-Practice Recomendation • 1-10 Users: 1 x Intel Pentium D/Xeon, 2 GHz/ 1 M B. • 11-20 Users: 1 to 2 x Intel Pentium D/Xeon, 2 - 3 GHz/ 2 M B. • 21-30 Users: 2 to 4 x Intel Xeon, 3 GHz/ 2 M B. Hard disk • 1-10 Users: 2 GB for application and 10 GB for database. • 11-20 Users: 2 GB for application and 20 GB for database. • 21-30 Users: 2 GB for application and 30 GB for database. Memory • 1-10 Users: 1 -2 GB • 11-20 Users: 2-3 GB • 21-30 Users: 3-4 GB 50 Drive CD/DVD ROM Display 1024 x 768 with 24Bit color RAID Support RAID-1 (M irrored) T abel 2.3 Spesifikasi Server SAP Business One 2007 b) Client, berikut spesifikasi client yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Component Best-Practice Recomendation Processor Intel Pentium 4, 2 GHz (or equivalent) Hard disk 1 GB of free hard disk space Memory 1GB Drive 24x CD ROM Display 1024 x 768 with 24Bit color T abel 2.4 Spesifikasi Client SAP Business One 2007 2.2.1.3 Jangka Waktu Implementasi S AP Business One 2007 A Salah satu faktor yang turut mendukung dalam keberhasilan suatu implementasi SAP Business One 2007 A tidak terlepas dari periode waktu yang menjadi salah satu poin yang harus dipertimbangkan. Untuk itu, diperlukan manajemen waktu yang baik dalam pengimplementasian SAP Business One 2007 A agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Adapun jangka waktu yang diperlukan dalam proses pengimplementasian SAP Business One 2007 A adalah + 3,5 bulan (105 hari), di mana 51 selama + 3,5 bulan tersebut mencakup tahap preparation (10 hari), blueprint (18 hari), realization (70 hari), final preparation (7 hari), dan go live & support. 2.2.1.4 Biaya Lisensi S AP Business One 2007 A Jenis-jenis lisensi yang terdapat pada SAP Business One 2007 A terdiri dari 4 macam, yaitu meliputi: 1) Professional User License, merupakan lisensi user yang memiliki hak akses secara menyeluruh ke semua fungsi dalam sistem, seperti: keuangan, penjualan, pelanggan, dan operasional. 2) Limited CRM memungkinkan User, merupakan perusahaan untuk lisensi user mengelola yang peluang penjualan kepada pelanggan. User dengan lisensi ini memiliki hak akses berbagai laporan manajerial, seperti: laporan distribusi penjualan, laporan analisis peluang, dan banyak lagi. User dengan lisensi ini memiliki hak dalam menjalankan fungsi layanan, seperti: membuat kontrak, service calls, dan tracking equipment dari sisi pelanggan. Selain itu, hak lain yang dimiliki oleh user adalah mencari solusi berdasarkan pengetahuan dalam sistem dan fungsi operasional. 3) Limited Financial User, merupakan lisensi user yang memiliki hak dalam kegiatan rutin yang berpusat pada penginputan jurnal, penanganan pemasukan, dan pembayaran. 52 User jenis ini tidak memiliki hak dalam membuat dan mencetak faktur penjualan. 4) Limited Logistics User, merupakan lisensi user yang memiliki hak akses dalam fungsi operasional pembelian, penjualan, dan fungsi persediaan. Selain itu, lisensi ini juga memungkinkan user memiliki akses dalam memelihara serial produk dan batch data untuk membuat transaksi persediaan berjalan, serta untuk menghasilkan laporan persediaan. Keempat jenis lisensi yang telah dijelaskan di atas memiliki spesifikasi harga yang berbeda. Spesifikasi harga tersebut adalah sebagai berikut: • Untuk 1 Professional User = 2000 Euro. • Untuk 1 Limited Logistics User = 800 Euro. • Untuk 1 Limited Financial User = 800 Euro. • Untuk 1 Limited CRM User = 1000 Euro. Selain harga lisensi, terdapat pula harga maintenance & support untuk mendukung sistem SAP Business One yang telah diimplementasikan. Harga maintenance & support tersebut adalah sebesar: 17% x Total biaya lisensi Kegunaan dari biaya maintenance & support ini adalah sebagai biaya pelayanan dan pemberian informasi tentang SAP Business One 2007 A, sehingga setiap perusahaan yang 53 membayar harga maintenance tersebut akan mendapatkan pelayanan lebih terhadap produk yang mereka gunakan, misalnya ketika SAP Business One mengeluarkan versi terbaru, maka perusahaan akan mendapatkan layanan upgrade. Selain itu, jika sistem SAP Business One pada perusahaan tersebut mengalami error, maka pihak SAP akan membantu untuk mengatasi error tersebut. 2.2.2 Microsoft Dynamics NAV 5.0 M icrosoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang lengkap dan ditujukan kepada perusahaan menengah, di mana sistem mengintegrasikan keseluruhan modul yang ada dan menyatukan seluruh data ke dalam suatu database yang tersentralisasi. Selain itu, M icrosoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang cepat dalam hal implementasi, memberikan kemudahan dalam hal konfigurasi, serta mudah dalam penggunaannya karena tampilannya yang sudah umum dalam produk buatan M icrosoft lainnya. 54 Gambar 2.4 User Interface Microsoft Dynamics NAV 5.0 2.2.2.1 Modul Microsoft Dynamics NAV 5.0 Adapun modul-modul yang terdapat dalam M icrosoft Dynamics NAV 5.0 antara lain sebagai berikut: a) Financial Management Module (M odul M anajamen Finansial) M odul ini merupakan solusi dari M icrosoft Dynamics Nav 5.0 dalam membantu perusahaan untuk menganalisis dan melacak informasi keuangannya. Perusahaan dapat dengan mudah mengatur buku besar, hutang-piutang, persediaan, analisis keuangan, aktiva tetap dan cash flow. Dalam modul ini tersedia fitur-fitur antara lain: 55 1. Flowfields dan Tombol Lookup • Flowfields digunakan untuk mendapatkan data finansial yang up-to-date. Sistem secara terus menerus akan meng-update dan menghitung ulang isi dari flowfields. Selain itu, sistem dapat men-drill down semua angka dalam flowfields untuk mengetahui rincian dari jumlah angka tersebut. • Tombol Lookup digunakan untuk mengakses informasi secara langsung terhadap data yang sudah pernah dientri. Pengentrian data akan semakin mudah dan cepat dengan adanya fitur ini. 2. General Ledger • General Ledger menyediakan fitur-fitur dasar yang digunakan dalam menyusun laporan internal maupun eksternal. Di dalamnya tersedia chart of accounts, jurnal umum, fitur VAT (value added tax), jurnal pembalik, dan pelaporan laporan keuangan. • Tahun fiskal dapat ditentukan pada tanggal apapun dan dapat dibagikan ke dalam beberapa periode akuntansi. • Sebelum melakukan posting, dapat dilakukan preview bagaimana jurnal tersebut akan mempengaruhi akunakun likuiditas. 56 • Dalam melakukan pembukuan dapat digunakan semua mata uang yang digunakan saat ini. • M embuat budget per hari, per minggu, per bulan, per kuarter, per tahun, ataupun berdasarkan periode akuntasi yang diinginkan. Budget dapat digolongkan berdasarkan departemen, proyek, atau unit bisnis. 3. Cash Manager Bank Account Management: • M embuat jumlah rekening bank tanpa batas, memodifikasi dan menghapus rekening bank, transfer antar rekening bank, dan membuat kartu rekening bank milik pelanggan maupun pemasok. • G/L Account secara otomatis akan di-update jika transaksi bank di-posting. Check Writing: • M engotomatisasi dan mengontrol keseluruhan proses penulisan check, mengenerasi printed check dengan nomor seri yang unik berdasarkan setiap rekening bank, melacak nomor check dan check gagal jika diperlukan, dan membuat check lebih dari satu jenis mata uang. 57 • M enentukan apakah pembayaran dilakukan dengan check manual atau dengan check yang dibuat komputer. • M enampilkan dan mencetak check secara langsung. Reconcile Bank Accounts: • M enyesuaikan transaksi dalam laporan bank dengan transaksi yang dicatat perusahaan. • M elakukan posting terhadap transaksi yang belum dicatat oleh pihak perusahaan. 4. Traceability • Setiap transaksi memiliki bukti dokumen yang lengkap, walaupun transaksi bisnis yang kompleks akan tetap transparan. • G/L registers mencatat setiap perubahan yang terjadi, di mana dan kapan perubahan tersebut dilakukan. • M enampilkan entri G/L pada semua akun maupun akun tertentu yang ada dalam chart of accounts dan kartu akun. • M enggunakan fitur navigasi untuk menemukan semua jurnal yang di-posting dengan nomor dokumen yang sama, ataupun tanggal posting yang sama. 58 • Fitur pencarian dalam setiap form dan window memungkinkan untuk mencari informasi yang spesifik seperti nomor dokumen. • Change Log mencatat semua perubahan yang terjadi pada semua field dan tabel berdasarkan urutan waktu dan user yang melakukan perubahan tersebut. 5. Security dan Business Rules • Fitur ini menyediakan pengaturan untuk menentukan karyawan mana dan peran apa saja yang dapat mengakses data/informasi tertentu. 6. Intercompany Postings • Perusahaan dapat melakukan transaksi antar perusahaan yang masih dalam satu grup yang dikontrol oleh perusahaan induk yang sama, dengan menggunakan intermediary accounts. • M enangani transaksi seperti: orders, invoices, credit memos, retur dan jurnal umum. • Intercompany postings dapat menangani transaksi antar perusahaan yang menggunakan database yang berbeda dan membuat laporan keseluruhan transaksi antar perusahaan. 59 7. Receivables dan Payables • Sistem dapat menentukan syarat pembayaran, periode diskon, dan cara pembayaran yang fleksibel. • M enentukan syarat atau kondisi penambahan biaya keuangan yang tidak terbatas. • M elakukan koreksi terhadap kesalahan transaksi yang mencakup semua jurnal transaksi, jurnal pajak, dan jurnal rekening bank. • M enentukan mata uang yang digunakan setiap pelanggan atau pemasok dalam jenis mata uang yang tidak terbatas. • M enampilkan laporan pelanggan/pemasok berdasarkan mata uang, laporan detil setiap transaksi, dan laporan aging/trial balance. • Otomatisasi pengusulan pembayaran kepada pemasok berdasarkan tanggal jatuh tempo, prioritas pemasok, dan diskon yang tersedia. • Sistem akan mengingatkan jika pelanggan melebihi limit kredit dan akan diblok untuk transaksi ke depannya, atau pelanggan yang sudah jatuh tempo piutangnya. Perusahaan bisa mengirimkan laporan atau pesan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo. 60 8. VAT and Sales Tax • M enggunakan grup posting VAT untuk menghitung VAT pelanggan dan pemasok secara otomatis. • M enentukan apakan harga jual dalam pembelian maupun penjualan sudah termasuk VAT atau belum. • M embuat laporan VAT untuk keperluan pelaporan kepada pihak yang berkepentingan. 9. Fixed Assets Sistem dapat menentukan informasi asset atau grup asset. Sistem juga dapat membuat buku penyusutan setiap aktiva tetap tanpa batas jumlah, dan menentukan syarat penyusutan serta metode penyusutan seperti metode garis lurus, penyusutan bertahap maupun metode lainnya b) Manufacturing Module (M odul M anufaktur) M odul ini menyediakan fitur-fitur untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan cara mengotomatisasi proses produksi, meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan informasi produk yang dapat diandalkan, dan merespon secara cepat terhadap perubahan order pelanggan dengan menangani proses produksi yang sedang berjalan. Fitur-fitur yang tersedia dalam modul ini antara lain: 61 1. Production Management • Dengan adanya production management perusahaan dapat meningkatkan koordinasi dalam permintaan made-to-order dan menyederhanakan pengambilan keputusan make-or-buy. • Komponen dan operasi produksi dapat dimodifikasi seperlunya walaupun terhadap produksi yang sudah berjalan. • M embuat perencanaan grup produk yang menggunakan proses produksi yang sama untuk mengefisiensikan jadwal produksi. 2. Bills of Material (BOM) • Sistem dapat membuatn, melacak, dan menggunakan beberapa tipe bills of material dalam menjalankan proses produksi sambil mencapai tujuan time-tomarket dan time-to-volume. 3. Graphical Scheduling • Sistem dapat menampilkan keseluruhan jadwal produksi dalam bentuk Gantt chart dan menggunakan fitur drag-and-drop untuk mengubah jadwal. Jadwal yang diubah akan berpengaruh langsung terhadap production order bersangkutan. 62 4. Order Promising • Sistem membantu membuat janji yang semakin akurat terhadap orders dengan menggunakan pandangan available-to-promise (ATP) dan capable-to-promise (CTP). 5. Supply Planning • M embuat perencanaan supply dari sales order, production order, atau purchase requisition, atau menggunakan metode material requirements planning (MRP). Sistem dapat melakukan perencanaan terhadap material, biaya, dan operasi secara bersamaan. 6. Demand Forecasting • M enganalisis penjualan dari berbagai perspektif pandangan dan membuat ramalan kedepannya. • M embandingkan ramalan penjualan serta aktual permintaan dengan mengkonsolidasikan dan mendistribusikan ramalan permintaan tersebut dengan pihak-pihak bersangkutan untuk meningkatkan perencanaan kolaborasi. 7. Manual Planning • M erupakan perencanaan sebuah alternatif produksi dalam dengan kompleksitas sistem MRP dan membuat mengabaikan menggantikannya 63 dengan metode perencanaan yang simple sehingga memungkinkan manajer produksi membuat perencanaan berdasarkan basis order-by-order. 8. Warehouse and Inventory Management • Sistem dapat dengan mengintegrasikan sistem gudang proses sehingga produksi dapat mengoptimalisasikan penggunaan ruang gudang dan mendapatkan informasi persediaan yang aktual dan akurat. 9. Manufacturing Costing • Sistem menyediakan informasi tentang biaya yang terjadi selama proses produksi seperti biaya persediaan jadi, biaya produksi dalam proses, dan harga pokok penjualan sehingga dapat mempermudah penentuan harga pembelian dan penjualan dengan pemasok atau pelanggan perusahaan. 10. Automated Data Collection System (ADCS) • Sistem selalu mengumpulkan dan menggunakan data invetory secara real-time sehingga meningkatkan efisiensi gudang yang digunakan perusahaan. c) Supply Chain Management M anajemen Rantai Pasokan) (SCM ) Module (M odul 64 M odul ini membantu perusahaan dalam menangani proses penjualan, pembelian, pendistribusian produk dan pengelolaan persediaan. Submodul yang tersedia antara lain: 1. Inventory Management Dalam submodul inventory management, terdapat beberapa fitur antara lain: • Inventory costing: digunakan untuk menghitung biayabiaya persediaan yang ada ataupun persediaan yang sedang dalam proses. • Radio frequency identification (RFID) enablement: penggunaan RFID dalam pelacakan / pengenalan persediaan sehingga mempercepat dan mempermudah penanganan persediaan. • Order processing: digunakan untuk menangani order pelanggan. • Return management: berfungsi untuk menangani proses retur pembelian dan penjualan serta secara otomatis membuat credit memos, receipt retur bersangkutan. • Item tracking: fitur yang berfungsi untuk melacak persediaan dengan nomor seri persediaan guna mengetahui di mana persediaan tersebut dibeli, diproses, dan dijual. 65 • Item substitution: menawarkan fitur produk yang berfungsi alternatif sejenis untuk kepada pelanggan jika produk yang diminta kosong, atau produk alternatif tersebut lebih murah dan menguntungkan. • Item cross-references: fitur yang berfungsi untuk mencatat kode produk berdasarkan kode produk dari pelanggan, kode produk internal perusahaan, dan kode produk dari pemasok, sehingga dapat dengan mudah mengetahui produk apa yang diinginkan pelanggan berdasarkan kode produk yang mereka ajukan. 2. Payables Submodul ini digunakan untuk menangani hutang perusahaan. Fitur-fitur yang tersedia di dalamnya antara lain: • Purchase invoicing: fitur ini berfungsi melakukan posting terhadap invoice dari pemasok dan akun dalam G/L akan di-update secara otomatis. • Standard Purchasing: fitur ini berfungsi mengotomatisasi pembelian yang berulang-ulang. • Payables management: fitur ini berfungsi untu menentukan pembayaran kepada pemasok berdasarkan prioritas pemasok dan diskon yang tersedia serta 66 memblokir pembayaran yang memerlukan investigasi lebih lanjut. • Vendor account management: fitur ini berfungsi untuk membuat dan memberikan mengelola akun kriteria-kriteria pemasok seperti serta syarat pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo. • Payables reporting: fitur yang berfungsi untuk membuat laporan hutang berdasarkan tanggal tertentu atau periode akuntansi tertentu. Laporan akan ditampilkan dalam satu layar dan didukung dengan fitur search. • VAT (value added tax) processing: fitur ini berfungsi untuk menghitung pajak yang dibayar kepada pemasok ketika perusahaan melakukan pembelian. 3. Receivables Submodul receivables digunakan untuk menangani piutang yang terjadi dalam perusahaan. Di dalam submodul ini tersedia fitur-fitur antara lain: • Flexible receivables processing: proses pengelolaan piutang dapat dilakukan dengan fleksibel seperti pembayaran terhadap faktur terlama atau pembayaran sebagian terhadap semua faktur. Sistem dapat menghitung bunga secara otomatis terhadap piutang 67 yang sudah jatuh tempo dan mengirim pesan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo. • Prepayment capabilities: fitur ini berfungsi untuk membuat dan melacak faktur pembayaran di muka terhadap sales order tertentu hingga sales order tersebut dilunasi. • Standard sales: fitur ini berfungsi mengotomatisasi penjualan yang berulang-ulang atau diskon yang selalu ada terhadap sales order yang akan dibuat. • Sales invoice discounts: fitur ini berfungsi untuk menentukan berbagai pelanggan, seperti berdasarkan total metode diskon berdasarkan faktur, jenis maupun terhadap barang, berdasarkan pelanggan tertentu. Diskon dapat ditentukan dalam mata uang lokal maupun asing. • Customer account management: fitur ini berfungsi untuk membuat dan mengelola akun pelanggan dan memberikan kriteria-kriteria seperti syarat pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo. • Payment and discount tolerances: fitur ini berfungsi untuk menentukan batas toleransi terhadap pembayaran dan diskon sehingga memungkinkan 68 penutupan invoice walaupun tagihan tidak dibayar dalam jumlah penuh. • Custom VAT and sales tax calculation: dengan menggunakan posting group untuk mengotomatisasikan VAT dan pajak penjualan untuk setiap pelanggan sehingga memudahkan pelaporan kepada pihak yang berkepentingan. 4. Requisition Management Submodul ini digunakan untuk membuat purchase requisition oleh staf yang membutuhkan dan pengotorisasian dilakukan oleh pihak yang berwenang untuk melakukan permintaan pembelian suatu produk baik produk persediaan ataupun produk kebutuhan sehari-hari. d) Sales and Marketing Module (M odul Penjualan dan Pemasaran) M odul ini menyediakan fitur untuk membantu karyawan perusahaan dalam meningkatkan penjualan dan kesetiaan pelanggan terhadap perusahaan. Karyawan bisa memperoleh data pelanggan secara mudah kapan saja dan di mana saja dengan adanya keintegrasian antara M icrosoft Dynamics NAV dengan M icrosoft Outlook. Analisis laporan penjualan juga dapat dilakukan dengan mudah melalui pengintegrasian dengan M icrosoft Excel. Fitur-fitur yang tersedia dalam modul ini antara lain: 69 1. Contact Management • Sistem dapat mengelola kontak berdasarkan perusahaan dan individual serta berdasarkan kriteria tertentu. Informasi kontak dapat secara mudah ditemukan dengan menggunakan metode pencarian fuzzy logic. 2. Task Management • Karyawan dapat mencatat kegiatan atau aktivitas ke dalam sistem maupun M icrosoft Outlook. Dengan adanya reminder otomatis, kegiatan dan aktivitas yang sudah tercatat dapat dipastikan tepat pada waktunya. 3. Opportunity Management • Sistem dapat menentukan dan menganalisis informasi kontak pelanggan untuk mendapatkan kesempatan penjualan dan melacak serta menganalisis siklus penjualan. 4. Offline Capabilities • Karyawan dapat bekerja secara offline dalam M icrosoft Outlook dengan data yang berasal dari M icrosoft Dynamics NAV dan melalukan sinkronisasi sekaligus ketika melakukan log in selanjutnya. 70 5. Campaign Management • M engidentifikasi segment dan kategori terhadap setiap pelanggan dan menentukan sasaran promosi dengan menggunakan bahasa yang diinginkan. Dengan adanya keintegrasian dengan fitur M icrosoft Word Mail Merge memudahkan pengiriman surat atau e-mail kepada pelanggan. 6. Sales Analysis • Sistem menyediakan fitur yang memungkinkan karyawan untuk menganalisis penjualan berdasarkan kriteria/trend tertentu, dan mendukung fitur drill-down serta inquiry. Laporan penjualan dapat dirancang sesuai kebutuhan, laporan bisa berbasis Excel, dan laporan detil dengan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan fitur SQL Server Reporting Service. 7. Realtime Information • Karyawan sales and marketing dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam sistem M icrosoft Dynamicsss NAV seperti jumlah persediaan, status order, dan data keuangan yang bersangkutan. 71 8. Customer Interaction Log and Document Management • Sistem menyediakan fitur untuk mencatat semua log yang berkaitan dengan pelanggan seperti pembicaraan telepon, rapat, korespondensi, ataupun aktivitas yang dilakukan di area aplikasi lain. • Sistem dapat meng-attach dokumen atau files lain ke dalam catatan tertentu untuk keperluan pelacakan di kemudian hari. 9. Email Logging in Microsoft Exchange Server • Sistem dapat men-log semua email yang dikirim melalui M icrosoft Exchange Server dan Outlook untuk di-share terhadap sesama anggota tim. e) Services Management Module (M odul M anajemen Layanan) M odul ini menyediakan fitur untuk menangani permintaan servis dari pelanggan, dan mengelola sumber daya yang tersedia untuk digunakan seefisien mungkin guna meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam modul ini terdapat fitur seperti: 1. Service Order Management • Fitur ini digunakan untuk membuat service order berdasarkan permintaan pelanggan atau pelayanan setelah penjualan, atau membuat order berdasarkan kontrak yang sudah dibuat sebelumnya. 72 2. Work and Material Planning, Scheduling, and Dispatch • M enentukan waktu, bahan baku, dan sumber daya yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu service order. • M encari sumber daya yang berkompetensi dan sesuai dengan service order serta menempatkannya untuk pekerjaan tersebut. 3. Price Management • M enentukan minimum harga dan service maksimum, seperti harga harga tetap berdasarkan pelanggan, berbagai macam biaya tambahan, dan grup harga. 4. Reports • Fitur ini menyediakan laporan untuk mengakses dan mengetahui kinerja perusahaan dalam menangani service order dan mengetahui data lain seperti order yang sedang berjalan, jenis order, dan keuntungan / labanya f) Project Management Module (M odul M anajemen Proyek) M odul ini menyediakan fitur dalam mengorganisasikan pekerjaan jangka panjang dan aktivitas yang berkaitan dengan proyek untuk membuat anggaran biaya proyek dan otomatisasi perhitungan biaya, melacak biaya dan penggunaan sumber 73 daya, merencanakan kapasitas serta meramalkan ketersediaan sumber daya. g) Human Resource Module (M odul Sumber Daya M anusia) M odul ini menyediakan fitur untuk mengelola data karyawan, mencatat comment atau kompentensi tentang karyawan, menganalisis absensi, dan membuat report untuk mendapatkan informasi terbaru tentang aset terpenting perusahaan yakni sumber daya manusia. Dalam modul ini data karyawan yang umum dapat diakses oleh semua bagian sedangkan data yang bersifat rahasia atau pribadi hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang 2.2.2.2 System Requirements Microsoft Dynamics NAV 5.0 M icrosoft spesifikasi Dynamics sistem yang NAV 5.0 memiliki beberapa sebaiknya dipenuhi dalam memaksimalkan kinerja sistemnya, di antaranya adalah sebagai berikut: • Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Operating system • M icrosoft Windows XP SP2 or later (X86 or running 32 bit on X64) • M icrosoft Windows 2003 SP1 or later (X86 or running 32 bit on X64) • M icrosoft Small Business Server 2003 SP1 or 74 later (X86 or running 32 bit on X64) • M icrosoft Windows Vista (X86 or running 32 bit on X64) Hardware Resources • Hard disk space: min 500 M B (not including DB) • M emory: min 2 GB • CPU: Pentium D / Xeon 2.0 – 3.0 Ghz • Network: TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN LAN network connection should be 100 M bit/sec or better T abel 2.5 Spesifikasi Server Microsoft Dynamics NAV 5.0 • Client, berikut beberapa spesifikasi client yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Operating • M icrosoft Windows XP SP2 or later system • M icrosoft Windows 2003 SP1 or later • M icrosoft Small Business Server 2003 SP1 or later Hardware • Hard disk space: min 250 M B Resources • M emory: min 1 GB • CPU: P4 or equivalent • Network: 75 TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN • LAN network connection should be 100 M bit/sec or better T abel 2.6 Spesifikasi Client Microsoft Dynamics NAV 5.0 2.2.2.3 Jangka Waktu Implementasi Microsoft Dynamics NAV 5.0 Jangka waktu implementasi merupakan salah satu faktor yang dipertimbangkan perusahaan untuk mengimplementasikan suatu sistem karena jangka mempengaruhi biaya yang mengimplementasikan waktu harus M icrosoft implementasi dikeluarkan. Dynamics NAV akan Untuk 5.0 diperkirakan membutuhkan waktu + 3,5 bulan (105 hari), dengan tahapan diagnostic (12 hari), analysis (18 hari), design (10 hari), deployment (65 hari) dan operation. 2.2.2.4 Biaya Lisensi Microsoft Dynamics NAV 5.0 Dalam M icrosoft Dynamics NAV 5.0 terdapat dua jenis edisi lisensi yang di mana jika suatu perusahaan yang ingin menerapkan M icrosoft Dynamics NAV 5.0 hanya dapat mengimplementasikan satu jenis edisi lisensi sehingga semua user menggunakan jenis edisi lisensi yang sama. Dua jenis edisi lisensi tersebut adalah lisensi Business Essentials dan Advanced Management. Perbedaan dua jenis edisi lisensi tersebut yaitu bahwa edisi lisensi Advanced Management memiliki fitur yang lebih lengkap dibandingkan edisi lisensi Business Essentials. 76 Berikut ini merupakan gambaran perbedaan kedua jenis edisi lisensi: Business Essentials Advanced Management Dalam versi Business Essentials, Dalam versi Advanced terdapat fitur-fitur dasar untuk Management, semua fitur yang mendukung proses bisnis seperti: terdapat - Financial management, Essentials juga terdapat dalam terdiri dari: versi ini, akan tetapi terdapat • General ledger beberapa fitur tambahan seperti: • Accounts receivable - • Accounts payable • Fixed asset - management, terdiri dari: • • - terdiri dari: • Sales order • • Intercompany posting Advanced business intelligence and reporting - Customer relationship management (CRM)) processing • Collections management Cash management Supply chain management, Business Advanced financial management • dalam Purchase order - Manufacturing processing - Advanced supply-chain Inventory management, terdiri dari: management • Cycle counting Requisition • Standard cost worksheet 77 management • - Bill of materials Business intelligence and reporting - Basic configuration and development tools. T abel 2.7 Perbandingan Business Essentials dengan Advanced Management Adapun biaya lisensi untuk masing-masing jenis lisensi adalah sebagai berikut: Business Essentials = 1.415 USD/user Advanced Management = 2.500 USD/user Selain biaya lisensi, juga terdapat biaya maintenance & support dari M icrosoft, yang besarnya: 16% x Total biaya lisensi Kegunaan biaya ini sama dengan biaya maintenance & support yang ditawarkan oleh SAP Business One 2007 A, yaitu untuk tetap memberikan pelayanan kepada perusahaan yang telah mengimplementasikan M icrosoft Dynamics NAV 5.0, sehingga hubungan pelanggan dengan pemasok tersebut masih terjalin meskipun perusahaan telah selesai mengimplementasikan software tersebut. Contoh layanan yang diberikan atas biaya ini 78 adalah upgrade jika ada versi terbaru dari M icrosoft Dynamics NAV. 2.2.3 Analisis Fit/Gap 2.2.3.1 Pengertian Analisis Fit/Gap M enurut Wikipedia, analisis Fit/Gap adalah suatu studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi adanya gap (kesenjangan), maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan. Analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap (kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis memerlukan suatu fitur tetapi package (software) tersebut tidak dapat memenuhinya (http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis). 2.2.3.2 Tujuan Analisis Fit/Gap 1. M engumpulkan kebutuhan dari perusahaan dan menganalisis gap yang ditemukan dalam mendukung kebutuhan tersebut. 2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan. 3. M emastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4. M engidentifikasi perubahan kebijakan. permasalahan yang membutuhkan 79 2.2.3.3 Tahapan Analisis Fit/Gap 2.2.3.3.1 Ranking Requirements Requirements atau kebutuhan-kebutuhan harus diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritasnya. Hal ini memungkinkan tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan bahwa semua proses bisnis penting sudah terakomodasi pada saat mengimplementasikan sistem baru. Hal ini juga memungkinkan tim proyek untuk lebih memfokuskan diri ke dalam area yang lebih penting yang akan memberikan kontribusi lebih besar kepada perusahaan. Berikut ini merupakan tabel yang menunjukkan prioritas dari setiap kebutuhan: Ranking H Keterangan HIGH/Mission merupakan Critical kebutuhan Requirements yang kritikal, – sangat dibutuhkan untuk proses operasi perusahaan, tanpa kebutuhan ini perusahaan tidak dapat berfungsi. Hal ini termasuk kebutuhan untuk fungsi pelaporan eksternal/internal. M MEDIUM/Value Add Requirements – merupakan kebutuhan yang jika ada, maka akan memberikan nilai tambah kepada perusahaan. Kebutuhan ini biasanya merupakan proses bisnis yang tidak kritikal terhadap bisnis perusahaan, tetapi jika ada 80 maka akan memberikan cost benefit yang signifikan terhadap perusahaan. LOW/Desirable Requirements – adalah kebutuhan L yang baik untuk diterapkan tetapi hanya memberikan sedikit nilai tambah atau perubahan terhadap perusahaan. T abel 2.8 Prioritas dari Setiap Kebutuhan (Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003) 2.2.3.3.2 Determining Degree of Fit Tahap selanjutnya adalah menentukan Degree of Fit (peringkat kesesuaian) antara kebutuhan dengan sistem yang ada. Tabel berikut ini menunjukkan peringkat kesesuaian antara kebutuhan dan sistem yang akan dipakai: Kode Keterangan F Fit – kebutuhan terpenuhi secara baik oleh sistem atau software tersebut. G Gap – sistem atau software tersebut sama sekali tidak memenuhi kebutuhan yang ada. Alasan disebutkan, alternatif dan rekomendasi diberikan, dan kemungkinan besar akan terjadi customization terhadap software/sistem tersebut. P Partial fit – sistem memiliki fungsionalitas untuk 81 mendukung kebutuhan. Akan tetapi, customization akan dilakukan supaya sistem bisa memenuhi kebutuhan secara baik. T abel 2.9 Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap (Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003) 2.2.3.3.3 Gap Resolution Ketika suatu gap teridentifikasi, tim proyek akan memberikan alternatif dan solusi untuk memperbaiki gap tersebut. Terdapat beberapa cara untuk memperbaiki gap, diantaranya mengubah proses bisnis dan mencustomize sistem tersebut untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada. Namun perlu diketahui bahwa untuk men-customize fungsional pada sistem akan meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan untuk upgrade ke sistem baru nantinya. Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah: 1. Package Work-around – pertama kali tim akan mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada. 2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika package work-around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses 82 bisnis untuk disesuaikan dengan proses pada sistem dan mengeliminasi gap yang terjadi. 3. Customization sebagai jalan terakhir – jika customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru di luar sistem dan fungsionalitas tersebut berhubungan dengan sistem melalui suatu interface, dibandingkan dengan mengubah sistem itu sendiri. Proses customization terhadap sistem merupakan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software di masa yang akan datang. Sebagai contoh: 1. M embuat atau memodifikasi menu, field, atau kode sistem. 2. M embuat atau memodifikasi proses sistem. 3. M embuat laporan baru atau modifikasi untuk menghasilkan laporan sistem. 4. M engubah kode sistem untuk mengimplementasikan tingkat keamanan. 83 2.2.4 Biaya (Cost) 2.2.4.1 Konsep Biaya M enurut Hansen dan M owen (2000, p40), biaya didefinisikan sebagai kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat saat ini atau di masa yang akan datang bagi organisasi. M enurut Henry Simamora (2002, p36), biaya adalah kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa mendatang bagi organisasi. M enurut Harnanto dan Zulkifli (2003, p14), biaya adalah sesuatu yang berkonotasi sebagai pengurang yang harus dikorbankan untuk memperoleh tujuan akhir yaitu mendatangkan laba. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa biaya merupakan kas atau nilai ekuivalen kas yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan dapat memberikan suatu manfaat yaitu peningkatan laba di masa mendatang. 2.2.4.2 Jenis-jenis Biaya Terbagi 2 jenis biaya, yaitu: 84 a. Tangible cost Adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contoh: biaya furniture, biaya software, biaya peralatan, biaya perubahan. b. Intangible cost M erupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah untuk dikalkulasi dan diukur. Contoh: biaya perawatan hardware dan biaya kehilangan persaingan kompetitif dari pesaing/saingan. 2.2.4.3 Kategori Biaya Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan menjadi tiga macam, antara lain: 1. Biaya Investasi M erupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer, storage, jaringan komunikasi, software, training/pelatihan. 2. Biaya Implementasi Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau menginstall kemampuan baru, yang sama seperti biaya investasi, di mana satu kali biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan dikontrakkan. Contoh: biaya pemindahan peralatan dan personalia perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan 85 telepon, biaya penghapusan sistem sekarang, Refurnishing Cost/biaya pembaharuan ulang, dan biaya furniture. 3. Biaya Operasional Tahunan Adalah biaya bila pembayaran berulang dibutuhkan. Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke bulan. Contoh: biaya penyewaan peralatan dan fasilitas spesial, biaya perawatan peralatan dan software, gaji tambahan personalia, biaya perbedaan persediaan, dan biaya asuransi. 2.2.5 Manfaat (Benefit) 2.2.5.1 Definisi Manfaat M enurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu. 2.2.5.2 Jenis-jenis Manfaat M enurut Remenyi (2000, p7), ada 2 jenis manfaat: 1. Tangible Benefits Tangible benefits disebut juga dengan hard benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial. Contohnya adalah peningkatan laba. penurunan total biaya produksi, 86 2. Intangible Benefits Intangible benefits disebut juga dengan soft benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Intangible benefit akan memberikan kontribusi yang penting terhadap kepentingan perusahaan. 2.2.6 Analisis Cost Benefit Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan (Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata uang (misalnya rupiah). Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara : 87 1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu organisasi. 2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut: 2.2.6.1 Return on Investment (ROI) Analisis Return on Investment (ROI) merupakan analisis yang sering digunakan untuk mengukur efektifitas dari suatu proyek / investasi. M enurut M unawir (2002, p89), return on investment adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang dimaksudkan untuk dapat mengukur kemampuan perusahaan dengan keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang digunakan untuk operasi perusahaan untuk menghasilkan keuntungan. Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan rasio ROI menghubungkan keuntungan bersih yang diperoleh dengan jumlah investasi yang dikeluarkan dalam keuntungan tersebut. Rumus ROI sederhana antara lain: 100% menghasilkan 88 2.2.6.2 Payback Period M etode payback period (pembayaran kembali) didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya. M etode payback merupakan estimasi mentah dari waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang ditanamkan, sehingga secara sederhana metode ini memberikan suatu gambaran yang mudah dipahami bagi seorang manager (Olson, 2003, p69). M etode payback period bukan ukuran profitabilitas yang sebenarnya dari suatu investasi. M etode ini mengestimasi berapa tahun yang akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi. M etode ini tidak mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison dan Noreen, 2003, p653). Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan payback period: • Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menerima proyek. 89 • Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen. Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan. 2.2.6.3 Net Present Value (NPV) M enurut Garrison dan Noreen (2003, p637), .Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang tergabung dengan proyek investasi. M enurut Ivan Png et al (2007, p7), NPV adalah jumlah selisih antara nilai sekarang dari arus kas masuk dan arus kas keluar dalam suatu proyek. Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa NPV merupakan selisih antar present value arus kas masuk dengan present value arus kas keluar. Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek. 90 1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek. 2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually exclusive (memilih 1 proyek di antara beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih. NPV dapat dinyatakan sebagai berikut : 1 , , Di mana: CFt = arus kas periode ke-t k = bunga modal 2.2.6.4 Internal Rate of Return (IRR) Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643). IRR dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut: 91 1 Di mana: • CFt = arus kas dalam periode t (nilainya bisa positif atau negatif) • IO = pengeluaran kas awal • n = usia proyek yang diharapkan • IRR = tingkat pengembalian internal proyek. Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut: • Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat diterima. • Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat ditolak. Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan: 1. Secara coba-coba, 2. Secara interpolasi, 3. Prosedur matematik, 4. Kalkulator atau komputer keuangan.