BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian sangat berperan penting untuk menyelesaikan masalah
secara sistematis dan memberikan solusi yang teratur dan terarah sesuai dengan tujuan
penulisan skripsi ini, sehingga mempermudah penulis dalam menyelesaikannya.
Tahapan metodologi penelitian secara rinci adalah sebagai berikut.
Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 1
74
Gambar 3.2 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 2
75
Gambar 3.3 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 3
76
3.1
Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Masalah yang timbul dalam perusahaan akan ditunjukan dalam bentuk rumusan
masalah dan akan dipecahkan dalam langkah-langkah yang teratur dan sistematis.
Berikut adalah tahap-tahap metodologi perumusan masalah.
3.1.1
Studi Lapangan
Pada tahap ini penulis melakukan survei mengenai perusahaan manakah yang
dipilih untuk menyusun skripsi ini. Penulis memutuskan untuk melakukan pengamatan
pada PT Freeport Indonesia yang bergerak di bidang pertambangan.
Disini penulis melakukan pengamatan langsung pada perusahaan untuk
mengetahui keadaan umum dari perusahaan serta gambaran umum objek dari
permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan guna mempermudah proses penyusunan
skripsi ini untuk menuju tahap selanjutnya. Studi lapangan dilakukan oleh penulis
dengan melakukan kerja praktek pada PT Freeport Indonesia untuk kantor Jakarta,
khususnya pada bagian Office Services agar dapat mengamati dan terjun langsung dalam
proses pelayanan penyediaan alat-alat tulis kantor yang ditujukan untuk mendukung
kegiatan karyawan bagi perusahaan terutama dalam hal administrasi.
Selain itu penulis juga melakukan wawancara maupun diskusi dengan pihak
perusahaan, baik dengan petugas Office Services maupun karyawan lainnya yang
berperan sebagai pengguna alat tulis kantor yang disediakan.
77
3.1.2
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Penulis melakukan identifikasi masalah untuk mengetahui permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan, baik secara langsung maupun berdasarkan hasil wawancara
dengan petugas dan karyawan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT Freeport Indonesia, khususnya
untuk kantor Jakarta, permasalahan yang ditemui pada bagian Office Services adalah
belum adanya sistem persediaan yang dapat membantu pelayanan permintaan alat tulis
kantor serta masih sangat minimnya kemampuan sistem yang ada saat ini untuk
pengawasan keluar dan masuknya barang dari dan ke dalam gudang.
Selama ini karyawan melakukan permintaan alat tulis kantor melalui e-mail yang
ditujukan kepada [email protected], petugas Office Services yang
bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pelayanan permintaan alat tulis kantor,
dalam hal ini clerk of office supplies, akan menganalisa permintaan dan menyiapkan
permintaan yang diajukan. Petugas diberikan wewenang oleh perusahaan untuk
mengurangi jumlah permintaan apabila dianggap perlu. Setelah permintaan tersebut
telah siap, karyawan yang bersangkutan akan di kirimkan e-mail balasan yang
menginformasikan bahwa permintaan yang diajukan dapat segera diambil.
Untuk pemesanan stok barang digunakan data histori pemakaian dan pembelian
serta disesuaikan dengan insting dari petugas Office Services. Hal ini kadang kala
menyebabkan terjadinya kekurangan stok ataupun berlebihnya stok untuk barang-barang
tertentu.
Pencatatan untuk barang masuk dan keluar dilakukan sekali dalam seminggu
dengan bantuan sistem yang berbasiskan Microsoft Access, dan tidak jarang terjadi
ketidaksamaan data antara data sebenarnya dengan data di dalam sistem. Keadaan ini
78
akan sangat merepotkan pada waktu pembuatan laporan bulanan mengenai pemakaian
alat tulis kantor.
Perumusan masalah akan lebih difokuskan kepada persediaan dengan
penggunaan metode persediaan dengan model probabilistik untuk menetapkan jumlah
barang yang harus dipesan serta kapan pemesanan dilakukan, sehingga dapat
mengurangi bahkan menghilangkan resiko terjadi habisnya stok barang serta
penumpukan untuk barang-barang yang bersifat slow moving item.
3.1.3
Studi Pustaka
Tahapan ini menindaklanjuti permasalahan yang telah dirumuskan pada tahap
studi lapangan dan identifikasi perumusan masalah. Penulis melakukan studi pustaka
melalui pencarian literatur dari beberapa buku referensi baik berupa text book maupun
sumber lainnya serta informasi-informasi yang diperoleh melalui internet. Hasil dari
studi pustaka digunakan sebagai pedoman dalam pemecahan masalah yang ada serta
sumber landasan teori dalam penyusunan skripsi ini.
Melalui studi pustaka diperoleh wawasan, informasi, maupun gambaran bahwa
untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi PT Freeport Indonesia kantor Jakarta
dalam hal persediaan alat tulis kantor adalah dengan menerapkan metode persediaan
serta tersedianya safety stock guna menghindari resiko habisnya stok.
3.2
Tujuan
Sebelum dilakukannya pengumpulan data, langkah yang harus dilakukan penulis
adalah menentukan tujuan dari penelitian yang dilakukan dalam penyusunan skripsi
terlebih dahulu, yaitu:
79
a. Mengidentifikasikan proses persediaan yang diterapkan serta menganalisa
kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada saat ini.
b. Memberikan usulan perbaikan mengenai suatu metode peramalan dan metode
persediaan yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk
melakukan perencanaan.
c. Merancang suatu aplikasi sistem informasi yang mendukung proses permintaan
dan pengendalian persediaan pada perusahaan..
3.3
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penyusunan skripsi ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data
sebagai berikut:
a. Wawancara Langsung
Melakukan wawancara secara individual dengan pihak perusahaan, terutama
dengan bagian Office Services. Wawancara dilakukan untuk memperoleh
informasi mengenai proses persediaan alat tulis kantor dan pelayanan yang
dilakukan, permasalahan yang timbul dalam setiap proses, serta informasi
mengenai keadaan lingkungan perusahaan.
b. Pengamatan Langsung
Pengamatan dilakukan langsung dengan turut serta mengambil bagian dari proses
penyediaan alat tulis kantor sampai dengan pelayanan permintaan alat tulis
kantor untuk karyawan Jakarta PT Freeport Indonesia.
80
Data yang diperoleh melalui kedua metode tersebut merupakan data primer, yaitu
data yang diperoleh langsung dari sumber. Selain itu sebagian data tergolong data
sekunder, atau sering disebut metode penggunaan bahan dokumen, karena tidak
melakukan penelitian secara langsung namun dengan memanfaatkan data atau dokumen
yang dihasilkan oleh perusahaan.
Data-data yang dikumpulkan penulis adalah data umu perusahaan, data stok alat
tulis kantor, dan data pemakalian alat tulis kantor.
3.4
Pengolahan Data
Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya, maka
dilakukanlah pengolahan data yang meliputi beberapa kegiatan, yaitu:
1) Menyusun daftar barang yang rutin digunakan
Berdasarkan data barang yang diminta oleh karyawan selama periode
Januari 2007 sampai dengan Desember 2007, serta data barang yang dipesan
oleh PT Freeport Indonesia kepada pemasoknya untuk kebutuhan alat-alat tulis
kantor
2) Memplotkan data pemakaian per bulan
Data pemakaian bulanan yang dikumpulkan kemudian untuk jenis barang
yang sama diplotkan untuk diketahui jenis pola datanya, sehingga dapat
diketahui metode peramalan yang paling sesuai untuk pola data tersebut.
3) Menghitung peramalan dengan metode kuantitatif
Setelah melihat pola data historis order selama 12 periode, maka
dilakukanlah uji coba peramalan dengan menggunakan beberapa metode sesuai
81
dengan pola data. Setelah data-data order tersebut di-plot- ke dalam grafik, maka
terlihat bahwa data order memiliki pola stasioner (horizontal)
Melalui studi pustaka diketahui bahwa metode peramalan yang sesuai
adalah metode single moving average dan metode single eksponential smoothing.
Peramalan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan permintaan periode
mendatang sehingga jumlah order perusahaan dapat diprediksikan.
4) Pemilihan peramalan dengan metode ukuran relatif
Setelah melakukan peramalan permintaan barang dengan berbagai
metode, maka dipilihlah metode peramalan yang terbaik untuk masing-masing
produk. Pemilihan metode tersebut berdasarkan hasil MAPE (Mean Absolute
Percentage Error) dimana yang memiliki nilai MAPE terkecil maka makin
baik hasil peramalan tersebut karena berarti metode tersebut memiliki error
yang terkecil.
5) Menghitung Persediaan
3.5
Analisis Sistem Informasi
Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisis sistem
yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk
memperbaiki sistem yang ada. Selanjutnya akan dihasilkan suatu sistem usulan. Dalam
kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual, dan
metode yang digunakan masih secara intuisi. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan
menggunakan komputer sehingga proses kalkulasi untuk menghasilkan rencana jadwal
82
dengan metode yang diusulkan dapat dilakukan secara otomatis, dan data dapat
tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan.
3.6
Desain sistem
Tahap desain ini menggunakan UML Diagram sebagai alat bantu untuk
menganalisa dan merancang Sistem Informasi yang dibutuhkan. Pada tahap ini ada 4
kegiatan yang dilakukan, dimulai dengan problem domain analysis, application domain
analysis, architecture design dan component design. Setelah itu dilakukan pembuatan
database yang digunakan untuk menyimpan data yang dipakai dalam sistem kemudian
terakhir
dilakukan
perancangan
program.
Database
akan
dirancang
dengan
menggunakan Access. untuk program akan dikembangkan dengan pemrograman Visual
Basic 6.0
3.7
Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan tahap akhir dari pengembangan sistem, pada tahap ini
dilakukan kegiatan berupa testing terhadap program yang telah dibuat serta training
untuk pengguna sistem.