BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Layanan jasa

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Layanan jasa profesional atau biasa disebut Professional Services berkemban g
menjadi pasar yang menjanjikan pada era sekarang ini. Bidang usaha ini berkembang
karena kebutuhan pasar terutama perusahaan maju dalam mencari solusi bisnis untuk
mengatasi permasalahan yang terjadi dalam usaha bisnis mereka. Layanan jasa
profesional ,yang terdiri dari sekumpulan sumber daya manusia yang memiliki berbagai
keahlian dan pengetahuan yang spesifik, menyewakan jasa mereka untuk memberikan
bantuan layanan solusi bisnis.
Dalam menjalankan usaha, professional services erat kaitannya dengan proyek.
Layanan yang diberikan berupa kegiatan yang bersifat sementara yang dilakukan untuk
menghasilkan suatu jasa. Kegiatan ini memiliki tujuan tertentu, memiliki masa awal dan
akhir, dan membutuhkan sumber daya dari berbagai keahlian dan bidang. Sebuah
professional services harus dapat merencanakan dan mengelola proyeknya dengan baik.
Waktu, ruang lingkup serta biaya adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam sebuah
project management. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek, penghitungan
biaya yang tepat, dan jasa yang diberikan sesuai dengan harapan pelanggan menjadi titik
kritis dalam kesuksesan sebuah project management. Project management yang baik
akan memberikan kepuasan pelanggan guna meningkatkan citra perusahaan professional
services pada umumnya.
PT. Royston Advisory Indonesia sebagai salah satu perusahaan layanan jasa
profesional yang independen di Indonesia. Perusahaan ini bergerak di bidang strategic
marketing and communication, membantu berbagai perusahaan maju dan berkembang di
Indonesia dalam mengatasi permasalahan relasi dan hubungan dengan publik, dan
menjaga investasi perusahaan klien di Indonesia. Guna mewujudkan visi perusahaan dan
berkembang menjadi lebih baik, PT. Royston Advisory Indonesia memerlukan sistem
manajemen proyek yang terintegrasi. Sistem manajemen proyek yang terintegrasi dapat
membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas waktu pelaksanaan proyek
1 2
sehingga penyelesaian proyek tepat waktu, meningkatkan efisiensi biaya, dan
meningkatkan ketepatan pengerjaan proyek. Sistem manajemen proyek terintegrasi juga
dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalam menggunakan jasa professional PT.
Royston Advisory Indonesia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menjawab kebutuhan PT. Royston
Advisory Indonesia untuk meningkatkan sistem informasi manajemen proyek berjalan
lebih baik. Dengan teknologi informasi dari ERP sistem, dapat membantu manajemen
proyek untuk mengelola proyek yang besar dan sulit. ERP sistem dapat memadukan
beberapa bagian seperti project management dan financial, menjadi suatu kesatuan yang
terintegrasi. ERP sistem juga menjawab kebutuhan perusahaan mendapatkan informasi
secara real-time sehingga membantu para pimpinan dalam pengambilan keputusan yang
lebih baik. ERP akan memenuhi tantangan dalam mengelola proyek-proyek PT. Royston
Advisory Indonesia sehingga membantu perusahaan untuk menjadi yang terdepan dalam
bidang layanan jasa profesional.
Ada bermacam-macam piranti lunak ERP sekarang ini. Piranti lunak ERP
tersedia mulai dari yang Open Source hingga yang berbayar. ERP juga tersedia untuk
bermacam-macam bidang industri seperti manufacturing, pendidikan, konstruksi,
layanan jasa (professional services), dan bidang industri lainnya. Kali ini, penulis akan
melakukan penelitian pada satu piranti lunak ERP yang memiliki kecocokan dengan
bidang industri dari PT. Royston Advisory Indonesia. Microsoft Dynamics SL 7.0
merupakan piranti lunak ERP berbayar yang memberikan solusi untuk bidang industri
professional services. Microsoft Dynamics SL 7.0 ini dapat mengintegrasikan project
management dan financial accounting. Piranti lunak ini diharapkan dapat membantu PT.
Royston Advisory Indonesia menjadi lebih efektif dan efisien serta meningkatkan
performa dari karyawan PT. Royston Advisory Indonesia dalam bekerja.
Pada umumnya implementasi ERP sulit dilakukan karena memerlukan biaya,
waktu dan memiliki resiko kegagalan dalam penerapannya. Sebelum melakukan
implementasi ERP, diperlukan studi kelayakan untuk meminimalkan resiko kegagalan
implementasi.
Laporan
studi
kelayakan
pada
PT.
Royston
Advisory
akan
mempertimbangkan faktor ekonomi, sumber daya manusia, operasional, jadwal hingga
3
kebutuhan sistem untuk penerapan ERP. Studi kelayakan ini akan menambahkan kunci
keberhasilan penerapan ERP pada PT. Royston Advisory Indonesia.
Pada penelitian studi kelayakan ini, akan dilakukan suatu analisis biaya dan
manfaat dari Microsoft Dynamics SL 7.0 bagi PT. Royston Advisory Indonesia.
Penelitian kelayakan ini akan menggunakan metode Information Economics sebagai
tools untuk menentukan hasil kelayakan. Penulis akan memberikan bobot-bobot
penilaian dengan mengukur manfaat berwujud (tangible) dan manfaat yang tidak
berwujud (intangible). Setelah mendapatkan bobot tersebut, penulis akan menghitung
dan memasukkan kedalam lembar kerja Information Economics. Pada akhirnya akan
ditemukan hasil kelayakan dari penelitian tersebut.
Penelitian ini akan memberikan masukan baru bagi PT. Royston Advisory Indonesia,
meminimalisir kegagalan penerapan ERP yang umumnya sering terjadi, dan melihat
seberapa besar biaya dan manfaat dari penerapan Microsoft Dynamics SL 7.0 bagi PT.
Royston Advisory Indonesia.
1.2
Ruang Lingkup
Untuk memfokuskan masalah yang akan dibahas maka akan ada pembatasan ruan g
lingkup berkaitan dengan masalah itu sendiri. Adapun hal-hal yang akan dibahas agar
studi ini dapat lebih terarah sebagai berikut :
-
M enganalisis kelayakan Microsoft Dynamics SL 7.0 dengan pengukuran biaya dan
manfaat menggunakan metode Information Economics.
-
Analisis studi kelayakan ERP dibatasi pada modul Project Management dan
Financial Accounting.
-
Analisis dilakukan terhadap proses bisnis berjalan pada PT. Royston Advisory
Indonesia.
-
Analisis dilakukan dengan menggunakan metode Information Economics dengan
melakukan perhitungan :
o Traditional Cost Benefit Analysis
o Value Linking
o Value Acceleration
o Value Restructuring
4
-
Pada penelitian ini, faktor Innovation Valuation tidak dianalisis, karena tidak
menghasilkan manfaat atau fungsi baru di dalam PT. Royston Advisory Indonesia,
dan sulit untuk mengkuantifikasikannya ke dalam Rupiah, selain itu faktor ini juga
jarang ditemukan untuk proyek skala kecil dan menengah.
-
Analisis cost and benefit akan mencakup perhitungan terbatas pada Simple ROI
(Return on Investment).
-
Dalam melakukan penelitian ini, data yang dikumpulkan adalah berdasarkan hasil
wawancara. Wawancara dilakukan kepada executive board, senior associate, dan
financial controller dari PT. Royston Advisory Indonesia.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari analisis kelayakan penelitian ini adalah:
-
M enganalisis sistem informasi berjalan dan perhitungan corporate value.
-
M enganalisis biaya dan manfaat untuk melakukan perhitungan Simple ROI.
-
M enghasilkan nilai kelayakan terhadap rencana penerapan aplikasi
Microsoft Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston Advisory Indonesia yang
akan ditampilkan dalam Information Economics Scorecard.
Adapun manfaat yang akan diperoleh adalah:
• Bagi Perusahaan :
-
M emberikan
informasi
bahwa
adanya
manfaat
tangible
seperti
pengurangan biaya operasional (misalnya kertas, perlengkapan, biaya
lembur) yang disebabkan oleh penerapan sistem aplikasi Microsoft
Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston Advisory Indonesia. Selain itu,
penerapan aplikasi dapat meningkatkan produktifitas kinerja bisnis,
meningkatkan kecepatan kinerja, meningkatkan keuntungan dan ketepatan
dalam mengestimasi sebuah proyek serta manfaat-manfaat lainnya yang
akan dihitung dalam penulisan ini.
5
-
M emberikan informasi adanya manfaat intangible yang dampaknya jarang
disadari oleh perusahaan pada umumnya karena manfaat intangible tidak
secara langsung mempengaruhi finansial perusahaan tetapi memberikan
pengaruh positif bagi perusahaan. Dengan Microsoft Dynamics SL 7.0,
perusahaan dapat meningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja,
memiliki keunggulan bersaing dengan kompetitor, dan meningkatkan
hubungan manajemen dengan mitra perusahaan.
-
M emberikan skor kelayakan investasi sistem aplikasi Microsoft Dynamics
SL 7.0 yang akan dihitung dengan Information Economics Scorecard agar
penerapan investasi sistem pada PT. Royston Advisory Indonesia tepat
guna dan benar bermanfaat bagi perusahaan.
• Bagi penulis, memberikan pemahaman dan wawasan baru mengenai suatu
konsep penilaian atau analisis kelayakan penerapan teknologi informasi dalam
dunia usaha dengan menggunakan metode Information Economics.
• Bagi mahasiswa dan pembaca, diharapkan dengan adanya penelitian ini akan
memberikan pemahaman dan wawasan baru mengenai metode Information
Economics dan dapat menjadi acuan atau referensi dalam penelitian
selanjutnya.
• Bagi bidang ilmu pengetahuan, diharapkan dapat memberikan kontribusi yang
berarti bagi perkembangan bidang ilmu teknologi informasi dan sistem
informasi dalam hal pemanfaatan teknologi informasi, serta penerapan yang
lebih tepat guna dalam perkembangan dunia usaha.
6
1.4
Metodologi
Penelitian dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.4.1
Objek Penelitian
Objek - objek yang akan di teliti pada skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. PT. Royston Advisory Indonesia.
2. Microsoft Dynamics SL 7.0.
3. Proses bisnis berjalan pada perusahaan sebelum implementasi Microsoft
Dynamics SL 7.0.
1.4.2
Metode Pengumpulan Data
M etode –metode pengumpulan data yang digunakan meliputi :
1. M etode studi kepustakaan
Data dikumpulkan melalui pencarian dan pembelajaran dari berbagai buku
literatur, internet, maupun media informasi lainnya yang berhubungan
dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan landasan teori.
2. Wawancara
Data dikumpulkan dengan melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi
para head officer dan user yang menggunakan sistem sehingga dapat
menganalisis dan mengidentifikasi proses bisnis sebelum implementasi
sistem berbasis ERP di perusahaan.
3. Observasi secara langsung
Pengumpulan data dilakukan dengan mengamati kegiatan operasional serta
keadaan pada PT. Royston Advisory Indonesia melalui jalur internship.
7
1.4.3
Metode Analisis Data
M etode analisis data yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode
Information Economics, yang digunakan untuk menganalisis biaya dan manfaat kepada
perusahaan dimana data-data yang diperoleh akan digunakan untuk menentukan layak
atau tidak layaknya implementasi Microsoft Dynamics SL 7.0 pada PT. Royston
Advisory Indonesia.
Adapun analisis yang akan digunakan adalah sebagai berikut :
1.5
-
Analisis tingkat pengembalian modal (Return on Investment)
-
Analisis domain bisnis dan domain teknologi.
Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai penulisan skripsi ini, berikut
adalah penjelasan yang dibagi secara sistematis:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan
manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan
skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan
untuk penulisan dan pemecahan masalah.
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
Pada bab ini akan dituliskan analisis terhadap permasalahan sistem informasi
yang sedang berjalan.
8
BAB 4 HASIL PENELITIAN ANALISIS KELAYAKAN RENCANA PENERAPAN
M ICROSOFT DYNAM ICS SL 7.0
Pada bab ini akan dijabarkan hasil penelitian, usulan studi kelayakan dan
evaluasi proses bisnis dan sistem informasi. Bab ini diharapkan dapat memberikan hasil
perbandingan antara sistem lama dan sistem baru yang diusulkan serta hasil kelayakan
studi dari berbagai aspek.
BAB 5 SIM PULAN DAN SARAN
Pada bab ini akan dituliskan kesimpulan dari hasil analisis studi kelayakan pada
PT. Royston Advisory Indonesia serta saran-saran untuk pengembangan sistem di masa
mendatang.