9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi 2.1.1 Definisi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi
2.1.1
Definisi Komunikasi
Komunikasi merupakan kebutuhan yang layak untuk diperhatikan dalam
suatu organisasi maupun bermasyarakat, dan merupakan salah satu unsur yang
penting dalam proses dinamika kehidupan manusia. Demikian besar peranan
komunikasi dalam aspek kehidupan manusia karena melalui komunikasi, manusia
dapat menemukan dan mengembangkan pengetahuan, memperoleh informasi,
merubah sikap manusia lainnya dan bekerjasama dalam mengambil keputusan.
Komunikasi juga merupakan suatu kegiatan rutin yang tidak disadari
kepentingannya, bahwa kepentingan komunikasi adalah hal yang biasa yang
sudah selayaknya ada. Setiap hari dan setiap saat manusia melakukan aktifitas
komunikasi antar pribadi. Memahami komunikasi berarti memahami apa yang
terjadi selama proses komunikasi berlangsung. Komunikasi merupakan suatu
tindakan yang memungkinkan kita untuk mampu menerima dan memberikan
informasi atau pesan sesuai dengan kebutuhan. Komunikasi menjembatani aspekaspek informasi dan keterlibatan manusia dalam pola aliran komunikasi yang
membawa dampak berarti bagi masing-masing pihak.
Menurut William Albig komunikasi adalah ”bentuk seni untuk
membangun bahasa menjadi suatu kesatuan dalam bentuk suara, warna dan
gerakan yang dapat berevolusi untuk mewujudkan jiwa manusia yang tumbuh dan
9
10
berkembang”8. Selanjutnya Wilbur Scram juga mengemukakan bahwa ”bila kita
mengadakan komunikasi berarti kita berusaha untuk mengadakan commons
(persamaan) dengan orang lain”9. Sedangkan dari sudut pandang Hovland
komunikasi merupakan ”upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegas
asas-asas penyampaian informasi serta pembentukan pendapat dan sikap” 10.
Selain definisi-definisi di atas, peneliti juga melihat dari sudut pandang
Laswell dimana beliau mengatakan bahwa ”cara yang baik untuk menjelaskan
komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: who, says what,
in which channel, to whom, and with what effect?”11 Definisi dari Laswell dapat
dilihat pada model komunikasi12 di bawah ini:
Who
Says
What
In Which
Channel
To Whom
With What
Effect
Komunikator
Isi
Pesan
Medium
Komunikan
Efek
Gambar II.1 Model Komunikasi Harold Laswell
Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima
unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, yakni:
8
William Albig. Public Opinion. New York: McGraw Hill. 1939 p 26
Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosdakarya.
1984 hal 10
10
Ibid
11
Fajar, op.cit., 32
12
A.M. Hoeta Soehoet. Teori Komunikasi 2 Cetakan Kedua. Jakarta: Yayasan Kampus Tercinta
IISIP. 2003 hal 5
9
11
1.
Who (siapa/komunikator)
Komunikator adalah pelaku utama atau pihak yang mempunyai kebutuhan
untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi. Bisa seorang
individu, kelompok, organisasi, maupun suatu negara sebagai komunikator
yang menciptakan dan menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang.
2.
Says What (mengatakan apa/pesan)
Pesan atau informasi yang akan disampaikan oleh komunikator kepada
komunikan. Informasi yang disampaikan merupakan seperangkat simbol
verbal maupun non-verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau
maksud sumber tadi. Ada tiga komponen pesan yaitu makna, simbol untuk
menyampaikan makna, dan bentuk atau organisasi pesan.
3.
In which channel (melalui saluran apa/media)
Saluran atau media untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada
komunikan baik secara langsung (tatap muka), maupun tidak langsung
(melalui media cetak/elektronik dll).
4.
To whom (kepada siapa/komunikan)
Komunikan adalah orang yang menerima pesan dari komunikator yang
menjadi sasaran komunikasi.
5.
With what effect (efek yang dihasilkan)
Efek adalah tanggapan atau reaksi dari komunikan setelah menerima pesan
dari komunikator atau bisa juga disebut dampak yang terjadi pada
12
komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari komunikator, seperti
perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dll.
Dari definisi yang dikemukakan oleh para pakar di atas, dapat disimpulkan
bahwa komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan dari
komunikator melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung atau tidak
langsung dengan maksud memberikan dampak atau efek kepada komunikan
sesuai dengan keinginan komunikator. Dimana komunikasi tersebut memenuhi
lima unsur yaitu who, says what, in which channel, to whom, with what effect.
Dalam penyampaian pesan diharapkan komunikator mempunyai keahlian agar apa
yang disampaikan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan.
Dalam bentuk yang paling sederhana dapat juga dikatakan bahwa
komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pesan dari komunikator melalui
saluran tertentu dan ditujukan kepada komunikan dengan tujuan untuk mencapai
kesamaan pandangan atas pesan yang disampaikan.
Komunikasi memberikan sesuatu kepada orang lain berupa pesan atau
informasi tertentu dengan menggunakan suatu media. Media komunikasi menjadi
salah satu faktor yang turut menunjang keberhasilan proses komunikasi. Oleh
karena itu, pemilihan media yang akan digunakan dalam proses komunikasi
hendaknya disesuaikan dengan kemungkinan keefektifan dari media komunikasi
tersebut. Salah satu faktor yang menunjang keberhasilan komunikasi yang baik
antara komunikator dan komunikan yaitu terjalinnya persesuaian makna diantara
keduanya. Terlaksananya komunikasi yang baik, tidak terlepas dari rintangan
13
yang dihadapi, baik rintangan yang bersifat fisik, individual, bahasa sampai
perbedaan arti yang dimaksud oleh orang yang diajak berkomunikasi.
Untuk menciptakan persesuaian dan saling pengertian diantara rintangan
yang terjadi dalam proses komunikasi, salah satunya dengan menggunakan bahasa
yang baik sehinga komunikan dapat mengerti apa yang diberikan atau
diinformasikan sehingga komunikasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
2.1.2
Tujuan Komunikasi
Robert F. Harlow dalam bukunya A Working Definition membagi fungsi
PR menjadi dua bagian untuk menjelaskan ”apa itu PR, mengapa diadakan dan
bagaimana melakukannya, yaitu sebagai method of communication dan state of
being”13. Sebagai method of communication, PR merupakan rangkaian atau sistem
kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan, baik pimpinan, karyawan
atau staf. Sebagai state of being, PR adalah perwujudan suatu kegiatan
komunikasi yang “dilembagakan” ke dalam bentuk biro, bagian divisi atau seksi
dalam sistem manajemen kehumasan yang mempunyai pemimpin.
Kegiatan komunikasi yang berjalan sesuai dengan fungsinya merupakan
salah satu bentuk dalam pencapaian tujuan. Tujuan kegiatan komunikasi merujuk
pada kepentingan perusahaan yang diwakili oleh PR.
Hovland berpendapat bahwa ”tujuan dari komunikasi adalah untuk
membangun atau menciptakan pemahaman atau pengertian bersama”14. Saling
memahami atau mengerti bukan berarti harus menyetujui tetapi mungkin dengan
13
Rosady Ruslan. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada. 2001 hal 34
14
Fajar, op.cit., 60
14
komunikasi terjadi suatu perubahan sikap, pendapat, perilaku ataupun perubahan
secara sosial:
1.
Perubahan sikap (attitude change)
Seorang komunikan setelah menerima pesan yang disampaikan, sikapnya
akan berubah. Perubahan sikap dari komunikan bisa positif atau negatif.
Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan
berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
2.
Perubahan pendapat (opinion change)
Dalam proses komunikasi terdapat suatu usaha untuk menciptakan
pemahaman. Pemahaman, ialah kemampuan memahami pesan secara
cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Setelah memahami
apa yang dimaksud komunikator maka akan tercipta pendapat yang
berbeda-beda bagi komunikan. Misalnya berita atau informasi yang
disampaikan dapat diterima oleh khalayak dalam waktu yang bersamaan,
namun opini atau pendapat yang muncul dari setiap individu berbedabeda.
3.
Perubahan perilaku (behaviour change)
Proses komunikasi juga bertujuan untuk mengubah perilaku maupun
tindakan seseorang. Misalnya dalam kampanye ”Go Green, Clean &
Clear” tentang pentingnya menjaga lingkungan sekitar yang disampaikan
oleh pemerintah. Perubahan perilaku yang diharapkan dari kampanye ini
adalah setiap individu dapat menjaga lingkungan hidup yang bisa dimulai
dari lingkungan sekitar untuk mendapat lingkungan yang bersih dan sehat.
15
4.
Perubahan sosial (social change)
Perubahan sosial yang diharapkan adalah untuk membangun dan
memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga menjadi
hubungan yang makin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif secara
tidak sengaja dapat meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Contoh
dalam organisasi seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk
menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadangkadang terdapat maksud implisit di baliknya, yakni untuk membina
hubungan baik.
Agar tujuan komunikasi dapat tercapai maka pesan dalam proses
komunikasi memiliki peran yang sangat penting dimana komunikator berusaha
mengemas pesan sedemikian rupa sehingga sampai kepada komunikan sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
2.1.3
Proses dan Dasar Komunikasi
2.1.3.1 Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar,
yaitu pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Proses komunikasi dapat kita
lihat dalam bentuk skema di bawah ini15:
15
Onong Uchjana Effendy. Ilmu Teori dan Filasafat Komunikasi. Bandung: Citra Aditya. 2006 hal.
25
16
Gangguan
Gangguan
Balikan
Pengirim
Pesan
Simbol /
Isyarat
Penerima
Pesan
Media
(Saluran)
Mengartikan
Kode / Pesan
Gambar II.2 Proses Komunikasi
1.
Pengirim pesan (komunikator) dan isi pesan
Komunikator adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan
kepada seseorang (komunikan) dengan harapan dapat dipahami oleh
komunikan yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya.
Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh
komunikator. Pesan yang disampaikan bisa dalam bentuk verbal atau non
verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas. Isi
pesan dapat berupa informasi, ajakan, rencana kerja, pertanyaan dan
sebagainya.
17
2.
Simbol atau isyarat
Pada tahap ini komunikator membuat kode atau simbol sehingga pesannya
dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya komunikan menyampaikan
pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala,
mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap atau perilaku, dan menunjukkan
arah tertentu.
3.
Media atau penghubung
Media adalah alat untuk penyampaian pesan seperti televisi, radio, surat
kabar, majalah, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media
ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah
penerima pesan, situasi dan sebagainya.
4.
Mengartikan kode atau isyarat
Setelah pesan diterima melalui panca indera (telinga atau mata) maka
komunikan harus dapat mengartikan simbol atau kode dari pesan yang
disampaikan sehingga dapat dimengerti atau dipahami dengan baik.
5.
Penerima pesan (komunikan)
Komunikan adalah orang yang dapat memahami isi pesan dari
komunikator meskipun dalam bentuk kode atau isyarat tanpa mengurangi
arti pesan yang dimaksud oleh komunikator.
6.
Balikan (feedback)
Feedback adalah tanggapan yang berisi kesan dari komunikan dalam
bentuk verbal maupun non verbal. Tanpa feedback, komunikator tidak
18
akan tahu dampak pesannya terhadap komunikan. Hal ini penting bagi
komunikator untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan
pemahaman yang benar dan tepat? Feedback dapat disampaikan oleh
komunikan yang dituju atau komunikan lain yang bukan dituju. Feedback
yang disampaikan oleh komunikan pada umumnya merupakan feedback
langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut atau apakah
pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.
Feedback yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi
feedback terhadap perilaku maupun ucapan komunikan. Pemberi feedback
menggambarkan perilaku komunikan sebagai reaksi dari pesan yang
diterimanya. Feedback bermanfaat untuk memberikan informasi, saran
yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk
menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga
dapat memperjelas persepsi.
7.
Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi
mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi
hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang
merintangi atau menghambat komunikasi sehingga komunikan salah
menafsirkan pesan yang diterima dari komunikator.
19
2.1.3.2 Dasar Komunikasi
Dalam proses komunikasi terdapat empat dasar seperti yang dijelaskan
oleh Onong yaitu “niat, minat, pandangan, lekat, dan libat“.16
1.
Niat menyangkut apa yang akan disampaikan, siapa sasarannya, apa yang
akan dicapai dan kapan akan disampaikan.
2.
Minat. Ada dua faktor yang mempengaruhi minat, yaitu pertama adalah
faktor objektif berupa rangsangan yang kita terima, dan yang kedua adalah
faktor subyektif yaitu faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus.
3.
Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada
sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan,
pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.
4.
Lekat merupakan informasi yang disimpan oleh komunikan.
5.
Libat merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
2.1.4
Jenis dan Bentuk Komunikasi
2.1.4.1 Jenis Komunikasi
Pada
dasarnya
komunikasi
digunakan
untuk
menciptakan
atau
meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok. Jenis
komunikasi ada dua yaitu ”komunikasi verbal yang menggunakan kata-kata dan
komunikasi non verbal yang biasa disebut dengan bahasa tubuh”17.
16
17
ibid 28
Ibid
20
1.
Komunikasi Verbal
Adalah proses komunikasi yang menggunakan simbol atau kata-kata, baik
yang dinyatakan secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal
mencakup aspek-aspek berupa:
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif
bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, oleh
sebab itu olah kata menjadi penting dalam proses komunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila
kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau
terlalu lambat.
c. Intonasi suara, akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik
sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional
merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor, dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989)
memberikan catatan bahwa dengan “tertawa dapat membantu
menghilangkan stress dan nyeri“. Tertawa mempunyai hubungan fisik
dan psikis dan harus diingat bahwa humor merupakan satu-satunya
selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara
singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga
lebih mudah dimengerti.
21
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan
karena proses komunikasi akan berarti bila seseorang bersedia atau
dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa
yang disampaikan.
2.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi
non
verbal
adalah
proses
komunikasi
yang
tidak
menggunakan kata-kata melainkan dengan menggunakan gerakan tubuh,
sikap tubuh, maupun bahasa isyarat. Komunikasi non verbal memberikan
arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah, merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi,
karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan
mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti
orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan
kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui
kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk
mengobservasi yang lainnya.
c. Sentuhan, adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan
lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan
seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih
sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
22
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk,
berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh
dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat
kesehatannya.
e. Sound (suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah
satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan
komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi
non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang
sangat jelas.
f. Gerak isyarat, dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat
sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukkan kaki
atau menggerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang
sedang dalam keadaan stress, bingung atau sebagai upaya untuk
menghilangkan stress.
2.1.4.2 Bentuk Komunikasi
Bentuk komunikasi dalam proses komunikasi dapat dibedakan menjadi
tiga bagian seperti yang dijelaskan oleh Onong dalam buku Ilmu Teori dan
Filsafat Komunikasi18 yaitu:
1.
Bentuk Komunikasi berdasarkan penyampaian:
a. Komunikasi Langsung
Proses komunikasi tanpa menggunakan suatu alat atau media khusus
dalam menyampaikan informasi atau pesan kepada si penerima pesan.
18
Ibid 32
23
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus
dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara langsung kepada
seseorang yang ada dihadapan kita.
b. Komunikasi tidak langsung
Proses komunikasi yang menggunakan alat atau media khusus seperti
buku, flyer, pamflet, internet, dan sebagainya dengan tujuan untuk
melipat gandakan jumlah penerima pesan ataupun untuk menghadapi
hambatan geografis, waktu misalnya dengan menggunakan radio,
buku, dll.
2.
Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran:
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya sekelompok
orang dalam jumlah yang besar dan umumnya tidak dikenal. Pada
umumnya komunikasi massa yang baik bisa dilihat dari bentuk pesan
yang disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele; bahasa
yang digunakan mudah dimengerti atau dipahami; bentuk gambar yang
baik; dan membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok
pendengar radio.
b. Komunikasi
kelompok,
adalah
komunikasi
yang
sasarannya
sekelompok orang dimana pesertanya sudah dikenal dan jumlah
orangnya
dapat
dihitung.
Komunikasi
komunikasi langsung dan timbal balik.
kelompok
merupakan
24
c. Komunikasi perorangan, adalah komunikasi yang dilakukan antara dua
orang dengan tatap muka dapat juga melalui media elektronik bisa
berupa telepon atau komputer.
3.
Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan:
a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan, dan
komunikan tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk
memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya komunikasi melalui
media radio. Pendengar radio tidak dapat memberikan umpan balik
melalui pesan yang disampaikan oleh penyiar radio.
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan
disampaikan
kepada
komunikan,
kemudian
komunikan
memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok dalam
seminar atau perorangan merupakan bentuk komunikasi timbal balik.
2.1.5
Hambatan-hambatan Komunikasi
Hambatan-hambatan yang muncul dalam proses komunikasi dapat
dibedakan menjadi empat bagian seperti yang dijelaskan oleh Onong19:
1.
Hambatan dari Proses Komunikasi
a. Hambatan dari komunikator, misalnya pesan yang akan disampaikan
belum jelas bagi dirinya sendiri. Biasanya hal ini dipengaruhi oleh
perasaan atau situasi emosional.
19
Ibid. 62
25
b. Hambatan dalam penyandian atau simbol. Hal ini dapat terjadi karena
bahasa yang digunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari
satu, simbol yang digunakan antara komunikator dan komunikan tidak
sama atau bahasa yang digunakan terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan
media komunikasi, misalnya gangguan suara cuaca dan aliran listrik
sehingga tidak dapat mendengarkan pesan dengan jelas.
d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan
sandi oleh komunikan.
e. Hambatan dari komunikan, misalnya kurangnya perhatian pada saat
menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang
keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan feedback. Feedback yang diberikan
tidak
menggambarkan
apa
adanya,
akan
tetapi
memberikan
interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2.
Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif seperti cuaca,
gangguan alat komunikasi, gangguan kesehatan dan sebagainya.
3.
Hambatan Semantik
Kata-kata yang digunakan dalam komunikasi terkadang mempunyai arti
mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara komunikator
dan komunikan, dengan kata lain bahasa yang digunakan berbeda.
26
4.
Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial bisa juga mengganggu proses komunikasi,
misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara
komunikator dan komunikan.
2.1.6
Karakteristik Saluran Komunikasi
Karakter saluran komunikasi dalam proses komunikasi ada tiga bagian
seperti yang dijelaskan oleh Onong20 yaitu:
2.1.6.1 Media Cetak
Dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih menjadi
media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Contoh dari
jenis media cetak adalah majalah, koran, surat dan newsletter.
2.1.6.2 Media Elektronik
Menyediakan informasi dalam bentuk audible, visual dan audio visual
yang terdiri dari radio, televisi dan satelit, display, video, telekonferensi, hotline,
dan internet (blog, facebook, chatting, email letter).
2.1.6.3 Komunikasi Tatap Muka
Pada umumnya karyawan lebih menyukai komunikasi langsung dengan
atasannya ketimbang melalui email, memo, voice mail atau bentuk lainnya.
Dengan komunikasi tatap muka pesan yang disampaikan akan lebih jelas, mudah
diingat dan efektif.
20
Ibid. 55
27
2.2
Komunikasi Organisasi
2.2.1
Definisi Komunikasi Organisai
Komunikasi organisasi sebagai proses menciptakan dan saling menukar
pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain, untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan selalu berubah-ubah. Komunikasi
organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.
Komunikasi organisasi dapat terjadi kapanpun, setidaknya ”satu orang
menduduki jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan”.21
Disamping itu ada juga definisi dari Karth dan Khan yang dikutip oleh Ami
Muhammad
bahwa
”komunikasi
organisasi
merupakan
arus
informasi,
pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi”.22 Berbeda
dengan Thayer yang mengatakan bahwa ”komunikasi organisasi sebagai arus
datar yang akan melayani komunikasi organisasi dalam berbagai cara yaitu yang
berkenaan dalam organisasi, yang berkenaan dengan pengaturan organisasi,
berkenan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi yaitu dengan
hubungan personal”.23
Komunikasi merupakan masalah yang sangat penting dalam suatu
organisasi, seperti yang dikatakan Brennar yang dikutip oleh Onong U (1993)
bahwa ”manajemen sebagai suatu proses kegiatan tidak dapat mengarahkan dan
menggerakkan sejumlah manusia secara efektif tanpa adanya komunikasi”.24
21
Deddy Mulyana. Komunikasi Organisasi. Bandung: Remaja RosdaKarya. 2006 hal. 32
Muhammad, op.cit., 62
23
Muhammad, op.cit., 66
24
Effendy, log.cit.,
22
28
Selanjutnya terdapat sudut pandang yang berbeda dari Brent D. Ruben
yang mendefinisikan komunikasi organisasi adalah ”suatu proses melalui mana
individu dalam hubungannya dalam keluarga, dalam organisasi dan dalam
masyarakat menciptakan, mengirimkan dan menggunakan informasi untuk
mengkoordinasikan lingkungan dan orang lain”.25
Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi perusahaan
merupakan sarana pertukaran informasi dimana para karyawan setelah membaca
majalah, sehingga keberadaan majalah serta penyebarannya dapat terkoordinir
dengan baik. Jadi semakin jelas sudah bahwa organisasi membutuhkan orangorang yang dapat saling bekerjasama atau berkoordinasi
.
2.2.2
Arus Komunikasi Organisasi
Arus komunikasi dalam organisasi adalah arus atau aliran komunikasi
yang berlangsung baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi.
Berdasarkan arus informasinya, maka komunikasi dapat dibedakan menjadi
komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
2.2.2.1 Komunikasi Internal
Komunikasi yang berlangsung antara orang-orang yang berada dalam
organisasi. Komunikasi internal bertujuan untuk membangun kerja sama,
membuat dan menjadikan karyawan ikut memiliki dan bertanggung jawab
terhadap organisasinya, membentuk citra baik organisasinya dan menanamkan
kepercayaan bagi publiknya.
25
Muhammad, op.cit., 23
29
Dalam komunikasi internal terdapat dua dimensi dan dua jenis
komunikasi, yaitu:
1.
Dimensi Komunikasi Internal
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi
vertikal
adalah
komunikasi
ke
atas
(upword
communication) dan ke bawah (downword communication). Upword
communication yaitu penyampaian pesan baik secara langsung maupun
tidak langsung dari karyawan tentang hasil pekerjaan yang telah
dilakukannya kepada pimpinan. Sedangkan downword communication
dapat dijelaskan seperti komunikasi antara pimpinan dengan karyawan
tentang job description yang harus dilakukan serta peraturan-peraturan
perusahaan yang harus ditaati oleh para karyawan.
Peran
komunikasi
penyampaian
dalam
pesan
yang
organisasi
dilakukan
sangat
penting,
karena
oleh
pimpinan
dapat
mempengaruhi motivasi kerja karyawan. Motivasi kerja dari karyawan
penting sekali agar tujuan perusahaan dalam meraih keuntungan yang
sebesar-besarnya bisa tercapai dengan mudah.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal juga bisa bersifat komunikasi silang (cross
communication), artinya melebar ke samping atau juga secara
diagonal, misalnya antar kepala seksi dengan pegawai dari departemen
lain. Komunikasi horizontal merupakan proses menyampaikan warta
diantara sesama anggota dalam organisasi yang sama dan komunikasi
30
yang terjadi diantara departemen-departemen pada tingkatan organisasi
yang sama.
2.
Jenis Komunikasi Internal26
a. Komunikasi Personal
Komunikasi personal adalah komunikasi antara dua orang dan dapat
berlangsung dengan dua cara yaitu, komunikasi tatap muka yang
berlangsung secara dialogis sehingga bisa berlangsung kontak pribadi
dan komunikasi bermedia yaitu komunikasi dengan menggunakan alat,
misalnya telepon atau memorandum.
b. Komunikasi Kelompok
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung di antara
suatu kelompok, setiap individu yang terlibat masing-masing
berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam
kelompok dan sama-sama memiliki satu tujuan. Pesan dan informasi
yang disampaikan juga menyangkut kepentingan seluruh anggota
kelompok, bukan bersifat pribadi.
2.2.2.2 Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara orang-orang yang berada
di dalam organisasi dengan khalayak di luar organisasi dengan tujuan untuk
menciptakan opini publik sebagai efeknya. Fungsi komunikasi eksternal untuk
menciptakan dan mengembangkan hubungan dengan relasi.
26
Fajar, op.cit., 65
31
Komunikasi dalam organisasi pada dasarnya merupakan suatu kegiatan
intern di dalam organisasi. Semua masalah yang timbul dalam organisasi akan
segera dapat diatasi apabila komunikasi yang berlangsung dalam organisasi dapat
berjalan dengan baik dan tidak menghadapi hambatan. Pimpinan organisasi
membutuhkan informasi yang cepat dan tepat. Oleh karena itu komunikasi
merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam organisasi.
2.2.3
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam organisasi komunikasi sangat penting. Oleh karena itu komunikasi
mempunyai empat fungsi yaitu:
2.2.3.1 Informatif
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi
yang lebih banyak, lebih baik, dan lebih tepat.
2.2.3.2 Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu
mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Kedua, berkaitan dengan pesan atau message yang pada dasarnya
berorientasi pada kerja.
32
2.2.3.3 Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan lebih menyukai untuk mempersuasi karyawannya dari
pada memberi perintah.
2.2.3.4 Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan untuk dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.
2.3
Public Relations
2.3.1
Definisi Public Relations
Public Relations (PR) merupakan persamaan dari kata bahasa indonesia
“Hubungan Masyarakat” ini mempunyai beberapa definisi. PR menurut Effenndy
dalam kutipan Cutlip, Center dan Glen M Broom “Publik Relations are the
management function which evaluates publik attitudes, identifies the policies and
procedures of an individual or organizations with the publik interest, and plans
and executes a program of action to earn publik understanding and acceptance”.
“Publik relations adalah
fungsi manajemen
yang
nilai sikap
publik,
mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi
kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan
untuk meraih pengertian dan dukungan publik”. 27
27
Muhammad, op.cit., 116
33
Dari definisi di atas dapat disimpulkan PR sebagai fungsi manajemen yang
keberadaannya sangat penting dalam suatu organisasi. PR merupakan kelanjutan
proses kebijaksanaan, pemberi pelayanan kepada masyarakat dengan bersikap
yang sesuai dengan kepentingan orang atau golongan agar organisasi dimana PR
itu berada memperoleh kepercayaan dari publiknya yaitu masyarakat.
PR menurut kamus terbitan Institute of Publik Relations (IPR), yakni
sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa, terbitan 1987, yang
dikutip oleh Linggar adalah “keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara
terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara
niat
baik
dan
saling
pengertian
antara
organisasi
dengan
segenap
khalayaknya”.28 Sedangkan menurut Widjaja, PR dapat diartikan sebagai “suatu
kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama
dan kepercayaan yang pada gilirannya mendapat dukungan dari pihak lain”.29
Berdasarkan pengertian di atas, peneliti memahami bahwa PR adalah suatu
kegiatan yang dilakukan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good
will, kerja sama dan kepercayaan untuk mendapat dukungan dari pihak lain.
Untuk melengkapi pengertian atau pemahaman tentang apa dan bagaimana PR,
berikut ditarik kesimpulan yang dijabarkan oleh Rosady Ruslan dalam bukunya
Kiat dan Strategi Kampanye PR30:
28
M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta:
Bumi Aksara. 2001 hal. 1-2
29
Ibid. 55
30
Rosady Ruslan, op.cit., 8
34
1.
PR merupakan suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih
baik yang dapat memperdalam kepercayaan publik atau pemberdayaan
lebih tinggi terhadap suatu lembaga atau organisasi.
2.
PR adalah suatu proses continue dari usaha manajemen untuk memperoleh
good will dan pengertian dari pelanggan, konsumen, publik pada
umumnya, termasuk para staff pegawainya. Ke dalam, mengadakan
perbaikan
dan
(membangun
pembenahan
budaya
melalui
perusahaan)
corporate
bentuk
culture
disiplin,
building
memotivasi,
meningkatkan pelayanan dan produktivitas kerja yang diharapkan tercipta
sense of belonging terhadap perusahaannya. Sedangkan keluar, berupaya
menciptakan kepercayaan dan citra perusahaan (corporate image) yang
sekaligus memayungi dan mempertahankan citra produknya (product and
brand image).
Dengan demikian dapat dikatakan ruang lingkup PR sangatlah luas baik
berhubungan dengan publik internal maupun eksternal. PR dalam sebuah
perusahaan
adalah
sebagai
metode
komunikasi
yang
berperan
untuk
mengefektifkan dan mengefisienkan upaya penyampaian tujuan perusahaan.
PR terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara
organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengan
organisasi tersebut. Setiap manusia pada dasarnya juga mengalami PR, selama ia
masih menjalin kontak dengan manusia lainnya.
35
2.3.2
Karakteristik Publik Relations
Publik
(khalayak)
adalah
atau
“kelompok
orang-orang
yang
berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun
eksternal”.31 Publik internal adalah publik yang berada di dalam lingkup
organisasi atau perusahaan, sedangkan publik eksternal adalah publik yang
mempunyai kepentingan terhadap organisasi yang berada diluar organisasi.
Publik juga disebut oleh Rhenald Kasali sebagai “stakeholder yang berada
di dalam maupun di luar perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan
keberhasilan perusahaan”.32 Publik perlu ditetapkan dalam megelola reputasi agar
seluruh program yang dikerjakan praktisi PR menjadi lebih terarah, terutama
pesan-pesan yang akan disampaikannya agar menjadi lebih efektif. Unsur-unsur
dalam publik dapat dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Publik Internal
Publik Eksternal
1. Pemegang Saham
1. Konsumen
5. Pemerintah
2. Manajemen dan Top Executive
2. Penyalur
6. Pesaing
3. Karyawan
3. Pemasok
7. Komunitas
4. Keluarga Karyawan
4. Bank
8. Pers
Tabel II.1 Unsur-Unsur Dalam Stakeholder33
31
Frank Jefkins dan Daniel Yadin, op.cit., 80
Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations. Jakarta: Pusat Utama Grafiti. 1999 hal. 63
33
Ibid. 65
32
36
Rhenald Kasali juga memetakan stakeholders sebagai berikut: 34
Pemerintah
Pemilik
Kelompok
Interest
Khusus
Perusahaan
Pemasok
Konsumen
Asosiasi
Bisnis
Karyawan
Pesaing
Gambar II.3 Pemetaan Stakeholder
2.3.3
Peran dan Fungsi PR
Pada awalnya peran PR dalam perusahaan adalah sebagai pembuat berita
mingguan, mempublikasikan newsletter untuk karyawan dan membuat kegiatan
agar tercipta hubungan harmonis antara perusahaan dan karyawan. Setelah peran
ini dijalankan dengan baik, PR kembali diberikan tugas untuk “menangani
publisitas karyawan yang berprestasi sampai menangani publisitas kesuksesan
perusahaan”.35
Secara garis besar, PR berfungsi sebagai pengabdian kepada kepentingan
umum, suatu perilaku yang positif dalam rangka membantu masyarakat untuk
memperoleh manfaat bersama. Dalam kegiatannya, PR juga harus menekankan
pada moral dan perilaku yang baik dengan melakukan komunikasi timbal balik
34
35
Ibid. 66
Cutlip,Center & Broom. Effective Public Relations. USA: Prentice Hall. 2000 p. 25
37
kepada publik. Tujuan pokoknya adalah untuk membangun opini, persepsi dan
citra baik (good image) bagi perusahaan. Oleh karenanya, seorang PR diharapkan
memiliki lima persyaratan kualifikasi, yaitu “kemampuan berkomunikasi,
kemampuan mengorganisasi, kemampuan membina relasi dengan publik,
memiliki kepribadian yang utuh dan jujur, serta banyak imajinasi dan kreatif”. 36
Hasil dari proses PR tidak terlihat secara cepat, namun diperlukan waktu
untuk dapat melihat perubahan yang ditimbulkannya seperti image yang baik,
penjualan yang meningkat, hubungan yang saling menguntungkan dan investasi
sosial lainnya.
Menurut Edward L. Bernay, fungsi utama dari PR ada tiga yaitu
“memberikan penerangan kepada masyarakat, melakukan persuasi untuk
mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung, dan berupaya untuk
mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan atau lembaga sesuai dengan
sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya”.37
Secara operasional fungsi PR juga dapat dijelaskan sebagai berikut,
melaksanakan hubungan kedalam yaitu pemberian pengertian tentang suatu
program agar terbentuk “persamaan visi” terhadap publik internal yaitu karyawan
yang terdiri atas pimpinan dan staff; melakukan penelaahan serta pemberian
pengertian tentang sesuatu program agar terbentuk persamaan visi terhadap
eksternal publik yaitu masyarakat; melakukan pembinaan serta bimbingan untuk
mengembangkan PR sebagai medium penerangan; dan menyelenggarakan
koordinasi, interegasi dan sinkronisasi serta kerjasama kegiatan PR.
36
Soleh Soemirat & Elvinaro Ardianto. Dasar-Dasar Public Relations Cetakan Keempat. Bandung:
PT Remaja Rosdakarya. 2005 hal. v
37
Ibid. 18
38
Dengan adanya komunikasi yang baik dari organisasi ke publik internal
akan menghasilkan hubungan yang harmonis di dalam perusahaan sedangkan
hubungan yang baik kepada pihak eksternal akan menghasilkan reputasi yang baik
bagi perusahaan tersebut.
2.3.3.1 Tujuan PR
Tujuan diadakannya PR adalah untuk membina hubungan baik dengan
publiknya secara internal dan eksternal. Istilah publik dalam PR merupakan
khalayak sasaran dari kegiatan PR. Publik itu disebut juga stakeholders, yakni
”kumpulan dari orang atau pihak-pihak yang berkepentingan terhadap
perusahaan”.38
2.3.3.2 Tugas dan Aktivitas PR
Tugas PR dapat dibagi menjadi lima bagian, meskipun sebenarnya
semuanya merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan yaitu39:
1.
Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi
secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik
mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan,
tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.
2.
Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum
atau masyarakat.
3.
Memperbaiki citra organisasi, karena citra yang baik terletak pada
bagaimana organisasi dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan
38
39
Kasali, op.cit., 10
Rumanti, log.cit.,
39
perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk
dikontrol dan dievaluasi.
4.
Tanggung jawab sosial. PR bertanggung jawab terhadap semua kelompok
yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Penting diusahakan bahwa
seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok
atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
5.
Komunikasi. PR mempunyai bentuk komunikasi yang khusus dan timbal
balik, sehingga pengetahuan komunikasi merupakan modal utamanya.
”Selain pengetahuan komunikasi, PR juga perlu memiliki pengetahuan
manajemen, kepemimpinan dan struktur organisasi”.
Dalam setiap aktivitasnya, PR selalu melakukan hal yang dapat
mencerminkan sisi positif dari perusahaan. Aktivitas PR menurut Rhenald Kasali
ada dua yaitu:40
1.
Membina hubungan ke dalam
PR dapat menerapkan komunikasi internal yang terarah. Dapat membuat
kegiatan-kegiatan yang dapat mempererat hubungan antara manajemen,
karyawan dan pemegang saham. Contoh menjaga hubungan baik dengan
pemegang saham antara lain mengadakan laporan rutin tahunan,
mengadakan RUPS yang bertujuan menginformasikan berita-berita terbaru
perusahaan.
40
Kasali, op.cit., 13
40
2.
Membina hubungan ke luar
Selain membina hubungan dengan publik internal, PR juga harus
mempunyai hubungan baik dengan pihak eksternal41 seperti:
a. Menjalin hubungan baik dengan media
Hubungan media adalah usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran
yang maksimum atas suatu pesan atau informasi PR dalam rangka
mencipakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari
organisasi yang bersangkutan. Tujuan dari hubungan media tidak
sekedar memberikan informasi semata, tetapi menciptakan citra yang
baik bagi perusahaan.
“Controlled media allow the organization to determine various
attributes of the message, most importantly its content, but also its
timing, presentation, packaging, tone and distribution. Examples of
controlled media are newsletters, brochure and corporate videos”.
Seperti yang dikutip dalam buku Strategic Planning For Public
Relations, contoh dari hubungan dengan media antara lain melayani
kebutuhan informasi para pencari berita melalui pertemuan rutin, press
conference dan kunjungan media.
b.
Menjalin hubungan baik dengan konsumen
Konsumen atau pelanggan merupakan publik yang sangat penting bagi
sebuah perusahaan. Yang disebut dengan konsumen disini bukan
hanya mereka yang menggunakan jasa atau membeli produk
41
Ronald D. Smith. Strategic Planning For Public Relations. New Jersey: Lawrence Erlbaum
Associates Publisher. 1992 p. 153
41
perusahaan saja namun juga perusahaan pembeli dalam partai besar
yang disebut sebagai pemasok sekunder.
“Customers are those publics that receive the products or services of
an organizations, such as current or potential consumers, purchasers,
clients, students, patients, fans, shoppers and so on. This category also
includes secondary customers, who are the customers of your
customers”.
c.
Membina hubungan baik dengan pemerintah
Dalam kegiatan PR, pemerintah dianggap sebagai publik yang penting
bukan saja karena pemerintah adalah pengatur negara dan pembuat
keputusan penting yang menyangkut hajat hidup orang banyak, tetapi
pemerintah terdiri atas orang–orang yang mempunyai pengaruh yang
sangat besar bagi masyarakat dan kegiatan bisnis. Kepentingan
pemerintah yang besar pada dunia usaha sering dimanfaatkan oleh
dunia usaha ketika menghadapi krisis. Contoh melakukan lobi
kebijakan pemerintah agar sesuai dengan tujuan perusahaan atau
mempercepat proses ijin usaha.
2.4
Media PR
2.4.1
Definisi Media
Pengertian media menurut Ronald Smith adalah ”merupakan jalur penting
dalam kegiatan-kegiatan PR”.42 Media komunikasi adalah penyampaian informasi
42
Ibid.155
42
yang ditujukan kepada publik agar pesan menjadi efektif. Media perusahaan biasa
dipergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi oleh PR untuk
menyampaikan pesan kepada publiknya baik internal maupun eksternal dan
sekaligus mampu menyampaikan informasi yang dapat mencerminkan reputasi
suatu perusahaan.
2.4.2
Tujuan Media
Secara umum penggunaan media dalam kegiatan PR mempunyai beberapa
tujuan, diantaranya membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran
suatu produk dan jasa,
menjalin komunikasi yang berkesinambungan,
meningkatkan kepercayaan publik, dan meningkatkan citra yang baik dari
perusahaan.
2.4.3
Fungsi Media
Fungsi media dalam proses komunikasi ada tiga, seperti yang dijelaskan
oleh Ronald dalam buku Strategic Planning for Public Relation43 yaitu:
1.
Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal yang
diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesanpesan, informasi, dan berita mengenai aktifitas perusahaan, manfaat
produk barang, relasi bisnis, stakeholder (hubungan dengan pemegang
saham), dan employee relations (hubungan dengan pegawai dan
keluarganya).
43
Ibid 156
43
2.
Sebagai ajang komunikasi khusus antara karyawan, misalnya ucapan
selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dan keluarga karyawan,
adanya pegawai atau pendatang baru (new comer), kegiatan olah raga,
wisata, keagamaan, program kesehatan, hingga berita duka cita serta
kegiatan sosial.
3.
Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulismenulis bagi karyawan, serta staff PR yang berbakat atau berpotensi
sebagai penulis ilmiah populer.
2.4.4
Bentuk-bentuk Media PR
Bentuk-bentuk media PR dalam proses komunikasi dibagi menjadi tiga
seperti yang dijelaskan oleh Maria dalam buku Dasar-dasar Public Relation yaitu
”media cetak, surat kabar, dan majalah”. 44
2.4.4.1 Media Cetak
1.
Jurnal Internal (House Jurnal)
Jurnal Internal adalah suatu penerbitan untuk kalangan sendiri (private
publication) yang dibedakan dari commercial press. Untuk mencapai
khalayak tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan PR, adakalanya
penggunaan media massa pers, radio, televisi tidak sesuai, apalagi jika
khalayak tersebut hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Contoh
dari khalayak seperti itu adalah para staff atau anggota organisasi sendiri
yang mungkin hanya dapat dijangkau melalui jurnal internal. Karenanya
44
Rumanti, op.cit., 118
44
kita membutuhkan suatu wahana komunikasi internal yang dapat
menjangkau khalayak tadi.
2.
Jenis-jenis Jurnal Internal
a. Majalah
Jurnal ini memiliki format majalah pada umumnya dan berukuran A4.
Isinya kebanyakan adalah tulisan feature dan ilustrasi. Majalah ini bisa
dicetak secara sederhana ataupun melalui teknik percetakan yang lebih
canggih. Hal ini tergantung dari kebijaksanaan dan kemampuan
organisasi atau perusahaan.
b. Newsletter
Sebuah tipe jurnal internal yang berisikan intisari berita-berita atau
tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Ukurannya bisa
sama dengan majalah pada umumnya, hanya jumlah halamannya lebih
sedikit yakni 2 sampai 8 halaman.
c. Koran
Tipe jurnal internal yang mirip dengan koran tabloid dan kebanyakan
isinya berupa berita-berita utama, artikel pendek, dan berita yang
disisipi dengan tulisan feature atau ilustrasi. Proses percetakannya
biasanya lebih canggih dan biasanya terbit mingguan, dua mingguan,
bulanan atau dua bulanan sekali.
45
d. Majalah Dinding
Bentuk jurnal ini seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding
dan merupakan suatu media yang biasa digunakan untuk keperluan
internal maupun eksternal.
3.
Merancang Jurnal Internal
Dalam merancang jurnal internal ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, antara lain:
a. Cakupan Pembaca
Dalam hal ini, sebuah jurnal harus menyediakan berita/informasi/pesan
yang bisa diterima oleh berbagai macam kalangan dengan jurnal yang
berbeda-beda. Pembaca akan tertarik untuk membaca hal yang ia
minati yang tentu saja sesuai dengan kebutuhannya. Organisasi atau
perusahaan harus mengetahui siapa saja yang akan membaca jurnal ini,
apakah masing-masing pembaca harus disediakan jurnal khusus
misalnya jurnal untuk pimpinan dan karyawan berbeda.
b. Kuantitas
Besar kecilnya suatu jurnal yang diterbitkan akan mempengaruhi
kualitas yang ada dalam jurnal tersebut. Baik metode-metode produksi,
atau pun kandungan materi yang ada di dalamnya, dan berapa banyak
ekslempar yang harus dicetak untuk sekali penerbitan.
c. Frekuensi
Berapa seringnya jurnal diterbitkan? Tentu saja jurnal mempunyai
tanggal, hari, bulan tersendiri dalam menerbitkan hariannya. Jurnal
46
harus diterbitkan secara teratur dan memiliki tanggal publikasi yang
tetap. Ada jurnal yang diterbitkan secara harian, mingguan, bahkan
bulanan. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan dalam merancang
sebuah jurnal. Pada umumnya, untuk jurnal internal ini mempunyai
jangka waktu terbit yang relatif lama misalnya bulanan atau triwulan.
d. Kebijakan
Kebijakan dalam hal ini, meyangkut tujuan diterbitkannya jurnal
tersebut. Hal ini tidak akan lepas dari sesuatu yang sudah terjadi. Maka
dari itu, dalam membuat jurnal, seorang PR tentu saja punya tujuan
tertentu untuk mecapai tujuan khalayak dalam memperoleh pesan yang
dikemas. Idealnya setiap jurnal memiliki ciri khas yang berkaitan
dengan isinya. Misalnya memberitahukan mengenai aspek-aspek
tertentu dari perusahaan, sebagai wahana komunikasi antara para
pegawai atau anggota organisasi yang tersebar di berbagai daerah,
membantu dealer dalam rangka memahami produk dan menjual
produknya, dan forum di mana para pembaca dapat saling bertukar
pandangan.
e. Judul
Dalam pemilihan judul, kita benar-benar harus membuat sesuatu yang
berbeda, mencolok, menarik dan mudah diingat. Tentu saja, judul
tersebut tidak boleh lepas dari tujuan yang kita paparkan sebelumnya.
Pemilihan judul harus menjadi suatu yang konsisten. Untuk
mempopulerkan jurnal tersebut, maka pemilihan judul perlu dipilih
47
dengan cermat, agar tidak mudah diganti dan tidak boleh berubahubah. Pemilihan judul yang tepat dan sesuai akan lebih menarik
perhatian khalayak dan bertahan lama. Judul harus dapat mengingatkan
pembaca dari perusahaan yang bergerak di bidang apa jurnal tersebut.
f. Gaya dan Format
Disini juga kita perlu memilih secara benar tentang format yang akan
ditampilkan dalam jurnal tersebut. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan sebagai berikut ukuran halaman, jumlah kolom per
halaman, warna yang digunakan, bagaimana tulisannya, dan lainlainnya. Tentu saja dengan gaya dan format yang telah dirancang
sedemikian rupa harus dapat menarik khalayak untuk membaca apa
yang sudah kita kemas dalam jurnal. Maka dari itu, tampilan yang
menarik menjadi perhitungan yang paling utama untuk mengundang
khalayak menggunakan sensasinya dalam pemilihan jurnal.
g. Dijual atau dibagikan secara cuma-Cuma
Jika jurnal tersebut sudah menjadi suatu media yang besar dan
dibutuhkan serta dicari oleh khalayak, maka jurnal tersebut pasti
mempunyai harga. Jika jurnal tersebut hanya berupa poster kecil yang
ditempel dimana-mana, maka nilai jualnya tidak ada atau bisa
dibagikan secara cuma-cuma, namun yang terkandung di dalamnya
adalah nilai pesan.
48
h. Iklan
Jika jurnal tersebut sudah terkenal, biasanya banyak sekali iklan yang
menampilkan produknya dalam jurnal tersebut. Iklan juga bisa
menambah penampilan jurnal menjadi semakin menarik. Dengan
iklan-iklan pribadi dan gratis juga menjadi cara ampuh untuk
meningkatkan minat baca pada jurnal tersebut.
i. Distribusi
Dalam mendistribusikan jurnal tersebut, maka ada beberapa alternatif,
misalnya dengan pos, dari tangan ke tangan, di jual di toko
buku/tukang koran, tempat-tempat tertentu, dan lain-lain. Biasanya
dengan cara pos menjadikan hal yang paling praktis dalam distribusi
jurnal. Namun membutuhkan uang tambahan untuk menggaji para
loker koran tersebut.
4.
Faktor-faktor Proses Pembuatan Jurnal Internal45
Untuk membuat majalah internal dengan isi yang baik dan menarik perlu
perhatian serius dalam proses pembuatannya.
a. Kejelasan (Clarity)
Pesan yang ditulis harus jelas, artinya tidak akan menimbulkan salah
tafsir oleh komunikan, kalimat maupun kata-kata yang dipergunakan
tidak dapat diartikan lain (double meaning).
45
Ton Kertopati, Azas-Azas Publisitas, Departemen Penerangan Republik Indonesia, 1983, hal.
67-71.
49
b. Terang untuk dapat dibaca (Legibility)
Kombinasi warna pada jurnal hendaknya dapat menghasilkan kilau
(liminosity) secara maksimum sehinga komunikan dapat membaca
pesan yang disampaikan.
c. Tata Letak
Letak antara gambar dan pesan harus sesuai komposisinya sehinga
tidak menimbulkan kebosanan.
d. Gaya Bahasa
Gaya bahasa hendaknya yang mudah dimengerti dan dapat
mempengaruhi (persuasi) komunikan.
5.
Syarat-syarat untuk mendapatkan informasi yang berkualitas baik dalam
majalah internal menurut ton Kertapati ada enam, yaitu46:
a. Bahasa. Bahasa adalah sistem lambang bunyi atau gaya tulisan yang
digunakan, sehingga memudahkan pembacanya dalam memahami
tulisan, isi pesan, informasi yang hendak disampaikan.
b. Pesan/informasi. Segala bentuk informasi yang berhubungan adalah
merupakan pesan yang harus diketahui oleh publik internal
perusahaan, misalnya berupa kegiatan yang dilakukan perusahaan.
c. Bentuk. Berupa wujud atau tampilan yang diberikan pada media
internal, sehingga bagi siapapun yang melihatnya akan tertarik untuk
membacanya setelah mereka melihat bentuk tampilan medianya.
46
Ibid. 60-61.
50
d. Teks. Tulisan yang digunakan dalam menyampaikan pesan-pesan yang
saling berhubungan dengan kepentingan publiknya.
e. Warna. Warna memiliki peranan yang sangat penting pada
penampilan, adapun alasannya karena penggunaan dan pemilihan
warna yang menarik akan dapat menarik perhatian orang atau malah
sebaliknya.
f. Gambar, merupakan foto-foto dari kegiatan yang menjadi tema dalam
bahasan.
2.4.4.2 Surat Kabar
Surat kabar adalah salah satu jenis media komunikasi massa yang
diterbitkan secara berkala dan bersenyawa dengan kemajuan teknologi pada
masanya dalam menyajikan tulisan berupa berita, feature, pendapat, cerita rekaan
(fiksi), dan bentuk karangan yang lain. Tujuan dasar surat kabar adalah
”memperoleh berita dari sumber yang tepat untuk disampaikan secepat dan
selengkap mungkin kepada para pembacanya”.47
2.4.4.3 Majalah
Majalah merupakan salah satu bentuk media cetak yang digunakan untuk
penyampaian
informasi.
Majalah
mengspesialisasikan
produknya
untuk
menjangkau konsumen tertentu. Mengenai struktur majalah dapat dibedakan atas
dasar frekuensi penerbitan dan publik pembacanya. Menurut frekuensi
47
Ensiklopedi. 1991. p.431
51
penerbitannya dapat dibedakan menjadi ”mingguan, dwi mingguan, bulanan,
bahkan ada yang triwulan”.48
2.5
Efektivitas Media
Efektivitas berasal dari kata dasar efektif, yang memiliki arti ada efeknya,
manjur atau mujarab, dapat membawa hasil, sedangkan untuk efektivitas berarti
keefektifan49. Apabila dihubungkan dengan komunikasi maka komunikasi yang
efektif adalah ”bagaimana komunikator dengan komunikan dapat menimbulkan
suatu pengertian yang sama tentang suatu pesan atau efek. Perubahan yang
terjadi disebut efek positif atau efektivitas”.50 Komunikasi yang efektif
”mensyaratkan adanya pertukaran informasi dan kesamaan makna antara
komunikator dengan komunikan”.51
Efektivitas media internal dalam kegiatan PR perlu diperhatikan, apakah
media yang digunakan PR efektif atau tidak dalam memenuhi kebutuhan
informasi. Oleh karena itu, dalam menyajikan informasi, PR harus memperhatikan
nilai-nilai yang menjadi pedoman pembuatan media komunikasi internal yang
terpercaya. Sebuah media komunikasi yang efektif harus memiliki empat nilai
strategis di dalamnya, yaitu52:
48
Rumanti, op.cit., 126
http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php
50
Rosady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, PT. Raja Grafindo Persada,
2000, hal. 17
51
Rachmat Kriyantono, Teknik Praktis Riset Komunikasi, Prenada Media Group, 2006, hal. 3
52
Effendy, op.cit., 158
49
52
1.
Nilai Informasi
Media komunikasi harus menampilkan nilai-nilai informasi yang bermutu
dan berguna bagi khalayaknya. Umumnya nilai informasi yang terkandung
dalam sebuah media komunikasi bersifat langsung menuju sasaran,
mengungkapkan fakta dan digunakan bila audience menghendaki
pengungkapan secara langsung, seperti pada peluncuran kebijakan baru.
2.
Nilai Pendidikan
Nilai pendidikan yang terkandung dalam media dapat tertera dengan jelas
apabila media tersebut menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan
peningkatan efisiensi kerja, membantu memecahkan masalah dan
menerapkan motivasi baru untuk produktivitas kerja.
3.
Nilai Hiburan
Tulisan media tidak hanya dimaksudkan untuk memberi informasi dan
mendidik masyarakat saja namun juga ada unsur menghibur yaitu
memberikan rasa santai dan kegembiraan terhadap khalayak yang
membacanya.
Apabila media internal yang ada tidak efektif maka upaya PR dalam
pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada khalayak internal dan eksternal
tentang aktivitas perusahaan tidak akant tercapai. Sebaliknya jika media internal
tersebut efektif, maka keterbukaan dalam berkomunikasi antara perusahaan dan
publik dapat tercapai. Disamping itu akan adanya kesadaran dan pengakuan
manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan
53
komunikasi antara perusahaan dan publik pun dapat menunjang terciptanya
suasana yang kondusif dalam perusahaan.
Standard yang paling umum dipergunakan dalam audit komunikasi oleh
Andre Hardjana adalah ”efisiensi dan efektivitas”53. Efisiensi pada dasarnya
menunjukkan bahwa ”kegiatan dijalankan secara benar (doing the thing right)
berkaitan dengan penyimpangan cara kerja”. Sedangkan efektivitas menunjukkan
bahwa ”kegiatan yang dilakukan adalah benar (doing the right things) berkaitan
dengan penyimpangan tujuan”.54 Komunikasi yang efektif adalah komunikasi
yang terjadi sehingga menimbulkan efek kognitif, afektif dan konatif.
Efektif berarti mempunyai pengaruh, efek atau akibat, memberi hasil yang
memuaskan, memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dan berhasil guna. Komunikasi
yang efektif merupakan sarana agar tujuan yang sudah ditetapkan akan tercapai
sesuai dengan target yang sudah direncanakan. Kriteria komunikasi yang efektif
terdiri dari adanya penerima pesan, isi pesan, ketepatan, media komunikasi dan
sumber.
Definisi efektivitas secara umum menurut Andre Hardjana adalah
mengerjakan hal-hal yang benar, membawa hasil, menangani tantangan masa
depan, meningkatkan keuntungan atau laba, dan mengoptimalkan penggunaan
sumber daya. Menurut Hardjana efektivitas dan efisiensi komunikasi dapat diukur
berdasarkan hal-hal berikut ini :55
53
Andre Hardjana.Audit Komunikasi (Teori dan Praktek).Grasindo.Jakarta.2003.hal.32
Ibid
55
Ibid, hal 23-24
54
54
EFEKTIVITAS
EFISIENSI
Pengertian Umum
Pengertian Umum
ƒ
Mengerjakan hal-hal yang benar
ƒ
Mengerjakan hal-hal secara benar
ƒ
Mencapai tingkat di atas pesaing
ƒ
Mengurangi input atau
meningkatkan output
ƒ
Membawa hasil
ƒ
Memecahkan masa sekarang
ƒ
Menangani tantangan masa depan
ƒ
Menangani tantangan masa kini
ƒ
Meningkatkan laba keuntungan
ƒ
Menekan biaya
ƒ
Mengoptimalkan penggunaan
ƒ
Mengamankan sumber daya
sumber daya
KHUSUS TENTANG
KOMUNIKASI
KHUSUS TENTANG
KOMUNIKASI
ƒ
Penerima/pemakai:
ƒ
Biaya:
penerima pesan vs penerima pesan
ongkos nyata vs biaya menurut
yang dituju
rencana anggaran kegiatan
distribusi informasi
ƒ
Isi:
ƒ
Waktu:
yang diterima/tersalur vs yang
waktu yang dibutuhkan vs yang
dimaksudkan
direncanakan untuk distribusi
informasi
55
ƒ
Ketepatan waktu:
ƒ
Ketepatan:
sesuai jadwal vs menyimpang
jumlah kesalahan pesan vs
jadwal
kesalahan isi pesan minimum yang
diperkirakan
ƒ
Media:
ƒ
Penangkapan pesan:
saluran yang digunakan vs saluran
tingkat kesulitan nyata menurut
yang dimaksud
daya tangkap khalayak vs tingkat
kesulitan menurut dugaan
(pendidikan, pengalaman, dst dari
khalayak)
ƒ
Format:
struktur yang diterima vs yang
dikirim
ƒ
Sumber:
orang yang melakukan vs
bertanggung jawab
Pengukuran efektivitas media internal untuk memenuhi kebutuhan
informasi karyawan, peneliti memakai 6 (enam) kriteria alat ukur efektivitas
khusus tentang komunikasi Andre Hardjana.
Dalam dimensi penerima, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah apakah
semua orang yang dituju menerima data? dan apakah orang lain yang tidak dituju
juga menerima data? Dimensi isi pesan, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah
56
apakah semua data penting disalurkan? dan apakah data tidak penting juga
disalurkan? Untuk dimensi ketepatan waktu, yang menjadi kriteria pertanyaan
adalah apakah data tersedia waktu dibutuhkan? dan berapa lama data disimpan
sebelum dibutuhka?
Dimensi media, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah melalui saluran
mana data diterima? dan apakah tersedia saluran-saluran lain yang lebih efektif?
Dimensi format kemasan, yang menjadi kriteria pertanyaan adalah dalam bentuk
apa data diterima? dan apakah tersedia bentuk lain yang lebih efektif? Dan yang
terakhir dimensi sumber (source), yang menjadi kriteria pertanyaan adalah siapa
sumber langsung dari data yang dibutuhkan? dan apakah tersedia sumber data lain
yang lebih dipercaya?
Dengan demikian dapat disimpulkan definisi sederhana dan tegas tentang
audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan
sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektivitas organisasi. Selain itu, efektivitas itu sendiri berhubungan dengan
apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah berhasil atau tidak, memberikan
dampak atau perubahan yang signifikan atau tidak. Efektivitas adalah derajat
keberhasilan suatu organisasi atau kelompok dalam usahanya untuk mencapai apa
yang menjadi tujuan dari perusahaan tersebut.
57
2.6
Kebutuhan Informasi
Definisi kebutuhan menurut Maslow, seperti dikutip oleh Wayne Pace
dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Organisasi adalah “sesuatu yang
penting, tidak terhindarkan, harus dipenuhi oleh setiap individu”.56
Sedangkan definisi informasi menurut Gordon B. Davis, informasi adalah
”data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan
mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan
yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang”.57 Penulis lainnya,
Burch dan Strater mendefinisikan informasi sebagai ”kumpulan data yang telah
diolah untuk memberikan pengetahuan atau keterangan”. 58 Sedangkan George R.
Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah ”data yang penting dan
memberikan pengetahuan yang berguna”.59
Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu, kesatuan nyata (fact and
entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada
dan terjadi.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah
mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari
data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena
56
Wayne Pace. Komunikasi Organisasi. Bandung: Remaja Rosdakarya. 1993 hal. 120
Gordon B. Davis. Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and
Development. Aucklland: McGraw-Hill International Book Company. 1974 p. 32
58
Bruch dan Strater. Information System: Theory and Practice. California: Hamilton Publishing
Company. 1974 p. 23
59
George R. Terry. Office Management and Control, Fourth Edition. Ilinois: Richard D. Irwin
Inc., Homewood. 1962 p. 21
57
58
telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan
data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan
George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, “berguna atau tidaknya informasi
tergantung pada beberapa aspek” yaitu60:
1.
Tujuan si penerima. Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan
bantuan maka informasi itu harus dapat membantu komunikan dalam
usahanya untuk mendapatkannya.
2.
Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. Penyampaian dan mengolah
data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.
3.
Waktu. Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan
informasi itu sendiri.
4.
Ruang dan tempat. Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan
atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
5.
Bentuk. Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh
penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan,
kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan
perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasisituasi yang ada hubungannya.
6.
Semantik. Agar informasi efektif harus ada hubungannya antara kata-kata
dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah penafsiran.
Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan
60
Ibid.
59
kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang
tepat pula.
Kebutuhan informasi menurut Krikelas adalah “pengakuan tentang adanya
ketidakpastian dalam diri seseorang yang mendorong seseorang untuk mencari
informasi”.61 Dalam kehidupannya yang sempurna, kebutuhan informasi sama
dengan keinginan informasi, namun pada umumnya ada kendala seperti ketiadaan
waktu, kemampuan biaya, faktor fisik, dan faktor individu lainnya, yang
menyebabkan tidak semua kebutuhan informasi menjadi keinginan informasi. Jika
seseorang sudah yakin bahwa sesuatu informasi benar-benar diinginkan, maka
keinginan informasi akan berubah menjadi permintaan informasi.
2.7
Karyawan
Karyawan adalah ”orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor,
perusahaan, dsb) dengan mendapat gaji atau upah”.62
Dari definisi di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa karyawan adalah
orang-orang yang bekerja pada sebuah instansi atau perusahaan dan melakukan
tugas sesuai pekerjaannya dan karyawan meliputi bawahan ataupun pimpinan
dengan mendapat gaji atau upah.
61
62
www.pdii.lipi.go.id
http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php