PENGGUNAAN SOFTWARE SAGE ERP ACCPAC PENDAHULUAN

JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
PENGGUNAAN SOFTWARE SAGE ERP ACCPAC
Oleh :
M. Setiadi Hartoko
Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450
Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599
Email : [email protected]
ABSTRAK
Sistem informasi merupakan sistem yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan sehari-hari. Akuntansi memerlukan database yang confidential,
karena seluruh transaksi yang ada rata-rata berkaitan dengan keuangan sebuah perusahaan
atau badan perseorangan. Pengolahan akuntansi secara manual memiliki lebih banyak
resiko dibandingkan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Dibahas untuk
diketahui mengenai proses, permasalahan dan solusi dapat memberikan masukan sistem
terbaik yang disesuaikan dengan PSAK.
Kata kunci : Sistem Akuntansi, system pencatatan, proses pencatatan.
ABSTRACT
Information system is a system that can assist in the implementation of activities of
daily company operations. Accounting requires a confidential database, because the entire
transaction is no average related to finance a company or individual entity. Accounting
processing manually have more risk than using a computerized system. Addressed to know
about the process, problems and solutions can provide the best input system adapted to
PSAK.
Keywords : Accounting System, Accounting Process, ERP System
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Sehubungan dengan perkembangan
teknologi dan informasi pada era
globalisasi
ini,
semakin
banyak
perusahaan yang berkembang pesat,
terutama dalam hal informasi. Informasi
pada saat ini sudah menjadi komuditas
yang
sangat
penting
dalam
memenangkan persaingan di dalam dunia
bisnis. Sistem informasi merupakan
sistem
yang
dapat
membantu
pelaksanaan
kegiatan
operasional
perusahaan sehari-hari, karena sebagian
besar kegiatan perusahaan terkait dengan
akuntansi dan antara satu sistem dengan
sistem lainnya saling berhubungan untuk
membantu operasional perusahaan.
Dengan adanya dukungan sistem
informasi yang dirancang dengan baik,
maka informasi yang dihasilkan akan
tepat dan akurat sehingga dapat membuat
perusahaan itu lebih unggul dalam
bersaing dengan perusahaan lain. Sistem
informasi yang dirancang dengan baik
akan menghasilkan keputusan yang tepat
dan membantu perusahaan dalam
70
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
pencapaian tujuan yang ditetapkan
sebelumnya.
Kemampuan
untuk
mengakses dan menyediakan informasi
secara cepat, tepat dan akurat sudah
menjadi suatu kebutuhan mutlak bagi
suatu perusahaan. Oleh karena itu dalam
rangka mencapai tujuan perusahaan,
masing-masing perusahaan dituntut untuk
menerapkan dan mengembangkan sistem
informasi yang sudah terkomputerisasi
dalam segala bidang, tanpa terkecuali
dengan bidang akuntansi. Akuntansi
memerlukan database yang confidential,
karena seluruh transaksi yang ada ratarata berkaitan dengan keuangan sebuah
perusahaan atau badan perseorangan.
Pengolahan akuntansi secara manual
memiliki
lebih
banyak
resiko
dibandingkan dengan menggunakan
sistem yang terkomputerisasi. Misal,
dalam hal yang paling sederhana yaitu
penginputan jurnal, seringkali terjadi
penggandaan, atau dua kali input dengan
nomor atau kode voucher yang sama tapi
transaksi yang berbeda. Hal ini dapat
berakibat pada tidak balance-nya buku
besar dan laporan keuangan yang dibuat
nantinya.
Atas dasar contoh diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa bidang
akuntansi pun sangat membutuhkan
sistem yang terkomputerisasi. Didukung
dengan pengetahuan IT, maka bidang
akuntansi dan teknologi informasi dapat
menciptakan berbagai macam software
akuntansi salah satunya adalah Sage ERP
Accpac.
Penerimaan piutang usaha, sangat
membutuhkan sistem komputer untuk
mengontrol data penerimaan piutang
usaha sehingga kita dapat mengetahui
seberapa besar pendapatan/penjualan
perusahaan tiap periode tertentu sehingga
piutang dapat ditagih tepat waktu dan
terhindar dari piutang tak tertagih.
Karena ada kemungkinan piutang itu
tidak tertagih maka ini dapat berpengaruh
terhadap pendapatan perusahaan.
Berdasarkan latar belakang di atas,
penulis tertarik untuk mengambil judul
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
”Penggunaan Software Sage ERP
Accpac Pada PT. Toyota Tsusho
Mechanical & Engineering Service
Indonesia (TTME Indonesia)”.
Identifikasi Masalah
Dalam hal ini penulis menetapkan
pengidentifikasian
masalah
sebagai
berikut:
1. Bagaimana
sistem
akuntansi
penjualan kredit pada PT. TTME
Indonesia?
2. Bagaimana
Proses
pencatatan
piutang Menggunakan Software
Sage ERP Accpac pada PT. TTME
Indonesia?
3. Permasalahan apa saja yang
dihadapi dalam proses pencatatan
piutang dengan Sage ERP Accpac
pada PT. TTME Indonesia serta
solusinya?
Metodologi Penulisan
Dalam pembuatan penulisan ini,
penulis mengumpulkan data-data serta
informasi dengan menggunakan beberapa
metode. Adapun metode penelitian yang
dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Studi Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian dengan cara
observasi langsung ke perusahaan
yang menjadi objek kajian. Teknik
pengumpulan datanya dilakukan
dengan
pengamatan
secara
sistematik.
Dimana
data-data
tersebut
memiliki
kebenaran
sehingga
penulis
dapat
mempertanggung jawabkan tulisan
ini.
b. Studi Pustaka (Library Research)
Yaitu pengumpulan data-data
dengan cara mempelajari berbagai
bentuk bahan-bahan tertulis seperti
buku-buku
penunjang
kajian,
catatan-catatan maupun referensi lain
secara tertulis.
71
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem
Menurut Kamus Standar Akuntansi
(2013:543) yang dimaksud dengan sistem
adalah
“seperangkat
komponenkomponen atau unsur-unsur yang dijalin
untuk memperoleh atau mencapai sesuatu
atau berbagai tujuan”.
Menurut Mulyadi dalam bukunya
Sistem
Akuntansi
(2008:5)
yang
dimaksud dengan sistem adalah “suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan”.
Menurut James A. Hall dalam
bukunya Accounting Information System
(2009:6) sistem adalah “sekelompok dari
dua atau lebih komponen atau subsistem
yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan yang sama”.
Pengertian Akuntansi
Menurut
Al-Haryono
Jusup
(2005:4-5) pengertian akuntansi dapat
dirumuskan dari dua sudut pandang,
yaitu dari sudut pemakaian jasa akuntansi
dan dari sudut pandang proses
kegiatannya:
1. Dari sudut pandang pemakai
“akuntansi adalah suatu disiplin ilmu
yang menyediakan informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan
secara
efisien
dan
mengevaluasi kegiatan kegiatan
suatu organisasi”.
2. Dari sudut pandang proses kegiatan
“akuntansi adalah proses pencatatan,
penggolongan,
peringkasan,
pelaporan,
penganalisisan
data
keuangan suatu organisasi”.
Sedangkan menurut American
Institute of Certified Public Accountans
(AICPA), akuntansi adalah
“kegiatan atau proses pencatatan
(record),
penggolongan
(Classifying),
peringkasan
(Summarizing) transaksi-transaksi
keuangan yang terjadi pada suatu
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
organisasi
dan
melaporkan/menyajikan
serta
menafsirkan (Interpret) hasilnya”.
Dari definisi-definisi tersebut maka
penulis dapat menyimpulkan bahwa
akuntansi merupakan pemprosesan data
keuangan
perusahaan
untuk
menghasilkan informasi yang berguna
sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan
perusahaan
dan
untuk
mengevaluasi kegiatan-kegiatan
yang
telah dilaksanakan oleh perusahaan.
Pengertian Piutang
Menurut
Adenk
Sudarwanto
(2012:217), menyatakan bahwa yang
dimaksud piutang adalah:
“suatu tagihan yang tidak disertai janji
tertulis dan timbul karena adanya
transaksi penjualan barang atau jasa yang
dilakukan secara kredit, serta memiliki
masa atau tanggal jatuh tempo dengan
jumlah tertentu sesuai dengan nilai saat
terjadinya transaksi”.
Menurut Rusdi Akbar (2006:77),
menyatakan bahwa yang dimaksud
dengan piutang adalah:
“piutang meliputi semua hak atau klaim
perusahaan pada organisasi lain untuk
menerima sejumlah kas, barang atau jasa
dimasa yang akan datang sebagai akibat
kebijakan pada masa yang lalu”.
Menurut Dwi Martani, dkk
(2012:193), menyatakan bahwa yang
dimaksud dengan piutang adalah:
“piutang merupakan klaim suatu
perusahaan kepada pihak lain”.
Dari beberapa pengertian piutang diatas,
dapat disimpulkan bahwa pengertian
piutang adalah hak kreditur terhadap
debitur sebagai akibat utang timbul dari
penyerahan barang atau jasa secara
kredit.
Jenis - Jenis Piutang
Dalam kegiatan transaksi, piutang
dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) jenis
yaitu piutang usaha (account receivable),
72
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
piutang wesel (note receivable), dan
piutang lain – lain (other receivable).
Untuk lebih jelasnya akan di uraikan
sebagai berikut ini:
a. Piutang Usaha (Account Receivable)
Piutang usaha (account receivable)
adalah tagihan perusahaan kepada
pelanggan yang timbul karena adanya
penjualan barang atau jasa secara kredit.
Dalam kegiatan perusahaan normal
piutang dagang akan dapat diterima
pelunasannya dalam jangka waktu
kurang dari satu tahun. Pada saat
timbulnya piutang dagang perusahaan
harus
ditentukan
jangka
waktu
pelunasannya, potongan yang akan
diberikan. Semuanya itu diatur melalui
syarat pembayaran. Syarat pembayaran
yang di maksud adalah seperti 2/4, n/30
atau 2/15, EOM. Jangka waktu piutang
ini biasanya hanya 30 hari sampai 60
hari.
b. Piutang Wesel (Note Receivable)
Piutang wesel (note receivable)
adalah tagihan perusahaan kepada
pelanggan yang timbul karena adanya
penjualan barang atau jasa secara kredit
yang pelunasannya disepakati melalui
perjanjian
tertulis.
Jangka
waktu
pelunasan perjanjian tertulis ini atau
piutang usaha ini biayanya adalah 60
sampai dengan 90 hari.
c. Piutang Lain – lain (Other Receivable)
Piutang lain–lain (other receivable)
adalah tagihan perusahaan yang timbul
karena adanya selain penjualan barang
atau jasa seperti member pinjaman
kepada karyawan, member uang muka,
penjualan kredit aktiva tetap kepada anak
perusahaan dan lain-lain.
Dapat disimpulkan bahwa yang
termasuk tagihan perusahaan adalah:
1. Persekot dalam kontrak pembelian.
2. Klaim
terhadap
perusahaan
pengangkutan untuk barang-barang
ruksak atau hilang.
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
3. Klaim terhadap perusahaan asuransi
atau kerugian-kerugian yang di
pertanggungkan.
4. Klaim terhadap pegawai perusahaan.
5. Klaim terhadap restitusi pajak.
6. Tagihan terhadap langganan untuk
pengembalian
tempat
barang
(misalnya botol, drum, dan lain-lain).
7. Uang muka pada anak perusahaan.
8. Uang muka pada pegawai perusahaan.
9. Piutang dividen.
10. Piutang pesanan pembelian saham,
dan lain-lain.
Akuntansi Piutang Usaha
Transaksi yang mempengaruhi
piutang usaha merupakan bagian dari
siklus pendapatan. Siklus pendapatan
tersebut adalah transaksi penjualan
kredit barang dan jasa kepada pelanggan,
transaksi retur penjualan, transaksi
penerimaan kas dari debitur, dan
transaksi
penghapusan
piutang.
Transaksi–transaksi tersebut dicatat
kedalam jurnal sebagai berikut.
a. Transaksi penjualan kredit barang atau
jasa kepada pelanggan.
a. Jurnal untuk mencatat transaksi
ini adalah :
b. Transaksi retur penjualan. Jurnal
untuk mencatan transaksi ini
adalah:
c. Transaksi penerimaan kas dari
debitur. Jurnal untuk mencatat
transaksi ini adalah :
d. Transaksi Penghapusan piutang,
Jurnal untuk mencatat transaksi ini
adalah :
73
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Sistem Akuntansi Piutang
Sistem akuntansi piutang mewakili
uang yang dimiliki barang atau jasa yang
telah dijual yang dimasukan dalam
rekening. Karena kebanyakan bisnis
dilakukan secara kredit, piutang usaha
sering kali mewakili sejumlah besar
modal kerja organisasi, yang sangat
penting pada proses bisnis pengelolaan
pesanan pelanggan.
Prosedur Akuntansi Piutang
Menurut Mulyadi dalam bukunya
yang berjudul Sistem Akuntansi (2008:5)
yang dimaksud dengan prosedur adalah:
“suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan
secara
seragam
transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang”.
Dengan kata lain, prosedur adalah
suatu tatacara yang kontinyu, atau
berkelanjutan dari satu departemen ke
departemen lainnya. Namun sebuah
prosedur tidak akan berjalan dengan baik
tanpa adanya Standar Operating
Procedure (SOP). Dalam kegiatan
akuntansi, SOP memegang peranan
penting dikarenakan adanya keterkaitan
antar departemen. Tidak adanya SOP
akan membuat ketidakjelasan dalam hal
tugas dan tanggung jawab staff akunting.
Prosedur pencatatan piutang pun
memiliki aturan atau tahapan yang harus
dilakukan tanpa adanya kesalahan
ataupun kelalaian. Prosedur pencatatan
piutang secara garis besar adalah
rangkaian kegiatan sejak diakuinya
piutang sampai diakuinya telah terjadi
penerimaan atas piutang tersebut. Dalam
pelaksanaannya, ada beberapa fungsi
yang terkait dalam kegiatan ini. Fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
penjualan kredit menurut Mulyadi
(2008:211) adalah:
1. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggung
jawab untuk menerima surat order
dari pembeli, mengedit order dari
pelanggan untuk menambahkan
informasi yang belum ada pada
surat order tersebut (seperti
spesifikasi barang dan rute
pengiriman), meminta otorisasi
kredit,
menentukan
tanggal
pengiriman dan dari gudang mana
barang akan dikirim, dan mengisi
surat order penjualan. Fungsi ini
juga bertanggung jawab untuk
membuat “back order” pada saat
diketahui
tidak
tersedianya
persediaan untuk memenuhi order
dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi kredit berada di bawah
fungsi keuangan yang dalam
transaksi
penjualan
kredit,
bertanggung jawab untuk meneliti
status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi gudang bertanggung jawab
untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan
oleh pelanggan, serta menyerahkan
barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi pengiriman bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang
atas dasar surat order pengiriman
yang diterimanya dari fungsi
penjualan.
5. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi penagihan bertanggung
74
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
jawab
untuk
membuat
dan
mengirimkan faktur penjualan
kepada
pelanggan,
serta
menyediakan copy faktur pajak
bagi
kepentingan
pencatatan
transaksi penjualan oleh fungsi
akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi
akuntansi
bertanggung
jawab untuk mencatat piutang yang
timbul dari transaksi penjualan
kredit
dan
membuat
serta
mengirimkan pernyataan piutang
kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan. Di samping itu,
fungsi ini juga bertanggung jawab
untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dijual kedalam
kartu persediaan.
Informasi yang Diperlukan Oleh
Manajemen
Menurut
Mulyadi
(2008:213)
informasi yang umumnya diperlukan
oleh manajemen dari kegiatan penjualan
secara kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut
jenis produk dan kelompok selama
jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur
dari transaksi penjualan kredit .
3. Jumlah harga pokok produk yang
dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan
penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Dokumen Yang Digunakan
Setiap transaksi yang dilakukan
harus disertai dengan bukti pendukung
untuk melengkapi keabsahan utang.
Dokumen yang digunakan adalah:
1. Surat
order
pengiriman
dan
tembusannya.
2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
4. Bukti memorial.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan
untuk
mencatat
transaksi
yang
menyangkut piutang adalah:
1. Jurnal Penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang,
catatan ini di gunakan untuk mencatat
timbulnya piutang dari transaksi
penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang,
catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat berkurangnya piutang dari
transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum
Dalam prosedur pencatatan piutang,
catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat berkurangnya piutang dari
transaksi penghapusan piutang yang
tidak lagi dapat ditagih.
4. Jurnal Penerimaan Kas
Dalam prosedur pencatatan piutang,
catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat berkurangnya piutang dari
transaksi penerimaan kas dari debitur.
5. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat mutasi dan saldo piutang
kepada setiap debitur.
Flowchart
Flowchart adalah representasi
grafikal dan sebuah sistem yang
menjelaskan relasi fisik diantara entitasentitas kuncinya. Flowchart dapat
digunakan untuk menyajikan kegiatan
manual, kegiatan pemprosesan komputer
atau keduanya.
Sebuah
flowchart
dokumen
digunakan
untuk
menggambarkan
elemen-elemen dari sebuah sistem
manual, termasuk recor-record akuntansi
(dokumen, jurnal, buku besar dan file),
departemen organisasi yang terlibat
dalam proses dan kegiatan-kegiatan (baik
klerikal maupun fiscal yang dilakukan
dalam departemen tersebut).
75
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Simbol Pembuatan
Dokumen (Flowchart)
Bagan
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
Alir
Tabel 2.1 Tabel Simbol Flowchart
PEMBAHASAN
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pada PT. TTME Indonesia
Berdasarkan praktek kerja lapangan
pada PT. TTME Indonesia yang
merupakan perusahaan yang bergerak di
tiga jenis usaha yaitu perdagangan, jasa
76
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
dan manufaktur, dengan tiga divisi
utama, antara lain Divisi Machinery,
Divisi Engineering dan Divisi Plant
Maintenance Service, sistem akuntansi
penjualan kredit yang digunakan pada
PT. TTME Indonesia yaitu dengan
menggunakan sebuah program akuntansi
yang bernama Sage ERP Accpac.
Program akuntansi ini digunakan sejak
bulan april 2013. Sistem akuntansi ini
sangat pembantu PIC dalam proses
akuntansi mulai dari awal sampai akhir.
Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit barang
dalam transaksi dari tahap prosedur awal
sampai akhir sesuai dengan sistem yang
dipakai oleh PT. TTME Indonesia adalah
seperti gambar flowchart dibawah:
FLOW CHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA
BAG. PESANAN
BAG. KREDIT
BAG. FAKTUR
BAG. GUDANG
3
Mulai
2
1
2
BERDASARKAN
PESANAN
PELANGGAN
Sales Order 1
2
Sales Order 2
Buat
Sales
Order
Sales Order 1
Periksa
Kredit
Menyiap
kan
Barang
3
2
Buat
Invoice
Sales Order 1
3
2
Sales Order 2
2
5
Sales Order 1
2
Sales Order 1
Invoice 1
Invoice 2
3
2
Kartu
Gudang
Sales Order 1
Mencatat
Tanggal
Pengiriman
3
2
File
4
1
Invoice 2
6
Gambar 4.1 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia
FLOWCHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA - 2
BAG. PENGIRIMAN
3
BAG. AKUNTANSI
4
6
Sales Order 1
2
Invoice 2
Sales Order 2
Invoice 1
Membuat
Pencatatan
Buku Harian
Penjualan
Menempel
Surat Order
pengiriman
Pada
Pembungkus
Barang
Invoice 2
2
Sales Order 1
2
File
Invoice 1
File
5
Dikirim ke Pelanggan
Jurnal
Penjualan
Selesai
Gambar 4.2 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia
77
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
Untuk narasinya adalah sebagai berikut:
a. Bagian sales/pesanan menerima
order pelanggan secara tertulis atau
secara lisan. Lalu bagian pesanan
membuat sales order sebanyak tiga
rangkap.
b. Setelah itu bagian pesanan mengirim
sales order kepada bagian kredit.
Bagian kredit akan melihat saldo
kredit dan batas kredit yang tercatat
dalam kartu-kartu piutang untuk
mengetahui apakah pelanggan masih
layak untuk diberikan kredit atau
permohonan ditolak.
c. Setelah sales order disetujui oleh
bagian kredit, maka sales order
dikembalikan lagi kepada bagian
pesanan. Sales order rangkap tiga
akan diarsipkan dibagian pesanan,
dan sisanya dikirim ke bagian faktur
untuk dibuatkan invoice sebanyak 2
rangkap.
d. Sales order rangkap dua akan dikirm
ke bagian gudang. Bagian gudang
akan menyiapkan barang yang akan
dipesan oleh pelanggan. Lalu sales
order rangkap satu dan invoice
rangkap satu dan dua akan dikirim
kebagian pengiriman.
e. Pada bagian pengiriman akan
memeriksa barang yang diterima dari
gudang apakah sudah sesuai dengan
permintaan pelanggan atau belum.
Setelah itu barang akan dikirim ke
pelanggan beserta invoice dan sales
order. Sales order rangkap dua di
arsipkan dibagian pengiriman.
f. Invoice rangkap dua akan dikirimkan
kembali ke bagian pesanan untuk
mencatat tanggal pengiriman. Lalu
invoice itu dikirim ke bagian
akuntansi untuk membuat pencatatan
buku harian penjualan di software
Sage ERP Accpac.
Bagian-Bagian Yang Terkait
1. Bagian Pesanan.
Dalam
pelaksanannya,
sehubungan
dengan
dilakukan sebagai berikut :
pesanan
penjualan
a. Pihak
pelanggan
langsung
mengirimkan
pesanan-pesanan
pembelian. Dari pesanan-pesanan
tersebut, pihak penjual akan
mencatatnya
sebagai
pesananpesanan penjualan.
b. Pihak pelanggan mendatangi pihak
penjual atau dapat juga dilakukan
melalui hubungan telepon. Bila
menggunakan fasilitas telepon, maka
pihak penjual akan menggunakan
formulir pesanan khusus untuk
mencatat
informasi.
Formulir
pesanan
ini
diisi
ragkap
dua,selembar diantaranya dikirim
kepada pihak pelanggan untuk
melaksanakan konfirmasi atau minta
penegasan
terhadap
pesanan
tersebut.
c. Pihak penjual yang mendatangi
pelanggannya, dan bila terjadi
kesepakatan, maka tiap pesanan akan
dicatat dalam bentuk formulir
pesanan dalam beberapa lembar
yang akan ditandatangani oleh
pelanggan sebagai bukti telah
melakukan
pesanan
pembelian
barang. Setelah bagian pesanan
menerima pesanan, maka untuk
setiap penjual kredit harus mendapat
persetujuan dari bagian kredit,
kemudian bagian kredit akan
memeriksa pesanan tersebut, apakah
pesanan tersebut diterima atau
ditolak, tetapi bisa juga terjadi
pesanan hanya diterima untuk
sebagian atau jumlah tertentu.
Pesanan yang disetujui bagian kredit
kemudian dikembalikan kebagian
pesanan. Kemudian bagian pesanan
membuat surat perintah pengiriman
sebanyak tiga lembar yaitu yang
pertama untuk tinggal di bagian
pesanan, yang kedua diberikan ke
bagian gudang sedangkan lembar
ketiga
diserahkan
ke
bagian
pengiriman. Jika hanya sebagian dari
pesanan yang dikirimkan disebabkan
terbatasnya jumlah persediaan dari
perusahaan maka sisa dari pesanan
78
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
yang belum dikirimkan akan
dimasukkan pada “sisa pesanan
penjualan yang harus dipenuhi”. Jika
terdapat pesanan yang di tolak maka
penolakan
tersebut
harus
disampaikan kepada pelanggan
beserta dengan alasan penolakan
tersebut.
2. Bagian Kredit.
Dengan melihat saldo kredit dan batas
kredit yang tercatat dalam kartu-kartu
piutang maka dapat diketahui apakah
pelanggan masih layak untuk diberikan
kredit atau permohonan ditolak.
Apabila pesanan pembelian serta kredit
disetujui maka dapat dilakukan langkah
sebagai berikut :
a. Bila persediaan di gudang cukup
untuk memenuhi pesanan maka
pesanan yang telah disetujui
dikirimkan ke bagian faktur, bagian
ini akan membuat faktur terlebih
dahulu sebelum barang dikirimkan.
b. Bila persediaan di gudang belum
diketahui secara pasti maka pesanan
yang telah disetujui akan dikirimkan
ke bagian pengiriman, dan bagian
pengiriman akan membuat laporan
tentang pengiriman barang yang
telah dilakukan ke bagian faktur agar
dibuat faktur penjualannya.
3. Bagian Gudang.
Setelah menerima Surat Perintah
Pengiriman dari bagian pesanan maka
bagian gudang akan memeriksa stok
yang ada di gudang, bila jumlahya
mencukupi maka bagian gudang akan
memberitahukannya ke bagian pesanan
sehingga
bagian
pesanan
akan
memasukkan dalam “sisa penjualan
yang harus dipenuhi”.
4. Bagian Faktur.
Ada beberapa cara yang dapat
dipergunakan dan umumnya tergantung
pada situasi perusahaan itu sendiri,
antara lain :
a. Jika pesanan diterima, maka faktur
penjualan, nota pengiriman barang
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
dan dokumen pengiriman barang
dapat dilakukan secara serentak.
Nota pengiriman serta dokumen
pengiriman dikirimkan kebagian
pengiriman dan faktur penjualan
ditahan
sampai
barang-barang
selesai dikirimkan ke pelanggan dan
selembar lagi ke bagian piutang
untuk dicatat dalam kartu piutang
yang bersangkutan.
b. Bagian faktur berdasarkan surat
perintah pengiriman dan surat tanda
muat, membuat faktur dalam
rangkap tiga.Lembaran asli beserta
surat tanda muat dikirimkan kepada
pelanggan,lembaran kedua ke bagian
pesanan dan lembaran ketiga sebagai
pertinggal.
5. Bagian Pengiriman.
Bagian ini harus mendapat autorisasi
terlebih dahulu, bisa dalam bentuk
pesanan penjualan yang telah disetujui
atau bisa juga melalui tembusan dari
faktur penjualan. Bagian pengiriman
mengecek barang yang diterima gudang
apakah sesuai dengan surat perintah.
Bagian pengiriman membuat laporan
rangkap tiga, yaitu berdasarkan pesanan
penjualan dari faktur penjualan. Lembar
pertama untuk bagian faktur, lembar
kedua
digunakan
sebagai
slip
pengepakan dan lembar ketiga untuk
bagian pengiriman.
6. Bagian Akuntansi.
Bagian akuntansi menerima faktur
penjualan
dari
bagian
pesanan.
Berdasarkan faktur penjualan ini,
bagian
akuntansi
mengadakan
pencatatan ke buku harian penjualan,
buku besar piutang usaha dan buku
tambahan piutang usaha. Bila piutang
usaha tersebut telah jatuh tempo, maka
faktur penjualan asli tersebut akan
dijadikan sebagai bukti penagihan
piutang kepada para pelanggan.
Proses Pencatatan Piutang Dengan
Menggunakan Software Sage ERP
Accpac Pada PT. TTME Indonesia
79
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Dalam siklus akuntansi piutang,
terdapat tiga pencatatan penting yang
berkaitan dengan transaksi piutang yaitu
pencatatan pengakuan piutang usaha,
pencatatan retur penjualan dan pencatatan
pada saat pelunasan piutang. Berikut
adalah proses pencatatan piutang dengan
menggunakan Software Sage ERP Accpac:
Pencatatan Pengakuan Piutang
1. Pertama klik icon Sage ERP Accpac,
lalu kita Login pada Sage ERP Accpac,
ketika kita ingin login pada aplikasi ini,
kita wajib memasukan User ID dan
Password. Misalnya jika menggunakan
User ID dan password menggunakan
nama member akuntansi seperti User
ID “DIDIT” dan Password “DIDIT”
seperti terlihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3. Tampilan Login Sage ERP Accpac
2. Setelah Login maka akan tampil Menu
Utama dalam aplikasi Sage ERP
Accpac yang terdiri dari Account
Payable, Account Receivable, Asset
Management,
Cashbook,
General
Ledger dan Project and Job Costing
seperti terlihat pada gambar 4.4.
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
membuat batch list baru, klik New
seperti terlihat pada Gambar 4.5
Gambar 4.5. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru
4. Maka akan tampil lembar kerja kosong
untuk memulai pencatatan AR. Box
paling atas berisi transaksi di bulan apa
beserta
nama
PIC,
misalnya:
“Transaction May 2014 – Didit”.
Kemudian isi deskripsi transaksi
berdasarkan
keterangan
invoice,
misalnya “Sample Panel 660 Servo,
qty: 10 pcs”. Masukan nama customer,
tanggal transaksi, nomor invoice, nomor
purchase order dan check list bok Job
Code Related (agar transaksi terdeteksi
sesuai Job Number yang digunakan).
Setelah mengisi informasi yang awal,
klik Contract dan masukan Job
Number yang digunakan, misalnya
“435-DT-167-14”. Project diisi dengan
“DT”, Category diisi dengan “01”
(material), Amount berisi nominal
piutang tersebut. Kolom Optional Field
berisi kode Divisi 100 (Machinery), 200
(Engineering),
300
(PMS),
No
Purchase Order dan Faktur Pajak
seperti yang terlihat pada gambar 4.6
dan gambar 4.7
Gambar 4.4.Tampilan Menu Utama Sage ERP Accpac
3. Setelah muncul tampilan di atas, maka
klik Invoice Batch List. Untuk
Gambar 4.6. Tampilan Lembar Kerja Pencatatan A/R
80
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
Gambar 4.7. Tampilan Pengisian Optional Fields
Setelah lembar kerja pada dokumen
selesai, maka beralih pada lembar kerja
Taxes seperti terlihat pada gambar 4.8. Di
lembar kerja ini kita hanya memilih untuk
pajak apa saja yang kita butuhkan, seperti
Value Added Tax Out (VAT Out), Prepaid
Tax 23, VAT Import, karena sudah terisi
secara otomatis sesuai dengan DPP sebesar
amount yang ada pada lembar dokumen.
Untuk transaksi khusus nominal tersebut
dapat diisi secara manual sesuai dengan
nominal yang diperlukan.
Gambar 4.9. Tampilan Lembar Kerja Total
Gambar 4.10. Tampilan Memposting Transaksi
6. Dengan terpostingnya batch tersebut
maka proses pencatatan AR telah
selesai dan akan terbentuk jurnal
sebagai berikut:
Gambar 4.8. Tampilan Lembar Kerja Taxes
5. Jika pajak sudah terisi maka selanjutnya
beralih ke lembar Total dimana pada
lembar ini berisi total dari DPP dan
pajak yang akan menjadi total piutang.
Setelah total piutang sesuai dengan total
invoice yang diterima, maka kembali
kelembar Document dan klik Add. Jika
semua transaksi sudah selesai, tutup
lembar kerja dan klik Post untuk
memposting transaksi ke General
Ledger seperti terlihat pada gambar 4.9
dan gambar 4.10.
Proses Transaksi Retur Penjualan
Pada dasarnya proses transaksi retur
penjualan menggunakan Sage ERP Accpac
itu prosesnya hampir sama seperti pada
proses pencatatan transaksi penjualan
barang
atau
jasa,
dan
yang
membedakannya
hanya
pada
saat
pemilihan Document Type, yaitu dengan
memilih Credit Note seperti pada gambar
4.11. dan pemilihan no invoice dengan
mengklik Apply-To Document dan akan
muncul no invoice yang akan diretur
seperti pada gambar 4.12
81
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
1. Pada tampilan menu utama Sage ERP
Accpac, kita pilih Cashbook lalu klik
C/B Transactions seperti pada gambar
4.14.
Gambar 4.11.
Penjualan
Tampilan
Proses
Transaksi
Retur
Gambar 4.14. Tampilan Lembar Kerja Cashbook
Gambar 4.12. Tampilan No Invoice Yang Akan Direktur
Untuk tahapan selanjutnya, proses
retur penjualan sama dengan proses
pencatatan penjualan barang atau jasa,
yaitu mengisi lembar kerja retur penjualan
sama seperti proses pencatatan piutang
seperti pada gambar 4.13.
2. Setelah muncul tampilan diatas, maka
klik Batch List. Untuk membuat
transaksi penerimaan piutang baru
maka kita klik New untuk membuat
Batch List baru seperti pada gambar
4.15.
Gambar 4.13. Tampilan Transaksi Retur Penjualan
Gambar 4.15. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru
Jurnal yang terbentuk adalah sebagai
berikut:
Proses Pencatatan Penerimaan Piutang
Berikut ini adalah proses pencatatan
penerimaan piutang mengunakan Sage
ERP Accpac:
3. Setelah itu maka akan tampil lembar
kerja kosong untuk memulai pencatatan
penerimaan piutang seperti pada
gambar 4.14. Biasanya customer PT.
TTME
Indonesia
melakukan
pembayaran melalui transfer pada Bank
yang telah disediakan oleh PT. TTME
Indonesia, yaitu Bank BTMU (Bank of
Tokyo Mitsubishi)
dan Bank
Sumitomo. PT. TTME Indonesia
memiliki beberapa kode bank untuk
melakukan penomoran awal pada kode
bank. Jenis kode bank itu adalah:
82
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
JENIS BANK
KODE
BANK
Sumitomo IDR
1
Sumitomo JPY
2
Sumitomo USD
3
BTMU IDR
4
BTMU JPY
5
BTMU USD
6
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
Bank, lalu klik Allocate untuk
memunculkan daftar piutang customer
seperti pada gambar 4.18 dan gambar
4.19.
Tabel 4.1 Keterangan Kode Bank
Klik tanda panah disamping kiri
jenis bank untuk mengisi deskripsi
transaksi dibulan apa, kode bank dan nama
PICnya, misalnya: “1090 May 2014 –
Didit”, lalu pilih jenis bank yang
dibutuhkan seperti pada gambar 4.16.
Gambar 4.18. Tampilan Pengisian Transaksi Cashbook
Gambar 4.19. Tampilan Daftar Piutang Customer
Gambar 4.16. Tampilan Lembar kerja Cashbook
5. Setelah muncul tampilan diatas maka
pilih no invoice yang akan dibayarkan
oleh customer, dengan cara klik kata
No menjadi kata Yes seperti gambar
4.20. Setelah itu klik Add dan Close
untuk kembali ketampilan semula.
Gambar 4.17. Tampilan Pengisian Deskripsi Cashbook
4. Kemudian isi transaksi berdasarkan
bukti Bank Transfer, yaitu masukan
nama customer, tanggal transaksi, dan
no Ref/Cheque. Setelah itu pilih jenis
AR maka secara otomatis akan muncul
COA Temporary Account Cash &
Gambar 4.20. Tampilan Untuk Memilih No Invoice
Yang Akan Dibayarkan Oleh Customer
6. Bila ada tambahan transaksi, seperti
Pajak, Bank Charge maka tambahkan
dengan cara insert di bawah total
piutang, setelah itu klik Save dan
83
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
selesai
lah
proses
penerimaan piutang.
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
pencatatan
Gambar 4.21. Tampilan Penambahan Transaksi Piutang
Jurnal yang terbentuk dari proses
penerimaan piutang adalah:
Permasalahan
Dan
Solusi
Yang
Dihadapi Dalam Proses Pencatatan
Penjualan
Kredit
Menggunakan
Aplikasi Sage ERP Accpac Pada PT.
TTME Indonesia.
Secara umum proses pencatatan
piutang usaha dengan menggunakan
aplikasi Sage ERP Accpac pada PT.
TTME Indonesia itu baik, namun ada
beberapa permasalahan dan solusinya yang
dihadapi dalam proses pencatatan piutang,
diantaranya adalah:
Permasalahan yang dihadapi:
1. Pada Aplikasi Sage ERP Accpac,
pencatatan
transaksi
Account
Receivable
(AR)
dan
Other
Receivable
(OR)
pencatatannya
melalui modul yang sama, sehingga
sering terjadi kelalaian mengenai
Account Set AR (TIDR) dan OR
(ORIDR) yang akan menimbulkan
selisih pada saat peng-offset-an.
2. Terbatasnya space atau ruang untuk
pengisian no invoice, sehingga apabila
no invoicenya itu panjang, maka pada
saat penginputan no invoice itu tidak
bisa secara utuh dituliskan.
3. Terbatasnya space atau ruang untuk
pengisian deskripsi barang yang akan
dijual, sehingga apabila kalimat
barang yang dijual itu panjang, maka
tidak semua deskripsi penjualan itu
ditulis.
Solusi dari permasalahn yang
dihadapi:
1. Melakukan pembicaraan kepada pihak
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin
jika
dilakukan
pengembangan dalam hal pemisahaan
antara transaksi Account Receivable
dan Other Receivable.
2. Melakukan pembicaraan kepada pihak
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin bisa ditambahi space untuk
pengisian no invoice.
3. Melakukan pembicaraan kepada pihak
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin bisa ditambahi space untuk
pengisian deskripsi transaksi.
PENUTUP
Kesimpulan
Kesimpulan dari penulisan ini adalah
sebagai berikut:
1. Secara umum sistem akuntansi piutang
yang diterapkan oleh
PT. TTME
Indonesia telah berjalan dengan baik,
namun ada beberapa fungsi rangkap
antara Fungsi Pengiriman dan Fungsi
Penjualan.
2. Pencatatan
piutang
menggunakan
aplikasi ini sangat membantu PIC
dalam melakukan pencatatan dan
pengecekan piutang usaha, sehingga
jarang ditemukan penerimaan piutang
yang melewati jatuh tempo karena
adanya update account receivable
dalam aplikasi sama dengan data
manual yang ada.
3. Proses pencatatan piutang dengan
menggunakan software sage ERP
Accpac secara umum sudah berjalan
dengan baik, namun ada beberapa
permasalahan yang timbul dalam proses
84
JURNAL LENTERA AKUNTANSI
pencatatan, seperti sering tertukarnya
transaksi Other Receivable (OR)
dengan Account Receivable (AR),
kurangnya space atau ruang untuk
mengisi no invoice dan pengisian
deskripsi barang yang akan dijual.
Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas,
maka saran yang penulis dapat sampaikan
adalah:
1. Sistem akuntansi piutang pada PT.
TTME Indonesia sudah berjalan
dengan baik, namun sebaiknya
dilakukan pemisahan antara Fungsi
Pengiriman dan Fungsi Penjualan.
2. Melakukan pembicaraan kepada pihak
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin
jika
dilakukan
pengembangan dalam hal pemisahaan
antara transaksi Account Receivable
dan
Other
Receivable
dan
menambahkan karakter pada kolom
invoice dan pengisian deskripsi
transaksi.
3. Sebaiknya diadakan pemeriksaan
secara berkala baik pemeriksaan fisik
server Sage ERP Accpac ataupun
pemeriksaan teknis lainnya guna
mendeteksi adanya kendala-kendala di
kemudian hari. Komunikasi yang baik
dengan pihak provider akan sangat
membantu
dalam
proses
pengembangan software tersebut.
4. Bagian divisi harus teliti dan cermat
ketika hedak melakukan Sales
Voucher agar tidak adanya adjustment
atas pembatalan transaksi.
Untuk menghindari hal-hal seperti
kehilangan
data,
maka
sebaiknya
perusahaan secara berkala melakukan
back-up data.
Vol.2 No.1, Mei 2016 / ISSN 2339-2991
Hamizar
dan
Muhammad
Nuh,
Intermediate Accounting, Jakarta,
CV Fajar, 2008.
Hall, James A., Accounting Information
Systems, Edisi 4, Salemba Empat,
Jakarta, 2009.
Jusup,
Al.
Haryono,
Dasar-dasar
Akuntansi, Jilid 2 Edisi 6, STIE
YKPN, Yogyakarta, 2005.
Martini, Dwi dkk, Akuntansi Keuangan
Menengah Berbasis PSAK, Jakarta,
Salemba Empat, 2012.
Mulyadi, Sistem Akuntansi,
Salemba Empat, 2008.
Jakarta,
Nuh, Muhammad, Accounting Principle,
Jakarta, Lentera Ilmu Cendekia,
2011.
Rama V, Dasaratha dan Frederick L.
Jones, Sistem Informasi Akuntansi,
Jakarta, Salemba Empat, 2008.
Sarosa,
Samiaji,
Sistem
Informasi
Akuntansi, Jakarta, Grasindo, 2007.
Sudarwanto, Adenk, Akuntansi Koperasi,
Semarang, Graha Ilmu, 2012.
Tim Accpac, Panduan Penggunaan Sage
ERP Accpac, PT. Microtek Informa
Solusindo, 2011.
DAFTAR PUSTAKA
Ardiyos, Kamus Standar Akuntansi,
Jakarta, Citra Harta Prima, 2013.
85